ATTESTREGLEMENTE med tillämpningsanvisningar Omfattning Detta reglemente gäller för Ystads kommuns samtliga transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta. Kommunala bolag, där kommunen har ett väsentligt inflytande ska i så stor utsträckning som är möjligt följa reglementet och vid behov utfärda egna tillämpningsanvisningar. Definitioner Med ekonomiska transaktioner avses transaktioner som bokförs i kommunens bokföringssystem enligt lagen om kommunal redovisning. Från ekonomiska transaktioner undantas interimsbokningar och rättelse av konteringar i den ekonomiska redovisningen. Med attest menas att intyga att kontroll utförts utan anmärkning. Syfte Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende: Prestation Bokföringsunderlag Betalningsvillkor Bokföringstidpunkt att varan eller tjänsten är beställd, har levererats till eller från kommunen samt att transaktionen i övrigt stämmer med avtalade villkor att verifikationen uppfyller kraven i den kommunala redovisningslagen och hanteras enligt god redovisningssed att betalning sker vid rätt tidpunkt dvs regelmässigt 30 dagar efter fakturans ankomst till kommunen. Andra förutsättningar kan dock förekomma. att bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod Antagen av kf 2014-06-19 1 (6)
Kontering Beslut att transaktionen är rätt konterad att transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare Ansvar Kommunfullmäktige fastställer attestreglementet. Kommunstyrelsen ansvarar för övergripande uppföljning och utvärdering. Ekonomiavdelningen ansvarar för att vid behov ta initiativ till förändring av reglementet med tillämpningsanvisningar. Kommunens nämnder ansvarar för att antagna regler avseende detta reglemente följs att besluta om attestanter och ersättare inom sitt verksamhetsområde samt beloppsnivåer minst en gång per år. Uppgifterna sammanställs i en attestförteckning. Nämnden ansvarar för att attestförteckningen hålls aktuell. att ordförande och vice ordförande tilldelas minst attesträtt för ersättning vid icke protokollförda förrättningar inom nämndens verksamhetsområde att upprätthålla en god intern kontroll genom att årligen planera och genomföra kontroller av efterlevnaden av detta reglemente att inom ramen för den interna kontrollen vid behov till kommunstyrelsen lämna rapport om reglementets tillämpning och föreslå åtgärder vid behov samt att utfärda ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde Attestförteckningen Attestförteckningen skall innehålla uppgift om samtliga attestberättigade inom nämndens verksamhetsområde med namnteckningsprov för alla beslutsattestanter. Av förteckningen skall också framgå förutsättningar för attesträtten, bla beloppsintervall och ansvarskod. Attestförteckningen skall, tillsammans med nämndens tillämpningsanvisningar och samtliga beslut som fattats om attesträtt, förvaras på ett överskådligt sätt. Görs förändringar t ex i attestliggare eller tillämpningsanvisningar, skall det som ändrats förvaras lika länge som övrigt räkenskapsmaterial. Attestförteckning skall förutom att finnas på respektive förvaltning också överlämnas löpande till ekonomiavdelningen. Förvaltningschefen ansvarar inom verksamhetsområdet för att - vid behov bereda beslut om beslutsattest - tillse att attestförteckning respektive förteckning över beställningsberättigade upprättas - tillställa ekonomiavdelningen fastställd attestförteckning samt i förekommande fall specifika tillämpningsföreskrifter - vid behov aktualisera förteckning över nämndens beställare samt att Antagen av kf 2014-06-19 2 (6)
- informera handläggarna om reglerna och anvisningarnas innebörd så att varje attestant och kontrollant har erforderlig insikt och kunskap om uppgiften. Handläggarnas ansvar är att tillämpa fastställda anvisningar samt om brister upptäcks rapportera dessa till närmaste överordnad chef. Om det inte är lämpligt att rapportera om brister till närmast överordnad chef, kan rapport istället lämnas till kommunens ekonomichef. På vilket sätt, muntligt eller skriftligt, som rapporteringen skall ske kan variera beroende på händelse och får avgöras från fall till fall. Kontroller Följande kontroll och attestmoment finns i kommunen: Beställnings-/ Kontrollattest * kontroll mot avtal, taxa eller beställning * kontroll av pris, kvantitet och betalningsvillkor * * kontroll att beställning skett i vederbörlig ordning kontroll att betalning sker till rätt mottagare * kontroll att transaktionen är rätt konterad Kontroll - För anskaffning av varor och tjänster innebär Kontroll att * mottagningsattesten är ifylld * att fakturan är rätt uträknad * att angivna rabatter är avdragna * att faktureringsavgifter om möjligt strykes * att fakturan konterats * att mervärdeskatten avlyfts i enlighet med mervärdeskattelagen och andra anvisningar * att verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning - För utbetalning av bidrag innebär Kontroll avstämning mot eventuell bidragsansökan eller motsvarande samt mot bidragsregler I pappersbaserade rutiner skall kontrollen även inkludera kontroll av behörighet mot attestförteckning och att betalning sker till rätt mottagare. Om det i IT-baserade rutiner finns funktioner för kontroll av behörigheter ersätter denna den manuella granskningsattesten. Beställningsattest (gäller endast elektroniska beställningar) Mottagningsattest * kontroll av att varan/tjänsten mottagits och kommit (leveranskontroll) kommunen/bolaget till godo samt håller rätt kvalitet Minst en av signaturerna skall tecknas av annan än beslutsattestanten. Attest kan tecknas med namnteckning eller minst begynnelsebokstav i för- resp efternamnet. Beslutsattest * kontroll av att övriga formella beslut som krävs är fattade, tex investeringsbeslut och att transaktionen ryms inom beslutad budget. I beslutsattesten ingår även kontroll av att Antagen av kf 2014-06-19 3 (6)
kontroll- och mottagningsattest är utförda. I de fall endast kontroll eller mottagningsattest har utförts ansvarar beslutsattestanten även för det tredje attestmomentet. Attest kan tecknas med namnteckning eller minst begynnelsebokstav i förnamnet och hela efternamnet. Kontrollernas utformning Transaktionerna attesteras alltid av minst två personer, varav en är beslutsattestant. Kontrollrutinerna skall utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig. Vidtagna kontrollåtgärder skall vara anpassade till transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Vid utformningen av kontrollrutinerna skall följande krav beaktas: Ansvarsfördelning Kompetens/Ansvar Jäv Dokumentation Kontrollordning Ansvarsfördelningen skall vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam skall hantera en transaktion från början till slut. Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd skall ha erforderlig kompetens för uppgiften. Den som utför kontrollen får ej kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också bolag och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Vidtagna kontrollåtgärder skall dokumenteras på ett varaktigt och ändamålsenligt sätt. De olika kontrollmomenten skall utföras i en logisk ordning, så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. I pappersbaserade rutiner skall beställnings- och leveranskontroll utföras före beslutsattest. I IT-baserade system, t ex för elektronisk handel är inte kontrollordningen given. Vid abonnemang tex mobiltelefoni kan beslutsattest göras i förväg utifrån bestämda villkorsregler. Ett skriftligt underlag ska framställas av annan person med kontrollattestbehörighet och underlaget ska tillställas ekonomiavdelningen. Antagen av kf 2014-06-19 4 (6)
Ansvarsfördelning Följande minimikrav gäller för fördelning av kontrollerna: Vid anskaffning av varor och tjänster skall leveranskontroll utföras av annan än beslutsattestanten. Nämnd kan i egna tillämpningsanvisningar besluta om undantag från dessa krav om kompletterande kontroller istället sätts in. Personal som är underordnad beslutsattestant kan utföra beställnings- eller leveranskontroll. Det är däremot inte lämpligt att underordnad personal beslutsattesterar sådant som överordnad har beställnings- och leveranskontrollerat. Ej heller skall direkt underordnad personal beslutattestera överordnads utlägg och dylikt. För regelbundet återkommande kostnader och kostnader av mindre belopp kan attest ske av underordnad tjänsteman. Frånvarohantering Allmänt gäller att rutinerna måste vara utformade så att alla fakturor kan betalas trots eventuell frånvaro. Dokumentation För pappersbaserade rutiner är huvudregeln att samtliga attester skall dokumenteras genom varaktig påskrift på verifikationen. Följesedel eller leveranskontrollerat köpkvitto vid kortköp, skall på ett varaktigt sätt fästas vid verifikationen och sparas på ett överskådligt sätt lika länge som verifikaten. Av nämnden beslutade kompletterande kontroller skall på ett liknande sätt också dokumenteras med avseende på omfattning, utfall och vem som utfört kontrollen. Attest i IT-baserade rutiner dokumenteras genom elektroniska attester. Attest skall registreras av den som utfört kontrollen. Attest skall ske på sådant sätt att attesten i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Tabellstyrda och automatiska IT-baserade kontroller, t ex beslutsattest i system för elektronisk handel skall framgå av systemdokumentationen. Av denna dokumentation skall också framgå hur eventuella fel hanteras. Om attest sker med hjälp av IT-stöd, ansvarar systemägaren för att utforma och dokumentera rutiner för tilldelning av behörigheter, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller (historik). Beslut om attesträtt för IT-baserade system skall alltid knytas till person. Kundfakturering Vid fakturering av utförda tjänster eller försålda varor skall fakturaunderlaget vara attesterat. Respektive nämnd ansvarar för att kompletterande kontroller sker så att det säkerställs att allt som skall faktureras blir fakturerat till rätt belopp och villkor. Återkallelse av attesträtt Kommundirektör, ekonomichef och förvaltningschef har delegation att omedelbart återkalla attesträtten om en attestant inte fullgör sina förpliktelser enligt detta attestreglemente. Före ett återkallande ska dialog ske med attestantens förvaltningschef. Antagen av kf 2014-06-19 5 (6)
Skäl för att återkalla attesträtten kan till exempel vara: - Att attestanten inte attesterar och betalar fakturor i rätt tid. - Att attestanten i övrigt misskött sin attesträtt Antagen av YEAB styrelsen 2014-10-13 2015-04-14 ingen ändring Antagen av kf 2014-06-19 6 (6)