Administrativa chefers situation och arbetsuppgifter vid universitetet

Universitetsledningens stab Lars Hansen PM 1 / 21 2015-03-06 dnr Jörgen Tholin Administrativa chefers situation och arbetsuppgifter vid universitetet Sammanfattning Denna rapport innehåller en redogörelse för de administrativa chefernas arbetssituation. I synnerhet med fokus på övergripande ansvar och beslutsbefogenheter, dvs. det som regleras via prefektens vidaredelegation. Bakgrunden till kartläggningen är att det bland de administrativa cheferna funnits en upplevd otydlighet angående deras uppdrag och befogenheter. I universitetets arbetsordning slås det fast att det ska finnas en administrativ chef vid varje institution [ ] med ansvar för institutionens administrativa arbete. Den administrativa chefens mandat och beslutsbefogenheter regleras genom delegation av prefekt (V 2013/763). Detta innebär att den administrativa chefens roll kan se olika ut på olika institutioner beroende på vad prefekten väljer att delegera, vilket rimligtvis bör vägledas av institutionens verksamhet och storlek. Kartläggningen har genomförts genom insamling och analys av data och dokument samt genom telefonintervjuer med samtliga trettioåtta administrativa chefer utifrån en halvstrukturerad intervjumall. Varje intervju tog 30-90 minuter att genomföra. Gruppen administrativa chefer speglar tämligen väl ålders- och könssammansättning hos TApersonalen generellt vid universitetet. Tre fjärdedelar är kvinnor och medelåldern är 46 år. Alla utom fyra var redan anställda vid universitetet när de började arbeta som administrativa chefer, och den genomsnittliga anställningstiden är tolv år. En stor majoritet (75 %) har ekonombakgrund, både vad gäller utbildning och yrkeserfarenhet. Tjugotvå av tjänsterna var utannonserade och fyra av dessa tillsattes med externa sökande. Nästan hälften har någon tidigare chefserfarenhet (med personalansvar), framför allt inom ekonomiområdet. Nästan två tredjedelar av de administrativa cheferna har arbetsuppgifter förutom just chefsrollen. För vissa är detta den huvudsakliga arbetsuppgiften, och det finns några som arbetar hela 80 procent med annat än att vara chef. De administrativa cheferna har i genomsnitt 15 underställda medarbetare. Spridningen är dock mycket stor, från 3 till 45 medarbetare, något som i stor utsträckning är en avspegling av institutionsstorleken. I vilken utsträckning de administrativa cheferna även har andra roller är också det i någon mån en relaterat till institutionsstorleken. Den uppskattade genomsnittliga veckoarbetstiden för de administrativa cheferna är ca 45 timmar, och runt hälften av dem uppfattar sin arbetssituation som pressad. Man kan fråga sig om det är rimligt att vara chef enbart på mindre än 50 procent, åtminstone om det innebär att leda och fördela arbetet för tio eller fler medarbetare, hålla medarbetar- och lönesamtal, ha arbetsmiljöansvar samt att jobba med verksamhetsutveckling. Universitetsledningens stab Vasaparken, Box 100, SE 405 30 Göteborg 031 786 0000 www.gu.se

2 / 21 De intervjuade är eniga om att införandet av rollen administrativ chef har varit positiv för både institutionerna och universitetet som helhet. Framför allt innebär det ett tydlig- eller synliggörande av institutionernas administration som en särskild enhet inom institutionen med en ansvarig chef som ska leda och fördela arbetet. Att det finns en huvudansvarig innebär också att det blir enklare att mötas över institutionsgränser för att utbyta erfarenheter. På samtliga fakulteter träffas de administrativa cheferna regelbundet (på vissa ställen tillsammans med kanslichefen) för diskutera gemensamma angelägenheter. Även de administrativa dialoger som anordnas av universitetsdirektören är mycket uppskattade. Det finns också önskemål om återkommande nätverksaktiviteter för just de administrativa cheferna, som en uppföljning av den gemensamma chefsutbildningen. Vid tjugotre av trettioåtta institutioner finns det en vidaredelegation till den administrativa chefen. Det finns dock ingen tydlig gemensam nämnare för dessa vidaredelegationer, utan det spretar rejält både vad gäller omfattning och innehåll. De administrativa chefernas chefsmandat skiljer sig också åt mellan institutionerna. Det finns de som är chef fullt ut med lednings-, personal-, ekonomi- och utvecklingsansvar, men det finns också de som mer kan sägas ha ett slags administrativ samordningsroll utan något formellt chefsmandat. Majoriteten placerar sig någonstans mittemellan dessa två ytterligheter. Att det antingen helt saknas vidaredelegation till de administrativa cheferna eller att den är otydlig är problematiskt ur flera aspekter. Främst är det ett problem när det gäller möjligheten att fatta beslut. Utan en vidaredelegation faller allt beslutsfattande på prefekten. Detta begränsar dels dennes möjlighet att fokusera på övergripande frågor, dels begränsas möjligheten för den administrativa chefen jobba effektivt eftersom alla beslut som berör administrationen måste gå via prefekten. En annan viktig aspekt är att det vid byte av prefekt blir väldigt många frågor en nytillträdd prefekt måste sätta sig in i, vilket kan skapa en tröghet och osäkerhet i organisationen. En otydlighet i delegationen riskerar bidra till ineffektiva arbetssätt. En avsaknad av eller otydlighet i delegationen gör vidare att många administrativa chefer upplever en oklarhet i sin roll. Det måste dock samtidigt sägas att många av dem har betonat att de har ett mycket bra och nära samarbete med prefekt och övrig ledning. Brister i delegationen i kombination med begränsad tid att vara chef innebär emellertid att många upplever sig ha små möjligheter att jobba aktivt med verksamhetsutveckling. Flera administrativa chefer har även uttryckt att de upplever att rollen administrativ chef har lägre status än andra administrativa chefsroller vid universitetet. En stor majoritet av de administrativa cheferna skulle vilja ha mer tid till att utveckla den administrativa verksamheten vid institutionen. I synnerhet de chefer som inte har chefsuppdraget på heltid menar att operativa arbetsuppgifter tar så mycket tid att verksamhetsutvecklingen är nästintill obefintlig. Åtgärder: Förtydliga i arbetsordningen, eller att rektor fattar ett separat beslut där de administrativa chefernas arbetsuppgifter tydliggörs (jmf. utbildningsledare) Ta fram en mall med en lista på alla delegationer en prefekt kan göra. Omfattningen av chefsarbetet bör vara minst 50 procent. Vid rekrytering av administrativ chef bör tjänsten utannonseras både internt och externt, och tidigare erfarenhet av personalledning bör vara ett krav. Skapa ett universitetsövergripande nätverk för administrativa chefer. Nyanställd administrativ personal bör praktisera en period vid institution/gf. Skilj på arbets- och delegationsordning

3 / 21 1. Inledning De senaste årens tämligen genomgripande förändringar av universitetets administrativa organisation (förändringsprojektet Göteborgs universitet förnyas ) har haft som syfte att genom mer effektiva arbetssätt och en mer ändamålsenlig organisation frigöra mer resurser till utbildning och forskning. Utgångspunkten är att institutionerna ska ha de resurser som krävs för att klara de dagliga administrativa uppgifterna med tillgång till expertis inom den gemensamma förvaltningen. (Slutrapport om implementeringsarbetet avseende ny funktionell administrativ organisation s.6). I linje med detta beslutade universitetets styrelse 2013-10-15 om en ny arbetsordning (V 2013/763). Enligt denna ska varje institution ha ett institutionsråd och institutionens arbete ska ledas av en prefekt med en mandatperiod på sex år. Det ska även finnas en ställföreträdande prefekt (proprefekt), och prefekten får vid behov utse en eller fler viceprefekter med ansvarsområden som prefekten beslutar om. Prefektens ansvar och uppgifter är följande: Prefekten leder det dagliga övergripande arbetet och ansvarar för verksamheten vid institutionen och ska främja institutionens utveckling. Prefekten ansvarar därtill för personal och arbetsmiljö samt företräder universitetet som arbetsgivare. Prefekten har ansvar för att universitets- och fakultetsgemensamma beslut, regler och policyer följs inom institutionen. Prefektens beslutsmandat anges i delegationsordningen. (V 2013/763). I arbetsordningen slås det även fast att det ska finnas en administrativ chef vid varje institution: På institutionsnivå ska det finnas en administrativ chef med ansvar för institutionens administrativa arbete. Den administrativa chefens mandat och beslutsbefogenheter regleras genom delegation av prefekt. (V 2013/763). Vad ansvar för institutionens administrativa arbete innebär är ganska öppet för tolkningar, och får som konsekvens att den administrativa chefens roll kan se olika ut på olika institutioner beroende på vad prefekten väljer att delegera. Denna rapport innehåller en redogörelse för de administrativa chefernas arbetssituation. I synnerhet med fokus på övergripande ansvar och beslutsbefogenheter, dvs. det som regleras via prefektens vidaredelegation. 1.2 Bakgrund Universitet har som arbetsorganisation betraktad några tämligen unika kännetecken. För det första finns det en tydlig uppdelning mellan den akademiska och den administrativa personalen. Det är i stora delar två olika världar som möts inom samma organisation. Akademikerna har en egen karriärväg, monopol på de flesta ledningspositioner och har som regel förtroendearbetstid. Att vara chef är ett tidsbegränsat uppdrag som utförs på deltid, och efter en period som chef återgår man till sin ordinarie tjänst. Detta ger ett slags dubbelhet i det akademiska ledarskapet som har identifierats av flera betraktare, exempelvis: Den akademiske ledaren är både formell chef, tillsatt för att utöva en viss myndighetsfunktion, och samtidigt primus inter pares, av kollegerna förtroendevald ledare, men i grunden en kollega. (Haikola 1999:16). Den akademiska kulturen kännetecknas vidare av ett lågt förtroende för ledning i allmänhet och en stark betoning av kollegialitet. En chef ses inte primärt som någon som självständigt fattar beslut och pekar ut färdriktningen, utan i stället som någon som förväntas fånga upp kollegiets samlade synpunkter och sedan verkställa dessa. Även om de formella aspekterna av ledarskapet inom universitetet har stärkts på senare år i och med den nya arbetsordningen är kulturen i stor utsträckning fortfarande kollegial. Den administrativa delen av verksamheten är mer som en vanlig arbetsplats. Administratörerna har olika funktionella roller och chefer som också är specialister inom sina respektive områden. Vid universitetet har denna del av verksamheten blivit allt mer formaliserad. Kraven på att redovisa och rapportera olika aspekter (ekonomi, personal, utbildning) av verksamheten har ökat, och administratörernas roller har blivit mer funktionsinriktade. Detta är en naturlig följd av universitetets förnyelseprocess som innebär att institutionerna i ökad utsträckning förväntas hantera alla dagliga administrativa uppgifter, även sådana som kräver djupare kunskap om exempelvis personalfrågor.

4 / 21 För att möjliggöra en ökad specialisering förordade författarna till utredningsrapporten Göteborgs universitet förnyas (Bexell och Rogestam (2010:12) att institutionerna ska ha en viss minimistorlek. De behöver inte vara lika stora, men 150-300 anställda kan vara ett riktmärke. Vidare kan man läsa att: Det viktiga är att institutionerna blir så stora att de kan vara administrativt självbärande och administrativt enbart vara beroende av ovan liggande nivå i funktioner där detta ger en tydlig vinst av samordningsskäl. De ska kunna klara sina uppgifter på ett effektivt sätt inom framförallt utbildnings-, ekonomi- och personalområdena, men också avseende studierådgivning och information. Det är på institutionerna och till dem knutna centrumbildningar som forskning och utbildning bedrivs och där måste det finnas tillgång till ett effektivt administrativt stöd som ger möjlighet till utveckling av verksamheten. På institutionsnivå ska också finnas en stark ledningsorganisation och tydliga former för anställdas och studenters inflytande. Sedan detta skrevs har organisationsförändringarna inneburit att det blivit färre och med något undantag större institutioner. Resultatet är att det på universitet i dag finns trettioåtta institutioner fördelade på åtta fakulteter enligt nedan: Sahlgrenska akademin Institutionen för medicin Institutionen för biomedicin Institutionen för kliniska vetenskaper Institutionen för neurovetenskap och fysiologi Institutionen för vårdvetenskap och hälsa Institutionen för odontologi Samhällsvetenskapliga fakulteten Förvaltningshögskolan Institutionen för globala studier Institutionen för journalistik, medier och kommunikation Institutionen för socialt arbete Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap Psykologiska institutionen Statsvetenskapliga institutionen Naturvetenskapliga fakulteten Institutionen för biologi och miljövetenskap Institutionen för fysik Institutionen för geovetenskaper Institutionen för kemi och molekylärbiologi Institutionen för kulturvård Institutionen för matematiska vetenskaper Humanistiska fakulteten Institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori Institutionen för historiska studier Institutionen för kulturvetenskaper Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion Institutionen för språk och litteraturer Institutionen för svenska språket Handelshögskolan Företagsekonomiska institutionen Institutionen för ekonomi och samhälle Institutionen för nationalekonomi med statistik Juridiska institutionen Utbildningsvetenskapliga fakulteten Institutionen för pedagogik och specialpedagogik Institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande Institutionen för didaktik och pedagogiskt profession Institutionen för kost och idrottsvetenskap Konstnärliga fakulteten Akademin Valand Högskolan för design och konsthantverk Högskolan för scen och musik IT fakulteten Institutionen för data och informationsteknik Institutionen för tillämpad IT Tre av de trettioåtta institutionerna är tre s.k. integrerade institutioner (Institutionen för tillämpad informationsteknik och Institutionen för data- och informationsteknik på IT-fakulteten, samt Institutionen för matematiska vetenskaper på Naturvetenskapliga fakulteten), vilket innebär att de är delar av både Chalmers och universitetet. Vid två av dessa (Institutionen för matematiska vetenskaper

5 / 21 och Institutionen för data- och informationsteknik) är de administrativa cheferna anställda vid Chalmers. Förutom IT-fakulteten har samtliga fakulteter genomfört större eller mindre förändringar i sin organisationsstruktur de senaste tio åren. 2005 bildades Institutionen för globala studier vid Samhällsvetenskapliga fakulteten när några mindre enheter slog sig samman. 2006 genomförde Sahlgrenska akademin en genomgripande organisationsförändring som resulterade sex storinstitutioner. 2009 reducerade Humanistiska fakulteteten antalet institutioner till sex, och efter 2010 har även Konstnärliga, Naturvetenskapliga och Samhällsvetenskapliga fakulteterna samt Handelshögskolan genomfört organisationsförändringar. Det finns även exempel där en sammanslagning har planerats men inte genomförts (Förvaltningshögskolan och Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap). Storleken på institutionerna varierar dock fortfarande mycket. Den minsta har 40 medarbetare medan den största har 450 medarbetare. Medelinstitutionen har ca 140 medarbetare, vilket ligger något under det riktmärke som utredarna angav. Tjugofem institutioner har färre än 150 medarbetare och tolv har färre än hundra (Tabell 1). Detta innebär att det ställs olika krav på de administrativa stödfunktionerna och även att förutsättningarna för att leda det administrativa arbetet varierar. Vid de större institutionerna finns det större förutsättningar för att ha specialister inom olika områden, t.ex. inom ekonomi, personal, utbildning och kommunikation. Institutionsstorleken avspeglar sig också i hur många underställda de administrativa cheferna har. Där är spannet från 3 underställda till runt 40, men det genomsnittliga antalet är 15 stycken. Antalet underställda kan också skilja sig åt eftersom studievägledningen ibland ingår i den administrativa gruppen och ibland inte. Verksamhetens karaktär påverkar även antalet TApersonal, exempelvis finns det på en del institutioner medarbetare som endast arbetar med olika slags teknisk utrustning som används i forskning och/eller undervisning. Det är över huvud taget vanskligt att räkna huvuden på det här sättet (alla siffror kommer direkt från de administrativa cheferna) eftersom det kan handla om både delade tjänster (akademiska/administrativa) och hel- och deltider. Det ger dock en viss uppfattning om hur det ser ut på universitetet vid ett visst ögonblick. Tabell 1. Antal medarbetare/institution, antal underställd personal för de administrativa cheferna Institution Antal anställda Underställd personal Institutionen för medicin* 450 45** Institutionen för biomedicin* 330 22 Institutionen för neurovetenskap och fysiologi* 325 35 Institutionen för kliniska vetenskaper* 245 26 Institutionen för biologi och miljövetenskap 223 16***** Institutionen för data och informationsteknik 200 19 Institutionen för kemi och molekylärbiologi 200 26 Institutionen för pedagogik och specialpedagogik 160 25 Institutionen för vårdvetenskap och hälsa 153 20 Företagsekonomiska institutionen 150 22 Institutionen för matematiska vetenskaper 150 19 Institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande 134 11 Högskolan för scen och musik 142 14 Psykologiska institutionen 140 16 Institutionen för socialt arbete 135 11

6 / 21 Institutionen för språk och litteraturer 130 16 Statsvetenskapliga institutionen 130 14 Högskolan för design och konsthantverk 130 14 Institutionen för tillämpad IT 130 10 Institutionen för nationalekonomi med statistik 120 17 Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap 120 14 Institutionen för globala studier 120 12 Institutionen för historiska studier 110 12 Institutionen för didaktik och pedagogisk profession 100 10 Institutionen för svenska språket 100 7 Institutionen för odontologi 100 5**** Juridiska institutionen 95 10 Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion 95 9 Institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori 90 6 Institutionen för geovetenskaper 85 6 Akademin Valand 70 18 Institutionen för ekonomi och samhälle 70 9 Institutionen för kost och idrottsvetenskap 65 7 Institutionen för kulturvård 60 11 Institutionen för kulturvetenskaper 60 6 Institutionen för fysik 60 3 Institutionen för journalistik, medier och kommunikation 50 5 Förvaltningshögskolan 40 3 Totalt 5267 551 *Fyra institutioner vid Sahlgrenska akademin har en personalsammansättning som försvårar jämförelsen med övriga universitetet. **Av dessa är 11 direkt underställda den administrative chefen. Övriga är underställda ledningen på institutionernas fyra avdelningar. ***Av dessa är 14 amanuenser som den administrativa chefen nyligen fått ansvar för. ****På institutionen finns det 6 intendenter som (en på varje avdelning) som arbetsleds av den administrative chefen men som är underställda prefekten. ***** Varav 6 personer inom funktionen studieadministration som den administrativa chefen ej arbetsleder, men har personalansvar för. Förutsättningarna skiljer även när det gäller institutionernas fysiska utformning. Många institutioner har verksamhet på flera ställen och därmed administrativ personal som befinner på olika ställen. För vissa administrativa chefer innebär detta att de träffar delar av sin personal mer sällan än andra och att mycket av arbetsledningen får göras via telefon- eller mailkontakt. Vad är då syftet med att från centralt håll besluta att varje institution oavsett storlek inriktning etc. ska ha en roll/funktion som benämns administrativ chef? Ett svar hittar man i ett besluts-pm daterat 2011-04-26 Göteborgs universitet förnyas inriktning av det fortsatta arbetet med att utveckla universitetets organisation (s.1.): Förändringsarbetet ska syfta till att tillvarata universitetets samlade kompetens och därmed skapa ytterligare samhörighet och gränsöverskridande samarbete såväl internt som externt. En framgångsrik samverkan kräver hög kvalitet hos såväl de disciplinära områdena som hos stödverksamheten. Universitetet ska ha en mer sammanhållen verksamhet med större enhetlighet vad gäller organisation, struktur och rutiner av administrativ art för att nå detta mål.

7 / 21 I dessa två stycken kan man läsa in att hög kvalitet kopplas till större enhetlighet vad gäller organisation, struktur och rutiner av administrativ art. Detta förtydligas senare i dokumentet med: att alla institutioner har samma administrativa basorganisation (i denna ingår administrativ chef, personalhandläggare, ekonomihandläggare och studieadministratör) med i princip samma befattningsbeskrivningar; (s.2.). Någon mer detaljerad gemensam organisationsbeskrivning har det dock inte blivit. Arbetsordningen reglerar [ ] den övergripande organisations- och beslutsstrukturen inkluderande ansvarsfrågor för olika befattningshavare och funktioner (V 2014/765), och lägger ett slags lägstanivå för vilka roller och funktioner det ska finnas. Det har dock tillkommit ett par beslut som kan sägas styra institutionernas interna organisation något mer. Det första är beslutet om att varje institution ska ha en utbildningsansvarig (V 2013/296), och det andra är den nyligen beslutade policyn om studie- och karriärvägledning (V 2014/378). I den senare anges det bl.a. att en anställning [ ] som studie- och karriärvägledare ska omfatta minst 50 procent av en heltidstjänst 1.3 Tillvägagångssätt Denna kartläggning av de administrativa chefernas roll och arbetsuppgifter tittar på ett antal olika aspekter: Vidaredelegation Arbetsbeskrivning Chefskap Medverkan i ledningsarbete Arbetets organisering Första steget i kartläggningen var att begära ut alla beslut om vidaredelegation vid institutioner från universitetets gemensamma diarium. Resultatet av detta blev dock tämligen magert. Det var bara ett fåtal institutioner som hade registrerat några dokument med beslut om vidaredelegation i diariet. Eftersom det inte rör sig om fler än trettioåtta personer blev metodvalet att ringa upp samtliga och göra en halvstrukturerad intervju. Dessa intervjuer tog mellan 30 och 90 minuter att genomföra. Materialet som sedan har analyserats är då framför allt intervjuer, men även dokument (i synnerhet institutionernas arbets-, delegations- och beslutsordningar). 1.4 De administrativa cheferna Det finns trettioåtta administrativa chefer vid universitetet, dvs. en på varje institution. Av dessa är tjugonio kvinnor (76 %) och 9 män (24 %). Att kvinnor utgör en majoritet på denna position är knappast förvånande med tanke på kvinnodominansen generellt på universitetet när det gäller administrativ personal (kvinnorna utgör tre fjärdedelar av den administrativa personalen). Vid fyra fakulteter är samtliga administrativa chefer kvinnor (Handelshögskolan, Humanistiska fakulteten, Konstnärliga fakulteten och Utbildningsvetenskapliga fakulteten). Samhällsvetenskapliga fakulteten avviker rejält från mönstret eftersom fem av sex administrativa chefer är män. En delförklaring till kvinnodominansen kan vara att i stort sett samtliga nya administrativa chefer redan jobbade med administration inom universitetet innan de fick sin nya roll. Detta innebär att rekryteringsbasen framför allt bestod av kvinnor. Av alla administrativa chefer är endast 4 externt rekryterade. Både medel- och medianåldern är 46 år. Den yngste är 30 år och den äldste 66 år. nio stycken är under 40 och tre över 60. Medellönen ligger på 43 000 (median 42 400), där den lägsta lönen är 40 000 och den högsta 51 500. Man kan notera att de som har den högsta lönen är anställda på Chalmers (vid integrerade institutioner), vilket sannolikt avspeglar ett högre löneläge generellt. Den genomsnittliga anställningstiden vid universitetet är tolv år. Den som har varit anställd längst har varit på GU i 43 år (!), men det finns också sex administrativa chefer som varit på universitet mindre än fem år. Fyra av dessa kom utifrån efter att ha sökt de utannonserade tjänsterna. 22 av tjänsterna var utannonserade och söktes alltså i konkurrens. De övriga 16 tjänsterna blev tillsatta på lite olika sätt. På vissa institutioner

8 / 21 hade man redan administrativa samordnare eller chefsadministratörer vars titlar helt enkelt ändrades till att bli administrativa chefer (ibland med ändrat arbetsinnehåll). På andra institutioner blev någon (oftast en ekonom/controller) tillfrågad om man var intresserad och blev sedan tillsatt av prefekten, dvs. ett tämligen informellt förfarande. Nästan tre fjärdedelar av de administrativa cheferna har ekonombakgrund, och en övervägande andel av dessa har också jobbat som ekonomer på GU sedan tidigare. Den näst vanligaste bakgrunden är inom personalområdet. Nästan hälften av de administrativa cheferna har någon tidigare chefserfarenhet, främst som något slags ekonomichef. Majoriteten av de administrativa cheferna har även arbetsuppgifter förutom att leda det administrativa arbetet. Den vanligaste bisysslan är att vara huvudansvarig för ekonomiska frågor, ofta med titeln controller. I många fall handlar det om ett arv från tidigare tjänst där en institutionsekonom/controller har blivit tillfrågad av prefekten om hen vill börja som administrativ chef. Samtliga administrativa chefer ingår i institutionernas ledningsgrupp. Man kan dock notera att ledningsgrupperna varierar stort i storlek, från endast 2 personer upp till 10 personer. Vid de allra flesta institutioner utgörs kärnan i ledningsgruppen av prefekt, proprefekt och administrativ chef. På vissa institutioner har man valt att ha både en mindre operativ ledningsgrupp (oftast bestående av prefekt, proprefekt och administrativ chef) och en större grupp som hanterar mer långsiktiga frågor. Ledningsgruppsarbetet varierar från att vara tämligen formaliserat med regelbundna möten med agenda och minnesanteckningar till att skötas i stort sett helt informellt med personliga samtal mellan ledningsgruppens medlemmar. 2. Vidaredelegation Det är alltså prefekten som genom sin vidaredelegation styr den administrativa chefens mandat och beslutsbefogenheter. I rektors delegationsordning (V 2013/764) slås följande fast: Den som har beslutanderätt får överlåta denna, såvida inte sådan vidaredelegering enligt författning eller i annan ordning uttryckligen förbjudits. I föreliggande delegationsordning innebär detta att alla beslutsbefogenheter kan vidaredelegeras, om det inte uttryckligen anges att detta inte är tillåtet i denna delegationsordning eller i Göteborgs universitets arbetsordning (Dnr V 2014/765). Med delegering avses att beslutsfattandet flyttas från en högre nivå till en lägre nivå inom organisationen. Den lägre nivån ges därmed rätt att fatta beslut med samma beslutsbefogenhet som den högre. Det yttersta ansvaret ligger dock kvar hos den högre nivån, som genom ett nytt beslut kan återta delegeringen, helt eller delvis, när som helst under ett ärendes handläggning. Om den som har mottagit delegationen inte har kompetens eller resurser att fatta de beslut som är förenade med denna, ska delegationen återlämnas. Det åligger den som mottagit delegationen att anmäla detta till närmast högre nivå.

9 / 21 I delegationsordningen är följande delegerat till prefekten: Prefekten beslutar efter delegation från dekan om: Allmänt det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt gällande regelverk hållbar utveckling och miljöledningssystem samt arkivbildning jämställdhets och likabehandlingsarbetet studenternas arbetsmiljö Utbildningsadministration att tillgodoräkna tidigare utbildning och andra kunskaper och färdigheter avseende kurs på grundnivå och avancerad nivå och prov i utbildning på forskarnivå fastställa kursplan; för kurser som ingår i institutions eller fakultetsövergripande utbildningsprogram fastställs kursplan efter samråd med berörd/ a fakultetsstyrelse/ r eller motsvarande utse examinator för grundnivå och avancerad nivå utfärda kursbevis på begäran begränsning av det antal tillfällen som en student får genomgå prov eller praktik eller motsvarande utbildningsperiod antagning till utbildning på forskarnivå utseende av granskare av licentiatuppsats utse handledare för doktorand; huvudhandledare och annan handledare, fastställa individuell studieplan antagning av reserver till kurs och utbildningsprogram inklusive antagning till senare del av utbildningsprogram studieuppehåll tillfälligt ställa in kurser institutionens studie och karriärvägledning Organisation Institutionens och institutionsledningens organisation och arbetsformer i övrigt lokaldisposition och övrig infrastruktur Ekonomi att ingå avtal för universitetets räkning inom institutionens verksamhet mottagande av gåvor och bidrag enligt donationsförordningen mottagande av externa forskningsbidrag att ingå avtal om utbildnings och forskningsuppdrag, inklusive beslut om medgivande att anlita juridisk person i utbildningsverksamheten bokslut och resultat bevilja undantag från universitetets representationsregler Personal anställningar, förutom professor (universitetslektor, biträdande lektor samt forskarassistent enligt särskild beredning) initierande av rekrytering av professor beslut om att en anställning som professor eller lektor ska vara förenad med anställning vid sjukvårdsenhet enligt 4 kap 2 och 8 HF. Som sjukvårdsenhet räknas även sådan enhet där odontologisk utbildning och forskning bedrivs. lärares tjänstgöringsplaner utseende av institutionens representanter i fakultets och universitetsövergripande organ om inget annat föreskrivs ansvara för tillämpning och behandling av personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagen I förekommande fall ska alla beslut följa rektors och dekans beslut. I arbetsordningen anges tydligt att Den administrativa chefens mandat och beslutsbefogenheter regleras genom delegation av prefekt. (V 2013/763). Detta är nog något som får betraktas som krav från ledningen, men det har uppenbarligen åtminstone har inte jag lyckats hitta det inte gått ut något påbud om att detta ska göras eller hur det ska göras.

10 / 21 Vid 23 institutioner finns det i skrivande stund en formell vidaredelegation till den administrativa chefen. 1 Tabell 2 visar hur vidaredelegationerna fördelar sig på fakulteterna. Tabell 2. Antal fakulteter och antal vidaredelegationer till administrativ chef Fakultet Antal institutioner Formell vidaredelegation till administrativ chef Handelshögskolan 4 4 Humanistiska fakulteten 6 4 IT fakulteten 2 2 (Chalmers) Konstnärliga fakulteten 3 2 Naturvetenskapliga fakulteten 6 3 Sahlgrenska akademin 6 4 Samhällsvetenskapliga fakulteten 7 3 Utbildningsvetenskapliga fakulteten 4 1 Totalt 38 23 Delegationerna ser tämligen olika ut och skiljer sig åt både vad gäller omfattning och tydlighet, men det går också att hitta gemensamma drag. Vid ett antal institutioner har man valt att utgå från uppställningen i rektors delegationsordning för den interna vidaredelegationen. Exempelvis skriver man i Juridiska institutionens delegationsordning att den [ ] är baserad på den delegationsordning som beslutades av Göteborgs universitetsstyrelse 2013-12-17, Dnr V 2013/764, att gälla tillsvidare samt den arbetsordning som beslutades av Göteborgs universitetsstyrelse 2013-10-15, Dnr 2013/763, och gäller tills vidare från detta datum. (V 2013/799). Vid andra institutioner är vidaredelegationen uttryckt i mer generella termer där huvudpunkten oftast är att leda och fördela det administrativa arbetet. Det finns även vidaredelegationer som endast tar upp ett fåtal punkter, t.ex. att besluta om behörighet till administrativa system och beslut om arbetstidens förläggning för TA-personal. Tabell 3 visar exempel på hur en delegationsordning för en institution kan se ut med ett antal olika ärendetyper och hur de har vidaredelegerats till olika befattningshavare. Delegationsordningen har sedan undertecknats av prefekten och de befattningshavare som mottagit delegation. Tabell 3. Exempel på delegationsordning Ärende Beslutas av Vidaredelegation Vidaredelegerat till Beredning/beslut i samråd med Det systematiska arbetsmiljöarbetet Prefekt Nej Institutionsrådet enligt gällande regelverk Jämställdhets och likabehandlingsarbetet Prefekt Nej Utse examinator för grundnivå och avancerad nivå Prefekt Ja Viceprefekt för grundnivå och avancerad nivå Studieuppehåll Prefekt Ja Viceprefekt för grundnivå och avancerad nivå Utseende av granskare av licentiatuppsats Utse handledare för doktorand; huvudhandledare och annan handledare Prefekt Ja Viceprefekt för forskning och forskarutbildning Prefekt Ja Viceprefekt för forskning och forskarutbildning Ansvar för arkiv Prefekt Ja Administrativ chef Ansökan om beställar ID Prefekt Ja Administrativ chef 1 Flera av de institutioner som i nuläget inte har en vidaredelegation arbetar dock med att ta fram en, så troligtvis kommer andelen som har vidaredelegerat öka inom den närmaste tiden.

11 / 21 3. Fakulteterna Nedan följer fakultetsvisa beskrivningar av hur det ser ut för de administrativa cheferna. Anledningen till detta är att fakulteterna skiljer sig tämligen mycket åt i vissa avseenden, och att detta i viss mån påverkar institutionernas administrativa arbete. 3.1. Handelshögskolan Vid Handelshögskolan finns fyra institutioner: Institutionen för ekonomi och samhälle, Företagsekonomiska institutionen, Juridiska institutionen, samt Institutionen för nationalekonomi med statistik. 2013 genomfördes en organisationsförändring som främst innebar att tre tämligen små verksamheter (Ekonomisk historia, Kulturgeografi och Institutet för innovation och entreprenörskap) samlades i en gemensam institution Institutionen för ekonomi och samhälle medan de tre övriga institutionerna i stort sett behöll sina områden (Företagsekonomi fick dock också enheten Ekonomisk geografi). Fakultetens största utbildningsprogram ekonomprogrammet administrerades tidigare gemensamt på fakulteten, men ligger sedan omorganisationen på Företagsekonomiska institutionen. Detta innebar även att fyra utbildningsadministratörer flyttade till institutionen. Institutionerna har mellan 70 och 150 anställda, och antalet administratörer ligger mellan 10 och 20. Alla institutioner har en beslutad delegationsordning. Delegationsordningarna för Företagsekonomiska institutionen, Institutionen för nationalekonomi med statistik samt Juridiska institutionen är tämligen lika varandra både till form och till innehåll. De består av ett dokument där man i tabellform sammanställt en lång rad beslutsärenden som prefekten har möjlighet att vidaredelegera till andra befattningshavare (se tabell 3 ovan). De är baserade på universitetets delegationsordning men innehåller ett ganska stort antal ärenden som inte finns med i denna. Exempelvis en lång rad personalärenden: lönesättning, övertid/mertid, semesteransökan, tjänstledighetsansökan, lönesamtal, utvecklingssamtal etc. Vidaredelegationerna till de administrativa cheferna handlar primärt om två områden. Dels sådant som rör den administrativa personalen (ledigheter, lönesamtal/medarbetarsamtal, kompetensutveckling etc.), dels administrativa frågor (behörigheter till system, arkiv, inventarier etc.). Den beslutade delegationsordningen för Institutionen för ekonomi och samhälle ser helt annorlunda ut och innehåller både kortfattade delegations- och arbetsordningar. Den innehåller visserligen ett antal punkter från universitetets delegationsordning, men långt ifrån alla och de är inte lika systematiskt uppställda som vid fakultetens övriga institutioner. I denna nämns inte heller den administrativa chefen, men i ett senare tillägg till delegationsordningen har prefekten beslutat följande (under rubriken arbetsordning): Administrativ chef är ansvarig för arbetsledning av den administrativa personalen. Administrativ chef har attesträtt av fakturor som gäller stödverksamheten samt attesträtt att godkänna administrativa personalens ledigheter i Egenrapporteringen. (V 2013/190). Samtliga fyra administrativa chefer vid Handelshögskolan är kvinnor, tre av dem har ekonombakgrund och en är jurist. Tre av tjänsterna var utannonserade medan en tillsattes genom att prefekten frågade en av administratörerna om hon var intresserad. Alla jobbade sedan tidigare med administrativa frågor på universitetet (tre på Handelshögskolan och en på Gemensamma förvaltningen). Två av dem jobbar 50 procent som ekonom och 50 procent som administrativ chef, en jobbar 40 procent med personalfrågor och den fjärde jobbar halva tiden som ledningsstöd. Ingen av fakultetens administrativa chefer har någon utsedd ersättare. Alla fyra administrativa chefer bedömer att de arbetar mer än 40 timmar i veckan, dock ej över 50 timmar. De är alla med i institutionernas ledningsgrupp, och har möten med sin egen personal ungefär en gång per månad. De genomför också både löne- och utvecklingssamtal med sin personal, men själva lönesättningen är prefektens ansvar.

12 / 21 På fakulteten träffas de administrativa cheferna en gång per månad tillsammans med kanslichefen. Den fråga som mest diskuteras vid dessa möten är lokalfrågan eftersom den på Handelshögskolan är ett fakultetsansvar. 3.2. Sahlgrenska akademin Vid Sahlgrenska akademin finns det sex institutioner: Institutionen för biomedicin, Institutionen för kliniska vetenskaper, Institutionen för medicin, Institutionen för neurovetenskap och fysiologi, Institutionen för odontologi, samt Institutionen för vårdvetenskap och hälsa. Dessa sex storinstitutioner bildades 2006 genom sammanslagningar av ett ganska stort antal mindre institutioner. Dagens institutioner är indelade i sektioner och/eller avdelningar som storleksmässigt motsvarar många institutioner på andra fakulteter. Det är dock lite svårt att mer exakt säga hur många anställda det finns på vissa institutioner eftersom en avsevärd andel av personalen (läkarna i synnerhet) även är anställda på Sahlgrenska universitetssjukhuset (SU). På ett par institutioner har man även över 200 s.k. externa doktorander, dvs. doktorander som har sin anställning i en annan organisation (t.ex. som läkare eller sjuksköterska på SU eller andra sjukhus i regionen) men genomför sin forskarutbildning på Sahlgrenska akademin. Denna komplexitet ställer lite andra krav på administrationen när det gäller både ekonomi- och personalhantering. Det är dock även betydande skillnader inom fakulteten. Institutionen för vårdvetenskap och hälsa är den som kanske är mest lik institutioner vid andra fakulteter. Man är 135 anställda, sitter samlat och har relativt få externa doktorander. Institutionerna för medicin, kliniska vetenskaper, biomedicin samt neurovetenskap och fysiologi är relativt lika både till storlek och till organisationssätt. De har alla verksamheter som är väldigt integrerade med sjukhusets och personal som rör sig i stort sett lika mycket inom sjukhusets som inom universitetets väggar. Avdelningarna eller sektionerna är ibland lika stora som institutioner på andra fakulteter, och är i vissa avseenden mer lika en normalstor institution än de fyra storinstitutionerna. Till skillnad från övriga fakulteter har Sahlgrenska akademin fortfarande ett kansli med en samlad stödverksamhet för fakulteten. På kansliet arbetar ca 50 personer med ekonomi-, personal-, kommunikations- och utbildningsfrågor. Det är i första hand utbildningsavdelningen som har arbetsuppgifter som har direkt bäring på institutionernas administrativa verksamhet. Där finns studievägledning för fakultetens samtliga utbildningar och man handlägger även sådant som reservantagning och studentutbyte, dvs. arbetsuppgifter som på andra fakulteter sköts på institutionerna. Vid fyra av de sex institutionerna finns det en beslutad vidaredelegation till de administrativa cheferna (institutionerna för biomedicin, kliniska vetenskaper, neurovetenskap och fysiologi, samt vårdvetenskap och hälsa). De är uppställda på i stort sett sätt som på Handelshögskolan med ett antal ärenden som prefekten har vidaredelegerat till lägre nivå. Vid Institutionen för medicin finns det en vidaredelegation till den administrativa chefen när det gäller att ge behörighet till administrativa system, och vid Institutionen för odontologi har man ingen vidaredelegation alls. Vid de fyra institutioner som har en vidaredelegation jobbar alla utom en också heltid som administrativ chef. Tre av de sex administrativa cheferna vid fakulteten är kvinnor, tre har ekonombakgrund och de andra tre har utbildat sig inom personal-, beteendevetenskap och offentlig förvaltning. Fem av tjänsterna utannonserades och en tillsattes internt. Alla utom en jobbade med administrativa frågor på universitetet innan de blev administrativ chef. Undantaget kom direkt från näringslivet med en bakgrund som controller och projektkontorschef. Fyra jobbar heltid som administrativ chef, en åttio procent och en femtio procent. Vid en av institutionerna finns det en utsedd ersättare för den administrativa chefen, och alla utom en har förtroendearbetstid. Alla de administrativa cheferna bedömer att de arbetar mer än 40 timmar i veckan, dock ej över 50 timmar. De är alla med i institutionernas ledningsgrupp, och har möten med sin egen personal ungefär en gång per månad. På alla institutioner utom en genomför de administrativa cheferna också både löne- och utvecklingssamtal med sin personal, och på en institution sätter hen även lön.

13 / 21 De administrativa cheferna på fakulteten träffas ett par gånger per månad där man diskuterar frågor som berör flera institutioner. 3.3. Naturvetenskapliga fakulteten Vid naturvetenskapliga fakulteten finns det sex institutioner: Institutionen för biologi och miljövetenskap, Institutionen för fysik, Institutionen för geovetenskaper, Institutionen för kemi och molekylärbiologi, Institutionen för kulturvård, samt Institutionen för matematiska vetenskaper. Flera av institutionerna har ett mycket nära samarbete med Chalmers, och är även lokaliserade inom chalmersområdet. Institutionen för matematiska vetenskaper är också helt integrerad med Chalmers. 2012 genomförde fakulteten en omorganisation som innebar flera institutionssammanslagningar. De tre tidigare institutionerna för marin ekologi, växt- och miljövetenskaper samt zoologi slogs samman till Institutionen för biologi och miljövetenskap, och institutionerna för kemi och cell- och molekylärbiolog bildade Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Både Institutionen för biologi och miljövetenskap och Institutionen för kemi och molekylärbiologi har en bra bit över 200 medarbetare, medan Institutionen för fysik, Institutionen för geovetenskaper, och Institutionen för kulturvård har färre än 100. Några av institutionerna vid fakulteten har delar av sin verksamhet förlagd utanför Göteborg. Institutionen för kulturvård har en filial i Mariestad där två grundutbildningsprogram är placerade, och Institutionen för biologi och miljövetenskap har verksamhet vid marina forskningsstationer i Kristineberg och på Tjärnö. Vid tre av institutionerna finns det en formell vidaredelegation till de administrativa cheferna. En av dessa är dock på en av de integrerade institutionerna och från Chalmers, så egentligen är det bara två GU-delegationer. Båda dessa är uppställda som en lista med ett antal arbetsuppgifter som framför allt handlar om att leda och fördela det administrativa arbetet, och hantera personalärenden för den administrativa personalen. Listorna följer inte rektors delegationsordning, men innehåller delar av den. Fem av sex administrativa chefer vid fakulteten är kvinnor, och en har sin anställning vid Chalmers. Fem har ekonombakgrund och en är bebyggelseantikvarie. Endast en av tjänsterna utannonserades resten tillsattes internt framför allt genom att tjänster omvandlades och bytte benämning. Samtliga jobbade med administrativa frågor på universitetet innan de blev administrativ chef. Hälften jobbar heltid som administrativ chef, de övriga mellan 20 och 50 procent. Ingen har någon ställföreträdare, och alla utom en jobbar flextid. Alla de administrativa cheferna bedömer att de arbetar mer än 40 timmar i veckan, och någon över 50 timmar. De är alla med i institutionernas ledningsgrupp, och har regelbundna möten med sin egen personal. På alla institutioner utom en genomför de administrativa cheferna också både löne- och utvecklingssamtal med personalen, på en institution är det prefekten som håller i alla lönesamtal. De administrativa cheferna på fakulteten träffar varandra på informella lunchmöten och har möten med kanslichefen var tredje vecka. 3.4. Humanistiska fakulteten Vid humanistiska fakulteten finns i dag sex institutioner: Institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori, Institutionen för historiska studier, institutionen för kulturvetenskaper, Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion, Institutionen för språk och litteraturer, samt Institutionen för svenska språket. 2009 genomförde fakulteten en stor organisationsförändring som innebar att sexton institutioner många av dem relativt små sammanfördes i en ny struktur. Den enda institution som i någon mening inte berördes av omorganisationen var Institutionen för svenska språket, som i kraft av

14 / 21 sin storlek blev en av de nya storinstitutionerna. Vid omorganisationen infördes rollen administrativ chef (chefsadministratör) för de nya institutionerna, och det togs även fram en arbetsbeskrivning: Arbetsuppgifter för Administrativ chef personalledning för den administrativa personalen (inklusive arbetsfördelning av administrativa uppgifter) samordning, organisation och strategi av personal-, student- och ekonomiadministrationen. deltagande i ledningsgrupp, institutionsstyrelsearbete samt ev övriga beslutsorgan intern information till personalen utvecklingssamtal med administrativ personal bistå prefekten vid lönesamtal bistå prefekten vid psykosociala problem bistå prefekten vid kvalitetsarbete m.m. bistå prefekten vid arbetsrättsliga frågor löpande beslutsunderlag till prefekten (inför remissvar m.m.) medverkan vid tjänstetillsättningar av administrativ personal/kartläggning av behov inför en tillsättning bistå prefekten vid rumsfördelning I denna står det vidare att tjänsten som administrativ chef är oberoende av specialkompetens och kan således kombineras med arbete som ekonomiadministration, personaladministration eller studieadministration. Detta öppnade för en tämligen bred rekryteringsbas. Vid fyra av de sex institutionerna finns det en beslutad vidaredelegation till de administrativa cheferna (institutionerna för svenska språket, historia, språk och litteraturer samt litteratur, idéhistoria och religion). De skiljer sig till sin form ganska mycket från de delegationer med listor baserade på rektors delegationsordning som vi har sett på Handelshögskolan och Sahlgrenska akademin. De har också lite olika benämningar: arbetsbeskrivning, arbets- och delegationsordning, organisations- och delegationsordning. Vid Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion har man en arbetsordning som innehåller en övergripande beskrivning av den administrativa chefens arbetsuppgifter, som delvis kan betraktas som en delegation. Oavsett vad de har valt att kalla sina styrdokument finns det några gemensamma delar i dem. Framför allt handlar det om att leda och fördela det administrativa arbetet, genomföra utvecklings- och lönesamtal, besluta om arbetstidens förläggning för TA-personal m.m. Alla dessa styrdokument har det gemensamt att de innehåller sådant som finns i båda universitetets gemensamma styrdokument, dvs. arbets- och delegationsordningar. Samtliga sex administrativa chefer vid fakulteten är kvinnor, tre har ekonombakgrund, en är personalvetare och de andra två har läst fristående kurser. Fem av tjänsterna utannonserades och en tillsattes internt. Alla utom en jobbade med administrativa frågor på universitetet innan de blev administrativ chef. Undantaget kom direkt från Sahlgrenska sjukhuset där hon jobbade som enhetschef. En jobbar heltid som administrativ chef, två femtio procent, två 40 procent och en 33 procent. Vid fyra av institutionerna finns det utsedda ersättare för den administrativa chefen, och alla arbetar flextid. Alla fakultetens administrativa chefer menar att de har en hög arbetsbelastning, och i ett par fall väldigt hög. De är alla med i institutionernas ledningsgrupp, och har regelbundna möten med sin egen personal. På alla institutioner genomför de administrativa cheferna utvecklingssamtal med personalen, och på fyra institutioner även lönesamtalen. Fakultetens administrativa chefer träffas ca en gång per månad för att diskutera gemensamma frågor. Man har lite olika agendor, och ibland bjuder man in experter från gemensamma förvaltningen. 3.5. Utbildningsvetenskapliga fakulteten

15 / 21 Vid Utbildningsvetenskapliga fakulteten (UFN) finns fyra institutioner: Institutionen för pedagogik och specialpedagogik, Institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande, Institutionen för didaktik och pedagogisk profession, samt Institutionen för kost- och idrottsvetenskap. Fakulteten genomförde 2010 en större omorganisation som innebar att en stor enhet (Institutionen för pedagogik och didaktik) och två mindre (Institutionen för arbetsvetenskap och Institutionen för mat hälsa och miljö) upphörde eller flyttades och det skapades fyra helt nya enheter. Institutionen för arbetsvetenskap flyttade till Sociologiska institutionen vid Samhällsvetenskapliga fakulteten och verksamheterna vid Institutionen för pedagogik och didaktik fördelades på de nya institutionerna. Den enda institution vid fakulteten som har en formellt beslutad vidaredelegation till den administrativa chefen är Institutionen för kost- och idrottsvetenskap. Den liknar till sin form de styrdokument som vi sett på Humanistiska fakulteten, dvs. ett slags kombinerad arbets- och delegationsordning där huvudpunkten är att leda och fördela det administrativa arbetet. Alla fakultetens fyra administrativa chefer är kvinnor och har en bakgrund som ekonomer. Gemensamt för fakulteten är att de även har rollen som institutionscontroller, dvs. att de även har ansvar för ekonomi och budget. Bakgrunden till detta är att man i samband med omorganisationen 2010 införde denna roll, och när den nya arbetsordningen skulle införas helt enkelt utsåg dessa till administrativa chefer. Enligt egen bedömning jobbar två av de administrativa cheferna på fakulteten hela 80 procent som institutionscontrollers, och de andra två 50 respektive 40 procent som administrativa chefer. Vid en av institutionerna finns det en utsedd ersättare för den administrativa chefen. Överlag anser fakultetens administrativa chefer att de arbetar mycket, och i något fall väldigt mycket. De är alla med i institutionernas ledningsgrupp. På alla institutioner genomför de administrativa cheferna utvecklingssamtal med personalen, men inte lönesamtal. Fakultetens administrativa chefer träffas inte regelbundet, men tar vid behov kontakt med varandra. 3.6 Konstnärliga fakulteten Vid Konstnärliga fakulteten finns tre institutioner: Akademin Valand, Högskolan för design och konsthantverk, samt Högskolan för scen och musik. Denna indelning är resultatet av en organisationsförändring som genomfördes vid halvårsskiftet 2012. Vid två av de tre institutionerna finns det en beslutad vidaredelegation till de administrativa cheferna (Högskolan för design och konsthantverk, Högskolan för scen och musik). Båda två kan lika mycket betecknas som arbetsbeskrivningar än som renodlade delegationsordningar (även om det är deras benämning). Den ena (Högskolan för scen och musik) talar dock tydligt om delegerat lednings-, personal-, studentansvar och ekonomiskt ansvar. I delegationsordningen för Högskolan för design och konsthantverk hittar också vissa punkter från den rektors delegationsordning. Alla fakultetens tre administrativa chefer är kvinnor, två har en bakgrund som ekonomer och en är statsvetare. Alla tre tjänsterna utannonserades och de som fick jobben arbetade redan med administrativa frågor på universitetet. De jobbar alla heltid som administrativa chefer och har förtroendearbetstid. Vid Högskolan för design och konsthantverk finns det också en teknisk chef som arbetsleder teknikerna, och även fungerar som ersättare för den administrativa chefen. Alla de administrativa cheferna bedömer sin arbetsbelastning som rimlig, men jobbar då och då mer än normalarbetstid. De är alla med i institutionernas ledningsgrupp, och har regelbundna möten med sin egen personal. På alla institutioner genomför de administrativa cheferna också både löne- och utvecklingssamtal med personalen. De administrativa cheferna och kanslichefen träffas varannan vecka, och man roterar om vem som sätter agendan. Inom fakulteten träffas även administratörer inom de olika funktionerna.