Göran Nilsson Ordförandens förslag Diarienummer Kommunstyrelsens ordförande Datum KS-2013/ 2013-03-18 Kommunstyrelsen Riktlinjer för upphandling av livsmedel i Knivsta kommun KS-2013/ Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att fastställa bilagda riktlinjer för upphandling av livsmedel i Knivsta kommun samt att entlediga fullmäktigeberedningen för kostfrågor. Göran Nilsson
Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Johanna Bång Datum KS-2013/xx 2013-02-27 Kommunstyrelsen Riktlinjer för upphandling av livsmedel i Knivsta kommun KS-2013/xx Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att fastställa bilagda riktlinjer för upphandling av livsmedel i Knivsta kommun samt att entlediga fullmäktigeberedningen för kostfrågor. Sammanfattning Fullmäktigeberedningen för kostfrågor har tagit fram ett förslag till riktlinjer för upphandling av livsmedel i Knivsta kommun. Riktlinjerna ska säkerställa att Knivsta kommun upphandlar livsmedel av hög livsmedelskvalitet, att miljöstörningar till följd av inköpen begränsas, att djur i livsmedelsproduktionen behandlas väl och skyddas mot lidande samt att produktionen sker under sunda arbetsförhållanden. I och med riktlinjerna har kostberedningen fullgjort sitt uppdrag och begär därför att bli entledigad. Bakgrund Fullmäktigeberedningen för kostfrågor har av kommunfullmäktige fått i uppdrag att 1. utreda i vilken utsträckning kommunens upphandlingspolicy påverkat kommunens inköp med avseende på etik och miljö 2. bedöma om det är motiverat att etik- och miljöhänsyn ska ges ändrad tyngd i upphandlingspolicyn 3. undersöka om nuvarande upphandlingspolicy står i överensstämmelse med gällande lagstiftning och vid behov föreslå förändringar i policyn i syfte att nå överensstämmelse med lagstiftningen 4. om beredningen finner det motiverat, föreslå lämpliga insatser för att öka kommunens möjligheter till påverkan av miljö och etik 5. föreslå riktlinjer för kommunens måltidsverksamhet med avseende på maträtter, ingredienser, råvaror, tillagning osv. Fullmäktigeberedningen fullgjorde uppdrag nummer 5 i och med att kommunfullmäktige antog Knivsta kommuns kostpolicy (KS-2011/575). I samma ärende avrapporterades uppdragen 1-3. Fullmäktige har också fått ett antal muntliga delrapporter från beredningens arbete. 1
Med anledning av uppdrag nummer 4 har kostberedningen utarbetat riktlinjer för upphandling av livsmedel i Knivsta kommun. Riktlinjerna tar sin utgångspunkt i Miljöstyrningsrådets 1 upphandlingskriterier inom livsmedelsområdet. Förslaget till riktlinjer redovisas i bilaga 1. Höga krav på god djuromsorg, social rättvisa och miljö kan, men behöver inte, vara kostnadsdrivande. Den förväntade förtjänsten för samhället som sådana krav kan förväntas leda till är också svår att bedöma och klä i konkreta siffror. Kostberedningen uppfattar dock att det kan bli nödvändigt att hantera vissa kostnadsökningar för att nå långsiktiga resultat för en hållbar framtid. Inriktningen är att eventuellt ökade livsmedelskostnader ska rymmas inom befintlig budget med hjälp av bl a omprioriteringar och utbyten av livsmedel. Nuvarande livsmedelsavtal löper ut kring halvårsskiftet 2014 och förberedelser för de kommande upphandlingarna har redan påbörjats. Upphandlingarna kommer att genomföras i samverkan mellan Knivsta, Östhammar, Tierp och Heby kommuner. Uppsala kommun har valt att lämna samarbetet. Förändringarna innebär att kommunens arbetsinsatser/kostnader för genomförandet av upphandlingarna kommer att öka. Kommunens kostchef har alltid deltagit i arbetet med kravspecifikationerna men kommunen har tidigare inte ansvarat för genomförandet av någon upphandling (annonsering, utvärdering, tilldelning, avtalsteckning etc). Den här gången kommer Knivsta kommun att ansvara för genomförandet av upphandlingarna av frukt och grönt samt färdigmat. Det förändrade arbetssätt som följer av de föreslagna riktlinjerna förväntas även de medföra ökade kostnader för själva upphandlingarna. När upphandlingar paketeras på ett sätt som skapar förutsättningar för mindre företag att delta innebär det i regel mer administrativt arbete för upphandlarna. Denna upphandlingsomgång kommer de ökade arbetsinsatserna att lösas genom att kommunens upphandlingsstrateg omprioriterar sina arbetsuppgifter. Nästa gång livsmedelsupphandlingar ska genomföras kan det eventuellt komma att krävas andra resurser. Entledigande av fullmäktigeberedningen för kostfrågor I och med riktlinjerna för upphandling av livsmedel har kostberedningen fullgjort sitt uppdrag och anhåller därför om att bli entledigad från sitt uppdrag. Göran Nilsson Ordförande i fullmäktigeberedningen för kostfrågor Bilaga 1: Riktlinjer för upphandling av livsmedel i Knivsta kommun. 1 Miljöstyrningsrådet är regeringens expertorgan 2
Bilaga 1 Riktlinjer för upphandling av livsmedel i Knivsta kommun Dessa riktlinjer utgör komplement till upphandlingspolicy och riktlinjer för upphandling i Knivsta kommun antagen av kommunfullmäktige (2010-04-29, 56, senast reviderad 2012-03-22, 51). 1 Syfte Syftet med riktlinjerna är att ge vägledning till de medarbetare som upphandlar livsmedel att omsätta de politiska målen inom livsmedelsområdet i praktiken. Riktlinjerna ska säkerställa att Knivsta kommun vid upphandling av livsmedel erhåller hög livsmedelskvalitet, att miljöstörningar till följd av inköpen begränsas, att djur i livsmedelsproduktionen behandlas väl och skyddas mot lidande samt att produktionen sker under sunda arbetsförhållanden. 2 Inledning Liksom förr är framtiden idag fortsatt oviss, men ur ett globalt perspektiv förutspår det stora flertalet bedömare minskade resurser till en ökande befolkning. Detta gäller i synnerhet för hela livsmedelskedjan från produktion till konsumtion och ställer därför krav på omställning till en hållbar utveckling. För att klara av morgondagens krav på hållbara samhällen måste förändring ske redan idag. Knivsta kommun strävar därför efter att kontinuerligt stärka upphandlingsprocessen med en inriktning mot hållbar utveckling. Det betyder bland annat att kraven som formuleras i dessa riktlinjer inte är de enda som kan, bör eller ska användas i en konkret upphandling. Vi vill aktivt uppmuntra alla steg som tas mot att nyttja resurser som kommit till genom goda arbetsförhållanden, hänsynsfull djuruppfödning och ekologisk jordbruksproduktion. 3 Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier Miljöstyrningsrådet (MSR) är regeringens expertorgan med uppdrag att ge konkret hjälp att ställa miljökrav och sociala krav vid offentlig upphandling. Inom livsmedelsområdet har MSR utarbetar upphandlingskriterier för flera olika undergrupper av livsmedel samt för distribution, måltidstjänster och förpackningar. Kriterierna är utformade som baskrav, avancerade krav och spjutspetskrav. Baskraven är enkla att ställa och tillgången på marknaden är god. De avancerade kraven är mer krävande vad gäller utvärdering och uppföljning, men marknadstillgången är lika god som för baskraven. Spjutspetskraven ger det bästa alternativ som finns på marknaden avseende miljöprestanda och sociala aspekter. Marknadstillgången kan dock vara begränsad. Upphandling av livsmedel i Knivsta kommun ska utgå från Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier inom livsmedelsområdet och anpassas till den aktuella upphandlingens förutsättningar. 4 God djuromsorg Svensk rättspraxis är spretig vad gäller möjligheten att ställa djurskyddskrav vid upphandling av livsmedel. Knivsta kommuns tolkning av domar och utlåtanden från juridiska experter är att det är tillåtet att ställa strängare krav än EUs minimikrav så länge de grundläggande principerna om transparens, likabehandling, proportionalitet, icke-diskriminering och ömsesidigt erkännande är uppfyllda samt att det är möjligt att kontrollera att de krav som ställs också efterlevs. 3
Kommunen anser att djurens välbefinnande är mycket viktig och vid upphandling av livsmedel ska krav ställas på djurskydd. Djurhållning ska motsvara de krav som ställs i svensk djurskyddslagstiftning och Jordbruksverkets tillämpningsföreskrifter. Nedanstående är minimikrav vid upphandling (om det är ett för upphandlingen relevant krav): Antibiotika till livsmedelsproducerande djur får användas endast efter ordination av veterinär och när det är veterinärmedicinskt motiverat. Djur får transporteras max 8 timmar till slakt. Alla djur oavsett djurslag ska vara helt bedövade före slakt. Eventuell avhorning, kastrering eller andra kirurgiska ingrepp ska endast ske efter bedövning. Avlägsnande av hudveck på lamms bakdelar, s.k. mulesing, ska ej förekomma. Nötkreatur över 6 månader samt får och lamm ska ha haft tillgång till bete. Grisar ska hållas lösgående med tillgång till bökbart material. Svanskupering av gris samt näbbtrimning av höns ska ej tillämpas i uppfödningen. Höns ska ha tillgång till värprede, sandbad och sittpinne. 5 Social rättvisa Knivsta kommun bidrar till att främja mänskliga rättigheter i arbetslivet och skapa en socialt medveten marknad genom att vid upphandling ställa krav på att FNs barnkonvention och ILO 2 s åtta kärnkonventioner ska efterlevas under odling och produktion. Barnkonventionen innehåller bestämmelser om mänskliga rättigheter för barn. ILOs kärnkonventioner innebär föreningsfrihet och organisationsrätt (nr 87), rätt att organisera sig och förhandla kollektivt (nr 98), förbud mot tvångs- och straffarbete (nr 29), avskaffande av tvångsarbete (nr 105), lika lön för lika arbete oavsett kön (nr 100), förbud mot diskriminering vid anställning och yrkesutövning (nr 111), minimiålder för arbete (nr 138) och förbud mot de värsta formerna av barnarbete (nr 182). Minimikrav Kaffe, te, choklad och bananer ska vara odlat och producerat i enlighet med FNs barnkonvention och ILOs åtta kärnkonventioner. Leverantörer ska genom certifiering kunna styrka att kraven är uppfyllda. Miljöstyrningsrådets jämförelse av certifieringssystem för odling med fokus på etiska aspekter utgör stöd för såväl upphandlare som leverantörer. 6 Miljöhänsyn Knivsta kommun bidrar till att skydda miljön och driva på utvecklingen mot ett hållbart samhälle genom att ställa miljökrav vid upphandling av livsmedel. Minimikrav För samtliga livsmedel ska skriftlig information kunna lämnas vid förfrågan om i vilket land alla steg i produktionen (från primärproduktion till slutförädling) utförts. 2 ILO = International Labour Organisations. 4
Vildfångad fiskråvara ska komma från hållbara bestånd. Mängden stall- och handelsgödsel som används vid odling av foder och livsmedel ska inte överstiga grödans behov. Foder bör oavsett produktionsland vara producerat enbart med bekämpningsmedel som är tillåtna inom EU. Leverantören bör kunna lämna information om produktens klimatpåverkan ur ett livscykelperspektiv, redovisat i CO2-ekvivalenter. 6.1 Ekologisk produktion Ekologiska livsmedel är en del av kommunens miljöanpassade upphandlingsstrategi avseende livsmedel. Kommunens målsättning är att kontinuerligt öka andelen ekologiska varor. Kaffe, te, choklad och bananer ska vara ekologiskt odlade och producerade. Avseende andra livsmedel är det upp till verksamheterna att genom medvetna val vid avrop på ramavtalen se till att andelen ekologiska varor ökar. 6.2 Säsongsanpassning Frukt och grönt som odlas utanför sin egentliga säsong innebär ofta en avsevärt ökad klimatpåverkan. Klimatpåverkan kan t ex bero på att produkterna transporteras långt eller att de odlas i energikrävande växthus då säsongen förlängs. Kommunens ambition är att successivt öka andelen säsongsfrukt/ grönt. Upphandlingar bör, när så är möjligt och lämpligt, paketeras på ett sätt som bidrar till att uppnå målet. 7 Hälsopåverkan på konsumenten Hälsan påverkas av vad man äter. Vid upphandling ska kommunen ställa krav som bidrar till att målen i kommunens kostpolicy uppnås. Minimikrav Vid upphandling av färdiga produkter ska specifika krav ställas på varje produkt i syfte att uppnå hög råvaruhalt och få tillsatser. Alla livsmedel ska vara fria från salmonella. Foder ska vara fritt från råvara från samma djurslag. Produkter bör vara förpackade i emballage som inte tillför några skadliga ämnen. 8 Ökad konkurrens på marknaden En väl fungerande konkurrens är en viktig drivkraft för utveckling och ökar köparens möjlighet att påverka. Livsmedelsbranschen domineras idag av ett fåtal större aktörer vilket begränsar de fria marknadskrafterna. Kommunen vill bidra till att öka konkurrensen genom att utforma upphandlingar av livsmedel på ett sätt som gör att även små och medelstora företag ges möjlighet att komma in på marknaden utan att därför begränsa de stora aktörerna. Ur ett näringslivsperspektiv har Knivsta kommun också ett intresse av att underlätta för mindre företag att delta i upphandlingar eftersom det kan bidra till att stärka det lokala näringslivet. 5
Vid upphandling är det t ex viktigt att använda ett enkelt språk i förfrågningsunderlaget och att underlätta för anbudsgivarna genom att använda anbudsformulär. undvika onödiga krav och inte ta in verifikat och intyg i onödan. om möjligt dela upp större upphandlingar i flera små (geografiskt, volymmässigt och/eller produktmässigt). Ju större upphandlingar, desto färre klarar av att leverera. informera om kommande upphandlingar i god tid så att små och mindre företag har möjlighet att etablera samverkan med andra annonsera upphandlingar på kommunens webbplats och eventuellt även informera små och mindre företag när en upphandling annonserats överväga om anbudsgivarna kan behöva tekniskt stöd vid anbudslämning 6