Fritidsgårdsverksamhet i Orminge

Transkript

1 (8) KRAVSPECIFIKATION med FÖRFÅGNINGSUNDERLAG Fritidsgårdsverksamhet i Orminge På Fritidsnämndens sammanträde , 26, beslöts följande 1. Fritidsnämnden beslutar att genomföra en direktupphandling av Boo Folkets Hus avseende fritidsgårdsverksamhet i Orminge som finansieras med ett verksamhetsstöd i form av utökat föreningsbidrag för tiden Fritidsnämnden ska besluta om bidragets storlek efter att föreningen svarat på hur den avser att driva och organisera verksamheten. 3. Fritidsnämnden ska godkänna överenskommelse mellan kommunen och Boo Folkets Hus avseende fritidsgårdsverksamhet innan denna blir giltig. Nacka kommun, Fritidsnämnden, nedan kallad beställaren är ansvarig nämnd för fritidsgårdsverksamhet i Nacka. Nämnden ansvarar för finansiering och mål. Fritidsnämndens tjänstemannaorganisation genom idrotts- och fritidsenheten är nämndens ombud. Idrotts- och fritidsenheten ansvarar för strategisk planering, beställning/upphandling och uppföljning av verksamheten. I det kontrakt som kommunen avser att teckna med Boo Folkets Hus kommer denna kravspecifikation med bifogade dokument och föreningens svar på förfrågningsunderlag att ligga till grund. Boo Folkets Hus ska lämna svar på bifogat förfrågningsunderlag innan direktupphandlingen kan slutföras. Kravspecifikation I kravspecifikationen beskrivs inriktning, krav och omfattning på verksamheten. Förutsättningar Utföraren ska svara för driften av den dagliga verksamheten på fritidsgården. Verksamheten ska utföras i föreningens egna lokaler i Orminge. Utföraren ska se till att en tillfredställande ordning råder i och i anslutning till verksamheten. Utföraren får inte kräva medlemskap i någon förening för att få besöka fritidsgården eller delta i dess aktiviteter. Utföraren får inte heller ägna sig åt rekrytering av medlemmar till eller sprida information om egen organisation inom den ordinarie verksamheten. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se

2 2 (8) Utföraren äger rätt att föra register över ungdomar som regelbundet besöker verksamheten i syfte att på ett enkelt sätt nå ut med information och få kontakt med dessa. Utföraren äger rätt att ta ut en avgift från regelbundet aktiva besökare, avgiften fastställs av fritidsnämnden. Utföraren äger även rätt att ta ut en mindre avgift från besökare för specifika arrangemang, program och aktiviteter efter samråd med beställaren för självkostnad. Utförare och beställare ska sträva efter ett samarbete som är öppet för dialog och förändringar inom ramen för uppdraget. Utföraren ska samverka med andra utförare av fritidsgårdsverksamhet och annan öppen fritidsverksamhet för ungdomar. Utföraren förbinder sig att under hela kontraktstiden fullgöra sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatt. Utföraren ska fortlöpande informera beställaren om förhållanden som är av betydelse för utförandet av verksamheten. Uppdrag För att se mål och uppdrag, hämta dokument fastställt av fritidsnämnden Utföraren har möjligheter att tolka uppdraget och ska planera verksamheten utifrån ungdomarnas behov och de lokala förutsättningarna som råder. Omfattning För att se upphandlad omfattning på verksamheten, hämta dokument fasställt av fritidsnämnden Närområdet omfattar kommundelarna Orminge, Källvägsområdet, Mensättra, Rensättra, Kummelnäs och Krokhöjden. I närområdet bor ca ungdomar i åldern år. Uppföljning Utföraren ska årligen redovisa hur enheten avser att genomföra uppdraget och vilka lokala behov och förutsättningar de vill utgå från i verksamhetsplaner. Genomförd verksamhet, avvikelser och resultat redovisas i verksamhetsredovisningar. Om Fritidsnämndens tjänstemannaorganisation anser att den behöver ytterligare information för att få en insyn i hur verksamheten utförs och fungerar, ska utförarenheten vara behjälplig med att ta fram denna information. Informationen kan användas både som en bedömning av verksamheten och som underlag för kommande beslut. Utöver uppföljningsplanen ska enheten kontinuerligt arbeta med en egen intern utvärdering och uppföljning av verksamheten och dess aktiviteter och program, i syfte att ständigt arbeta för förbättring och utveckling av verksamheten.

3 3 (8) Uppföljningsplan fritidsgårdsverksamhet Utförare ska lämna in verksamhetsplan till Fritidsnämndens tjänstemannaorganisation, om utförarenhet önskar kan denna revideras inför höstterminen Utförare ska lämna in verksamhetsredovisning till Fritidsnämndens tjänstemannaorganisation Avstämning och dialog kring aktuella frågor mellan företrädare för verksamhetsutförare och Fritidsnämndens tjänstemannaorganisation genomförs minst 4 ggr/år Företrädare för Fritidsnämndens tjänstemannaorganisation gör ett verksamhetsbesök per fritidsgård och år, då även en intervju med fokusgrupp bestående av ungdomar genomförs Fritidsnämndens mätning av besöksfrekvenser, utförare genomför uppdraget rent praktiskt, instruktioner lämnas av Fritidsnämndens tjänstemannaorganisation två veckor innan genomförande Fritidsnämndens besökarundersökning genomförs vartannat år. Utifrån resultatet gör respektive utförare en handlingsplan som redovisas för Fritidsnämndens tjänstemannaorganisation Fritidsnämndens fritidsvaneundersökning Datum ÅÅ (ÅÅ-08-31) ÅÅ ÅÅ ÅÅ Januari Mars September November Löpande Feb april Sept nov 2 x 2 v/år Feb - mars 2013 Vart 4e år Not Enligt mall Enligt mall Utförarenheterna ska även ha dokumenterade rutiner för en systematisk hantering av synpunkter och klagomål från besökare och föräldrar i syfte att förbättra och utveckla verksamheten. Utförarenheterna ska dokumentera synpunkter och klagomål samt följa upp fel och brister. Brister av allvarlig karaktär ska så snart det är möjligt anmälas till Fritidsnämndens tjänstemannaorganisation. Vid allvarligare brister och avvikelser ska utförarenheten upprätta en åtgärdsplan, som är kopplad till klagomålen eller bristerna. Åtgärdsplanen redovisas för Fritidsnämndens tjänstemannaorganisation. Dokumentation av övriga synpunkter och klagomål ska redovisas till Fritidsnämndens tjänstemannaorganisation i samband med verksamhetsredovisning. Hantering av synpunkter och brister Utföraren ska ha dokumenterade rutiner för en systematisk hantering av synpunkter och klagomål från besökare och föräldrar i syfte att förbättra och utveckla verksamheten. klagomålshantering. Synpunkter och klagomål ska dokumenteras, fel och brister ska följas upp. Brister av alvarlig karaktär ska anmälas till beställaren.

4 4 (8) Vid brister och avvikelser mot kontraktsvillkoren ska utföraren redovisa en åtgärdsplan, som är kopplad till dessa. Åtgärdsplanen ska godkännas av beställaren. Vid konstaterade brister av väsentlig betydelse i förhållande till kontraktet och den kvalitet som utlovats kan kontraktet sägas upp. Vid mindre brister kan en varning utdelas. Om utföraren inte inom tid som anges i varningen har åtgärdat de i varningen angivna bristerna sägs kontraktet upp. Verksamheten utförs på uppdrag av Nacka kommun. Detta innebär att personalen ska uppträda som Nacka kommuns representanter på plats och därmed hantera synpunkter och klagomål på ett för kommunen adekvat vis. Personal, kompetens och erfarenhet, bemanning Utföraren ska ha en särskilt avdelad arbetsledare som har det direkta ansvaret och kontinuerligt deltar i verksamheten. Arbetsledaren ska endast ansvara för verksamheten på den enskilde fritidsgården. Denna person ska ha adekvat utbildning för uppdraget, erfarenhet av arbetsledning och erfarenhet av arbete på öppen fritidsverksamhet för ungdomar i åldern år. Om utföraren byter ansvarig arbetsledare ska detta anmälas till beställaren för godkännande av den nya ansvariga. Den ansvarige arbetsledaren ska kunna fungera som en kontaktperson för beställaren då den vill ha en direkt kontakt med verksamheten. Utföraren är i sin arbetsgivarroll ansvarig för att gällande lagar och författningar iakttas vid anställning, avlöning och uppsägning av personal. Utföraren är ansvarig för att förebygga skador som kan drabba personalen. Utföraren ska rekrytera antal personal enligt svar i förfrågningsunderlag. Det i svaret angivna antalet årsarbetare är bindande och kan endast minskas om justeringar i avtalet genomförs. Det ska finnas en grundbemanning med fast anställd personal. Timanställningar ska bara användas för att utöka bemanningen på kvällar eller helger, eller för att tillföra verksamheten så kallad spetskompetens inom olika intresseområden som ungdomar efterfrågar eller vid tillfälliga behov såsom olika arrangemang. Schemaläggningen ska utgå ifrån öppethållandet och besökarnas behov. En kontinuitet ska eftersträvas. Minst 50 % av personalen som tillhör grundbemanningen ska ha genomgått fritisledarutbildning eller annan utbildning som beställaren bedömer som likvärdig. Det ska alltid finnas minst en utbildad på plats i verksamheten då denna är öppen.

5 5 (8) Om utföraren inte anser att det möjligt att rekrytera personal så att minst 50 % av personalen i grundbemanningen uppfyller dessa krav, ska utföraren kontakta beställaren innan personal som inte uppfyller dessa krav anställs. Majoriteten av personalen ska ha erfarenhet av arbete med barn eller ungdomar och bör även ha erfarenhet av arbete i öppen fritidsverksamhet för ungdomar. Utföraren ska ta referenser och noggrant försäkra sig om att all personal är lämpad för sitt arbete. Samtlig personal ska behärska svenska språket i tal och skrift. Ett introduktionsprogram ska genomföras för all nyanställd personal. Introduktionsprogrammet ska även innehålla information om Nacka kommun och dess organisation. Personalen ska få kontinuerlig kompetensutveckling enligt en individuell kompetensutvecklingsplan samt få regelbunden handledning vid behov. Krav på arbetsmiljö Utföraren har arbetsmiljöansvar. Brandlarm ska finnas installerat och ska underhållas av utföraren. Utföraren ansvarar för att samtlig personal är väl införstådd med utrymningsplanen. I övrigt ska utföraren i samband med arbetsmiljöronder utföra sin del av systematiskt brandskyddsarbete för verksamheten som bedrivs i lokalerna. Miljöpåverkan Varor och tjänster bör uppfylla kraven för etik eller miljö genom märkning enligt Svanen, EU-blomman, KRAV eller motsvarande som har sin grund i vetenskapliga rön. Varor och tjänster ska vara miljöanpassade med avseende på den yttre miljön och arbetsmiljön. Varor och tjänster ska vara material- och energieffektiva samt tillverkade av förnybara råvaror eller återvunnet material. Ämnen som är skadliga för miljö eller hälsa ska ersattas med mindre farliga om sådana finns. Fakturering Fakturering ska ske månadsvis utifrån överenskommen faktureringsmodell. Beställaren ersätter inom 30 dagar efter det att fakturan inkommit. Ersättning utbetalas månadsvis med 1/12 av årspriset, den 20:e innevarande månad. Faktureringsavgift, eller annan liknande avgift, ska inte utgå. Betalning av felaktig faktura innebär inte acceptans av denna eller de villkor den baserats på.

6 6 (8) Insyn Utföraren är skyldig att utan oskäligt dröjsmål, efter skriftlig begäran från beställaren, lämna sådan information som avses i 3 kap. 19 a kommunallagen. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur den upphandlade verksamheten utförs. Informationen ska lämnas i skriftlig form. Utföraren är inte skyldig att utlämna information om det inte kan ske utan väsentlig praktisk olägenhet för utföraren, om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos kommunen. Information som lämnats till kommunen enligt första stycket ska inte anses utgöra företagshemligheter enligt lagen om skydd för företagshemligheter. Överlåtelse av kontrakt eller uppdrag Kontrakt får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan beställarens skriftliga medgivande. Utföraren får inte heller anlita annan för att fullgöra hela eller del av uppdraget utan beställarens skriftliga medgivande. Utföraren svarar för underleverantör som för eget uppdrag. Utföraren ansvarar för att underleverantör uppfyller krav på inbetalning av skatter och avgifter, samt övriga krav enligt gällande lagstiftning. Förfrågningsunderlag fritidsgårdsverksamhet i Orminge Följande svar ska lämnas till Nacka kommun Presentation Beskriv föreningens organisation och verksamhet, hur länge har ni varit verksamma, omfattningen på er verksamhet idag, föreningens kompetens och erfarenhet av öppen fritidsverksamhet för ungdomar. Beskriv hur fritidsgårdsverksamheten kommer att vara en del av er organisation Planerad organisation och bemanning Beskriv den planerade strukturen i det dagliga arbetet. Beskriv vilket administrativt stöd och vilka ledningsfunktioner som finns för fritidsgårdsverksamheten. Hur kommer personalbemanning att se ut vid öppethållandet? Finns det någon plan för hur ni avser att agera om det uppstår tillfällen då det kan saknas personal? Hur många årsarbetare avser ni att ha för verksamheten? Hur stor del av personalresursen kommer att användas för heltidstjänster och ingå i grundbemanningen, hur stor andel av personalresursen kommer att användas för timanställda? Ange svaren totalt antal veckoarbetstimmar. Kompetens Beskriv personalens kompetens för närvarande Beskriv planerade fortbildningsinsatser, inriktning och omfattning

7 7 (8) Planerad verksamhet Hur kommer ni att arbeta för att göra fritidsgården till en attraktiv mötesplats för ungdomar? Hur kommer ni att arbeta för att utgå från ungdomarnas egna behov? Hur kommer ni att tillvarata ungdomarnas egna intressen och önskemål? Vad kommer ungdomar att kunna ägna sig åt spontant på fritidsgården, utan föranmälan, utan krav på prestation eller konsumtion? Vilket utbud av aktiviteter planeras? I vilken omfattning kommer olika aktiviteter och verksamheter att erbjudas? Hur kommer ni att arbeta för att ge utrymmen till rekreation, umgänge och gemenskap, samtal och kreativt skapande? Vilken typ av program, arrangemang eller liknande kommer ni att erbjuda ungdomar, hur ofta planerar ni att ha någon form av program, arrangemang eller liknande? Beskriv caféverksamheten eller motsvarande, utbud, organisation, principer för prissättning etc Finns det några särskilda metoder eller modeller för att utföra uppdraget och genomföra verksamheten? Hur avser ni att bidra till samverkan med föreningsliv, andra aktörer verksamma på ungas fritid och övriga fritidsgårdar och träffpunkter i kommunen? Hur kommer målgruppen att informeras om verksamheten? Vilka insatser kommer att genomföras för att uppnå önskvärt antal besökare i verksamheten? Planerade insatser för att främja ungas utveckling, välbefinnande och upplevelse av trygghet Hur kommer ni att arbeta för att besökarna ska få pröva och utveckla sin identitet och självbild i umgänge med andra? Hur kommer ni att arbeta för att främja att besökarna utvecklar en positiv livsstil? Hur kommer ni att arbeta för att alla besökare, oavsett etnisk bakgrund, kön, politisk åsikt eller religiös tro ska kunna mötas på lika villkor? Hur kommer ni att arbeta för att alla besökare ska uppleva trygghet på verksamhetsplatsen och i anslutning till verksamhetsplatsen? Hur kommer ni att arbeta för att främja ett positivt umgängesklimat utan kränkningar och mobbing?

8 8 (8) Redogör för hur ni arbetar med värdegrundsfrågor, frågor om pedagogiska metoder och medvetet ledarskap. Finns det handlingsplaner vid händelse av hot, våld, stöld etc.? Delaktighet och inflytande På vilket sätt kommer ungdomarna att får möjlighet att påverka och ta ansvar för planering, innehåll och genomförande av aktiviteter och program? På vilket sätt kommer ni att kunna stödja ungdomar till att skapa egen verksamhet och projekt om de så önskar? På vilket sätt kan ni stödja och ta tillvara ungdomars eget engagemang i olika frågor som berör dem? På vilket sätt avser ni att främja ungdomars vilja till att ta ansvar och engagera sig i skapande och genomförande av verksamhet? Lika villkor för flickor och pojkar På vilket sätt avser ni att främja att flickor och pojkar får lika villkor när det gäller utbud av verksamhet, delaktighet i inflytandeprocesser och fördelning av resurser så som personal, lokaler och ekonomi för aktiviteter mm. Lokalerna Hur kommer ni att utforma och utveckla lokalen, utrustning och inredning under perioden för att fritidsgårdens fysiska miljö ska fungera som en mötesplats för ungdomar? Hur kommer ni att utforma och utveckla lokalen, utrustning och inredning under perioden för att fritidsgårdens fysiska miljö ska fungera för aktiviteter och verksamhet? Thomas Sass Utvecklingsledare Park & Fritid