Arbetshelg i Sörsjön. Styrelsen för alaskan malamuteklubben Närvarande: Daniel Kaar (DK), Sarah Thorsell (ST), Christer Afséer (CA), Emelie Bengtsson (EB), Annelie Carlsson (AC) (via skype), Torbjörn Tellström (TT) (fr. punkt nr 6 lördag). Frånvarande: Birgitta Karlgren (BK). Lördag 1. Mötets öppnande Christer förklarar mötets öppnande 2. Val av sekreterare och justerare EB väljs till sekreterare och DK till justerare. 3. Dagordningens godkännande Dagordningen godkänns. 4. Frågor till styrelsen från anonyma medlemmar hur förhåller vi oss till detta? Styrelsen beslutar att frågor till styrelsen ska ha en avsändare. Alla har rätt att ställa frågor och ingen ska känna att de inte kan ställa frågor till hela styrelsen. Ett mailkonto för styrelsen ska skapas till vilken frågor till styrelsen kan riktas. Ett facebook-konto skall också skapas genom vilken styrelsen kan göra gemensamma uttalanden. 5. Beslut och beslutsfattande i styrelsen. Målsättning i styrelsearbetet är alltid konsensus. Vid omröstning där man inte håller med anmäler man detta. Beslut fattas av styrelsen gemensamt och man måste sedan kunna stå bakom beslutet som helhet. Detta har inte varit ett problem hittills, men viktigt att konstatera inför framtiden. Samtliga närvarande var eniga om detta. 6. Inför SPHK s arbetshelg: Planerade aktiviteter och evenemang (utställningar bl.a.), strategi inom SPHK, möjlig ekonomisk fördelning. Ninni Hjortwall (NH) med på telefon för att diskutera några av punkterna. Arbetshelgen genomförs i augusti. CA deltar som malamuteklubbens representant. Vi har ej lämnat in balans och resultaträkning för föregående år. Måste in omgående, NH ordnar detta. En lista på evenemang som planeras inför kommande år ska lämnas in. Aktivitetsansvarig TT ansvarar för att, i samråd med utställningssektion, färdigställa en aktivitetslista som CA tar med sig. CA ska lyfta frågan om det går att digitalisera polarhunden då det är den största kostnaden inom sphk.
Rasklubben bör arbeta för att öka andelen av medlemsavgiften som tilldelas rasklubbarna. CA får med sig att lyfta frågan om hur man kan uppnå en förnyning i SPHK. Kan man exempelvis använda sig till större del av sociala medier? 7. Samverkan med vildmarkskooperativet Nornäs fördelning av arbete, ekonomi, organisering Det finns idag ett samarbete kring björnrundan, snö-träffen, nornäsdraget, samt de spår där dessa aktiviteter genomförs. Vildmarkskooperativet anordnar även vildmarksracet. Styrelsen har kommit fram till ett förslag gällande kostnads-, intäkts- samt arbetsfördelning. CA kommer att föra dialog med vildmarkskooperativet. 8. Hemsidan, hur vill vi att den ska fungera? Hemsidesansvarig Sandra Tellström (STe) har framfört sina åsikter och planer via ett brev. Vi väntar fortfarande på den nya plattformen från SPHK. Styrelsen ger STe mandat att byta plattform om inte bytet sker inom den närmaste tiden. Arbetet med att lägga över all information på den nya plattformen kommer att kräva en del tid och styrelsen ber om förståelse för processens gång. Information som en medlem vill ska läggas upp på hemsidan skickas till webbansvarig i pdf-format. Detta ska framgå på hemsidan. Om inskickat material är i ett felaktigt format eller innehåller språkliga fel skickas det i retur till avsändare för omarbetning. Inskickaren är ansvarig för korrekturläsning. Tidsram på ett mål om 3 dagar från inskickning tills dess att materialet är publicerat på hemsidan, men upp till 7 dagar är ok! Månadens medlem ska tas upp igen. Krönikor och artiklar kan läggas upp som en flik, men det ska vara tydligt att dessa är privata upplevelser. Debattinlägg hänvisas till andra forum! Annonsering inför våra aktiviteter ska ökas. Resultatlistor och liknande läggs upp på hemsidan. Däremot kan vi göra evenemang där vi bjuder in alla medlemmar på facebooksidan. Där länkas till hemsidan, med andra ord sker all information osv. via hemsidan. Det finns ett nytt diskussionsforum tillgängligt. Styrelsen beslutar att forumet nu ska öppnas och att samtliga styrelsemedlemmar läggs till som administratörer. Facebooksidan ska uppdateras med hemsideadressen till rasklubbens sida. Vi lägger in detta under om och i det fastnålade inlägget. Hall of fame diskuterades. I dagsläget är beskrivningen på hemsidan för hundar som blivit både draghundschampion och uställningschampion. Ska vi ändra detta till hundar som gjort ett avtryck i avel samt för malamutens historia i Sverige? Vi kan dock ha kvar en rubrik som heter dubbelchampionat, där det är fritt fram för alla som har en dubbelchampions att skicka in en bild. Frågan bordlades. Årets malamute/rookie, välgärning. Kan vi ha omröstning på diskussionsforumet där endast klubbens medlemmar är anslutna sedan presentera resultatet på årsmötet? En blänkare kan läggas ut på hemsidan samt facebooksidan.
Resultatlistor med bilder från special och andra aktiviteter bör presenteras på hemsidan. Utställningssektionen skickar material från utställningar till webbsideansvarig samt polarhunden. Styrelsen utser ansvarig för detta för övriga aktiviteter. Intressanta artiklar som medlemmar hittar kan få en egen flik på hemsidan. Sponsring, styrelsen anser att vi ska öppna upp för reklam på hemsidan (se övriga punkter). Aktivitetskalender för klubbens aktiviteter under året bör finnas med på hemsidan. Rubriken fadderverksamhet bör flyttas till köpa alaskan malamute. DK ansvarar för att uppdatera fadderlistan. 9. Styrelsens avsiktsdeklaration, mål? - hur omsätts den i verkligheten - strategier. Styrelsens avsiktsförklaring gicks igenom punkt för punkt. Få fler nybörjare att intressera sig för aktiviteter i klubben: Styrelsen ska arbeta för att få igång en välfungerande hemsida samt utnyttja facebook till att fånga upp nya medlemmar. Fadderverksamheten ligger kvar på hemsidan med regionala kontaktpersoner. På aktiviteter som anordnas av ex sphk och malamuteklubben ska vi testa att ha en bindel där det står kontaktperson alaskan malamute. Vi strävar efter att alltid utse någon ansvarig per aktivitet. Utbildningsansvarig för ex. tävlingsdomare, ringsekreterare, tävlingsansvarig, meriteringssekreterare? Lämnar för närvarande. Ny arbetsgrupp kommer att utses för raskompendiet. Bordläggs till kommande styrelsemöte. Arbetsgrupp för meritering är utsedd. Arbetsgrupp för utvecklande av deltagande på distans på möten är nedlagd på grund av bristande intresse från medlemmarna att deltaga. Rasöverskridande aktiviteter via sphk tas upp av CA på sphks arbetshelg. Främjande av avel. Avelsstrategi bör framhävas under malamutespecialen. Styrelsen arbetar för att främja diskussionen och ge detta område mer tid på specialen. Information till allmänhet och intresserade upprätthålls genom stora Sthlm, my dog, hemsida, facebook samt fadderverksamhet. Informationen på SKK behöver ses över. Aktiviteter anpassade till rasen tillgodoses genom fastställda aktivteter. Även genom distrikt inom sphk och enskilda eldsjälar. Styrelsen avser att fortsätta att stötta detta arbete. Idag anordnar klubben tävlingar, meriteringar, turer och träning. Diskussion fördes kring om klubben kan anordna klövjning och weight-pull i framtiden. Styrelsen ställer sig positiv kring detta. Ett första steg är att ta med klövjeväskor på träffar ex. malamutespecialen samt malamuteveckan och visa utrustning. Styrelsen bör även uppmuntra medlemmar som vill anordna gemensamma klövjeturer genom att anslå detta på hemsidan. Styrelsen ska verka för en positiv anda inom klubben. Styrelsen upplever att stämningen har förbättrats under våren och strävar efter att arbeta aktivt för att upprätthålla en god stämning på facebook samt när forumet åter öppnar.
Få med fler medlemmar: CA tar med till arbetshelgen för sphk om man kan få ge bort ett medlemskap i rasklubben när man köper sin hund. Kan uppfödarna tänka sig att betala för sina förstagångsköpare om detta inte är möjligt? På facebooksidan ska det läggas till hur man blir medlem. Styrelsen sätter upp ett mål om en 10 % ökning av antal medlemmar samt deltagare på aktiviteter. För att kunna följa utvecklingen under åren efterfrågas statistik på antal starter samt godkända per år. Se nedan! De polara egenskaperna ska lyftas fram vid diskussioner på exempelvis specialen samt malamuteveckan och övriga lämpliga tillfällen. 10. Övrigt A. Resersättning Styrelsen beslutar att berättiga resersättning för styrelsens arbetshelg. Styrelsen får mandat att bevilja ersättning till ordförande eller annan utsedd medlem i styrelsen för specifika uppdrag efter ansökan. Hela styrelsen kan inte få anslag för samma aktivitet, med undantag för arbetshelgen, och kravet är att personen inte har för avsikt att deltaga i aktuell aktivitet. I samtliga fall gäller att försöka att hålla ned kostnaderna så mycket som möjligt, samåkning förordas! Detta gäller från och med juli 2013. B. Boot-camp Kostnad budgeteras till 550 dollar per team (2 personer per team). Då tillkommer kostnader för flygbiljetter och uppehälle för de två instruktörerna. Aktiviteten delas upp på två boot camps. Däremellan har man en konferens/föreläsning där man kan ta in en anmälningsavgift för att få ned kostnaderna för klubben. Boot-campen läggs förslagsvis i anslutning till en annan aktivitet, exempelvis björnrundan. Det finns möjlighet att söka bidrag till detta via sphk. Nästa steg är ta fram ett kostnadsförslag gentemot sphk för att söka aktivitetsbidrag. C. Sponsring på hemsidan Styrelsen vill öppna upp för reklam från sponsorer på hemsidan. Gabriella Nordgren (GN) och Birgitta Karlgren idag ansvariga för sponsring. Styrelsen vill jobba mer aktivt med detta för att öka intäkterna till klubben. Styrelsen arbetar för att ta fram förslag på olika sponsringspaket. GN med via telefon för att bolla lite idéer. D. Arbetsbeskrivning Arbetsbeskrivningar behöver tas fram för samtliga förtroendeposter. Det finns ett antal arbetsbeskrivningar redan idag. Dessa ska skickas till respektive förtroendevald för bearbetning och komplettering. Förtroendevalda skickar sedan arbetsbeskrivningen till styrelsen som fastställer. Dessa dokument bör hållas levande och uppdateras efter varje mandatperiod. På de poster där det inte finns någon arbetsbeskrivning ansvarar respektive förtroendevald för att upprätta en ny arbetsbeskrivning. Detta kollas av på kommande skypemöte. E. Övriga meriteringstillfällen
En fråga skall läggas ut på hemsidan och på facebook om det finns intresse av att anordna meriteringstillfälle under kommande säsong. Intresse anmäls till styrelsen. EB ansvarar för detta. F. Materialförvaltare ST utses till materialförvaltare och får ansvar för att sammanställa en lista över klubbens materiella tillgångar och vem som i dagsläget förvarar dem. G. Vandringspriser Vi behöver en inventering av vandringspriser som finns i klubben och vart de befinner sig idag. EB undersöker detta. 11. Mötets avslutande Mötet avslutades.
Söndag 1. Mötets öppnande Mötet förklarades öppnat. 2. Sekreterare och justerare EB valdes till sekreterare och DK till justerare. 3. Godkännande dagordning Dagordningen godkändes. 4. Utställningsfrågor Jennie Kraft Hult (JH) med via telefon. Specialen 2014: Styrelsen ger JH tre förslag på domare som hon ska kolla upp. Vald plats (Tångahed) krockar med Småland-Ölands utställning (minst 30 mil emellan krävs). Alternativet är att flytta specialen till helgen innan och stanna kvar i Tångahed eller att flytta specialen till en annan plats. Frågan bordlägges. Specialen 2015: Domarval diskuterades. På grund av närhet till internationell flygplats beslutades det att klubben ska satsa på att ta in en utländsk domare. Styrelsen förordar att vi bokar Enköping. Specialen 2016: Förslag på plats för specialen 2016 nedre norra är östersund. Vinteruställningen diskuterades. Vill vi ha denna i samband med malamuteveckan? En nackdel är att milersättningen för domare blir väldigt hög i Ljungdalen. Bör kunna locka fler deltagare om vi har två meriteringar i anslutning till samma helg samt årsmöte. Frågan bordläggs. Styrelsen beslutade att utse en person (behöver inte vara styrelsemedlem) för varje arrangemang som tar bilder, intervjuar vinnare osv. Dokumentationen presenteras sedan i polarhunden, hemsida, facebook. EB tar detta på specialen 2013. Framkommer att Christina Sundqvist har hoppat av utställningssektionen. Styrelsen beslutar att AC, som är styrelsens utställningsansvarig, adjungeras till utställningskommittén. Styrelsen beslutar att köpa in högtalaranläggning att använda på klubbens aktivteter. DK ansvarar för detta. Styrelsen beslutar att sluta att dela ut CK-rosetter på klubbens utställningar då det belastar ekonomin för klubben. Styrelsen beslutar att de ska säljas till självkostnadspris, ca 40 kr, för den som önskar. 5. Avelsrådsfrågor Linda Söderström (LS) deltager via telefon. Aktuella frågor i fokus hos avelsrådet är polyneuropati, sköldkörtelrubbningar, chondrodysplasi och långhårsgenen.
Avelsrådet vill även starta en kampanj för att få fler att HD/ED-röntga och ögonlysa sina hundar i syfte att få en bättre bild av hälsoläget, samt att nå upp till målen i RAS. Avelsrådet syftar även till att uppdatera RAS med uppdatering av statistik. Väga mäta projektet har stannat av. Rapport skickas till sekreterare så att det kan diskuteras på kommande styrelsemöte. Ett förslag att ta upp detta på björnrundan samt specialen. LS kollar om någon från avelsrådet kommer upp till Björnrundan. Förslag att skicka runt våg och mätsticka till kennlar för att få ett större material samt ta med på aktiviteter för att få med de som har färre antal hundar. Diskuteras vidare på styrelsemöte. Avelsrådet planerar en arbetshelg under sensommaren. 6. Meriteringsfrågor Organiseringen kring meritring diskuterades med NH. Meriteringssektionen påpekar att flera mertiteringsarrangemang under det gångna året inte uppfyllt de krav och riktlinjer som finns. Vi konstaterande att vi alltid måste utse en tävlingsdomare, tävlingsledare samt tävlingsjury. Detta bör göras i god tid innan aktivitet. CA och NH träffas för att skapa ett organisationsdokument kring detta. 64 unika hundar startade 2012 jmf med: Under säsongen 2011 var det 103 unika hundar som testats på något av våra prov. 2007 var det 87 hundar, 2008 108 hundar, 2009-141 hundar 2010-102. Ser man totalt över de fem säsonger som varit har 310 unika hundar testats på något av våra svenska dragprov. Meriteringsdomarutbildning planeras att starta via sphk 2016. NH och Michelle Ohlsson arbetar på en ny rapport angående meriteringsstatistik som kommer att läggas upp på hemsidan. 6. Aktivitetsfrågor A. Specialen Tema för årets special är aggressivitet. Styrelsen beslutar att köpa in en hängvåg till specialen, CA beställer. Annons i polarhunden klar och inskickad. Behöver publiceras på hemsida och facebook-evengemang. B. Utställningar/Stora Stockholm ST ordnar med schema för dagen och tider för montern. ST tar första kontakten med grönlandsklubben. ST tar kontakt med personer som kan tänkas vara intresserade av att hjälpa till på Stora Stockholm, samt My Dog i Göteborg. Förfrågning läggs även ut på hemsidan, samt facebook sidan när det närmar sig. C. Meriteringar/Tävlingar som planeras kommande säsong: Björnrundan - Annons fixas av (TT) - Datum sista helgen i september
Snöträffen trettonhelgen, dp 10, dp 60 4-5/1 Malamuteveckan v.6 2-9/2, dp 10, dp 60 Nornäsdraget 15-16/2 dp 10, dp 60 TT fixar aktivitetslista till hemsida. Övriga meriteringar: Beaver trap dp 100 Polardistans dp 100 Vildmarksracet? dp 100? Grönlandsmeriteringar? Dp 10, dp 60 Lekvattnet sphk västra dp 10, dp 60 Ryssjö open, sphk gävle dala, dp 10, dp 60? D. Malamuteveckan Rapport med aktivitets- samt budgetförslag för 2014 års malamutevecka från ansvarig STe diskuterades. - Styrelsen beslutar att vi ska boka postvallen 2014. - Kost- och logipaket antas. - Förslagna temakvällar antas. - Förslagen marknadsföring antas styrelsen hjälper till. Program: - Styrelsen föreslår en lite längre tid för presentation av rasen, annars bra! - Långdistansföreläsning av CA och DK (i en handlers perspektiv), förslagsvis på fredagen. - Fredrik Neiman, ev. Birgitta Karlgren pratar om utrustning på fjället? - Styrelsen beslutar att förslagna föreläsare kan bokas! - Styrelsen planerar att anordna meritering på 2x3 mil samt 1 mil. 7. Mötets avslutande Mötet avslutades.