1(7) 2004-03-19 Handläggare, titel, telefon Roger Eriksson, Teknisk IT-strateg, 011-151391 Peter Andersson, IT-strateg, 011 15 11 39 Övergripande riktlinjer för IS/IT-verksamheten Inledning De i Program för utveckling av elektroniska tjänster (E-program) i Norrköping angivna fokusområdena representerar politiska målsättningar för vad Norrköpings kommun avser åstadkomma med hjälp av informations- och kommunikationssystem som möjliggörare. Detta dokument tillsammans med de områdesspecifika riktlinjerna som finns publicerade på intranätet anger de kommunövergripande förutsättningar och strukturer som måste vara etablerade för att möjliggöra en måluppfyllelse. Arkitektur Med arkitektur avses de informationstekniska lösningar och komponenter som möjliggör att målen för e-service, e-förvaltning, e-demokrati kan förverkligas. Morgondagens informationstjänster kommer i allt större utsträckning att erbjudas via elektroniska kanaler. Visionen med 24-timmarsmyndigheten är att statliga och kommunala myndigheter samt i vissa fall även privata företag, gränsöverskridande ska kunna samverka i att erbjuda medborgaren e- servicetjänster. I detta framtida scenario där informationshanteringen blir allt mer distribuerad och involverar flera olika juridiska personer blir arkitekturen kritisk. Åtkomst och uppdateringar av information måste kunna ske med hög prestanda och obehindrat mellan olika IT-miljöer. Detta ställer krav på öppna standarder, samtidigt som datasäkerhet måste kunna garanteras. En väl genomtänkt arkitektur minimerar risken för dubblering av information och funktionalitet i olika system, samt reducerar antalet system som måste driftsättas och underhållas. I en förlängning medför en genomtänkt arkitektur möjligheter till snabbare anpassningar utifrån verksamheternas krav och önskemål, kostnadsbesparingar inom såväl utveckling, underhåll och drift, som minskade kostnader för användningen inom verksamheten. Arkitektur kan grovt sett delas upp i följande delar. Verksamhetsdelen är de planer som finns för att utveckla befintliga och nya system för att stödja verksamhetens övergripande mål, de
2(7) system som nyttjas av verksamheten och på vilket sätt de interagerar med övriga interna eller externa system. Informationsdelen har fokus på den information som verksamheten behöver ha tillgång till för att kunna utföra det löpande arbetet, samt på vilket sätt, i vilket format och inom vilka processer en viss informationsmängd nyttjas. Teknikdelen beskriver den logisk struktur av datanät, servrar, operativsystem, datorer mm samt de riktlinjer och standarder som är nödvändig för att förverkliga verksamhetens mål och som är definierad i begreppet IT-plattformen. Verksamhetsdelen Innehåller de planer som finns för att utveckla befintliga och nya system för att stödja verksamhetens övergripande mål, de system som nyttjas av verksamheten och på vilket sätt de interagerar med övriga interna eller externa system. Vid val av verksamhetssystem ska vi sträva mot att välja sådana lösningar som bygger på etablerade standarder och som är uppbyggda kring de systemplattformar som stödjer samordnad kommunikation över flera kontaktkanaler såsom exempelvis webb, e-post, telefon och personligt besök. Integrationen mellan verksamhetssystemen ska i första hand ske med hjälp av lösa kopplingar via en för kommunen gemensam integrationsplattform, alternativt via liknande teknik som möjliggör att källan för viss information kan ersättas utan ett alltför omfattande integrationsarbete. Mål för verksamhetsdelen Verksamhetssystemen ska så långt möjligt vara utvecklade för att fungera på etablerade öppna teknikstandarder, Verksamhetssystemen ska så långt möjligt kunna kommunicera via öppna etablerade standarder som möjliggör och förenklar integration mellan system enligt exempelvis Web Services standarden, Vid val av verksamhetssystem ska vi välja sådana lösningar som dels passar verksamheten det ska stödja och dels överensstämmer med kommunens IT-plattform. Informationsdelen Omfattar den information som verksamheten behöver ha tillgång till för att kunna utföra det löpande arbetet, samt på vilket sätt, i vilket format och inom vilka processer en viss informationsmängd nyttjas.
3(7) En förutsättning för tillgång till information och effektivt informationsutnyttjande är att data lagras på ett sådant sätt att det utan stora anpassningar kan göras åtkomligt för kringliggande system, samt att informationen är enhetligt definierad. Stora delar av kommunens informationsbehandling utförs idag i verksamhetsspecifika system. Flera av dessa system har databaser och gränssnitt som för närvarande inte är utformade för gemensamt nyttjande och utbyte av information. För att så effektivt som möjligt använda all lagrad information behöver det skapas en tydlig och väldefinierad struktur för hur information hanteras och flödar genom organisationen, i vilka komponenter och delsystem densamma nyttjas, samt dess inbördes relation. Mål för informationsdelen Vid val av informations- och kommunikationssystem ska vi framöver sträva efter att välja sådana lösningar som erbjuder standardiserade gränssnitt för åtkomst av information mellan nyttjade system och som så långt möjligt följer kommunens databasstandard. Information av gemensam karaktär för flera verksamhetssystem ska lagras i samma format oavsett system och vara enhetligt definierad. Med detta menas att exempelvis ansvarskod sparas oavsett system som ett nummer och inte som text och att exempelvis ett begrepp som arbetad timme har samma definition på hur lång den är oavsett system (lektionstimme jämfört med en normal timme). Den tekniska plattformen ska vara flexibel och skalbar för att kunna hantera verksamheternas förändrade behov av information över tiden Teknikdelen IT-plattformen innefattar infrastruktur, pc och servrar, operativsystem och andra liknande standards som är nödvändig för att förverkliga verksamhetens mål. Vid valet av komponenter till IT-plattformen ska vi sträva efter lägsta möjliga kostnad för kommunens organisation som helhet, samtidigt som vi aktivt ska verka för en homogen och enhetlig teknisk miljö i syfte att minimera komplexiteten i nyttjad teknik. Kommunen ska aktivt verka för en integrerad IT-infrastruktur som möjliggör central systemövervakning i syfte att uppnå hög tillgänglighet och driftsäkerhet. I de fall där så är möjligt ska behörighetskontroll och säkerhetsfunktioner i olika verksamhetsapplikationer integreras med säkerhetsfunktionerna och användaradministrationen för den gemensamma IT-plattformen.
4(7) Genom standardisering av gemensamt använd programvara, centralt kontrollerad programdistribution till Standarddator 1 och nyttjande av webbapplikationer kan kostnaderna för support och underhåll av nyttjade informationssystem minimeras. Beslut om arkitektur (IT-plattformen) fattas av IT-infrastrukturgruppen. De principer som angivits för kommunens arkitektur ger företräde för flexibla standardlösningar som kan täcka flera verksamheters behov i förhållande till punktlösningar. Ytterligare fördelar som uppnås med en gemensam arkitektur är möjligheten till skalfördelar i användarutbildning, IT-kompetens, inköp, underhåll och nyutveckling. Mål för teknikdelen IT-infrastrukturen skall vara flexibel och skalbar för att följsamt utifrån verksamhetens förändrade behov kunna utveckla och förändra IT-infrastrukturen. Aktivt sträva mot att nyttja en gemensam IT-infrastruktur och endast utnyttja punktlösningar där det är särskilt motiverat Inom de områden där kostnadseffektivitet kan uppnås standardisera produktutbud och centralisera licenshanteringen av gemensamt använd programvara För IT-infrastrukturen sträva efter den mest kostnadseffektiva lösningen för uppställda mål avseende service, kvalitet och funktion. 1 För mer information se Riktlinjer för Standarddator
5(7) Organisation För att öka graden av samordning och styrning av kommunens IT-verksamhet har följande grupperingar bildats. Nedan angivna grupperingar finns beskrivna mer i detalj på intranätet under rubriken IT. IT-beredning - Gruppen hanterar frågor av policykaraktär samt ansvarar för att en samlad bild av ekonomin på IT-området tas fram. Exempelvis ska IT-infrastrukturgruppens förslag till central IT-budget behandlas. Kommundirektören är ordförande i IT-beredningen som sammankallas vid behov. Systemägargrupp - Systemägarna för de större och mest verksamhetskritiska systemen ingår i denna grupp. Chefen för planeringskontoret är ordförande i systemägargruppen. IT-infrastrukturgrupp Gruppen ansvarar för kommunens ITplattform. Gruppen bemannas med lika många personer från ITproduktionen som från IT-staben på Planeringskontoret. Tekniska IT-strategen är ordförande i IT-infrastrukturgruppen. E-servicegrupp Gruppen ansvarar för och samordnar utvecklingsinsatser inom Norrköping24. Insatser som syftar till att öka servicen till medborgarna. IT-strategen är ordförande i E-servicegruppen. Gruppen ska bemannas så det finns representation från kommunens olika verksamhetsområden. Systemförvaltning Systemförvaltning är den stödprocess som är länken mellan verksamhet, processer och informationsstöd. Systemförvaltning innefattar förvaltning av den information som lagras så att den är uppdaterad och korrekt, samt underhåll och utveckling av informations- och kommunikationssystemen för att säkerställa att de motsvarar verksamhetens behov. Teknikkomponenten kan vara marginell i ett informationssystem, det är flödet av information till stöd för verksamheten som är det väsentliga. Systemförvaltningen organiseras och styrs enligt den i Riktlinjer för systemförvaltning i Norrköping beskrivna modellen. Vilket innebär att den nämnd för vars verksamhet informations- eller kommunikationssystemet har införskaffats utser en tjänsteman att representera dem som systemägare. Systemägaren ansvarar för att informations- eller kommunikationssystemet underhålls och utvecklas så att det motsvarar verksamhetens behov samt beställning av systemdrift från en teknisk resursägare.
6(7) Systemdrift Internetevolutionen och e-government kommer att ställa ökade krav på tillgänglighet till service och information för medborgare och övriga intressenter. Som ett direkt resultat av detta kommer kraven på tillgänglighet till administrativa stödprocesser och system att öka. I takt med att verksamheten blir allt mer beroende av tillgången till informations- och kommunikationssystem så skärps, även internt, kraven på systemens tillgänglighet, stabilitet och säkerhet. Vilket kan exemplifieras av vård- och omsorgsverksamhetens krav på tillgång dygnet runt 7 dagar i veckan till systemet Sofia Omvårdnadsjournal. Det är inte osannolikt att vi inom en snar framtid kommer få se andra verksamheter som också ställer krav på tillgång till informationstjänster under dygnets samtliga timmar, samtliga dagar under året (ex. hemsida, intranät och e-post). Det här kommer att ställa helt nya krav på de aktörer som tillhandahåller och tillgängliggör respektive informationstjänst. Vilket medför att: driftsorganisationen måste vara bemannad och ha de hjälpmedel som behövs för att kunna tillgodose de nya kraven, verksamheten måste förvalta informationen som lagras så att den är uppdaterad och korrekt, vid upphandlingen av nya system måste kraven på önskad tillgänglighet och tillförlitlighet vara specificerade och utgöra en viktig del i valet av system, systemägaren måste genom avtal med driftsorganisationen försäkra sig om att rätt nivå på tillgänglighet till verksamhetssystemet tillgodoses. Norrköpings kommuns strategi avseende drift av informationssystem ska vara att alltid sträva efter den mest kostnadseffektiva lösningen för uppställda mål avseende service, kvalitet och funktion. Kompetens En förutsättning för att tillgången till informations- och kommunikationssystemen ska kunna nyttjas effektivt är att dess huvudsakliga användare har relevant utbildning inom området. Ny teknik och nya arbetssätt innebär behov av nya kompetenser och samarbetsformer. För att tillgodose detta behov är det viktigt att relevant utbildning erbjuds samtliga berörda användare i syfte att säkerställa att arbetsuppgifterna kan utföras effektivt och säkert. Vid införandet av nya informationssystem är det särskilt viktigt att behovet av relevant utbildning tillgodoses, då det nya systemet i många fall ersätter ett gammalt befintligt system. Genom utbildning kan övergången till nya system underlättas och kvalitén på utfört arbete säkerställas.
7(7) Mål för organisation Tydliga och väldefinierade roller samt ansvarsområden Processorienterat arbetssätt med väldefinierade flöden av aktiviteter och informationshantering Rutiner och tydliga riktlinjer för beslutsprocesser, nyttjande och samordning Strukturer som medger helhetssyn över användandet av IT och information avseende effektivitet, produktivitet och resultat Etablerad och väl fungerande systemförvaltning Stödprocesser som drift och kundstöd ska säkerställas i syfte att upprätthålla systemens funktion och leverans av verksamhetsnytta System och rutiner utformas för uppföljning av användarutbildning Björn Johansson kommundirektör