Självvärdering av verksamhetsstödet vid FSV - En sammanställning

Dnr: 2015/289-1.2 Sida 1 (85) Växjö/Kalmar 2015-11-02 Självvärdering av verksamhetsstödet vid FSV - En sammanställning Inledning Ett bra och effektivt verksamhetsstöd är en viktig förutsättning för Linnéuniversitetets övergripande målsättning att skapa en attraktiv kunskapsmiljö för såväl studenter som forskare. Verksamhetsstödet ska underlätta för verksamheten att nå sina mål och strävanden. Andra viktiga mål är: rättssäker myndighetsutövning, att hålla sig inom de av fakulteten satta ekonomiska ramarna, vara tidseffektivt samt skapa utrymme för att utveckla de funktionsegna processerna. Funktionerna ska också vara tillgängliga och bidra till en god arbetsmiljö för fakultetens medarbetare. Syftet med den här självvärderingen är att undersöka om dessa mål nås. De funktionsgrupper inom FSV:s verksamhetsstöd som har deltagit i självvärderingen är: Utbildningsadministration. Studie- och Yrkesvägledning, Prefektstöd, Ekonomifunktion, Ledningsstöd och forskningsadministration, Internationalisering, Samverkansstöd samt IKT-pedagogik. En person från varje grupp har suttit med i ledningsgruppen för självvärderingen av verksamhetsstödet vid FSV. Den gruppen har samlats en gång och beslutat om den projektplan som gjorts tillsammans av Joacim Martinsson och Johanna Stier. I stort sett alla inom respektive funktion har deltagit i att ta fram det bifogade innehållet. Självvärderingarna ser olika ut. Alla innehåller en beskrivning av själva funktionen och ett antal utvalda processer, hur dessa är kopplade till Fakulteten för samhällsvetenskap Fakultetskansliet 0772-28 80 00 Telefon växel fsv@lnu.se Lnu.se Linnéuniversitetet, 351 95 Växjö

Sida 2 (85) övergripande mål samt en värdering av dessa processer utifrån kvalitet, effektivitet och kritiska faktorer. Samtliga gruppers respektive underlag finns bifogade i det här dokumentet. Eventuella bilagor har sparats ner på servern men inte lagts till här. Detta för att öka läsbarheten. Nästa steg I nästa steg ska det bifogade materialet struktureras och analyseras. Till att börja med kommer ett antal viktiga kritiska faktorer att listas tillsammans med tänkbara förbättringsåtgärder, som sedan ska diskuteras vidare med respektive funktionsgrupp. Även förbättringsåtgärder som ligger utanför kansliets påverkansfär kommer att listas och tjäna som utgångspunkt för en bredare diskussion om åtgärder som kan leda till en mer attraktiv kunskapsmiljö för studenter och forskare. Detta ska sedan mynna ut i en slutrapport med förslag till konkreta rutiner och processer som ska vägleda det dagliga arbetet. Den ska vara färdig den 31 december 2015. Samtliga framtagna mål och processer ska sedan fastställas av kanslichef senast den 15 mars 2016.

Sida 3 (85) Självvärderingarna grupp för grupp Kansliet som helhet beskrivning och förutsättningar Verksamhetsstödet som utförs vid kansliet ska stödja fakultetens verksamhet. Delar av kansliet arbetar direkt med institutionerna och andra delar med fakultetens gemensamma organ och verksamhet. Alla delar av kansliet står i nära kontakt med centralförvaltningen och med andra fakultetskanslier. Kansliets samlade funktion finns beskriven i en gemensam funktionsbeskrivning som togs fram i slutet av 2012. Sedan den nya organisationen sjösattes har synen på verksamhetens behov, kansliets organisation och centralförvaltningens arbete förändrats och det är därför hög tid att revidera den formella beskrivningen av kansliet. Kansliet har 41 anställda (oktober 2015). De är organiserade i funktionsgrupper som är ett försök att fokusera på att kvalitetssäkra funktion och undvika att bli alltför personberoende. Ett funktionstänkande innebär emellertid risk för sämre överblick och en risk för dubbelarbete. Att dela upp verksamheten i funktioner innebär att separera och det kan då vara svårt att upprätthålla nödvändig kontakt med intilliggande funktioner. Detta gäller i relation till centralförvaltningens avdelningar och sektioner. Kontakterna finns och fungerar men det är uppenbart att här finns en risk vid byte av personal eller förändringar av rutiner och processer eller organisationer. När centralförvaltningen förändrar tar det ibland för lång tid för kansliets funktioner och personal att hitta rätta vägar över förändrade samarbetsytor. Två av funktionsgrupperna har under 2015 fått funktionssamordnare. Det gäller Rektorsutbildningens verksamhetsstöd (som inte ingår i den här självvärderingen) och funktionsgruppen för utbildningsadministration. Det är sannolikt för tidigt att säga något om hur väl samordnarrollen fallit ut men om det senare visar sig vara en bra lösning så kommer detta sätt att arbeta eventuellt att prövas även i andra funktioner.

Sida 4 (85) Modellen med gruppansvaret är ett försök att distribuera ledarskapet på kansliet. Med cirka 40 medarbetare och 13 funktioner (ledningsstöd, ekonomi med viss personaladministration, prefektstöd, utbildningsadministration, forskningsadministration, studie- och yrkesvägledning, lokalbokning, samverkan, internationalisering, IKTpedagogik, kommunikation (på väg att centraliseras), utredning och rektorsutbildningen) och personal i sex olika byggnader varav en i Kalmar så är det en stor utmaning att vara närvarande chef i det dagliga arbetet. Kansliet försöker arbeta med och utveckla allas ansvar för att leda varandra och även institutionernas personal när det gäller administrativa göromål. Arbetsmiljön på kansliet går inte alltid att skilja från miljön på institutionerna då vi arbetar tillsammans med och i flesta fall sitter i stort sett integrerat med institutionerna. Den medarbetarundersökning som gjordes 2013 visade på stora utmaningar på kansliet men bedömningen nu är att flertalet av de undersökta områdena bör ligga bättre till. En ny medarbetarundersökning görs hösten 2015. Kansliets personal har sina ordinarie arbetsplatser i sex olika byggnader. Den byggnad vi använder i Kalmar är dessutom bara en av två där fakulteten har verksamhet. Det innebär skilda villkor för bland annat formen av tillgänglighet och balansgångar med lojaliteter. Det kan förstås få följden att rutiner skiljer sig åt så att vi har olika rättssäkerhetsutmaningar i olika delar av organisationen. Kansliets processer Kansliet som helhet har inga egna processer men väl en mötesstruktur som är värd uppmärksamhet. Under 2014 träffades hela kansliet endast två gånger per termin och med lång mötestid. Från hösten 2015 provar vi att träffas oftare, ungefär var femte vecka men med kortare möten och de flesta möten med möjlighet att delta på båda orterna. Det är ännu för tidigt att säga något om hur väl det fungerar. Kanslimötena är en viktig del av kommunikationen inom kansliet och tillsammans med medarbetarsamtal, lönesamtal och kanslichefens veckobrev uppfattar kanslichefen att man kommit ganska nära en situation då tillgängligheten till chefen är tillräckligt god. Kommunikationen från kansliet till fakultetens institutioner har ännu inte lyckats tillräckligt väl. Det är fortfarande för ofta som

Sida 5 (85) institutionernas personal är osäkra på vart de ska vända sig, vilket stöd de kan få och hur de administrativa rutiner de själva ingår i fungerar. Det kan gälla allt ifrån studenters möjligheter till studieuppehåll, inköp av nya arbetsredskap som datorer och telefoner, den personliga beskrivningen på lnu.se, användningen av internwebb osv. De delar av VS som finns väl beskrivna på webben fungerar i det här avseendet inte mycket bättre än de processer och rutiner som ännu inte finns på webben. Alla medarbetare behöver ta sitt ansvar för kommunikationen av de processer och tjänster som de är inblandade i eller som de har tillfälle att informera om. Kommunikationen internt på kansliet har haft varierande struktur. Kanslimöten hålls regelbundet och de har för det mesta karaktären av informationsmöten då det hittills visat sig svårt att hitta särskilt många gemensamma frågor som spänner över funktionerna. Ambitionen är att ett brev ska produceras på veckobasis där den mesta av enklare informationspunkter kan klaras av, eller repeteras. Erfarenheten säger dock att det är svårt att nå alla den här vägen. Verksamhetsstödet rutiner, processer och tjänster behöver vara kända för institutionerna och när kansliet fungerat som avsändare har detta inte fungerat särskilt bra. Bättre har det gått när respektive tjänsteman eller funktionsgrupp ansvarar inte bara för processen eller tjänsten utan också för att lärare och forskare ska veta det de behöver veta och inte sällan också vad som förväntas av dem. Kontaktvägarna blir bättre om de är horisontella. Alla på kansliet har ansvar för att korrekt information är känd av de som behöver den. Ibland behöver prefekter hjälpa till och då kan kanslichef och prefektråd vara bra verktyg, men även prefektstödet och främst institutionernas personalmöten och motsvarande. Informationen måste förstås finnas lätt tillgänglig på en begripligt strukturerad webb. Webben kan behöva visas för institutionernas personal. Budskap till lärare eller studenter bör som regel skickas av den som behöver ha in återkopplingen från mottagarna. Kommunikationsverksamheten på LNU är på väg att omstruktureras och vi kommer därför att behöva arbeta annorlunda framöver än vad vi gör idag för att kunna utnyttja den specialkompetens som kommunikatörerna har. Här återstår mycket arbete innan detta fungerar helt tillfredställande och mer effektivt än idag. I ett avseende kommer kommunikatörerna få rollen som bollplank för medarbetare som kommunicerar direkt med varandra.

Sida 6 (85) Kansliets mål Ett mål med den nya organisationen är att renodla och organisatoriskt samla verksamhetsstödet för att öka kvaliteten. Om detta skett råder det olika meningar om. Närhet, lojalitet, att upplevas som tjänstvillig, ägna sig bara åt det som skapar värde är frågor som utmanar oss dagligen. Ur kansliets perspektiv sitter verksamhetsstödet för långt ifrån varandra i fysisk mening och utspritt i alltför många byggnader medan verksamheten ofta ger uttryck för att verksamhetsstödet blivit mer avlägset. Att skapa tillgänglighet och effektiva samarbeten både inom verksamhetsstödet och med institutionernas personal är utmanande oberoende av hur vi fysiskt är placerade. Ingen möjlig förutsättning torde vara optimal men det faktum att förutsättningarna skiljer sig åt upplevs just nu ta mycket energi. Strävan att vara tillgänglig och upplevas som till för verksamheten, t ex institutionernas lärare uppfattas inte sällan stå i strid med kansliets funktionaliseringssträvanden. Under och efter omorganisationen förekom det att institutioner försökte hålla kvar personal som utför administrativa arbetsuppgifter i sina organisationer. Därför finns det fortfarande anställda på institutioner vars huvudsyssla är verksamhetsstöd. Det handlar till exempel om hantering av VFU-kurser och -platser. Det finns också personal på kansliet vars arbete delvis består av arbetsuppgifter som inte återfinns på de sex institutionerna i allmänhet. De arbetar därför mer självständigt i förhållande till kansliet och närmare institutionernas prefekter och/eller programledare. Detta är exempel på när vi inte helt gjort färdigt jobbet med att sortera upp administration som görs av fakultetens eget verksamhetsstöd, som görs av institutioner och som görs av central förvaltning, vilket för övrigt kan uppfattas som ett av de outtalade målen med omorganisationen. Detta skulle i vissa fall kunna innebär risker vad gäller arbetsmiljöansvar och högsta möjliga kvalitet i t ex utvecklings- och lönesamtal. (Detta stycke bör möjligen ligga där andra organisationsfrågor diskuteras.) I dokumentet Fakultetskansli Beskrivning och definitioner från april 2014 (bilaga 3) heter det att det gemensamma stödet från kansli och

Sida 7 (85) centralförvaltning ska anpassas efter den akademiska verksamhetens behov. FSVs kanslis arbete har som mål att aktivt medverka till att öka kvaliteten i utbildning och forskning. Genom ett effektivt stöd till kärnverksamheten frigörs tid att kvalitetsutveckla såväl utbildning och forskning som kansliets egna funktioner. I syfte att låta lärare och forskare koncentrera sig på kärnverksamheten ska nyttjandegraden av kansliets tjänster ska vara hög. Detta ställer höga krav på tillgänglighet. Dessa formuleringar gjordes mot bakgrund av de vid slutet av 2012 befintliga styrdokument som då gällde VS i den gamla organisationen samt de samtal fördes mellan tillträdande kanslichefer, förvaltningschefer, tillträdande dekaner och universitetsdirektör. Resonemangen diskuterades också med kanslipersonalen. Det fanns embryon till andra mer konkreta mål som t ex att begränsa det antal system som lärarna måste hantera i sin vardag. Tanken är fortfarande god men fakultetskansliet äger inga av systemen och har därför svårt att själv göra särskilt mycket i den här riktningen. Att ta över och göra saker åt lärare t ex personaladministration eller inköp skulle omedelbart rendera ökade kostnader för VS om det inte samtidigt går att förenkla administrationen. Här pågår ett arbete vad gäller just inköp och fakturahantering som vi ännu inte ser konsekvenserna av. Kvalitet, effektivitet och kritiska faktorer Den största utmaningen när det gäller kvaliteten på verksamhetsstödet sett ur ett generellt perspektiv är att utfallet beror väldigt mycket på vilket perspektiv man tar och vilka förväntningar som sätts upp. Att förväntningarna än så länge inte klargjorts i form av en av dekan eller fakultetsstyrelse beslutad beställning och eller tjänstekatalog kan i detta sammanhang vara ett bekymmer. Samtidigt har det tillåtit fakultetsledning och prefekter och, inte minst viktigt, kansliets medarbetare kunnat diskutera frågorna löpande. Det har dock alltför sällan landat i konkreta önskemål om förändringar i den tjänstekatalog som nu bara delvis är formaliserad. De viktigaste kvalitetsindikatorerna på övergripande nivå är om vi har rätt mängd resurs på rätt ställe. Behoven kan variera på ganska kort sikt

Sida 8 (85) och det klarar vi normalt att anpassa oss till. På längre sikt är det fakultetsledningen som avgör var resurserna ska läggas. En tydligare struktur för detta arbete borde kunna skapas. När vi identifierar en brist låg kvalitet, fel tjänst eller otillräcklig resurs så är det något som borde utredas löpande. I de flesta fall skulle det gå mycket snabbt och kan göras direkt. I andra fall handlar det om att ta fram verksamhetsredovisningar för den funktion det gäller. Att hitta en process för förändring och utveckling av kansliets arbete uttryckt i tjänstekatalog och kostnader måste uppfattas som prioriterat. Arbetsdelningen inom en funktion är ett annat område som är en central kritisk faktor. En alltför sned arbetsbelastning riskerar att skapa inte bara stress utan också en ojämn kvalitet på stödet till våra lärare, prefekter och forskare. Arbetsdelningen behöver regelbundet ses över och här är det viktigt med en öppen dialog mellan chef och anställd.

Sida 9 (85) Utbildningsadministration Beskrivning av funktionsgruppen Utbildningsadministrationen inom FSV:s kansli består av tio personer varav flertalet arbetar heltid. Administratörerna arbetar för fakulteten men med några undantag arbetar de i den dagliga verksamheten med en eller flera institutioner där den huvudsakliga arbetsuppgiften är att fungera som verksamhetsstöd. De utbildningsadministratörer (UA) som inte är direkt knuten till någon av de sex institutionerna arbetar istället med mer övergripande uppgifter som är institutionsgemensamma. En UA arbetar dels med myndighetsutövning, dels med generellt verksamhetsstöd. Dessa uppgifter skiljer sig så tillvida att de moment som innefattar myndighetsutövning är strikt reglerade för att vara rättssäkra - medan verksamhetsstödet kan anpassas till fakultetens eller institutionens behov. Nedan följer ett antal centrala processer: 1. Process - DiVA DiVA är en process för hantering av elektronisk lagring av studentuppsatser i Linnéuniversitetets publiceringssystem DiVA. Alla examensarbeten (yrkesexamen) samt självständiga arbeten (kandidatnivå/magisternivå/masternivå) utförda av studenter vid Linnéuniversitetet ska registreras elektroniskt, samt fulltexten bifogas i sin helhet i DiVA för vidare lagring. Mål: publicera arbete i DiVA för inrapportering av betyg i LADOK Rutin: Studenten loggar in i DiVA. Därefter får respektive UA ett e- postmeddelande om att det finns en uppsats inom ämnet xx att publicera i DiVA. När uppsatsen är publicerad kan betyget registreras i LADOK. Kommentar: Okomplicerad rutinprocess i de flesta fall. Kvalitet: Processen går ut på att UA väntar med att lägga in betyget tills uppsatsen finns i DiVA för att få så många som möjligt att lägga upp sin uppsats i DiVA. Av olika anledningar (se nedan) kan ett betyg i vissa fall komma att rapporteras in trots att uppsatsen inte har publicerats

Sida 10 (85) Effektivitet: Processen fungerar mycket bra, kort handläggningstid i de flesta ärenden, student får snabbt besked Kritiska faktorer: Det händer att studenter lägger in en uppsats under fel ämne/institution i DiVA, vilket löses efter kontakt med ansvarig person inom universitetsbiblioteket (när det upptäcks). Studenter kan även missa att lägga upp sin uppsats i DiVA varför publiceringsprocessen fördröjs. I de fall då det går lång tid mellan att ett betyg har meddelats UA till det att uppsatsen laddas upp av studenten kan det hända att betyg missas att rapporteras in i LADOK. Risken finns till exempel i de fall där läraren meddelat betyg till UA på en uppsats där studenten är godkänd efter viss komplettering. Resultatet kan bli att kompletteringarna och/eller uppladdningen dröjer och betyget rapporteras inte in i LADOK. 2. Process - Arkivering av kursmaterial Mål: Arkivering av kursmaterial för samtliga kurser inom FSV Rutin: Enligt dokumenthanteringsplan för Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning har det skapats en försättssida till kursmapp, Arkivering av kursmaterial (se bilaga). UA lämnar kursmapp med försättsblad, kursplan och deltagarlista till kursansvarig (KA). KA returnerar kursmappen med dokument till UA. UA påminner att samtliga mappar ska lämnas in för arkivering terminsvis till arkivet. Kvalitet: På ett kontinuerligt och samlat sätt får ämnena en god struktur för arkivering av kursmaterial. Materialet bli sökbart i Linnéuniversitetets centralarkiv. Effektivitet: UA tillhandahåller försättsblad till kursmappen. Påminner KA att arkivering inte inkommit till UA. En digitalisering av processen hade ökat tidseffektiviteten. Kritiska faktorer: Rutin fullföljs inte alltid av kursansvarig. Svårighet att få kursmappar från respektive kurs när den är slutförd. Detta påverkar kontinuiteten negativt: Arkiveras inte kursmappen blir inte materialet lättillgängligt för nästkommande kurstillfälle eller vid byte

Sida 11 (85) av kursansvarig. Kan förekomma svårigheter för programledare att gå tillbaka för att utveckla kurs samt programutveckling. 3. Process upprätta ny kursplan i Kursinfo Mål: Ny kursplan Rutin: Se bilaga Handläggningsrutin för fastställande av kursplan, Kvalitet: Kvaliteten håller måttet om man följer fakultetens handläggningsrutiner för fastställande av kursplan samt håller deadlines. Mall för skapande av kursplan finns hos UA. Effektivitet: Får UA underlaget digitalt går inläggningen av kursplan snabbare än om underlaget kommer i pappersform. Kritiska faktorer: Kursplaner kommer oftast väldigt sent till UA, ibland samma dag som den ska skickas in till KUS:s sekreterare. Det innebär att UA inte får tid att stämma av checklistan för granskning av kursplan eller korrekturläsa. Kvaliteten blir då lidande. Bristande rutiner bland lärare när det gäller att skriva en kursplan och hur processen kring upprättandet av en ny kursplan leder också till sämre kvalitet Som lärare bör man känna till Lokala regler för kurs på grundnivå och avancerad nivå vid Linnéuniversitetet och Vägledning för utformande av kursplaner? 4. Process - skapa provmoment Mål: Att skapa provmoment i Kursinfo för överföring till Ladok Rutin: Kursansvariga lärare meddelar UA vilka provmoment som ska finnas i en kurs. Benämning, engelsk översättning, omfattning och betygsskala ska anges. UA lägger in i Kursinfo och kodar provmomentet samt uppmärksammar centrala administrationen. Överföring till Ladok görs, därefter kan rättningsprotokoll skrivas ut och betygen läggas in. Kvalitet: Processen fungerar bra, i regel kort handläggningstid gentemot centralt håll.

Sida 12 (85) Effektivitet: När UA väl har fått de uppgifter som behövs för att lägga in provmomenten i Kursinfo går de snabbt. Sedan är det en viss fördröjning innan det förs över till Ladok beroende på hur mycket man har att göra på Ladok centralt. Kritiska faktorer: Kursansvar bestäms sent och den som utses till kursansvarig har inte koll på om det finns provmoment eller inte. UA kan heller inte kontakta kursansvarig lärare för att informera om att provmoment saknas eftersom kursansvaret inte är bestämt när kursplanen fastställs. Oftast uppmärksammas det inte att det saknas provmoment förrän läraren begär ut ett rättningsprotokoll. Kursen ges på båda campus men kursansvariga på båda orterna kan inte komma överens om vilka provmoment man ska ha i kursen därför har det blivit olika provuppsättningar för Kalmar/Växjö. Man ger provmomenten en allmän benämning, som t ex Tentamen, Skrivuppgift, eller Examination, vilket inte är att föredra med tanke på att om en student vill tillgodoräkna sig del av kursen vid ett annat lärosäte, ett sådant moment säger inget om vad som ingår i just det momentet. 5. Process stänga för anmälan Stänga för anmälan process för anmälan i Kursinfo och NyA-clienten. Processen går ut på att lägga in datum för när en kurs stänger för anmälan. När kursen är stängd för anmälan går det inte att öppna för anmälan igen. En kurs som får många sökande och har reserver bör stängas vid ansökningsperiodens slut (15 oktober respektive 15 april). En kurs som inte fyller sina platser vill vi oftast ha öppen längre och ibland ända till kursstart för att möjliggöra för sena anmälningar (en anmälan som görs efter sista anmälningsdag blir en sen anmälan). Mål: Att fylla kurserna på mest effektiva sätt och uppnå planeringstalen. Rutin: I Kursinfo under varje kurstillfälle är rutan sen anmälan tillåten automatiskt ikryssad. Om denna ruta ej är ikryssad stängs kurserna efter anmälningsperiodens slut. De kurser som är öppna för sen anmälan (rutan i Kursinfo är ibockad och inget datum är inlagt i NyA) stängs av antagningen cirka två månader efter sista anmälningsdag. Antagningen ger besked om detta omkring två veckor innan för de kurser man önskar ha öppna ytterligare ska man lägga in

Sida 13 (85) datum på i NyA-klienten. Detta göra man under Administrera sen anmälan och efterantagning. Det har identifierats två rutiner för att inhämta information om vilka kurser som ska vara öppna för sen anmälan. Alt 1: Enligt tidigare års statistik uppskattar man vilka kurser som behöver vara öppna längre och vilka som kan stängas tidigt. Därefter läggs konkreta datum in i NyA. Alt 2. Man inväntar den första anmälningsstatistiken samt tittar på tidigare års statistik och bestämmer därefter med prefekt vilka kurser som behöver vara öppna längre och vilka som ska stängas tidigt. Därefter läggs konkreta datum in i NyA. Kritiska faktorer: Om man inte stänger redan fulla kurser i tid måste Antagningen handlägga ansökningar som ändå inte kommer att få en plats. Det har då till följd att Antagningen inte hinner handlägga sena anmälningar till kurser där det fortfarande finns plats. Detta är inte tidseffektivt. Det är också viktigt gentemot studenterna att stänga redan fulla kurser i tid. Sökande kan luras att tro att de kan bli antagna eftersom kursen är öppen för anmälan. Man handhar inläggning av datum på olika sätt på olika institutioner. Detta bör nedskrivas i ett rutindokument. 6. Process - Resultatrapportering Process för rapportering av betyg i Ladok, se process utarbetad av funktionsgruppen utbildningsadministratörer, bilaga 5. Mål: Korrekt rapporterade betyg i Ladok inom rimlig tidsgräns. Rutin: Utbildningsadministratör/UA förser lärare med rättningsprotokoll på prov alternativ helkursbetyg. Lärare lämnar rättningsprotokoll till UA som lägger in betyget preliminärt i Ladok. Därefter tar UA ut en arkivlista som lämnas/mailas till examinator för kontroll att UA lagt in korrekt betyg. Arkivlistan återlämnas till UA för definitiv inläggning i Ladok - då först blir betyget synligt i Ladok för student.

Sida 14 (85) Kvalitet: Tillfredsställande trots kritiska faktorer nedan. Effektivitet: En tungrodd process som dock fungerar i stort sett bra se kritiska faktorer. Kritiska faktorer: Betyg läggs in definitivt i Ladok innan examinator kontrollerat och skrivit på arkivlistan - vilket kan medföra problem vid revision, se Ladok centralt- regler. Rättningsprotokoll/arkivlista lämnas för sent till UA, vilket innebär att betyg ej läggs in i Ladok i rimlig tid. Detta innebär att studenten inte får sitt betyg definitivt inrapporterat, vilket i förlängningen kan påverka CSN med mera. Betyg lämnas till UA på inkorrekt sätt, t ex e-post, post-it-lappar, vilket äventyrar rättsäkerheten för studenten. 7. Process Kursvärdering Rektor tog 2014-09-08 beslut om att Survey & Report ska användas vid universitetets samtliga kursvärderingar. Beslutet innebar att fakulteterna ålades att använda de gemensamma kursvärderingsfrågorna och tillhörande mallar för de kurser som gavs från 1 november 2014 och framåt. Samtliga kurser som har en egen kursplan ska följas av kursvärdering. Vid fakulteten för samhällsvetenskap är det fakultetskansliet som ansvarar för att kursvärdering skickas ut efter avslutad kurs. Rutinen är mer utförligt beskriven i Rutiner för obligatoriska kursvärderingar, beslutad av kanslichef 2014-10-28 (se bilaga). Rutin: Utbildningsadministratören skapar och skickar ut kursvärderingen i mitten av kursens slutvecka till samtliga kursdeltagare. Om läraren inte har haft önskemål om att lägga till egna frågor, skickas standardenkäten. Om läraren/institutionen har önskemål om egna frågor övergår ansvaret för det fortsatta arbetet med enkäten till vederbörande lärare. Kursdeltagarna får två veckor på sig att besvara kursvärderingen. När kursvärderingen är stängd skapar utbildningsadministratören en rapport som skickas till läraren. Läraren gör en utvärdering av enkäten och

Sida 15 (85) återkopplar till kursdeltagarna. Lärarens sammanställda utvärdering arkiveras enligt gällande dokumenthanteringsplan. Kvalitet: För att kansliets process med utskick av enkäter och rapportsammanställning av enkätsvar ska anses hålla en god kvalitet anser vi att följande villkor ska vara uppfyllda: enkäterna skickas ut till rätt studenter i rätt tid med rätt frågor samt sammanställs och återrapporteras till institutionen inom rimlig tid, normalt ca två veckor efter att enkäten stängt. I den första punkten ingår också aspekten att enkäten skickas ut till rätt kurs, dvs. inte till annan kurs än den aktuella samt att individuella enkäter inte skickas ut per delkurs. Till den tredje punkten hör också den språkliga aspekten; enkäten ska skickas ut på undervisningsspråket. Huruvida enkäterna till sitt innehåll är välkonstruerade och välfungerande som kursutvecklingsunderlag för institutionerna anser vi vara bortom kansliets påverkan och ansvarsområde, och behandlas alltså inte här. Nuvarande process är fortfarande ny och det finns inte någon lång verksamhetstid att se tillbaka på och värdera i fråga om kvalitet. Dock upplever vi att processen hittills håller hög kvalitet enligt samtliga dessa fyra punkter. Misstag har hänt, men upplevelsen är dessa ligger på en låg nivå. Åtminstone med tanke på hur ny processen är. Effektivitet: Effektivitet inom denna process anser vi handla om låg arbets- och tidsinsats från kansliets sida, med åtminstone bibehållen kvalitet. Faktorer som bidrar till effektivitet Vi upplever att koncentrationen av huvudansvaret för processen på en utbildningsadministratör innebär en effektivisering. Innan detta genomfördes upplevde många utbildningsadministratörer med ansvar för enkäter att processen gick fortare ju mer hemvana de blev med programvaran Survey & Report och processen i stort. En person som ägnar sig koncentrerat åt processen har alltså större möjlighet att få upp

Sida 16 (85) en vana och hanterar rimligen varje enskild enkät snabbare än en person som endast hanterar ett fåtal enkäter med ett tidsintervall emellan. Dessutom bidrar denna organisation till högre effektivitet inom andra processer inom funktionen utbildningsadministration, eftersom man lyfter bort ett moment som tidigare bröt upp det reguljära arbetsflödet. Ett annat bidrag till effektiviteten i processen är tillgången till mallar vid skapandet av enkäter. Det är tidsbesparande att inte behöva skriva in varje fråga på nytt varje gång en ny enkät ska skapas. Faktorer som motverkar effektivitet En faktor som drar ner effektiviteten i processen är att man flera gånger måste gå utanför huvudprogramvaran Survey & Report för att hämta in data som ska matas in i olika steg i processen. Detta är tidsödande och borde, med en bättre programvara, kunna göras automatiskt. I en del fall är den här processen dessutom väldigt omständlig, i och med att man måste importera data via ett tredje program (Excel). Kritiska faktorer och identifierade förbättringsåtgärder En flora av anpassade enkätmallar Det finns en tendens att institutionerna och ämnena vill skapa egna anpassade enkätmallar som ska hanteras av kansliet, något som utgör en risk för både kvaliteten och effektiviteten i processen. Dels ökar risken att administratören råkar välja fel mall när det finns många att välja mellan och dels tar det längre tid att identifiera rätt mall till respektive ämne eller kurs. Som förbättringsåtgärd föreslår vi att kansliet sätter upp ett tak för det antal mallar som vi hanterar eller någon form av ram för hur många variationer som får förekomma på enkäterna. (Det bör tilläggas att allt för stränga gränsdragningar som lägger över ansvaret för minsta lilla anpassning av enkäten på institutionerna riskerar att motverka verksamhetens mål på ett övergripande plan. Kansliet finns ju till för att göra livet lättare för institutionerna.) Manuell datainhämtning Man måste i flera moment gå utanför huvudprogramvaran för att manuellt hämta in data. Det finns en risk, i synnerhet när det förekommer flera olika kurstillfällen och studentgrupper på samma kurs och då gränssnitten skiljer sig åt mellan programmen, att data till någon enkät hämtas från eller förs in på fel ställe. Svårigheten (eller omöjligheten) att söka ut specifik och anpassad information från både

Sida 17 (85) Kursinfo och Ladok är också en klar riskfaktor. Det finns stor utvecklingspotential i själva programvaran Survey & Report, så att den automatiskt kommunicerar med och hämtar rätt information från andra databaser, i synnerhet från Kursinfo och Ladok. Detta involverar dock insatser från andra fack och är inget som vi kan arbeta med själva. Beroendet av Kursinfo och Ladok Processen är beroende av att rätt information sparats i Ladok och Kursinfo. Fel som smugit sig in dessa databaser följer med till Survey & Report och påverkar kvaliteten i processen. Det kan exempelvis handla om att fel kursveckor har angetts i Kursinfo, vilket får till följd att enkäten skickas ut för tidigt eller för sent. Alla åtgärder som säkrar datahanteringen i Kursinfo och Ladok kommer att ha positiva effekter på kvaliteten i denna process. Beroendet av en person Att huvudansvaret för processen ligger på en enda utbildningsadministratör utgör en riskfaktor. Kortare frånvaro torde inte ha någon betydelse eftersom enkäterna i regel skapas i god tid innan de ska skickas ut och skickas automatiskt av Survey & Report på angivet datum. Vid längre frånvaro faller dock hela processen med en person. För att komma tillrätta med detta behövs en backup-plan, exempelvis att ansvaret för enkäterna fördelas ut på respektive institutions utbildningsadministratör/-er, som dessutom är kommunicerad till berörda parter innan det blir skarpt läge. Det kan också finnas en poäng i att de som ingår i backup-planen emellanåt ges tillfälle att fräscha upp sina kunskaper i processen, eller att processen är detaljerat och tillgängligt dokumenterad.

Sida 18 (85) Studie- och yrkesvägledning Beskrivning av funktionsgruppen Studie- och yrkesvägledningen på FSV kansli består av tre studievägledartjänster, två heltidstjänster i Växjö och en deltidstjänst (75 %) i Kalmar. Arbetsfördelningen sker utifrån program och ort. En funktionsbeskrivning finns bilagd. Funktionsgruppen följer de mål- och riktlinjer som är uppsatta för Linnéuniversitetets hela studievägledning (se bilaga 1). Funktionen har även en funktionsbeskrivning för studievägledningen vid FSV (se bilaga 2). Studievägledarna arbetar för att bidra till verksamhetsstödets övergripande mål genom att stödja medarbetare både inom fakulteten och utanför. Det kan till exempel handla om tillgänglighet och att kontrollera behörighet till uppflyttning i program. Vi samarbetar med utbildningsadministratörer och försöker kontinuerligt utveckla processer så de blir tidseffektiva. När processen Individuell studieplan ska upprättas, omregistrerar studievägledare i Kalmar studenten på kurser/termin. Studenten får snabbt sin nya studieplanering och det påverkar inte rättssäkerheten för studenten. I Växjö görs detta av utbildningsadministratör och det är väl inarbetad process som fungerar tidseffektivt. Inom fakulteten samarbetar vi främst med utbildningsadministratörer, programansvariga och kursansvariga. Vi är tillgängliga dagligen och har oftast dörr och telefon öppna, detta för att synas och kunna vara tillgängliga för studenter medarbetare i andra funktioner. Vi utvecklar och förbättrar kontinuerligt våra processer. I vårt dagliga arbete försöker vi skapa bra och effektiva rutiner som gör att studenter och medarbetare får snabb handläggning i olika ärenden. I funktionen finns ett antal informella- och formella processer beskrivna. Målen för dessa är desamma för både Kalmar och Växjö, men arbetssättet kan skilja sig åt mellan studievägledaren på respektive ort. I funktionen finns ett antal informella processer, som beskrivs längre fram, där processbeskrivning saknas. Dessa processer görs både rättsäkert och tidseffektivt och utvecklas kontinuerligt vid behov. Kvalitet: Studievägledarna har goda kunskaper i ärenden som behandlas. Ibland krävs längre utredningar och då kontaktas medarbetare som har mer kunskap, till exempel Studerandeavdelningen, Antagningen, Examensenheten, Studenthälsan

Sida 19 (85) eller studievägledare vid annan fakultet. I Kalmar och Växjö fungerar samarbetet med övriga funktionsgrupper, programansvariga, lärare m.fl. mycket bra. Man stöttar och hjälper varandra vid behov inom kansliet och i de olika funktionsgrupperna och därmed blir arbetsmiljön positiv och trevlig. Detta gäller även i de processer som beskrivs fortsättningsvis. I Kalmar träffas studievägledarna från tre andra fakulteter regelbundet och diskuterar gemensamma processer, ärenden, handlingar och aktuellt arbete inom Linnéuniversitetet. Det upplevs som bra och positivt då vi utbyter aktuella erfarenheter i vårt arbete. För övrigt träffas alla studievägledare vid Linnéuniversitetet regelbundet under terminstid, för bland annat gemensam kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte. Effektivitet: Inom de program som finns på båda studieorterna, utvecklar vi kontinuerligt arbetssätt, snabba handläggningstider och processer tillsammans med programansvarig och kursansvarig. Dessa processer används även inom övriga program vid behov. I Kalmar gör studievägledare omregistrering av kurs i LADOK när en individuell studieplan görs. Det går snabbare och studenten kommer snabbt in i Mymoodle-rummet och kan påbörja sina studier. Studievägledare skriver även bland annat resultatintyg, kursintyg och registreringsintyg. I Växjö görs detta av Infocenter. Studenten får snabb hjälp i ärendena direkt och detta upplevs som positivt med nöjda studenter. E-post besvaras så snabbt som möjligt oftast inom en eller ett par dagar. Kritiska faktorer: Arbetsmiljön, samarbetet och kommunikationen inom funktionsgruppen kan förbättras. Detta är dock en fråga för kanslichef att ta tag i. Processer- formella 1. Studieuppehåll Process för hantering av studieuppehåll och överklagandehantering med flödesschema finns i bilaga 3. Mål: Att studenten får ett rättssäkert uppehåll i sina studier. Studerandeavdelningen har upprättat en formell processbeskrivning med flödesschema. Rutin: Studenten fyller i en blankett för ansökan om studieuppehåll från program/kurs oftast efter ett samtal med studievägledare. Ansökan skickas/mailas till Registrator/Studerandeavdelningen.

Sida 20 (85) Studerandeavdelningen skickar ansökan till studievägledare för förslag till beslut, (studieuppehåll med platsgaranti eller ett avslag) Därefter tar Studerandeavdelningen ett formellt beslut och meddelar studenten det. Studerandeavdelningen rapporterar in beslutet i LADOK. Studievägledare får kopia på beslutet. Kvalitet: Väl insatta i processen och studenternas studiegång och en bra studieplanering kan upprättas efter det. Effektivitet: processen fungerar mycket bra, kort handläggningstid i de flesta ärenden, student får snabbt beslut. Kritiska faktorer: inga. 2. Tillgodoräknande Process för hantering av tillgodoräknande och överklagandehantering med flödesschema finns i bilaga 4. Mål: Möjlighet för student att få tillgodoräkna tidigare kurser i pågående program/kurs. Studerandeavdelningen har upprättat en formell processbeskrivning med flödesschema. Rutin: Student kan ansöka om att tillgodoräkna tidigare kurser på universitet/högskola. Studenten skickar in ansökan till registrator som diarieför handlingarna och skickar vidare till Studerandeavdelningen. Där bevakar ansvarig för tillgodo att tidsramen på tre veckor hålls och granskar ansökan så att den är komplett samt vidarebefordrar den till kontaktperson på kansliet - som vidarebefordrar den till institution som beslutar. Utbildningsadministratör rapporterar in beslutet i LADOK. Ansvarig för tillgodo meddelar student. Studievägledare gör vid behov en individuell studieplanering efter bifall på tillgodoräknandeansökan. Kvalitet: processen fungerar bra inom vissa institutioner, sämre inom andra. Studievägledare är i de flesta fall inte inblandad i processen förrän en studieplanering ska göras. Studievägledare informerar ofta student om hur ansökningen ska göras och till vem den ska skickas. Effektivitet: Processen och processflödet är bra, men tidsramarna hålls många gånger inte. Handläggningstiden drar ut på tiden och studenten får vänta onödigt länge på beslut.

Sida 21 (85) Kritiska faktorer: Långa handläggningstider, ansökan blir liggande hos beslutande handläggare, studenten får inte besked om beslut på ansökan. Gäller ansökan en kurs där studenten samtidigt är registrerad på en kurs som hen eventuellt inte behöver läsa, kan det bli onödiga bekymmer för studenten. Handläggningstiden kan kortas så att studenten får beslutet snabbare och en studieplanering kan göras av studievägledare. 3. Ansökan om undantag från särskilda behörighetsvillkor för kurs Handläggning av ansökan om undantag från särskilda behörighetsvillkor för kurs (dispens) vid institutionen för socialt arbete. För processbeskrivning med beslut om bifall/avslag, se bilaga 5. Processen används främst inom socionomprogrammet, där det finns flera viktiga förkunskapskrav till terminerna i utbildningsplanen. Processen används även i mindre omfattning inom övriga program. Utbildningsadministratör/prefektstöd sammanställer underlag inför beslutsmöte och ansvarar för att handläggningen efter beslut genomförs rättssäkert. Mål: Säkerställa att studenter inte blir registrerade på kurs inom programmet som de inte är behöriga till. En processbeskrivning finns som är beslutad och diarieförd. En revidering av processbeskrivningen är på gång - men är ännu inte klar. Rutin: Studenten ansöker på särskild blankett om dispens och lämnas till studievägledare. Studievägledare bereder ärendet med underlag från LADOK, kontrollerar poäng/behörighet samt beställer ett diarienummer. Handlingen lämnas till handläggare för dispensärende. Ärendet tas upp på beslutsmöte tillsammans med utbildningsadministratör, prefekt m.fl. Handläggare för dispens meddelar beslut till student. Bifallna ansökningar registreras av utbildningsadministratör. Vid avslag kontaktas studievägledare för att upprätta en individuell studieplan. Studenten kan överklaga ett avslag, men under hanläggningstiden får studenten inte registrera sig på eller delta i kursen - utan vänta på beslut. Den handläggningstiden kan dra ut på tiden och när studenten väl får ett beslut är ofta kursen i sitt slutskede. De studenter som inte överklagat, kontaktar studievägledare och en individuell studieplan upprättas. Oftast blir det även en ansökan om studieuppehåll som ingår i planeringen.

Sida 22 (85) Kvalitet: Studievägledarna är väl insatta i förkunskapskraven och vad som gäller för uppflyttning inom programmen. Studenterna informeras regelbundet om vilka förkunskapskrav de bör ha för att gå vidare till nästa kurs/termin. Informationen sker via e-post och Mymoodle, men även genom personliga samtal, mejl och telefonsamtal. Effektivitet: Rutinen följs enligt processbeskrivningen och det fungerar bra. Snabb handläggning och student får snabbt beslut. Kritiska faktorer Studenter som ansöker om dispens sent får vänta länge på beslut. Sista ansökningsdatum för dispens kommer att ändras så att studenten får beslut innan kursstart. Vid ett avslag kan studenten överklaga beslut och då är handläggningstiden några veckor. När student får ett beslut är oftast kursen i sitt slutskede. Processer informella 4. Individuella studieplaner Mål: En individuell studieplan görs när en student inte kan följa den ordinarie utbildningsplanen. Studenten kan ha haft studieuppehåll, missat tentamen och poäng i en eller flera kurser, blivit antagen till senare del av program eller behöver omregistreras på en kurs som studenten inte är klar med. Studievägledarna inom FSV gör alla individuella studieplaner, men de ser lite olika ut. En individuell studieplan ska innehålla: namn, personnummer, program, bakgrundsfakta, programtermin, kurskod, poäng och restpoäng. Har en individuell studieplan upprättats, görs en notering i LADOK i SA20 anteckningar så att utbildningsadministratör ser detta när till exempel en uppflyttning till termin ska göras. Exempel på studieplan finns i bilaga 6 och 7 Rutin: Studievägledare gör oftast den individuella studieplanen tillsammans med studenten. Ibland via ett personligt möte, men även över telefon. När studieplanen är klar och underskriven och studenten är nöjd, får studenten ett exemplar av planen och studievägledare sparar ett. Den individuella studieplanen kan även läggas in direkt i LADOK i SA20 Anteckningar. Kvalitet: En individuell studieplan ska vara tydlig och realistisk för studenten. Det innebär att studenten ska ha en rimlig chans att klara

Sida 23 (85) studierna med godkända resultat efter planeringen. Oftast klarar studenten detta. Gör hen inte det, görs en ny studieplanering. Effektivitet: Studieplanen skrivs och studenten får en kopia, antingen i handen eller via mejl. Internt läggs även studieplanen in i LADOK eller en notering om att det finns en individuell studieplan för studenten. Kritiska faktorer: Svårt att nå alla studenter som är i behov av en individuell studieplan. Många studenter hör inte av sig till studievägledningen. Oftast görs en individuell studieplan efter ett studieuppehåll eller om studenten saknar poäng i kurser och inte är behörig för nästa kurs. Ett sätt att nå studenter som är i behov av en individuell studieplanering är att kontinuerligt informera om behörighetskrav inför de terminer och kurser där förkunskapskrav finns. Administrativt kan studenten hindras från att registrera sig på en kurs hen inte är behörig i. Då tvingas studenten kontakta studievägledare/administratör. 5. Campusbyte Campusbyte görs främst inom socionomprogrammet. Studievägledare för programmet handlägger en handfull ansökningar per termin. Mål: Att studenter som vill byta campus mellan Växjö och Kalmar kan göra det. Rutin: Studenten lämnar in en ansökan om campusbyte senast den 15 april eller 15 oktober. Ansökan diarieförs inte. Efter slutdatum sammanställer studievägledare i Växjö och Kalmar hur många ansökningar som har kommit in och kontrollerar att plats finns på respektive ort och termin. Studenten måste ha studerat på sin första studieort minst en termin innan en ansökan kan göras. Programansvarig på socionomprogrammet beslutar efter att tre kriterier är uppfyllda: att ansökan har kommit in i tid, att det finns plats på den kurs och termin som studenten vill läsa och att studenten inte har några resterande poäng kvar i något moment. Beviljade ansökningar skickas till medarbetare på Studerandeavdelningen som registrerar campusbytet i LADOK. Studievägledare eller programansvarig meddelar beslut till studenten.

Sida 24 (85) Kvalitet: Rutinen fungerar bra, snabb och studenten får beslut innan terminen är slut. Effektivitet: Handläggningstiden är kort och studievägledare i Växjö och Kalmar samarbetar med dessa ansökningar tillsammans med programansvarig. Kritiska faktorer: Ibland kommer ansökan in för sent, då studenten inte känner till att man ska söka innan den 15 oktober eller 15 april. Men eventuellt behövs inte dessa ansökningsdatum - kanske räcker med att ansökan kommer in i slutet av terminen? Antalet ansökningar per termin är inte så stort, tidsmässigt skulle handläggningstiden ändå bli kort och studenter som ansöker sent få chansen att byta campus. 6. Information till studenter Information till studenter ges på båda orterna görs kontinuerligt och vid behov. En informell process som görs flera gånger under terminen och ser olika ut för beroende på vid vilket tillfälle informationen ska ges. Innehållet i informationsmaterialet hämtas bland annat från program- och kursplaner. Information om utbildningar ges till presumtiva studenter på till exempel gymnasiemässor, öppet hus och vid enskilda samtal (via personligt möte, mejl eller via telefon). I Kalmar finns även en riktad dag till gymnasieelever som inbjuds till En dag på universitetet då eleverna får välja olika informationspass att gå till. Oftast är det socionomprogrammet som eleverna vill få information om. Antagna studenter får gedigen information vid programstarten. Då deltar studievägledare och utbildningsadministratör. De informerar studenterna om den hjälp och det stöd de kan få under utbildningstiden. I de program som har förkunskapskrav inom programmet, ges även information i mitten av terminen. Det sker via mejl, Mymoodle eller besök ute i grupperna. Information om processer ges även till studenter som bokat samtal, till exempel om hur man söker studieuppehåll, kan jag tillgoräkna mina tidigare kurser mm. Mål: Att presumtiva studenter och nuvarande studenter får aktuell och korrekt information om sina studier och sina valmöjligheter. Att ge rätt och korrekt information till studenten. Kvalitet: Eftersom studievägledarna jobbar med olika program ser informationen olika ut och var och en av oss har kvalitetssäkrat sitt eget informationsinhämtande så att rätt information ges ut.

Sida 25 (85) Effektivitet Ett bra och effektivt verktyg för informationsspridning är Mymoodle. Där kan viktig information läggas ut i nyhetsflödet och då får studenterna ett mejl i sin studentbrevlåda. Aktuella dokument och webbsidor läggs ut i programrummet. Detta görs än så länge bara för socionomprogrammet. Här hittar studenterna utbildningsplaner, strukturplaner, blanketter, kursplaner, bra länkar från studerandeavdelningen, studieverkstad, studenthälsan, karriärvägledning, kontaktuppgifter etc. Kritiska faktorer: Information ges av olika aktörer: programledare, lärare, utbildningsadministratörer och övriga medarbetare. Ges rätt och tydlig information av samtliga aktörer? Alla kanske inte är uppdaterade på nya regler och ny information. Ett gemensamt programrum i Mymoodle för varje program vore önskvärt. Där kan studenterna som läser programmet se aktuell och korrekt information, liknande det man gör inom socionomprogrammet. Det blir även lätt att nå alla studenter som läser ett specifikt program med specifik information. Till exempel utbytesstudier för program där utlandsstudier ingår.

Sida 26 (85) Prefektstöd Beskrivning av funktionsgruppen Varje prefekt inom FSV har ett administrativt stöd. Prefektstödet inom FSV:s kansli består följaktligen av sex personer, en för varje prefekt/institution. Dessa personer har i grunden en anställning som utbildningsadministratör, cirka 20 procent av arbetstiden är avsedd för prefektstödsfunktionen. Generellt arbetar prefektstödet med att ta fram underlag och på andra sätt bistå prefekten inför olika beslut. Det innebär exempelvis att se till att besluten är rättssäkra och följer lokala regler. Exempel på vanligt förekommande beslutsärenden är revidering av kursplan samt planering av kurstillfällen, antagningstal och planeringstal. Vidare ansvarar prefektstöden för beställning av diarienummer för beslutsärenden, de för protokoll på prefektbeslutsmöten samt ser till att beslutsärendena blir diarieförda och tillgängliggjorda för berörda instanser. Nedan följer värderingar av ett antal centrala processer. 1. Hantering av prefektbeslut i generell mening I prefektstödets arbetsuppgifter ingår att förbereda prefektbeslut i olika frågor, såsom examinatorer, medelsansökningar från institutionspersonalen, kursutbud, kursplanerevideringar, antagningstal, etc. I prefektstödets uppgifter ingår dessutom att diarieföra och kommunicera dessa prefektbeslut när de är fattade. Prefektstödet är i regel den som initierar ett prefektbeslut enligt Tidplan för Kursinfo, får in en medelsansökan eller blir påmind om en administrativ process från centralt håll på fakulteten, etc. Det kan förstås också vara prefekten själv som tar upp ett ärende. Efter diskussion med prefekten formuleras ett beslutsdokument som sedan undertecknas av prefekten vid ett formellt beslutsmöte. Därefter skickar prefektstödet beslutet till registrator, Medarbetare och berörd personal och sparar på universitetets gemensamma server. Kvalitet: Vi anser att processen med hantering av prefektbeslut i generell mening håller god kvalitet när dessa villkor är uppfyllda: