Vägledning för beräkningsunderlag 2005 2007

ESV 2004:6 Vägledning för beräkningsunderlag 2005 2007 1 (24)

Innehållsförteckning 1. Inledning...3 1.1 Nyheter samt frågor som bör uppmärksammas...4 2. Principer för beräkningsunderlag...4 2.1 Intäkter av skatter...5 2.2 Intäkter av avgifter m.m...5 2.3 Intäkter av bidrag...5 2.4 Kostnader i egen verksamhet...6 2.5 Kostnader för transfereringar...6 2.6 Återkrav (fordringar) i transfereringsverksamhet...7 2.7 Upplösning av statskapital...7 3. Tillgängliga anslagsmedel...8 4. Beräkningsunderlaget i Hermes...9 4.1 Resultatbudget...11 4.1.1 Egen verksamhet och transfereringar...12 Verksamhetens intäkter...12 Offentligrättsliga avgifter som myndigheten får behålla...12 Upplösning av statskapital...13 Verksamhetens kostnader...13 Transfereringar...13 4.1.2 Avgiftsfinansierad verksamhet med ekonomiskt mål...13 4.1.3 Bidragfinansierad verksamhet...14 4.1.4 Uppbörd...14 4.1.5 Resultatandelar i dotter- och intresseföretag...14 4.2 Tilläggsinformation...14 4.2.1 Anläggningstillgångar...15 Investeringar och deras finansiering...15 Anslag för investeringar...15 Försäljningar av anläggningstillgångar...16 4.2.2 Utlåning...16 4.2.3 Balansposter (förändring under året)...17 4.3 Anslagsöversikt...17 4.4. Krediter och bemyndiganden...19 4.5 Realekonomisk fördelning av anslag...19 Bilaga 1: Förslag till översiktlig arbetsordning för det praktiska arbetet med beräkningsunderlaget...21 Bilaga 2: Rapport från Hermes...22 2 (24)

1. Inledning Myndigheterna ska senast den 1 mars lämna budgetunderlag enligt 9 kap. 3 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Regeringen beslutade den 22 januari 2004 om ändringar i förordning om årsredovisning och budgetunderlag. Ändringarna som träder i kraft den 1 mars 2004 innebär att myndigheterna inklusive affärsverken skall senast den 6 april 2004 till regeringen lämna ett beräkningsunderlag för de tre närmast följande räkenskapsåren. Beräkningsunderlaget skall enligt ESV:s föreskrifter till 9 kap. 3 a förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag rapporteras in i koncerninformationssystemet Hermes. Skillnader mellan budgetunderlag och beräkningsunderlag Budgetunderlaget baseras på inkomster/utgifter medan beräkningsunderlaget utgår från bokföringsmässiga grunder 1 (intäkter/kostnader). Uppgifterna i beräkningsunderlaget ska lämnas i löpande priser medan uppgifterna i budgetunderlaget, som tidigare, lämnas i fasta priser. I bilaga 1 lämnar ESV förslag till en översiktlig arbetsordning för det praktiska arbetet med beräkningsunderlaget. Beräkningsunderlaget behöver inte beslutas av myndighetens styrelse eller myndighetens chef. I stället görs en utskrift av sammanställda budgetrapporter från Hermes och undertecknas av myndighetens chef. Den undertecknade utskriften arkiveras hos myndigheten. Myndigheterna lämnar beräkningsunderlaget genom att inrapportera uppgifter i Hermes. Det innebär att myndigheterna inte behöver lämna ett pappersexemplar av beräkningsunderlaget till regeringen. Denna promemoria beskriver kort de principer som myndigheterna ska utgå från i sitt arbete med beräkningsunderlaget. Den beskriver också hur myndigheterna ska lägga in sitt beräkningsunderlag i Hermes. Promemorian är tänkt att användas som en vägledning av dem som ska arbeta med beräkningsunderlaget, exempelvis ekonomichefer, controller, redovisningschefer m.fl. hos myndigheterna men också departementshandläggarna i Regeringskansliet. För att beskriva funktionaliteten i Hermes har ESV arbetat fram en manual som återfinns på ESV:s webbsida. Hermes beräknas öppnas och vara tillgängligt för myndigheternas inrapportering från mitten av mars månad. 1 Även begreppet kostnadsmässig budget används. 3 (24)

Eventuella frågor om beräkningsunderlaget ställs till Hermessupporten. E-post: hermessupporten@esv.se Telefon: 08-690 4440 1.1 Nyheter samt frågor som bör uppmärksammas Uppgifter i beräkningsunderlag lämnas för tre år, dvs. 2005, 2006 och 2007. Uppgifter om intäkter och kostnader lämnas och ligger till grund för beräkning av anslagsprognos på kostnadsmässig grund. Därutöver ska myndigheterna lämna prognos på utgiftsmässig grund. Differenser mellan kostnadsmässig och utgiftsmässig prognos ska fördelas för alla tre år. Till skillnad från föregående år specificeras bidrag som disponeras av myndigheten i underlaget Resultatbudget under avsnittet varav avgiftsoch bidragsfinansierad verksamhet. I underlaget realekonomisk fördelning av anslag har vissa tydliggöranden gjorts (se avsnitt 4.5). Transfereringar till övriga organisationer och ideella föreningar (s-kod 7911 och 7912) redovisas i resultatbudgeten under raden Transfereringar till hushåll. 2. Principer för beräkningsunderlag Uppgifter i beräkningsunderlaget beräknas med utgångspunkt av myndighetens beräknade intäkter och kostnader i resultaträkningen för de perioder (räkenskapsår) beräkningsunderlaget avser. Vid en övergång till en budget på bokföringsmässiga grunder skulle statsbudgeten i huvudsak bygga på samma principer som redovisningen, vilket innebär att anslaget beräknas och redovisas på bokföringsmässig grund. Det beräkningsunderlag som myndigheterna lämnar för 2005-2007 ska utgå från bokföringsmässiga grunder (intäkter/kostnader). Det innebär att inkomster och utgifter periodiseras till den tidsperiod och det räkenskapsår då prestationerna genomförs (intäkt) eller resurserna förbrukas (kostnad). Det betyder också att beräkningsunderlaget baseras på det utfall som myndigheten bedömer kommer att redovisas i resultaträkningen för den räkenskapsperiod som underlaget avser. 4 (24)

Myndigheten ska vid budgeteringstillfället bedöma sitt årsutfall utifrån de principer som gäller för hur ekonomiska händelser redovisas i resultaträkningen. De principer som allmänt gäller för upprättande av resultaträkningen framgår av förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. 2.1 Intäkter av skatter Intäkt av skatter uppkommer i princip den period då den händelse som utgör grund för beskattning inträffar. En förutsättning för att redovisa intäkter är dock att de kan verifieras, dvs. att det finns tillförlitliga metoder att kunna beräkna skatteintäkterna. Kravet på mätbarhet innebär att skatteintäkter i de flesta fall redovisas när betalning sker eller vid tidpunkten då skatten debiteras/faktureras. När skatteintäkter tas upp måste även befarade förluster beaktas. När det gäller inkomstskatter och skatter på kapital är det ofta inte möjligt att fastställa intäkterna förrän vid slutlig taxering. De preliminära inbetalda skatterna redovisas i dessa fall som intäkter. När det gäller skatter på varor och tjänster, arbetsgivaravgifter m.m. kan ofta intäkten fastställas i nära anslutning till den skattegrundande händelsen. Skatten betalas i de flesta fall med en månads eftersläpning, vilket innebär att december månads skatteintäkt kan fastställas först i januari. Inbetald skatt bör i sådana fall hänföras (periodiseras) till rätt redovisningsperiod. 2.2 Intäkter av avgifter m.m. Med intäkter av avgifter m.m. avses avgiftsintäkter och övriga intäkter såsom finansiella intäkter, reavinster etc. Intäkter ska tas upp i beräkningsunderlaget utifrån gällande principer för hur dessa ekonomiska händelser redovisas i resultaträkningen. Alla intäkter som kan hänföras till perioden ska tas upp i beräkningsunderlaget. Om storleken på fakturerade belopp i samband med bokslut är lika stor mellan åren eller skillnaden bedöms oväsentligt kan myndigheten bortse från periodiseringsaspekten för att beräkna utfallet. Avgiftsintäkter i verksamhet som bedrivs med fullkostnadstäckning som ekonomiskt mål och där myndigheten disponerar avgiftsintäkterna ska specificeras i beräkningsunderlaget. Beräknat överskott/underskott i sådan verksamhet påverkar således inte myndighetens beräknade anslagsprognos. 2.3 Intäkter av bidrag För erhållna bidrag tillämpas vid budgeteringstillfället den periodiseringsmodell som gäller för hur bidraget ska redovisas. Det innebär 5 (24)

att enbart bidragsbelopp som beräknas förbrukas under perioden (motsvarande redovisade kostnader) ska tas upp som intäkt av bidrag i beräkningsunderlaget. Även överskott i bidragsfinansierad verksamhet eller kvarvarande bidrag från avslutade projekt som myndigheten inte ska återbetala till bidragsgivaren ska tas upp som bidragsintäkt i beräkningsunderlaget. Bidrag skall specificeras under avsnittet varav avgifts- och bidragsfinansierad verksamhet (se avsnitt 4.1.3). 2.4 Kostnader i egen verksamhet Till verksamhetens kostnader hör personalkostnader inklusive semesterlöneskuld, lokalkostnader, övriga driftkostnader, finansiella kostnader och avskrivningar. Redovisning av kostnader sker med utgångspunkt från de principer som allmänt gäller för upprättande av resultaträkningen. Till skillnad mot nu gällande principer för redovisning mot anslag kommer periodiseringar vid bokslut, s.k. periodavgränsningsposter, att påverka anslagsutfallet. Dessa är i många verksamheter på en relativt konstant nivå. Det innebär att myndighetens anslag för förvaltningskostnader i de flesta fall påverkas i liten utsträckning. Effekten av periodiseringar är ofta försumbara och kan hanteras inom ramen för tillgängliga anslagsmedel. Anläggningstillgångar som används i myndighetens egen verksamhet (produktionsinsatser) finansieras med lån i Riksgäldskontoret. En budget enligt bokföringsmässiga grunder innebär att det är avskrivningar i stället för amorteringar på lån som ska belasta anslaget. Redan idag finns en koppling mellan amorterat belopp som anslagsavräknas och avskrivningar vilket medför att den beräknade anslagsbelastningen i princip inte påverkas av övergången. 2.5 Kostnader för transfereringar Transfereringar redovisas på statsbudgeten det år till vilket kostnaden hänför sig (bokföringsmässig princip). Avgifter och bidrag till EU och andra internationella organisationer samt bidrag finansierade med medel från EU redovisas däremot mot anslag det år då betalning sker. Merparten transfereringar påverkas inte av en övergång till mer bokföringsmässiga principer på statsbudgeten eftersom tidpunkten för kostnad och utbetalning normalt sammanfaller. Kostnader för transfereringar uppkommer således i de flesta fall när transfereringar betalas ut. Bokföringsmässiga grunder innebär dock att betalningar eller utgifter som uppenbart bör hänföras till en viss period ska redovisas mot denna. En 6 (24)

förutsättning är dock att den ekonomiska händelsen kan mätas och verifieras och information om den period bidraget avser framgår tydligt. 2.6 Återkrav (fordringar) i transfereringsverksamhet Utbetalda transfereringar kan av olika skäl krävas tillbaka från bidragsmottagare. Det kan exempelvis bli aktuellt för bostadsbidrag och underhållstöd där utbetalning sker med utgångspunkt från preliminära inkomstuppgifter men också andra transfereringar som betalats på felaktiga grunder eller med för stort belopp. Återkrav av utbetalda transfereringar som får disponeras av myndigheten bör beräknas och beaktas i beräkningsunderlaget under den period dessa kan fastställas och redovisas. I beräkningsunderlaget reducerar beräknade återkrav periodens kostnader för transfereringar och därmed anslagsbelastningen. På motsvarande sätt ska även befarade förluster som uppkommer som en följd av värdering av fordringar beaktas i beräkningsunderlaget. Skillnaden mot nu gällande principer blir att anslaget påverkas när fordran bokförs och inte när inbetalning sker. På motsvarande sätt ska förluster beaktas i beräkningsunderlaget och påverka anslagsbehovet när de befaras och inte såsom idag först när de är konstaterade. Lämnade bidrag 1200 Återkrav av tidigare bidrag - 30 Befarade förluster + 13 Kostnad för transfereringar (netto) 1183 Anslag för transfereringar 1183 2.7 Upplösning av statskapital Investeringar i infrastruktur, krigsmateriel och dylikt finansieras med anslag vid anskaffningstillfället. Det innebär att det är hela anskaffningen som ska finansieras med anslag på statsbudgeten och att något anslag för avskrivningskostnader för dessa investeringar inte ska anvisas. Avskrivningskostnaderna för dessa investeringar ska i beräkningsunderlaget finansieras genom att myndigheten i resultatbudgeten redovisar upplösning av statskapital med ett belopp motsvarande periodens avskrivningar. Principen innebär att resultatbudget och myndighetens beräknade anslagsutfall inte påverkas av dessa avskrivningar. Det innebär att redovisningen av statskapital i detta avseende skiljer sig från i dag gällande redovisningsprinciper för årsredovisningen. Sammanfattningsvis kan sägas att myndighetens förvaltningskostnader måste finansieras med anslag till den del dessa inte bedöms kunna 7 (24)

finansieras med bidrag, avgiftsintäkter m.m. eller upplösning av statskapital. Eventuellt överskott/underskott i avgiftsbelagd verksamhet med full kostnadstäckning får dock inte påverka storleken på den beräknade anslagsprognosen. Myndighetens kostnader för transfereringar måste finansieras med anslag till den del dessa inte bedöms kunna finansieras med bidrag, avgiftsintäkter m.m. exempelvis fonder. Myndighetens belastning av anslag i form av kapitaltillskott för infrastrukturinvesteringar och dylikt motsvaras av de anskaffningar som myndigheten beräknar göra för de perioder beräkningsunderlaget avser. 3. Tillgängliga anslagsmedel Budgeteringsförutsättningarna för beräkningsunderlaget överensstämmer i princip med de förutsättningar som myndigheterna utgår från i budgetunderlaget. Förutsättningarna för beräkningsunderlaget baseras på dagens utgiftsmässiga anslag. Det betyder att myndigheterna i beräkningsunderlaget för 2005-2007 ska utgå från en budgeteringsförutsättning som är beräknad på utgiftsmässig grund för att ta fram ett beräkningsunderlag som baseras på bokföringsmässiga principer. För huvuddelen av myndigheterna torde detta inte innebära några svårigheter eller väsentliga skillnader. Skillnaden mellan utgifter och kostnader är i de flesta fall små, vilket innebär att övergång till bokföringsmässiga principer ofta har marginella effekter på anslagsbelastningen. Exempelvis lokalhyror som utgör en stor kostnadspost periodiseras i dagsläget även i fråga om anslagsbelastningen. Avskrivningar avräknas inte mot anslag för närvarande men amorteringsutgifterna som ligger till grund för anslagsavräkningen är i princip lika stora som kostnaderna för avskrivningar. I en normal verksamhet utan stora förändringar är storleken på periodiseringar relativt konstant över tiden. De fluktuationer som kan bli aktuella kan normalt hanteras inom ramen för tillgängliga anslagsmedel. Tillgängliga anslagsmedel (respektive år) = + Beräknat anslag + Kredit på anslag + prognos på föregående års eventuella utgående anslagssparande - prognos på föregående års eventuella utnyttjande av anslagskredit Regeringskansliet lägger in tillgängliga anslagsmedel i Hermes. Om myndighetens medel på anslagsdelar bedöms vara felaktiga ska myndigheten i första hand ta kontakt med sin budgethandläggare på fackdepartementet. Prognos på 2004 års anslagsutfall läggs in av myndigheten och påverkar beräkningen av tillgängliga anslagsmedel 8 (24)

för 2005. Myndigheterna behöver inte ta fram en ny prognos på 2004 års anslagsutfall per anslag utan den prognos som myndigheterna lämnade i budgetunderlaget förs in i beräkningsunderlaget i Hermes. Myndigheterna ska i beräkningsunderlaget lämna uppgifter för tre år, nämligen 2005, 2006 och 2007. Beräknade tillgängliga anslagsmedel för 2006 och 2007 påverkas av tidigare års inlagda uppgifter (bruttokostnader, övriga intäkter, annan finansiering och statskapital) under anslagsöversikten. För 2006 och 2007 kan av Regeringskansliet inlagda uppgifter om anslag ligga till grund för budgetering i Hermes. Myndigheterna bör dock beakta eventuella utnyttjande av anslagssparande eller anslagskrediter. Hermes tillåter inte att myndighetens beräknade anslagsbelastning överstiger tillgängliga anslagsmedel. En myndighet ska inte kunna godkänna beräkningsunderlaget om den lägger in belopp som innebär att tillgängliga anslagsmedel överskrids. Denna restriktion gäller alla de tre år som beräkningsunderlaget avser. För anslag som avser myndigheternas förvaltningskostnader måste myndigheten beakta att ett prognostiserat anslagssparande överstigande 3 procent i normala fall inte är tillgängligt när verksamheten ska budgeteras. Vidare ska myndigheterna i normala fall vid budgetering inte utnyttja anslagskrediten. Därför bör myndigheterna inte budgetera alla tillgängliga medel. I förekommande fall kan det bli aktuellt att en myndighet på grund av omläggningen till bokföringsmässiga principer behöver budgetera belopp som överstiger tillgängliga anslagsmedel. Observera att detta kan bli aktuellt enbart till följd av tekniska aspekter hänförliga till omläggningen och inte avse volymförändringar i myndighetens normala verksamhet. Överbudgeterat belopp som inte framgår av beräkningsunderlaget ska i stället kunna lämnas i form av bifogade kommentarer i Hermes för respektive anslag. 4. Beräkningsunderlaget i Hermes Beräkningsunderlaget är i vissa delar mer omfattande än nuvarande budgetunderlag. Budgetunderlaget används idag till att beräkna anslag, låneramar och beställningsbemyndiganden m.m. på myndighetsnivå. Beräkningsunderlaget kommer även att användas till att sammanställa konsoliderade budgeter för staten. Av den anledningen måste bl.a. inomstatliga transaktioner i resultatbudgeten specificeras. Myndigheternas beräkningsunderlag läggs in under Översikt myndighet och består av sex underlag. Dessa är: 9 (24)

Anslagsöversikt: Anslag Realekonomisk fördelning per anslag Resultatbudget: Intäkter och kostnader Tilläggsinformation: Anläggningstillgångar, utlåning samt fordringar och skulder Bemyndiganden Krediter: Låneramar och kreditramar Myndigheterna kommer att kunna anpassa beräkningsunderlaget efter egna förutsättningar. Det innebär att alla underlag, avsnitt och rader i systemet inte behöver vara tillgängliga för samtliga myndigheter. Myndigheten behöver därför inledningsvis markera vilka underlag och i förekommande fall vilka avsnitt och rader i respektive underlag som är aktuella för det egna beräkningsunderlaget. Myndigheten har möjlighet att kunna utöka underlaget med de avsnitt/rader som visas bli nödvändiga efter hand. I beräkningsunderlaget lämnas information om kostnader, intäkter, investeringar, låneramar, etc. i olika avsnitt. När beräkningsunderlaget är klart kan myndigheten ta fram rapporter och budgetar som presenteras för myndighetens ledning, däribland resultatbudget och beräknat anslagsutfall (se bilaga 2). Beräkningsunderlaget kommer att utgå från samma principer och presenteras på motsvarande sätt som informationen i årsredovisningen. Det finns dock vissa skillnader som framgår nedan. Konsistenskontroller i Hermes I vissa fall läggs samma belopp in i två strukturer i Hermes. Kostnader och intäkter läggs exempelvis in både i en resultatbudgetstruktur och i en anslagsstruktur. Det är viktigt att beloppen på myndighetsnivå överensstämmer i de två strukturerna. I andra fall finns restriktioner som myndigheten inte får överstiga, t.ex. tillgängliga anslagsmedel. I Hermes finns vissa konsistenskontroller inlagda för att se till att belopp i olika strukturer överensstämmer eller att man håller sig inom de restriktioner som finns inlagda. För att myndigheten ska kunna godkänna inlagda budgetbelopp måste samtliga konsistenskontroller vara godkända. Användarna kan via konsistenskontrollerna klicka sig vidare och komma fram till orsakerna till att inte konsistens råder. I konsistenskontrollen kommer bl.a. framgå om totala kostnader och totala intäkter i anslagsfinansierad verksamhet stämmer överens med resultatbudgetens avsnitt Egen verksamhet och transfereringar med beaktande av kostnader och intäkter i avgiftsfinansierad verksamhet med full kostnadstäckning. 10 (24)

4.1 Resultatbudget Underlaget till resultatbudgeten där resultatinformation läggs in är uppdelat i två huvudavsnitt. Under dessa avsnitt ska inomstatliga transaktioner specificeras. Egen verksamhet och transfereringar - varav avgifts- och bidragsfinansierad verksamhet Uppbörd (intäkter som ej disponeras) Under Egen verksamhet och transfereringar ska även intäkter och kostnader i avgifts- och bidragsfinansierad verksamhet specificeras i ett eget avsnitt. Några myndigheter har andelar i dotter- eller intresseföretag. Dessa myndigheter kommer även att behöva i ett eget avsnitt beräkna resultatandelar i dotter- och intresseföretag. Underlaget till resultatbudget har delats upp för att det bättre ska kunna anpassas till respektive myndighet och för att användarna lättare ska kunna arbeta i avsnitten i en webbaserad miljö. Intäkter av anslag kan inte läggas in i underlaget till resultatbudgeten. Det beräknade anslagsutfallet framräknas när resultatbudgeten och tilläggsinformationen är ifylld. Det innebär att det inte finns någon rad i underlaget resultatbudget för att lägga in intäkter av anslag. En resultatrapport kommer dock att kunna tas fram där bl.a. intäkter av anslag framgår. Resultatrapporten kommer i princip överensstämma med resultaträkningens uppställningsform (se bilaga 2). Myndigheten kommer i beräkningsunderlaget att fördela summa intäkter och summa kostnader från resultatbudgeten per anslag. Det är viktigt att summa kostnader och summa intäkter på samtliga anslag överensstämmer med resultatbudgeten. Myndigheten kommer i en konsistenskontroll att kunna utläsa om det finns en sådan överensstämmelse och i förekommande fall orsaken till misstämning. Myndigheten behöver inte redovisa intäkter eller betalningar mot inkomsttitlar eller motsvarande i beräkningsunderlaget. Intäkter och andra medel som myndigheten inte får behålla kommer dock även i framtiden att redovisas mot titlar eller motsvarande. Hur dessa titlar kommer att klassificeras och benämnas är i dagsläget oklart 2. 2 Förutom intäkter av uppbörd och offentligrättsliga avgifter etc. som redovisas i resultaträkningen kommer även kapital som myndigheten återbetalar till staten att redovisas mot titlar. 11 (24)

För att underlätta arbetet med beräkningsunderlaget kommer utfallet för 2003 att läggas in på motsvarande sätt som informationen ska lämnas i underlaget resultatbudget. Utfallet är hämtat från vad myndigheten har rapporterat in till statsredovisningen. Under respektive rad kan myndigheten ta fram vilka S -koder som har summerats. I Hermes kommer det att finnas en möjlighet att lämna kommentarer för respektive anslag. Därutöver kan myndigheten under underlaget myndighetsbilaga skicka med filer som innehåller kompletterande information. 4.1.1 Egen verksamhet och transfereringar I avsnittet ska myndigheten lämna information om intäkter och kostnader i egen verksamhet och för transfereringar. Inomstatliga transaktioner ska i förekommande fall specificeras under respektive rad. Det innebär att myndigheten måste uppskatta hur stor del av redovisade intäkter och kostnader som är hänförbara till andra myndigheter, inkl. affärsverk. Det ställs dock inga krav på att budgeterade inomstatliga transaktioner ska stämmas av mellan myndigheter. Till hjälp för att uppskatta inomstatliga transaktioner kan tidigare års utfall användas. I de fall omsättningen i resultaträkningen sammanlagt understiger 100 miljoner kronor behöver inomstatliga transaktioner inte läggas in i underlaget. Med omsättning avses här summan av samtliga intäkter i myndighetens senaste resultaträkning inklusive intäkter av anslag för såväl verksamheten som transfereringar samt intäkter av uppbörd. Verksamhetens intäkter Utgångspunkten är att alla intäkter som kan hänföras till perioden ska tas upp i beräkningsunderlaget under avsnittet Egen verksamhet och transfereringar. Med intäkter avses avgiftsintäkter (inklusive 4 -intäkter), bidragsintäkter, reavinster och finansiella intäkter etc. Det innebär bl.a. att ränteintäkter på räntekonto ska tas upp som finansiell intäkt under den period intäkten beräknas uppkomma. Avgiftsfinansierad verksamhet med fullkostnadstäckning som ekonomiskt mål läggs in i resultatbudgeten under avsnittet Egen verksamhet och transfereringar och klassificeras på motsvarande sätt som i resultaträkningen. Det innebär exempelvis att avgiftsintäkter redovisas på raden Intäkter av avgifter och andra ersättningar. Offentligrättsliga avgifter som myndigheten får behålla Offentligrättsliga avgifter beräknas av riksdagen och får normalt inte disponeras av myndigheterna. I underlaget resultatbudget läggs dessa in på egen rad under avsnittet Uppbörd (intäkter som ej disponeras). 12 (24)

I vissa fall har regeringen med riksdagens godkännande gett vissa myndigheter rätt att få disponera offentligrättsliga avgifter för att finansiera verksamheten. Myndigheten ska i sådana fall ta upp dessa avgifter under egen rad som benämns Offentligrättsliga avgifter. Upplösning av statskapital I beräkningsunderlaget ska en minskning av statskapital för finansiering av avskrivningar i resultatbudgeten redovisas enligt nya principer. Finansieringen av avskrivningar tas upp under en egen rad i underlaget till resultatbudget som benämns Upplösning av statskapital. Det innebär att kapitalförändringen (saldot) i resultaträkningen och myndighetens anslagsprognos påverkas inte av dessa avskrivningar. Verksamhetens kostnader Verksamhetens kostnader ska redovisas och klassificeras på motsvarande sätt som i resultaträkningen. För att koppla avskrivningar till rätt tillgångsslag i underlaget Tilläggsinformation ska dock avskrivningar delas upp beroende på om de är hänförbara till materiella eller immateriella tillgångar. Utfall för 2003 avseende avskrivningskostnader har lagts in under raden avskrivningar för materiella anläggningstillgångar. Transfereringar Redovisning av transfereringar i resultatbudgeten skiljer sig från resultaträkningen i två hänseenden. Transfereringar ska redovisas i avsnittet Egen verksamhet och transfereringar. Kostnaderna ska delas upp beroende på vilken sektor enligt nationalräkenskaperna transfereringen är hänförbar till, exempelvis hushåll, företag, kommuner, utland. Intäkter som hänförs till transfereringsverksamhet tas upp tillsammans med andra intäkter i verksamheten beroende på klassificering, dvs. om de avser finansiella intäkter, bidrag etc. Finansiella kostnader hänförbara till transfereringar redovisas tillsammans med övriga finansiella kostnader i verksamheten. Därutöver finns det en rad för avsättningar till eller upplösning av fonder m.m. Utbetalda transfereringar kan av olika skäl krävas tillbaka från bidragsmottagare. I resultatbudgeten reducerar beräknade återkrav periodens kostnader för transfereringar. Befarade förluster som uppkommer som en följd av värdering av fordringar ska också beaktas i resultatbudgeten. Har myndigheten rapporterat utfall för 2003 på S-koder för periodiseringar kommer dessa att läggas in på den sektor som har störst utfallsbelopp. 4.1.2 Avgiftsfinansierad verksamhet med ekonomiskt mål Samtliga intäkter och kostnader som är hänförbara till den egna verksamheten eller transfereringar läggs in i resultatbudgeten under avsnittet 13 (24)

Egen verksamhet och transfereringar och klassificeras på motsvarande sätt som i resultaträkningen. En myndighet som har en eller flera verksamheter som bedrivs med ett ekonomiskt mål ska dessutom specificera sådan avgiftsbelagd verksamhet på summa intäkter och summa kostnader i resultatbudgeten under avsnittet varav avgifts- och bidragsfinansierad verksamhet. Detsamma gäller även för blandfinansierad verksamhet som bedrivs med ett ekonomiskt mål. Beräknat över-/underskott framräknas i systemet. När anslag framräknas kommer summa intäkter och summa kostnader i avgiftsfinansierad verksamhet att beaktas, vilket medför att över-/underskottet inte kommer att påverka beräknat anslagsutfall. 4.1.3 Bidragfinansierad verksamhet Myndigheter som har bidragsfinansierad verksamhet ska specificera sådan verksamhet med samma belopp på raderna Summa intäkter och Summa kostnader under avsnittet varav avgifts- och bidragsfinansierad verksamhet. Om myndighetens bidragsintäkter uppgår till stora belopp kan myndigheten kommentera dessa i anslutning till detta avsnitt. 4.1.4 Uppbörd Intäkter som inte disponeras av myndigheterna i beräkningsunderlaget delas upp på motsvarande sätt som i resultaträkningen. Det kommer dock att finnas ett krav att särredovisa offentligrättsliga avgifter. Därutöver kommer försäljningsinkomster och amorteringar etc. som inte får disponeras att redovisas i underlaget Tilläggsinformation. Kostnader för medel som tillförts statsbudgeten behöver inte läggas in i avsnittet uppbörd. Däremot kommer dessa kostnader finnas med när rapporter tas fram i Hermes. Kostnader för medel som tillförts statsbudgeten kommer då att vara lika stora som beräknade uppbördsintäkter. 4.1.5 Resultatandelar i dotter- och intresseföretag Myndigheter som har andelar i dotter- eller intresseföretag ska lägga in årets resultatandel under detta avsnitt. Det är oftast svårt att bedöma vilket resultat dotter- eller intresseföretag kommer att ha i framtiden. Om företaget inte har lämnat någon egen prognos eller om man inte kan befara att resultatet kommer att förändras torde det vara lämpligt att utgå från tidigare års resultat. 4.2 Tilläggsinformation I underlaget Tilläggsinformation läggs information om anläggningstillgångar och utlåning in. Det gäller t.ex. årets anskaffningar av anläggningstillgångar och hur dessa investeringar beräknas finansieras. Myndigheter som bedriver utlåningsverksamhet ska även lägga in vilka 14 (24)

medel som beräknas lånas ut och vad som kommer amorteras av tidigare utlåning. Myndigheter som har en balansomslutning överstigande 1 miljard kronor kommer därutöver att behöva lägga in beräknade fordringar och skulder i ett eget avsnitt som benämns Balansposter (förändringar under året). Anläggningstillgångar Utlåning Balansposter (förändringar under året) 4.2.1 Anläggningstillgångar I beräkningsunderlaget ska information om förändringar av anläggningstillgångar redovisas i avsnittet Anläggningstillgångar. Den information som lämnas är i första hand om anskaffningar, avskrivningar och försäljningar. Avsnittet är uppdelat på materiella, immateriella och finansiella anläggningstillgångar. Avskrivningar av materiella och immateriella tillgångar hämtas från underlaget resultatbudget (se 4.1.1.Egen verksamhet och transfereringar). I de fall finansiella anläggningstillgångar beräknas minska/öka i värde ska även denna värdeförändring läggas in. Det är dock i de flesta fall inte möjligt att bedöma framtida värdeförändringar när beräkningsunderlaget tas fram. Investeringar och deras finansiering Under respektive tillgångsslag redovisas årets beräknade anskaffningar (investeringar). I avsnittet summeras totala anskaffningar under året. Hur dessa investeringar kommer finansieras ska framgå i underlaget. Det är den slutliga finansieringen av investeringarna som ska redovisas. Det innebär att upprättaren ska bortse från eventuell kortsiktig finansiering från räntekonto eller leverantörsskulder vid bokslut. Summa finansiering av anläggningstillgångar ska stämma överens med summa anskaffningar. Om inte dessa är lika stora rödmarkeras dem för att tydliggöra att det inte finns en konsistens mellan anskaffningar och finansiering. Investeringar i verksamheten finansieras huvudsakligen med lån i RGK. Myndigheter kan dock i vissa fall finansiera investeringar på annan sätt, t.ex. via anslag eller bidrag. Anslag för investeringar I de fall anskaffningen helt eller delvis finansieras med anslag vid investeringstillfället ska dessa redovisas under statskapital. I nedanstående exempel framgår hur en myndighet som beräknar att anskaffa anläggningstillgångar för 2000 tkr under året ska redovisa dessa. 15 (24)

Av investeringarna beräknas 350 finansieras från lån i Riksgäldskontoret, 50 från bidrag och 1600 från anslag. Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Anskaffningsutgifter 1500 Immateriella anläggningstillgångar Anskaffningsutgifter 500 Finansiella anläggningstillgångar Anskaffningsutgifter Summa årets anskaffningsutgifter 2000 Finansiering, lån m.m. Lån i RGK (räntekonto) 350 Bidrag 50 Statskapital (anslag) 1600 Summa årets finansiering 2000 Försäljningar av anläggningstillgångar Under avsnittet Anläggningstillgångar ska försäljningsinkomster och bokfört värde av försålda anläggningstillgångar läggas in. Det är viktigt att ta ställning till när beräkningsunderlaget tas fram hur eventuella försäljningsinkomster får disponeras. I de fall anläggningstillgångar säljs uppkommer vanligtvis reavinster/- förluster. Dessa intäkter och kostnader ska beaktas när underlaget resultatbudget tas fram. Reavinster/-förluster som disponeras i verksamheten tas upp under avsnittet Egen verksamhet och transfereringar. I en anslagsfinansierad verksamhet kommer dessa att påverka anslagsbehovet. I de fall reavinster inte får disponeras ska dessa redovisas under avsnittet Uppbörd (intäkter som ej disponeras) i underlaget till resultatbudget. 4.2.2 Utlåning De myndigheter som har regeringens medgivande att bedriva utlåningsverksamhet ska lämna uppgifter under detta avsnitt. Information om tillgångar som redovisas under balansposten utlåning i årsredovisningen kommer i beräkningsunderlaget att särredovisas i eget avsnitt 3. Uppställningen i avsnittet liknar i stora delar avsnittet anläggningstillgångar. I avsnittet ska nyutlåning, amorteringar, eventuella nedskrivningar och kapitaliserad ränta läggas in. Dessutom ska myndigheten redovisa hur 3 Myndigheter som har till uppgift att låna ut medel ska redovisa dessa under utlåning. Det oberoende av om utlåningen är kort eller långsiktig. 16 (24)

nyutlåningen ska finansieras. Summa nyutlåning ska stämma överens med summa finansiering. Om inte dessa är lika stora rödmarkeras dem för att tydliggöra att det inte finns en konsistens mellan nyutlåning och finansiering. I de fall nyutlåningen helt eller delvis finansieras med anslag ska dessa läggas in under raden Statskapital (anslag). I de fall amorteringar eller ränteintäkter får användas för att finansiera nyutlåning ska dessa medel läggas in under raden Egen finansiering 4.2.3 Balansposter (förändring under året) Myndigheter som har en balansomslutning överstigande 1 miljard kronor ska under avsnittet Balansposter redovisa lager och utomstatliga fordringar och skulder. I de flesta fall ska endast ingående och utgående värden redovisas. När det gäller balansposten Fonder behöver dock avsättningar till fonder och upplösning av fonder särredovisas. I de fall oförbrukade bidragsmedel överstiger 50 miljoner kronor men myndighetens balansomslutning understiger 1 miljard kronor ska endast oförbrukade bidragsmedel redovisas. Oförbrukade bidrag ska specificeras på bidragsinbetalningar och förbrukade bidragsmedel. 4.3 Anslagsöversikt I underlaget Anslagsöversikt kommer myndighetens samtliga anslag och anslagsposter att redovisas. För att lägga in uppgifter går man i på respektive anslag. Under respektive anslag ska myndigheten lägga in totala kostnader som benämns Bruttokostnader och totala intäkter som benämns Övriga intäkter. Myndigheter som har investeringar som finansieras med anslag eller en prestationsbaserad redovisning mot anslag (universitet och högskolor) kommer dessutom att behöva lägga in uppgifter på flera rader. Avgifts- och bidragsfinansierad verksamhet samt uppbörd enligt avsnitt 4.1.2 4.1.4 ska inte finnas med i fördelningen av intäkter och kostnader per anslag. I de fall myndighetens fördelade Övriga intäkter per anslag uppgår till väsentliga belopp kan det vara lämpligt att myndigheten specificerar dessa i avgifter, bidrag m.m. i en kommentar till anslagsbilden. I de fall upplösning av statkapital beräknas finansiera avskrivningskostnader (se avsnitt 2.7) ska denna redovisas på raden Annan finansiering. Därutöver ska investeringar som finansieras med anslagsmedel läggas in under raden statskapital. Beräknat anslagsutfall benämns Prognos anslag i underlaget. Inom högskolesektorn är det vissa fall inte nedlagda kostnader som ligger grund för att beräkna framtida anslagsutfall utan i stället utförda 17 (24)

prestationer. Skillnaden mellan Bruttokostnader reducerat med övriga intäkter och beräknat anslagsutfall ska i sådana fall redovisas under raden Annan finansiering för att Prognos anslag ska bli korrekt redovisat. I resultatbudgeten redovisas denna post under raden kapitalförändring verksamhetsanslag. Under Anslagsöversikt ska myndigheterna utöver uppgifter för beräkning av anslagsprognos på bokföringsmässig grund även lämna en anslagsprognos på utgiftsmässig grund. Uppgifter för den utgiftsmässiga prognosen hämtas från myndighetens senaste budgetunderlag och redovisas för 2004 2007. Eventuella differenser mellan dessa två prognoser ska specificeras för åren 2005-2007 i Hermes. Differens mellan kostnadsmässig och utgiftsmässig prognos 2005 2006 2007 Differens - varav Periodavgränsningsposter - varav Varulager - varav Avsättningar (pensioner och övriga) - varav Övrigt Differens att fördela Den differens som synliggörs som skillnaden mellan kostnadsmässig och utgiftsmässig prognos ska av myndigheterna fördelas på en underliggande bild på varav raderna enligt tabellen ovan. Bilden tas fram genom att dubbelklicka på ordet Differens i anslagsbilden. Om myndigheten har fördelat hela differensen blir raden Differens att fördela noll. I annat fall rödmarkeras raden Differens att fördela och innebär att myndigheten inte har konsistens. Varav Periodavgränsningsposter Här fördelas differenser hänförliga till upplupna och förutbetalda kostnader/intäkter. Differensen är lika med beräknade förändringar under året. Varav Varulager Här fördelas differenser hänförliga till varulager m.m. (inklusive pågående arbeten). Beredskapstillgångar ska dock inte ingå eftersom dessa redovisas som en anläggningstillgång. Differensen är lika med den beräknade skillnaden mellan anskaffade och förbrukade varor under året. Varav Avsättningar (pensioner och övriga) Här fördelas differenser hänförliga till avsättningar för pensioner och övriga avsättningar. Differensen är lika med beräknade förändringar av avsättningar under året. 18 (24)

Varav Övrigt Här fördelas differenser som inte kan hänföras till övriga rader, till exempel befarade förluster, samt eventuella differenser som uppkommer till följd av olika prisnivåer. Den kostnadsmässiga prognosen baseras på löpande priser medan den utgiftsmässiga baseras på fasta priser. I de fall belopp som fördelats på raden Övrigt uppgår till väsentliga belopp är det lämpligt att myndigheten kommenterar vad raden består av. 4.4. Krediter och bemyndiganden Utöver underlag till resultatbudget och tilläggsinformationer ska samtliga myndigheter lämna förslag på låne- och kreditramar. Därutöver ska en realekonomisk fördelning göras per anslag. De myndigheter som har ramar för beställningsbemyndiganden kommer även att ha en skyldighet att redovisa dessa för respektive anslag. I underlaget Krediter ska myndigheten lämna uppgifter om låneramar, kreditramar och övriga krediter. Uppgifterna kommer att läggas in på motsvarande sätt som uppgifterna lämnas i budgetunderlaget. I underlaget beställningsbemyndiganden ska myndigheterna lägga in uppgifter per anslag på motsvarande sätt som i budgetunderlaget. Beloppsuppgifterna till underlagen Krediter och Beställningsbemyndiganden hämtar myndigheten från sitt budgetunderlag. 4.5 Realekonomisk fördelning av anslag Varje anslag har en realekonomisk fördelning. Den realekonomiska fördelningen visar vad anslaget används till exempelvis löner, lokalkostnader, övrig konsumtion, räntor, transfereringar och investeringar för infrastruktur och dylikt. Den realekonomiska utfallsredovisningen används i flera olika sammanhang. Men en bedömning eller prognos av vad anslaget kommer att användas till i framtiden är kanske än viktigare. Förutom att fördelningen används vid den preliminära pris- och löneomräkningen av vissa anslag används den för att översätta statsbudgetens utgifter till utgifter i nationalräkenskapstermer i vilken regeringen presenterar sina makroekonomiska prognoser och prognoser över det finansiella sparandet. Uppgifter om anslagens realekonomiska fördelning är ett nödvändigt underlag vid bedömningen av kommunsektorns finanser, disponibel inkomst, offentliga sektorns utgiftstak m.m. Det är således av yttersta vikt att den realekonomiska fördelningen är av god kvalitet. Att den realekonomiska informationen är riktig och konsistent med uppgifterna som lämnas i resultatbudgeten är vidare en förutsättning för en budget enligt bokföringsmässiga grunder. För varje anslag finns i beräkningsunderlaget en flik där myndigheten anger den realekonomiska fördelningen. Liksom i fjol sker fördelningen som en procentuell andel av anslagsprognosen. Den realekonomiska fördelningen som redan ligger i systemet baseras på 2003 års anslagsutfall. Prognoser 19 (24)

görs emellertid ofta på anslagsdelsnivå varför utfallssiffrorna kan vara missvisande för anslagsdelen i fråga. Det är viktigt att fördelningen uppdateras med kända och förväntade förändringar beträffande anslagets användning. Det kan vara praktiskt att uppdatera det första året och med hjälp av inbyggd funktionalitet låta den valda fördelningen slå på följande år. Därefter kan man gå in och göra marginal justeringar för vart och ett av de kommande åren. Den realekonomiska fördelning som används kallas för r-koder. Till varje r- kod finns en eller flera arter och till varje art finns en eller fler s-koder. Det betyder att varje r-kod består av ett aggregat av arter och s-koder. Vilka arter och s-koder som ligger under en viss r-kod kommer att framgå i Hermes. Tabell över realkoder Realkoder Avskrivningar Räntor Hyresförbrukning Löner Sociala avgifter Övriga investeringar Köp av mark och fastigheter Lagerinvesteringar Amorteringar (enbart VV och BanV) Försvaret, materiel och anläggningar Transfereringar till affärsverk Transfereringar till företag Transfereringar till hushåll Transfereringar till hushållens ideella föreningar (HIO) Transfereringar till hushåll - in natura (1) Transfereringar till landsting, konsumtion Transfereringar till landsting, investeringar Transfereringar till kommuner, konsumtion Transfereringar till kommuner, investeringar Transfereringar till utlandet Transfereringar till EU Transfereringar till ålderspensionssystemet Övrig förbrukning (1) Som transferering in natura räknas myndigheters köp av varor och tjänster som produceras av en marknadsproducent (företag) och som levereras till hushållen. Det är t.ex. Läkemedel, handikapphjälpmedel, rättshjälp, arbetsmarknadsutbildning m.m. 20 (24)

Bilaga 1 Förslag till översiktlig arbetsordning för det praktiska arbetet med beräkningsunderlaget 1. Ta fram nödvändiga uppgifter från senaste budgetunderlag, årsredovisning m.m. 2. Anpassa underlagen i Hermes för myndighetens behov under menyn Myndighetsanpassning. 3. Kontrollera om uppgifter avseende inomstatliga transaktioner och balansposter måste lämnas. 4. Myndigheter med två eller flera anslag kan använda excel eller motsvarande för att beräkna intäkter, kostnader m.m. och fördela de på respektive anslag. 5. Framräknade och fördelade belopp läggs in i Hermes under respektive underlag eller avsnitt. 6. Uppgifterna exempelvis i resultatbudgeten och anslagsöversikten ska vara konsistenta. 21 (24)

Bilaga 2 Rapport från Hermes Resultatbudget Intäkter (inkl transfereringar) Intäkter av anslag Intäkter av avgifter och andra ersättningar Intäkter av bidrag Finansiella intäkter Summa intäkter -varav inomstatliga intäkter Upplösning av statskapital Verksamhetens kostnader Kostnader för personal Kostnader för lokaler Övriga driftskostnader Finansiella kostnader Avskrivningar och nedskrivningar Summa verksamheten kostnader -varav inomstatliga kostnader Kostnader för transfereringar Lämnade bidrag Avsättningar till /upplösning av fonder Summa kostnader för transfereringar -varav transfereringar till andra myndigheter Verksamhetsutfall inkl transferingar Resultat från andelar i dotterföretag och intresserföretag Uppbörd Intäkter av avgifter m.m. Intäkter av skatter Medel som tillförts statsbudgeten Årets kapitalförändring Avgifts- och bidragsfinansierad verksamhet Summa intäkter Summa kostnader Över-/underskott 22 (24)

Anslag Anslag A Anslag B Anslag C Summa Prognos anslag Utgående överföringsbelopp Bemyndigande Anslag A Ingående åtagande Nya åtaganden Infriade åtaganden Utestående åtagande vid årets slut Bemyndiganderam Investeringar Anskaffningar Materiella Immateriella Finansiella Summa anskaffningar Finansiering Lån i RGK Bidrag Leasing Egen finansiering Statskapital (anslag) Summa finansiering Försäljninginkomster Utlåning Nyutlåning Amorteringar Finansiering av nyutlåning Lån i RGK Statskapital (anslag) Egen finansiering Summa finansiering Krediter Låneram Övrig kreditram Räntekontoram 23 (24)

Drottninggatan 89, Box 453 16, 104 30 STOCKHOLM. Telefon 08-690 43 00. Telefax 08-690 41 01. www.esv.se 24 (24)