VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2013 1 Sammanträdet inleddes med psalmsång Psb 390, textläsning ur Markus 10:13-16 och bönen Gud som haver barnen kär. Sammanträdets laglighet och beslutsförhet 1 Konstaterades att sammanträdet var lagenligt sammankallat och beslutfört, 14/15. Val av två protokolljusterare 2 Förslag: Till protokolljusterare väljs Roger Nylund och Olle Victorzon. Till protokolljusterare valdes Roger Nylund och Sven Lindholm. Godkännande av föredragningslistan 3 Föredragningslistan godkändes. Val av vice ordförande för åren 2013-2014 4 Enligt den ändring i kyrkoordningen kap. 10 12 som trädde i kraft 1.1.2005 är församlingsrådets ordförande församlingens kyrkoherde och vice ordförande en av församlingsrådet vid det första sammanträdet under det första och tredje året av mandatperioden inom sig utsedd medlem. Församlingsrådet väljer vice ordförande för åren 2013-2014. Under åren 2011-2012 har Christel Lax varit vice ordförande. Beslutsförslag: Församlingsrådet väljer vice ordförande. Församlingsrådet valde enhälligt Christel Lax till vice ordförande för åren 2013-2014. Val av beredningsgrupp 5 Församlingsrådet har enligt tidigare praxis årligen vid sitt första sammanträdet valt en beredningsgrupp med uppgift att bereda ärenden som skall behandlas av församlingsrådet. Föreslås att beredningsgruppen i fortsättningen väljs för två år i sänder. Till beredningsgruppen har hört kyrkoherden som ordförande och ansvarig för beredningen, vice ordföranden och församlingssekreteraren. Församlingsrådet väljer beredningsgrupp för åren 2013-2014. Församlingsrådet valde följande personer till beredningsgruppen för åren 2013-2014: kyrkoherden, vice ordförande Christel Lax och sekreterare Margaretha Stenroos.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2013 2 Protokoll från Direktionen för barnverksamheten 6 Protokoll från barnverksamhetens sammanträde 3/2012, 31.10.2012 läggs fram. Församlingsrådet behandlade ärendet i 6 vid sitt sammanträde 12.12.2012 206. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom. Protokoll från diakonidirektionen 7 Protokoll från diakonidirektionens sammanträde 6/2012, 27.11.2012 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom. Protokoll från direktionen för kristen fostran bland unga 8 Protokoll från direktionen för kristen fostran bland unga 3/2012, 19.11.2012 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom. Protokoll från missionsdirektionen och Mazimbu-gruppen 9 Protokoll från missionsdirektionens sammanträde 5/2012, 13.11.2012, 6/2012, 17.12.2012 och Mazimbu-gruppens sammanträde 5/2012, 26.11.2012. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom. Protokoll från Sundom kapellråd 10 Protokoll från Sundom kapellråds sammanträden 17.10.2012 och 21.11.2012 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2013 3 Val av ledamöter till diakonidirektionen 2013-2014 11 För församlingens diakoniarbete väljer församlingsrådet för perioden 2013-2014 ordförande för diakonidirektionen och sex övriga medlemmar samt personliga suppleanter för dessa. En av de valda ordinarie medlemmarna bör tillhöra församlingsrådet. Direktionen väljer inom sig en vice ordförande. Om medlem avgår före mandattidens utgång skall en ny medlem väljas för den återstående mandattiden. : Församlingsrådet utsåg följande understödda personer till ledamöter och deras personliga suppleanter för diakonidirektionen för åren 2011 2012 Ordinarie ledamöter: Harry Holmberg, ordförande Gun-Britt Hammarström Britten Nylund Ulla Borgar Göran Geisor Birgitta Sundin Gunvor Sandell Britha Antila, församlingsrådets representant Suppleanter: Ruth Julin Doris Hermans Lisa Särs Gustav Tujulin Birgitta Strang Maj-Britt Kolehmainen Gunborg Sjöberg, FR:s representant Beslutsförslag: Församlingsrådet utser ledamöter och deras personliga suppleanter för diakonidirektionen för åren 2013 2014. : Församlingsrådet utsåg följande understödda personer till ledamöter och deras personliga suppleanter för diakonidirektionen för åren 2013 2014 Ordinarie ledamöter: Gun-Britt Hammarström, ordförande Li Ollil-Nylund Britten Nylund Ulla Borgar Birgitta Sundin Gunvor Sandell Britha Antila, församlingsrådets representant Suppleanter: Ruth Julin Lisa Särs Gustav Tujulin Birgitta Strang Maj-Britt Kolehmainen Gunborg Sjöberg, FR:s representant Val av ledamöter till missionsdirektionen 2013-2014 12 Församlingsrådet väljer enligt instruktionen för direktionen för missionsarbete i Vasa svenska församling - godkänd av församlingsrådet 16.10.2000 - för två år en ordförande och en sekreterare samt fem andra medlemmar, varav en medlem är församlingsrådets representant samt två suppleanter (inte personliga). Församlingsrådet utsåg följande understödda ledamöter till missionsdirektionen samt suppleanter för perioden 2011-2012:
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2013 4 Ordinarie Suppleanter Brita Jern Anette Holm Ruth Julin Martina Rantala Eyvor Sandell Ann-Katrin Store Johanna Ulrika Söderholm, församlingsrådets representant John Åsvik, suppleant för Johanna Ulrika Söderholm Missionspräst Gunnar Särs valdes till ordförande för missionsdirektionen. Beslutsförslag: Församlingsrådet utser ledamöter till missionsdirektionen samt suppleanter för perioden 2013 2014. Församlingsrådet utsåg följande understödda ledamöter till missionsdirektionen samt suppleanter för perioden 2013-2014: Ordinarie Suppleanter Brita Jern Ruth Julin Eyvor Sandell Ann-Katrin Store Anette Holm Sabina Saramo Johanna Ulrika Söderholm, församlingsrådets representant John Åsvik, suppleant för Johanna Ulrika Söderholm Missionspräst Gunnar Särs valdes till ordförande för missionsdirektionen. Val av ledamöter till direktionen för barnverksamheten 2013-2014 13 Nya medlemmar till direktionen för barnverksamheten bör väljas för tiden 2013-2014. Församlingsrådet förrättade 19.1.2011 val av medlemmar i direktionen för åren 2011-2012. Enligt instruktionen för barnarbetet i Vasa svenska församling, godkänd av församlingsrådet 17.5.1999, väljer församlingsrådet till direktionen för en mandattid på två år en ordförande och sju medlemmar. Av dessa bör en vara präst eller lektor, som ansvarar för verksamheten. De övriga medlemmarna bör vara församlingsmedlemmar med erfarenhet av kristen fostran och arbete bland barn. En medlem bör företräda barnens föräldrar och åtminstone en bör vara dagklubbsledare och en söndagsskollärare. Ledaren för barnverksamheten, är självskriven medlem. Direktionen väljer inom sig en vice ordförande och en sekreterare. KL 7:3, 10:4, KO 7:2,2, 7:3, 2-3. Församlingsrådet utsåg följande ledamöter till direktionen för barnarbetet för tiden 2011-2012: Heidi Mäkelä, ansvarig ungdomsteolog, ordförande Susanna Back, ledare för barnverksamheten, sekreterare Marita Borg, barnledare Gun-Britt Ahlsved, barnledare Camilla Rinne, suppleant för barnledarna Pia Sjöblom, föräldrarepresentant Benita Stenlund, föräldrarepresentant Heidi Orori, söndagsskollärarrepresentant Rose-Marie Dahlgen-Sand, församlingsrådets representant Heidi Engman, suppleant för församlingsrådets representant
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2013 5 Beslutsförslag: Församlingsrådet utser ledamöter till direktionen för barnverksamheten för tiden 2013 2014. Församlingsrådet bordlade ärendet till nästa sammanträde. Val av ledamöter till distriktsrådet för Dragnäsbäck-Gerby 2013-2014 14 Församlingsrådet väljer ledamöter till distriktsrådet för Dragnäsbäcks kyrka för perioden 1.1.2013-31.12.2014. Enligt instruktionen för Dragnäsbäck-Gerby distriktsråd 3 godkänd av församlingsrådet 16.11.1989 väljer församlingsrådet för två år i sänder sex övriga ledamöter till distriktsrådet - utöver distriktsprästen som är ordförande - och minst två suppleanter (inte personliga). Distriktsrådet väljer i februari vice ordförande och sekreterare för ett år i sänder. Församlingsrådet utsåg följande sju understödda ledamöter och suppleanter till distriktsrådet för Dragnäsbäcks kyrka för mandatperioden 2011-2012: Ordinarie Suppleanter (ej personliga) Ulla Wiklund Ingeborg Nyberg Niclas Carlsson Marita Åström Borghild Smirnoff Eva Åstrand, FR:s representant Gunilla Berglund Kurt Damén Christel Lax Björn Björklund, församlingsrådets representant Beslutsförslag: Församlingsrådet utser ledamöter till distriktsrådet för Dragnäsbäck- Gerby för tiden 2013 2014. Församlingsrådet utsåg följande sju understödda ledamöter och suppleanter till distriktsrådet för Dragnäsbäcks kyrka för mandatperioden 2013-2014: Ordinarie Suppleanter (ej personliga) Ingeborg Nyberg Kurt Damén Sonja Storås Björn Björklund Ulla Wiklund Niclas Carlsson Borghild Smirnoff Christel Lax, församlingsrådets representant
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2013 6 Personalens resterande semestrar 15 Följande anställda anhåller om resterande semester under tiden 1.1-30.4.2013: Kvar Stenroos, Margaretha 2-5.4 = 4 dgr 4 dgr 23-26.4 = 4 dgr - Ahlsved, Gun-Britt 8-14.1 = 5 dgr 33 dgr 15.1 28.2 = 33 dgr - Borg, Marita 25.2-1.3 = 5 dgr - Kvist-Grönros, Britt-Marie 25.2-1.3 = 5 dgr - Skoglund, Martina 25.2 1.3 = 5 dgr - Holm, Susanne 25.2 1.3 = 5 dgr - Streng, Lena 2.1 = 1 dag 7 dgr 27.2 1.3 = 3 dgr 4 dgr 25-28.3 = 4 dgr - Heikius, Monica 26.2-4.3 = 5 dgr 7 dgr 20-28.4= 7 dgr 1 dag Heikius, Mikael 27.1-5.2 = 5 dgr 7 dgr 20-28.4 = 7 dgr - Andersson, Dan 22.2 = 1 dgr 9 dgr 4 16.4 = 9 dgr - Borg, Kerstin M. 2 3.1 = 2 dgr 9 dgr 26 28.2 = 3 dgr 6 dgr 28.3 = 1 dag 5 dgr 2 4.4 = 3 dgr 2 dgr 25.4 = 1 dag 1 dag 29.4 = 1 dag - Åsvik, Birgitta 4.4 = 1 dag 7 dgr 15 23.4 = 7 dgr - Engsbo, Mona 20-22.3 = 3 dgr 10 dgr 15-26.4 = 10 dgr - Niemistö, Ann-Charlott 25.2 1.3 = 5 dgr 2 dgr 29 30.4 = 2 dgr - Lärka, Anna-Karin 2 4.1 = 3 dgr 7 dgr 4 8.3 = 5 dgr 2 dgr 18 19.4 = 2 dgr - Sandberg, Martin 25.1 = 1 dag 5 dgr 25.2 1.3 = 5 dgr - Särs, Camilla 25 26.2 = 2 dgr - Lindvik, Monika 25.2 1.3 = 5 dgr - Susanna Back 27-28.2 = 2 dag 23 dgr (intj. 1.4 2011-31.3.2012) 1.3 = 1 dag 22 dgr Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner personalens semestrar. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2013 7 Budget 2013, uppdatering av ansvarspersoner och bindningsnivå 16 För tillämpningen av årets budget bör församlingsrådet utse ansvarspersoner på kostnadsställe nivå. För 2013 års budgetmedel föreslås följande ansvarspersoner: Församlingsrådet 220101 Gudstjänstlivet 220001 Kyrkliga förrättningar 220002 Konsertverksamhet 220003 Allmänt församlingsarbete 227501 Kontakt med hemmen 220202 Kyrkobröderna 220203 Informationsverksamhet 221001 Musikverksamhet 222001 Konsertverksamhet 220003 Trefaldighetskyrkans kör 222002 Brändö kyrkokör 222003 Sundom kyrkokör 222005 Orkestern 222006 Barnkören Glädjeklangen 222008 Musikläger 222009 Gemensam musikverksamhet 222010 Musikskola 222011 Musiklekskola 222012 Barnverksamhet 223101 Söndagsskolverksamhet 223201 Juniorarbete 223301 Scoutverksamhet 223401 och 402 Skriftskolarbete 223501 Ungdomsarbete 223601 Skolungdomsverksamhet 223701 Specialungdomsarbete 223602 Arbetet bland studerande 223702 Unga vuxna 223703 Diakoni 224101 Diakonidirektion underst. medel 224120 Understödskassa 224121 Understödskassa 224122 Understödskassa 224123 Understödskassa 224124 Samtalstjänst 224501 Invandrararbete 224601 Missionsarbete 226001 Vänförsamlingsarbetet 226002 Dragnäsbäcks-Gerby distrikt 227001 Sundom, allm. församl. arbete 228001 Sundom, barnverksamhet 228002 Sundom, ungdomsarbete 228003 Sundom, diakoni 228004 Anders Kronlund Anders Kronlund, Gunnar Särs Anders Kronlund Anders Kronlund Anders Kronlund Susanna Back, Siv Jern Anders Kronlund Johanna Backholm Anders Kronlund, Mikael Heikius Mikael Heikius Mikael Heikius Dan Andersson Monica Heikius Monica Heikius Mikael Heikius Mikael Heikius Mikael Heikius Dan Andersson Dan Andersson Susanna Back Susanna Back Janne Hänninen, Tia-Maria Nord Lena Streng Anders Kronlund, Lena Streng Lena Streng Emma Villman Susanne Blomqvist Birgitta Åsvik/Annina Aspvik Siv Jern Gunnar Särs Martin Sandberg, Gunnar Särs Martin Sandberg Siv Jern Malin Lindblom Susanna Back, Malin Lindblom, Malin Lindblom Kerstin M. Borg, Malin Lindblom Beslutsförslag: Församlingsrådet torde godkänna ansvarspersonerna och bindningsnivån per kostnadsställe. Anders Kronlund, John Åsvik och Olle Victorzon anmälde jäv och avlägsnade sig. Vice ordförande fungerade som ordförande. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2013 8 Anhållan om deltagande i rådplägningsdagar 17 19.1.2013 i Nykarleby 17 Britt-Marie Kvist- Grönros, Marita Borg, Martina Skoglund, Susanne Holm, Monika Lindvik, Camilla Andersson och Susanna Back anhåller om att få delta i rådplägningsdagarna för barnarbetare i Nykarleby 17-19.1.2013. Rådplägningsdagarna är en viktig del av barnverksamhetens utveckling. Barnledarna får information om kyrkans barn och familjearbete, höjer sin kompetens och stärker sin yrkesidentitet. Också barnarbetsledaren har stort utbyte av att få del av den information och fortbildning som erbjuds under dagarna.. Kursens deltagande, kost och logi två nätter i dubbelrum kostar 6 x 265. Sammanlagt för 7 personer blir summan 1.590. Tilläggskostnader för rådplägningsdagarna denna gång blir transporten med 3 personbilar, vilket torde bli ca 220. Detta innebär att rådplägningsdagarnas totala kostnad för 6 barnledare samt ledaren för barnverksamheten uppgår till 2.020. Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner anhållan och den totala kostnaden tas från verksamhetsmedel för barnverksamheten mot redovisning. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget. Anhållan om deltagande i Borgå stifts Kyrkomusikdagar 2013 18 Kantor Dan Andersson anhåller om att få delta i kyrkomusikdagarna i Karleby 8 10.1.2013. Han anhåller om att på tjänstetid få delta i dagarna samt följande kostnader betalda samt lagstadgade dagtraktamenten. Kostnader: Deltagaravgift Festmiddag Hotell 2 x 85 euro Bussbiljett Dagtraktamenten Totalt 90 euro 25 euro 170 euro 50 euro 72 euro 407 euro Kyrkomusikdagarna är kantorernas rådplägningsdagar där det dryftas för musiken och yrkeskåren viktiga ärenden. I år gästar Malin Storbjörk, musiklärare i närbelägna Kronoby, dagarna för att dela med sig av sina erfarenheter av vokalt musicerande med unga. Det handlar om att praktisk musikpedagogik. Dagarnas utländske gäst är svensken Jan Fagius, erfaren neurolog och amatörmusiker. Viktigt är även att träffa kolleger och stärka varandra på den gemensamma vandringen. Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner anhållan och den totala kostnaden tas från verksamhetsmedel för musiken. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2013 9 Utlåtande om tjänsten som vaktmästare-städare i Sundom kyrka och prästgård 19 Gemensamma kyrkorådet beslutade på sitt sammanträde 1.11.2012 133 att ledigförklara tjänsten som vaktmästare-städare i Sundom kyrka och prästgård att sökas så att ansökningstiden gick ut 26.11.2012. Samtidigt tillsattes en arbetsgrupp som bereder valet av vaktmästare-städare. Tjänsten har sökts av 8 personer. En lista över de personer som har sökt tjänsten som vaktmästare-städare läggs fram. Enligt tjänsteinstruktionen antas vaktmästare-städare av gemensamma kyrkorådet sedan utlåtanden av församlingsråden inhämtats. Beslutsförslag: Församlingsrådet ger sitt utlåtande om tjänsten som vaktmästarestädare i Sundom kyrka och prästgård. Församlingsrådet konstaterar att vi inget har att anmärka mot någon av de sökande med bakgrund av den information vi fått oss tillställd. Ytterligare konstaterar församlingsrådet att i arbetsgruppen som bereder valet borde 1-2 lekmannarepresentanter från Sundom kapellförsamling ingått annonsen borde varit utformad så att tjänsteinnehavaren skall ha goda muntliga och skriftliga kunskaper i svenska och nöjaktiga muntliga kunskaper i finska. Detta för att beakta att Sundom kapellförsamling är svenskspråkig. Församlingsrådet noterar Sundom kapellråds utlåtande och fogar kapellrådets utlåtande till beslutet. Paragrafen justerades genast. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Anders Kronlund, tfn 044-4808300. Anmälningsärenden 20 a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 107-111/2012 och 1-7/2013. Vice ordförande granskar kyrkoherdens beslutsförteckning. b) För kännedom: Kyrkoherdens och de övriga prästernas tjänstefria tid under tiden 1.2.2013 30.4.2013, bilaga 1 c) För kännedom: Protokollsutdrag 2302 från Domkapitlet i Borgå stift, bilaga 2. d) Vid senaste kyrkvärdsmöte beslöts att erbjuda församlingsrådet möjlighet att ansvara för en kyrkvärdstur i Trefaldighetskyrkan under våren 2013, närmare bestämt den 12 maj 2013. Församlingsrådet utsåg följander personer till kyrkvärdar: Olle Victorzon och Christel Lax, som reserv Johanna Söderholm.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2013 10 e) Ökenmässoteamet inbjuder församlingsrådet att delta i ökenmässan den 10 mars 2013 kl. 13.00. Trefaldighetskyrkans kör firar sitt 90-års jubileum med denna ökenmässa samt det efterföljande kyrkkaffet. Församlingsrådet tog del av anmälningsärendena. Övriga ärenden 21 Inget övrigt ärende. På mötet väckt ärende 22 Inget på mötet väckt ärende. Rättelseyrkande och besvärsanvisning 23 Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 3 Blankett 2. Sammanträdets avslutning 24 Sammanträdet avslutades kl. 19.45 med nedkallande av Herrens välsignelse.