Datum Plats och tid Sessionssalen Nya Rådhuset kl. 09:00 12:00 Beslutande Se sidan 2 Övriga närvarande Anja Edvardsson (S), ersättare Lars Toftemar (V), ersättare Paul Svensson (SD), ersättare Åsa Björkman Holmberg, sekreterare Clas Martinsson, t.f. kommundirektör Marcus Nilsson, ekonomichef Daniel Hirvonen, ekonom 54, 57 Hans Persson, budgetchef 51, 58 Andrea Nowag, kommunekolog 51 Utses att justera Marcus Bräutigam (MP) Justeringens plats och tid Paragrafer: 47-66 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Åsa Björkman Holmberg Kent Mårtensson (S) Marcus Bräutigam (MP) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp 2015-03-31 Datum när anslaget tas ned 2015-04-22 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Nya Rådhuset i Ystad Underskrift... Åsa Björkman Holmberg 1
Beslutande Kent Mårtensson (S) ordförande Eva Bramsvik-Håkansson (C) Kristina Bendz (M) Ingrid Ek (S) Roger Jönsson (S) Cecilia Magnusson-Svärd (S) Stefan Malmberg (S) Lisbeth Karlsson (S) Jan Erlandsson (C) Henrik Plantin (M) Per-Einar Larsson (M) Marcus Bräutigam (MP) Jan-Åke Isaksson (SD) Bo Sterner (M) ersättare för Gunilla Andersson (M) Nicklas Ljungström (MP) ersättare för Hans Hulthén (FP) 2
Ärenden vid dagens sammanträde med Paragraf Ärende Diarienr Sida 47 Ändring i föredragningslistan 5 48 Redovisning av delegeringsbeslut 2015/4 6 49 Redovisning av anmälningsärenden 2015/3 7-8 50 51 52 53 Medlemskap i ICLEI - The International Council for Local Environmental Initiatives Förslag till yttrande avseende förslag till bildande av naturreservatet Fyledalen i Sjöbo, Tomelilla och Ystads kommuner dnr 511-25710-2013 Svar på Medborgarförslag om att ta bort befattningen som oppositionsråd Uppföljning av uppsiktsplikten av de kommunala bolagen 2015/22 9-10 2015/58 11-12 2014/262 13-14 2015/65 15-16 54 Återrapportering av internkontrollarbetet 2014 2015/66 17 55 56 Återrapportering av nämnder och bolagsstyrelsers åtaganden och aktiviteter Ändring i attestförteckning, Ledning o Utveckling 2015/68 18-19 2015/52 20 57 Analysmaterial för Ledning o Utveckling 2016 2015/69 21 58 Kompletteringsbudget 2015 2015/67 22-23 59 Förlängning av kommunal borgen KFUK KFUM i Ystad 2015/82 24 60 Årsredovisning 2014 för kommunen 2015/64 25 61 62 Förslag till Reglemente för revisorerna i Ystads kommun 2015 Förvaltningschefens avrapportering av intern kontroll för Ledning o Utveckling 2015/72 26-27 2015/27 28 63 Ändring i reglemente för Kulturnämnden 2015/35 29 64 Godkännande - Fokusprogram för Fokus Löderup 2015/73 30 3
65 Information 31 66 Övrigt 32 4
KS 47 Ändring i föredragningslistan beslutar På förslag från ordföranden Kent Mårtensson (S) görs följande ändring: Punkt 5 Destinationsbolaget stämmoombud, ordförande, utgår. 5
KS 48 Dnr 2015/4 Redovisning av delegeringsbeslut beslutar Redovisningen av delegeringsbesluten läggs till handlingarna. Förslag till beslut Redovisningen av delegeringsbesluten läggs till handlingarna. har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän i enlighet med kommunstyrelsens delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till kommunstyrelsen. Redovisningen innebär inte att kommunstyrelsen omprövar eller fastställer delegeringsbesluten. Däremot får kommunstyrelsen återta lämnad delegering eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som fått beslutanderätten genom att själv ta över ärenden och fatta beslut. T.f. kommundirektör: 1. Beslut om åtagande att betala undervisningskostnader för studier på Österlens Folkhögskola avtalstid 2014-12-03-2015-06-09. Kommunjurist: 3. Yttrande över förordnande som hemvärnsman. 6
KS 49 Dnr 2015/3 Redovisning av anmälningsärenden beslutar Redovisningen av anmälningsärenden läggs till handlingarna. Protokollsanteckning Marcus Bräutigam (MP) lämnar följande protokollsanteckning: Med anledning av att Miljöförbundet vid sitt möte den 9 februari 2015 godkände användning yrkesmässig spridning av bekämpningsmedel i primär zonen i Nedraby vill Miljöpartiet härmed uttrycka sin oro över detta beslut. Tidigare rapporter från SWECO har visat de jordarter som finns inom primär zonen i Nedraby vattenskyddsområde har hög genomsläpplighet vilket medför att risken för förorening bedöms vara mycket stor. Vidare har lantbrukaren i detta fall dessutom getts tillstånd att sprida bekämpningsmedel innehållande den aktiva substansen glyfosat, vilket nyligen klassades som cancerfarmkallande av WHO. Dessa faktorer sammantaget gör nu att Ystads kommuns primära vattentäkt utsätts för onödiga risker. Förslag till beslut Redovisningen av anmälningsärenden läggs till handlingarna. Länsstyrelserna 4 mars 2015: Medborgarskapsceremonier, beteckn. 851-1527-20, HID Ks 2015.472. Energimyndigheten 26 januari 2015: Beslut om ekonomiskt stöd för genomförande av projektet Energi- och klimatrådgivning 1 januari 2015-31 december 2015, dnr 214-007150, HID Ks 2015.300. Kommunerna i sydöstra Skåne: Samverkansavtal inom områdena säkerhet, risk- och krishantering - Ett gemensamt arbete för förbättrad säkerhet. Ystad-Österlenregionens miljöförbund: Protokoll 9 februari 2015 1-9, del 1, Protokoll 9 februari 2015 10-11, del 2, Protokoll 9 februari 2015 12-15, del 3, Taxa för prövning och tillsyn inom miljöbalkens område, dnr 2014.2775.11, Taxebilaga 2 - Avgiftsklasser för miljöfarlig verksamhet och hälsoskyddsverksamheter, 5 februari 2015. 7
KS 49 Dnr 2015/3 Sydskånska gymnasiet: Protokoll Direktionen 19 februari 2015 27-34. Stiftelsen Ystad-Österlens filmfond: Protokoll Stiftelsen Ystad-Österlens filmfond 23 februari 2015 50-54. Revisionen Ystads kommun: För kännedom översänd uppföljning av granskningar genomförda 2013, Ks 2015/74, Uppföljning av revisionsgranskningar genomförda år 2013, Ks 2015/74. s arbetsutskott: Protokoll 11 mars 2015, 16-23. 8
KS 50 Dnr 2015/22 Medlemskap i ICLEI - The International Council for Local Environmental Initiatives beslutar beslutar att kommunen avslutar sitt medlemskap i ICLEI. Förslag till beslut Miljöutskottet föreslår att kommunen avslutar sitt medlemskap i ICLEI. Beslutsunderlag Beslut i Kommunsstyrelsens miljöutskott 22 oktober 2014, 18, Sammanträdesprotokoll för Kommunsstyrelsens miljöutskott 28 januari 2015, 6, Tjänsteskrivelse av Miljö- och klimatstrateg, 18 februari 2015, Beslut i s miljöutskott 6 mars 2015, 12. The International Council for Local Environmental Initiatives, ICLEI är det enda nätverket av hållbara städer som verkar över hela världen. Organisationen består av över 1200 lokala myndigheter och företräder de lokala myndigheternas intressen i FN och i andra internationella, politiska forum. De underlättar också kommunernas tillgång till processer så som FNs ramkonvention för klimatförändringar och biologisk mångfald. ICLEI i Europa samarbetar med flera andra europeiska nätverk så som t ex EUkommissionen och Regionala kommittén (Committee of Regions) och är involverad i arbetet att formulera EU:s policys och strategier. Medlemmar stödjer ICLEI:s arbete såväl genom sina medelemsavgifter som genom sin erfarenhet och kreativitet i utvecklandet och implementeringen av projekt och kampanjer som syftar till att behandla de stora problemen i världen. I organisationen är medlemmarna en del av ett nätverk av likasinnade som kan dra nytta av varandras kunskaper. Fullt medlemskap i ICEI erbjuds till lokala myndigheter och sammanslutningar av lokala myndigheter. Fullvärdiga medlemmar har möjligheten att vara med i processen att välja ICLEI:s exekutiva kommitté, granska ICLEI:s stadgar och upprätta policyriktlinjer för organisationen. Medlemmar få ta del av ICLEI:s tryckta nyhetsbrev som ges ut 2 ggr/ år ICLEI:s digitala nyhetsbrev som kommer 1 ggr/ månad 9
KS 50 Dnr 2015/22 Genom ett medlemskap är man bland de första att få förfrågan om olika projekt för att testa eller utveckla hållbarhetsmetoder och verktyg. ICLEI tillhandahåller en plattform inom vilken projektaktiviteter och resultat kan visas upp samt hjälper till att sprida projektframgångar i sina egna informationskanaler. Resultaten av projekten testas av små grupper av lokala myndigheter. Genom att organisera evenemang och tillfällen för informationsutbyte, så sprids kunskapen från pilotprojekten som på så sätt kan skalas upp. Genom ett medlemskap kan kommuner även dra nytta av den breda kunskap och expertis som finns på ICLEI:s Europa-kontor. ICLEI erbjuder olika konsulttjänster för att utveckla lokala hållbarhetsstrategier, men även specialistråd för att implementera Ålborgåtagandena, hållbar upphandling, lokala åtgärder för vatten och biodiversitet samt för begränsning av och anpassning till klimatförändringar. Genom ett medlemskap har kommuner också företräde till ICLEI:s evenemang där ICLEI-medlemmar har möjlighet att visa upp sina aktiviteter, utbyta erfarenheter, utforska nya tillvägagångssätt tillsammans, diskutera kritiska utmaningar och ta lärdom av goda exempel. Ystads kommuns medlemskap i ICLEI kostar årligen 600 Euros. Informationen som skickas ut är oftast ställd till chefer, kommunalråd och höga tjänstemän och omfattar inbjudningar till stora internationella sammankomster eller projektinbjudningar. Det är fullt möjligt att vara passiv medlem i organisationen, men kommunen bör överväga vem som fortsättningsvis ska vara mottagare av informationen från ICLEI då avdelningen för strategiskt miljöarbete anser att den i första hand riktar sig till ledande tjänstemän inom kommunens organisation. Förvaltningens förslag till beslut Avdelningen för strategiskt miljöarbete föreslår att miljöutskottet beslutar att kommunen ska fortsätta vara medlemmar i ICLEI samt att de ser över vem som fortsättningsvis ska vara mottagare av den information som kommer från organisationen. Förslag till beslut under Miljöutskottets sammanträde Förslag att kommunen avslutar sitt medlemskap i ICLEI. Beslut skickas till: Miljö- och klimatstrateg Mona Ohlsson Skoog 10
KS 51 Dnr 2015/58 Förslag till yttrande avseende förslag till bildande av naturreservatet Fyledalen i Sjöbo, Tomelilla och Ystads kommuner dnr 511-25710-2013 beslutar beslutar att yttra sig i enlighet med kommunekologens tjänsteskrivelse den 25 februari 2015. Förslag till beslut Miljöutskottet föreslår att besluta om yttrande i enlighet med tjänsteskrivelsen. Beslutsunderlag Förslag till bildande av naturreservatet Fyledalen i Tomelilla, Ystad och Sjöbo kommuner inklusive kartor, fastighetsförteckning och konsekvensutredning, dnr 511 25710 2013, Tjänsteskrivelse av kommunekologen, 25 februari 2015, Beslut s miljöutskott 6 mars 2015, 11. Länsstyrelsen Skåne har gett Ystads kommun möjlighet att komma in med yttrande angående förslag till bildande av naturreservatet Fyledalen i Sjöbo, Tomelilla och Ystads kommuner. I Ystads kommuns översiktsplan är det aktuella området markerat som skog på markanvändnings-kartan. Ett mindre område är markerat som täkt. Inom området ligger även Tomelilla kommuns grundvattentäkt Stenby vars skyddsområde delvis ligger inom Ystads kommun. Reservatet omfattar 912 hektar och utgörs i princip av de två Natura 2000-områdena Nyvångsskogen och Fyledalen som beslutades 2005. Syftet med reservatet är att bevara den biologiska mångfalden, vårda och bevara värdefulla naturmiljöer, tillgodose områden för friluftslivet samt att skydda, återställa eller nyskapa värdefulla naturmiljöer eller livsmiljöer för skyddsvärda arter. Syftet ska bland annat uppnås genom att lövskog i en stor del av området lämnas fritt från ekonomiskt skogsbruk, det utförs insatser för att återskapa ett naturligt vattenflöde i Fyleån och genom att ordna angöringspunkter och anläggningar för att kanalisera besökare. Det föreslås 14 föreskrifter (A-föreskrifter) om inskränkningar i markägares och annan sakägares rätt att förfoga över fastigheter inom reservatet. För nästan varje A-föreskrift finns preciserade undantag. 11
KS 51 Dnr 2015/58 Det föreslås 7 föreskrifter (B-föreskrifter) om markägares och annan sakägares skyldighet att tåla visst intrång och det föreslås även 13 ordningsföreskrifter (C-föreskrifter) för allmänheten. Även för C-föreskrifter finns undantag. Det finns även generella undantag från A- och C-föreskrifter för drift och underhåll av t ex ledningar och grundvattentäkten. Genom reservatsbeslutet begränsas möjligheten att cykla och rida inom området eftersom det kommer att vara förbjudet att cykla och rida annat än på befintliga vägar. Fyledalen är kärnområde för den störningskänsliga kronhjorten (nominatrasen) och häckningsplats för hotade rovfåglar. Cykling och ridning utanför befintligt vägnät skulle kunna påverka dessa arter negativt. Ystads kommun har följande synpunkter angående A-föreskrifterna och undantagen: Föreskriften A 10 det är förbjudet att utfodra vilt inom de områden som är markerade på bilaga 2 bör förtydligas med t ex hur dessa områden är markerade (prickar) eller hur området anges (naturskog) på bilaga 2. Föreskriften A3 anger att det är förbjudet att uppföra ny byggnad eller annan anläggning såsom t ex mast och vindkraftverk. Under undantag anges att A3 gäller ej för jakttorn som ej är fasta anläggningar. Eftersom undantaget innehåller två ej kan det bli oklart vad som menas. Föreskriften A11 anger att det är förbjudet att omföra jordbruksmark eller förut icke skogbärande mark till skogsmark. Föreskriften har inget undantag. Föreskriften A12 anger att det är förbjudet att så eller plantera träd, buskar eller andra växter. För föreskrift A12 finns ett undantag: A12 gäller ej plantering av träd för skogsproduktion på mark som är markerat som ekonomiskt skogsbruk eller åkermark på bilaga 2. Föreskriften A11 och undantaget för A12 står i motsats till varandra och det blir oklart vad som egentligen gäller. I övrigt är Ystads kommun positiv till förslaget om bildande av naturreservatet Fyledalen. Förslag till beslut under sammanträdet Nicklas Ljungström (MP) föreslår bifall till yttrandet. Beslut skickas till: Länsstyrelsen Skåne, Miljöavdelningen, 205 15 Malmö, exp-miljo.skane@lansstyrelsen.se 12
KS 52 Dnr 2014/262 Svar på Medborgarförslag om att ta bort befattningen som oppositionsråd beslutar avslår medborgarförslaget. Protokollsanteckningar Jan-Åke Isaksson (SD) lämnar följande protokollsanteckning: Oppositionsrådsposten skall delas procentuellt mellan de olika blocken i opposition utifrån deras storlek. Eva Bramsvik-Håkansson (C) lämnar följande protokollsanteckning: Centerpartiet anser att medborgarförslaget pekar på oppositionens komplexitet och vill hänvisa frågan till partiöverläggningen. Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår att avslå medborgarförslaget. Beslutsunderlag Medborgarförslag om att ta bort befattningen som oppositionsråd, HID Ks 2014.443, Beslut Kommunfullmäktige 20 november 2014, 139, Beslut 25 augusti 2010, 103, Kanslichefens tjänsteskrivelse 23 februari 2015, Beslut s arbetsutskott 11 mars 2015, 19. Förslagsställaren föreslår att kommunen tar bort befattningen som oppositionsråd för att spara närmare en miljon kronor per år. Kommunledningen har givit omfattande sparkrav till organisationen och det är rimligt att även granska den politiska organisationens kostnader. Om en person redan innehar befattningen då ett sådant beslut tas kan tidpunkten för befattningens upphörande läggas fram ett år i tiden. Detta ger tillräcklig tid för omställning till annan verksamhet för denna person. Dessutom föreslås att förslaget kommer till behandling i nära anslutning till att övrig politisk organisation fastställs efter valet i september. Kommunfullmäktige har 20 november 2014 överlåtit till kommunstyrelsen att fatta beslut i ärendet. Ledning och Utvecklings förslag till beslut beslutar att avslå medborgarförslaget. 13
KS 52 Dnr 2014/262 Förslag till beslut under Arbetsutskottets sammanträde Eva Bramsvik-Håkansson (C) meddelar att frågan kommer att tas upp vid partiöverläggningar inför nästa mandatperiod. Protokollsanteckning Eva Bramsvik-Håkansson (C) lämnar följande protokollsanteckning: Centerpartiet anser att medborgarförslaget pekar på oppositionens komplexitet och vill hänvisa frågan till partiöverläggningen. Förslag till beslut under s sammanträde Jan-Åke Isaksson (SD) begär ajournering. tar en paus kl. 9:20 och fortsätter sammanträdet kl. 9:30. Jan-Åke Isaksson (SD) föreslår avslag på medborgarförslaget och lämnar en protokollsanteckning. Eva Bramsvik-Håkansson (C) lämnar en protokollsanteckning. Beslut skickas till: Förslagsställaren 14
KS 53 Dnr 2015/65 Uppföljning av uppsiktsplikten av de kommunala bolagen beslutar fastställer att bolagens respektive verksamheter har varit förenliga med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet överlämnas till kommunfullmäktige. Ordförandens förslag till beslut fastställer att bolagens respektive verksamheter har varit förenliga med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet överlämnas till kommunfullmäktige. Kommunallagens bestämmelser om kommunstyrelsens uppsiktsplikt har kompletterats med två nya bestämmelser, 6 kap. 1a och 6 kap 1b, vilka trädde i kraft den 1 januari 2013. Ändringarna har medfört att kommunstyrelsen ska i årliga beslut pröva om den verksamhet som kommunala bolag har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenligt med det fastställda kommunala ändamålet, och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. ska lämna förslag till kommunfullmäktige om nödvändiga åtgärder om kommunstyrelsen vid sin årliga prövning ser att bolaget inte bedriver verksamhet som överensstämmer med ändamålet och/eller inte följer de kommunala principer som gäller för bolagets verksamhet. har i samband med tertialuppföljningar och i samband med bokslut/årsredovisning följt upp de kommunala bolagens verksamhet. Moderbolaget Ytornet AB har dessutom löpande under året haft dialogmöten med dotterbolagen för avstämning av bolagens verksamhet och ekonomi, enligt en fastställd dagordning. Lekmannarevisorerna har, med hjälp av EY, genomfört en granskning av bolagsordningar, efterlevnad av ägardirektiv och målstyrningsarbete. kan därvid konstatera att samtliga kommunala bolags respektive verksamheter har varit förenliga med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. 15
KS 53 Dnr 2015/65 Förslag till beslut under sammanträdet Marcus Bräutigam (MP) ställer sig frågande till tidpunkten för behandlingen av uppföljningen och föreslår återremiss. Kristina Bendz (M) föreslår bifall. Beslutsgång Ordföranden frågar om ärendet ska avgöras idag och finner att kommunstyrelsen beslutar avgöra ärendet idag. Beslut skickas till: Ekonomichefen Marcus Nilsson Kommunfullmäktige 16
KS 54 Dnr 2015/66 Återrapportering av internkontrollarbetet 2014 beslutar beslutar godkänna framlagd rapport kring internkontrollarbetet samt överlämna kontrollrapporten till kommunens revisorer. Förslag till beslut beslutar att godkänna framlagd rapport kring internkontrollarbetet samt att överlämna kontrollrapporten till kommunens revisorer. Beslutsunderlag Rapport Intern kontroll 2014, 16 mars 2014. Enligt antaget reglemente för intern kontroll i Ystads kommun ska respektive nämnd och bolagsstyrelse följa upp den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde utifrån fastställd kontrollplan. Nämnder och bolagsstyrelser ska senast i samband med årsanalysens upprättande, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. ska med utgångspunkt från nämndernas och bolagsstyrelsernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Rapportering ska också ske till kommunens revisorer. Ekonomiavdelningen har granskat nämndernas och bolagens inlämnade rapporter avseende 2014 års interna kontrollarbete. En samlad bedömning har gjorts av förvaltningarnas och bolagens arbete. Beslut skickas till: Kommunens revisorer 17
KS 55 Dnr 2015/68 Återrapportering av nämnder och bolagsstyrelsers åtaganden och aktiviteter beslutar beslutar godkänna redovisningen av återrapporteringen. Deltar inte i beslutet Kristina Bendz (M), Henrik Plantin (M), Per-Einar Larsson (M) och Bo Sterner (M). Marcus Bräutigam (MP) och Nicklas Ljungström (MP). Beslutsunderlag Beslutade åtaganden och aktiviteter från nämnder och bolagsstyrelser, bilagor Mål för Ystads kommun i Årsbudget 2015, Kommunfullmäktige 20 november 2014, 151. Kommunfullmäktige har 20 november 2014 fattat beslut om budget 2015 med flerårsplan 2016-2018. I budgeten ingår de fem kärnområdena tillväxt, kultur, utbildning, vård och omsorg, miljö samt finansiella mål för ekonomi i balans. Kärnområdena innehåller övergripande strategiska mål, strategiska mål och processmål, vilka utgår ifrån den övergripande Vision 2030. De övergripande och strategiska målen samt processmålen ska visa vad som ska uppnås under mandatperioden. Nämnderna och styrelserna för förvaltningarna och dotterbolagen har sedan brutit ned de relevanta och övergripande strategiska målen, strategiska målen och processmålen till årliga åtaganden och aktiviteter. Sammanställningar över åtaganden och aktiviteter har återrapporterats till kommunstyrelsen för att en samlad bedömning ska kunna göras om modellen fungerar som tänkt och om korrigerande åtgärder behöver vidtas. Nämnder och styrelser ska vidare rapportera sina resultat tre gånger per år (vid T1, T2 och i årsredovisningen) till kommunfullmäktige. Då mätresultatet väsentligen avviker från målen ska en analys genomföras. Genomlysning ska genomföras av processen/aktiviteten som förväntas leda till målet. Analysen och av nämnden upprättad åtgärdsplan ska redovisas till kommunstyrelsen. Dotterbolagen lämnar analys och åtgärdsplan till Ytornet AB. I samband med kommunstyrelsens dialogmöten med nämnderna och Ytornet AB:s dialogmöten med dotterbolagen ska åtaganden och aktiviteter stämmas av och måluppfyllelsen redovisas. 18
KS 55 Dnr 2015/68 Förslag till beslut under sammanträdet Kristina Bendz (M) meddelar att Moderaterna inte deltar i beslutet. Nicklas Ljungström (MP) meddelar att Miljöpartiet inte deltar i beslutet. Beslut skickas till: Ekonomichef Marcus Nilsson 19
KS 56 Dnr 2015/52 Ändring i attestförteckning, Ledning o Utveckling beslutar beslutar anta ändringarna i attestförteckningen för Ledning och Utveckling. Förslag till beslut Ändringarna i attestförteckningen för Ledning och Utveckling föreslås antas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse av ekonom Daniel Hirvonen, 11 mars 2015, Ändring attestförteckning Ledning o Utveckling från och med 25 mars 2015. Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta vad gäller prestation, bokföringsunderlag, betalningsvillkor, bokföringstidpunkt, kontering och beslut. Kommunfullmäktige fastställer attestreglementet och ansvarar för övergripande uppföljning och utvärdering. Ekonomiavdelningen ansvarar för att vid behov ta initiativ till förändring av reglementet med tillämpningsanvisningar. Kommunens nämnder ansvarar bland annat för beslut om attestanter och ersättare inom sitt verksamhetsområde samt beloppsnivåer minst en gång per år. Nämnden ansvarar för att attestförteckningen hålls aktuell. Med anledning av Kommunfullmäktiges beslut den 19 juni 2014 om ett nytt attestreglemente behöver attester för Ledning o Utveckling fastställas av nämnden. Befogenheter, ansvar och skyldigheter för attestanter framgår av attestreglemente som antogs av Kommunfullmäktige den 19 juni. Bifogad attestförteckning innehåller ändringar som föreslås börjar gälla från och med den 25 mars 2015. Beslut skickas till: Ekonom Daniel Hirvonen 20
KS 57 Dnr 2015/69 Analysmaterial för Ledning o Utveckling 2016 beslutar godkänner redovisat budgetmaterial för Ledning o Utveckling till analysdagarna 26-27 mars 2015. Förslag till beslut ställer sig bakom budgetmaterialet för Ledning o Utveckling till analysdagarna 26-27 mars. Beslutsunderlag Förslag till material för Ledning o Utveckling till analysdagarna 26-27 mars. Budgetberedningen håller analysdagar den 26-27 mars. Respektive förvaltningschef ska, med biträde av ansvarig ekonom, presentara förvaltningens verksamhet med fokus på år 2015-2019 samt lämna in förslag på drift- och investeringsbudget. Beslut skickas till: Ekonom Daniel Hirvonen 21
KS 58 Dnr 2015/67 Kompletteringsbudget 2015 föreslår Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att: öka driftbudgeten med: 252 tkr för förebyggande insatser för barn och unga, för kommunstyrelsen 1 051 tkr för socialnämnden 123 tkr för revisionen minska driftbudgeten med: 300 tkr för kulturnämnden öka nettoinvesteringarna med: 183 218 tkr som finansieras genom nyupplåning av motsvarande belopp. Sammanlagt blir ökningen av driftbudgeten 1 126 tkr som finansieras genom förändring av eget kapital. Efter justeringarna ovan blir förändringen av eget kapital 7 274 tkr för 2015. Deltar inte i beslutet Kristina Bendz (M), Henrik Plantin (M), Per-Einar Larsson (M) och Bo Sterner (M). Nicklas Ljungström (MP), Marcus Bräutigam (MP), Jan-Åke Isaksson (SD). Ordförandens förslag till Kommunfullmäktige beslutar att: öka driftbudgeten med: 252 tkr för förebyggande insatser för barn och unga, för kommunstyrelsen 1 051 tkr för socialnämnden 123 tkr för revisionen minska driftbudgeten med: 300 tkr för kulturnämnden öka nettoinvesteringarna med: 183 218 tkr som finansieras genom nyupplåning av motsvarande belopp. Sammanlagt blir ökningen av driftbudgeten 1 126 tkr som finansieras genom förändring av eget kapital. Efter justeringarna ovan blir förändringen av eget kapital 7 274 tkr för 2015. 22
KS 58 Dnr 2015/67 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelser och beslut i nämnderna. Enligt beslutade ekonomistyrprinciper får nämnderna ta med sig påverkbara överskott och ska ta med påverkbara underskott till nästkommande år. Normalt medges inte överföring av ett högre belopp än förra årets resultat. Medlen som överförs mellan åren får inte användas så att detta innebär en permanent höjd kostnadsnivå till exempel tillsvidareanställning av personal. Ekonomiavdelningen har översänt anvisningar för kompletteringsbudget 2015 till nämnderna som har lämnat förslag på budgetjusteringar mellan 2014 och 2015. Det budgeterade överskottet för år 2015 är endast 8 400 tkr, vilket begränsar möjligheterna att fördela ytterligare medel då kommunen måste ha ett budgeterat överskott. Samtidigt har skatteprognoserna visat på att de inte kommer att nå upp till de belopp som finns i budgetbeslutet för år 2015. Nämnderna begär ombudgetering med totalt 3 974 tkr avseende driftbudgeten. Efter ekonomiavdelningens analys och avstämning enligt gällande praxis har genomgång skett med kommunstyrelsens ordförande. Efter genomgång föreslår kommunstyrelsens ordförande att 1 126 tkr ombudgeteras till år 2015. För investeringar begär nämnderna ombudgetering med totalt 202 174 tkr. Förslaget är att 183 218 tkr godkänns för ombudgetering. Förslag till beslut under sammanträdet Kristina Bendz (M) Moderaterna deltar inte i dagens beslut utan återkommer i fullmäktige. Nicklas Ljungström (MP) Miljöpartiet deltar inte i dagens beslut. Jan-Åke Isaksson (SD) deltar inte i dagens beslut. Beslut skickas till: Kommunfullmäktige 23
KS 59 Dnr 2015/82 Förlängning av kommunal borgen KFUK KFUM i Ystad föreslår Kommunfullmäktige beslutar föreslå Kommunfullmäktige bevilja KFUK KFUM kommunal borgen på 200 000 kr. Förslag till beslut beslutar föreslå kommunfullmäktige att bevilja KFUK KFUM kommunal borgen på 200 000 kr. Beslutsunderlag Beslut om kommunal borgen för KFUK KFUM i Ystad, 16 september 2004, 136 Kommunfullmäktige beviljade 16 september 2004 kommunal borgen på 200 000 kr för föreningen KFUK KFUM, i samband med förvärv av fastigheten Simrishamn 1 på Regementsområdet. 10-årsperioden för borgensåtagandet har löpt ut och nytt beslut behöver fattas kring förlängning. Beslut skickas till: Kommunfullmäktige 24
KS 60 Dnr 2015/64 Årsredovisning 2014 för kommunen föreslår Kommunfullmäktige föreslår Kommunfullmäktige godkänna årsredovisningen för år 2014. Lednings o Utvecklings förslag till beslut föreslår Kommunfullmäktige att godkänna årsredovisningen för år 2014. Beslutsunderlag Årsredovisning 2014. Ledning o Utveckling, ekonomiavdelningen har upprättat årsredovisning för 2014. I årsredovisningen redovisas driftbudgeten på den anslagsnivå som respektive nämnd är ansvarig för inför kommunfullmäktige. Beträffande investeringar redovisas endast större projekt. I årsredovisningen finns förutom förvaltningsberättelse för hela kommunen, en kort verksamhetsbeskrivning för varje förvaltning. Denna är utarbetad och antagen av respektive nämnd. Ekonomiavdelningen har dock i vissa fall gjort smärre redaktionella ändringar i materialet. I årsredovisningen ingår också en sammanställd redovisning för koncernen Ystads kommun. Denna visar förutom kommunen även intressen i hel- och delägda bolag som vart och ett är av väsentlig storlek. Sydskånska Gymnasieförbundet, Sydöstra Skånes Räddningstjänstförbund och Ystad Österlenregionens miljöförbund ingår också i redovisningen. Förslag till beslut under sammanträdet Kristina Bendz (M) föreslår bifall. Beslut skickas till: Kommunfullmäktige 25
KS 61 Dnr 2015/72 Förslag till Reglemente för revisorerna i Ystads kommun föreslår Kommunfullmäktige föreslår Kommunfullmäktige anta förslaget till nytt revisionsreglemente. Förslag till beslut föreslår att kommunfullmäktige antar förslaget till nytt revisionsreglemente. Beslutsunderlag Ledning o Utvecklings tjänsteskrivelse den 11 mars 2015, Revisionskollegiets förslag till nytt revisionsreglemente den 25 februari 2015, Gällande revisionsreglemente, Sveriges kommuner och landstings PM den 19 september 2015 med underlag för revisionsreglemente. Fullmäktige får meddela närmare föreskrifter om revisionen. Det framgår av 9 kap, 18 kommunallagen (KL). Det sker i allmänhet genom att fullmäktige antar ett revisionsreglemente. Ett sådant kompletterar lagstiftningens reglering kring revisionen med lokala föreskrifter om hur revisionen ska organiseras, förvaltas, bedrivas och så vidare. Revisionsreglementet har inte ändrats sedan den 20 juni 2007. Revisionskollegiets förslag till nytt reglemente innehåller förutom vissa redaktionella ändringar (vilka markerats i det bilagda förslaget) följande ändringar Förutsättningarna för revisorernas arbete gentemot kommunalförbunden och de finansiella samordningsförbunden görs tydlig, Reglementet anger att revisorerna arbetar samfällt med hela granskningsuppdraget, det vill säga att det inte är fråga om någon delning av revisionsuppdraget, Reglementet anger att revisionsuppdraget pågår under hela mandatperioden fram tills ansvarsprövningen det femte året då ansvaret för mandatperiodens sista år prövas, detta innebär att två revisionskollegier kommer att arbeta under mandatperiodens första månader, Reglementet anger att revisionens ordförande ska hämtas ur den icke styrande minoriteten i fullmäktige, Kostnadsfördelningen gentemot kommunalförbunden och de kommunala bolagen anges direkt i revisionsreglementet 26
KS 61 Dnr 2015/72 Förslag till beslut under sammanträdet Kristina Bendz (M) och Henrik Plantin föreslår bifall. Beslut skickas till: Kommunfullmäktige 27
KS 62 Dnr 2015/27 Förvaltningschefens avrapportering av intern kontroll för Ledning o Utveckling beslutar beslutar lägga förvaltningschefens rapport med godkännande till handlingarna. Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår att lägga förvaltningschefens rapport med godkännande till handlingarna. Beslutsunderlag Förvaltningschefens rapport av intern kontroll, Kontrollrapporter för enskild rutin, Internkontrollplan för Ledning o Utveckling 2014, Risk- och väsentlighetsanalys för Ledning o Utveckling 2014 Beslut s arbetsutskott 11 mars 2015, 20. Enligt reglemente för intern kontroll i Ystads kommun med tillhörande tillämpningsanvisningar ska uppföljning av internkontrollplan rapporteras till nämnd oavsett utfall. Vid upptäckta brister ska förslag lämnas på åtgärder för att förbättra processen. Förvaltningschefen för Ledning o Utveckling har upprättat rapport med utgångspunkt från de kontrollansvarigas rapporter för enskild rutin. Ledning och Utvecklings förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår att lägga förvaltningschefens rapport med godkännande till handlingarna. Beslut skickas till: T.f. kommundirektör Clas Martinsson Ekonomichef Marcus Nilsson 28
KS 63 Dnr 2015/35 Ändring i reglemente för Kulturnämnden föreslår Kommunfullmäktige föreslår Kommunfullmäktige besluta att justera reglementet för Kulturnämnden under Kulturnämndens uppgifter till följande lydelse: Fullgöra kommunens uppgifter inom biblioteksområdet enligt bibliotekslagen (2013:801) och därtill hörande bestämmelser. Förslag till beslut föreslår Kommunfullmäktige besluta att justera reglementet för Kulturnämnden under Kulturnämndens uppgifter till följande lydelse: Fullgöra kommunens uppgifter inom biblioteksområdet enligt bibliotekslagen (2013:801) och därtill hörande bestämmelser. Beslutsunderlag Kulturnämndens beslut 27 januari 2015, 1, Reglemente för Kulturnämnden antaget av Kommunfullmäktige 16 december 2010, 178, Beslut s arbetsutskott 11 mars 2015, 21. Kulturnämnden föreslår Kommunfullmäktige besluta att justera reglementet för Kulturnämnden under Kulturnämndens uppgifter till följande lydelse: - Fullgöra kommunens uppgifter inom biblioteksområdet enligt bibliotekslagen (2013:801) och därtill hörande bestämmelser Det finns en ny bibliotekslag och skolbiblioteken regleras numera i skollagen. I reglementet för Barn- och utbildningsnämnden anges att Barn- och Utbildningsnämnden fullgör kommunens uppgifter enligt skollagen. Därmed behöver reglementet för Barn- och Utbildningsnämnden inte ändras. Förslag till beslut under sammanträdet Kristina Bendz (M) föreslår bifall. Beslut skickas till: Kommunfullmäktige 29
KS 64 Dnr 2015/73 Godkännande - Fokusprogram för Fokus Löderup föreslår Kommunfullmäktige föreslår kommunfullmäktige besluta att fokusprogrammet för Löderup är ett underlag för fortsatt utveckling av Löderup och att det ligger till grund för kommunens budgetarbete. Förslag till beslut föreslår kommunfullmäktige besluta att fokusprogrammet för Löderup är ett underlag för fortsatt utveckling av Löderup och att det ligger till grund för kommunens budgetarbete. Beslutsunderlag Planarkitektens tjänsteskrivelse 10 februari 2015, HID Ks 2015.372, Fokus Löderup, fokusprogram, HID Ks 2015.371, Beslut i Samhällsbyggnadsnämnden 18 februari 2015, 24, HID Ks 2015.370 Beslut i s arbetsutskott 11 mars 2015, 22. Under hösten 2014 har fokus på byarna genomförts i Löderup i dialog mellan tjänstemän, politiker och bybor. Dialogen har dokumenterats i ett fokusprogram med en lista över förslag på åtgärder i byn. Fokusprogrammet föreslås ligga till grund för fortsatt utveckling av Löderup, samt ligga till grund för kommunens budgetarbete. Tre åtgärder föreslås lyftas från åtgärdslistan i fokusprogrammet för Löderup under 2015 och medel föreslås avsättas från 2015 års projektbudget för Fokus på byarna: Röjning av kommunal mark vid entrén till Löderup i söder, cirka 30 50 000 kr Inleda arbetet med att öka trivsel och tillgänglighet till rekreationsområdet i söder, cirka 150 000 kr Ystads kommun ska under 2015 bjuda in till dialog med Trafikverket respektive Löderups lokalförening angående utformning av Storgatan och Fabriksgatan Nästa by som föreslås inom projektet Fokus på byarna är Glemmingebro. Förslag till beslut under sammanträdet Jan-Åke Isaksson (SD) föreslår bifall. Beslut skickas till: Kommunfullmäktige 30
KS 65 Information beslutar Kristina Bendz (M) informerar från Region Skånes konferens om Planera för cykeln i småstaden vägledning och inspiration för mindre tätorter i Skåne. 31
KS 66 Dnr Dnr Övrigt beslutar godkänner informationen. Ordföranden informerar från Sveriges Kommuner och Landsting förbundsstämma. Ordföranden ber ledamöter och ersättare i att boka den 27 maj sen eftermiddag för ett studiebesök på Ystad Studios. Marcus Nilsson, ekonomichef, meddelar att han tackat ja till en tjänst som ekonomichef i Lomma kommun. Sista arbetsdag är den 26 juni 2015. Clas Martinsson, t.f. kommundirektör, informerar från två företagsbesök den 24 mars. 32