Datum/tid: klockan 8.30 16.00 Plats: Missionskyrkan Kallade Birgitta Svärd, Karin Sköld, Karin Lindgren, Åsa Swenson, Eva Holm, Mattias Bergström, Ulla Andersson, Helena Paulsson, Gun Lindgren, Gunilla Andersson, Liselott Åkesson, Katarina Dahl, Carina Stålenmark, Mattias Bergström, Anne Sofie Scheele Inbjudan skickas till Styrelsen för kännedom Program 8.30 9.30 Projektansökningar Kinda Kom Hall Uppföljning och förtydligande utifrån styrelsens uppdrag från den 4/6. Verksamheten presenterades och följande reflektioner togs upp: - att ansökan tydligare beskriver antalet deltagare och prognosen för genomströmning. - att verksamheten överväger att införa SIP som metod/verktyg. - att tydligare beskriva en plan för implementering på lång sikt och att det är ett villkor för förlängning ett tredje år. - att det ingår i projektledarens uppdrag att söka systerprojekt som man kan ta lärdom av samt att synliggöra verksamheten. - att det ingår i projektledarens uppdrag att verka för att få till stånd en lokal samverkansgrupp. Beredningsgruppen rekommenderar styrelsen att bevilja projektmedel förutsatt att ovan nämnda förslag tas i beaktande. Support och arbetsteamet Ansökan rörande förstärkning av verksamheten. Frågan bordlades till nästa möte då ansökan ej är färdigställd.
9.30 10.00 Inledning - beredningsgruppens arbetssätt och behovsanalys Utifrån de diskussioner vi haft under våren, gällande rutiner och arbetssätt finns nu ett förslag till hur beredningsgruppen skulle kunna arbeta, se bilaga. Detta för att få ökad tydlighet och fastare former för beredning av ärenden. Allt i förhoppningen att tydliggöra roller och uppdrag samt att de underlag som beredningsgruppen lämnar till styrelsen ska underlätta beslut och leda till ökad kvalitet verksamheterna. Målsättningen är att beredningsgruppen kan enas om ett arbetssätt som kan användas framgent. 10.00 11.15 Samtal om behovsanalys Grupparbete för reflektion och diskussion kring givet förslag om rutiner samt frågan om vad vi ser är prioriterade områden för att samordningsförbundet ska uppfylla sitt syfte. Vilka utmaningar ser vi framför oss? Var och en uppmuntras att komma väl förberedd. Vilka behov, utmaningar ser er organisation? Vilka grupper alt. frågeställningar anser ni bör prioriteras? 11.15 12.00 Sammanfattning beslut och rekommendation till styrelsen Vi summerar förmiddagen och har som målsättning att ta beslut om rutiner samt formulera en rekommendation till styrelsen om prioriteringar. Beredningsgruppen tog beslut om att de föreslagna rutinerna är bra och att vi bör följa dessa. Gruppen gör också några tillägg: - att utveckla projektansökansmallen för att ytterligare höja kvaliteten i kommande projekt. Till exempel bör det tydligare framkomma mer exakt vilka volymer och vilken genomströmning man uppskattar att verksamheten kommer att hantera. - att det finns en önskan om förstärkning av kansliet för att ytterligare säkerställa stödet vid utformning av ansökningar (att leda processer från idéer till färdiga verksamhetsförslag). - att det finns ett värde i att ge tid till nulägesrapporter. - att det är mycket uppskattat att ägare/styrelse/beredningsgrupp regelbundet träffas för att vi alla ska ha en gemensam målbild och arbeta för varandra. - att det bör finnas rutiner för hur vi avsätter tid när nya projekt ska startas upp. - att vi fortsätter arbeta med att nå en gemensam definition kring begrepp och mål. - att både ordinarie och suppleanter närvarar vid planeringsdagarna i augusti och januari.
- att titlar och datum rättas till i matrisen för beredningsgruppens rutiner samt bilden för årscykeln. Nedan följer en sammanställning av de kommentarer som samlades in vid grupparbetet. Strukturerad återkoppling av projekt var 6:e månad. Behovet ska följa projektet hela projekttiden. Utmaningar SYSSELSÄTTNING/ARBETE. Känsla av sammanhang. Varje individ har behov av att känna sig behövd och att man tillhör. Hjälp inom samordningsförbundet att realisera projektideer. En person som praktiskt hjälper till Prestigelös samverkan på alla nivåer som inte är personbunden Behov o Psykisk ohälsa Ungdomar Kvinnor Ensamkommande ungdomar o Personer med låg förmåga i det svenska språket o Arbeta med arbetslivet (offentligt och privat) o Skapa en organisation som utgår ifrån individens resurser o Visst stöd för individer som studerar och/eller är i nsats Beredningsgruppens arbetssätt o Rutiner är bra enligt förslag o Hur avsätter vi nya projekt i tid o Mallar för projekt uppdateras o Rapport om var och ens nuläge väsentliga nyheter, förändringar o Hur och vad frågor o Definition Vara stöd i utvecklingsprojekt och utveckla samarbetet mellan organisationerna Representationen i beredningsgruppen o Helheten o Mandat o Kunskapsspridning i den egna organisationen o Tid för förankring i den egna organisationen Utmaning o Rätt personalresurs o Samordna redan befintliga resurser
o Förankringsprocesser i den egna organisationen o Den osynliga gruppen BEREDNINGSGRUPPEN
12.00 13.00 Gemensam lunch 13.00 16.00 EN INGÅNG Kort introduktion Genomgång av höstens tidsplan Det bildades en arbetsgrupp med ett första möte inbokat den 7 september. Presentation av projektledaren och huvudmännens representanter AF, Regionen och Jobb och Kunskapstorget har utsett sina representanter. FK och Socialförvaltningen Linköpings kommun planerar att vara klara före sista augusti. Aina Almgren har erbjudits och tackat ja till tjänsten som projektledare. Presentation av föreslagen uppföljning/följdforskning Christian Ståhl presenterade två förslag till följdforskning (En Ingång och Vägar tillarbetsgivarna) och dessa går vidare till styrelsen för beslut. Beredningsgruppen ser positivt på förslagen.
Förslag till Beredningsgruppens arbetssätt Beredningsgruppen sammanträder en gång i månaden med undantag för juli. Två gånger om året, januari och augusti, avsätts en heldag för planering, gemensam utbildning och övergripande strategier. Beredningsgruppen utgör styrgrupp till beslutade projekt/verksamheter och två projekt bjuds in till varje möte för uppföljning och rapportering av hur verksamheten fortskrider. Alt. är det nya ansökningar som behandlas. Kallelse med dagordning och handlingar skickas ut sju arbetsdagar innan möte och minnesanteckningar skickas fyra arbetsdagar efter möte. Årscykel upprättas med datum för möten samt deadlines för kallelser och dagordning. I minnesanteckningar skall det tydligt framgå beredningsgruppens rekommendation till styrelsen i de frågor som är av beslutskaraktär. Kvartalsvis går vi igenom rapportering i SUS och det ekonomiska läget för förbundets verksamhet. Efter att styrelsen uppdaterat verksamhetsplanen, vilket sker var sjätte månad, tas den upp för kännedom och förankring i beredningsgruppen.
Behovsanalys Vilka insatser har vi idag och hur ska det se ut framöver? Vad är viktiga insatser för att samverkan ska utvecklas samt att tillmötesgå individernas behov? Forskningen säger 1. att det behöver finnas en uttalad samordningsstrategi 2. att det behövs ett fördjupat tillstånd i samverkan både kulturellt och strukturellt 3. att skapa en organisering som utgår från individens behov Hur tar vi fram en uttalad samordningsstrategi? Hur fördjupar man samverkan kulturellt och strukturellt? Hur skapar vi en organisering som utgår ifrån individens behov? Vad är nästa steg i utvecklingsarbetet? Fortsatt arbete med ovanstående kommer att ske på den gemensamma dagen med styrelsen som sedan tar beslut angående förslagen.
Förslag till vilka roller/ uppdrag har varje nivå i organisationen; BEREDNINGSGRUPPEN Roll/Uppdrag Ägare Samråd med ägarrepresentanter ska ske vid frågor av större ekonomisk eller organisatorisk betydelse. Styrelsen har rätt att från förbundsmedlemmarna få de yttranden och upplysningar som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sin uppgifter. Styrelsen Ledarmöter: 6 ordinarie och 6 ersättare Linköpings kommun, Åtvidabergs kommun, Kinda kommun, Region Östergötland, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen Beslutar om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen. Upprättar budget, årsredovisningar och verksamhetsplaner. Protokoll förs av styrelsens sekreterare. Stöder samverkan mellan samverkansparterna Finansierar insatserna som ligger inom de samverkande parternas samlade ansvarsområde som avser medborgare som är i behov av samordnade insatser. Beslutar på vilka sätt de medel som står till förfogande för den finansiella samordningen ska användas efter rekommendation av beredningsgruppen. Svarar för uppföljning och utvärdering av insatserna. Ska hålla förbundsmedlemmarna underrättade om planläggningen av förbundets verksamhet och om frågor av större ekonomisk eller organisatorisk betydelse. Förbundschef/Kansli Leda och driva samordningsarbetet utifrån uppställda mål och riktlinjer. Beredning och utveckling av verksamhet, budget, verksamhetsplan och årsredovisning samt uppföljning och utvärdering av beslutade insatser. Ansvara för verkställande av beslut. Företräda samordningsförbundet på
tjänstemannanivå. Initiera och stimulera samverkan Delta i nätverk lokalt och nationellt Sammankallande i beredningsgruppens samt vid behov i olika arbetsgrupper Ansvara för förbundets hemsida Arbeta för samordningsförbundet och parterna Samordningsförbundet köper administrativa tjänster av Linköpings kommun, såsom styrelsesekreterare, löne- administration, ekonomi administration Beredningsgrupp Beredningsgruppens arbete leds av förbundschefen. Minnesanteckningar förs av kansliets administrativa assistent. I beredningsgruppen finns representanter från de medverkande aktörerna, varje representant har en ersättare; Socialförvaltningen, Linköpings kommun Chef för Team utreda. Omsorgskontoret, Linköpings kommun Planeringsledare Bildningskontoret, Linköpings kommun Bitr. bildningschef samt Chef för Jobb och Kunskapstorget Försäkringskassan Samverkansansvarig Region Östergötland Primärvårds chef, verksamhetsutvecklare psykiatrisk öppenvårdsmottagning, vårdcentralschef. Arbetsförmedlingen Sektionschef Åtvidabergs kommun Chef för Arbetsmarknadsenheten Kinda kommun - Chef för Arbetsmarknadsenheten Tillsammans är vi starkare Projektledare Beredningsgruppens uppdrag är att: Skapa förutsättningar i den operativa verksamheten för att genomföra styrelsens beslut om projekt, insatser och uppföljning. Bereda ansökningsärenden till styrelsen. Vara stöd i utvecklingsprojekten och utveckla samarbetet mellan organisationerna. Återföra information från samordningsförbundet till
den egna organisationen. Skapa förutsättningar för samarbete mellan handläggare där samverkan behövs. Identifiera behov av samverkansinsatser. Förslag till rutiner Område Datum för utskick av kallelse samt material inför beredningsgrupp, 7 arbetsdagar innan mötet Mötestider Beredningsgrupp ht 2015 Dagordning/ minnesanteckningar Minnesanteckning från Beredningsgruppsmöte Minnesanteckning från Beredningsgrupp delges styrelsen samt läggs ut på hemsida. Planeringsdagar Styrelse Beredningsgrupp 12/8, 2/9, 30/9, 4/11 samt 2/12 21/8 Strategidag 11/9, 9/10, 13/11 samt 11/12 Varje beslutspunkt i dagordningen avslutas med att ordföranden sammanfattar vad som framkommit; Beredningsgruppen rekommenderar styrelsen att: Skickas ut senast 4 arbetsdagar efter mötet senast ; 27/8, 18/9, 15/10, 19/11 samt 17/12 Framtagen mall används Senast; 27/8, 18/9, 15/10, 19/11 samt 17/12 Beredningsgrupp heldag i augusti och januari Styrelsen och beredningsgruppen halvdag/år samt lunch till Ansvar Förbundschef Förbundschef och Beredningsgrupp Styrelse Förbundschef Beredningsgrupp
Projektuppföljning 2 projekt följs upp vid varje beredningsgruppsmöte lunch för planering av verksamheten 21/8 En ingång 11/9 Linkooperativet, Våga livet 9/10 Mera koll, Intensivteam 13/11 Start, Conexi 11/12 Kooptjänst (forts), En ingång Förbundschef bjuder in Projektledarna rapporterar och svarar på frågor