1 (14) Plats och tid Kommunkontoret, Sunne, kl 09:00 Paragrafer Beslutande Ola Persson (C), ordförande Mirja Lundström (C), ersättare för Lena Gynnemo (C) Gunilla Ingemyr (C) Bengt Hedelin (C) Åsa Rådhström (M) Fredrik Andersson (M), ersättare för Jörn Okan (M) Marianne Åhman (FP) Tobias Eriksson (S) Mikael Lilja (S) Agneta Carlsson (S) Lars-Erik Hedlund (V) 144-154 Övriga närvarande Olle Edgren, kommunchef Gunilla Nyström, kommunsekreterare Anna Olsson, enhetschef för servicekontoren i Värmland och Paul Olsson, kundansvarig för Pensionsmyndigheten, 144 Anders Ramström, kommunrevisor, 145 Reine Flodin, VD för Sunne Turism AB, 146 Ulf Olsson, förvaltningschef bildningsnämnden och Linn Sohl, förvaltningsekonom, 147 och 148 Utses att justera Mirja Lundström och Lars-Erik Hedlund Justeringens plats och tid Kommunkansliet, Sunne, 2012-12-07, kl 13:15 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Gunilla Nyström Ola Persson Mirja Lundström Lars-Erik Hedlund ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum för anslags uppsättande 2012-12-07 Datum för anslags nedtagande 2013-01-02 Förvaringsplats för protokoll Underskrift Kommunkansliet Gunilla Nyström Postadress Besöksadress / E-post Telefon / Fax Sunne kommun Kvarngatan 4 0565 160 00 växel 1. 0565 160 01 fax 686 80 SUNNE kommun.kansli@sunne.se
2 (14) Innehållsförteckning Information om stängning av servicekontoret i Sunne...3 s kontroll över tekniska kontorets serviceverksamhet...4 Ombyggnad av del av turistbyrån till butik...5 Bildningsnämndens omställningsarbete...6 Ombudgetering av investeringsmedel för projekt nya förskolan Hasselbol, Brårud...7 Revidering av reglemente och samverkansavtal för hjälpmedelsnämnden i Värmland...8 Ändring av avgifter för brott mot lokala trafikföreskrifter felparkeringsavgifter...9 Sammanträdestider för kommunfullmäktige, kommun-styrelsen, arbetsutskottet och budgetprocessen år 2013...10 Utdelning ur Emil Eriksson donationsfond 2012...12 Redovisning av delegeringsbeslut...13 Informationsärenden...14
3 (14) Ks 144 KS2012/420/01 Information om stängning av servicekontoret i Sunne s beslut Sunne kommun kommer att lämna skriftliga synpunkter på den planerade stängningen av servicekontoret i Sunne. Anna Olsson, enhetschef för servicekontoren i Värmland och Paul Larsson, kundansvarig för Pensionsmyndigheten informerar om den planerade stängningen av servicekontoret i Sunne. Stängningen kommer att ske senast vid halvårsskiftet 2013. Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten och Skatteverket har för närvarande 115 servicekontor i landet. På grund av vikande besöksfrekvens kommer 13 av dessa att avvecklas. Utgångspunkten är att servicen ska finnas där kunden finns, vilket kräver samverkan mellan flera myndigheter. I Värmland kommer det i fortsättningen att finnas servicekontor i Hagfors, Arvika och Karlstad. Genom ökade möjligheter att använda teknik kan kunderna nå myndigheterna på andra tider än vanlig kontorstid. Myndigheterna arbetar med att förenkla sina blanketter och information, så att de flesta ärenden kan klaras av via Internet. Möjligheten att boka personliga möten i Sunne kommer att finnas kvar. Flera ledamöter framför att de anser att den planerade stängningen av servicekontoret i Sunne medför en avsevärd försämrad service för invånarna i Sunne kommun. De anser att myndigheterna ska vara tillgängliga för alla.
4 (14) Ks 145 s kontroll över tekniska kontorets serviceverksamhet Kommunrevisor Anders Ramström informerar om revisorernas utredning av tekniska kontorets serviceverksamhet till övriga nämnder, till exempel uthyrning av lokaler. Frågor som ställs är: Hur vet kommunstyrelsen, som ansvarig nämnd, att det är bra verksamhet och vilken uppföljning har kommunstyrelsen? Hur upplever kunden kontakterna med tekniska kontoret? Flera ledamöter framför att kommunstyrelsen inte har någon egentlig kontroll eller uppföljning av tekniska kontoret. I årsredovisningen och kvartalsrapporterna står man inför faktum och då är det för sent att påverka något. Internkontrollen är ett bra sätt och följa upp verksamheten. Där kan det finnas förbättringsområden inför nästa år. Det är viktigt att finna några kontrollpunkter, som kan följas upp utan direkt koppling till ekonomin. Kommunchefen framför att det är viktigt med förtroende mellan olika instanser. För närvarande deltar tjänstemän från tekniska kontoret i en kurs Förenkla helt enkelt, som främst handlar om myndigheternas service mot företagen, men som även kan tillämpas internt. Ett första steg för förbättring kan vara att få insikten att även kommunens interna service är en viktig del för förtroende.
5 (14) Ks 146 KS2012/354/03 Ombyggnad av del av turistbyrån till butik s förslag till kommunfullmäktige 1. Del av turistbyrån vid Kolsnäs byggs om till butik för en beräknad kostnad av 850 tkr. 2. Projektet finansieras genom ombudgetering från investeringsprojektet familjerum Kolsnäs. Sunne Turism AB har kommit in med en skrivelse om önskemål att bygga om del av turistbyråns lokaler till butik. Tekniska enheten har fått en skiss på förslaget och anser att arbetet med ombyggnationen kan vara klar innan campingsäsongen 2013 startar. har i samband med beslut om investeringsbudget för år 2012 uttryckt att investeringstaket inte får överstiga 80,5 mkr. Med anledning av det, måste inför varje nytt beslut om investeringar ske en omprövning av projekt inom 80-miljoners-listan, så att finansieringen av nya projekt håller sig inom investeringstaket. Eftersom projektet Familjerum Kolsnäs inte kostat så mycket som budgeterats förslås pengar flyttas från projektet till Ombyggnad del av turistbyrå. Underlag/beredning Skrivelse från Sunne Turism AB, 2012-10-11 Tjänsteskrivelse 2012-11-06 2012-11-13, 202 Beslut skickas till: Kommunfullmäktige
6 (14) Ks 147 KS2012/21/03 Bildningsnämndens omställningsarbete Kommunfullmäktige beslöt 2011-11-28 att revidera kommunens budget för år 2012 och flerårsplan för åren 2013-2014. Anledningen till detta var kommunsektorns försämrade ekonomi tillsammans med den negativa befolkningsutvecklingen i Sunne. Bildningsnämnden har ett särskilt uppdrag att snarast presentera förslag på hur verksamheten kan anpassas till färre elever, även i gymnasieskolan, och hur nödvändiga omprioriteringar ska genomföras. Bildningsnämnden har fått uppdraget att månadsvis redovisa för kommunstyrelsen hur nämndens omställningsarbete fortskrider. Bildningsnämndens omställningsarbete omfattar brist på platser inom barnomsorgen, alternativ användning av personal i F-6, samt anpassning av personalstyrka i gymnasiet. Byggnation av en ny förskola på Brårud kan starta efter beslut i fullmäktige i december. Under byggtiden öppnas en tillfällig avdelning i anslutning till Östra förskolan. Viss effekt av F-6 omställning märktes från och med februari månad. Under hösten har inte planerad personalminskning i samband med nedläggningen av Södra Borgeby gett effekt då behovet av särskilt stöd har ökat. Resultat av genomförda uppsägningar inom gymnasieskolan har inte gett avsedd effekt under hösten. Först i november har personalkostnaderna för gymnasiet börjat minska. För omstrukturering av gymnasieskolan har en arbetsgrupp tillsatts. I gruppen ingår gymnasierektorer, tre förtroendevalda och förvaltningschefen. Förutom en sammanslagning av Brobyskolan med Broby Grafiska arbetar gruppen med översyn av programstrukturen i gymnasieskolan. Ett djupare samarbete med Torsby förbereds, eftersom ingen av kommunerna ensam kan driva alla dagens program med kvalitet och lönsamhet. Kontakter har tagits med Torsby och ett första förberedande arbetsmöte hålls i januari. Program behöver avvecklas på bägge orterna, vilket ska ske i samordning mellan kommunerna. Underlag Budgetuppföljning per 2012-11-30 Bildningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2012-12-03
7 (14) Ks 148 KS2012/416/03 Ombudgetering av investeringsmedel för projekt nya förskolan Hasselbol, Brårud s förslag till kommunfullmäktige 1. Bildningsnämnden får ombudgetera 8 mkr från investeringsbudget 2014 till investeringsbudget 2013 för att bygga nya förskolan Hasselbol som passivhus med fyra avdelningar inklusive tillagningskök. 2. Tidigare igångsättningstillstånd gäller, men i utökad omfattning, totalt 22 mkr. I bildningsnämndens investeringsbudget för 2012 finns 14 mkr avsatta för Lokaler förskola med mera. Dessa är avsedda för den nya förskolan Hasselbol, som planeras i Brårud. Kommunfullmäktige har i april beslutat att detta investeringsprojekt får påbörjas. I investeringsbudgeten finns även 14 mkr avsatta år 2014 för projekt Lokaler förskola med mera. Enligt planerna skulle dessa pengar användas till ny förskola på Torvnäs. För närvarande är det brist på förskoleplatser och överinskrivningar sker. Nya förskolan Hasselbol har försenats på grund av överklaganden av detaljplanen. Enligt ursprungsförslaget ska förskolan uppföras som ett passivhus med tre avdelningar och tillagningskök. Då projektet beräknas bli dyrare än planerat har ytterligare två alternativ presenterats för bildningsnämnden. Det alternativ som nu förordas av bildningsnämnden är ett passivhus med fyra avdelningar och tillagningskök. Detta är en bra helhetslösning, för såväl inom- som utomhusmiljön, och medför låga driftskostnader. Underlag/beredning Kommunfullmäktige 2012-04-26, 26 Kommunfullmäktige 2012-06-18, 45 Bildningsnämnden 2012-09-03, 65 Bildningsnämnden 2012-11-05, 92 2012-11-13, 203 Beslut skickas till: Kommunfullmäktige
8 (14) Ks 149 KS2012/388/01 Revidering av reglemente och samverkansavtal för hjälpmedelsnämnden i Värmland s förslag till kommunfullmäktige 1. Från och med 2013-01-01, eller så snart samtliga parter fattat beslut, utvidgas Hjälpmedelsnämndens ansvarsområde till att även omfatta inkontinenshjälpmedel. 2. Förslag till reviderat avtal om samverkan i gemensam hjälpmedelsnämnd och reviderat reglemente för hjälpmedelsnämnden godkänns. Landstinget och kommunerna i Värmland har ett gemensamt ansvar för att brukare i ordinärt boende får inkontinenshjälpmedel inom ramen för det statsbidrag som lämnas. Sedan 2007 har upphandling av inkontinenshjälpmedel genomförts av landstinget tillsammans med länets kommuner. Hjälpmedelsnämnden anser att denna process kan underlättas om uppgiften överlåts till nämnden. Därför har en förfrågan gått ut till de samverkande parterna om deras inställning i frågan. Samtliga parter i hjälpmedelsnämnden har ställt sig positiva till att inkontinenshjälpmedel ingår i nämndens ansvarsområde. För att genomföra denna förändring krävs att parterna godkänner en revidering av reglemente och samverkansavtal för hjälpmedelsnämnden i Värmland. Underlag/beredning Skrivelse från Landstinget i Värmland 2012-10-12 med bilagor Socialnämnden 2012-11-07, 154 2012-11-13, 204 Beslut skickas till: Kommunfullmäktige
9 (14) Ks 150 KS2012/428/03 Ändring av avgifter för brott mot lokala trafikföreskrifter felparkeringsavgifter s förslag till kommunfullmäktige 1. Avgiften för olovlig parkering inom Sunne tätort höjs till 600 kronor vid överträdelse avseende uppställning på plats reserverad för fordon med särskilt parkeringstillstånd för rörelsehindrad. 2. Avgiften för övriga förseelser enligt 1 förordningen om felparkeringsavgift höjs till 300 kronor. 3. Avgiftshöjningen gäller från och med 2013-01-01. Sunne kommun har inte höjt avgiften för olovlig parkering sedan 2005, vilket gör att det är låg kostnad för olovlig parkering. Kommunen har parkeringsövervakning via Securitas. Efter kontakt med polisen angående avgifter föreslås att Sunne kommun har samma avgifter som Torsby kommun, det vill säga 600 kr för uppställning på plats reserverad för fordon med särskilt parkeringstillstånd för rörelsehindrad och 300 kr för övrig olovlig parkering. Underlag/beredning Tekniska kontorets tjänsteskrivelse 2012-11-14 2012-11-13, 207 Beslut skickas till: Kommunfullmäktige
10 (14) Ks 151 KS2012/370/01 Sammanträdestider för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, arbetsutskottet och budgetprocessen år 2013 s beslut De föreslagna sammanträdestiderna för kommunstyrelsen och arbetsutskottet med mera fastställs under förutsättning av att kommunfullmäktige fastställer sina föreslagna sammanträdesdatum. s förslag till kommunfullmäktige De föreslagna datum för kommunfullmäktiges sammanträden 2013 fastställs. Inför varje år upprättas en sammanställning över sammanträdestider för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, arbetsutskottet och för budgetprocessen. Som utgångspunkt för detta är att kommunfullmäktige har sina sammanträden den sista måndagen i varje månad utom juli. Med hänsyn till semester och julhelg kan fullmäktiges möten i juni och december ibland tidigareförläggas. För att få ett bra flöde på beslutsgången föreslås följande sammanträdestider för 2013: Månad Beredning Arbetsutskottet Kommunfullmäktige Januari 21 31 15 28 Februari 18 28 12 25 Mars 18 28 12 25 April 22 16 29 Maj 13 2 och 23 14 27 Juni 4 17 Juli 29 Augusti 26 8 20 September 23 5 17 2 och 30 Oktober 21 3 och 31 15 28 November 11 21 12 25 December 9 19 3 16 s sammanträden börjar kl 09:00, utom i oktober då det börjar kl 13:00. Arbetsutskottet börjar sina sammanträden kl 08:15 och beredningens möten hålls kl 08:15-10:30. Handlingar inför beredningsmötet ska vara inkomna till kommunkansliet senast 2 arbetsdagar före mötet. forts
11 (14) forts Ks 151 För budget- och uppföljningsprocessen 2013 föreslås följande tidplan: Tidpunkt Forum Aktivitet 12 februari em 13 februari, heldag, nämndordföranden, insynsplatser, förvaltningschefer, ekonomer Budgetdialog 2014-2016 25 februari Kommunfullmäktige Budgetvägledning 12 mars fm, nämndordföranden, insynsplatser, förvaltningschefer, ekonomer 12 mars em, nämndordföranden, insynsplatser, förvaltningschefer, ekonomer 16 april em 17 april, heldag KS-budgetkonferens 25 em april Budgetberedning (ksau) Behandling av årsredovisning. Budgetseminarium ramar/budget 2014-2016 interna enheter Budget 29 april Kommunfullmäktige Beslut om bokslut/-årsredovisning 2012 2 maj Budgetberedning (ksau) Budgetförslag 2014-2016 8 maj fm MBL-information Budget 2014 14 maj, nämndordföranden, insynsplatser, förvaltningschefer, ekonomer Uppföljningsrapport per 2013-04-30 presenteras av respektive nämnd 17 maj fm MBL-förhandling MBL på samlat budgetförslag 2014 27 maj Kommunfullmäktige Beslut om uppföljningsrapport per 2013-04-30 4 juni Budgetbeslut i KS 17 juni Kommunfullmäktige Budgetbeslut i KF 23 aug Ekonomiavdelningen Underlag till delårsrapport 17 sept Delårsbokslut 2013-07-31 30 sept Kommunfullmäktige Beslut om delårsbokslut Nov Alla nämnder Beslut i nämnderna om intern kontrollplan för 2014 12 nov Uppföljningsrapport per 2013-10-31 Beslut skickas till: Kommunfullmäktige
12 (14) Ks 152 KS2012/400/03 Utdelning ur Emil Eriksson donationsfond 2012 s beslut Förslag från socialnämndens arbetsutskott om utdelning ur Emil Erikssons donationsfond med 521 kr antas. Socialnämndens arbetsutskott lämnar förslag till utdelning till hjälpbehövande ur Emil Erikssons donationsfond. Totalt föreslås utdelning ske med 521 kr. Underlag/beredning Socialnämndens arbetsutskott 2012-12-03 Beslut skickas till: Ekonomiavdelningen Socialnämnden
13 (14) Ks 153 Redovisning av delegeringsbeslut s beslut Redovisningen av delegeringsbesluten godkänns. har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän i enlighet med kommunstyrelsens delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till kommunstyrelsen. Redovisningen innebär inte att kommunstyrelsen omprövar eller fastställer delegeringsbesluten. Däremot får kommunstyrelsen återta lämnad delegering eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som fått beslutanderätten genom att själv ta över ärendet och fatta beslut. Plan-, trafik-, fastighets- och markärenden KS2012/15/6 Parkeringstillstånd för rörelsehindrade, nr 71-72 och 74-75 Arbetsutskottets protokoll 2012-11-13.
14 (14) Ks 154 Informationsärenden Climate Arena, KS2011/190/03 Konferens om Climate Arena 2012-12-12, förmiddag, för beslutsfattare. Kommuninvests medlemssamråd 2013-01-15 i Sunne, KS2012/390/01 Samtliga ledamöter i kommunstyrelsen får delta. Flyktingmottagande, KS2012/113/01 Sunne kommun avstår från att teckna ny överenskommelse med Länsstyrelsen Värmland. Remiss om trafikförsörjningsprogram för Värmland, KS2012/143/06 Informationsmöte hålls i Munkfors 2012-12-05, kl 17:00.