Protokoll för Juridiska Föreningen i Uppsalas Styrelse Sammanträde nr. 10 VT 2016 11 juni 2016 kl.18:00 Närvarande: Ordförande: Vice ordförande: Sekreterare: Skattmästare: Studierådets ordförande: Vice ordförande electa: Arbetsmarknadsansvarig elektus: Studierådets ordförande electus: Felix Wideroth Alice Aronsson Hannah Arvidsson Daniel Ruiz Nilsson Arash Moosavian Hedvig Lind Jonatan Arnö Felix Olin 1 Mötets öppnande Ordförande Felix Wideroth förklarar mötet öppnat kl.18:39. 2 Val av justeringsman tillika rösträknare För dagens möte föreslås Hedvig Lind som justeringsman tillika rösträknare. Styrelsen beslutar: Att välja Hedvig Lind som justeringsman tillika rösträknare. 3 Val av mötesobservatör För dagens möte föreslås Daniel Ruiz Nilsson som mötesobservatör. Styrelsen beslutar: Att välja Daniel Ruiz Nilsson som mötesobservatör. 4 Godkännande av kallelseförfarandet Inte en vecka i förväg. Styrelsen beslutar: Att ändå godkänna kallelseförfarandet Övre Slottsgatan 3 www.jf-uppsala.se Organisationsnummer Bankgiro 753 10 Uppsala 817600-1678 5389-2618
5 Adjungeringar - 6 Fastställning av föredragningslista Styrelsen beslutar: Att fastställa föredragningslistan. 7 Protokoll från föregående sammanträde Protokollen från 16-03-08 och 16-04-19 kan läggas till handlingarna. Protokollen från 16-05-03 och 16-05-17 väntar på justering. 8 Protokollförande av tagna PC-beslut Styrelsen beslutade den 22 maj: Att styrelsen lägger fram följande förslag till arbetsordning för majstämman 2016: Arbetsordning för Juridiska föreningen i Uppsalas stämma 1. Stämman använder sig av dubbla talarlistor där talare på första talarlistan får komma till tals innan talare på andra talarlistan. Första talarlistan ska vara tom innan någon på den andra talarlistan får ordet. 2. Mötesordförandena får ge den som blivit apostroferad i debatten en replik. Replik är till för att låta den som känner sig apostroferad att under en minut svara eller förklara sig. Replik ska begäras i omedelbar anslutning till apostroferingen. Replik kan inte beviljas om apostroferingen skett i en replik 3. Ordningsfråga bryter pågående sakdebatt och avgörs direkt innan annan fråga tas upp till behandling. 4. Streck i debatten innebär att mötesordföranden skall låta alla som vill sätta upp sig på talarlistan innan strecket dras. 5. Talartiden är 1 minut per inlägg. För anförande vid personval till styrelsen sätts 5 minuter samt 10 min frågestund. För anförande vid personval till förmansposter sätts 2 min samt 3 min frågestund. För övriga poster sätts 1 min för anförande. 6. Styrelsen och motionär äger rätt att föredra propositioner och motioner efter eget gottfinnande. Näringslivsansvarige Jonas Lårdh deltog inte i omröstningen. Övre Slottsgatan 3 www.jf-uppsala.se Organisationsnummer Bankgiro 753 10 Uppsala 817600-1678 5389-2618
Mot bakgrund av att vi är i stort behov av en dammsugare till kontoret (kontoret ska inte bli nya classe när det kommer till bristande städning/hygien) beslutade styrelsen den 24 maj: Att styrelsen beslutar att köpa in Electrolux SP1green dammsugare och tillhörande dammsugarpåsar. Näringslivsansvarige Jonas Lårdh deltog inte i omröstningen. Mot bakgrund av att nyckelsystemet inte fungerar så bra pga. av en ickefungerande dator så behöver en ny köpas in, beslutade styrelsen den 24 maj 2016: Att styrelsen beslutar att köpa in datorn Lenovo B50-10, för 2499 kr Näringslivsansvarige Jonas Lårdh deltog inte i omröstningen. 9 Arvoderingsavtal, bilaga 1 (beslut) Föredragande: Felix Wideroth och Hedvig Lind Ändra så att ledighet ska godkännas genom beslut av styrelsen, istället för att det bara sker i samråd. Skriva om stycket om avsättning, stämmans behörighet inte styrelsen. Justeringar görs och avtalet kommer som PC-beslut. 10 Förslag till kontorsinredning, bilaga 2 (beslut) Föredragande: Felix Wideroth Styrelsen beslutar: Att köpa in kontorsinredning enligt bifogad bilaga. 11 Skrivare, bilaga 3 (beslut) Föredragande: Felix Wideroth Köpa eller hyra. Att köpa kostar ca.50 000 kr. Att hyra kostar ca.733 kr inkl. moms/mån. I hyran ingår även service och toner, vi hyr en fungerande skrivare. Vi kommer i större utsträckning kunna skriva ut material såsom foldrar och affischer. Finns avtalsalternativ på 3 eller 5 år, begära offert för båda avtalslängderna och avvaktar beslut via PC. Styrelsen beslutar: Att begära offert för båda avtalslängderna 3 och 5 år och ta beslutet via PC. Övre Slottsgatan 3 www.jf-uppsala.se Organisationsnummer Bankgiro 753 10 Uppsala 817600-1678 5389-2618
Finns även ett erbjudande från Sharp om att köpa två stationära datorer från ett konkursbo, vi begär in specifikationer så att de klarar av det de ska användas till (Photoshop etc). Styrelsen beslutar: Att begära in specifikationer för de två datorerna. 12 JF-lansering (diskussion) Föredragande: Felix Wideroth och Hedvig Lind Ett förslag är att ta fram JF-påsar som delas ut vid terminsstart med information och marknadsföring, så att vi visar för studenterna att vi finns redan från start. Den kan delas ut på första föreläsningen efter introföreläsningarna. Till recceveckan kommer även en välkomstpåse delas ut som kommer innehåll ytterligare information för nya studenter i Uppsala. Förslagsvis delas den ut på den ut på första ordinarie föreläsningen. Påsarna bör innehålla något kul. Ett förslag är en vattenflaska. Vore kanske bra om vi kunde få en eller två sponsorer. Ett annat förslag är godis, bra och enkel marknadsföring. Budgetutrymmet är i så fall PR-posten. Det är många oförutsedda kostnader i och med att vi blir kår, men det är viktigt att vi når ut till alla studenter nu när vi är deras kår och deras representanter i förhållande till universitetet. Vi vill synas mer och ha större spridning än vad Uppsala studentkår har haft. Offerter: 1250st vattenflaskor, 1000st påsar (vi har 250 sedan innan), Felix Wideroth ansvarar. Sponsorer: till vattenflaskor och godis, Jonatan Arnö ansvarar. 13 Informationsmaterial (diskussion) Föredragande: Felix Wideroth och Hedvig Lind Förslag: Uppdaterad folder till studierådet, en folder om sjukanmälningar etc., en folder med info om JF, en folder om hur man engagerar sig i JF, ett värdekort för en kaffe på Jontes, ett kris-kort med viktiga nummer och kontakter. Bra om det framgår på foldrarna att alla foldrar finns online på vår hemsida, vilket de ska, eftersom att de flesta slänger fysiska foldrar. Sen bör även materialet finnas på engelska, kanske inte Övre Slottsgatan 3 www.jf-uppsala.se Organisationsnummer Bankgiro 753 10 Uppsala 817600-1678 5389-2618
initialt fysiskt men åtminstone online. Ett förslag är att hänvisa engelsktalande till hemsidan i de fysiska foldrarna. 14 Sångboken (beslut) Föredragande: Felix Wideroth Det finns stämmobeslut att riva ut sidor i den gamla sångboken och att en ny sångbok ska tas fram. Det är tråkigt att ingen sångbokgrupp har kunnat tillsättas under våren och att projektet att ta fram en ny sångbok därmed har fått skjutas upp. Även om Brottsbalken rivits ur finns fortfarande flertalet sånger som inte är lämpliga eller för den delen förenliga med föreningens policys. Det förespråkas därför att sångböckerna endast säljs på begäran och inte marknadsförs innan en ny sångbok tagits fram. Det budskap som sångboken signalerar i det skick det säljs (med utrivna sidor och flera mindre lämpliga sånger) vill vi inte förmedla till höstens nya studenter och till reccegasquen i höst bedöms det lämpligare att ta fram ett finare sånghäfte. Det är tråkigt i förhållande till traditionen att skriva i varandras sångböcker, men vi får försöka boosta den traditionen i samband med att det lanseras en ny sångbok istället. Styrelsen beslutar: Att sångböckerna inte ska säljas i samband med biljettförsäljningen till reccegasquen. 15 Kostnader som presidiet kan besluta om (diskussion & beslut) Föredragande: Felix Wideroth Diskussionen bordläggs. 16 USMOS och MELOS (information) Föredragande: Felix Wideroth och Hedvig Lind Haft möte med USMOS. Processen att föra över vårt nuvarande register till MELOS är på väg men det kan dröja till mitten av nästa termin innan det är klart. Visst strul kan därför uppstå denna termin men sen borde allt fungera bra. 17 Protokoll från föreningsstämma underskrifter Skriver ut och skriver under! 18 Övrigt Övre Slottsgatan 3 www.jf-uppsala.se Organisationsnummer Bankgiro 753 10 Uppsala 817600-1678 5389-2618
Näringslivsgruppen Personliga mailadresser i näringslivsgruppen. Näringslivsgruppen skulle behöva bli större. Önskar den nya styrelsen lycka till! Tips är att boka in en social aktivitet i mitten av terminen för att värna om sammanhållningen och arbetsmiljön. 19 Mötets avslutande Ordförande Felix Wideroth förklarar mötet avslutat kl.20:48. Ordförande Felix Wideroth Justeringsman Hedvig Lind Övre Slottsgatan 3 www.jf-uppsala.se Organisationsnummer Bankgiro 753 10 Uppsala 817600-1678 5389-2618
AVTAL OM ARVODERING FÖR PRESIDIET VID JURIDISKA FÖRENINGEN I UPPSALA Avtal mellan Juridiska föreningen i Uppsala och arvoderad FÖRNAMN EFTERNAMN (12345678-1234). FÖRNAMN arvoderas av Juridiska föreningen i Uppsala för uppdraget som POST under perioden: 2016-07-01 2017-01-31 med 100 % av en heltid (en heltid arvoderas med 34 % av prisbasbeloppet per månad före skatt) Kontorsnärvaro och plikt Den arvoderade vid Juridiska föreningen i Uppsala ska sträva efter att finnas tillgänglig på kontoret på dagtid, när den inte är på resande fot eller upptagen med möten eller liknande. Den arvoderade ska även i så stor utsträckning som möjligt svara i telefon under arbetstid. Den arvoderade ska sträva efter att närvara på schemalagda träffar, samt kontrollera och svara på inkommen post och e-post på vardagar. Den arvoderade ska arbeta efter Juridiska föreningen i Uppsalas gällande styrdokument, samt efter sin egen gällande ämbetsmannabeskrivning. Om den arvoderade åläggs en delegering ska den arvoderade även arbeta efter den. Sjukfrånvaro och ledighet Sjukfrånvaro ska anmälas till styrelsen. Vid sjukfrånvaro längre än 10 dagar krävs läkarintyg. Den arvoderade ska informera styrelsen om sjukfrånvaron och översända en kopia på läkarintyget. Den sjukfrånvarande ska om möjligt vara kontaktbar via telefon eller e-post. Den arvoderade har under året rätt till sex veckors ledighet. Ledighet som varar i mer än två dagar ska planeras i samråd med styrelsen. All ledighet ska anmälas i god tid till styrelsen och andra berörda. Ledighet som följer av helgdagar och röda dagar behöver inte anmälas. Uppsägning av arvodering Den arvoderade kan när som helst avsäga sig sitt uppdrag. Det ska dock ske minst en månad i förväg. Beslut om uppsägning fattas vid närmast påföljande ordinarie styrelsemöte. Om närmast påföljande ordinarie styrelsemöte inte infaller inom två veckor, kan den arvoderade begära ett extra styrelsemöte i syfte att avsluta
arvoderingen. Styrelsen kan när som helst avsätta den arvoderade. Den arvoderade ska informeras skriftligt om att arvoderingen upphör minst en månad i förväg, åtföljt av en motivering. Om arvoderingen avslutas på grund av att den arvoderade inte anses ha fullföljt sitt uppdrag, ska denne om möjligt ges tid att avhjälpa bristen. Överlämning Det åligger den arvoderade att genomföra en grundlig överlämning av uppdraget med sin efterträdare. Uppsala den DATUM Ordförande Felix Wideroth Skattmästare Daniel Ruiz Nilsson FÖRNAMN EFTERNAMN
KONTORSINREDNING FÖRSLAG Hylla grunddel Pris: 743 kr Antal: 3 Totalt: 2229 kr Hylla påbyggnadsdel Pris: 656 kr Antal: 2 Totalt: 1312 kr Knippe klädhängare Pris: 249 kr Antal: 2 Totalt: 498 kr
KNODD paperskorg Pris: 179 kr Antal: 1 Totalt: 179 kr Lagan Kylskåp Pris: 1795 kr Antal: 1 Totalt: 1795kr Ljudabsorbenter Pris: 1500 kr Antal: 3 Totalt: 4500 kr
MARKUS kontorsstol Pris: 1495 kr Antal: 2 Totalt: 2990 kr MELLTORP bord Pris: 349 kr Antal: 1 Totalt: 349 kr DOKUMENT papperskorg Pris: 49 kr Antal: 2 Totalt: 98 kr
UPPBO arbetslampa Pris: 299 kr Antal: 2 Totalt: 598 kr KALLAX hylla Pris: 1395 kr Antal: 2 Totalt: 2790 kr BEHVÖER EJ VARA SVART, VIT KANSKE ÄR BÄST??
KONTORSINREDNING Leverantör Produkt st pris antal totalpris AJ Hylla förråd grunddel 743 3 2229 AJ Hylla förråd påbyggnadsdel 656 2 1312 AJ Ljudabsorbenter 1500 3 4500 ikea Bokhylla KALLAX ikea 1395 2 2790 ikea DOKUMENT papperskorg 49 2 98 ikea KNODD papperskorg 179 1 179 ikea MARKUS kontorsstol 1495 2 2990 ikea KNIPPE klädhängare 249 2 498 ikea LAGAN kylskpå 1795 1 1795 ikea MELLTORP bord 349 1 349 tretti Dammsugare 1290 1 1290 ikea UPPBO arbeslampa 299 2 598 TOTALT 18628
Affärsförslag Juridiska Föreningen Uppsala Gällande: Nya Multifunktionsmaskiner Framtagen av: Christoffer Bülow Försäljningschef 0705-14 59 08 Christoffer.bulow@sharp.se Sharp Direct Sales Kungsgatan 70 751 06 UPPSALA 2016-06-03 Version 1,0
Bakgrund Ni skall nu invistera i två multifunktionsmaskiner till ert nya kontor, maskinen skall hantera scanning, utskrift och kopiering. Ni jobbar med både Mac datorer och PC vilket innebär att maskinen måste hantera utskrifter från båda operativsystemen. Vi har valt en maskin med bra utskriftskvalite för att tillåta er skapa eget marknadsmaterial, det går även att välja till en efterbehandlare som skapar broschyrer helt automatiskt vikta och sadelhäftade, istället för att nyttja ex Visibia eller andra liknande företag. I framtiden kan vi även integrera maskinerna mot Office 365 för att skapa ett effektivt arbetssätt. Förslag på ny lösning Jag föreslår en Sharp MX-2610, Det är en nyare modern maskin med fyra stycken kassetter som standard. Vi kommer även utrusta maskinen enligt ök med Häftning,Hålslag. Vi kommer koppla maskinen till vår SOS lösning som möjliggör automatisk felanmälan samt kostnadsfri frakt av toner till er maskin. Vi erbjuder även: - Mobila utskrifter - Inbyggt tangentbord - Efterbehandlare för häftning och hålslag - PostScript 3 för utskrift från MAC & PC - Svanen märkta maskiner - Dubbelscannade arkmatare för effektiv scanning - Utskrift från USB minne - Säkra utskrifter - Skriv ut upp till 256 g/m2 2
Modellförslag En Sharp MX-2610 (Hyresåtertagna system) Detta är en maskin med den senaste tekniken där ni exempelvis kan redigera insände dokument direkt i maskinen. Vi erbjuder även en säker utskriftshantering som ger er möjlighet att skicka dokument till er multifunktionsmaskin och sedan hämta ditt jobb med valfri pinkod. Med både kopiering/print/scan klarar den att hantera det mesta. Den har även dubbelsidighet och stor papperskapacitet. 3
Serviceavtal inklusive toner 135 kr / mån I vårt serviceavtal ingår drift samt support av hela lösningen. Vi står även för samtliga reservdelar och förbrukningsvaror. Vid ev. överdebitering debiteras 0,06 kr/svart och 0,35 kr/färg. Felanmälan Utöver ovan support erbjuder vi er vår kundunika övervakning med åtgärd. Det innebär att en övervakningsprogramvara indikerar ev. fel på maskin, låg tonernivå o.s.v. Helpdesk tar emot informationen och fördelar ut den på närmsta tekniker eller lägger tonerbeställningar. Finansiering En Sharp MX-2610, inklusive ovanstående lösning Pris per månad 583 kr En HP ProDesk 600 (i5, 4GB RAM, HDD 500GB, Win 7) Pris 2100 kr 4
Övriga villkor Mervärdesskatt Samtliga priser exkl.moms. Leveranstid Enligt överenskommelse Avtalstid 60 månader Frakt 1495 kr Installation 995 kr per tim Giltigt tom 160612 Hyra Efter sedvanlig kreditprövning Med vänliga hälsningar, Christoffer Bülow Försäljningschef Sharp Uppsala Tel : 0705 145908 Christoffer.bulow@sharp.se Förslaget är bindande och godkännes i sin helhet. Ort / Datum Underskrift Namnförtydligande 5