1. Allmänt Syfte... 1 2. Riskanalys... 1 3. Syfte med rörlig ersättning till anställda... 1 4. Styrning... 2 4.1. s ansvar... 2 4.2. Ersättningsutskott Särskilt ansvarig styrelseledamot... 2 5. Målsättning... 2 6. Särskilt reglerad personal... 2 6.1. Anställda i den verkställande ledningen ledningsgruppen... 2 6.2. Anställda med kontrollfunktionsansvar... 3 6.3. Anställda som är risktagare... 3 7. Rörlig ersättning... 3 7.1. Beslut... 3 7.2. Resultatbedömning och riskjustering... 3 7.3. Kriterier... 3 7.4. Balans mellan fast och rörlig ersättning... 3 7.5. Rörlig ersättning till Särskilt reglerad personal... 4 8. Övrigt... 4 8.1. Avgångsvederlag... 4 9. Uppföljning och kontroll... 4 10. Information till anställda... 4 11. Offentliggörande av ersättningar... 4 Bilaga 1 Riskanalys avseende bankens... 6 Bilaga 2 Resultatandelsmål 2014... 9 1. Allmänt Syfte Syftet med denna policy är att styrelsen i Sparbanken Tanum (nedan kallad Banken) ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i Banken samt särskilt hur styrelsen ska styra, analysera, mäta, rapportera och ha kontroll över de risker som rörliga ersättningssystem kan medföra för banken, direkt (ekonomisk skada) eller indirekt (allmänhetens förtroende). 2. Riskanalys Denna policy grundar sig på den riskanalys styrelsen genomfört. Se bilaga 1. 3. Syfte med rörlig ersättning till anställda Bankens verksamhet utförs av anställda tjänstemän som kan ha rörlig ersättning utöver lön. Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av banken uppsatta mål. Målen kan vara finansiella och/eller operationella 1
och/eller av annan art såsom t.ex. att ha en låg riskprofil. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar bankens långsiktiga huvudmålsättning enligt punkt 5 nedan. Alla ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga och syfta till, dels anställdas motivation, dels vara långsiktigt värdeskapande, dels innebära en väl avvägd risknivå för banken. 4. Styrning 4.1. s ansvar har det övergripande ansvaret för ersättningsfrågor i Banken. är också operativt ansvarig för de ersättningar som betalas ut till VD och vice VD. Det åligger även styrelsen att besluta om åtgärder för att följa upp tillämpningen av denna ersättningspolicy. 4.2. Ersättningsutskott Särskilt ansvarig styrelseledamot Inom styrelsen ska finnas ett ersättningsutskott en särskilt ansvarig styrelseledamot för ersättningsfrågor till anställda. Denna funktion person ska ha tillräcklig kunskap om och erfarenhet av riskbedömning analys för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Funktionen Ansvarig styrelseledamot bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i banken och rapporterar till styrelsen. Anställd i banken som tillika ingår i styrelsen får inte inneha denna funktion. Ersättningsutskottet består av: Marianne Nordmark, Torgny Bogärde och Håkan Pettersson. Särskilt ansvarig styrelseledamot är Marianne Nordmark. Personalansvarig ska biträda Ersättningsutskottet den särskilt ansvarige styrelseledamoten vid dess sitt arbete enligt ovan. 5. Målsättning Bankens huvudmålsättning är att bedriva en lönsam verksamhet där banken är både väl kapitaliserad och likvid att möta förutsedda och oförutsedda händelser. Ett rörligt ersättningssystem är en del för att uppnå denna målsättning. Nivån på rörliga ersättningssystem ska uppfattas som sund och rimlig, det får aldrig äventyra bankens möjligheter att fullgöra sina förpliktelser varken på kort eller lång sikt. 6. Särskilt reglerad personal Banken har, med utgångspunkt från genomförd riskanalys, bedömt vilka av bankens anställda som ska utgöra särskilt reglerad personal och som därigenom kan omfattas av särskilda begränsningar i ersättningshänseende. 6.1. Anställda i den verkställande ledningen ledningsgruppen VD 2
vice VD/Administrativ chef Marknadsansvarig Rörelsechef Kreditchef Compliance 6.2. Anställda med kontrollfunktionsansvar VD Administrativ chef Compliance Kreditchef 6.3. Anställda som är risktagare Ledningsgruppen VD Vice VD Rörelsechef Compliance Kreditchef Kapitalförvaltningskommittén (VD, vice VD och Cecilia Lagrell placeringsrådgivare) 7. Rörlig ersättning 7.1. Beslut Bankens styrelse beslutar om eventuella rörliga ersättningssystem till anställda samt tak för resultatandelsbonus. 7.2. Resultatbedömning och riskjustering Ett beslut om att anställda i Banken ska erhålla rörlig ersättning skall grunda sig på en bedömning av riskjusterat vinstmått, varvid följande faktorer skall beaktas: Nuvarande risker Framtida risker Faktiska kostnader för hållande av kapital och likviditet 7.3. Kriterier Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till på i förhand bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Resultatandelsbonus skall även innehålla ett tak. Kriterierna för Rörliga ersättningar ska bestämmas enligt bilaga 2. 7.4. Balans mellan fast och rörlig ersättning Om Ersättningen innefattar en rörlig del skall det finnas en lämplig balans mellan den fasta och rörliga delen. Principen skall vara att det är den fasta delen av lönen som 3
är den primära Ersättningen medan den Rörliga ersättningen är den sekundära. Den Rörliga ersättningen ska således kunna bestämmas till noll. 7.5. Rörlig ersättning till Särskilt reglerad personal Rörlig ersättning utgår inte till VD eller vice VD. Övriga anställda i gruppen Särskilt reglerad personal kan ha Rörlig ersättning i form av resultatandelsbonus där merparten av utbetalningen sker i form av avsättning till Stiftelsen Guldeken. Till stiftelsen överlämnade medel bildar en gemensam fond i vilken respektive anställd äger en mot anställnings- och tjänstgöringstid svarande individuell andel. Utbetalning av resultatandel ur Guldeken sker tidigast efter fem års fondering. Anställda i kontrollfunktioner omfattas också av avsättningar till resultatandelsstiftelse vilket är rimligt då sådana ersättningssystem syftar till långsiktigt värdeskapande, har en väl avvägd risknivå för banken samt aldrig får innebära att bankens långsiktiga huvudmålsättning äventyras. 8. Övrigt 8.1. Avgångsvederlag Ersättning som utgår till anställd i samband med att anställning upphör skall stå i relation till den anställdes prestationer under anställningstiden samt beräknas så att den inte belönar osunt risktagande. 9. Uppföljning och kontroll VD ska redovisa måluppfyllelsen av bankens ersättningssystem till. den särskilt ansvarige styrelseledamoten. Compliance skall årligen kontrollera efterlevnaden av denna ersättningspolicy. 10. Information till anställda VD informerar bankens anställda om rörlig ersättning vid personalmöten. Där preciseras mål och kriterier för rörlig ersättning samt grund för eventuell utbetalning. Information beträffande kriterier som styr respektive anställds fasta ersättning i banken och bedömning av personligt resultat sker genom dialog mellan lönesättande chef och anställd vid utvecklings-, uppföljnings- och lönesamtal. 11. Offentliggörande av ersättningar Banken skall årligen och i samband med årsredovisningens fastställande offentliggöra följande information: 4
Information om hur ersättningspolicyn beslutats, den riskanalys som ligger till grund för hur ersättningspolicyn utformats, och i tillämpliga fall även uppgifter om ersättningskommittens sammansättning och befogenheter, uppgifter om externa konsulter som anlitats för framtagandet av ersättningspolicyn samt relevanta intressenters roll, Information om sambandet mellan resultat och ersättning, Information om hur ersättningssystemet utformats i huvuddrag, inklusive kriterierna för resultatbedömning och riskjustering, för uppskjuten utbetalning och för när äganderätten till uppskjuten ersättning övergår på den anställde, Information om de resultatkriterier som ligger till grund för ersättning i form av aktier, aktierelaterade instrument, finansiella instrument eller andra rörliga ersättningsdelar, De huvudsakliga parametrarna och skälen för det rörliga ersättningssystemet och andra icke kontanta förmåner, Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på affärsområden eller motsvarande resultatenheter, Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på kategorierna verkställande ledning, andra anställda som kan påverka företagets risknivå och övriga anställda enligt följande: intjänade ersättningar uppdelat på fast respektive rörlig ersättning och med angivande av antal personer som har fått fast respektive rörlig ersättning, rörliga ersättningar fördelade på kontanter, aktier, aktierelaterade instrument och andra finansiella instrument samt andra rörliga delar, uppskjuten ersättning med angivande av hur stor del av ersättningen som de anställda inte får förfoga över, utfästa och utbetalda samt justerade ersättningar, avgångsvederlag och garanterade rörliga ersättningar i samband med nyanställningar, med angivande av det antal personer som har fått avgångsvederlag respektive garanterad ersättning, utfästa avgångsvederlag, med angivande av det antal personer som omfattas av sådana förpliktelser samt det högsta enskilda utfästa avgångsvederlaget. Uppgifterna ska offentliggöras på ett sätt som inte riskerar att avslöja enskilda personers ekonomiska eller andra förhållanden. 5
Bilaga 1 Riskanalys avseende bankens styrelsen 2013-11-29 Bakgrund I riskanalysen ska bankens styrelse identifiera, analysera och dokumentera vilka risker som är förenade med ersättningspolicyn och ersättningssystemen samt de personer som kan påverka bankens risknivå, s.k. särskilt reglerad personal. n och ersättningssystemet ska ange grunder och principer för alla former av rörliga ersättningar till anställda i banken. n ska främja bankens målsättningar och inte uppmuntra till risktagande som kan innebära ekonomisk skada eller negativ påverkan av allmänhetens förtroende för banken. Bankens huvudmålsättning är att bedriva en lönsam verksamhet där banken är både väl kapitaliserad och likvid att möta förutsedda och oförutsedda händelser. Ett rörligt ersättningssystem är en del för att uppnå denna målsättning. Syftet med rörlig ersättning är att motivera och premiera medarbetare att nå uppsatta mål och därmed bidra till en god lönsamhet för banken. Nivån på rörliga ersättningssystem ska uppfattas som sund och rimlig, det får aldrig äventyra bankens möjligheter att fullgöra sina förpliktelser varken på kort eller lång sikt. har analyserat de risker som kan vara förenade med ersättningspolicyn och ersättningssystemen och utifrån det dragit ett antal slutsatser. Innan verksamhetsåret fastställer styrelsen målsättningar för verksamhetsplanen. Detta innebär att bankens styrelse har kontroll över vad som ska presteras för att rörliga ersättningar ska komma ifråga. Ersättningssystemet kan innehålla både mätbara finansiella och icke-finansiella måltal som ska engagera och motivera personalen. Målen är gemensamma för de anställda vilket innebär att en enskild person inte ensam kan påverka hela utfallet. Detta reducerar således risken för ett potentiellt icke önskvärt beteende hos den enskilde. De anställdas ersättningar är till övervägande del fasta, dvs. normala löner och förmåner. De rörliga delarna utgör således en mindre del av den totala ersättningen man har i sin anställning. Utfallet i ersättningssystemet är begränsat i belopp till de anställda. För full utdelning krävs att samtliga måltal har uppfyllts. får kvartalsvis rapportering om utfallet av måluppfyllelsen i ersättningssystemen. Särskilt reglerad personal har identifierat nedanstående personer att vara s.k. särskilt reglerad personal i enlighet med Finansinspektionens föreskrifter i FFFS 2011:1 6
Anställda i ledningsgruppen: Anna-Lena Andrésen, VD Christer Karlsson, vvd och ADM chef Magnus Widengård, Rörelsechef Henrik Carlsson, Marknadsansvarig Helena Nilsson, Compliance Patrik Adolfsson, Kreditchef Anställda med ansvar för kontrollfunktionen Anna-Lena Andrésen, VD Christer Karlsson, ADM chef Patrik Adolfsson, Kreditchef Helena Nilsson, Compliance Anställda som är risktagare Anna-Lena Andrésen, VD Christer Karlsson, vvd och ADM chef Magnus Widengård, Rörelsechef Patrik Adolfsson, Kreditchef Kapitalförvaltningskommittén (VD Anna-Lena Andrésen, vice VD Christer Karlsson och Cecilia Lagrell placeringsrådgivare) Huvuddragen avseende utformning och resultatkriterier Ersättning från resultatandelssystemet baseras på ett flertal parametrar som kan variera mellan åren, i huvudsak: Bankens resultat Banken ska visa ett positivt resultat i enlighet med s långsiktiga strategiska plan. Aktivitet Personalens aktiviteter med kunder, kundbesök och kundmöten. Branschjämförelse Banken i jämförelse med andra sparbanker avseende kostnads- och intäktsrelation. Ersättningen är begränsad till högst 35 000 kr/heltidsanställd och år under förutsättning att samtliga målsättningar enligt ovan är uppfyllda. Balans mellan fast och rörlig ersättning Ersättningar uppdelas i två typer, fast ersättning och rörlig ersättning. Fast ersättning. Fast ersättning för VD och vvd fastställs av styrelsen. För övriga anställda beslutar lönesättande chef den fasta ersättningen inom ramen för årlig lönerevision. Vid eventuella pensionsförmåner ska utredning göras hur detta påverkar den enskildes ersättning och sparbankens kostnader. Rörlig ersättning. Bankens rörliga ersättningssystem utgörs för närvarande av avsättning till Stiftelsen Guldeken. 7
Samtliga anställda i Sparbanken Tanum omfattas av Guldeken utom VD och vice VD. Utifrån att den rörliga ersättningen omfattar all personal och att det finns ett maxtak per anställd som skydd för sparbanken så menar att även fortsättningsvis samtliga anställda utom VD och vice VD kan omfattas av Guldeken. Sammanfattning anser att bankens ersättningssystem bidrar positivt till bankens målsättningar eftersom det engagerar och motiverar personalen att nå de av banken uppställda målen. Ersättningssystemet är väl kopplat till bankens långsiktiga strategiska utveckling och ekonomiska utfall. Det har inte identifierats några risker av väsentlig betydelse som skulle kunna uppmuntra risktagande hos enskilda individer eller hos de anställda totalt. Kontroll och rapporteringsstruktur finns fastlagd. Ersättningssystemet utgör inte heller någon betydande risk för att banken inte ska kunna fullgöra sina kortsiktiga och långsiktiga förpliktelser. 8
Bilaga 2 Resultatandelsmål 2014 Deltagare: Alla tillsvidareanställda banktjänstemän i Sparbanken Tanum samt helårsvikarier. Tjänstlediga får räkna semestergrundande dagar som vinstandelsgrundande. Övrig godkänd frånvaro upp till 30 arbetsdagar påverkar inte vinstdelningen. Deltidsanställda får sin andel baserad på sin tjänstgöringsgrad. Mål Värde Ökat antal rådgivningsstöd 10.000 kr Vi ska, när året är slut, ha genomfört 1800 rådgivningsstöd inom affärsområde privat. Som underlag för mätningen använder vi data från uppföljningssystemet MUPP. Ökat antal månadsspar i fonder 5.000 kr Antalet nya månadssparande i fonder och antalet höjda månadssparande i fonder ska vid årets slut uppgå till minst 1500 st. I begreppet månadsspar i fonder ingår fria fonder, fonder via IP, fonder via ISK och försäkringar. Mäts i MUPP. Knyck/spara 5.000 kr Sparaaffären är en grundpelare i vår verksamhet och därför är det viktigt att vi fortsätter jobba aktivt för att öka våra sparavolymer. Knyck/spara avser att vi tar sparavolym (t.ex. inlåning, fonder, försäkring) från annat institut, även på befintliga kunder. Varje affär rapporteras in manuellt. För att målet ska nås krävs en volym på 175 miljoner kronor under 2014. Prospektbesök och tillhörande analyser 10.000 kr I vårt verksamhetsområde finns drygt 2 000 företag i olika branscher. Det ger oss många möjligheter att göra bra affärer. Vi ska göra minst 40 prospektbesök och dessa besök ska leda till minst 10 nya företagskunder. Varje övertag rapporteras in manuellt. SF 129 5.000 kr SF 129 är en blankett som avser flyttfullmakt av pensioner. En genomförd affär är mycket lönsam för banken. Antalet inskickade fullmakter under året ska uppgå till minst 150 st. Mäts via Fullmaktskontorets statistik. Totalt som kan fonderas till Guld Eken Max 35.000 kr Övrigt: Vinstdelning skall utgå för varje enskilt uppsatt mål. Uppföljning sker en gång per månad på banknivå, samt både enskilt och vid personalsammankomster på de olika enheterna. Vinstdelning utgår ej om bankens resultat uppgår till mindre än 50 % av fjolårets. 9