Årsmöteshandlingar 2017 Sida 1
Innehåll Föredragningslista vid årsmöte i ÖOK 2017-02-22 3 Verksamhetsberättelser 2016 4 Verksamhetsberättelse för styrelsen 2016 4 Verksamhetsberättelse för arrangemangskommittén 2016 5 Verksamhetsberättelse för ungdomskommittén 2016 6 Ekonomisk redovisning och revisionsberättelse 2016 7 Resultatrapport 2016 7 Balansrapport 2016 7 Revisionsberättelse 2016 7 Verksamhetsplaner 2017 8 Verksamhetsplan för styrelsen 2017 8 Verksamhetsplan för ungdomskommittén 2017 8 Verksamhetsplan för arrangemangskommittén 2017 9 Budgetförslag 2017 10 Regler för anmälningsavgifter för medlemmar i Östersunds Orienteringsklubb 11 Sida 2
1. Föredragningslista vid årsmöte i ÖOK 2017-02-22 1. Mötets öppnande 2. Fastställande av röstlängd för årsmötet 3. Fråga om mötets behöriga utlysande 4. Val av ordförande och sekreterare för mötet 5. Val av justeringsmän att jämte ordförande justera mötesprotokollet och att tillika fungera som rösträknare 6. Fastställande av dagordning 7. Föredragning av styrelsens och kommittéernas verksamhetsberättelse för föregående år 8. Föredragning av styrelsens förvaltningsberättelse 9. Föredragning av revisorernas berättelse 10. Fastställande av resultat- och balansräkning samt verksamhetsberättelser 11. Beslut angående ansvarsfrihet för styrelsen 12. Behandling av från styrelsen eller revisorerna till årsmötet hänskjutna frågor 13. Behandling av från enskilda medlemmar inkomna motioner till styrelsen 14. Fastställande av verksamhetsplan och budget för innevarande år 15. Fastställande av medlemsavgifter 16. Val av: 1. ordförande för en tid av 1 år 2. kassör för en tid av 1 år 3. övriga styrelseledamöter för en tid av 1 respektive 2 år 4. två styrelsesuppleanter för en tid av 1 år 5. kommittéordföranden för en tid av 1 år 6. två revisorer samt en revisorssuppleant 7. två ledamöter i valberedningen varav en utses till ordförande 17. O-ringen i Åre 18. Övriga frågor 19. Mötets avslutande Sida 3
2. Verksamhetsberättelser 2016 2.1. Verksamhetsberättelse för styrelsen 2016 Styrelsen har under året bestått av Marcus Amrén (arrangemang), Ulf Lindqvist (ungdom), Lars-Erik Gahlin (kassör), Camilla Hamberg (sekr) samt Ola Lindgren (ordf). Vi har haft 8 ordinarie möten. Ungdomsverksamheten fortsätter att utvecklas väl. Drygt 30 barn har deltagit i träningskvällar indelade i tre nivågrupper. Bland övriga aktiviteter kan nämnas Tour de Medelpad, Brobyggarträff, Riksläger och Daladubbeln. Vi har genomfört ett 20-tal tävlingsarrangemang under året. De största arrangemangen har varit Loffelunken/Älgjakten i Spikbodarna samt Vålådalens 3-dagars (i samarbete med Frösö IF). Dessutom har vi arrangerat ett 15-tal närtävlingar samt anordnat Naturpasset. Vi har samlats till två klubbhelger under året. I början juni var vi med på en trevlig 2-dagarstävling i Verdal. Många medlemmar deltog i Norrlandsmästerskapen i Lycksele som avgjordes i mycket fin och utmanande terräng. O-ringen, detta år i Sälen, lockade som vanligt ett stort antal deltagare från klubben. Dåliga snöförhållandena fortsätter att begränsa möjligheterna till skidorientering. Inga tävlingar har hittills (15 feb) kunnat genomföras inom länet under säsongen 2016-17. Skidorientering arrangeras numera av J/H OF, men det är i allt väsentligt ÖOK-are med Torgny Petterson i spetsen som gör jobbet. Klubbens ekonomi är god. Den största intäktsposten har varit överskottet från årets arrangemang som till stor del beror på att vi förutom Loffelunken även arrangerade Älgjakten i år och fick många deltagare. Utdelningen av Östersundshems tidning har givit mindre intäkter än tidigare. Frågan om ett eventuellt O-ringen i Åre 2021 har varit högaktuell under året. Vi har varit med på några möten med O-ringen AB och övriga klubbar samt haft löpande kontakter med O-ringen AB. Under sommaren gick vi ut med en enkät till medlemmarna om inställningen till arrangemanget och möjligheten till eget engagemang. Av de 40-tal svar som vi fick in var en klar majoritet positiva till arrangemanget. Från styrelsen har vi haft vissa reservationer, framför allt vad gäller bemanningen. I skrivande stund verkar denna fråga ha fått en lösning genom att några norska klubbar går in i projektet på samma villkor som Jämtlandsklubbarna. Mer och dagsaktuell information kommer på årsmötet som även beslutar om hur vi går vidare. Sida 4
2.2. Verksamhetsberättelse för arrangemangskommittén 2016 Arrangemangskommittén under 2016 har bestått av Marcus Amrén, Torgny Pettersson, Claes Söderhjelm, Madeléne Wallentin och Lars-Erik Gahlin. Orientering Under året har 17 st tävlingar arrangerats plus Vålådalens 3-dagars som arrangeras tillsammans med Frösö IF. Årets stora begivenheter var Loffelunken/Älgjakten och Vålådalens 3-dagars vilka lockade flest deltagare. Men även Park O med sina 5 deltävlingar lockade bra med deltagare. 10-klubbs lades i år på nyritad karta i Häggenås där Torgny lade banor i samband med färdigställandet av kartan. Positivt med ny karta plus att det även deltog en del personer från Häggenås på tävlingen. Efter semestern arrangerades sedvanligt Dagserien vid klubbstugan. Loffelunken och Älgjakten lades i Spikbodarna. Årets deltagande ligger i topp under de år som tävlingen arrangerats när det lockade många löpare från både Tröndelag och Västernorrland. Vid dessa tävlingar gjorde Johan Halvarsson och Marko Laaksonen ett gediget arbete som banläggare. Under september genomfördes även 4 st natt-tävlingar vilka lockade ca 30 personer per tävling. Ett speciellt tack vill vi rikta till Torgny och Lars-Erik som har bistått vid de flesta arrangemang och ansvarat för Parkorienteringen. På samma sätt som under fjolåret så har arrangemangskommittén fördelat ut de enklare kvällstävlingarna bland våra medlemmar. Detta har fungerat bra och har sparat in en massa telefontid för oss. Året avslutades med Mannschaft-OL (KM) som Roger Ek arrangerade, detta var en kul tävlingsform där alla kunde delta. KM avslutades med gemensam bastu och mat i klubbstugan. Under 2016 arrangerades skidorienteringstävlingarna av förbundet med Torgny och Claes i spetsen. I samband med en tänkbar ansökan mot O-ringen så har vi även deltagit i en grupp som tittat på möjligheterna att arrangera O-ringen. Beslut kommer att tas under första halvåret 2017 Naturpasset Under året har Östersunds OK anordnat Naturpass i Torvalla, Odensala samt vid ÖSK-området. Försäljningen av våra naturpass har till 100 % genomförts av Ica Kvantum. Antal sålda Naturpass under säsongen är 190 st som gett ett tillskott till föreningen på omkring 11 000 kr. I klubben har Mats Nilsson respektive Tom och Karin fixat banor och kontrollutsättning. Dessutom har lärare på Wargen satt ut kontroller medan Britta ordnat kartarbetet. Ett stort tack till alla medlemmar som hjälpt till och deltagit på våra arrangemang, utan er hade det inte gått. Sida 5
2.3. Verksamhetsberättelse för ungdomskommittén 2016 Vi startade upp ungdomsträningen måndag den 25:e april. Totalt sju träningar hanns med före sommaruppehållet. Träningarna har genomförts i tre grupper med inriktning på grön/vit, gul och orange nivå. Drygt trettio barn har samlats varje måndag. Under våren var många barn och ungdomar med på Tour de Medelpad. Vi passade även på att bada på Himlabadet. En mycket uppskattad aktivitet. Det planerade lägret under DM-helgen i juni ställdes in på grund av för få anmälningar. Rikslägret i Sälen hade även i år deltagare från ÖOK med Mats Lundkvist och Anna Hedström Ringvall som ledare. Axel Hedström, Axel Halvarsson och Måns Eriksson som deltagare. I slutet på augusti när skolorna hade börjat återupptog vi träningarna. Det blev även sju träningar på hösten. Vi avslutade med en nattorientering i Ås på en karta som Måns Eriksson hade ritat. Under hösten hade vi ett pass med cykelorientering och ett pass med 5-kamp där barnen delades in i lag och fick prova på att bland annat skjuta pil med blåsrör. Under hösten deltog vi i Loffelunken och Älgjakten samt avslutade säsongen med Daladubbeln. Vi var ca 30 st ledare och barn som åkte till Falun i en stor buss och fick som vanligt försöka svara på kluriga frågor som barnen hittade på i olika spontana frågesport tävlingar. Även i år så deltog Måns Eriksson på USM, i år arrangerades det i Karlstad. Måns började under hösten på orienteringsgymnasiet i Sundsvall. Under året har ungdomarna över 15 år deltagit i Brobyggarnas träffar. Det innebär att träna och lära känna orienterare från Ångermanland och Medelpad. Ledare för de här fantastiska barnen har varit Roger Ek, Mats Nilsson, Erik Hedman, Ulf Lindqvist, Anna Hedström Ringvall, Britta Brännström, Daniel Sjölund, Mats Lundkvist och Inger Dahlgren. Sida 6
3. Ekonomisk redovisning och revisionsberättelse 2016 3.1. Resultatrapport 2016 Organisationsdel Styrelsen Tävling Arr. Ungdom Vålådalen Totalt Nettoomsättning 84,669 kr 53,764 kr 154,766 kr - 2,961 kr 69,085 kr 359,323 kr Övriga rörelseintäkter 29,200 kr - kr - kr - kr - kr 29,200 kr Rörelsens intäkter 113,869 kr 53,764 kr 154,766 kr - 2,961 kr 69,085 kr 388,523 kr Material och varor - 128,207 kr - 60,955 kr - 31,014 kr - 14,550 kr - 23,560 kr - 258,286 kr Bruttovinst - 14,338 kr - 7,191 kr 123,752 kr - 17,511 kr 45,525 kr 130,237 kr Externa kostnader - 14,012 kr - kr - 21,512 kr - 9,438 kr - 78,557 kr - 123,518 kr Personalkostnader 957 kr - kr - 250 kr - 654 kr - 610 kr - 557 kr Rörelsens kostnader - 141,262 kr - 60,955 kr - 52,776 kr - 24,642 kr - 102,727 kr - 382,361 kr Rörelseresultat före avskrivningar - 27,393 kr - 7,191 kr 101,990 kr - 27,603 kr - 33,642 kr 6,162 kr Årets resultat - 27,393 kr - 7,191 kr 101,990 kr - 27,603 kr - 33,642 kr 6,162 kr Östersunds OK utom Vålådalen Vålådalens 3-dagars 39,804 kr - 33,642 kr Vålådalens 3-dagars negativa resultat beror av den kartframställning som gjorts samt på de priser om ca 10 000 kr som finns kvar till årets tävling. I Klubbens positiva resultat finns en post på 15 000 kr för handikappanpassning av Klubbstugan samt en post på 6 000 kr som skall betalas tillbaka till Idrottslyftet för utebliven utveckling av Naturpasset. Totalt äger Vålådalens 3-dagars 60,019 kr av totala likvida medlen på 490,842 kr. Östersunds OK äger 430,823 kr. 3.2. Balansrapport 2016 Kompletteras senare 3.3. Revisionsberättelse 2016 Kompletteras senare Sida 7
4. Verksamhetsplaner 2017 4.1. Verksamhetsplan för styrelsen 2017 Vi vill utveckla våra funktionärer och ledare genom utbildning och fortbildning på olika nivåer. Vissa utbildningar kan genomföras inom klubben, andra genom JHOF eller SOFT. Vi behöver bli fler som kan ta på sig olika ledaruppdrag och som har formell behörighet som banläggare mm. Vi arrangerar Loffelunken och Älgjakten och fortsätter samarbeta med Frösö IF i Vålådalens 3-dagars. Under 2017 arrangerar vi även höst-dm (lång och medel). Ungdomsverksamheten fortsätter i samma omfattning som under fjolåret. Gemensamma klubbhelger kommer att genomföras även i år. Vi föreslår (1) en tre-dagars tävling i Oppdal i Norge under midsommar samt (2) NM i Sundsvall i augusti. En klubbhelg innebär att vi samordnar resor och boende samt att klubben betalar anmälningsavgifter även för vuxna. Det kan även finnas pengar till subventionerat logi. För mer detaljer om hur vi tänker oss 2017 hänvisar vi till kommittéernas verksamhetsplaner. Vi fortsätter att dela ut material till Östersundshems hyresgäster samt sälja Ullmax-kläder. Det är viktiga inkomster för oss. Frågan om O-ringen i Åre 2021 kommer att avgöras under första halvåret 2017. Mer information och diskussion/beslut om detta tas upp som en särskild punkt på årsmötet. 4.2. Verksamhetsplan för ungdomskommittén 2017 Vi planerar att fortsätta med ungdomsträningarna som förra året. Målet är att behålla de ungdomar som tränat med oss under 2016 och att få dem att tävla på sin egen nivå. Vi behöver rekrytera ledare så att vi kan fortsätta att ha en bra verksamhet. Träningarna delas in i en vår och hösttermin, vi gör ett uppehåll under sommarlovet. Förutom de gemensamma träningarna kommer vi att uppmana våra ungdomar att delta själva i de tävlingar som finns i länet. Vi kommer också att planera in att tävla tillsammans utanför länet för att utveckla orienteringstekniken. Någon eller några tävlingar under våren samt liknande under hösten. Säsongen avslutas traditionsenligt med Daladubbeln i oktober. Vi har också som mål att några ungdomar ska delta i Rikslägret i Sälen (13-16 år) samt i USM (15 16 år). Brobyggarprojektet fortsätter för ungdomar från 15 år med flera bra och roliga samlingar tillsammans med Medelpad och Ångermanland. Sida 8
4.3. Verksamhetsplan för arrangemangskommittén 2017 Under 2017 kommer vi att arrangera följande 21 tävlingar. 170418 ParkO 1 170808 ÖOK Dagserie 1 170420 ParkO 2 170815 ÖOK Dagserie 2 170425 ParkO 3 170822 ÖOK Dagserie 3 170427 ParkO 4 170908 ÖOK Nattserie 1 170501 ParkO 5 170819 DM Medel 170523 10-klubbs 1 170820 DM Lång 170530 10-klubbs 2 170909 Loffelunken 170707 Vålådalens 3-dagars 170910 Älgjakten 170708 Vålådalens 3-dagars 170919 ÖOK Nattserie 2 170709 Vålådalens 3-dagars 171003 ÖOK Nattserie 3 Klubbmästerskap Precis som de senaste åren så fortsätter vi att köra Parkorientering på våren som har blivit en uppskattad tävling. I år arrangerar vi höst DM med medel och långdistans. Även i år kommer troligtvis Vålådalen och Loffelunken/Älgjakten bli de största arrangemangen. Lars Strinnholm är ny tävlingsledare för Vålådalstävlingarna och har säkert lite nya idéer för tävlingen. Inför Loffelunken och Älgjakten har vi varit i kontakt med några klubbar i både Tröndelag och Sundsvall och de funderar på att komma. För att få jämnare tävling på Älgjakten så skall vi i år försöka få fler att provlöpa de olika sträckorna. Vi börjar känna att området runt Rannåsen börjar bli rätt så ursprunget, därför så kommer vi i år att lägga ett par av Dagserietävlingarna på andra kartblad. Precis som förra året så kommer medlemmar att bli tilldelad ansvar för vissa arrangemang. Även lathunden för enklare arrangemang kommer att utvecklas vidare. Naturpasset kommer att utvecklas med flera varianter som vi hoppas att allmänheten kommer att uppskatta. Bland annat har vi tänkt att testa en GPS orientering som utförs med hjälp av sin smartphone. Mer information om detta kommer under våren på vår hemsida och facebook. Vi hoppas att de som hjälper till som funktionärer tycker detta är givande och att fler medlemmar kommer att vara med på våra arrangemang både som funktionär och deltagare. Finns det medlemmar som vill lära sig mer om tävlingsadministration eller banläggning så är dessa välkommen att höra av sig, så skall vi prova att ta fram en kurs. Sida 9
5. Budgetförslag 2017 Organisationsdel Budget 2016 Utfall 2016 Differens Budget 2017 Styrelsen inkl trivsel 93,900 kr - 27,393 kr - 121,293 kr 10,300 kr Ungdomskommittén - 81,000 kr - 27,603 kr 53,397 kr - 79,000 kr Arrangemangskommittén 43,500 kr 101,990 kr 58,490 kr 71,000 kr Träning- och tävling - 56,000 kr - 7,191 kr 48,809 kr - kr Vålådalen - 35,202 kr - 35,202 kr - kr Beräknat resultat 400 kr 4,601 kr 4,201 kr 2,300 kr Styrelsen Budget 2017 Medlemsavgifter 40,000 kr Östersunds Hem 28,000 kr Bingo 16,000 kr Kläder 15,000 kr Medlemsinfo - 2,500 kr Bredband - 3,200 kr Uppvaktningar/möten - 5,000 kr Förvaltning - 8,000 kr Drift klubbstuga - 20,000 kr NM/DM/Klubbhelg - 50,000 kr 10,300 kr Arrangemangskommittén Budget 2017 Loffelunken/Älgjakten 44,000 kr Övriga tävlingar 48,000 kr Naturpass 11,000 kr Kartor - 10,000 kr Förbundsavgifter - 13,000 kr Arrangemangsutr - 3,000 kr Priser - 6,000 kr Sportident - kr 71,000 kr Ungdomskommittén Budget 2017 Kartor, papper, toner - 3,000 kr Hemmaläger - 10,000 kr Startavgifter - 20,000 kr Ledarutbildning/aktiviteter - 11,000 kr DD - 30,000 kr LOK-stöd 20,000 kr Riksläger - 25,000 kr - 79,000 kr Sida 10
6. Regler för anmälningsavgifter för medlemmar i Östersunds Orienteringsklubb Tävlingar HD21 - HD95 Juniorer Ungdom Anmärkning J/H DM tävlingsklasser ÖOK ÖOK ÖOK SM/NM tävlingsklasser ÖOK ÖOK ÖOK Veteran-VM/RM Själv ** J/H DM öppna klasser Själv ÖOK ÖOK ** Publiktävlingar (öppna klasser) Själv ÖOK ÖOK ** Andra klubbars träningar/tävlingar Själv ÖOK ÖOK ** Egna träningstävlingar 40 kr ÖOK ÖOK Direkt eller Swish Stafetter som ÖOK sanktionerat ÖOK ÖOK ÖOK Övriga stafetter Själv Själv Själv ** Direktanmälan samtliga tävlingar Själv ÖOK ÖOK ** Efteranmälningsavgifter Själv Själv Själv ** Vålådalens 3-dagars Själv ÖOK ÖOK ** Loffelunken Själv ÖOK ÖOK ** O-ringen Själv Själv Själv Vid anmälan SI-hyrpinne Själv * * ** Skid OL **** ÖOK ÖOK Se anm nedan Klubbhelger ÖOK ÖOK ÖOK *** EMIT-hyrbricka * * * * = Antingen ÖOK Lånebricka eller själv (Gäller även JHOF EMIT-bricka) ** = Till ÖOK fakturerade avgifter betalas snarast till PG eller BG *** = Bestäms vid Årsmöte vilka tävlingar det gäller. **** = H/D21 - H/D80 50 kr, ÖOK betalar resterandedel av startavgiften OBS! Lägsta betalning till ÖOK Swish 123 172 12 08 = 50 kr OBS! ÖOK PG = 719573-8 ÖOK BG = 792-4871 Alla inbetalningar skall innehålla vad betalningen avser. Sida 11