Vård- och omsorgsförvaltningen Dnr. VON 111/13 29 april, 2013 Dokumenthanteringsplan Antagen av nämnden den 24 februari 2009 ( 26). Reviderad av nämnden den 23 maj 2013. Gäller från och med 1 juli 2013.
MÖLNDALS STAD VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2013-04-29 Kansli- och IT-enheten Mia Winterfjord Vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan 1999-01-01 inrättades Vård- och omsorgsnämnden i Mölndals stad. Nämnden kom till genom att Socialnämnden delades upp i två nya nämnder, Arbets- och familjestödsnämnden och Vård- och omsorgsnämnden. Kommunfullmäktige fattar beslut om arkivreglementet. Kommunstyrelsen med kommunarkivet som verkställande organ fattar beslut om mer detaljerade riktlinjer samt gallring. Varje nämnd ansvarar för sin egen dokumenthantering och ska redovisa denna i dokumenthanteringsplan, arkivförteckning samt arkivredovisning. Dokumenthantering omfattar hela dokumentflödet, upprättande, postöppning, registrering, publicering, lagring, sökning, säkerhet m.m. Dokumenthanteringsplanen är att betrakta som ett arbetsredskap i det dagliga arbetet, vilket innebär att förvaltningen kan göra justeringar i planen utan att anmäla det till nämnden utom på en punkt, nämligen fastställande av gallringsfrister. Dokumenthanteringsplanen ska revideras fortlöpande och i bifogad handling redovisas planen från 2009, reviderad april 2013. Till planen bifogas beskrivning av förvaltningens handlingar enligt Offentlighets- och sekretesslagen 4 kap. 2 samt förteckning över personuppgiftsbehandlingar. Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden upphäver den tidigare dokumenthanteringsplanen och fastställer förvaltningens reviderade förslag till dokumenthanteringsplan. Föreslagen dokumenthanteringsplan är gällande från 2013-07-01. Vård- och omsorgsnämnden utser Sofia Jonsson, chef Kansli- och IT-enheten, till arkivansvarig och Mia Winterfjord, registrator, till arkivredogörare, eller de personer deras chefer sätter i deras ställe. Vård- och omsorgsnämnden godkänner förteckningen över personuppgiftsbehandlingar och uppdrar åt förvaltningen att hålla denna uppdaterad. Monica Holmgren Tf chef vård- och omsorgsförvaltningen Sofia Jonsson Chef Kansli- och IT-enheten 2
Innehållsförteckning 1. Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde 5 2. Vård- och omsorgsnämndens historik 6 3. Förvaltningens arkiv 9 4. Förvaltningens IT-system 10 5. Sociala medier 12 6. Registrering och utlämning av handlingar_ 13 7. Gallring av handlingar 14 8. Sekretessbestämmelser och hantering av personuppgifter 15 9. Förteckning över handlingar 16 9.1 Arkivredovisning 16 9.2 Diarium 16 9.3 Handlingar som inte diarieförs 17 9.4 Sammanträden och protokoll 17 9.5 Gemensamma dokument 18 9.6 Fixartjänster 18 9.7 Upphandlingar 18 9.8 Ekonomi 18 9.9 Personaladministration 19 9.10 Hälso- och sjukvård 19 9.10.1 Läkemedelshantering 19 3
9.10.2 Delegering 20 9.10.3 Avvikelsehantering 20 9.10.4 Medicinsk teknik 20 9.10.5 Patientjournaler 22 9.11 Personakter enligt LSS och SoL 23 9.11.1 Handlingar i samband med handläggning av ärende 24 9.11.2 Handlingar under genomförandet av insatser 25 9.11.3 Granskningsloggar 25 4
MÖLNDALS STAD Arkivbildare: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning: Vård- och omsorgsförvaltningen 1. VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning: Vård- och omsorgsförvaltningen Besöksadress: Göteborgsvägen 7 Telefon: 031-315 10 00 Vård- och omsorgsnämnden ska fullgöra stadens uppgifter vad gäller socialtjänsten med undantag för de uppgifter som åvilar arbets- och familjestödsnämnden hälso- och sjukvården reglerat i lag samt i avtal med Västra Götalandsregionen stöd och service till funktionshindrade Vård- och omsorgsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som finns i lag eller förordning samt bestämmelserna i detta reglemente. Vård- och omsorgsnämnden arbetar efter socialtjänstlagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, hälso- och sjukvårdslagen. För beredning av Vård- och omsorgsnämndens ärenden finns ett arbetsutskott. Till sitt förfogande har nämnden en förvaltning vilken betecknas Vård- och omsorgsförvaltningen, denna är indelad i följande områden och enheter: Förvaltningschef Stab (Kansli- och IT-enheten, Ekonomienheten, Kvalitet- och beställarenheten) MAS och MAR Biståndsenheten Korttidsverksamheter och personligt stöd Bostäder LSS och boendestöd Daglig verksamhet, hemsjukvård och rehabilitering Hemvård Äldreboende 5
MÖLNDALS STAD Arkivbildare: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning: Vård- och omsorgsförvaltningen 2. VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDENS HISTORIK Redan innan kommunreformen 1862 hade det tillhört socknarnas ansvarsområde att inom ramen för fattigvården ge omsorg åt äldre. Efter 1862 behandlades i regel dessa frågor i kommunalnämnden, men Lindome och Kållered kommuner instiftade separata fattigvårdsstyrelser så tidigt som 1899. Fässbergs kommun bildade en separat fattigvårdsstyrelse först 1918 som en följd av att en ny fattigvårdslagstiftning då trädde i kraft. Den nya lagstiftningen innebar bl.a. att kommunala anstalter för äldre och fattiga skulle inrättas. I Fässbergs kommun hade dock försörjningshemmet i Kärra uppförts redan 1897. 1922 inrättades en sinnessjukavdelning och 1928 en avdelning för kroniskt sjuka. De intagna på hemmet fick i mån av förmåga arbeta i hemmets lantbruk som försörjde stadens barnhem med grönsaker. Systemet tycks dock ha fungerat bristfälligt. I årsberättelsen 1945 kan man läsa: De pensionärer som numera intagas äro i regel så sjukliga och skröpliga att de ej kunna hjälpa till med något arbete. 1946 överfördes de sinnesjuka till S:t Jörgen och även avdelningen för kroniskt sjuka övergick till landstinget. Under första hälften av 1900-talet förändrades fattigvården och ett mer socialpolitiskt perspektiv antogs. Fattigvårdsnämnderna delades också upp så att barn- och ungdomsverksamheten och nykterhetsvården fick egna separata organ. Utbyggnaden av socialförsäkringssystemet minskade trycket på den kommunala omsorgen, men samtidigt ökade kraven på kommunerna vad gällde t.ex. standarden på pensionärshem. 1943 byggdes det första pensionärshemmet i Mölndal i Bosgården och följdes av pensionärshem i Sörgården (1946), Forsåker (1947) och Lackarebäck (1952). I Mölndals stad infördes även ett kommunalt pensionstillskott 1943. Även hemhjälpsverksamheten byggdes under 1940- och 1950-talen kraftigt ut med hjälp av statsbidrag. Denna verksamhet hade först ägt rum i ideell regi med kommunala bidrag. I Mölndal påbörjades hemsysterverksamheten 1939 av Husmodersföreningen, men övergick till kommunal hemtjänst 1946 under hemhjälpsnämndens ledning. Fattigvårdslagen ersattes 1957 av en lag om socialhjälp. Då bytte också fattigvårdsstyrelserna i Kållered och Lindome namn till Socialnämnd. I Mölndal hade dock benämningen socialnämnd använts sedan 1922. Under 1900-talets senare hälft kom de sociala frågorna att centraliseras. I samband med kommunsammanslagningen 1971 (Mölndal, Kållered och Lindome kommuner blev Mölndals kommun) sammanfördes Socialnämnden, Barnavårdsnämnden och Nykterhetsnämnden till Sociala centralnämnden med ett arbetsutskott, tre sociala distriktsnämnder och en socialförvaltning. 1974 minskades antalet distriktsnämnder till två. Den nu gällande socialtjänstlagen trädde i kraft 1 januari 1982 och begreppet socialvård är ersatt med socialtjänst. Den nya lagen ersatte barnavårdslagen (1960), lagen om barnomsorg (1976), lagen om nykterhetsvård (1954) samt lagen om socialhjälp (1956). Detta innebar en integration av den kommunala socialtjänsten, men i Mölndal som redan hade en integrerad organisation innebar det endast att Sociala centralnämnden 1982 bytte namn till Socialnämnden. 6
Den nya kommunallagen 1991 innebar att kommunerna fick möjlighet att friare dela in sin nämndorganisation. I Mölndal innebar det att ansvaret för barnomsorg och skola 1992 flyttades från Socialnämnden till den nya Barnomsorgs- och utbildningsnämnden. Socialförvaltningen bytte också namn till socialtjänst. Det ansvar som tidigare hade legat under de sociala distriktsnämnderna lades nu istället under Nämnden för individärenden. Samma år, 1992, genomfördes också den s.k. ädelreformen vilket innebar att omsorgen om psykiskt funktionshindrade samt hälso- och sjukvård för äldre fördes över från Landstinget till den kommunala socialtjänsten. 1999 delas socialnämnden i två nämnder: Arbets- och familjestödsnämnden och Vård- och omsorgsnämnden. Stöd och bistånd till äldre och funktionshindrade samt LSS kom att placeras under Vård- och omsorgnämnden. Exempel på viktigare händelser Vård- och omsorgnämnden 1999 Ansvaret för hela hemsjukvården inkl. rehabilitering och hjälpmedelshantering överfördes från Regionen. 2000 Nya servicebostäder för psykiskt funktionshindrade på Konditorivägen i Lindome. Samlingslokaler för psykiskt funktionshindrade på Brogatan 9 och Göteborgsvägen 91 i Mölndal invigs. 2001 Äldreboendet Berzelius startar 1 juni och drivs på entreprenad av Stadsmissionen. Nytt korttidshem för barn med autism öppnar i Hålstensområdet. Förvaltningslokalerna på Göteborgsvägen 7 renoveras och byggs om. 2002 Maxtaxa införs efter riksdagsbeslut. Nya bostäder för personer med funktionshinder uppförs på Kallblodsgatan 2. 2003 Om- och tillbyggnad av Lackarebäckshemmet påbörjas. Parkgården avvecklas och två avdelningar på Lackarebäckshemmet stängs. Projekt för att utveckla hemtjänsten startar. 2004 Utökning av antalet bostäder med särskild service. Den 1 oktober övergår färdtjänst och riksfärdtjänst till Gatukontoret. 2005 Lackarebäckshemmets ombyggnad färdig. Ekgården och Brattås boendekollektiv avvecklas och flyttas till Lackarebäck. Ny organisation i drift, äldreomsorgen delas i två programområden Äldreboende och Hemtjänst. Utförandet av hemtjänstinsatser i form av städ, tvätt m.m. övergår till av staden auktoriserade företag. 2006 Ny organisation för hemvården. Uddängens servicehus och äldreboendet Mölndals bro avvecklas. Tillbyggnad av Brogården och Eklanda gård påbörjas. 2007 7
Nya lägenheter på äldreboendena Eklanda och Brogården tas i drift. Måltidsproduktionen övergår till Serviceförvaltningen. 2008 Verksamheten Ankaret startar för att ge unga funktionshindrade möjlighet till eget boende. Verksamhet för stöd till personer med självskadeproblematik startar. 2009 Gruppbostad för personer med psykiska funktionshinder öppnas på Lejonslättsgatan. Gruppbostad för unga vuxna med autism öppnar på Annebergsvägen i Lindome. Hemtjänsten övergår till att leverera kyld mat som tillhandahålls veckovis. Fixartjänster införs och erbjuds personer över 70 år. Volontärverksamhet startas i samarbete med Kultur- och fritidsnämnden. Omorganisation. Ett mellanchefsled tas bort och en uppdelning görs mellan drift, stab och beställning 2010 Kortidsboenden för personer med funktionsnedsättningar startar på Fjällgatan, Brännåsvägen och Piltegatan. Valfrihetssystem i hemtjänsten införs som ger den enskilde möjlighet att välja utförare bland företag som staden godkänt. Bemanningspoolen (resursenheten) avvecklas. 2011 Brogårdens äldreboende samt Mölndals och Lindomes dagliga verksamheter övergår i entreprenaddrift. Personer berättigade till ledsagarservice får rätt att välja annan utförare än staden. 8
MÖLNDALS STAD Arkivbildare: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning: Vård- och omsorgsförvaltningen 3. FÖRVALTNINGENS ARKIV Förvaltningen har följande arkiv där handlingar förvaras: Handlingar rörande personakter förvaras på Göteborgsvägen 7, våning två, i arkivrum. Diarieförda handlingar och protokoll förvaras på Göteborgsvägen 7, våning tre, i arkivrum. Handlingar rörande personalfrågor förvaras i centralarkivet i stadshuset. I förvaltningens yttre verksamheter finns arkivskåp där handlingar i pågående ärenden förvaras. Förvaltningens slutarkiv (centralarkiv) är beläget i stadshusets källare. Orienteringsplan över förvaltningens centralarkiv: A PROTOKOLL A1 Vård- och omsorgsnämnden: Protokoll A2 Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott: Protokoll A3 Pensionärsrådet: Protokoll t.o.m. 2010 A4 Förvaltningssamverkansgrupp: Protokoll A5 Ledningsgruppen: Mötesanteckningar A6 MBL: Protokoll t.o.m. 2011-01, ingår därefter i A4 A7 Kommunala handikapprådet: Protokoll t.o.m. 2000 A8 Anmälda delegeringsbeslut B UPPRÄTTADE HANDLINGAR B1 Verksamhetsberättelse t.o.m. 2008, ingår därefter i serie F1 B2 Vakant serie B3 Vakant serie B4 Avisen t.o.m. 2005 9
B5 Informationsmaterial C VAKANT SERIE D VAKANT SERIE E Inkomna handlingar t.o.m. 2008 F HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE F1 Diarieförda handlingar F2 Personakter/journaler (pappersakter) för dag 5, 15, 25 K1 Fotografier Ö1 Tidningsklipp 4. FÖRVALTNINGENS IT-SYSTEM Vård- och omsorgsförvaltningen använder följande IT-system i verksamheten: Adato: Stadens system som hanterar dokumentation i rehabiliteringsärenden. Agresso: Staden har ett gemensamt ekonomisystem som stadsledningsförvaltningens ekonomiavdelning ansvarar för. Vård- och omsorgsförvaltningens ekonomiredovisning sker i Agresso. Den information som hanteras i systemet är t.ex. fakturor, budget, internbudget, månadsrapporter, delårs- och helårsbokslut. DF Respons: Stadens system för handläggning av synpunkter, klagomål och avvikelser. Lisa: Stadens gemensamma incidentrapporteringssystem för tillbud och arbetsskador som gäller personal. MarshPlus: Stadens gemensamma incidentrapporteringssystem för alla tillbud och skador som gäller fastigheter, besökare och brukare. Mobilus: En applikation som förvaltningen använder för att skapa träningsprogram för rehabilitering i text och bild. Mobipen: Förvaltningen använder detta tidmätningssystem inom hemtjänsten för att registrera och kontrollera rätt närvarotid hos brukare. 10
Netpublicator: Ett system som används för att tillhandahålla handlingar för förvaltningens arbetsutskotts ledamöter. NilexPlus: Ett ärendehanteringssystem som används av stadens IT-support, men även av förvaltningens kundtjänst Vård och Omsorg Direkt. Offentliga jobb: Webbaserat rekryteringsverktyg som används vid intern och extern rekrytering. Pascal ordinationsverktyg: Ett nationellt verktyg för ordination av dosläkemedel. Phoniro Lock system: Förvaltningen använder detta nyckelhanteringssystem inom hemtjänsten. Physiotools: En applikation som förvaltningen använder för att skapa träningsprogram för rehabilitering i text och bild. Platina: Stadens gemensamma dokument- och ärendehanteringssystem. Förvaltningens diarieföring sker i Platina och delar av nämndadministrationen hanteras i systemet. Procapita: Procapita är det system som förvaltningen använder för hantering av individutredningar, verkställighet, journaler och avgiftshantering. Proceedo: Stadsgemensamt elektroniskt beställningssystem som stadsledningsförvaltningens upphandlingsavdelning ansvarar för. Här registreras alla ramavtal tillsammans med inskannade avtalshandlingar. Tjänstemännen använder systemet för att skriva ut rekvisitioner eller göra elektroniska beställningar av varor och tjänster. PS Självservice och PS Lön: PS är stadens system för arbetstagare och arbetsgivare och används som ett integrerat tids-, bemannings- och lönesystem där bl.a. arbetstidsstämpling, ledighetsansökningar, löne- och PA-system administreras. Senior Alert: Nationellt kvalitetsregister där man registrerar bl.a. fall och trycksår i förebyggande syfte. SVPL Klara: Vårdplaneringssystem för att hantera beslutsunderlag i den samordnade vårdplaneringsprocessen. Time Care: Ett system för schemaläggning och bemanning. Time Pool: Ett system för vikarierekrytering. Visual Arkiv: Stadens gemensamma arkivförteckningssystem. Stadsarkivet ansvarar för bevarande och gallring. 11
MÖLNDALS STAD Arkivbildare: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning: Vård- och omsorgsförvaltningen 5. SOCIALA MEDIER Sociala medier som används av förvaltningen Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenerativt innehåll t.ex. chattfunktioner, bloggar och diskussionsforum (SKL 2010-04-28). Det är berörd områdeschef i samråd med förvaltningschef som beslutar om vilka sociala medier som ska användas inom förvaltningen och det är endast dessa (t.ex. bloggar och Facebooksidor) som utgör allmän handling och som redovisas i dokumenthanteringsplanen. Sociala medier som förvaltningens personal använder uteslutande för privata ändamål blir inte allmän handling. För mer information om hur bloggar m.m. ska hanteras i staden, se stadens kommunikationsenhets rekommendationer rörande sociala medier. Alla sociala medier som godkänts av förvaltningen som en officiell informationskanal ska listas i dokumenthanteringsplanen. Det är förvaltningens kommunikatörs ansvar att uppdatera listan över social media. Det är också viktigt att inga privata konton används och att verksamheten har tillgång till alla inloggningsuppgifter för att kunna bevaka och hantera informationen (t.ex. närmsta chef och kommunikatör). Det ska även finnas rutiner för bevakning vid semester eller annan frånvaro. Den information som upprättas och inkommer till förvaltningens sociala medier är i regel av sådan art att den inte behöver registreras i diariet och att den kan gallras vid inaktualitet. Observera dock att information av betydelse som inkommer genom social media ska registreras i förvaltningens diarium och bevaras tillsammans med de diarieförda handlingarna (skriv ut informationen på papper och ge den till registrator). Detsamma gäller även i de fall du får information via en privat blogg eller facebooksida riktad till dig som tjänsteman eller förtroendevald. Den som är ansvarig för t ex en blogg måste också ha uppsikt över denna för att kunna hindra att missbruk av tjänsten. Det kan gälla t.ex. brott som uppvigling, hets mot folkgrupp, barnpornografibrott, olaga våldsskildring (brottsbalken). Vid missbruk tas informationen bort av ansvarige efter det att man skrivit ut en skärmdump som sedan registreras i diariet. I de fall man går vidare med polisanmälan anger man adressen till bloggen, när det skedde samt bifogar skärmdumpen (polisen kommer därefter att ta kontakt med det företag som tillhandahåller tjänsten). Följande sociala medier är godkända och används av förvaltningen: Eklanda äldreboendes blogg http://eklandaaldreboende.wordpress.com/ Fässbergs äldreboendes blogg http://fassbergsaldreboende.blogg.se/ Butiken Formas facebooksida https://www.facebook.com/#!/pages/butiken-forma/468174373250643?fref=ts Sociala medier som inte nämns i denna lista anses inte vara officiella. Om du tänker använda social media beslut ska alltid tas av berörd områdeschef i samråd med förvaltningschef använd inte privata konton och se till att bloggen/facebooksidan har ett adekvat namn skapa rutin för bevakning under semestrar och annan frånvaro 12
lämna alla inloggningsuppgifter till förvaltningens kommunikatör meddela förvaltningens kommunikatör som sedan ansvarar för att det sociala mediet tillförs till ovanstående lista och därefter meddelar stadens webbredaktör och stadsarkivet (dokumenthanteringsplanerna publiceras på hemsidan). Läs mer: Sociala medier från monolog till konversation (Kommunikationsenhetens rekommendationer kring sociala medier) Sociala medier och handlingsoffentligheten (PM från SKL 2010-04-28). 6. REGISTRERING OCH UTLÄMNING AV HANDLINGAR Registrering och diarieföring av allmänna handlingar En handling är allmän då den är inkommen till en myndighet/behörig tjänsteman eller då den är upprättad hos en myndighet. Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. (Offentlighets- och sekretesslagen 5:1) För att diarieföra dokument/handlingar som tillhör förvaltningen, kontakta registrator på Vård- och omsorgsförvaltningen, Göteborgsvägen 7 med undantag för det som registreras i personakter och patientjournaler. Vad ska/bör registreras: - Sekretessbelagda allmänna handlingar (även för kännedom) - Skrivelser (även anonyma) från myndigheter, företag, organisationer och privatpersoner som kan föranleda beslut, yttrande eller åtgärd. - Utgående skrivelser - Beslut, avtal, kontrakt/bekräftande beställning - Vissa projekthandlingar - Interna skrivelser av formell karaktär t.ex. policydokument, beslutade riktlinjer/rutiner, sammanställningar av vikt - Handlingar där det kan vara viktigt att kunna bevisa att de kommit in till/skickats ut från myndigheten - Övriga handlingar som är eller kan bli av betydelse Undantag från registreringsskyldigheten: - En handling som uppenbarligen har liten betydelse för myndighetens verksamhet t.ex. pressklipp, reklam, cirkulär - Handlingar som inte är hemliga och som hålls ordnade så att en utomstående lätt kan fastställa om de har kommit in till myndigheten eller upprättats där, t.ex. fakturor - Meddelanden av tillfällig betydelse som ersätter exempelvis ett telefonsamtal - Handlingar som förekommer i patientjournaler och handlingar i socialtjänstens personakter 13
Hur ta del av myndighetens allmänna handlingar Förvaltningen rekommenderar allmänheten att använda webbdiariet som en sökingång till allmänna handlingar. http://www.molndal.se/medborgare/kommunochpolitik/beslutinsynochrattsakerhet/diarium/sokidiariet.4.4561f9ff137e828448280001716.html Vård- och omsorgsnämndens protokoll finns fr.o.m. 2009 på Mölndals Stads hemsida: http://www.molndal.se/medborgare/kommunochpolitik/organisation/namnder/vardochomsorgsnamnden/protokoll.4.16eccd66132d06f521880002594 5.html Enskilda som vill ta del av myndighetens övriga allmänna handlingar kan kontakta registrator på Vård- och omsorgsförvaltningen, Göteborgsvägen 7. När det gäller tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar rekommenderar förvaltningen datorn i stadshusets entré som är till för allmänheten. 7. GALLRING AV HANDLINGAR Verkställande av gallring Gallring bör verkställas regelbundet, gärna i början av året, eftersom många gallringsfrister löper ut vid årsskiftet. Observera att gallringsbeslut ska tolkas restriktivt. Endast sådana handlingar får gallras som uttryckligen avses i beslutet. Gallringen underlättas om gallringsbara handlingar kan avskiljas redan vid arkivläggningen. Gallringstidpunkten kan då anges på respektive volym. Gallrade handlingar ska förstöras. Sekretesskyddade handlingar ska förstöras under kontroll. Gallringsprotokoll Vid gallring bör föras ett summariskt protokoll i form av en lista över de handlingar som har gallrats ut och det eller de gallringsbeslut som man stöder sig på. Protokollet undertecknas av ansvarig tjänsteman. Aktrensning Aktrensning innebär att akten i ett ärende befrias från arbetspapper som endast är av tillfällig betydelse och som är obehövliga för förståelsen av ärendet. Det kan gälla minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift, utkast, gem, övertaliga kopior och dubbletter. Aktrensningen avser handlingar som inte kan anses vara arkivhandlingar och är inte någon gallringsåtgärd. Den ska utföras av handläggaren när ärendet är slutbehandlat, före arkivläggningen. 14
MÖLNDALS STAD Arkivbildare: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning: Vård- och omsorgsförvaltningen 8. SEKRETESSBESTÄMMELSER OCH HANTERING AV PERSONUPPGIFTER Tillämpning av sekretess på uppgifter i förvaltningens handlingar Vård- och omsorgsförvaltningen har som utgångspunkt att förvaltningens allmänna handlingar är offentliga, men att det kan förekomma sekretessbelagda uppgifter i handlingarna. Förvaltningen kan då hänvisa till Offentlighets- och sekretesslagen 26 kap. Sekretess till skydd för enskild inom socialtjänst. Om förvaltningen antar att en uppgift i en allmän handling inte får lämnas ut på grund av en bestämmelse om sekretess, får förvaltningen markera detta genom att en göra en särskild anteckning (sekretessmarkering) i handlingen. Är handlingen elektronisk kan detta även införas i handlingen eller i det datasystem där den elektroniska handlingen hanteras. Anteckningen ska ange vilken sekretessbestämmelse som tillämpas, datum då anteckningen gjordes, och att det är förvaltningen som har gjort anteckningen. Då en sekretessbelagd handling begärs ut tillämpar förvaltningen följande förfarande: - Om enstaka uppgifter omfattas av sekretess lämnas de delar ut som är offentliga. Förvaltningen maskar och säkerhetskopierar hemliga uppgifter samt anger vilken sekretessbestämmelse som är tillämplig. - Den enskilde som begär ut handlingen informeras. Personen har rätt till ett skriftligt beslut. Personuppgiftslagen Genom Personuppgiftslagen (PuL) skyddas människor från att deras integritet kränks genom behandling av personuppgifter, t.ex. genom att personuppgifter publiceras på internet. En personuppgift är en uppgift som direkt eller indirekt pekar ut en annan människa. Enligt PuL får man endast registrera sådana personuppgifter som är nödvändiga - för att myndigheten ska kunna fullfölja sina rättsliga skyldigheter - för att myndigheten ska kunna utöva sina verksamheter Se också bilaga 2, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar inom vård- och omsorgsförvaltningen. Försäljning av personuppgifter Förvaltningen har ingen rätt att sälja vidare personuppgifter. Uppgifter som förvaltningen regelbundet hämtar från/lämnar till andra samt hur och när detta sker Förvaltningen hämtar regelbundet uppgifter om avlidna och flyttade personer för kännedom om när insatser ska avslutas. Förvaltningen hämtar även regelbundet inkomstuppgifter från Försäkringskassan/Pensionsmyndigheten som underlag för debitering av avgifter för insatser enligt Socialtjänstlagen (SoL). Förvaltningen lämnar regelbundet statistikuppgifter till Statistiska Centralbyrån och Socialstyrelsen. MÖLNDALS STAD 15
Arkivbildare: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning: Vård- och omsorgsförvaltningen 9. FÖRTECKNING ÖVER HANDLINGAR I detta kapitel presenteras en förteckning över handlingar fördelade på verksamhetsområden. Om något handlingsslag saknas ska du kontakta förvaltningens arkivansvarige/arkivredogörare för att föra in detta handlingsslag i planen. Handlingar som ska diarieföras redogörs för särskilt i kapitel 6. Handlingsslag Bevara/Gallra när Databärare Registrering Sortering Anmärkning Arkivserie 9.1 Arkivredovisning Arkivförteckning, arkivbeskrivning - Visual Arkiv Utgör register Stadsarkivet ansvarar för bevarande och gallring Dokumenthanteringsplan Bevaras Papper Ja, i diariet År, diarienr Inkluderar arkivbeskrivning, beskrivning enligt OSL 4 kap 2, behandling av personuppgifter 9.2 Diarium Diarieförda handlingar Listor över årets ärenden sorterade efter initierare, diarienummer, kronologiskt Bevaras (undantag se Anmärkning) Papper Ja, diariet År, diarienr Individärenden som ej blir aktuella för ProCapita gallras efter 5 år Bevaras Papper Är register Kronologisk Skrivs ut årligen, läggs överst i första arkivboxen för respektive år Ärendekort med handlingsförteckning Bevaras Papper Är register I akten Skrivs ut när ärendet har avslutats F1 Reversal på överlämnade handlingar till stadsarkivet Bevaras Papper Ja, i diariet År, diarienr F1 Inkomna brev, fax, e-post och bilagor som hör till ärenden hos förvaltningen Bevaras Papper Ja, i diariet År, diarienr Digitala handlingar tas ut på ålderbeständigt papper. Jämför också kommunövergripande beslut KS 220 2012. Sammanställning av brukarenkäter Bevaras Ja, i diariet År, diarienr F1 Statistik Bevaras Ja, i diariet År, diarienr T.ex. till SCB F1 Handlingsslag Bevara/Gallra när Databärare Registrering Sortering Anmärkning Arkiv- F1 F1 F1 16
9.3 Handlingar som inte diarieförs Korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse Registrerade handlingar, handlingar av ringa värde som ej ges ärendestatus Vid inaktualitet Papper Nej Jämför också kommunövergripande beslut KS 220 2012. 2 år Papper, Nej Kronologisk pärm hos registrator Interna/externa cirkulär/meddelanden Vid inaktualitet Papper Nej Intern kommunikation mellan Vid inaktualitet Papper, elektroniskt Nej tjänstemän 9.4 Sammanträden, protokoll m.m. Kallelser/föredragningslistor/ärendelistor Vid inaktualitet Papper, elektroniskt Nej Vård- och omsorgsnämnden samt dess arbetsutskott Bevaras Arkivpapper Nej Kronologisk Lämnas till registrator efter protokollet har justerats Pensionärsrådet, protokoll Bevaras Arkivpapper Nej Kronologisk T.o.m. år 2010, serien avslutad därefter serie A1, A2 A3 Förvaltningsråd tom 2009-08 Bevaras Arkivpapper Nej Kronologisk Finns också på intranätet A4 Förvaltningssamverkansgrupp, FSG, fr.o.m 2009-09 Områdessamverkansgrupper, OSG 2 år Papper Nej Kronologisk Finns också på intranätet Arbetsplatsträffar 2 år Papper Nej Kronologisk Förvaras på resp. arbetsplats Ledningsgruppens mötesanteckningar Bevaras Papper Nej Kronologisk Finns också på intranätet A5 MBL-protokoll Bevaras Papper Nej Kronologisk Ingår fr.o.m. 2011 i serie A4 (FSG) A7 Mötesanteckningar från tillfälliga kommittéer/arbetsgrupper samt lokala ledningsgrupper Mötesanteckningar vid träffar VOF och intresseorganisationer 2 år Papper Nej Kronologisk Anteckningar av betydelse för verksamheten ska bevaras. 2 år Papper Nej Kronologisk Samlas i pärm hos registrator Handlingsslag Bevara/Gallra när Databärare Registrering Sortering Anmärkning Arkiv- 17
9.5 Gemensamma dokument Protokoll/slutrapporter/tjänsteskrivelser och handlingar från egna utredningar och projekt Bevaras Papper Ja, i diariet Kronologisk F1 Informationsmaterial VoF Bevaras Papper Kronologisk 2 ex av varje material av betydande karaktär samlas B5 av kommunikatör i arkivbox. Fotografier Vid inaktualitet Elektroniskt Nej Läggs i digital mapp på G:\ av kommunikatör Handlingsplaner, regler Ständig uppdatering Elektroniskt Nej Riktlinjer/styrdokument Bevaras Papper Ja, i diariet F1 Delegeringsbeslut Bevaras Papper Ja, i diariet År, diarienr. A5 9.6 Fixartjänster Tidsbokningar till fixare Vid inaktualitet Papper Nej Kronologisk Enkäter 2 år Papper Nej Kronologisk Skickas även ut till de som besökt träffpunkterna Enkätsvar 2 år Papper Nej Kronologisk 9.7 Upphandlingar Samtliga handlingar som ingår i upphandlingar som Vård- och omsorgsförvaltningen själva gör bevaras, även ej antagna anbud. I övrigt följs Stadsledningskontorets upphandlingsenhets dokumenthanteringsplan. Handlingar som gäller Vård- och Bevaras Papper Ja, i diariet År, diarienr F1 omsorgsförvaltningens egna upphandlingar 9.8 Ekonomi Förvaltningens ekonomiska redovisning sker i Agresso och den centrala ekonomiavdelningens dokumenthanteringsplan följs vad gäller gallring. Ekonomirapporter Bevaras Papper Ja, i diariet År, diarienr F1 serie Nämndens budgetförslag Bevaras Papper Ja, i diariet År, diarienr F1 Debiteringsunderlag, interna/externa 2 år Papper/elektroniskt Nej Kronologisk Handlingsslag Bevara/Gallra när Databärare Registrering Sortering Anmärkning Arkiv- 18