Användarmanual Utbildningsdatabasen Selma för arbetet med kurstillfällen för valbara programkurser forskarutbildningsstöd
Innehåll 1. Logga in och logga ut... 3 2. Process för att skapa kurstillfällen för valbara programkurser vid KI... 4 3. Söka fram och granska kurstillfälle... 4 4. Skapa nytt kurstillfälle... 6 Fliken NärVarHur... 7 Fliken Studieavgifter - ej aktuell... 9 Fliken Beskrivning... 9 Fliken Ämnesord... 9 Flikarna Fritextord och Kontakt - ej aktuella... 9 Fliken Kursplaneversion... 9 5. Godkänna kurstillfälle... 10 6. Ta bort kurstillfälle... 10 2
1. Logga in och logga ut Logga in: När du loggar in i utbildningsdatabasen Selma använder du KI:s inloggningstjänst CAS som är en s.k. autentiseringstjänst. Du loggar in med ditt KI-ID och lösenord, d.v.s. samma användarnamn och lösenord som du använder för att logga in i KI:s webmail och PA-webben (Primula). För att logga in i Selma går du till adressen https://selma-ext-drift.its.uu.se/selma2-ki i din webbläsare. Logga ut: När du loggar ut ur Selma ska du också logga ut från CAS. Klicka på logga ut. Klicka sedan på Logga ut ur CAS eller stäng ned din webbläsare helt. 3
2. Process för att skapa kurstillfällen för valbara programkurser vid KI I Selma lägger vi upp kurstillfällen för fristående kurser och för valbara kurser inom sjuksköterskeprogrammet och specialistsjuksköterskeprogrammen. Kurstillfällena för valbara kurser läggs in i Selma och förs sedan över till NyA så att studenterna kan se dem när de loggar in på antagning.se. 1) Programkansliet/programansvarig institution tar fram underlag för terminens valbara kurser, underlaget skickas även till antagningsgruppen. 2) Programhandläggaren (PH)/handläggare på institution lägger upp programkurstillfällena i Selma utifrån underlaget. 3) PH/handläggare på institution godkänner programkurstillfällena som då får status 2. Godk av Inst och meddelar detta till antagningsgruppen. 4) Antagningsgruppen granskar och godkänner programkurstillfällena som då får status 3. Godk av Fak. 5) Antagningsgruppen redigerar och godkänner sedan programkurstillfällena ytterligare en gång. Tillfällena får då status 4. Ladok, och uppgifterna skickas till Antagning.se och Ladok. 3. Söka fram och granska kurstillfälle Under fliken Sök/Redigera kurstillfälle kan du söka fram kurstillfällen. Det finns ett antal olika sätt som du kan begränsa din sökning på: 1) Läsår (måste anges, aktuellt läsår är valt som default) 2) Kurstyp/status Programkurser läsår 4
Programkurser HT, Programkurser VT Fristående kurser läsår Fristående kurser HT, Fristående kurser VT Godkända kurstillfällen - alla kurstillfällen som har minst status 2. Godk av inst. Ej klara kurstillfällen - alla kurstillfällen med status 1. Ej klar. Kurstillfällen utan beslutad kursplan - kurstillfällen som är kopplade till en kurs som saknar beslutad kursplan i Selma. Sommarkurser - kurstillfällen som är markerade med sommarkurs i Period (VHS) under NärVarHur. 3) SCB-ämnesgrupp/ämne: SCB-ämnesgruppen/ämnet som kursen är kopplad till i basdata på kursplanen. 4) Kurskod/del av kurskod och Benämning/del av benämning: Söka fram kurstillfälle - så här gör du: 1) Byt till den institutions kurser som du vill arbeta med. 2) Klicka på fliken Kurstillfälle och underfliken Sök/Redigera kurstillfälle. 3) Välj läsår. 4) Gör eventuellt fler begränsningar. 5) Klicka på Sök. Om du har sökt fram fler än ett programtillfälle kan du sortera på rubrikerna genom att klicka på dessa. Granska kurstillfälle - så här gör du: 1) Klicka på datumet under rubriken Uppdaterad längst till höger om kurstillfället, alternativt bocka i rutan framför tillfället som du vill granska och klicka på länken Granska ovanför resultatlistan. 2) En förhandsgranskning öppnas i ett nytt fönster. Klicka på Skriv ut längst upp till höger om du vill skriva ut förhandsgranskningen. 5
4. Skapa nytt kurstillfälle Skapa nytt kurstillfälle - så här gör du: 1. Byt till den institutions kurser som du vill arbeta med. 2. Klicka på fliken Kurstillfälle och välj Sökbara kurstillfällen. 3. Klicka på fliken Skapa nytt kurstillfälle. 4. Sök fram den kurs du vill skapa ett nytt kurstillfälle för. Du kan klicka på Sök utan att ange några sökpremisser, då visas alla kurser som det går att skapa kurstillfällen till. 5. Den/de kurser som du har sökt fram visas i en lista. 6. Välj vilket läsår som du ska skapa ditt kurstillfälle för och klicka sedan på ikonen i kolumnen Skapa nytt tillfälle. 7. Du hamnar då i fliken NärVarHur där du ska börja lägga in tillfällets uppgifter. 8. Om du vill skapa fler kurstillfällen för din kurs klickar du på länken Skapa fler tillfällen för kursen. Innan du kan spara kurstillfället måste du fylla i fliken NärVarHur. 6
Fliken NärVarHur Fylla i fliken NärVarHur - så här gör du: 1. Ange Kurstyp Här ska du välja alternativet Programkurs. I och med att du väljer Programkurs visas kursen inte på ki.se. Den visas inte heller på antagning.se för allmänheten. 2. Fyll i grunduppgifter för kurstillfället Här ska du ange: Starttermin Studietakt Välj: Helfart/Trekvartsfart/Halvfart Studietid Välj: Undervisning under dagtid Studieort Välj: Huddinge, Solna eller Stockholm Undervisningsform Välj: Distansutbildning eller Normal Period (Sökandewebben) (under vilken period som kurstillfället startar) Perioderna utgår från terminstidernas veckor. Om kursen startar under (gäller för läsåret 16/17): kalendervecka 35-44 (vecka 1-10 på höstterminen) - välj ht period 1 kalendervecka 45-02 (vecka 11-20 på höstterminen) - välj ht period 2 kalendervecka 03-12 (vecka 1-10 på vårterminen) - välj vt period 1 kalendervecka 13-22 (vecka 11-20 på vårterminen) - välj vt period 2 Period (internationellt): - ej aktuellt för valbara programkurser Annat ansökningsdatum: - ej aktuellt för valbara programkurser 7
Finansieringsform Välj: Ingen Startterminens startvecka och startterminens slutvecka (ÅÅÅÅVV) Anges enligt formatet ÅÅÅÅVV, ex: 201536 och 201540 Vilka veckor som är start- respektive slutvecka på terminen kan variera från år till år men slutvecka hösttermin och startvecka vårtermin kan inte sammanfalla. Studienivå (sökandewebben) - Fortsättningskurs (används för sjuksköterskeprogrammet) - Vidareutbildningskurs (används för specialistsjuksköterskeprogrammen) Språk Välj: Svenska eller Engelska Urval: Använd standardurvalen i listan eller skriv in urvalskriterierna i frixtextrutan Urval. Förutsättningar för kurstillfälle - ej aktuellt för valbara programkurser I de fall ett kurstillfälle går över flera terminer ska man dela upp antal poäng per termin. I dagsläget är det dock endast vissa fristående kurser som är upplagda på det sättet. 3. När du är klar klickar du på Spara. Kurstillfällets uppgifter sparas och en anmälningskod genereras. De övriga flikarna har nu öppnats för redigering. 8
Fliken Studieavgifter - ej aktuell Fliken Beskrivning Fältet Katalogtext är obligatoriskt, vilket innebär att en kort beskrivande text måste läggas in för att kurstillfället ska kunna godkännas. Den inlagda texten kommer dock inte att publiceras på ki.se. Övriga fält (Webbtext, Anmärkning, Uppgifter för distanskurs) behöver du inte fylla i. Observera att du inte ska ändra den förvalda katalogrubriken. Fliken Ämnesord Det är obligatoriskt att ange minst ett ämnesord. Du kan antingen välja att se alla ämnesord i bokstavsordning, eller att bara se ämnesorden inom ett ämnesområde. Markera ett ämnesord och spara. Dina valda ämnesord visas i rutan till höger. Flikarna Fritextord och Kontakt - ej aktuella Fliken Kursplaneversion I fliken Kursplaneversion ser man vilken kursplaneversion som kurstillfället är kopplat till i Selma. När man skapar ett kurstillfälle kopplas tillfället per automatik till den senaste versionen av kursplanen, även om den versionen ännu inte är beslutad i Selma. I fliken Kursplaneversion kan man välja en annan kursplaneversion än den senaste, även om det i normalfallet är den senaste versionen som ska gälla. 9
5. Godkänna kurstillfälle När du har arbetat klart med ditt kurstillfälle i Selma så ska du godkänna det. Godkänna kurstillfälle - så här gör du: 1. Klicka på fliken NärVarHur. 2. Klicka på knappen NärVarHurklart. 3. Kurstillfället får då status 2. Godk av inst och fliken NärVarHur låses för redigering, och endast personer med högre behörighet kan redigera dessa uppgifter. 4. Kontakta Antagningsgruppen så att de kan godkänna tillfället på nästa nivå. Observera att om du försöker godkänna ett kurstillfälle när tillfället är kopplat till en kursplan som inte är fastställd i Selma visas det ett felmeddelande. För att kunna godkänna tillfället måste du först gå in i kursplanen och bocka i Lås behörighet i fliken Allmänt. 6. Ta bort kurstillfälle Kurstillfällen med status 1. Ej klar kan du ta bort. Kurstillfällen med status 2 Godk av inst samt 3. Godk av fak kan du inte ta bort. Ta bort kurstillfälle - så här gör du: 1. Sök fram det kurstillfälle som du vill ta bort. 2. Klicka på soptunnan längst till höger efter tillfället. 10