2013-09-04 1 (5) TJÄNSTESKRIVELSE FRN 2013/112 Fritidsnämnden Upphandling av fritidsgårdsverksamhet i Orminge Förslag till beslut 1. Fritidsnämnden beslutar att avtalsperioden för kommande upphandling av fritidsgårdsverksamhet i Orminge ska vara från 2014-01-01 till 2016-12-31 med möjlighet att förlänga avtalet i ytterligare två år till längst 2018-12-31. 2. Ersättningen för uppdraget för 2014 är maximalt 3 060 000 kronor, med villkoret att om entreprenörens lokalhyra är lägre än 550 000 kronor minskas ersättningen med motsvarande belopp. 3. Ersättningsbeloppet för verksamheten ska räknas upp årligen. Detta index baseras - till 80 % med utgångspunkt från förändring i det av statistiska centralbyrån fastställda arbetskostnadsindex för anställd i privat sektor (AKI) kolumn R (kultur, nöje, fritid) - till 20 % med utgångspunkt från utgångspunkt från konsumentprisindex (KPI) 4. Fritidsnämnden fastställer förfrågningsunderlaget innan upphandlingen annonseras. Sammanfattning Inför en kommande upphandling av fritidsgårdsverksamhet i Orminge är det lämpligt att vissa förutsättningar är beslutade innan ett förfrågningsunderlag arbetas fram. Fritidsgårdsverksamheten i Orminge har upphandlats vid flera tillfällen. För närvarande har kommunen ett kontrakt med Boo Folkets Hus avseende fritidsgårdsverksamhet i Orminge som upphör den 31 december 2013. Detta kontrakt kan inte förlängas och därför måste en ny upphandling genomföras innan årsskiftet. För att uppnå viss kontinuitet och långsiktighet föreslår idrotts- och fritidsenheten att en kommande kontraktsperiod ska vara på tre år med möjlighet till två års förlängning. Fritidsnämnden har tidigare diskuterat att det för vissa verksamheter kan vara lämpligt att fastställa ett ersättningsbelopp för uppdrag som ska upphandlas. Med en sådan modell utvärderas inkomna anbud med andra kriterier än pris, till exempel vad en anbudsgivare kan erbjuda för verksamhet till vilken kvalitet och i vilken omfattning. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167
2 (5) Enheten föreslår att en utförare ska ges en ersättning med 3 060 000 kronor för 2014 och att ersättningen ska räknas upp årligen med utgångspunkt från arbetskostnadsindex och konsumentprisindex. Med detta ersättningsbelopp får den entreprenör som anordnar fritidsgårdsverksamhet i Orminge likvärdiga förutsättningar som övriga fritidsgårdar. Förslaget innebär en kostnadsökning för fritidsnämnden med 260 000 kronor. Enheten bedömer att det blir mer intressant och attraktivt att lämna in anbud med föreslagen kontraktstid och föreslagen ersättningsnivå jämfört med villkoren vid tidigare upphandling. Enheten föreslår att fritidsnämnden ska anta förfrågningsunderlaget innan upphandlingen annonseras. Ärendet Bakgrund Fritidsgårdsverksamheten i Orminge har upphandlats vid flera tillfällen. För närvarande har kommunen ett kontrakt med Boo Folkets Hus avseende fritidsgårdsverksamhet i Orminge som upphör den 31 december 2013. Detta kontrakt kan inte förlängas och därför måste en ny upphandling genomföras. För att underlätta processen med en kommande upphandling är det angeläget att avtalsperiodens längd och den ekonomiska ersättningen för uppdraget fastställs. Fritidsgårdsverksamheten i Orminge bedrivs i idag i Boo Folkets Hus egna lokaler. Kommunen har för närvarande inga egna lokaler i området som är lämpliga för verksamheten. Den entreprenör som ska bedriva fritidsgårdsverksamhet i Orminge förväntas hyra in eller redan ha egna ändamålsenliga lokaler i området som ska godkännas av beställaren. Övriga fritidsgårdar bedrivs i anläggningar som ägs eller hyrs av kommunen. Dessa verksamheter bedrivs av kommunens egen produktionsverksamhet på uppdrag av fritidsnämnden. Tidigare beslut Den 22 mars 2012 beslöt fritidsnämnden att genomföra en direktupphandling av Boo Folkets Hus avseende fritidsgårdsverksamhet i Orminge för tiden 2012-07-01 2013-12-31. En direktupphandling var möjlig att genomföra då enheten efter en tidigare upphandling bedömde att Boo Folkets Hus vid detta tillfälle var den enda aktör som kunde erbjuda lokaler i kommundelen som bedömdes som lämpliga för verksamheten. Därmed saknades förutsättningar för konkurrensutsättning enligt LOU, lagen om offentlig upphandling. Innan beslut om antagande av Boo Folkets Hus som utförare av fritidsgårdsverksamhet i Orminge kunde antas fick de besvara ett antal frågor. Därmed kunde kommunen utvärdera
3 (5) om Boo Folkets Hus uppfyllde de krav som ställdes samt hur de avsåg att genomföra uppdraget. Den 14 juni 2012 beslutade fritidsnämnden att anta Boo Folkets Hus som utförare av fritidsgårdsverksamhet i Orminge för tiden 2012-07-01 2013-12-31. Kontraktsperiod För att göra det möjligt för en entreprenör att arbeta långsiktigt med personal, kompetensförsörjning, med relationer till ungdomar och föräldrar, samarbetspartners och beställare samt med verksamhetsplanering krävs viss kontinuitet. Därför föreslår enheten att kommande kontraktsperiod ska vara på tre år med möjlighet till två års förlängning. Därmed bedömer enheten att det blir mer intressant och attraktivt för entreprenörer att komma in med anbud. Det har även visat sig att kortare kontraktsperioder innebär ökade administrativa kostnader för kommunen. Enheten föreslår att kontraktsperioden ska vara 2014-01-01 2016-12-31 med möjlighet till förlängning till 2018-12-31. Ekonomisk ersättning Fritidsnämnden har tidigare diskuterat att det för vissa verksamheter kan vara lämpligt att fastställa ett ersättningsbelopp för uppdrag som ska upphandlas. Med en sådan modell utvärderas inkomna anbud med andra kriterier än pris. Med en fasställd ekonomisk ersättning får anbudsgivare förutsättningar att kunna räkna på vilken verksamhet de kan erbjuda kommunen för den fastställda ersättningen. I kontraktet kan det sedan anges hur ersättningen räknas upp årligen. Inför en kommande upphandling av fritidsgårdsverksamhet i Orminge är det lämpligt att det i förfrågningsunderlaget framgår vilken ersättning en verksamhetsutförare kommer att få. För de fritidsgårdar som drivs i kommunal regi av den kommunala produktionen beslutar fritidsnämnden årligen om ersättning för uppdraget. Under 2011 och 2012 diskuterades om en ny resursfördelningsmodell för fritidsgårdsverksamhet skulle införas. Fritidsnämnden beslöt den 22 mars 2012 att frågan skulle utredas ytterligare. Efter en dialog med företrädare för den kommunala produktionen av fritidsgårdsverksamheten beslöts att ramen fördelades mer likvärdigt mellan de fritidsgårdar som drivs i kommunal regi. Ersättningen till de gårdar som drivs i kommunal regi har för 2013 bestått av tre delar - Ersättning för faktisk hyreskostnad - Basersättning för drift av verksamheten - Tilläggsersättning för en bedömning av besökargruppens och närområdets socioekonomiska status och särskilda behov
4 (5) Därutöver har alla fritidsgårdar, även Folkans fritidsgård i Orminge, haft möjlighet att få vissa tilläggsuppdrag med extra ersättning. Som exempel har Folkans fritidsgård fått ersättning för öppen idrottsverksamhet på lördagar samt för ungdomsanordnade sommarlovsarrangemang. I flera sammanhang har det diskuterats att det är lämpligt att kommunalt finansierade verksamheter med likvärdiga uppdrag ska ges likvärdiga förutsättningar, för att inte någon utförare ska gynnas eller missgynnas i jämförelse med andra aktörer. Utifrån en bedömning av behov ska fritidsgårdarna i de olika områdena ha möjlighet att ge ungdomar en likvärdig verksamhet. Enheten föreslår att en kommande entreprenör i Orminge ska ersättas på ett likvärdigt vis som de fritidsgårdar som drivs av den kommunala produktionen i anläggningar som ägs eller hyrs in av kommunens fastighetsprocess. Enheten föreslår att entreprenören ska ges möjlighet att hyra till samma pris som kommunens billigaste fritidsgårdslokal. Om entreprenören kommer att ha en dyrare lokal bör det vara möjligt för entreprenören att hyra ut lokalen då ordinarie verksamhet inte pågår, för att få in ytterligare intäkter. Lokalen kan även samordnas med annan verksamhet om utföraren och beställaren anser att det är lämpligt. Enheten föreslår att ersättningen för 2014 ska vara - ersättning för entreprenörens faktiska hyreskostnad av en ändamålsenlig lokal som godkänns av beställaren med högst 550 000 kronor - En basersättning för drift av verksamheten med 2 470 000 kronor - En tilläggsersättning med 40 000 kronor utifrån en bedömning av tidigare besökargrupps och närområdets socioekonomiska status och särskilda behov Enheten bedömer att det är rimligt och möjligt att en årshyreskostnad är för en lämplig lokal är ca 550 000 kronor. Ersättningen kan därmed bli maximalt 3 060 000 kronor. Detta är samma nivå som en kommunalt driven fritidsgård erhåller. Därmed är villkoren samma för alla utförare oavsett om verksamheten drivs av den kommunala produktionen eller av en upphandlad entreprenör. I och med detta uppnås konkurrensneutralitet. Enheten bedömer att det blir mera intressant och attraktivt att lämna anbud med en ersättningsnivå som är på samma nivå som övriga fritidsgårdar. Enheten föreslår att basersättningen årligen räknas upp utifrån et index som baseras - till 80 % med utgångspunkt från förändring i det av statistiska centralbyrån fastställda arbetskostnadsindex för anställd i privat sektor (AKI) kolumn R (kultur, nöje, fritid) - till 20 % med utgångspunkt från utgångspunkt från konsumentprisindex (KPI) Boo Folkets Hus och Folkans fritidsgård har även haft i uppdrag av fritidsnämnden att anordna öppen idrottsverksamhet på lördagskvällar i Orminge sporthall och för detta fått
5 (5) en extra ersättning med 310 000 kronor för 2013. Ett beslut om öppen idrott i orminge sporthall kommer att hanteras separat. Upphandlingsprocessen Enheten föreslår att fritidsnämnden ska anta förfrågningsunderlaget innan upphandlingen annonseras. Frågan kommer att tas upp på nämndens sammanträde i oktober. Efter att förfrågningsunderlaget har fastställts kommer upphandlingen att annonseras enligt LoU, Lagen om offentlig upphandling. I och med det kan leverantörer lämna in anbud. Först efter att anbudstiden har gått ut kommer anbuden att öppnas. Därefter kommer de anbud som har kommit in att utvärderas av en utvärderingsgrupp som består av tjänstemän. Tjänstemännen kommer presentera utvärderingen och ett förslag till beslut för fritidsnämnden i december. Nämnden ska då besluta om vilken anbudsgivare och anbud som antas. Detta formaliseras enligt Lagen om offentlig upphandling så att tilldelningsbeslut lämnas till den anbudsgivare som är mest fördelaktig för kommunen utifrån utvärderingen. Tidplanen i i upphandlingsprocessen innebär att en entreprenör kan ansvara för fritidsgårdsverksamhet i Orminge från den 1 januari 2014. Ekonomiska konsekvenser Förslaget innebär ökade kostnader för fritidsgårdsverksamheten i Orminge med 260 000 kronor. Skälet för att öka kostnaderna är att alla utförare av fritidsgårdsverksamhet, oavsett om verksamheten drivs i kommunal regi eller av en upphandlad entreprenör, ska ges lika villkor för driften av verksamheten. Därmed uppnås en konkurrensneutralitet och ingen utförare kan anses som mer gynnad än annan. Idrotts- och fritidsenheten Thomas Sass utvecklingsledare