Internkontrollplan 2016
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Ansvar... 4 3 Arbetsgång vid internkontroll-granskning... 5 4 Förvaltningschefens rapportering... 6 5 Åtgärder... 7 5.1 Stora oförutseeda händelser som påverkar samhällsfunktionerna exempelvis extremt väder, olyckor, oljeutsläpp etc... 7 5.2 Okunskap om miljörisker (oljeutsläpp, strandbad, bekämpning, miljöbalken mm)... 7 5.3 Risk för mutor och jäv... 7 6 ar... 8 6.1 Mindre projekt som ej är förankrade, remitterade, beslutade eller följer projektsmart... 8 6.2 Bristande följsamhet avseende regler för representation... 8 6.3 Felrekrytering... 8 6.4 Bristande förståelse för beslut... 9 6.5 Bristande serviceskyldighet... 10 6.6 Avsaknad av relationsritningar... 10 6.7 Direktupphandling enligt LOU... 11 6.8 Bristande avtalstrohet... 11, Internkontrollplan 2016 2(12)
1 Inledning Inledning Enligt Malmö stads reglemente för intern kontroll ska nämnderna årligen anta en plan för den interna kontrollen. Gatukontorets interna kontrollplan tas i tekniska nämnden under februari 2016., Internkontrollplan 2016 3(12)
2 Ansvar Ansvar Kommunfullmäktige beslutade 2000-09-28 om Reglemente för intern kontroll att gälla från och med 2001-01-01. Syftet är att säkerställa att nämnden, som har det yttersta ansvaret för att säkerställa att det finns en god intern kontroll, upprättar en organisation för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antas för denna. Enligt reglementet skall nämnden varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen. Internkontrollplanen ska innehålla åtgärder och granskningar. Tekniska nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom gatukontorets verksamhetsområde. Nämnden ska se till att en organisation upprättas för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antas. Varje år ska nämnden besluta om en särskild internkontrollplan som ska föregås av en riskbedömning. Intern kontrollplanen ska lämnas till kommunstyrelsen och stadsrevisionen. Gatudirektören ansvarar för att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. Nämnden ska rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen och stadsrevisionen., Internkontrollplan 2016 4(12)
3 Arbetsgång vid internkontroll-granskning Arbetsgång vid internkontroll-granskning Malmö stad har under 2016 antagit ett styrdokument Intern kontroll i Malmö stad en handbok som guidar nämnder och förvaltningar i det praktiska arbetet med intern kontroll. Tekniska nämnden gatukontoret ska följa de övergripande rekommendationer och processanvisningar som anges i handboken. Gatudirektören lämnar förslag till intern kontrollplan till tekniska nämnden för beslut senast under februari månad. Nämnden överlämnar planen för kännedom till kommunstyrelsen och stadsrevisionen, Internkontrollplan 2016 5(12)
4 Förvaltningschefens rapportering Förvaltningschefens rapportering Gatudirektören ska rapportera till nämnden huruvida kontroll genomförts i enlighet med antagen plan för intern kontroll samt redogöra för resultatet av genomförda kontroller. Resultaten rapporteras löpande till nämnden (normalt vid delårsrapportering 1 och 2 samt årsanalys)., Internkontrollplan 2016 6(12)
5 Åtgärder Riskananlys genomförs genom att risker identifieras och värderas, därefter sker en prioritering och bedömning om vidare hantering av riskerna. Dokumentation av prioriterade risker sker i internkontrollplanen som består av en del med åtgärder och en del med granskningar. I åtgärdsdelen samlas risker där åtgärder kan planeras utan ytterligare kontroller eller utredningar. sdelen innehåller sådana risker där ytterligare fördjupning och granskning behöver genomföras innan beslut om vidare hantering av risken fattas. en kan visa att ingen avvikelse finns och då behövs heller ingen åtgärd, medan konstaterade brister leder till planering av förbättringsåtgärder. 5.1 Stora oförutseeda händelser som påverkar samhällsfunktionerna exempelvis extremt väder, olyckor, oljeutsläpp etc Richard Jönsson 5.2 Okunskap om miljörisker (oljeutsläpp, strandbad, bekämpning, miljöbalken mm) 5.3 Risk för mutor och jäv Risk för mottagande av mutor och att anställda utsätter sig för jävsituationer Jörgen Jepson, Internkontrollplan 2016 7(12)
6 ar 6.1 Mindre projekt som ej är förankrade, remitterade, beslutade eller följer projektsmart Richard Jönsson Mindre projekt som ej är förankrade, remitterade, beslutade eller följer ProjektSmart Syfte med granskningen Kontrollera att mindre projekt som ej är förankrade, remitterade, beslutade eller följer ProjektSmart smetod Stickprov Rapportering av resultat till Gatudirektör Ekonomichef Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Årsanalysen 6.2 Bristande följsamhet avseende regler för representation att korrekta underlag och uppgifter inte finns Charlotta Abramo Representation Syfte med granskningen Kontroll av att dokumenterade rutiner följs i verksamheten vad gäller syfte, momsavdrag, rätt attestant, deltagarförteckning, rätt kvitton och att fakturan specificerar kostnader för maträtter och drycker smetod Stickprov Rapportering av resultat till Gatudirektör Ekonomichef Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) DR 1 6.3 Felrekrytering Risk för felrekrytering p.g.a bristande följsamhet mot gemensam rekryteringsprocess, vilket kan, Internkontrollplan 2016 8(12)
leda till att vi inte rekryterar medarbetare som har bäst förutsättningar att klara uppdrag och uppnå mål. Rekryteringsprocessen Syfte med granskningen en syftar till att undersöka om Malmö stads kompetensbaserade rekryteringsprocess, fri från diskriminerande strukturer, tillämpas i alla rekryteringar. Omfattning/avgränsning Den processgrupp som samordnar det gemensamma arbetssättet kring rekrytering i Malmö stad plockar slumpmässigt plockar slumpmässigt ut 200 rekryteringar fördelade på samtliga nämnder och på olika nivåer. smetod Digital enkät, framtagen av stadskontoret, skickas till rekryterande chef och till HRavdelning senast i juni. Chef och HR-funktion besvarar frågor och uppskattar sin egen insats i rekryteringsarbetet. Resultatet av enkäten tillgängliggörs för förvaltningarna senast i september. innebär att ta fram dokumentation och sedan jämföra denna med enkätsvaren. ska göras av annan än HR-avdelningen på förvaltningen. Stadskontoret skickar i juni ut anvisning om vilken dokumentation som behöver samlas in och hur denna ska jämföras med enkätsvaren. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Årsanalysen 6.4 Bristande förståelse för beslut Risk för att mottagare inte förstår innebörden av beslut p.g.a. att vi inte uttrycker oss vårdat, enkelt och begripligt, vilket kan leda till minskat förtroende för demokratin, men även att resurser får läggas på att i efterhand förtydliga för mottagaren. Klarspråk i beslut och beslutsunderlag Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? huruvida mottagare av beslut förstår innebörden av beslutet. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att undersöka om Malmö stad formulerar beslut i enlighet med 11 Språklagen (2009:600), d.v.s. att språket är vårdat, enkelt och begripligt. Omfattning/avgränsning En urvalsundersökning av beslut fattade av politiska organ ligger till grund för granskningen. Respektive förvaltning ansvarar för urvalet. Undersökningen ska inrikta sig på beslut som har en tydlig mottagare exempelvis enskilda Malmöbor, medarbetare, organisationer och myndigheter såsom förvaltningar. en ska omfatta sammanlagt minst 30 beslut fördelade på olika typer av mottagare enligt ovan. smetod Undersökningen ska genomföras i form av enkät som kan distribueras via papper, elektroniskt, via telefon eller genom personligt möte. Enkäten ska omfatta följande fråga och alternativ: Är beslutet tydligt och begripligt? *Förstår inte alls *Förstår efter hjälp att tyda *Förstår efter flera genomläsningar *Förstår direkt För att undersöka om det finns ett samband mellan hur mottagaren uppfattar tydlighet och begriplighet i, Internkontrollplan 2016 9(12)
förhållande till beslutets karaktär, så kompletterar granskaren varje svar med följande uppgift: *beslutet innebär avslag *beslutet innebär bifall *ej tillämpligt alternativt ej helt klart om beslutet innebär avslag eller bifall Utöver detta ska beslutsmottagaren ha möjlighet till kommentar. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) DR 2 6.5 Bristande serviceskyldighet Risk för att kommunen inte klarar att leva upp till serviceskyldigheten i förvaltningslagen p.g.a. felaktig hantering av sociala medier, vilket kan leda till att medborgare inte får den service de förväntar sig och har rätt till, sekretessbelagd information röjs eller medborgare blir kränkta etc Användande av sociala medier Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att undersöka om Malmö stad hanterar sociala medier på ett ansvarsfullt sätt i enlighet med Malmö stads riktlinjer och i enlighet med tillämplig lagstiftning. Omfattning/avgränsning en omfattar samtliga konton på Facebook, Twitter och Instagram. smetod en innebär att kontroll ska göras huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar. För att kontrollera huruvida fråga besvaras inom 24 timmar väljer förvaltningen, d.v.s. granskaren, ut enkla frågor som rör verksamheten och ställer dessa i förvaltningens konton i sociala medier. Stadskontoret återkommer med instruktion för hur kontrollen ska genomföras av granskaren (förvaltningen). Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) DR 2 6.6 Avsaknad av relationsritningar att relationsritningar inte lämnas in eller uppdateras Jan Andersson Avsaknad av relationsritningar, Internkontrollplan 2016 10(12)
Syfte med granskningen Kontrollera att alla ritningar lämnas in eller uppdateras smetod Stickprov Rapportering av resultat till Gatudirektör Ekonomichef Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Årsanalysen 6.7 Direktupphandling enligt LOU att förberedelse och dokumentation i samband med direktupphandlingar inte görs enligt skrivna rutiner Kenneth Erlandsson Direktupphandling enligt LOU Syfte med granskningen Kontrollera att gatukontoret följer de lagar och regler som finns för direktupphandling smetod Stickprov Rapportering av resultat till Gatudirektör Ekonomichef Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Årsanalysen 6.8 Bristande avtalstrohet att följsamhet mot Malmö stads ramavtal inom förbrukningsvaror inte följs. Charlotta Abramo Bristande avtalstrohet Syfte med granskningen Kontrollera att gatukontoret håller sig till de avtal som finns vid inköp av förbrukningsmaterial smetod Stickprov Rapportering av resultat till Gatudirektör, Internkontrollplan 2016 11(12)
Ekonomichef Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) DR 1, Internkontrollplan 2016 12(12)