Utredning av valförfarandet

Utredning av valförfarandet Syfte Att genomföra en undersökning i syfte att besvara frågeställningarna i motion angående valförfarandets utredning. Utredningen har utöver det utvidgats för att få svar på fler frågor kring valprocessen i syfte att kunna ligga till grund för framtida diskussioner om vad som bör vara praxis i olika situationer under valprocessen. Motion angående valförfarandets utredning (HT16) att ålägga styrelsen att se till att en utredning förs angående hur valprocessen på sektionsmötet bör gå till, samt hur sektionen bör ställa sig till och hantera multipla poster av var gränsdragningen skall göras. att ålägga styrelsen att se till att denna utredning presenteras på höstterminsmötet 2016 Struktur & Metod Utredningen gjordes genom att kontakta utvalda organisationer, där arbetsgruppen ställde frågor gällande valprocessen, samt studier av dessa organisationers styrdokument. Intervjuer med personer på respektive organisation gjordes i den mån det varit möjligt och funnits nödvändigt. Denna utredning sammanfattar de viktigaste frågorna för åliggandet. Undersökningen gjordes på följande instutitioner: a. Kåren TLTH b. LUS - Lunds Universitets Studentkårer c. LSU - Landsrådet för Sveriges Ungdomsorganisationer d. Lundakarnevalen e. E - sektionen LTH f. F - sektionen LTH g. M - sektionen LTH h. Kommuner i. På sektionen via praxis ifrån tidigare år. j. I-sektionen på LIU

Frågor och svar Före mötet Hur långt innan mötet ska posterna utlysas? a. Enligt policy gäller att marknadsföring skall ske fyra läsveckor innan nomineringsperioden. Enligt reglemente skall valberedningen anslå förslag på funktionärer senast fem läsdagar före valdag. c. Flera månader innan mötet då processen är lång och omfattar stora geografiska avstånd i och med att det är en paraplyorganisation. e. Nomineringsperioden ska vara öppen minst 8 läsdagar, men gärna längre. f. Görs i god tid innan mötet. Nomineringsperioden är minst 10 läsdagar lång. h. 4 veckor innan. Rekommendation: Vi föreslår att ingen förändring sker, utan att vi fortsätter arbeta på samma sätt som tidigare. Hur marknadsförs de utlysta posterna? a. Finns inga direktiv om hur det ska gå till, men informationsutskottet skall delges tillräckligt mycket information för att kunna marknadsföra dem på lämpligt sätt. c. Metoder som har belysts är: i. Annons på hemsida. ii. Riktad rekrytering mot specifika organisationer och individer. Valberedningen headhuntar. iii. Ansvaret för marknadsföringen ligger hos valberedningen. e. - f. - j. Främst sektionens hemsida och facebooksida, men ibland även promotionsfilmer. Brukar ha fika i sektionsrummet där man kan ställa frågor till sittande. Rekommendation: För kommande nomineringsperioder föreslås att Valberedningen och framtida Kommunikationsansvarig ser över hur information kring olika poster kan bli mer lättillänglig. Det vore önskvärt att mer information fanns att tillgå kring olika poster och dess betydelse. I övrigt ser vi värdet i att fortsätta använda kanaler och metoder som är beprövade och framgångsrika.

Hur många nomineringar kan man tacka ja till? Om personen går på intervju till flera poster, finns det ett tak för hur många som är rimliga att intervjuas för på en intervjutid? a. Kan gå på hur många som helst c. Alla nominerade erbjuds inte intervju. Hur många poster en kandidat kan gå på intervju på är en bedömningsfråga baserad på tillgänglig tid. e. Ingen begränsning f. Ingen begränsning j. Det går inte att sitta på flera förtroendeposter samtidigt, så det blir svårt att tacka ja till flera nomineringar, men personen ifråga är inte säker. Bättre att få svar från valberedningen direkt. Rekommendation: Vi föreslår att det inte ska finnas ett tak på hur många intervjuer man kan tacka ja till. Däremot bör man rekommendera till den nominerade att inte tacka ja till mer än ett visst antal poster, för att kunna utföra rimliga, givande och seriösa intervjuer. En annan rekommendation är att dela upp intervjuerna för en person till flera tillfällen om det är väldigt många poster som personen söker till. Skickar den som nominerats (av medlemmar) in en skriftlig ansökan i samband med att man tackar ja? Varierar kravet på ansökningen mellan olika poster? a. Nej. b. Oftast finns det ett formulär som ska fyllas i med mer generella frågor där en kan gå in i detalj om en vill. Det är också oftast så att nominerade personer måste ansöka själv efter att de meddelats att de har blivit nominerade. c. Ja den nominerade skickar in ett personligt brev om den vill kandidera. Därifrån väljs sedan kandidater som erbjuds intervju. e. Nej f. Nej. De nominerade skickar dock in texter till en framtida nomineringsplanch de förväntas svara på några frågor kring deras kandidatur och hinner då tänka igenom vad de vill med posten. h. Ja j. Alla som nominerats på något sätt får fylla i ett formulär med frågor inför intervjun med valberedningen. Sen får man veta om man är nominerad eller inte och då behöver man bara tacka ja och dyka upp på mötet Rekommendation: I de fallen där Valberedningen finner det lämpligt föreslår vi att de som tackat ja till intervjuer för vissa poster (ex. styrelseposter eller andra tyngre ansvar) blir ombedda att svara på ett antal frågor vars svar skickas till Valberedningen innan

intervjutillfället. Frågor skulle kunna vara Varför är du intresserad av posten? och Vem är du?. Det skulle kunna göras i samband med att man tackar ja till en nominering. Vi föreslår att detta borde inlämnas senast en dag innan personens intervjutillfälle. Får den som nominerats (av medlemmar) på förhand veta vissa av frågorna som ställs på intervjun? a. Nej c. Generellt sett inte. Vissa kandidater till tyngre poster får lite material att förbereda sig på inför längre intervjuer. e. Nej f. Inget postspecifikt. I formuläret till nomineringsplanschen innan ingår frågorna "Varför har du sökt den här posten?" och "Vad vill du göra med den här posten?" j. Nej Rekommendation: Vi föreslår att inga specifika frågor delges i förhand. Däremot tycker vi att Valberedningen kan fortsätta med att berätta för personer som ska på intervju ungefär vad som kommer efterfrågas, t.ex. att det är bra att de tänker efter vad de vill uppnå med posten. Rangordnar den som nominerats (av medlemmar) vilka poster som hen helst vill ha om hen kandiderar till fler poster? a. Nej. Ofta blir det ganska tydligt under intervjun vilka poster personen är mest intresserad av. b. Nej c. Nej. Sätter gruppdynamiken i första hand och tar sedan eventuellt kandidatens rangordning i beaktning. d. Nej. Motivationen är att sitta med i kommitten, inte specifik post. e. Ja, frågan uppkommer på intervjun f. Ja h. De talar om vilka områden de är intresserade av men valberedningen bestämmer vilken post som respektive blir nominerad till. j. Om man är nominerad till flera så frågar valberedningen ofta vad man vill, men man tvingas inte rangordna. Dock har man ofta en prioritetsordning. De frågar ofta även om man endast varit nominerad till en post om det är någon mer man kan tänka sig. Rekommendation: Vi föreslår att man inte ska ha möjlighet att rangordna poster, utan att man går lika mycket för alla poster som man intervjuas för. Framförallt möjliggör detta till en mer rättvist arbete från Valberedningens sida.

Kan man dra tillbaka en intervju? Finns det en tidsfrist? a. Ja c. Ja, ingen tidsfrist. d. Ja, ingen satt tidsfrist men inom rimlig tid. e. Ja f. Ja i. Ja j. Ja, troligen Rekommenderat: En kandidat ska alltid kunna avsäga sig en post då det är ideellt engagemang och det ej är fördelaktigt för sektionen att någon som inte är motiverad antar sig en post. Däremot kan valberedningen under intervjuprocessen uppmana kandidater som förlorat intresse att dra in sin kandidatur så snart som möjligt för att hinna nominera en annan kandidat. Intervjuas de som nomineras till Valberedningen av Valberedningen? Om nej, vilka intervjuar kandidater till valberedningen? a. Ja c. Valberedningskommitté väljs på mötet (som håller på i två dagar) och intervjuar och nominerar kandidater under mötets gång. d. Intervjuar ej representanter till valberedningen. e. Endast valberedningens ordförande intervjuas, av sittande valberedning f. Ja h. Nej, de väljs med samma fördelning som i nämnderna. Väljs av partiernas egna valberedning som i sin tur är förslag från styrelsen och tillsatta av gruppen. j. Nej. Det finns en separat valberedningsnomineringskommitté (2-4 personer). De nominerar valberedningen för kommande verksamhetsår, och de får själva inte söka poster och intervjuas av den valberedning som de har nominerat. De kan alltså inte söka poster för det kommande verksamhetsåret eller poster där valberedningen är delaktiga. Därav undviks jäv. Rekommendation: Vi anser inte att Valberedningen ensamma ska välja sina efterträdare, då detta ökar riskerna för jäv. Vi har lekt med tanken att tillsätta en separat valberedningsnomineringsgrupp, men detaljerna kring vilka som bör ingår i denna och hur deras medlemskap betingas är inte vidare undersökt, då det inte legat i fokus för utredningen. Vi föreslår en vidare undersökning utav detta genom en gemensam insats från styrelsen och valberedningen. Får Valberedningen nominera en person till fler än en post? Finns det undantagsfall? Hur förhåller sig projektansvar till detta?

a. Ja om kandidaten anses ha tid för det. Dvs till exempel inte om det är en heltidartjänst. c. Kan sitta på flera poster varför det är möjligt, men görs ej i praktiken e. Inget förbud, men görs inte i praktiken f. Ja, men bör inte. Sittande valberedning tänker inte göra det. g. De har inte gjort det hittills, har inget hinder mot det men är inte hur de väljer att arbeta. i. Inte tillåtet att vara dubbelaktiv om inte speciella förutsättningar råder så nej. Rekommendation: Bör ej tillåtas i enlighet med praxis och reglemente kring dubbelengagemang. Kan man motkandidera mer än en post? a. Ja. c. Ja, men görs ej i praktiken. d. Nej. e. Ja f. Ja g. Ja. Då är praxis att mötet inte röstar igenom personen på post nr 2 om denne redan skulle vara tillsatt på en post. i. Ja, behandlas genom diskussionerna och bör ifrågasättas j. Ja, men inte bli vald till mer än en. Rekommendation: Vi föreslår att det tillåts men att personen i fråga själv måste motyrka och argumentera för ändringar i sektionsmötets dagordning om man önskar att val av dessa poster görs i en specifik ordning. Kan man motkandidera till en post utan att förlora sin nominering på en annan? a. Ja c. - d. Nej e. Ja, scenariot har dock aldrig skett f. - i. Ja Rekommendation: Om en person som redan är nominerad till en post motkandiderar till en annan - där båda engagemangen inte får innehas samtidigt - rekommenderar vi att denna person måste avsäga sig sin nominering, främst för att belysa en eventuell vakantsättning

innan mötets start. Personen i fråga kan fortfarande bli vald till den nominerade posten genom att motkandidera vakantsättningen om det skulle vara så att hen inte vinner sin initiala motkandidering. I vilken ordning presenteras följande val på mötet: 1) Vakantsatta poster, 2) nomineringar med motkandideringar och 3) nomineringar utan motkandideringar? a. Upp till mötet. b. Upp till mötespresidiet. c. Det följer en fast lista. Ordförande, vice väljs separat. Sen ledamöter, sist vakantsatta poster. e. Först styrelseposter, sedan övriga funktionärsposter. Mötet kan ändra ordning. f. Enligt dagordningen. i. 2) 3) 1) j. Ordningen på mötet har inget att göra med vilka poster som är vakanta/har nomineringar eller motkandidater. Det brukar vara så att poster till styrelsen väljs först, sedan övriga förtroendeposter. Finns en ordning som brukar förekomma. Man kan alltid flytta på ordningen för att ta hänsyn till personer som är utomlands och har tidsskillnad eller liknande. Rekommenderat: Vi föreslår att valen presenteras enligt en fast lista, men att praxis är att en sektionsmedlem yrkar på att ändra ordningen så att poster med motkandidater tas först, sen poster utan motkandidatur och slutligen de vakantsatta posterna. Under mötet Vad är praxis om en individ nomineras till en post och motkandiderar till en annan? Hur läggs det upp på mötet? a. - c. - e. Denne person får yrka på att valet till posten den helst vill ha kommer först i ordning på mötet f. - g. Talmannen yrkar för posternas ordning på mötet. Önskar man ändra ordning får man lägga ett motyrkande till detta som ställs mot varandra. i. Det har inte hänt så ofta. Motkandideringen behandlas först och den andra posten vakantsätts för att sedan möjliggöra för tidigare nominerade att motkandidera den nyligen vakantsatta posten. Det har också varit så att den nominerade stannat på sin nominering även i detta fallet har motkandideringen behandlats först.

Rekommenderat: Om en person motkandiderar till flera poster är det dennes ansvar att yrka på en ändring av dagordningen så att posterna väljs i den ordningen som individen tycker är önskvärt. Mötet beslutar således i varje enskilt fall. Om en person som redan är nominerad till en post motkandiderar till en annan rekommenderar vi att denna person måste avsäga sig sin nominering, främst för att belysa en eventuell vakantsättning innan mötets start. Personen i fråga kan fortfarande få den posten genom att motkandidera vakantsättningen om det skulle vara så att hen inte vinner sin initiala motkandidering. Har Valberedningens möjlighet att motivera nomineringar och beslut under mötet? I vilken utsträckning? a. Upp till mötet. Rekommenderat är att iaf vad som övergripande tagits i beaktning inför valet presenteras. c. Ja, valberedningen argumenterar för sin nominering då man vill få igenom en grupp. e. Läser upp motivering. Det är upp till Valberedningen att bestämma vilka frågor man svarar på, men man berättar ingenting som sagts under specifika intervjuer. Generellt så brukar man inte vilja svara på några frågor mer än varför man anser att den person som man nominerat är lämplig. f. - j. Valberedningen läser upp en nomineringstext under mötet. Brukar vara 3-4 meningar med kort koncis text om varför de nominerar personen. De kan svara på frågor om hur nomineringsprocessen har sett ut, men svarar inte direkt frågor om kandidaterna. Ofta håller de mycket låg profil. Rekommendation: Vi föreslår att Valberedningen läser upp en motivering som i så stor utsträckning som är möjlig är centrerad kring argumentation för varför personen är lämplig för posten. Utöver det ska Valberedningen inte plädera för någon kandidat, men får svara på sakfrågor som inte är personspecifika (t.ex. vilka egenskaper de har tittat på) samt frågor som rör speciella omständigheter (t.ex. om Valberedningen vid intervjutillfället var medveten om att den nominerade skulle vara bortrest under ett halvår). Det rekommenderas att Valberedningen endast svarar på sakfrågor och inte värderande frågor. Lund, 3 november 2016 Utredning av INGRID ARVIDSSON ABTIN SALAHSHOR VICTORIA AHLQVIST Vice Ordförande Ordförande för Informationsutskottet Ordförande för Seniors ANTON FORSSTRÖM Ordförande för Valberedningen JOSEFIN FRANK Valberedningsledamot