En kommunövergripande arbetsmiljöpolicy

Handläggare: Annika Österlind Hansen En kommunövergripande arbetsmiljöpolicy Det gemensamma arbetssättet för Malmö stads systematiska arbetsmiljöarbete (SAM) beslutades av arbetsgivarutskottet den 11 april 2012. Målsättningen är att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete som bidrar till ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil samt ger förutsättningar för kvalitet och resultat i verksamheten. Som ett led i det gemensamma arbetssättet ska det numera finnas en gemensam arbetsmiljöpolicy för Malmö stad som ersätter de tidigare lokala policies som har varit styrande på förvaltningarna. Malmö stads gemensamma arbetsmiljöpolicy utgörs av hälsa/arbetsmiljö-avsnittet i personalpolicyn. Arbetsmiljöpolicyn visar kommunens övergripande målsättning och viljeinriktning för det långsiktiga arbetet med att uppnå en god arbetsmiljö. Arbetsmiljöprocessen som är en beskrivning av Malmö stads SAM innehåller de riktlinjer, rutiner och verktyg som ska vara gemensamma för samtliga förvaltningar. Kulturförvaltningen kommer att se över eventuellt behov att komplettera den gemensamma policyn med lokala riktlinjer, rutiner och särskilda instruktioner inom vissa områden utifrån vilka riskkällor som finns. Enligt Malmö stads beslut om en kommungemensam arbetsmiljöpolicy och en gemensam arbetsmiljöprocess återkallas Kulturförvaltningens lokala arbetsmiljöpolicy den 8 april 2013. Förslag till beslut Kulturförvaltningen föreslår kulturnämnden besluta att upphäva den lokala arbetsmiljöpolicyn till förmån för Malmö stads gemensamma arbetsmiljöpolicy. Elisabeth Lundgren Kulturdirektör Anna Elofsson HE-chef

Malmö stad Kulturförvaltningen Arbetsmiljöpolicy Kulturförvaltningen Upprättad 2008-12-01 Arbetsmiljöpolicy KULTURFÖRVALTNINGEN Södergatan 9 211 34 MALMÖ Tel. 040-34 10 00 Org.nr. 212000-1124 kulturkansli@malmo.se www.malmo.se/kultur

2 (17) Arbetsmiljöpolicy Policyn för arbetsmiljöfrågor tar upp följande områden, uppgifter och frågor: 1. Syfte och mål och omfattning 2. Arbetsmiljöorganisation 3. Ansvar för arbetsmiljön 4. Samverkan 5. Kartläggning/Skyddsrond 6. Arbetsskador/Tillbud 7. Sjukfrånvaro / Rehabiliteringar 8. Företagshälsovård 9. Hälsa och friskvård 10. Ergonomi, skyddsutrustning och andra arbetshjälpmedel 11. Förvaltningsråd / Skyddskommitté 12. Övriga policydokument 13. Aktuella föreskrifter 1. Syfte, mål och omfattning Syfte Arbetsmiljöpolicyn beskriver Kulturförvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete. Alla medarbetare ska arbeta och verka i en god, säker och stimulerande arbetsmiljö. Tyngdpunkten på förvaltningens arbetsmiljöarbete ska ligga på att förebygga olycksfall och ohälsa genom att skapa god arbetsmiljö som främjar fysisk och psykisk hälsa. I Malmö stads personalpolicy står det om arbetsmiljön på våra arbetsplatser: Alla arbetsplatser ska ha en god arbetsmiljö där alla känner arbetsglädje. För Malmö stad är det angeläget att bedriva ett arbetsmiljöarbete som ger förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. Personalpolicy hittar du på Komin > Verksamhet > Personal > Policyer/Avtal/Riktlinjer Utifrån texten ovan har Kulturförvaltningen skapat ett mål för Kulturförvaltningens arbetsmiljö: Mål Kulturförvaltningen ska vara en arbetsplats som uppmuntrar till en sund livsstil där alla känner arbetsglädje i alla faser i arbetslivet och för alla typer av arbete.

3 (17) Omfattning Samtliga institutioner och verksamheter ska följa gällande lagar, förordningar och föreskrifter inom arbetsmiljöområdet samt följa Malmö stads och Kulturförvaltningens policy, beslut och rutiner. Alla ska också bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete (i enlighet med föreskriften AFS 2001:1, vilket i korthet innebär att man kontinuerligt ska undersöka arbetsplatsen, analysera resultat och åtgärda brister) Dokumentation i samband med det systematiska arbetsmiljöarbetet ska göras och finnas tillgänglig för alla medarbetare. Arbetsmiljöarbetet ska vara en självklar del av förvaltningens utvecklingsarbete och ingå som en naturlig del i all daglig verksamhet. 2. Arbetsmiljöorganisationen Se organisationsschema på Komin > Förvaltningar > Kulturförvaltningen > Personalfrågor > Arbetsmiljö, hälsa och friskvård 3. Ansvar för arbetsmiljön Vi är alla en del av arbetsmiljön på vår arbetsplats. Arbetsgivaren har huvudansvaret för att skapa en god arbetsmiljö och att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Medarbetare har ansvar för att bidra till en god arbetsmiljö samt för att ta ansvar för hälsa och säkerhet i arbetet. Delegering fördelning Ytterst har kulturnämndens politiker ansvar för att arbetsmiljöarbetet i förvaltningen fungerar. Kulturnämnden delegerar arbetsmiljöuppgifterna skriftligen till förvaltningschefen som i sin tur delegerar vidare till institutionscheferna. Förvaltningschefen ska enligt uppgiftsfördelningen se till att institutionscheferna har kompetens, ekonomiska resurser och befogenheter för att klara uppdraget. Institutionschefer kan också skriftligt delegera arbetsmiljöuppgifter till enhetschefer. Institutionschefen ska då se till att enhetschefen har tillräcklig kompetens, resurser och befogenheter för att klara uppdraget. Person som har fått arbetsuppgift delegerad har rätt att returnera arbetsmiljöuppgiften om han/hon inte har kunnat utföra den på grund av bristande resurser eller befogenheter. Returneringen sker till närmast den chef som har delegerat arbetsuppgiften. Detta görs skriftligt på blankett Returnering av delegerad arbetsmiljöarbetsuppgift.

4 (17) Länk till Kulturförvaltningens delegationsordning: Komin > Förvaltningar > Kulturförvaltningen > Styrdokument och policys > Delegationsordning. Läs mer om politikernas arbetsmiljöansvar på www.av.se/teman/sam/politiker Blanketter: (Komin > Förvaltningar > Kulturförvaltningen > Personalfrågor >Arbetsmiljö, hälsa och friskvård > Blanketter) Delegering av arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet Returnering av delegerad arbetsuppgift inom arbetsmiljöområdet Arbetsmiljöutbildning Arbetsmiljöansvarig personalsekreterare kommer kontinuerligt att kartlägga och följa upp behovet av grundutbildning för arbetsledare, skyddsombud och fackliga företrädare inom Kulturförvaltningen.

5 (17) 4. Samverkan Kulturförvaltningen arbetar med Malmö stads samverkansavtal och vill genom detta skapa förutsättningar för väl fungerande verksamheter där medarbetarna känner motivation för sitt arbete. Inflytande över det egna arbetet är en förutsättning för delaktighet och engagemang på arbetsplatsen. Genom engagerade medarbetare som tar ansvar för sitt arbete, får Malmöborna bästa service. Kulturförvaltningen har ett förvaltningsanpassat samverkansdokument. Länk till Kulturförvaltningens samverkansavtal: Komin > Förvaltningar > Kulturförvaltningen > Personalfrågor > Samverkan 5. Kartläggning Skyddsrond Arbetsmiljökartläggning För att säkerställa arbetsmiljön inom Kulturförvaltningen ska arbetsmiljön kontinuerligt undersökas och arbetsmiljörisker kontinuerligt åtgärdas. Utöver det kontinuerliga arbetet ska en årlig översyn göras av både den fysiska och psykosociala arbetsmiljön på samtliga institutioner och enheter. Rutiner Arbetsmiljööversynen ska göras med hjälp av en skyddsrondsenkät där respektive institutions samverkansgrupp är delaktig i utformningen. Det finns en mall för skyddsrondsenkät som är framtagen för att användas inom Kulturförvaltningen. Samverkansgruppen är också delaktig i genomförande, analys och slutarbete av skyddsrondsenkäten i samarbete med ansvarig enhetschef/institutionschef. Rutin för skyddsronderna: 1. Institutionschefen och/eller enhetschef sammankallar berörda chefer och skyddsombud (samverkansgrupp) en gång per år för start av skyddsrondsarbetet. 2. På mötet går deltagarna igenom frågeställningarna i Kulturförvaltningens skyddsrondsenkät. Finns kända problem i verksamheten som behöver åtgärdas med riktade skyddsronder, bestämmer man det på mötet. En tidplan görs. 3. Skyddsrondsenkäterna tas upp och besvaras vid lämpligt tillfälle när alla medarbetare på respektive enhet är samlade, exempelvis APT. Skyddsombuden har rätt att närvara vid dessa möten. 4. När alla skyddsrondsenkäterna är insamlade, kallar institutionschefen och/eller enhetschef samman berörda chefer samt skyddsombud (samverkansgrupp) till ett avstämningsmöte.

6 (17) 5. Resultaten på skyddsrondsenkäterna ska kontinuerligt följas upp under året på t ex APT. Sammanfattningen ska skickas till den personalsekreterare som ansvarar arbetsmiljöfrågor inom Kulturförvaltningen. Samtliga institutioners sammanfattningar kommer att diskuteras på förvaltningsrådets årliga temamöte om arbetsmiljö Blankett: (Komin > Förvaltningar > Kulturförvaltningen > Personalfrågor > Arbetsmiljö, hälsa och friskvård > Blanketter) Kulturförvaltningens skyddsrondsenkät

7 (17) 6. Arbetsskador och tillbud Arbetsmiljön ska vara utformad så att arbetsskador och tillbud undviks. När en olycka trots detta sker, ska det finnas rutiner som är väl kända för alla medarbetare inom förvaltningen. Begreppet tillbud betyder oönskad plötslig händelse som kan leda till ohälsa eller olycksfall. I förvaltningens rapporteringsrutiner ges begreppet tillbud en vidare betydelse och omfattar alla händelser (även incidenter), som innebär sådana påfrestningar i arbetsmiljön att de i ett kortare eller längre perspektiv utgör ett hot mot medarbetarnas fysiska eller psykiska hälsa. En arbetsskada kan vara: Arbetsolycksfall olycksfall som inträffat under arbetstid Arbetssjukdom sjukdom eller skada orsakad av arbetet, men där orsaken är annan än olycksfall t ex allergi, hörselskada, belastningsskada. Färdolycksfall olycksfall som inträffat vid färd till eller från arbetet. Smitta Dokumentering Syftet med att dokumentera händelser som kan kallas arbetsskada eller tillbud är att skapa förutsättningar för att arbetsmiljön blir bättre på respektive arbetsplats. Ansvar Det är enhetschefens ansvar att följa upp rapportering av arbetsskador och tillbud. Varje institution ska ha en tydlighet gentemot medarbetarna vem som rapporterar. Generellt gäller att medarbetaren anmäler händelsen till sin arbetsledare. Arbetsgivaren kan inte vägra att upprätta en internrapport om arbetsskada eller tillbud när en medarbetare lämnar in en anmälan, även om arbetsgivaren gör en annan bedömning av händelsen/företeelsen än anmälaren. Arbetsgivaren kan dokumentera sin bedömning av anmälan i internrapporten. Vid olycksfall och allvarliga tillbud ska en utredning om orsaken till skadan/tillbudet alltid göras och åtgärder vidtas för att förhindra upprepning av händelsen. Anmälan till myndigheter vid arbetsskador eller tillbud Om ett brott misstänks ha orsakat skadan, olyckan eller tillbudet ska händelsen anmälas till polisen. Enligt Arbetsmiljöförordningen ( 2) gäller att utöver arbetsgivarens rapporteringsskyldighet vid arbetsskador, är arbetsledaren skyldig att omedelbart kontakta Arbetsmiljöverket om olycksfall eller annan skadlig inverkan i arbetslivet orsakat dödsfall, svårare personskada eller drabbat flera arbetstagare samtidigt. Samma skyldighet gäller vid tillbud som

8 (17) inneburit fara för liv eller hälsa. I lagen om arbetsskadeförsäkring (1976:380) framgår att Arbetsgivaren eller arbetsföreståndare som fått kännedom om inträffad skada är skyldig att omedelbart anmäla skadan. Med arbetsskada förstås i denna lag skada till följd av olycksfall eller annan skadlig inverkan i arbetet. Anmälan till Arbetsmiljöverket kan göras via Internet på www.av.se/blanketter. Arbetsskadeförsäkringen omfattar alla som förvärvsarbetar, d v s tillsvidare- och tillfälligt anställda samt i vissa fall även elever/studerande. Rutinbeskrivning Blanketten Tillbud- och arbetsskaderapport ska fyllas i av arbetsgivaren om någon av medarbetarna blivit skadad eller sjuk till följd av en olycka eller andra förhållanden på arbetsplatsen. Detta görs så fort möjlighet ges. Enhetschefen ansvarar för att rapporten blir ifylld. Blanketten kopieras till samtliga personer som berörs samt ansvarig personalsekreterare. En kopia ska även skickas till förvaltningens personalsekreterare som ansvarar för arbetsmiljöfrågor. Internrapporten ska behandlas i institutionens samverkansgrupp och diarieföras på institutionen. Institutionschefen ansvarar för att rapporterna behandlas i enlighet med dessa anvisningar och att de interna rapporteringsrutinerna är väl kända och att de följs. Arbetsskadeanmälan fylls i snarast (enligt Försäkringskassans anvisningar inom 14 dagar) på Försäkringskassans blankett. Blanketten kan hämtas på www.forsakringskassan.se. Den anställde ska informeras om de arbetsgivarförsäkringar (AFA) som denne är berättigad till med anledning av arbetsskadan. Information om AFA-försäkring finns på www.afaforsakring.se. På deras hemsida finns även aktuella blanketter. Om ett brott misstänks ha orsakat skadan, olyckan eller tillbudet ska händelsen anmälas till polisen. Enligt Arbetsmiljöförordningen ( 2) gäller att, utöver arbetsgivarens rapporteringsskyldighet vid arbetsskador, är arbetsledaren skyldig att omedelbart kontakta Arbetsmiljöverket om olycksfall eller annan skadlig inverkan i arbetslivet orsakat dödsfall, svårare personskada eller drabbat flera arbetstagare samtidigt. Samma skyldighet gäller vid tillbud som inneburit fara för liv eller hälsa. Anmälan till Arbetsmiljöverket kan göras på www.av.se/blanketter. Om läkare eller tandläkare behöver uppsökas i samband med olycksfall etc spara alltid originalkvitton. Blankett:

9 (17) (Komin > Förvaltningar > Kulturförvaltningen > Personalfrågor > Arbetsmiljö, hälsa och friskvård > Blanketter) Tillbuds- och arbetsskaderapport

10 (17) 7. Sjukfrånvaro och rehabilitering I första hand arbetar vi för att förebygga sjukskrivningar, något som vi gör genom att utforma arbetsmiljön på ett bra sätt och genom att arbeta med friskvård och hälsovård. När vi står inför en sjukskrivning, ska vi ha fungerande och välkända rutiner som på ett tidigt stadium initieras. Vi arbetar aktivt och systematiskt med såväl korta som långa sjukskrivningar. Rehabiliteringsuppdraget är en viktig del i chefens uppdrag och för medarbetaren innebär rehabiliteringsarbetet att vara den viktigaste resursen i processen och att stå i centrum i rehabiliteringen. Malmö stad har tagit fram rutiner och riktlinjer för hur rehabiliteringsprocessen ska se ut. Materialet är både beskrivande och innehåller konkreta verktyg som arbetsledare ska använda sig av i rehabiliteringsprocessen. Arbetsledare ska känna till och arbeta i enlighet med dessa rutiner. Se mer på Komin. Läs mer på: Komin > Verksamhet > Personal > Hälsa och arbetsmiljö > Rehabilitering

11 (17) 8. Företagshälsovård Kulturförvaltningens gemensamma företagshälsovård hanteras av företaget Feelgood. Institutionerna inom förvaltningen använder Feelgood i följande situationer: Vid arbetsrelaterade skador eller sjukdomar Vid förebyggande av arbetsrelaterade skador eller sjukdomar genom till exempel samarbete med ergonom Vid utbildning om arbetsmiljöarbete eller förstahjälpen Vid rehabiliteringsarbete Vid anpassning av arbetsplatser Hälsoundersökningar bekostas inte av arbetsgivaren eftersom detta utgör hälso- och sjukvård och ska tillhandahållas av den offentligt finansierade vården. Kontakt med Feelgood Respektive institutionschef avgör hur institutionen ska använda sig av Feelgood. Om du har behov av företagshälsovård ska du kontakta din chef som i samråd med personalsekreteraren tar kontakt med Feelgood. Din läkare kan inte remittera till företagshälsovården men om han/hon upplever att du bör komma i kontakt med företagshälsovården kan detta skrivas på ett läkarintyg.

12 (17) 9. Hälsa och friskvård Som ett led i att främja friskvård för att få friskare arbetsplatser och motverka ohälsa erbjuds medarbetare med mer än sex månaders anställning en ersättning för kostnader i samband med friskvård med högst 1 200 kronor. Timanställd med bemanning 60 dagar eller mer kan få ersättning upp till 200 kronor per år. Anställd tre till sex månader får ersättning upp till 600 kronor per år. Anställd sex månader eller mer, kan få ersättning upp till 1 200 kronor per år. Föräldraledig och sjukskriven medarbetare kan också ta del av friskvårdserbjudandet. Ersättningen utgår för kostnader i samband med: Motionsaktiviteter t ex gymnastik, styrketräning, spinning, bowling, simning och aerobics Racketsporter t ex bordtennis, tennis, badminton och squash Lagsporter t ex volleyboll, fotboll, handboll och innebandy Friskvårdsaktiviteter t ex tai chi, qi-gong, massage, kostrådgivning och information om stresshantering samt rökavvänjningskurs Hälsoprofil via Feelgood Kostnader för redskap eller kringutrustning ersätts inte. Rutiner för friskvårdsersättning: 1. Fyll i blanketten Ansökan om ersättning av friskvård 2. Bifoga kvitto i original, med namn på arrangör och organisationsnummer 3. Enhetschef beslutsattesterar friskvården kan förekomma lokala avvikelser på hanteringen Löneenheten betalar ut pengarna i samband med nästa löneutbetalning. Vid månatlig betalning via autogiro måste kvitto på totalsumman skickas in för att du ska få ersättning. Övriga friskvårdsaktiviteter Förvaltningen arrangerar kontinuerligt föreläsningar om hälsa och friskvård. Olika friskvårdsaktiviteter kan förekomma på institutionerna. Exempel på detta är lunchpromenader och deltagande i större arrangemang såsom Blodomloppet och Stegtävling.

13 (17) Rökning på arbetsplatsen All rökning på arbetsplatsen sker på anvisad plats. Om arbetet innebär kontakt med brukarna, är det önskvärt med hel avhållsamhet från rökning. Om behov finns för hjälp att sluta röka, finns möjlighet att använda sitt friskvårdsbidrag till rökavväjningskurs hos exempelvis Feelgood. Blankett: (Komin > Förvaltningar > Kulturförvaltningen > Personalfrågor > Arbetsmiljö, hälsa och friskvård > Blanketter) Ansökan om ersättning för friskvård.

14 (17) 10. Ergonomi, skyddsutrustning, terminalglasögon och andra arbetshjälpmedel Arbetet ska utformas så att det kan utföras i en sund och säker miljö och arbetsförhållandena ska anpassas till människors olika förutsättningar i fysiskt och psykiskt avseende. I första hand ska ovanstående uppnås genom planering och organisering men om betryggande skydd mot ohälsa eller olycksfall inte kan nås på annat sätt så ska personlig skyddsutrustning användas. För att uppnå en god arbetsmiljö kan arbetsgivaren stå för kostnader av inköp av exempelvis höjnings- och sänkbara skrivbord, arbetsskor etc. Till medarbetare som arbetar vid bildskärm mer än en timme per dag har arbetsgivare skyldighet att erbjuda synundersökning och om det behövs bekosta terminalglasögon. Kontakta din chef om du tror att du behöver terminalglasögon. Blankett: (Komin > Förvaltningar > Kulturförvaltningen > Personalfrågor > Arbetsmiljö, hälsa och friskvård > Blanketter) Rekvisition synundersökning/terminalglasögon 11. Förvaltningsråd / Skyddskommitté Förvaltningsrådet är Kulturförvaltningens skyddskommitté. Skyddskommittén är ett samrådsorgan mellan företrädare för arbetsgivaren och företrädare för arbetstagarna. I skyddskommittén företräds arbetstagarna av fackliga företrädare Förvaltningsrådet ska i sin roll som skyddskommitté delta i planeringen av arbetsmiljöarbetet, följa utvecklingen i skyddsfrågor och behandla frågor om bland annat företagshälsovård, handlingsplaner för arbetsmiljöarbetet, planering eller förändring av lokaler, arbetsmetoder och organisation, användning av farliga ämnen, arbetsmiljöutbildning samt rehabilitering. De lokala samverkansgrupperna på institutionerna inom Kulturförvaltningen behandlar ovanstående frågor vilket innebär att Förvaltningsrådets roll är att se till helheten och ta ställning till årliga sammanställningar av ovanstående. För att kunna fullfölja sitt arbete ska Förvaltningsrådet årligen få följande uppgifter rapporterade: Sammanställning av tillbud, incidenter och arbetsskador under året på Kulturförvaltningen Sammanställning av genomförda skyddsronder inom Kulturförvaltningen Förändringar i arbetsmiljöpolicyn under året

15 (17) Personalstatistik Beskrivning av rehabiliteringsarbetet inom Kulturförvaltningen Minst en gång per år ska förvaltningsrådet ha ett temamöte om arbetsmiljö då man går igenom ovanstående punkter. Under det årliga temamötet tar Förvaltningsrådet även upp: Vilket uppdrag arbetsmiljögruppen ska ha kommande år samt utvärdering av arbetsmiljögruppens arbete det gångna året Revidering av arbetsmiljöpolicyn

16 (17) 12. Övriga policydokument inom arbetsmiljöområdet Arbetsmiljögruppen har i uppdrag att under 2009 ta fram ett antal policydokument inom arbetsmiljöområdet. 13. Aktuella föreskrifter Exempel på tillämpliga föreskrifter från Arbetsmiljöverket som kan vara relevanta för kulturförvaltningens verksamheter. De är förtecknade i kronologisk ordning, med den senaste överst. Personalavdelningen ansvarar för att listan på aktuella föreskrifter uppdateras kontinuerligt. AFS 2008:17 Arbete med djur AFS 2007:5 Gravida och ammande arbetstagare AFS 2006:7 Tillfälliga personlyft med kranar eller truckar AFS 2006:6 Användning av lyftordningar och lyftredskap AFS 2006:5 Användning av truckar AFS 2006:4 Användning av arbetsutrustning ( se särskilt bilaga A och B samt jfr AFS 1994:48 Maskiner och vissa andra tekniska anordningar bilaga 1) AFS 2005:16 Buller AFS 2005:15 Vibrationer AFS 2005:1 Mikrobiologiska arbetsmiljörisker AFS 2003:4 Systematiskt arbetsmiljöarbete (ändringsföreskrift) AFS 2003:3 Arbete i explosionsfarlig miljö AFS 2001:3 Användning av personlig skyddsutrustning AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete (i ursprunglig lydelse) AFS 2000:42 Arbetsplatsens utformning AFS 2000:31 Minderåriga (ändringsföreskrift) AFS 2000:9 Anteckningar om jourtid, övertid och mertid (ändringsföreskrift) AFS 2000:4 Kemiska arbetsmiljörisker AFS 2001:1 Manuell hantering AFS 1999:7 Första hjälpen och krisstöd AFS 1998:5 Arbete vid bildskärm AFS 1998:1 Belastningsergonomi (se särskilt bilaga A och B) AFS 1996:1 Minderåriga (i ursprunglig lydelse) AFS 1993:2 Våld och hot i arbetsmiljön (se särskilt bilaga 1) AFS 1982:17 Anteckningar om jourtid, övertid och mertid (i ursprunglig lydelse)

17 (17) AFS 1980:14 på arbetsmiljön Psykiska och sociala aspekter I denna förteckning är inte medtagen de föreskrifter där krav förekommer på luftundersökningar, medicinska kontroller, expositionsmätningar etc.

Med engagemang och ansvar ger vi varje dag service med god kvalitet till Malmöborna. Personalpolicy

Innehåll Med Malmöborna i fokus 5 Engagemang och ansvar 5 Delaktighet och samverkan 7 Jämställdhet och mångfald 9 Förnyelse och utveckling 11 Hälsa och arbetsmiljö 13 Lön och arbetstid 15 Om personalpolicyn 16 Hur blir personalpolicyn verklighet? 17 Mål knutna till personalpolicyn 18

Personalpolicy Det här är en policy för dig som arbetar i Malmö stad. Som medarbetare möter du arbetskamrater och Malmöbor i livets alla skeden, därför är ditt arbete viktigt. Personalpolicyn beskriver värderingar och förhållningssätt i relationerna på våra arbetsplatser och till de människor vi möter i arbetet. Dessa värderingar är gemensamma för alla förvaltningar och gäller alla medarbetare i Malmö stad. DENNA DEL FÖRSVINNER

DENNA DEL FÖRSVINNER Med Malmöborna i fokus Malmö stad är en av de största arbetsgivarna i Skåne och erbjuder en mångfald av möjligheter där vi som medarbetare och chefer dagligen påverkar och formar Malmös framtid. Tillsammans skapar vi välfärd och hållbar utveckling genom arbete inom förskola, fritid, skola, äldreomsorg, verksamhet för personer med funktionshinder, miljö-, trafik-, bostads- och stadsplanering, kultur, socialtjänst och många andra områden. Gemensamt för alla verksamheter är att ge Malmöborna service av hög kvalitet. Det ställer krav på oss och våra verksamheter. Omvärlden förändras i allt snabbare takt. Vi måste ständigt vara beredda att ifrågasätta, förnya och utveckla vår organisation och våra verksamheter till nytta för Malmöborna. Engagemang och ansvar Varje medarbetare är unik och värdefull i sitt arbete. Det är viktigt att vi känner stolthet över vår insats och arbetsplats. Vårt gemensamma engagemang och ansvar bidrar till att göra hela Malmö stad till en kraftfull organisation och attraktiv arbetsplats. DENNA DEL FÖRSVINNER 4 5

Delaktighet och samverkan vi skapar dialog Delaktighet och samverkan DENNA DEL FÖRSVINNER Alla arbetsplatser ska ha en öppen kommunikation och en tillåtande attityd, som ger utrymme för egna initiativ. God kommunikation skapas i ett samspel mellan medarbetare i arbetslaget samt mellan medarbetare och chefer. Genom dialog i vardagen, i medarbetarsamtal och på arbetsplatsträffar samt i samverkansgrupper utvecklar vi vår verksamhet. I dialogen utvecklar vi goda relationer som bidrar till arbetsglädje och god arbets miljö. Alla får i samverkan möjlighet att vara delaktiga, ta ansvar och använda sitt inflytande. Malmö stad som arbetsgivare säkerställer genom samverkansavtalet att alla medarbetare har möjlighet till delaktighet, ansvar och inflytande. erbjuder alla nyanställda en god introduktion. Som medarbetare i Malmö stad tar du ansvar för din möjlighet till inflytande och är delaktig i syfte att utveckla verksamheten. Har du dessutom ett uppdrag som chef skapar du genom ditt ledarskap förutsättningar för dialog, öppenhet och samverkan. ansvarar du för att stimulera medarbetarnas delaktighet i verksamhetens utveckling. DENNA DEL FÖRSVINNER 6 7

Jämställdhet och mångfald vår grund är alla människors lika värde Alla våra arbetsplatser ska präglas av jämställdhet och mångfald. Respekt för varje individ och en insikt om alla människors lika värde skapar ett bra arbetsklimat. Vi ska erbjuda alla samma möjligheter i arbetet oavsett anställningsform, kön, ålder, funktionshinder, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning, könsöverskridande identitet eller uttryck. JÄMSTÄLLDHET OCH MÅNGFALD DENNA DEL FÖRSVINNER Malmö stad som arbetsgivare arbetar för ökad jämställdhet och mångfald. arbetar för att öka kompetensen kring mångfalds- och jämställdhetsfrågorna så att de är integrerade i allt arbete. arbetar för att motverka alla former av diskriminering. Som medarbetare i Malmö stad bemöter du alla med respekt. bidrar du till utvecklingen av jämställdhet och mångfald på din arbetsplats. Har du dessutom ett uppdrag som chef är du i ditt ledarskap en god förebild i mångfalds- och jämställdhetsfrågor. ansvarar du för jämställdhet och ökad mångfald i din verksamhet. ser du som ledare till att attityderna på arbetsplatsen kännetecknas av öppenhet och respekt för alla. DENNA DEL FÖRSVINNER 8 9

Förnyelse och utveckling vi ger plats för kreativitet och utveckling DENNA DEL FÖRSVINNER Alla arbetsplatser ska synliggöra och ta tillvara lärande som sker i det dagliga arbetet. Kompetens är en kombination av kunskap, förmåga och vilja. Medarbetarna ska ha möjlighet att utveckla sin kompetens och bidra till förbättring av verksamheten. I medarbetarsamtalen identifierar chef och medarbetare i dialog kompetens, behov och önskemål om utveckling. Malmö stad som arbetsgivare ger förutsättningar för lärande i vardagsarbetet, delaktighet i förändringsarbete och kontinuerlig kompetensutveckling i olika former. har en öppen, tydlig och tillförlitlig kommunikation som ett strategiskt verktyg för utveckling. Som medarbetare i Malmö stad tar du egna initiativ för att utvecklas i ditt arbete och använder din kompetens för att utveckla verksamheten. bidrar du med konstruktiv kritik som leder till utveckling. FÖRNYELSE OCH UTVECKLING 10 Har du dessutom ett uppdrag som chef har du minst en gång per år medarbetarsamtal med alla medarbetare. har du ett ledarskap som ger ett öppet och tillåtande klimat för förändring och utveckling. ger du dina medarbetare möjlighet till lärande i det dagliga arbetet och kompetensutveckling i olika former. DENNA DEL FÖRSVINNER 10 11

Hälsa och arbetsmiljö vi främjar god hälsa och bra arbetsmiljö Alla arbetsplatser ska ha en god arbetsmiljö där alla känner arbetsglädje. För Malmö stad är det angeläget att bedriva ett arbetsmiljöarbete som ger förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. Vi är alla en del av arbetsmiljön på vår arbetsplats. Arbetsmiljö handlar också om att skapa ramar och trygghet i arbetet. Det ska upp nås genom tydlighet i organisation, uppdrag och mål på alla arbetsplatser. DENNA DEL FÖRSVINNER Malmö stad som arbetsgivare främjar hälsa och säkerhet genom att säkerställa en god arbetsmiljö. uppmuntrar till en sund livsstil genom att erbjuda friskvård. ger förutsättningar för cheferna att utveckla ett gott ledarskap. Som medarbetare i Malmö stad bidrar du till en god arbetsmiljö. tar du ansvar för din hälsa och säkerhet i arbetet. 12 Har du dessutom ett uppdrag som chef tar du ansvar för att skapa en god arbetsmiljö och uppmuntrar till en sund livsstil. bedriver du ett systematiskt arbetsmiljöarbete. kommunicerar du verksamhetens mål och resultat med dina medarbetare. 13 HÄLSA OCH ARBETSMILJÖ DENNA DEL FÖRSVINNER

Lön och arbetstid vi erbjuder goda anställningsvillkor DENNA DEL FÖRSVINNER Malmö stad arbetar för att minska löneskillnaderna mellan likvärdiga yrken. I vår orga nisation ska kvinnors och mäns löne- och anställningsvillkor vara likvärdiga. Grunden för lönesättning är det ansvar och den svårighetsgrad som yrket inne håller samt medarbetarens kompetens och prestation. Den individuella lönesättningen ska stimulera till ett bra arbetsresultat. Det ska vara möjligt att påverka sina arbetstider med beaktande av verksamheternas behov. Löne- och anställningsvillkor ska göra det möjligt att rekrytera, utveckla och behålla engagerade medarbetare med rätt kompetens. Malmö stad som arbetsgivare ger möjlighet till önskad tjänstgöringsgrad. erbjuder olika arbetstidsmodeller utifrån verksamhetens behov och medarbetarnas önskemål. har en löneprocess som tydliggör sambandet mellan arbetsresultat och löneutveckling. Som medarbetare i Malmö stad arbetar du för att uppfylla de mål som gäller inom din verksamhet. 14 Har du dessutom ett uppdrag som chef ansvarar du för att alla medarbetare känner till verksamhetens mål och i dialog konkretiserar du uppdraget så att arbetstiden används effektivt. följer du upp arbetsresultatet så att kopplingen till lön blir tydlig. 15 LÖN OCH ARBETSTID

Om personalpolicyn Personalpolicyn är gemensam och övergripande för alla förvaltningar i Malmö stad. Grunden för anställningsförhållandet regleras i lagar och avtal, medan personalpolicyn beskriver Malmö stads värderingar och förhållningssätt. Denna personalpolicy antogs av kommunfullmäktige 08-09-18. Andra styrdokument Personalpolicyn kompletteras med andra styrande dokument inom personalområdet, till exempel: Samverkansavtalet Övergripande plan för jämställdhetsarbetet i Malmö stad Riktlinjer kring önskad tjänstgöringsgrad Lönepolicy Värdegrund för arbete och relationer i Malmö stad Kommunikationspolicy Friskare arbetsplatser Hur blir personalpolicyn verklighet? Personalpolicyn blir verklighet när vi tar ett gemensamt ansvar för att gå från ord till handling. På Komin finns det en verktygslåda med ett antal vardagsdilemman och övningar som hjälp i dialogen kring personalpolicyn på arbetsplatser, i ledningsgrupper, i introduktion och utbildningar med mera. Dokumenten finns på intranätet Komin. Personalpolicyn finns även på malmo.se 16 17

Mål knutna till personalpolicyn Kommunfullmäktige beslutar varje år om mål inom personalområdet. Inom personalpolicyns fem områden bedrivs ett personalstrategiskt arbete. Läs mer på Komin. Du kan också vända dig till din arbetsledare och personalavdelning för mer information. UPPFÖLJNING Uppföljning av personalpolicyn och Malmö stads mål redovisas varje år i nämndernas och kommunens årsredovisning samt personalredovisning. Personalpolicyn följs också upp regelbundet genom stadens medarbetarenkät. 18

Läs mer på Komin om Malmö stads mål, aktuell personal redovisning och resultat från medarbetarenkäten. FOTO: PETER KROON, NILLE LEANDER, ULRIKA WALMARK, FREDRIK TELLERUP, MATS PERSSON, OSKAR FALCK, STEN-ÅKE JÖNSSON och malmö stads bildarkiv.

BYSTED MALMÖ STAD 205 80 Malmö, Telefon 040-34 10 00 E-post: info@malmo.se www.malmo.se