Styrelsen nr 6 /2008 Kallelse till sammanträde den 9 maj kl. 09.00. Paragraf Ärende 62 Sammankallande och beslutförhet. 63 Justering av protokoll. 64 Fastställande av föredragningslistan. 65 Personalsituationen på hälsocentralerna i Mariehamn och Godby. 66 Verksamhetsberättelsen för år 2007. 67 Den fortsatta planeringen av etapp II-III. 68 Tilläggsarvode till arkitektbyrå. 69 Ombildning av tjänster. 70 Korrigering av fel i tidigare beslut. 71 Skriftlig varning. 72 Delgivningar. Torbjörn Björkman Ordförande
Styrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 6 Datum fredagen den 9 maj 2008 Paragraf nr 62-72 Plats och tid Centralförvaltningens sammanträdes rum, Doktorsvägen, kl.09.00-12.50. Mötet ajournerades kl.10.00-10.45 för besök på IVA- Dialys Beslutande Torbjörn Björkman ordförande Jan Salmén vice ordförande Roger Jansson ledamot, närv. 62-64 Gun-Mari Lindholm ledamot, närv. 64-72 Ulla-Britt Dahl ledamot Maija-Liisa Mikkola ledamot, närv. 62-66 Camilla Andersson ledamot Föredragande Björn-Olof Ehrnström förvaltningschef Övriga närvarande Margareta Bondestam chefläkare Marie Lövgren ekonomichef Tiina Robertsson personalchef, ej närv. 65 Thomas Erickson FOA-Åland Crister Eriksson Akava-Åland, närv. 62-66 Bernice Ekebom Tehy-Åland Katrin Sjögren landskapsregeringsledamot,närv. 65-66 Birger Ch Sandell landskapsläkare Ann-Marie Eriksson förvaltningssekreterare Birgitta Hermans klinikchef/överskötare, närv. 65 Per-Arne Kling medicinskt ansvarig, närv. 65 Eva Carlson avdelningsskötare, närv. 65 Annika Signell vik.avdelningsskötare, närv. 65 Christoffer Sandberg hälsocentralläkare, närv. 65 Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Torbjörn Björkman Björn-Olof Ehrnström Utdragets riktighet bestyrkes
Styrelsen den 9 maj 2008 SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 62 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. JUSTERING AV PROTOKOLL 63 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 64 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista fastställs. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna föredragningslistan och beslöt att behandla 67 före 66. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1
Styrelsen den 9 maj 2008 PERSONALSITUATIONEN PÅ HÄLSOCENTRALERNA I MARIEHAMN OCH GODBY 65 Styrelsen informerades om läkarsituationen inom Primärvården av klinikchef Birgitta Hermans och ansvarige läkaren Per-Arne Kling på mötet den 30 november 2007 / 149. Bilaga 1. Sedan dessa har ett nytt tjänstekollektivavtal för perioden 1.10.2007 31.12.2009 trätt ikraft med följande löneförhöjningar: 1.1.2008: 3,5 % ( 4 % till vårdpersonalen) 15.4.2008: 400 euro som engångsbelopp (till dem som varit anställda 1.10.07-29.2.08) 30.4.2008: 270 euro som engångsbelopp ((till dem som varit anställda 2.1-29.2.08) 1.10.2008: 2,3 % 1.1.2009: 1,3 % av lönesumman att användas för arbetsvärdering/på annat sätt 1.10.2009: 2,5 % (2,7 % till vårdpersonalen) 1.12.2009: 2,2 % av lönesumman att användas för arbetsvärdering. Löneförhöjningarna följer i stort den allmänna linjen och innebär inget extra för primärvårdens läkare. I februari (8.2.2008/ 21) beslöt styrelsen ändra samtliga bitr.överläkartitlar till överläkare, av dessa var 6 inom primärvården. En av dessa tjänster var obesatt. Den medicinsk ansvarige läkaren Per-Arne King har meddelat att han lämnar sitt uppdrag efter sommaren. I mars utannonserades i de svenska och finska läkartidningarna, Dagens Medicin och lokalpressen 3 läkartjänster inom primärvården. Bilaga 2. Ingen sökande anmälde sig. Under våren har kontakt tagits med rekryterings- och personaluthyrningsföretag. Efter noggrant övervägande har avtal tecknats med rekryteringsföretaget Dignus Medical för att söka fram en ansvarig läkare för primärvården. Kostnad: 18.620 euro. Eftersom de läkare som nu tjänstgör är i behov av ledigheter och bemanningen fram till andra veckan i juni är ytterst dålig övervägs också att anlita hyrläkare för ett par veckor. Kostnad: För specialistläkare 4.180 euro, för leg.läkare 3.890 euro per vecka (40 h). Den 25 april diskuterades läkar- och sjukskötarsituationen med personalen på hälsocentralerna. Sammandrag från tillfället finns som bilaga 3. På mötet deltar representanter för läkarna och sjukskötarna från primärvården för att närmare belysa situationen. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2
Styrelsen den 9 maj 2008 PERSONALSITUATIONEN PÅ HÄLSOCENTRALERNA I MARIEHAMN OCH GODBY forts 65 FÖRSLAG: Styrelsen besluter - att ett utökat samarbete med den privata sektorn skall undersökas för att avlasta läkarmottagningarna, - att specialsjukvården (barn/gyn) skall höras gällande omhändertagande av vissa barngrupper resp. gravida, - att en plan uppgörs över hur och inom vilken tid primärvården kan införa expertsjukskötare som avlastar läkarna, - att nya läkartjänster inom primärvården om möjligt skall prioriteras i nästa års plan, - att diskussioner förs med landskapsregeringen för att åstadkomma ekonomiska incitament för att locka läkare till primärvården. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget samt - att en strategi för läkarrekryteringen utarbetas och - att hyrläkare kan anlitas när läkarbemanningen är som sämst, dock högst 3 månader. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3
Styrelsen den 9 maj 2008 VERKSAMHETSBERÄTTELSEN FÖR ÅR 2007 66 Verksamhetsberättelsen har tidigare bestått av en textdel med tre bilagor: bokslutet, verksamhetsstatistik och personalberättelse. Enligt styrelsens tidigare ställningstagande kommer verksamhetsberättelsen för 2007 att ha samma upplägg som tidigare. Bokslutet godkändes på styrelsens möte den 11 april 2008/ 51. Berättelsens textdel föreligger nu i korrekturform. Den slutliga versionen skall ännu omformas layoutmässigt med bl.a. bildmaterial. Bilaga 1. Berättelsens statistikdel finns som bilaga 2. Personalberättelsen finns som bilaga 3. Ytterligare skall en allmän översikt skriven av förvaltningschefen ingå. FÖRSLAG: Styrelsen godkänner verksamhetsberättelsens innehåll för fortsatt bearbetning och tryckning. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4
Styrelsen den 22 januari den 26 februari, den 19 mars, den 27 april, den 4 maj 2007 och den 9 maj 2008 DEN FORTSATTA PLANERINGEN AV ETAPP II-III 9 Styrelsen har på sitt möte den 8 december 2006 / 127 erhållit information om den pågående planeringen av etapp II III och fick då även det skriftliga material som den 12 december överlämnades till landskapsregeringen i samband med informationen till landskapsregeringen. Styrelsen antecknade då presentationen för kännedom och önskade att styrelsen skulle får en närmare redogörelse över projektet i enlighet med det som finns inskrivet i instruktionen för planeringskommittén: Styrelsen skall besluta om rumsprogrammet innan utarbetandet av skissritningarna slutförs. Planeringskommitténs instruktion finns som bilaga 1. Landskapsregeringen har den 28 december 2006 antagit planen för hälso- och sjukvården för år 2007. Den antagna planen är oförändrad i förhållande till det förslag som styrelsen lämnade till landskapsregeringen med undantag av att till avsnittet rörande om- och tillbyggnaden av centralsjukhuset, etapp II III har fogats ett konstaterade om att lagtinget vid behandling av 2007 års budget infört ett kostnadstak om 20 miljoner euro för de båda etapperna tillsammans samt att om- och tillbyggnaden skall utgå från den befintliga och planerade verksamheten som godkänts av landskapsregeringen. Bilaga 2. Den kostnadsberäkning, som låg till grund för det uppskattade anslagsbehovet om 29,5 milj euro för etapp II III och som intogs i investeringsplanen för åren 2007-2009, framtogs på basen av den behovsinventeringen som gjorts inom primär- och specialsjukvården. I det skedet hade arkitekten ännu inte börjat skissa på de olika delarna varför kostnadskalkylen var mycket preliminär. Landskapsregeringen har inbjudit lagting, landskapsregering, ÅHS styrelsen och planeringskommittén vid ÅHS till ett nytt informationstillfälle den 12 januari, då förvaltningschefen, chefläkaren, arkitekten och projektledaren skall informera om planeringens nuläge. Bilaga 3. Utgående från det faktum att projektet nu har ett kostnadstak om 20 milj. euro måste en prioritering av de framtagna behoven göras. Planeringen kan därefter fortsätta med de delar av projektet som kan anses som mest nödvändiga och som ryms inom kostnadstaket. Bifogat finns Medicinenhetens två skrivelser gällande utrymmesbehoven på medicinavdelningen. Bilaga 4. FÖRSLAG: Styrelsen besluter ge planeringskommittén i uppdrag att presentera ett rumsprogram och skissritningar för etapp II III som kan förverkligas inom den angivna kostnadsramen. På mötet utdelades en sammanställning av ett preliminärt rumsprogram, skisser över nybyggnader och ombyggnader samt ett reviderat budgetförslag. Bilaga 5. BESLUT: Styrelsen beslöt ge planeringskommittén i uppdrag att till styrelsens nästa möte presentera en prissatt och prioriterad plan som kan förverkligas inom det beviljade anslaget om 20 milj. euro. Planen skall ligga till grund för styrelsens diskussion med landskapsregeringen i detta ärende. 24 Planeringskommittén har sammankommit den 12 och 15 februari för att diskutera vilka delprojekt som skall prioriteras av det som hittills planerats under rubriken etapp II-III. Bifogar i detta skede protokollen från dessa två möten. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5
Styrelsen den 22 januari, den 26 februari, den 19 mars, den 27 april, den 4 maj 2007 och den 9 maj 2008 DEN FORTSATTA PLANERINGEN AV ETAPP II-III forts 24 Som en bilaga till protokollet från den 15.2. finns en tablå över alternativen till olika grader av förverkligande utifrån en kostnadsuppskattning på ungefär 20 milj euro. En närmare beskrivning och motivering kommer att sändas till styrelsen under inkommande vecka. Planeringskommitténs protokoll från den 12.2.2007. Bilaga 1. Planeringskommitténs protokoll från den 15.2.2007. Bilaga 2. En sammanställning över för- och nackdelar med de olika förslagen A- E, som planeringskommittén presenterat ( Olika möjligheter att inom ramen för ca. 20 milj. euro förverkliga delar av det planerade etapp II-III ) finns som bilaga 3. I bilagan finns också ett förslag F, som förvaltningschefen framlagt. FÖRSLAG: Styrelsen diskuterar de olika förslagen till förverkligande av etapp II- III inför en diskussion med landskapsregeringen. BESLUT: Styrelsen konstaterade efter en ingående diskussion att följande frågeställningar bör diskuteras med landskapsregeringen vid det kommande mötet den 8 mars kl. 13-14: - vilka anslag för etapp II-III kan ÅHS räkna med under perioden 2007-2011? - inom vilken tidsrymd kan projektet förverkligas, vad skall senareläggas? - är det ett krav att delprojekten skall minska i omfattning med bl.a. fortsatt upphyrning av verksamhetsutrymmen utanför centralsjukhustomten? - vilket byggnadsanslag kan man räkna med per år? 43 Styrelsen har den 8 mars diskuterat behovet av anslag för etapp II-III med landskapsregeringen, varvid framkom att landskapsregeringen kan godkänna ett anslag om 6 milj. euro årligen under de följande 4 åren, sammanlagt 24 milj. euro. Landskapsregeringen ansåg att primärvårdsprojektet och psykiatriprojektet tidsmässigt skall genomföras först. Det nya kostnadstaket, som alltså är 4 milj. högre än det som sattes av lagtinget, innebär att en kraftig bantning av ytorna måste ske, eftersom landskapsregeringen förutsätter att de behov som finns bör åtgärdas inom nämnda summa. Planeringskommittén har sammanträtt den 16 mars och beslöt föreslå för styrelsen att styrelsen ger sitt godkännande till att den fortsatta planringen riktar in sig på det som föreslås i förslaget här nedan. Bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen besluter att den fortsatta planeringen av om- och tillbyggnaden av centralsjukhuset etapp II-III skall rikta in sig på primärvårdsprojektet i vilket även ingår utrymmen för diabetes- och onkologimottagningen och psykiatriprojektet utgående från de arkitektskisser som föreligger. Dessutom skall den fortsatta planeringen även omfatta ombyggnaderna på medicinpolikliniken och i sanatoriebyggnadens 1. och 3. våning med beaktande av att dialysverksamheten skall kunna inrymmas i dessa utrymmen. Likaså skall utbyggnaden av medicinavdelningen ingå och om möjligt påbörjas redan under innevarande år med det anslag som finns i investeringsplanen för detta år (1,1 milj. euro). Ovannämnda om- och tillbyggnader har kostnadsberäknats till ca 24,7 milj. euro. Beträffande de övriga planerade ombyggnaderna ses dessa över och genomförs i en mindre omfattning under de följande åren i den mån det årliga driftsanslaget för fastighetsunderhållet medger. Planeringen av dessa utrymmen skall inte längre ingå i arkitektuppdraget för etapp II-III. Styrelsen konstaterar att det inom ramen för det anslag som beviljats inte finns möjligheter att förverkliga en ny byggnad för intensivvård och dialysverksamhet och därmed inte heller förverkliga den planerade ombyggnaden för dagkirurgi i de nuvarande IVA-dialys lokalerna. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6
Styrelsen den 22 januari, den 26 februari, den 19 mars, den 27 april, den 4 maj 2007 och den 9 maj 2008 DEN FORTSATTA PLANERINGEN AV ETAPP II-III forts 43 BESLUT: Styrelsen beslöt att den fortsatta planeringen av om- och tillbyggnaden av centralsjukhuset etapp II-III skall rikta in sig på primärvårdsprojektet i vilket även ingår utrymmen för diabetes- och onkologimottagningen och psykiatriprojektet utgående från de arkitektskisser som föreligger. Detaljplaneringen bör uppnå ytterligare samordningsvinster, bantningar av ytor och besparingar. För psykiatriprojektet skall en ytterligare genomgång av funktioner och samordningar genomföras. Övriga planeringar bordläggs. Målsättningen är att utan ytterligare dröjsmål få igång primärvårdsbygget. Tidsmässigt skall psykiatribygget starta före primärvårdsprojektet är färdigt. 70 Arkitekten har tillsammans med de arbetsgrupper som är utsedda att delta i planeringen av den nya psykiatribyggnaden och de nya lokalerna för primärvården (inkl onkologi- och diabetesutrymmena) gått igenom ritningarna för respektive verksamhet den 20 april. Mindre justeringar har gjorts men detta har ej nämnvärt påverkat antalet kvadratmetrar. Bilagt finns ritningarna för den nya psykiatribyggnaden (Bilaga 1) där följande större förändringar ännu kommer att ske: - plan K: parkeringen skall strykas, - plan 1: ytan för receptionen och entrén skall minskas, - plan 2: motsvarande förändring ovanom reception och entré mötesrummet 002 stryks omfördelning av rumsytor sker inom musikterapi-barnhabiterings-flygeln Bilagt finns ritningarna för primärvårdsutrymmena (inkl. onkologi och diabetes) där endast mindre förändringar kommer att ske. Bilaga 2. Rumsprogrammet för ovannämnda verksamheter finns som bilaga 3. När konstruktions, VVS- och el-planerarna kommer med i bilden kommer små förändringar att ske pga av de tekniska utrymmen som måste skapas för ventilationskanaler, vatten- och avloppsrör samt el-installationer. Planeringskommittén behandlar ovannämnda dokument på sitt möte den 25 april. Planeringskommittén kommer senare att behandla den övriga planeringen av etapp II som därmed tas till ett framtida styrelsemöte. Instruktionen för planeringskommittén finns som bilaga 4. Utredning över tidigare, nuvarande och planerade utrymmen för den verksamhet som ingår till primärvårdsprojektet och utredning över nuvarande och planerade utrymmen för den psykiatriska verksamheten inom ÅHS finns som bilaga 5 FÖRSLAG: Styrelsen godkänner rumsprogrammet och ritningarna för den nya psykiatribyggnaden och de nya lokalerna för primärvården, inkl. utrymmen för diabetes- och onkologiverksamheten och ger därmed planeringskommittén i uppdrag ett i enlighet med instruktionen för planeringskommittén utarbeta anbuds- och arbetshandlingar för upphandlingen av entreprenörer. Den övriga planeringen av Etapp II bordläggs tillsvidare. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7
Styrelsen den 22 januari, den 26 februari, den 19 mars, den 27 april, den 4 maj 2007 och den 9 maj 2008 DEN FORTSATTA PLANERINGEN AV ETAPP II-III forts 70 BESLUT: Styrelsen beslöt bordlägga ärendet till mötet den 4 maj 2007 och då höra representanter för psykiatrin, onkologen och barnhabiliteringsteamet gällande respektive utrymmen. 78 Styrelsen återupptar behandlingen av ärendet och hör representanter för psykiatrin, onkologen och barnhabiliteringsteamet gällande respektive utrymmen. I enlighet med skrivningen i budgeten för år 2007 skall ÅHS återkommande informera landskapsregeringen om de ställningstaganden som görs i planeringsprocessen så att projekteringen kan göras utgående från planer som landskapsregeringen bedömer som ändamålsenliga. FÖRSLAG: : Styrelsen godkänner rumsprogrammet och skissritningarna för den nya psykiatribyggnaden och de nya lokalerna för primärvården, inkl. utrymmen för diabetes- och onkologiverksamheten och ger därmed planeringskommittén i uppdrag att i enlighet med instruktionen för planeringskommittén utarbeta anbuds- och arbetshandlingar för upphandlingen av entreprenörer. Den övriga planeringen av Etapp II bordläggs tillsvidare. Styrelsen delger landskapsregeringen beslutet. Förvaltningschefen meddelade på mötet att mötesrummet 002 på plan 2 i psykiatribyggnaden ej skall strykas såsom framställts i beredningen till 70. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna rumsprogrammet och skissritningarna för den nya psykiatribyggnaden och de nya lokalerna för primärvården, inkl. utrymmen för diabetes- och onkologiverksamheten. Styrelsen ger planeringskommittén i uppdrag att i enlighet med instruktionen för planeringskommittén inleda detaljplaneringen och utarbeta anbuds- och arbetshandlingar för upphandlingen av entreprenörer beaktande att investeringen bör hållas inom 13 milj. euro för psykiatribyggnaden och inom 7,6 milj. euro för lokalerna för primärvården inkluderande diabetes- och onkologiverksamheten samt att rumsanvändningen blir flexibel och utnyttjandegraden den bästa möjliga. Den övriga planeringen av Etapp II bordläggs tillsvidare. Styrelsen delger landskapsregeringen beslutet. 67 Totalt har 25,4 milj euro beviljats för Etapp II III enligt följande: 2006: 300.000 euro 2007: 1.100.000 euro 2008-2011: 6.000.000 euro / år Av detta har följande beslut tagits: Primärvårdsprojektet 7,60 milj euro ( styrelsen 4.5.07 / 78) Psykiatriprojektet 13,00 milj ( styrelsen 4.5.07 / 78) Källarprojektet (exkl obd) 0,71 milj ( styrelsen 23.8.07 / 105) Med.avdelningens tillbyggn 1,50 milj ( styrelsen 25.5.07 / 85) Totalt 22,81 milj euro Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8
Styrelsen den 22 januari, den 26 februari, den 19 mars, den 27 april, den 4 maj 2007 och den 9 maj 2008 DEN FORTSATTA PLANERINGEN AV ETAPP II-III forts 67 Av det tillgängliga anslaget återstår alltså 2,59 milj euro. Av de projekt som ursprungligen ingick i Etapp II-III har beslut om fortsatt projektering av följande delprojekt inte tagits: IVA-dialys-dagkirurgi 4,24 milj euro Kir.avd. ombyggn 0,29 milj Gyn.avd.-pkl ombyggn 0,36 milj Barn.avd ombyggn 0,18 milj Öron-ögon pkl ombyggn 0,41 milj Med.pkl ombyggn 1,38 milj Obduktion sanering 0,37 milj Totalt 7,23 milj euro Kostnadskalkylen för de olika delprojekten ingick i den presentation som delgavs landskapsregeringen den 8 mars 2007. Bilaga 1. För det anslag som återstår kan man genomföra ombygganden av gyn.avd-pkl, barn.avd och öron-ögon pkl samt saneringen av obduktionsutrymmena om kostnadskalkylen håller. Däremot kan IVA-dialys-dagkirurgiprojektet (och kir.avd.:s ombyggnad som ansluter sig till detta) inte genomföras, ej heller med.pkl:s ombyggnad som tillsammans är kostnadsberäknade till c 6 milj euro. Utöver ovanstående har det efter inspektion från Läkemedelsverket i november 2007 blivit uppenbart att läkemedelscentralen måste byggas ut, eftersom dagens krav på denna verksamhet inte kan uppfyllas inom de nuvarande utrymmena. En byggnad (c 150 kvm) på innergården i anslutningen till läkemedelscentralen är en trolig lösning. Planeringskommittén har på sitt möte den 29.4.2008 beslutat föreslå fortsatt planering av gynekologiska avdelningen-polikliniken, barnavdelningen och öronögon poliklinikerna samt saneringen av obduktionsutrymmena inom ramen för det nuvarande anslaget. Situationen på IVA-dialysenheten har blivit akut. Antalet dialyspatienter har ökat och trångboddheten är mycket besvärlig. Personalen har också fått den uppfattningen att planerna på en ny IVA-dialys-enhet har slopats och att det därför inte finns någon lösning på sikt. Ledningsgruppen har hört personalen och erhållit följande information. Bilaga 2. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9
Styrelsen den 22 januari, den 26 februari, den 19 mars, den 27 april, den 4 maj 2007 och den 9 maj 2008 DEN FORTSATTA PLANERINGEN AV ETAPP II-III forts 67 Planeringen av IVA-dialys-dagkirurgi projektet inom Etapp II-III har ej framskridit sedan arkitektbyrå Tengbom presenterat sin skiss, eftersom det anslag som beviljats för Etapp II-III ej räckt till för att förverkliga projektet. Motiveringen till denna del av projektet finns i följande text, som ingick i den presentationen av Etapp II-III som lämnades till landskapsregeringen den 8 mars 2007 och som delgavs styrelsen 26.2.2007 / 24: För att åstadkomma en fungerande dagkirurgisk verksamhet och samtidigt lösa dialysverksamhetens trångboddhet har en ny byggnad för IVAdialysverksamheten planerats i anslutning till akuten (skiss A 801). IVA-dialysverksamheten sköts till stor del av samma personal varför det är personalmässigt ändamålsenligt att dessa två funktioner finns i anslutande (i samma) utrymmen. Placeringen intill Akuten är logistiskt riktig eftersom de flesta IVA-patienter kommer in via Akuten. Placeringen ger också möjligheter till flexibel användning av personalen mellan IVA och Akuten. När dialysplatsernas antal (nu 3) utökas kan alla dialyser ges under dagtid, vilket också minskar behovet av personal. IVA-platsernas antal är 5 varav två platser är isoleringsplatser, den ena dessutom en gemensam isoleringsplats med dialysen. Nu finns 4 platser, men ingen isoleringsplats. På IVA finns också ett torg för tre patienter, där olika ingrepp görs dagtid (el-konverteringar, el-chocker, smärtbehandlingar m.m.) och som kan användas för nattövervakning av de dagkirurgiska patienter som inte kan skrivas hem efter sin operation. Dialysplatsernas antal är 6 plus ett med IVA gemensamt isoleringsrum. Dialyspatienterna har egen ingång. I övrigt finns nödvändiga utrymmen för anhöriga, för dialyspatienternas undervisning, läkarjourrum, kanslier och förråd. I källarplanet finns dialysteknikrum, personalens omklädningsrum, förråd och ett större rum som planeras för en framtida magnetkamera (skiss A 802) Kopplingen till Akuten sker med en förbindelsegång. Vägg-till-vägg anslutning är möjlig endast om barnpaviljongen flyttas. Den dagkirurgiska verksamheten är till sin volym betydligt lägre inom ÅHS jämfört med andra sjukhus. Detta beror bl.a. på avsaknad av utrymmen för både den preoperativa och postoperativa uppföljningen av dagkirurgiska patienter. När IVA-dialys flyttar ut från det utrymme som de delar med uppvaket kan en enhet för dagkirurgi skapas (skiss A 202) I detta koncept ingår omklädningsrum för patienterna, preoperativa platser och postoperativa uppvakplatser ( inkl. barn- och isoleringsplatser). Enheten skall stängas c kl 17 och patienter som av någon anledning inte kan skrivas hem överförs till IVA:s torg för nattövervakning. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10
Styrelsen den 22 januari, den 26 februari, den 19 mars, den 27 april, den 4 maj 2007 och den 9 maj 2008 DEN FORTSATTA PLANERINGEN AV ETAPP II-III forts 67 Skiss A 801 och A 202 finns som bilaga 3. Planeringskommittén har på sitt möte den 29.4.2008 behandlat IVAdialysbyggnationen och konstaterat att kostanden som år 2007 angavs till 4.240.260 euro bör uppdateras till 4.770.000 euro exkl moms vid byggstart 2010. Planeringskommitténs protokoll finns som bilaga 4. Styrelsen besöker IVA-dialysen i samband med mötet. FÖRSLAG: Styrelsen besluter - att planeringen av gynekologiska avdelningen-polikliniken, barnavdelningen och öron-ögon poliklinikerna samt saneringen av obduktionsutrymmena kan fortsätta inom ramen för det nuvarande anslaget samt - att i budgeten för 2009 för landskapsregering och lagting föreslå att ett tilläggsanslag för etapp II-III upptas i investeringsplanen för att de delar av Etapp II-III som inte ryms inom redan beviljade anslag kan förverkligas inom de närmaste åren. - att som en akut åtgärd bygga om den östra delen av kirurgavdelningen i enlighet med den skiss som arkitektbyrån Tengbom uppgjort för att där bereda rum för uppvaket. Dialysen kan då få tilläggsplatser där uppvaket idag befinner sig. Bilaga 5. Kostnaden (uppskattas till c 100.000 euro) belastar anslaget för Etapp II-III. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget i de två första att-satserna samt att ledningsgruppen får i uppdrag att tillsammans med berörd personal bereda / planera ett ärende som en akut åtgärd för utrymmen för uppvak/dialys/iva på bästa möjliga sätt. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11
Styrelsen den 18 januari, den 8 februari, den 14 mars och den 9 maj 2008 TILLÄGGSARVODE TILL ARKITEKTBYRÅ 4 Arkitektbyrå Tengbomgruppen Ab som kontrakterats att planera utbyggnaden av centralsjukhuset (Etapp II III) har inkommit med krav om tilläggsarvode p.g.a. att projektet blivit större än vad som framgick av anbudsförfråga samt att planeringen av olika orsaker dragit ut på tiden. Kravet uppgår till 129.000 euro. Bilaga 1. Diskussioner kring tilläggsarvode har förts sedan arkitektbyrån den 31 maj 2007 anmält att omfattningen av projektet fördubblats såväl tidsmässigt som ytmässigt i förhållande till kontraktet varför arvodet borde justeras med 2,7 milj. kronor (294.000 euro). ÅHS har i förhandlingar under hösten 2007 bestridit arkitektbyråns krav, men samtidigt konstaterat att ytmässigt har det skett en c 20 % ökning av ytor som kan jämföras med de som finns i anbudshandlingarna samt att en viss tidsförskjutning i planeringen har skett. Utifrån detta har förvaltningschefen erbjudit arkitektbyrån 46.000 euro (vilket utgör 20 % av den ursprungliga kontraktssumman på 230.000 euro) samt 37.000 euro för den utökade planeringstiden, sammanlagt 83.000 euro. Korrespondensen under hösten 2007 finns som bilaga 2. Styrelsen för ÅHS har den 13 april 2007/ 66 godkänt Tengbomgruppens ersättningskrav på sammanlagt 425.000 SEK (c 46.000 euro), viket hänförde sig till arbetsperioden kring arkitektskisserna för etapp II-III. FÖRSLAG: Styrelsen besluter bevilja arkitektbyrå Tengbomgruppen 129.000 euro med hänvisning till att projektet ökat i volym och planeringen dragit ut på tiden. BESLUT: Styrelsen beslöt bordlägga ärendet till nästa möte. 15 Arkitekt Christine Hammarling, Tengbomgruppen Ab har inkommit med följande skrivelse. Bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen besluter bevilja arkitektbyrå Tengbomgruppen 129.000 euro med hänvisning till att projektet ökat i volym och planeringen dragit ut på tiden. BESLUT: Styrelsen beslöt bevilja arkitektbyrå Tengbomgruppen 83.000 euro på basen av hittills presenterade underlag från Tengbomgruppen och eftersom arkitektbyrån inte kommit med hållbara underlag för att ersättningen skall vara högre. Ersättningen utbetalas under förutsättning att ett skriftligt avtal ingås med arkitektbyrån om att detta är den slutliga ersättningen för upphandlingen och att arkitektuppdraget kan slutföras i enlighet med kontraktet. 38 Magnus Meyer, VD/CEO för Tengbomgruppen har inlämnat följande brev med exempel på små och stora förändringar och händelser i projektet som alla bidragit till projektets fördyrning och förlängning. Meyer hoppas med denna redovisning ge de svar som behövs för att ÅHS skall acceptera Tengboms krav på betalning. Bilaga 1. Förvaltningschefen har sammanställt följande utlåtande gällande brevet. Bilaga 2. FÖRSLAG: Styrelsen besluter att såsom slutlig kompensation erlägga 83 000 euro för allt ändrings- och/eller tilläggsarbete liksom för alla övriga de merkostnadsposter (inklusive påstått dröjsmål) som arkitektbyrån hänvisat till då den gjort gällande sitt krav på tilläggsersättning. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 12
Styrelsen den 18 januari, den 8 februari, den 14 mars och den 9 maj 2008 TILLÄGGSARVODE TILL ARKITEKTBYRÅ forts 38 Styrelsen betonar att avtalet med Tengbomgruppen alltjämt består och beställaren utgår ifrån att även Tengbomgruppen avser att fullfölja sin del av kontraktet. Styrelsen konstaterar att det återstår ytterligare arbete för c 20 000 euro, varav 16 000 euro utgörs av besiktningsarbete i enlighet med tidigare ratplan. Detta förutsätter att arkitekten omedelbart återupptar det arbete som återstår, så att projektet kan slutföras utan att ingånget kontrakt äventyras. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. 68 VD Magnus Meyer/ Tengbomgruppen har inkommit med en rättelseyrkan gällande styrelsens beslut den 14 mars 2008/ 38. Magnus Meyer yrkar att styrelsen ändrar sitt beslut och erlägger tilläggsersättning på 183.000 euro till Tengbom. Bilaga 1. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 13 Förvaltningschefen, projektledaren och Dan Karlsson från DKCO Advokatbyrå Ab har träffat VD Magnus Meyer och arkitekt Christine Hammarling den 5 maj för att närmare diskutera rättelseyrkandet. Då presenterades den totala tid och de kostnader som arkitektbyrån lagt ner på primärvårds- och psykiatriprojektet. Detta erhölls senare på begäran i renskriven form undertecknat av Anders Köhler. Den totala kostnaden uppgår till 3.847.640 SEK (413.635 euro). Bilaga 2. Magnus Meyer framförde som sitt huvudsakliga argument för den högre tilläggsersättningen att man redan i brevet (obs. oundertecknat) av den 31.5. 2007 avviserat en tilläggskostnad om 2,7 milj kronor ( c 294.000 euro) varför beställaren har varit informerad om en tilläggskostnad, även om man inte kommit överens om ersättningens storlek. Efter mötet inbegärdes ytterligare tilläggsuppgifter från arkitektbyrån i form av specifika frågor. Bilaga 3. Svaret på frågorna finns i bilaga 4. Tengbom har inte kunnat precisera vilken arbetstid och vilka ritningar som hänför sig till tilläggsarbetet, något som rimligen borde framgå av deras interna projekt- och tidsredovisning för att styrka att den kostnad om 1.812.640 SEK utöver anbudsumman 2,2 milj SEK (236.508 euro) hänför sig till tilläggsarbete. FÖRSLAG: Styrelsen besluter med anledning av rättelseyrkan att ändra sitt beslut av den 14 mars 2008 / 38 så att som slutlig kompensation för allt ändringsoch/eller tilläggsarbete erlägga hälften av 183.000 euro eller 91.500 euro. Till övriga delar står beslutet 14.3.2008/ 38 oförändrat. BESLUT: Styrelsen beslöt att rättelseyrkan inte föranleder ändring av beslutet den 14 mars 2008 / 38.
Styrelsen den 9 maj 2008 OMBILDNING AV TJÄNSTER 69 Överskötare/klinikchef Birgitta Hermans anhåller om att två deltids hälsovårdartjänster på södra Åland får ombildas till en heltids hälsovårdartjänst eftersom det visat sig svårt att besätta deltidstjänsterna. Båda tjänsterna är vakanta. En ombildning av dessa deltidstjänster (0,52 x 2 = 1,04) till en heltidstjänst skulle optimera vården i distriktet och innebära en lite inbesparing. Bilaga 1. Ombildning av tjänster har hittills gjorts enbart i samband med beslut om budgetförverkligande i början av året. Eftersom förslaget innebär en kostnadsinbesparing föreslås att detta kan ske mitt under budgetåret, men att det officiella tjänsteantalet korrigeras först i nästa verksamhetsplan. FÖRSLAG: Styrelsen besluter ombilda de två deltids hälsovårdartjänsterna 0074 och 0077 till en heltidstjänst från och med 1.6.2008. BESLUT: Styrelsen beslöt att hos landskapsregeringen anhålla om att två hälsovårdartjänster (nr 0074 och nr 0077) indras och att en heltidstjänst inrättas istället från och med 1.6.2008. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 14
Styrelsen den 9 maj 2008 KORRIGERING AV FEL I TIDIGARE BESLUT 70 Styrelsen beslöt den 8 februari 2008 / 18 i samband med ombildning av ordinarie tjänster att en laboratorieskötartjänst (nr 496) indras och istället inrättas en närvårdartjänst från den 1.3.2008 inom Laboratorieenheten. Tjänstenumret blev fel, skall vara 497. FÖRSLAG: Styrelsen besluter ändra sitt beslut till den del det gäller laboratorieskötartjänstens tjänstenummer, som skall vara nr 497. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 15
Styrelsen den 9 maj 2008 SKRIFTLIG VARNING 71 Vårdchef Bengt Michelsson har av Landskapsregeringens tjänstedelegation anhållit om bifall för tilldelande av en skriftlig varning till avdelningssekreterare xx för handlande mot tjänsteplikt. Bilaga 1. Tjänstedelegationen förordar efter att ha hört vårdchef Michelsson och avdelningssekreterare xx samt begärt utlåtande från avdelningschef Carina Strand att avdelningssekreterare xx tilldelas en skriftlig varning. Bilaga 2. FÖRSLAG: Styrelsen besluter tilldela avdelningssekreterare xx en skriftlig varning för att xx olovligen utan att delta i patientens vård gjort intrång i ifrågavarande patients elektroniska journal och därmed brutit mot 4 förordningen om upprättande av journalhandlingar samt om förvaring av dem och annat material som hänför sig till vård (FFS 99/2001). BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 16
Styrelsen den 9 maj 2008 DELGIVNINGAR 72 FÖRSLAG: Styrelsen antecknar följande broschyr och budgetuppföljning för kännedom: 1. Välkommen till Ålands hälso- och sjukvård Information till nyanställda, 2. Budgetuppföljning enl. budgetansvar per februari 2008 för Ålands hälso- och sjukvård (har skickats ut tidigare). 3. Budgetuppföljning enl. budgetansvar per mars 2008 för Ålands hälso- och sjukvård. 4. Ålands landskapsregering, brev nr 251 F10, 17.4.2008, gällande allmänna anvisningar för uppgörande av budgetförslag för år 2009. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 17