Protokoll för Juridiska Föreningen i Uppsalas Styrelse Sammanträde nr. 6 VT april 2016 kl.16:00. Ordförande för sociala utskottet:

Transkript

1 Protokoll för Juridiska Föreningen i Uppsalas Styrelse Sammanträde nr. 6 VT april 2016 kl.16:00 Närvarande: Vice ordförande: Sekreterare: Skattmästare: Ordförande för sociala utskottet: Studierådets ordförande: Näringslivsansvarig: Alice Aronsson Hannah Arvidsson Daniel Ruiz Nilsson Anton Sundberg Arash Moosavian Jonas Lårdh 1 Mötets öppnande I frånvaro av ordförande Felix Wideroth förklarar vice ordförande Alice Aronsson mötet öppnat kl.16:11. 2 Val av justeringsman tillika rösträknare För dagens möte föreslås enligt turordning fastslagen den 1 januari 2016: Arash Moosavian som justeringsman tillika rösträknare. Att välja Arash Moosavian som justeringsman tillika rösträknare för dagens möte. 3 Val av mötesobservatör För dagens möte föreslås med avvikelse från turordning fastslagen den 1 januari 2016: Hannah Arvidsson som mötesobservatör, eftersom Alice Aronsson är mötesordförande. Att välja Hannah Arvidsson som mötesobservatör för dagens möte. 4 Godkännande av kallelseförfarandet Övre Slottsgatan 3 Organisationsnummer Ban kgiro

2 Kallelsen har gått ut en dag för sent. Att godkänna kallelseförfarande trots förseningen. 5 Adjungeringar Sandra Ekström Eric Lennerth Att erkänna de adjungerade yttranderätt. 6 Fastställning av föredragningslista Att fastställa föredragningslistan efter justering. 7 Protokoll från föregående sammanträde Protokollen från , och har ännu inte justerats, bordläggs. 8 Protokollförande av tagna PC-beslut Den 2 april beslutade styrelsen: Att flytta fram mötet till kl.16:00 den 5:e april Den 2 april beslutade styrelsen: Att välja Mikaela Merilä till recceombudsman för höstterminen Meddelanden och rapporter Ordförande för sociala utskottet meddelar: Halvvägsgasque lyckat event, väldigt uppskattat! Stor uppslutning bland sådana som inte är aktiva. Sportsittningen blev tyvärr inställd pga. bristande intresse. En utredning kommer att ske nästa vecka. Damfotbollen flyter på bra och är vad jag kan förstå relativt uppskattad. Culpa cup befinner oss i slutskedet nu och genomförs 16 april Tror det kan bli väldigt bra. Har dock förstått att det eventuellt kan bli lite dyrare än beräknat. Jag återkommer om detta. Skattmästaren meddelar: Sen förra mötet har det varit kårmiddag, det var trevligt att träffa de olika kårerna och höra vad de höll på med. Jag har även bokat ett möte med banken, för att se vad Övre Slottsgatan 3 Organisationsnummer Ban kgiro

3 vi har för alternativ gällande våra aktier. Det har också varit Culpa Cup vilket har varit väldigt roligt. Jag har även sysslat med komplettering av bokföringen. Ordförande för studierådet: Arbetet med Årets lärare 2016 har satt igång och rösterna trillar in för fullt. PM-stugan för T1 är på gång och äger rum nästa vecka. Nu är det spikat att jag medverkar på Uppsala forums panelsamtal 27/4. Därutöver har Studierådet fortsatt kontakt med kriminalkommissarie Björn Sellström om att anordna en föreläsning i april eller början av maj. Näringslivsansvarig meddelar: Föreläsning med Migrationsverket, ca. 25 deltagare. Biokväll med CQ, svagt intresse. Möte med G&D. Sekreteraren meddelar: Rensade på Clasonska i söndags. Färdigställ alla protokoll som varit släpande inväntar fortfarande meddelandepunkter för och , samt justering av protokollet från från ordförande för sociala utskottet. Har bevakat medlemsmailen, det har faktiskt varit väldigt få mail de senaste 2 veckorna. Vice Ordförande meddelar: Förmansnätverk, haft möte med förmansnätverket. Diskuterade arbetsordningar, överlämningspolicy mm. Väldigt bra möte. Förmansnätverket har potential till att bli en väldigt bra del av föreningen. Rensning av clasonska. Förberett inför kårsamverkansavtalsförhandlingar Planerat in möte med recceombudsmannen för HT16. Ordförande meddelar: (i sin frånvarao) Sedan förra styrelsemötet har första förhandlingsomgången inom kårsamverkan skett. Det gick bra och jag framförde JF Uppsalas ståndpunkt i en rad frågor. Nu fortsätter förhandlingarna närmaste med nästa möte i slutet av denna vecka. Utöver det har jag suttit och arbetat med en del styrdokument för föreningen, fixat inför att vi nu ska byta kontorslokaler samt haft mycket kontakt med andra föreningar i Uppsala samt våra systerföreningar i Sverige. Våra externa relationer blomstrar vilket är väldigt roligt att se. 10 Verksamhetsuppföljning ekonomi Huvudboken för februari verkar stämma och det ser som nämnt på förra mötet inte toppen ut. Dock är det ju bara för två månader och ger kanske inte en helt rättvis bild. Nästa vecka kommer huvudboken för mars och då kanske vi kan få en bättre översikt. 11 Höstens reccevecka Föredragande: Reccekommittéen Domarstationer: förslag från kommittén är att styrelsen och studierådet en station i och med att vi blir kår så kommer styrelsen fokus i större utsträckning omfattar studierådet. Styrelsen framför Övre Slottsgatan 3 Organisationsnummer Ban kgiro

4 dock att det fortfarande finns en distinktion eftersom studierådet representerar alla juriststudenter och inte bara JF:s medlemmar. Det finns också en poäng att visa att det finns dels studiebevakningen och dels JF:s övriga verksamhet och på en sammanslagen domarstation kan det bli väldigt mycket info och lite tid till annat. ELSA har redan sagt att man vill vara med och FemJur har ännu inte kontaktas. Både ELSA och FemJur kommer bjudas in till välkomstdagen och gasquen. Kommittén har svårt att få ihop och planeringen och därför föreslås att Styrelsen, Studierådet och Internationella kommittén får domarstationer under veckan och att ELSA och FemJur erbjuds plats på pubrundan. Till gasquen är kr budgeterat. Lindalh har nappat på att sponsra gasquen kommer betala 2000 kr utöver det budgeterade beloppet enligt det kontrakt som har förhandlats fram och Kommittén tycker att den bör gå till gasquens budget. Dock betalar Lindahl för exponeringen i föreningen vilket talar för att hela föreningen ska kunna tillgodogöra sig det överskjutande beloppet. Diskussion och oenighet uppkom främst i förhållande till huruvida det ska vara fritt för kommittén att samla in så mycket pengar de bara kan från sponsorerna eller om det innebär en överhängde risk för att klyftan mellan höst- och vårveckorna ökar eftersom intresset på våren normalt är lite svalare. Beslut om sponsorpengarna bordläggs. Välkomstdagen: man kommer bjuda in till en föreläsning den 22/8 om hur det är att vara juriststudent m.m. samt info från JF, ELSA och FemJur. I samband med detta kommer även inskrivning ske. Beroende på väder kanske även ha en grillkväll tillsammans i ekoparken på kvällen. Arrangemanget faller normalt inte inom recceveckan och därför inte inom recceveckans budget. Lokal ska dock gå att boka gratis nu när vi blir kår vid Uppsala universitet. Finns beslut från rektorn den någon gång. Om det visar sig att lokal ändå inte kan bokas gratis finns det goda skäl att finansiera initiativet till välkomstdagen genom posten för verksamhetsutveckling. Förlags presenteras om reccekryssning. Diskussionen bordläggs. 12 Medaljreglementet, bilaga 1, 2 & 3 (diskussion) Föredragande: Eric Lennerth Det nya förslaget föredras och motiveras. Framhåller att medaljen är en belöning och att bedömningen oundvikligen är en subjektiv bedömning av varje sittande styrelse. De styrelsemedlemmar som deltog i diskussionerna i upplever att åsikterna som lyftes då väl kommer till uttryck i det föreslagna medaljreglementet. Vissa språkliga korrigeringar kanske kan vara aktuella. Hur ställer vi oss inför antalet terminer för första gradens ämbetsmannamedalj, är 6 Övre Slottsgatan 3 Organisationsnummer Ban kgiro

5 terminer för mycket? Samtidigt är det inte önskvärt att det går inflation bland medaljerna av högre valör. Beslut om reglementet bordläggs. Designen: frågor om hur detaljerna skulle te sig i färdigt skick. Om man gör dem i bättre kvalité är inte detaljrikedomen ett problem. Rättstavning. En kommentar är att Juridiska föreningen i Uppsala på hedersmedaljen är lite väl smått. Typsnittet bör vara det som är standard för föreningen. Eric återkommer med nytt förslag med de korrigeringar. Beslut om designen bordläggs. 13 Att låta SEB placera sparade pengar (beslut) Föredragande: Daniel Ruiz Nilsson Detta har diskuterats i holdingbolagets styrelse. Att SEB tar fram förslag på hur vi ska placera som styrelsen bara kan godkänna. Detta ingår i de tjänster som SEB Att uppdra åt skattmästaren att be SEB ta fram ett placeringsförslag. 14 Överlämningspolicy, bilaga 4 (diskussion) Dokumentet ser bra ut i stora drag. Mindre korrigeringar ska göras inför att det skickas ut till förmansnätverket för remiss. Kanske bör en tidsperiod för när överlämningar ska ske införas. Ordförande för sociala påpekar att överlämningen mellan vår- och höstreccekommittén är av speciell karaktär, kanske bör vårkommitté överlämna till nästa vårkommitté och motsvarande för höstkommittén? 15 Arbetsordningar (diskussion och beslut) Diskussion i förmansnätverket. Styrelsen behöver information från ämbetena där arbetsordningar är aktuella för att kunna ta fram arbetsordningarna under våren/sommaren. 16 Flytt från clasonska gården (beslut) Övre Slottsgatan 3 Organisationsnummer Ban kgiro

6 Nästa söndag 17 april 2016 flyttdag med alla ämbetsmän. Sekreteraren tar på sig att skapa ett event för ämbetsmännen. Ska inhämta nycklar problematiskt är att vi inte vet hur många nycklar som vi fått ut. 17 Ämbetsmannagasque Går inte att få lokal den 27 maj som vi tänkt. Alla nationer i rätt storlek har förberedelser inför lagen. Vi bör kolla om Pharmen är ledig. Kolla upp kostnader för catering. 18 Styrelsekartläggning (info) Påminnelse om att skicka in styrelsedagboken till nästa vecka. 19 Merch (beslut) Uppdra åt merchandise att lägga upp en omröstning om de tre färgförslagen (lila, grå och marinblå) i ämbetsmannagruppen. Vill folk ha lila får vi vända oss till ett annat företag eftersom de som de vi har nu inte finns möjlighet att få i lila. Att uppdra åt merchandiseförmannen att lägga upp en omröstning om de tre färgförslagen (lila, grå och marinblå) i ämbetsmannagruppen. 20 Intyg Bör tas fram en rutin för utfärdande av intyg. Samt en mall för standardintyg. Att uppdra åt ordförande för sociala utskottet att ta fram en rutin för utfärdande av intyg. 21 Öppettider kring valborg (beslut) Övre Slottsgatan 3 Organisationsnummer Ban kgiro

7 Förslag är att hålla stängt skvalborg och kvalborg. Att hålla stängt på Jontes stuga skvalborg och kvalborg. 22 Övrigt Bokförsäljningen Bordlägga till efter flytten. Bokloppis ett event bör läggas upp så snart som möjligt. Försäljningen av JF:s aktier till holdingbolaget. Bör säljas till bokföringsvärdet. Vi måste kolla upp fullföljdskravet för ideella föreningar enligt SKL. 23 Mötets avslutande Vice ordförande Alice Aronsson förklarar mötet avslutat kl.19:49. Vice ordförande Alice Aronsson Justeringsman Arash Moosavian Övre Slottsgatan 3 Organisationsnummer Ban kgiro

8 Medaljreglemente för Juridiska Föreningen i Uppsala (JF) Föreningens band 1 Juridiska föreningen i Uppsalas band är 30 millimeter brett i färgerna lila och grönt i proportionerna För utformningen av bandet se bilaga (1) till detta reglemente. Bandet får bäras av var och en som är medlem i föreningen. 2 Juridiska föreningen i Uppsalas seniorsband är 44 millimeter brett i färgerna lila och grönt i proportionerna För utformning av bandet se bilaga (2) till detta reglemente. Bandet får bäras av föreningens styrelseledamöter, avgångna styrelseledamöter samt föreningens hedersledamöter. 3 Styrelsen äger rätt att överlämna bandet som vänskapsgest till representanter för andra organisationer samt i övrigt besluta om bandets användande. Föreningens medaljer 4 Föreningen har följande medaljer i följande grader - Ämbetsmannamedalj i silver av första graden att bäras i släp föreningens band - Ämbetsmannamedalj i brons av andra graden att bäras i släp i föreningens band - Förtjänstmedalj i guld av första graden att bäras i släp i föreningens band - Förtjänstmedalj i silver av andra graden att bäras i släp i föreningens band - Hedersmedalj i guld att bäras runt halsen i föreningens band Utdelning 5 Föreningens styrelse beslutar om utdelning av ämbetsmannamedalj av första graden samt om utdelning av ämbetsmannamedalj av andra graden i enlighet med dessa statuter. Förslag på utdelande av ämbetsmannamedalj av första graden skall skriftligen lämnas till styrelsen och skall innehålla motivering till förläning. Envar medlem i föreningen äger rätt att föreslå en ämbetsman. Förslag på utdelande av ämbetsmannamedalj av andra graden skall skriftligen lämnas till styrelsen och behöver ej innehålla motivering. Envar medlem i föreningen äger rätt att föreslå en ämbetsman. Styrelsens beslut att tilldela en ämbetsmannamedalj av första graden samt av andra graden kungörs så snart styrelsen finner det lämpligt. Utdelning sker vid ett av styrelsen valt tillfälle. 6 Föreningens styrelse beslutar om utdelning av förtjänstmedalj av första graden samt om utdelning av förtjänstmedalj av andra graden i enlighet med dessa statuter. Förslag på utdelande av förtjänstmedalj av första graden samt av andra graden skall lämnas skriftligen till föreningens styrelse och innehålla motivering till förläning. Envar medlem i föreningen äger rätt att föreslå en person. Styrelsens beslut att tilldela en förtjänstmedalj av första graden eller av andra graden kungörs så snart styrelsen finner det lämpligt. Utdelning skall i första hand ske på Reccegasque eller vid föreningens årliga bal och i andra hand när styrelsen finner det lämpligt. 7 Föreningens högsta beslutande organ beslutar om utdelning av föreningens hedersmedalj i enlighet med dessa statuter.

9 2 Förslag på utdelande av hedersmedalj skall lämnas skriftligen till föreningens högsta beslutande organ och innehålla motivering till förläning. Envar medlem i föreningen äger rätt att föreslå en person. Föreningens beslut att tilldela hedersmedalj kungörs när personen har accepterat förläningen. Utdelning skall i först hand ske på föreningens årliga bal och i andra hand när styrelsen finner det lämpligt. Kriterier 8 Ämbetsmannamedalj av första graden kan, efter beslut av föreningens styrelse, utdelas till ämbetsman eller förutvarande ämbetsman som med nit och redlighet och på ett korrekt sätt slutfört minst sex (6) terminers engagemang inom föreningen. 9 Ämbetsmannamedalj av andra graden, kan efter beslut av föreningens styrelse, utdelas till ämbetsman eller förutvarande ämbetsman som med nit och redlighet och på ett korrekt sätt slutfört minst två (2) terminers engagemang inom föreningen 10 Förtjänstmedalj av första graden kan efter beslut av föreningens styrelse utdelas till person som, utöver vad som har ålagts denne, genom ämbetsutövande eller jämbördig insats gjort en förtjänstfull insats för föreningen och lagt ned stor personlig tid och möda för föreningens välmående och välbefinnande. 11 Förtjänstmedalj av andra graden kan efter beslut av föreningens styrelse utdelas till person som med nit och redlighet, genom ämbetsutövande eller jämbördig insats, gått utöver vad som har ålagts denne och som har gjort förtjänstfulla insatser för föreningen och dess verksamhet. 12 Hedersmedalj kan efter beslut av föreningens hösta beslutande organ utdelas till person som genom lång och trogen tjänst i föreningen eller som med extraordinära insatser bidragit avsevärt till föreningens verksamhet och välbefinnande. Föreningens hedersmedalj är föreningens högsta tacksamhetsmärke. Undantag och restriktioner 13 Hedersmedalj kan endast innehas av 20 levande personer samtidigt. 14 Föreningens medaljer kan ej utdelas till person som har blivit utesluten ur föreningen av föreningens högsta beslutande organ. Utformning 15 Juridiska föreningen i Uppsalas medalj är av åttonde storleken (33 millimeter). Utformning av föreningens medaljer regleras i bilaga (3) till detta reglemente. Ändring 16 Ändringar rörande första och andra graden av ämbetsmannamedalj samt första och andra graden av förtjänstmedalj kan endast ske på tre på varandra följande styrelsemöten. 17 Ändringar rörande hedersmedalj kan endast ske efter sex på varandra följande styrelsemöten. Övre Slottsgatan 3 Organisationsnummer Bankgiro

10 Förklaring till förslag till nya medaljer för Juridiska föreningen i Uppsala Kära styrelseledamöter i den bästa av föreningar Bifogat till styrelsemötet samt till denna handling finns ett designförslag till nya ämbetsmannamedaljer, förtjänstmedaljer samt hedersmedalj för Juridiska föreningen i Uppsala. Vidare finns även ett förslag till nytt medaljreglemente för föreningen. Föreningen har under lång tid haft en förtjänstmedalj emedan ämbetsmannamedaljer infördes av stämman under De sistnämnda har dock aldrig utformats och därmed inte delats ut. Filip Lindell utformade under 2015 ett nytt medaljreglemente för föreningen, ett reglemente som i min mening inte alls är att likna vid ett reglemente utan snarare en policy. Jag har därför valt att föreslå ett nytt reglemente, som är mer utformat som ett reglemente och som harmoniserar med det av förra styrelsen uppsatta kriterier. Jag vill påpeka att föreningen, fram till förra året, tidigare inte har haft något reglemente utan medaljerna har varit reglerade i stadgan. I och med stadgerevideringen som genomfördes i februari 2016 så hänvisas allt till medaljreglementet, vilket är fullt rimligt. Detaljerade medaljfrågor hör inte hemma i en stadga. Jag tänker nu kort beskriva bakgrunden till designen av medaljerna, då det kan finnas frågetecken kring hur jag och designern har tänkt. Gällande reglementet så kommer jag att föredra detta muntligen på sittande möte. Ämbetsmannamedaljer Ämbetsmannamedaljerna kommer att särskiljas genom brons respektive silver, i övrigt ser de likadana ut för varje klass. Bården runt medaljen beskriver varför personen har fått medaljen, nämligen för nit och redlighet. Detta är kopplat till kravet som finns uppställt i det föreslagna reglementet. Att kungsängsliljan är vänd nedåt i samma bård har att göra med att den växer på detta vis i det vilda, jämför liljan i mitten av medaljen. Skulle liljan vändas uppåt så skulle det mer likna en näckros eller ros. I mitten av medaljen finner vi dels vår egen logga med kungsängsliljan som beskyddare (symbol för Uppland). De två vågskålarna är välkända i juridiska sammanhang, då fru Justitia håller i dessa tillsammans med ett svärd. Sammanvägt så är valda symboler en beskrivning av föreningen och juridisk historia. Förtjänstmedaljer Förtjänstmedaljerna skiljer sig inte nämnvärt från Ämbetsmannamedaljerna till utformningen, något som självklart kan diskuteras. Anledningen till detta är att föreningens medaljer bör vara så enhetliga som möjligt men att de samtidigt skall gå att särskilja. Den egentliga skillnaden är orden i bården som omger medaljen, vilka ger uttryck för de krav som står uppställt i det föreslagna medaljreglementet. Förtjänstmedaljerna delas ut i silver respektive guld. Hedersmedalj Föreningen har inte tidigare haft någon hedersmedalj utan istället har föreningens förtjänstmedalj delats ut till hedervärda personer. Denna innehåller samma attribut som föregående medaljer, varför en förklaring inte behövs till dessa. Däremot vill jag poängtera att föreningens symbol är extra stor, med anledning av att detta är föreningens absolut främsta tack till en person. Därmed bör kopplingen till föreningen göras extra tydlig, inte bara genom föreningens namn i botten.

11 2 Lagerkransen runt om utgörs av ekblad till höger och till vänster finns blad från lagerträdet. Både Ek och lager är de klassiska attributen för att visa heder. Jag svarar gärna på frågor, funderingar och förslag under mötet. Uppsala den 30 mars 2016 Eric Lennerth Övre Slottsgatan 3 Organisationsnummer Bankgiro

12 ÄMBETSMANNAMEDALJ a 1844 J u r i d i s k a l a s p p u.. ET H fö r CH RED O T I I G N i rreninge n fö f u t l s l n a ä j i t n r s ö a 1844 Jur i d i s k rreningen fö a l a s p p u. fö r ser at f FÖRTJÄNSTMEDALJ i HEDERSMEDALJ 1844 Emanuel ERiksson

13 Överlämningspolicy Juridiska föreningen i Uppsala ETT FÖRSTA UTKAST Bakgrund Juridiska föreningen i Uppsala har haft verksamhet sedan Föreningen besitter genom sina ämbetsmän otrolig kunskap om organisationen och verksamheten. Bra verksamhet förutsätter en bra organisation. En bra organisation förutsätter kunskap och engagemang. För att kunna erbjuda en så bra verksamhet som möjligt för föreningens medlemmar är det av stor vikt att det finns tydliga och bra rutiner för hur kunskapen överförs mellan aktiva medlemmar. Det är cirka 100 stycken ämbeten i föreningen. Många ämbetsperioder är på ett år. Generellt sätt sitter förtroendevalda enbart en ämbetsperiod. Det är således hög omsättning på aktiva i föreningen. På en femårsperiod har alla aktiva bytts ut. Det ska vara enkelt att bli engagerad i föreningen. Tydlighet om vad ett ämbete och föreningen innebär medför att föreningens aktiva kan fokusera på utveckling och förbättring av verksamheten istället för att behöva uppfinna hjulet på nytt. Kunskapen stannar kvar i föreningen genom att överlämningarna vid byte av person som innehar ett ämbete är utförliga och tydliga. Engagemang blir okomplicerat och tillgängligt när det vid början av en ämbetsperiod är tydligt vad som förväntas utav ämbetsmannen. Policy Det ingår i alla ämbeten, undantaget klubbverkare, gasque-assistenter, näringslivsassistenter, PRassistenter, assistenter av internationella kommittén, assistenter av JF Karriär och ledamöter i valberedningen, att vid avslutat ämbete följa förevarande överlämingspolicy och föra vidare de dokument och kunskap som krävs för att nästkommande person skall ha möjligt att utföra ämbetet. Det åligger respektive ansvarig styrelseledamot att kontrollera att överlämningar mellan avgående och pågående ägt rum. Vid utebliven överlämning åligger det styrelseledamoten att den nyvalde ämbetsmannen får en överlämning. Ett överlämningsdokument ska åtminstone innehålla följande: En tydlig förklaring vad för uppgifter som åligger ämbetsmannen. Hänvisa även till de dokument, exempelvis stadgar, arbetsordning, verksamhetsplan och ämbetsbeskrivning, som styr uppgifterna. En berättelse om vad som gjorts det senaste året Eventuell mailadress med lösenord ska finnas med En tydlig redogörelse om vilka personen bör kontakta angående vad. Exempelvis om ämbetet innebär rätt till nyckel skall det stå med hur personen i fråga ska gå tillväga för att få tag i nyckel eller vem som ska bli kontaktad om problem uppstår Tydlig klargörelse över de personer som ämbetet medför att man ska ha någon typ av kontakt med samt kontaktuppgifter till dessa

14 Övriga personliga reflektioner som är bra att föra vidare. Kan exempelvis vara både bra och dåliga erfarenheter. Efter överlämningen ska överlämningsdokumentet skickas till ansvarig styrelseledamot. 2 Övre Slottsgatan 3 Organisationsnummer Bankgiro