Fler affärsmöjligheter i sydöstra Skåne

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Fler affärsmöjligheter i sydöstra Skåne 13 november, kl 13.00 17.00 1

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Program Hur tillämpas upphandling i kommunen? Carina Grönlund, Inköpare Sjöbo kommun Företagens deltagande i offentliga upphandlingar Marcus Liu, Tillväxtverket Fler anbud från småföretag Niklas Tideklev, Upphandlingsstödet Kammarkollegiet Lunch 2

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Program fortsätter Erfarenheter av arbete att underlätta för små och medelstora företag Ronny Odervång, Trollhättans kommun Vad bör du som företag tänka på för att delta i en offentlig upphandling? Niklas Tideklev, Upphandlingsstödet Kammarkollegiet Ett företags erfarenheter som leverantör Marja Witt med erfarenheter från bland annat Vikariepoolen AB och Vikarieförmedlingen AB Panelsamtal. Hur skapar vi förutsättningar för att få fler anbud från mindre företag? 3

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Hur tillämpas upphandling i kommunen? Carina Grönlund, Inköpare Sjöbo kommun 4

Upphandlingsseminarium 2012-11-13

Sjöbo kommun 18100 invånare 496 km2 Kommunalskatt 31,97 2329 företag varav 633 är lantbruk

Olika upphandlingsförfaranden Direktupphandling, vid värde överstigande ett basbelopp (år 2012 = 44 000:- SEK), men under den lagstadgade beloppsgränsen, som i år är 284 631:- SEK. Förenklad upphandling, värde mellan ett basbelopp och 200 000 (innevarande år 1 897 540:- SEK) Öppen upphandling, värde överstigande 200 000

Direktupphandling i Sjöbo kommun Behov uppstår Kontrollera att varan / tjänsten inte finns i befintliga ramavtal Har fler samma behov? Förfrågan till minst 3 leverantörer Dokumentation

Hur upphandlar kommunen? Förvaltningsspecifikt Kommunövergripande Samverkan med andra kommuner Kammarkollegiet och SKI Kommentus

På gång just nu Revisionstjänster Transport- och anläggningsmaskiner Datorer (stationära, bärbara + skärmar) Entreprenad kvarteret Viljan Rivning av f d Trelleborgs gummifabrik m fl Uppföljningar

Hur hittar leverantörerna de kommunala upphandlingarna? Undantaget direktupphandlingar, annonseras ALLA upphandlingar i www.tendsign.se Gratis registrering för leverantörer Man hittar även upphandlingar via hemsidan, www.sjobo.se/upphandling

Överprövningar mm Efter tilldelningsbeslut ska det löpa minst 10 kalenderdagar innan avtal får tecknas. Överprövningar vanliga, lämnas in till förvaltningsdomstolen. Ibland rent okynne, ibland kan leverantör som haft föregående avtal tjäna på det.

Avgift för att lämna in ansökan om överprövning. Alla de andra nordiska länderna har avgifter, t ex Danmark 10 000:- kronor!

Kommunikation Exempel: senaste livsmedelsupphandlingen; Dialogträffar med lokala näringslivet i alla kommunerna innan upphandlingen startade, med förhoppningen att få in anbud från fler små och medelstora företag. Utfallet? Vad kan vi lära oss av detta?

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Företagens deltagande i offentliga upphandlingar Marcus Liu, Tillväxtverket 15

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Offentlig upphandling Företagens deltagande i offentlig upphandling Marcus Liu Enheten för regelförenkling Tillväxtverket 16

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Svårt med offentlig upphandling 17

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH 18

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Företagens deltagande i en offentlig upphandling 0 anställda 1-9 anställda Ja 10-49 anställda Nej 50-249 anställda 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 19

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Små företag 20

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Varför deltar inte företag i en offentlig upphandling? 18% 16% 14% 12% 10% 8% 6% Små företag (0-49 anställda) Medelstora företag (50-249 anställda) 4% 2% 0% Det är för komplicerat Det tar för mycket Dd ae ta fram anbud Kontrakten är för stora 21

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Företagens deltagande i en offentlig upphandling fördelat på bransch Byggverksamhet (F) Uthyrning och andra företagstjänster (N) Juridik, ekonomi, vetenskap och teknik (M) InformaDon och kommunikadon (J) Vård och omsorg (Q) Transport och magasinering (H) Handel (G) Hotell och restaurang (I) Medelstora Små El, gas, värme, vaeenförsörjning och avlopp (DE) Utbildning (P) Tillverkning och mineralutvinning (BC) Kultur, nöje, fridd och andra persontjänster (R, S) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 22

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Företagens deltagande i en offentlig upphandling fördelat på län Västerbottens län Norrbottens län Gävleborgs län Östergötlands län Värmlands län Västernorrlands län Jämtlands län Gotlands län Dalarnas län Kronobergs län Stockholms län Västra Götalands län Blekinge län Skåne län Örebro län Hallands län Uppsala län Kalmar län Västmanlands län Södermanlands län Jönköpings län 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Medelstora företag Små företag 23

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Företagens deltagande i en offentlig upphandling - kön och bakgrund 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% Företaget drivs av en person med utländsk bakgrund Företaget drivs av en person med svensk bakgrund Företaget drivs av en kvinna Företaget drivs av en man 24

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Tillväxtviljan hos företag deltagit i en offentlig upphandling 10-49 anställda 1-9 anställda 0 anställda Inte deltagit Deltagit Inte deltagit Deltagit Inte deltagit Deltagit Ja, både vad gäller omsäening och antalet anställda Ja, men utan ae öka antalet anställda Nej 50-249 anställda Inte deltagit Deltagit 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 25

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Antal kontrakt företag har fått i en offentlig upphandling Små företag med 0-49 anställda Medelstora företag med 50-249 anställda 23% 10% 33% 34% 0 kontrakt 1 kontrakt 2-4 kontrakt 5 eller fler kontrakt 19% 34% 0 kontrakt 1 kontrakt 19% 2-4 kontrakt 5 eller fler kontrakt 28% 26

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Antal anbud företag har lämnat i en offentlig upphandling Små företag med 0-49 anställda Medelstora företag med 50-249 anställda 11% 25% 35% EE anbud Två- fyra anbud 23% EE anbud Två- fyra anbud Fem eller flera 66% Fem eller flera 40% 27

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Vilka metoder behövs för att öka företagens deltagande? Information och dialog Renodlade och anpassade krav i förfrågningsunderlaget Möjliggöra anbudslämnande på delar av upphandlingen Uppföljning och utvärdering Elektroniska lösningar 28

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Vad erbjuder Tillväxtverket? Rapporter och skrifter - goda exempel, fakta & statistik och rapport till Upphandlingsutredningen Dialogmöten mellan upphandlande myndigheter och leverantörer www.verksamt.se www.enklareregler.se 29

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Tack för mig Marcus.liu@tillvaxtverket.se 08-681 91 02 Adda Tillväxtverket på facebook Följ oss på twitter www.enklareregler.se 31

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Fler anbud från småföretag Niklas Tideklev, Upphandlingsstödet Kammarkollegiet 32

Att skapa förutsättningar för fler anbud från småföretag Niklas Tideklev

Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet Start: 1 januari 2009 Uppdragsgivare: Socialdepartementet Uppdrag: Underlätta upphandlingsprocessen genomförande och deltagande Målgrupp: Upphandlande myndigheter Leverantörer mindre företag Sid 34

Upphandlingsstödet arbetar för att stärka upphandlingens strategiska betydelse för den offentliga verksamheten förebygga korruption och jäv vid offentlig upphandling målen om långsiktigt hållbar utveckling uppnås innovationsfrämjande upphandling uppmuntras Vi ska också Driva och främja införandet av elektronisk upphandling Sid 35

Medarbetare och uppdrag 15 medarbetare och 5 verksamhetsområden 1. Vägledning och stöd (upphandling av varor tjänster och byggentreprenader) 2. Vägledning och stöd (upphandlingar av hälso- och sjukvård samt vård och omsorg) 3. Valfrihetswebben 4. Elektronisk upphandling 5. Webb och kommunikation Sid 36

Vilket stöd erbjuder vi idag? Vägledningar Helpdesk - besvarar upphandlingsfrågor via telefon och e-post Nyhetsbrev Konferenser och seminarier Föreläsningar Upphandlingsstöd.se Vägledningarna Upphandlingsprocessen klickbar FAQ Ordlista Rapporter och Remissvar Informationsmaterial Sid 37

Att göra affärer med offentlig sektor Informationspaket att använda på leverantörsträffar både för LOU och LOV ü Två introduktionsfilmer till offentlig upphandling ü En informationsfolder om offentlig upphandling ü En färdig presentation samt stödmanus, anpassad just till leverantörer som åhörare ü Ett diskussionsunderlag som gör det möjligt att ta upp lokala frågeställningar. Sid 38

Sid 39 www.upphandlingsstöd.se

Vägledningar Upphandlingsprocessen steg för steg LOU, LOV och Bygg Dialog före, under och efter upphandling Utformning av förfrågningsunderlag LOU, LOV och Bygg Anbudsutvärdering Kontraktsuppföljning Kravspecifikationer vid upphandling av hemtjänst Kravspecifikationer vid upphandling av primärvård Sid 40

och dessa Konkurrenspräglad dialog Direktupphandling Elektronisk auktion Att förebygga korruption och jäv Innovationsvänlig upphandling Sid 41

Den för dagen viktigaste Underlätta för småföretag att delta i offentlig upphandling Sid 42

Småföretag en betydande del av marknaden Av Sveriges drygt 1 120 000 registrerade företag 2011 är 99 % småföretag! Varav 75 % enmansföretag 20 % företag med 1-4 anställda. Sid 43

Underlätta för småföretag - en prioriterad fråga Stor betydelse för Sveriges ekonomi och samhällsnyttan En avgörande faktor att göra goda affärer och öka nyttan i varje enskild upphandling Upphandlingsutredningen Uppdrag från socialdepartementet Sid 44

Underlätta för småföretag - en strategisk fråga För att få genomslag inom en upphandlande myndighet krävs ett strategiskt beslut från beslutsfattarna att Skapa förutsättningar för småföretag att delta på samma villkor som övriga företag Ge upphandlare mandat att agera i enlighet med detta Sid 45

Varför deltar inte småföretag? De vet inte att man kan göra affärer med offentlig sektor De vet inte hur man hittar affärsmöjligheterna De anser det besvärligt att sälja till det offentliga, många krav inte minst på olika typer av intyg och dokumentation De anser att upphandlingarna är alltför omfattande De uppfattar offentlig upphandling som byråkratisk, tidskrävande och kostnadsdrivande Sid 46

Allt kan bara bli bättre Vägledning med 10 goda idéer Informationspaketet Frukostseminarer Seminarier Vägledning om innovationsvänlig upphandling Den här dagen! Sid 47

1. Informera om aktuella upphandlingar Hemsida E-post och nyhetsbrev Informationsmöten etc Offentlig avtalsdatabas Lägg möten på tider som passar företag!

2. Informera om vad upphandling är Ökade kunskaper om reglerna för offentlig upphandling kan leda till att fler småföretag lämnar anbud till www.upphandlingsstöd.se Sid 50

3. Informera om möjligheten för leverantören att kunna samarbeta med andra leverantörer Möjlighet att åberopa andra företags kapacitet och resurser Lägg anbud i eget namn eller genom att lämna ett gemensamt anbud Sid 51

4. Skapa dialog med leverantörer Dialog före en upphandling Dialog under en upphandling Dialog efter en avslutad upphandling Det är tillåtet att tala med varandraj

5. Undvik att belasta leverantören i onödan ü Undvik betungande krav ü Begränsa kraven ü Renodla kraven ü Ange kraven en gång ü Tydliga förfrågningsunderlag ü Anbudsformulär ü Tänk på nystartade företag ü Begär in bevis i efterhand ü E-upphandling Sid 53

6. Undvik onödigt stora upphandlingar ü Dela upp upphandlingen i delkontrakt ü Anpassa volymen för att uppnå maximal konkurrens - inte för stor volym inte för liten volym ü Inga oproportionerliga krav Sid 54

7. Handla upp på prestation och prestanda Beskriv vilket resultat som ska uppnås men inte sättet att gå tillväga Tekniska specifikationer i form av prestanda eller funktion främjar innovationsförmågan Öppna för alternativa lösningar

8. Utforma kontraktsvillkor som passar småföretag Kontraktsvillkoren bör vara v Enkla v Tydliga v Balanserade v Relevanta v Proportionerliga v Partsneutrala Anpassa betalningsvillkor Överväg delbetalning i förskott Garantera om möjligt lägsta volym Sid 56

9. Ge leverantörer god tid för att lämna anbud Var generös med tidsfristerna Ge tid till leverantörerna att Ø anpassa verksamheten efter upphandlingens behov/krav Ø hitta samarbetspartners Ø utforma ett anbud med kvalitet Sid 57

10. Återkoppling och uppföljning Bjud in leverantörer för en genomgång av resultatet av upphandlingen ü Utbildningssyfte ü Minskar risken för överprövning ü Skapar goda leverantörsrelationer ü Förstärker konkurrensen i nästa upphandlingen Sid 58

Sid 59 Frågor?

Kontaktuppgifter Niklas Tideklev Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet Niklas.tideklev@kammarkollegiet.se www.upphandlingsstöd.se 08-700 08 97

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Lunch Vi ses igen kl 12.30 61

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Erfarenheter av arbete att underlätta för små och medelstora företag Ronny Odervång, Trollhättans kommun 62

Information 12 Nov 2012 Att nyttja den lokala konkurrensen vid offentlig upphandling Ronny Odervång Upphandlingschef

Fakta Trollhättans Stad inkl bolag Central upphandlingsfunktion Varor tjänster, entreprenader 150st avtalsområden 1 000 000 000 kronor Politiskt styrd organisation Tradition miljöarbete Skillnad offentligt/privat

Hur gör vi affären attraktiv? Internt kvalitetsarbete Utbildning av upphandlare Utbildning av företagare Synliggöra affären Lätt att lämna anbud Samordnad upphandling Garanterade volymer Stabil kvalitetsnivå Låg risk Bra offert

Hur? Marknadsanalys Förståelse Logistik Fordon/Investeringar Politiska beslut Ekonomiska incitament Transparenta optioner Osv

Tack för er uppmärksamhet!

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Vad bör du som företag tänka på för att delta i en offentlig upphandling? Niklas Tideklev, Upphandlingsstödet Kammarkollegiet 68

Vad bör du som företag tänka på för att delta i en offentlig upphandling? Niklas Tideklev

Hur kan leverantörer få hjälp av oss på Upphandlingsstödet? Upphandling steg för steg Vägledningar Grunderna i offentlig upphandling Regelverk Frågor och svar Helpdesk Sid 70

Sid 71 www.upphandlingsstöd.se

Sid 72

Planera praktiska tips Var aktiv och förberedd Ø Skaffa kunskaper om offentlig upphandling Ø Förstå dokumenten FFU m.m Ø Undersök hur just din vara eller tjänst köps in Ø Ta kontakt med den upphandlande myndigheten Ø Bevaka upphandlingar databaser och hemsidor Ø Prenumerera på aktuella annonser Sid 73

Planera praktiska tips forts. Ø Identifiera vilka kvalifikationer som krävs Ø Skapa nätverk och samarbeta med andra leverantörer Ø Samla viktiga dokument i förväg Ø Analysera resultatet av tidigare upphandlingar Sid 74

Genomföra Ø Skriva anbud Anbuden prövas Bästa anbud antas Tilldelningsbeslut Sid 75

Genomföra praktiska tips ü Ställ frågor och undvik missförstånd vid otydligheter i förfrågningsunderlaget ü Svara på det som efterfrågas ü Lämna ett korrekt och fullständigt anbud glöm inga bilagor ü Reservationer inte tillåtna ü Lämna in anbudet i tid och på rätt sätt ü Se till att anbudet undertecknats på rätt sätt ü Ange om vissa delar ska sekretessbeläggas motiv ü Upphandlande myndigheten bestämmer Sid 76

Om ditt anbud inte antas ü Ställ frågor om anledningar till varför ditt anbud inte var tillräckligt konkurrenskraftigt ü Begär eventuellt ut dina konkurrenters anbud ü Begär eventuellt överprövning ü Vad kan göras bättre nästa gång? Sid 77

Om ditt anbud antas Ø Kontrakt tecknas Ø Dags att leverera Ø Fakturera Ø Återkoppla till kunden Ø Prisjustering och förlängning Ø Utvärdera kontraktsperioden Sid 78

Följa upp - Utvärdera kontraktsperioden Har kontraktet Ø varit lönsamt? Ø medfört ökade marknadsandelar? Ø medfört ökad känndomen om ditt företag? Ø Har samarbetet fungerat? Ø Är kunden nöjd? Sid 79

Bli en uppskattad leverantör Leverera det som efterfrågas inom avtalad tid, till avtalat pris och till avtalad kvalitet Regelbundna dialoger med din kund Informera om eventuella förbättringar under kontraktet och inför nästa upphandling Sid 80

Sid 81 Frågor?

Kontaktuppgifter Niklas Tideklev Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet Niklas.tideklev@kammarkollegiet.se www.upphandlingsstöd.se 08-700 08 97 Sid 82

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Ett företags erfarenheter som leverantör Marja Witt med erfarenheter från bland annat Vikariepoolen AB och Vikarieförmedlingen AB 83

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Panelsamtal Hur skapar vi förutsättningar för att få fler anbud från mindre företag? 85

SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Tack för idag 86