1(9) Medicinska fakultetens handlingsplan för att förbättra forskarutbildningen baserat på resultat från Doktorandundersökningen 2015 Svarsfrekvensen för Medicinska fakulteten var 55 % (197 svar). Det sammanfattande betyget som doktoranderna gav forskarutbildningen var 3,9 (på en skala från 1 till 5), samma omdöme som 2013, och samma som för LiUs doktorander överlag. 73 % av doktoranderna är mycket nöjda eller nöjda (betyg 4 5) med forskarutbildningen i dess helhet. 7 % är missnöjda eller mycket missnöjda (betyg 1 2). Förändringarna är mycket små jämfört med 2013. Av de sju områden som har studerats är doktorander mest nöjda (betyg 3,9 4,1) med Efter examen och Handledning. Minst nöjda (3,2) är doktoranderna med Kurser, seminarier, konferenser. Vid Medicinska fakulteten finns tre institutioner: Institutionen för klinisk och experimentell medicin (IKE), Institutionen för medicin och hälsa (IMH), samt Institutionen för samhälls- och välfärdsstudier (ISV). Varje institution ansvarar för respektive forskarutbildning och institutionerna har formulerat egna handlingsplaner utifrån Doktorandundersökningen 2015. Nedan ges handlingsplanerna för de tre institutionerna och fakulteten som helhet. Dokumentet har utarbetats av institutionernas forskarutbildningsstudierektorer (FUS) och Forskarutbildningsnämndens (FUNs) ordförande, och godkänts av FUN och beslutats av FSM. Ansvarig för att nedanstående genomförs är FUNs ordförande för fakultetens, och FUS med bistånd av biträdande FUS för institutionernas om inte annat anges. Alla skall vara åtgärdade senast 2016-12-31, inför nästa doktorandundersökning, om inte annat anges. Problem 1: Utbudet av forskarutbildningskurser vid LiU upplevs som dåligt både med hänseende på bredd och djup Fakultet Problem: Kursutbudet, d.v.s. antalet kurser, har försämrats både vad gäller kurser som ger breddning och fördjupning. LINKÖPINGS UNIVERSITET
2(9) Planerade : Handlingsplanen fokuserar på satsningar för att se över, revidera samt att utöka kursutbudet, både vad gäller kurser som ger breddning samt fördjupande kurser. Åtgärder som har initierats och som planeras är att utöka antalet kursplatser på de obligatoriska kurserna, att utöka kursutbudet vad gäller ämnesfördjupande kurser, samt att underlätta för doktorander att finna kurser inom och utom LiU genom att samla informationen på fakultetens gemensamma hemsida. Fakulteten kommer att bevilja medel inte bara för kurser på annat lärosäte utan även för internetbaserade distanskurser. Genomförda och effekt av : Utbudet vid Medicinska fakulteten upplevs fortfarande som dåligt men fakulteten finansierar resa och uppehälle för att ta kurser på annan ort. Samtliga allmänvetenskapliga kurser schemaläggs numera minst ett år i förväg för att undvika krockar. Det vore mer relevant i framtida doktorandundersökningar att fråga om doktoranden haft möjlighet att ta de kurser som behövts för en god utbildning. Om de finns vid LiU eller inte spelar mindre roll. Fakultetens planerade 2015 1) FUN har sedan många år avsatt medel för doktorander att ta kurser på annan ort. Annonsering av dessa medel sker på FUNs hemsida och doktorander informeras om detta under FUSarnas introduktionsmöte. För att öka medvetandet om dessa medel kommer samtliga handledare att informeras. 2) För att öka insikten i andra medicinska fakulteters forskarutbildningskurser kommer FUN att verka för att en nationell forskarutbildningskursportal kommer till stånd. 3) För att öka insikten i andra fakulteters vid LiU forskarutbildningskurser kommer FUN att verka för att lämpliga kurser annonseras på FUNs hemsida. IMHs planerade 2015 1) Diskutera i FUN om det går att ha större intag till de obligatoriska kurserna för att korta väntetiden. 2) Medvetandegöra de forskarstuderande och handledarna om att forskarutbildningskurser kan sökas på annan ort. 3) Proprefekt/FUS har påtalat behovet av ämnesspecifika kurser till ämnesföreträdarna. Ansvariga: Ämnesföreträdarna ISVs planerade 2015 1) Under vårterminens senare del har ISVs hemsida kompletterats med en lista över samtliga pågående och planerade forskarutbildningskurser inom de tre olika fakulteterna vid institutionen. Dessutom uppmuntras doktoranderna regelbundet att söka kurser vid andra lärosäten.
3(9) Problem 2: Introduktion, information och stöd till doktorander är otydlig IKE Problem: Det är oklart vart man som doktorand skall vända sig om man har problem med handledningen. Åtgärd: Ge information på flera olika sätt och vid flera olika tidpunkter i forskarutbildningen om vart doktoranden kan vända sig med frågor och problem. Genomförda och effekt av : I december 2014 sammanställdes en Informationsbroschyr, på svenska och engelska, om institutionen, organisation samt information till doktorander. Doktoranderna säger själva att detta inte är ett problem; om de får bekymmer med handledning eller annat så tar de reda på vart de ska vända sig. FUS vid IKE har upplevt större medvetenhet bland doktorander samt kontakt från doktorander efter ökad informationsspridning. Arbetet med att förbättra spridning av information pågår kontinuerligt. IMH Problem: Information och introduktion till nyantagna doktorander fungerar dåligt. Ansvarsfördelningen mellan de olika rollerna inom forskarutbildningen är otydlig. Åtgärd: En bättre och mer strukturerad introduktion med information specifikt riktad till institutionens nyantagna doktorander. På denna introduktion kommer även ansvarsfördelningen betonas och tydliggöras. Ett system med mentorer kan också bli aktuellt. Genomförda och effekt av : Introduktionsbrev till samtliga nyantagna forskarstuderande infördes, men inga positiva resultat sågs i doktorandundersökningen 2015. ISV Problem: Missnöje kring information och introduktion till nyantagna doktorander. Åtgärder: (i) Institutionens respektive forskningsmiljöer ansvarar för en lokal introduktion som är en för doktorander anpassad version av LiUs checklista för introduktion av nyanställda. (ii) Vidare erbjuder man en gemensam doktoranddag med särskilt tema en gång per år.
4(9) Genomförda och effekt av : Introduktionen av nyantagna doktorander sker fortlöpande under terminerna. Temadagar har genomförts en gång per år och haft fokus på stresshantering och Feel Goods program. Positiv utveckling då detta inte upplevdes som problem vid ISV 2015. IKEs planerade 2015 1) Fortsätta arbetet med att förbättra introduktionen av nyantagna doktorander (hög prioritet) 2) Översättning av skriven information, blanketter och hemsidor till engelska (hög prioritet). Ansvarig: FUS, Bitr FUS, Forskarutbildningsadministrationen. Klart: December 2015 kontinuerligt. 3) Aktivt sprida information avseende forskarutbildning vid IKE via exempelvis veckobrev, IKE kollegium och vid avdelningsmöten (hög prioritet) 4) Utreda former för och möjlighet till mentorsprogram där nyantagna doktorander får sig tilldelat en mentor för stöd i frågor som rör forskarutbildning. Klart: 2014 kontinuerligt 5) Genomföra doktorand och handledarforum 1 2 gånger per termin. 6) Bedriva nära samarbete med fakultet och de andra institutionerna vid medicinska fakulteten avseende kvalitetssäkring av forskarutbildningen. Klart: Dec 2016 kontinuerligt IMHs planerade 2015 1) Information läggs till och förtydligas i välkomstbrevet som distribueras tillsammans med antagningsbeskedet. Ansvarig: FUS/proprefekt/Forskarutbildningssamordnare har redan vidtagit dessa. 2) Faddersystem för samtliga nyantagna forskarstuderande införs som obligatorium. 3) Fortsatt regelbundna möten mellan forskarstuderande och FUS. 4) Meddelande om antagen forskarstuderande meddelas alltid även ämnesföreträdaren. Ämnesföreträdarna har även erhållit listor över vilka forskarstuderande de är ämnesansvariga för då detta ibland tidigare har varit oklart. Problem 3: Doktoranderna upplever stress Fakultet Problem: Upplevd stress, som har en negativ påverkan utanför forskarutbildningen,
5(9) har ökat sedan 2010. Åtgärd: För att minska stressrelaterade problem bland doktorander planeras det att undersöka möjligheten att erbjuda doktorander en kurs i samarbete med företagshälsovården. Genomförda och effekt av : Doktorander kan ta del av studentenhetens utbud av samtal och coachning. ISV Problem: Den för doktorander upplevda stressen. Åtgärd: Utreda möjligheten att erbjuda stödsamtal via deltagande i företagshälsovårdens kurser. Genomförda och effekt av : Vid forskarutbildningsseminarierna har den upplevda stressen diskuterats, vad som kan betraktas som naturligt i den givna situationen och hur stressen kan hanteras. Deltagande i Feel Goodprogrammet har erbjudits, men få av doktoranderna har genomfört delar av eller hela programmet. IKEs planerade 2015 1) Delta i universitetets/hr avdelningens utvecklingsprogram för doktorander ett program som ger verktyg för stresshantering och strategier för att nå mål/delmål. Programmet är indelat i tre moduler, anpassat för olika stadier i forskarutbildningen (allvarligt problem). Ansvarig: FUS/Bitr FUS; Forskarutbildningsadministration. Klart: Juni 2016; Juni 2017 2) Vid behov ge möjlighet till verktyg och kontinuerlig hjälp med struktur/stresshantering/ringa in områden. Ansvarig: Prefekturen; Personalintendent; FUS 3) Erbjuda föreläsningar om stresshantering med uppföljning. Ansvarig: Prefekturen 4) Stresshantering, psykosocial miljö och medarbetarskap fortsätter som ett tema på IKE dagen. Ansvarig: Prefekturen 5) Uppmuntra doktoranderna att blir bättre på att signalera stressupplevelse: (i) Stimulera till att frågor och diskussion kring stress och arbetsmiljö tas upp i samband med handledningsmöten/medarbetarsamtal och vid årlig uppföljning. (ii) Att informera vid arbetsplatsträffar, avdelningsmöten och andra relevanta forum om vart doktorander kan vända sig för att få hjälp med arbetsrelaterade problem (hög prioritet). Ansvarig: (i) FUS/Bitr FUS; (ii) Avdelningschef/Enhetschef/Personalintendenter
6(9) IMHs planerade 2015 1) Ämnesföreträdaren bör, i samråd med huvudhandledaren, utse en i forskarutbildningen längre kommen doktorand som fadder till den nyantagne. Namn på fadder lämnas inom fyra veckor efter antagning till forskarutbildningsadministratören. 2) FUS bjuder in Domfil till möte för att höra deras åsikter. Domfil bjuds in till möte med de forskarstuderande. 3) Inbjudan till kurs i tre steg från LiU centralt som stöd i forskarutbildningsprocessen utgår till samtliga studerande på IMH och har fått god utvärdering. ISVs planerade 2015 1) Doktorander skall informeras om möjligheten att deltaga i det individuella utvecklingsprogrammet Feel good, och skall hänvisas till individuella stödsamtal via företagshälsovården. 2) Det skall finnas doktorandseminarier som tar upp stresshantering. 3) Huvudhandledarna skall uppmanas ta upp frågan om upplevd stress i den årliga uppföljningen av den individuella studieplanen. 4) Samtliga för att minska doktorandernas upplevda stress kommer att diskuteras under kommande handledarkollegium. Problem 4: Betydelsen av att revidera den individuella studieplanen är oklar Detta identifierades ej som ett problem 2013. IMHs planerade 2015 1) Handledare och doktorand skall ytterligare informeras om vikten av att revidera den individuella studieplanen. 2) Angående denna punkt undrar vi om de på enkäten svarande studenterna har blandat ihop revideringen av den individuella studieplanen med den årliga uppföljningen. Det kan även vara så att den individuella studieplanen inte upplevs som stöd och att de inte förstår vilket viktigt dokument det är inför disputationen där betygsnämnden bl.a. bedömer huruvida rekommendationen från halvtidsbedömningen har tillvaratagits. 3) Vid anmälan till disputation (FUS) samt av betygsnämnden vid disputation kontrolleras om ex halvtidsgranskarnas rekommendationer har följts. Föredömligt är att minst en av halvtidsgranskarna finns med i betygsnämnden vid disputationen.
7(9) Problem 5: Den psykosociala arbetsmiljön är suboptimal Den psykosociala arbetsmiljön Identifierades ej som ett problem 2013. IKEs planerade 2015 1) Verka för att undervisningsuppdrag i större grad kan planeras av lokala ämneskompetenta lärarlag inom IKE så att känslan av sammanhang i undervisningsuppgifter blir lika tydlig som inom forskargrupperna för lärare och doktorander. Ansvarig: Prefekturen/Avdelningschefer. 2) Fortsatt arbete för genomförande och utveckling av medarbetar och lönesamtal samt för doktoranders handledningsmöten och årlig uppföljning för doktorander. Frågor kring stress och arbetsmiljö skall ges större utrymme samt att planer skrivs och följs upp i samband med medarbetarsamtalen. Ansvarig: Avdelningschefer/Enhetschefer/Prefekturen Problem 6: Doktoranderna upplevda brist på IT-stöd IT-stödet identifierades ej som ett problem 2013 ISVs planerade 2015 1) Problemet kommer att påtalas för avdelningschef och vid kommande möte vid ISV. Problem som identifierades 2013 men som inte identifierats av institutionerna eller fakulteten 2015 Fakultet Problem: Landstingsanställda doktorander upplever sig få sämre stöd gällande möjlighet att kombinera undervisning/annan institutionstjänstgöring med den egna forskningen, handledning, IT-support, doktorandkollegor och
8(9) universitetsbiblioteket. Åtgärder: Identifiera vilka doktorander och doktorandgrupper som finns på fakulteten för att därefter lättare kunna erbjuda den hjälp som efterfrågas. Vidare planeras att ge doktorander ökad insikt och medverkan i fakultetens verksamhet för att öka känslan av tillhörighet och möjlighet till att påverka. En övergripande åtgärd är att erbjuda alla doktorander oavsett anställning tillgång till information från fakulteten genom nyhetsbrev och liknande vilket ska bidra till kännedom om vart man vänder sig gällande frågor och problem som uppstår under forskarutbildningen. Genomförda och effekt av : Ökad spridning av information har inte lett till förbättring. Det är troligen inte mer information som behövs. IKE Problem: Doktoranderna känner sig ej delaktiga i institutionens verksamhet för att förbättra forskarutbildningen. Åtgärd: Bjuda in alla docenter och doktorander till institutionsverksamhet som nyhetsbrev och IKE-dagar, för att öka känslan av tillhörighet och möjlighet till vetenskapligt och pedagogiskt utbyte. Genomförda och effekt av : Inbjudan har gjorts enligt beskrivning. Liten effekt troligen på grund av att målgruppen inte har tidsutrymme för ytterligare seminarier och föreläsningar. IKE Problem: Doktoranderna får för lite stöd och information från institutionen gällande undervisningen. Åtgärd: Inför ett mentorsprogram där doktorander som undervisar, för att stöd från en mer erfaren lärare. Genomförda och effekt av : Fyra doktorander har önskat mentor och fått, det har visat god effekt i de enskilda fallen. Svårighet att få konkret information om vad för typ av stöd som behövs/önskas. IMH Problem: Kliniska doktorander har svårt att få tid för sin forskarutbildning. Åtgärd: Se till att den tilldelade forskningstiden blir verklig samt att den planerade halvtidsstudietakten kan uppnås för alla doktorander.
9(9) Genomförda och effekt av : Mer strikt vid antagning av forskarstuderande att verksamhetschef eller motsvarande skriftligt förbinder sig att ge utrymme för vederbörandes forskarutbildning och att en plan för detta finns. Mer strikt med finansieringsplanen inför antagning. Vikten av detta påtalas särskilt noga vid antagningsseminarierna. Effekten är oklar. ISV Problem: Bristande handledning. Åtgärd: Utveckla seminarier som stöd för den upplevda bristen på handledning. Genomförda och effekt av : Forskarutbildningsseminarierna har utvecklas mot att doktoranderna i ännu högre grad får diskutera pågående artikelutkast och eventuella artiklar som kan vara av intresse att diskutera med andra. Förfaringssättet bidrar till att komplettera kunskapsutvecklingen som sker i direkt handledning. Vid handledarkollegiet,(en gång per termin, diskuteras frågor som rör rollerna som handledare (huvud-respektive bihandledare) och doktorand fortgående Planerad spridning av vidtagna 2015 Information på FUNs hemsida. Institutionerna har träffar och informerar. Synpunkter på enkätfrågorna, t ex saknas frågor eller är vissa frågor felaktigt formulerad. Fråga om doktoranden har haft möjlighet att ta de kurser som är relevanta för att nå målen i den individuella studieplanen istället för att fråga om kurserna finns tillgängliga vid LiU.