Umeå universitet, 901 87 Umeå Samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden Dekanus Lena Andersson-Skog lena.andersson-skog@khist.umu.se www.umu.se Beslut 2009-06-02 Dnr 103-1662-09 Sid 1 (5) Organisatorisk översyn av den samhällsvetenskapliga fakulteten lägesrapportering Bakgrund Behovet av att se över organisationen inom högskolesektorn har aktualiserats på flera nivåer under det senaste decenniet. På nationell nivå har antalet universitet och högskolor ifrågasatts utifrån ett kvalitets- och resursperspektiv. De senaste årens förändringar av forsknings- och högskolepolitiken har också tydligt pekat i riktning mot ett ökat behov av profilering, koncentration och samverkan. Här innebär särskilt det senaste riksdagsbeslutet om nya principer för resurstilldelning och verksamhetsprioriteringar inom högskolan en radikal kursändring. Detta skapar ett ökat behov av en mer professionell ledningsstruktur på alla nivåer. Vid olika lärosäten har också omfattande organisatoriska förändringar genomförts det senaste decenniet; nämnas kan KTH, Örebro, Karlstad och nu senast samgåendet mellan Växjö och Kalmar till ett universitet. Också vid Umeå universitet har samtliga fakulteter utom Samhällsvetenskapliga fakulteten genomgått omfattande organisatoriska förändringar. I vissa fall har orsakerna varit att enheter och institutioner haft dålig ekonomi, i andra fall har det handlat om att skapa mer enhetliga och ändamålsenliga vetenskapsområden. Mot denna bakgrund, samt inte minst det faktum att vi om ett fåtal år står inför en omfattande nedgång i studerandekullarna som en följd av den demografiska utvecklingen, finns anledning för den Samhällsvetenskapliga fakulteten att ta frågan om nya organisationsformer för verksamheten på allvar för att skapa långsiktigt hållbara förutsättningar för utbildning, forskning och samverkan. Rektor har därför givit fakultetsledningen i uppdrag att göra en översyn av fakultetens organisation och att genomföra nödvändiga institutionssammanslagningar och andra strukturella organisatoriska förändringar fram till vt 2011. Arbetets uppläggning VU har utsett en arbetsgrupp bestående av dekanus Lena Andersson-Skog, prodekanus Lennart Nygren, professor Dieter Müller (kulturgeografi), docent Agneta Hörnell (kostvetenskap), docent Ulrica Nylén (USBE), fakultetsråd Ulla Blomqvist och tf kanslichef Per Höglund. Information om uppdraget och arbetets uppläggning har diskuterats på prefektinternat, fakultetsnämnd, vid prefektråd och behandlats i facklig samverkan. Förutsättningar och utmaningar i utgångsläget Förutsättningarna för ett förändringsarbete är goda i nuläget. Till exempel uppvisar de flesta institutioner en ökande studenttillströmning och har stabila ekonomiska förutsättningar. De senaste årens goda resultat när det gäller förmågan att attrahera externa forskningsmedel visar att forskningen vid fakulteten stadigt växer sig starkare utbildningsfakulteten är också en forskningsfakultet. Många institutioner står också inför omfattande pensionsavgångar inom ett fåtal år, vilket gör att strategiska
Sid 2 (5) rekryteringsfrågor och förändringar av verksamheten redan påbörjats. Behovet av kompetensväxling kräver att vi arbetar strategiskt med både organisations- och rekryteringsfrågorna. Verksamheten står därmed inför ett antal strategiska utmaningar. När det gäller utbildningen på grund- och avancerad nivå tycks de senaste årens trendmässiga utveckling mot ett svagare söktryck för fristående kurser på campus och fler studerande på nätbaserade kurser stärkas. Samtidigt ser vi en stor spridning när det gäller söktryck för fakultetens olika program. Redan idag finns en samordning i själva genomförandet av de olika utbildningarna genom samläsning av kurser. Organisationen av programmen bör dock ses över för att ytterligare öka samordningsvinsterna, effekten av marknadsföringsoch rekryteringsinsatser och i slutändan också kvaliteten i den undervisning som ges på grund- och avancerad nivå. Här bör också förutsättningarna för forskarutbildningen vid fakulteten granskas ur ett kvalitetsperspektiv. Vid många institutioner är det redan idag svårt att hålla en hög nationell kvalitet på forskarutbildningskurserna, eftersom omfattningen av doktorandkullarna inte är tillräckliga. Beslutet att införa ett kostnadsbaserat redovisningssystem i hela högskolesektorn från 2010 kommer dessutom omgående att öka trycket på omfattningen av och behovet av höjd kvalitet i de administrativa funktionerna. Dels kommer en större del av gemensamma kostnader att läggas ut på grundutbildningen, dels kommer behovet av en mer avancerad forskningsplanering och forskningsadministration att krävas. Indikationer från andra universitet som redan infört redovisningssystemet ger vid handen att en lämplig institutionsstorlek ligger på 100-120 anställda ur ett administrativt ledningsperspektiv. Även om dessa siffror är överdrivna, skulle det vid vår fakultet ändå innebära att flertalet institutioner på längre sikt är för små för att bära framtida administrativa krav och kostnader. Vi kan också anta att en ökad specialiserad arbetsdelning inom administrationen (ekonomi-, personaloch studie) kommer att behövas. En grundläggande förutsättning för att bedriva en verksamhet av hög kvalitet är att verksamhetsansvariga på olika positioner har tillgång till en tillräcklig och kvalificerad administrativ kompetens. Med nuvarande institutionsstruktur riskerar vi att skapa ett system av sällananvändare av de alltmer komplicerade administrativa stödsystemen, vilket inte är långsiktigt hållbar personalstrategi. Mål för översynen en långsiktigt hållbar fakultetsorganisation Följande kriterier har varit viktiga i arbetsgruppens överväganden och förslag till åtgärder: Att skapa uthålliga organisationer där verksamhetens utveckling står i centrum och som ger utrymme för personalens kreativitet och en kontinuerlig kompetenshöjning. Att verksamhetsstrategiska mål så långt som möjligt ligger till grund för beslut om förändring av organisationsstrukturen Att så långt som möjligt bevara korta beslutsvägar och närheten till det dagliga administrativa stödet inte bryta upp organisationen av stabila och fungerande verksamheter Den vetenskapliga legitimiteten och ämneskompetensen vid våra institutioner bygger på en disciplinanknuten forskarutbildning. Våra nuvarande forskarutbildningsämnen ska därför värnas och ges resurser i en ny organisationsstruktur. Att utveckla det akademiska och administrativa ledarskapet inom ramarna för universitetets delegationsordning och prefektstyret - både för teknisk/administrativ personal som för studierektorer, prefekter och forskningsansvariga. Mot denna bakgrundsbeskrivning kan arbetet med översynen brytas ner i tre förändringsprocesser som både löper parallellt och delvis är överlappande:
Sid 3 (5) 1. Samordning av utbildningsprogrammen start ht 2009 En samordning av utbildningsprogrammen är angelägen för en hållbar utbildning. Här bör dels pågående faktisk samverkan mellan institutioner och program dokumenteras, dels bör en diskussion föras angående vad vi vill genomföra med en samordning till skolbildningar och hur begreppet school ska definieras. Några kriterier kan t ex vara ämnesmässig samverkan, användningen av liknande vetenskapliga metoder/teorier, möjligheten till gemensam marknadsföring, programvägledning och studerandeservice. Fakultetsnämnden beslutar att: 1. En tydlig delegationsordning tas fram för UR:s ansvar avseende programkommittéernas arbete. Tidsplan: UR/prodekanus avrapporterar till FN 10 december 2009. 2. UR får i uppdrag att utreda frågan om hur begreppet school ska användas vid fakulteten på olika utbildningsnivåer. Tidsplan: UR/prodekanus avrapporterar till FN 10 december 2009. 3. UR ges i uppdrag att under prodekanus ledning initiera ett arbete med programsammanläggningar med utgångspunkt i nuvarande samarbetsformer och framtida synergieffekter samt en översyn av den studieadministrativa organisationen. Tidsplan: UR/prodekanus lämnar delrapport till FN 11 november 2009, färdig plan presenteras vid FN:s möte i juni 2010. 2. Översyn av samordning av administrativa specialistfunktioner start ht 2009 Vid varje institution har ledningen behov av institutionsadministration kopplat till den dagliga verksamheten. Behovet kan se olika ut beroende på verksamhetens profil. Därutöver finns behovet av utökat stöd när det gäller mer avancerad ekonomihantering och personalfrågor. Av fakultetens ca 860 anställda är idag drygt 90 personer T/A-personal med olika slag av administrativa uppgifter. Här finns på längre sikt möjlighet att skapa servicecentra förvissa av funktioner, byggd på behoven för olika institutioner. Här kan tre till fyra institutioner dela på ett antal T/A-anställningar. I förekommande fall, t ex i MIT-huset och Lärarutbildningshuset bör möjligheterna för ett sådant samarbete också undersökas över fakultetsgränserna.
Sid 4 (5) Specialistfunktioner IT-support mm Detta är omfattande processer som kräver ett betydande kartläggningsarbete och djupgående analys och samarbete med institutionsadministratörerna. En målsättning är att förändringen inte ska leda till en övertalighet, utan att olika slag av kompetensutveckling ska genomföras. På kort sikt föreslår vi dock som ett första steg att personal- och arbetsrättsfunktionerna vid respektive institution samordnas. Fakultetsnämnden beslutar att Lena Andersson-Skog, Nils Eriksson, Monica Sundén, Mathias Haglund, Gunvor Gustafsson, Jeanette Löfqvist (pedagogik) och en prefekt ges i uppdrag att utreda och lämna förslag i frågan om översyn av samordning av administrativa specialistfunktioner. Tidsplan: Plan presenteras för FN 11 november 2009.
Sid 5 (5) 3. Institutionsombildning start hösten 2009 Ett antal enheter vid fakulteten är idag för små för att långsiktigt klara ledningsuppdrag och administrativa kostnader för verksamheten. Mot denna bakgrund kan en handfull institutioner redan idag identifieras som nödvändiga att diskutera när det gäller institutionsombildning. Av fakultetens idag 16 institutioner har endast 4 fler än 60 heltidsanställda. Dit hör Pedagogik, Psykologi, Företagsekonomi och Socialt arbete. Det finns en grupp institutioner med färre än eller nära 40 heltidsanställda som snarast bör ses över: BVM, BUSV, Ekonomisk historia, IML, Informatik, Kostvetenskap, Kulturgeografi, Nationalekonomi, Statistik och Statsvetenskap. En annan grupp utgörs av institutioner med 50-60 anställda: Juridik och Sociologi. Redan under hösten 2009 lämnar fakulteten ett förslag till universitetsstyrelsen att lägga samman BVM, IML och BUSV i en ny institution från 2010. Arbete ska också påbörjas med att lägga Restauranghögskolan som en särskild enhet under Kostvetenskap från 2011. Fakulteten är värdfakultet för ett antal universitetsövergripande enheter: CERUM, UCGS och DDB samt UCIV. Dessa enheter kommer inte att beröras av de organisatoriska förändringarna. Däremot bör olika administrativa samarbeten diskuteras för denna grupp. Fakultetsnämnden beslutar att Dekanus Lena Andersson-Skog, prodekanus Lennart Nygren, professor Dieter Müller (kulturgeografi), docent Agneta Hörnell (kostvetenskap), docent Ulrica Nylén (USBE), fakultetsråd Ulla Blomqvist och tf kanslichef Per Höglund ges i uppdrag att ta fram en plan för det fortsatta arbetet med institutionsombildningar. Tidsplan: Avrapportering till fakultetsnämnden den 15 september 2009.