a v ti k A SSU:s Klubbmaterial Aktiviteter demokrati och ekonomi aktiva förtroendevalda medlemmar www.ssu.se
publicerat våren 2013
AKTIVA De aktiva är de som arrangerar aktiviteter i SSU-klubben och bär upp den. I detta häfte kan du läsa om hur ni i er klubb kan samla och engagera många aktiva och därigenom få fler saker att hända. Häftet tar upp vilka lika utskott, kommittéer och uppdrag som kan finnas i en SSU-klubb. Innehåll i häftet > > Hur du startar ett utskott eller en kommitté > > Olika sorters funktionärer > > Hur du får medlemmar att bli aktiva > > Rekrytering av aktiva AktivAS roll i en SSU-klubb Varje person som vill vara aktiv i SSU-klubben är viktig för klubben. Samtidigt som det är viktigt med rätt person på rätt plats är det också viktigt att det finns utrymme för alla som vill engagera sig i SSU. Alla som vill vara aktiva ska kunna vara det. Vem som helst som är medlem i klubben kan starta ett utskott eller en kommitté kring en aktivitet som hen är intresserad av att genomföra eller en fråga som hen vill driva. Trots att vem som helst, när som helst, kan starta upp en ny grupp behövs oftast stöd och uppmuntran från styrelsen för att komma igång. och engagera dem i verksamheten. Om det bara är styrelsen som ska stå för alla klubbens aktiviteter blir det lätt så att man inte hinner med så mycket. Med många aktiva kan klubben få möjlighet att uträtta mer och nå fler personer.många av dem som är aktiva i SSU är det för att de tycker att SSU är en rolig och viktig organisation som de vill vara med och bidra till. Det kan också vara andra saker som gör att man vill vara aktiv i SSU, till exempel den sociala gemenskapen, möjligheten att få lära sig nya saker och förverkliga sina egna idéer. I klubbstyrelsen borde ni trots allt detta fundera på hur ni kan göra för att visa uppskattning för alla dem som engagerar sig i klubben. Aktiva kan också vara personer som bara hjälper till då och då med att till exempel medlemsvärva eller laga mat under ett arrangemang. Oftast brukar de som rycker in vid särskilda tillfällen kallas för funktionärer. SSU:s Klubbmaterial 2013 - Aktiva 3
UTSKOTT OCH KOMMITTÉER En SSU-klubb behöver genomföra många aktiviteter under ett år. En styrelse kan göra mycket, men det bästa sättet att få klubben att växa i antal aktiva och mängden aktiviteter är genom att få medlemmarna att bli aktiva i utskott och kommittéer. En stark och stabil SSU-klubb bygger inte heller på få enskilda personers starka engagemang utan snarare på att många personer är med och bidrar med sin kunskap och sitt engagemang. En av styrelsens viktigaste uppgifter blir då att se till att alla som vill får vara med i utskott och kommittéer och arrangera aktiviteter i SSU-klubben. Utskott Ett utskott kan definieras som en grupp som kontinuerligt sysslar med en specifik verksamhet. Till exempel kan det vara ett politiskt utskott som driver de frågor som SSU-klubben har kommit överens om är viktiga. Det kan också vara ett utskott som engagerar sig för att återkommande arrangera olika kulturaktiviteter. Kommittéer En kommitté är en grupp som tillfälligt jobbar för att en viss aktivitet ska äga rum. Till exempel kan det vara en kommitté som arrangerar en fest för att fira skolavslutningen eller en kommitté som ordnar en stor helgkurs om miljöpolitik. Egentligen är det inte viktigt om ni väljer att kalla en grupp för utskott eller kommitté. Huvudsaken är att gruppen vet vad de ska åstadkomma och är peppade att göra det. Att starta ett utskott eller en kommitté Att starta utskott och kommittéer är enkelt. Det enda du behöver göra är att hitta ett antal personer som vill engagera sig i en viss aktivitet eller politisk fråga. Från klubbstyrelsens håll kan det vara bra att berätta för utskottet eller kommittén om det finns några särskilda förväntningar på aktiviteten de ska genomföra, exempelvis om den ska vara klart något särskilt datum eller inte får kosta mer än ett visst belopp. Projektledare Oavsett typ av utskott eller kommitté är det bra att ha en projektledare. Projektledaren leder arbetet och ser till att det går framåt. Projektledaren kan också vara ansvarig för att ha kontakt med styrelsen och för utskottets eller kommitténs ekonomi. En projektledare kan utses på några olika sätt. Antingen kan en person som har en idé om något den vill göra utse sig själv till projektledare och starta ett eget utskott eller en egen kommitté. Ett annat alternativ är att utskottet eller kommittén inom sig kommer överens om vem som ska vara projektledare. Om det är många som kan tänka sig att inneha en viss projektledarroll kan också klubbstyrelsen annonsera ut uppdraget och genomföra en rekryteringsprocess. SSU:s Klubbmaterial 2013 - Aktiva 4
FUNKTIONÄRER Personer som med jämna mellanrum hjälper till med verksamheten kallas för funktionärer. De är ovärderliga för att driva SSU-klubben framåt. FUNKTIONÄRER KRING ARRANGEMANG Konferencierer Konferencieren hälsar publiken välkommen, ger information om arrangemanget och håller ihop programmet. Konferencierens uppgift är att få deltagarna eller publiken att känna sig trygga med att de vet vad som händer och vad som kommer att hända. Värdar På såväl stora som små arrangemang kan det behövas värdar. Deras uppgift är att se till att deltagarna eller gästerna trivs och får den information de behöver. Det kan de göra genom att till exempel ta emot och hälsa på deltagarna i entrén eller visa dem vägen från en plats till en annan. Chaufförer Personer med körkort och bil behövs nästan alltid i samband med ett arrangemang. Först behövs de för inköp, under evenemanget kan chaufförer hämta och lämna medverkande och efteråt behövs de för att se till att allt ni transporterat kommer tillbaka till dess rätta plats. Garderobiärer Garderobiärerna är de som under en festival, klubb eller konsert tar hand om artisters och gästers jackor, väskor, instrument och andra prylar. Det är alltid bra att ha flera garderobiärer så att de kan byta av varandra och förutom att jobba i garderoben också kan få njuta av arrangemanget. FUNKTIONÄRER KRING MEDLEMSVÄRVNING Medlemsvärvare När ni ska medlemsvärva behövs det gott om personer som vill hjälpa till. Det är en massa uppgifter som behöver utföras. Några personer behöver rigga upp medlemsvärvningssetet, andra behöver hålla i aktiviteten eller tävlingen som ska genomföras och en tredje grupp behöver kampanja för frågan ni driver. Dessutom är det enklare att locka till sig potentiella medlemmar om det redan är många personer på plats. FUNKTIONÄRER KRING MEDIEPRODUKTION Fotograf Fotografer är ovärderliga när det gäller att kommunicera och dokumentera vad ni i er SSU-klubb gör, och därför är det bra att utse en fotograf vid varje arrangemang. Bilderna kan användas till er facebooksida, på affischer eller i andra trycksaker. SSU:s Klubbmaterial 2013 - Aktiva 6
Filmare Filmare kan spela in och redigera film för SSU-klubben. Filmerna kan användas till att bjuda in till årsmöte, marknadsföra arrangemang eller vara en del av en kampanj för att uppmärksamma en politisk fråga ni driver. Illustratör Illustratörer är personer som kan rita eller måla serier eller bilder. Bilderna kan användas till affischer, flyers, till skyltar och plakat och till tidningar eller annat tryckt material. Eftersom bilderna oftast är tänkta att användas tillsammans med olika texter kan illustratörerna behöva jobba nära press- och medieansvariga. Formgivare En grafisk formgivare designar till exempel en hemsida eller en affisch. Grafiska formgivare har känsla för vilka färger, typsnitt, illustrationer och fotografier som kan användas för att resultatet ska se snyggt ut. Programmerare Programmerare bygger till exempel hemsidor och olika funktioner på hemsidor och bloggar. Det kan komma till användning om ni i er SSU-klubb vill skapa en särskild kampanjhemsida för en fråga ni driver eller vill sätta upp ett anmälningssystem för ett arrangemang ni har på gång. FUNKTIONÄRER KRING SCEN- OCH KULTURPRODUKTION Ljudtekniker Vid större arrangemang, när till exempel ett eller flera band spelar, kan det behövas en professionell ljudtekniker, åtminstone för att göra grundinställningarna. Om ni i SSU-klubben arrangerar större föreläsningar eller samtal så behövs kanske bara någon som är villig att lära sig lite mer om hur tekniken fungerar. Ljustekniker Det kan vara svårt att få tag på en professionell ljustekniker till de kulturella aktiviteter som äger rum i SSU-klubben, men om ni låter en person med känsla för estetik öva lite på ett ljusbord kan hen säkert lära sig vilket ljus som passar bäst vid olika tillfällen. Musiker och DJ:s Med livemusik eller inspelad musik är det lätt att skapa lite extra stämning och känsla. Oavsett vad det är för typ av aktivitet ni i klubben arrangerar kan det vara bra att ha lite underhållning inledningsvis eller i en paus. SSU:s Klubbmaterial 2013 - Aktiva 7
ENGAGEMANG En SSU-klubb är en ideell förening där det är självklart att de som är aktiva inte får betalt för sin arbetsinsats. Det innebär att alla aktiviteter som sker i en SSU-klubb bygger på att organisatörerna känner ett stort engagemang för SSU och för den aktivitet de ansvarar för. Som ledare i en SSU-klubb finns det massor med saker du kan göra för att det ska vara enklare och roligare att bli och fortsätta vara aktiv i klubben. SKAPA ENGAGEMANG Engagemang är egentligen en ganska enkel sak. Personer kommer att vilja vara aktiva i SSU-klubben om de känner att de får ut mer av det än vad de känner att det kostar dem i form av tid och energi. Olika personer vill få ut olika saker av sitt SSUengagemang. För vissa är det viktigaste att man kan vara med och påverka samhället. För andra är det viktigaste att lära sig och uppleva nya saker. För ytterligare en grupp kan det viktigaste vara gemenskapen med andra SSU:are. I er klubb är det viktigt att tänka på vad ni kan göra för att se till att aktiva, oavsett deras anledning att vara aktiva, känner att de får ut något av sitt engagemang. Annars är sannolikheten stor att de slutar vara aktiva. Att bli aktiv Medlemmarna behöver också förstå hur man går tillväga om man vill bli aktiv i klubben. Det enklaste sättet att förklara det är att några gånger per år samla till träffar för personer som vill bli aktiva. På en sådan träff kan man inspireras av andra klubbars aktiviteter och fundera på vilka arrangemang man själv och andra medlemmar tycker skulle vara roligt. De allra flesta människor går igång på att få göra verklighet av sina idéer. Därför är det viktigt att de som leder träffen uppmuntrar de idéer och förslag som kommer fram. Det finns också några olika praktiska saker styrelsen kan göra för att underlätta för aktiva: > > Se till att alla som vill genomföra en aktivitet i klubben får ett startkapital på några hundralappar för att det ska vara enklare att komma igång. > > Se till att i den mån ni kan ha personer i styrelsen med erfarenhet av att ordna aktiviteter. De kan fungera som faddrar och ge stöd till personer som till exempel ska arrangera en idrottsturnering eller en teateruppsättning för första gången. Alla tycker om att få uppskattning för saker de gör. Därför kan det vara bra för er att på något sätt att visa uppskattning för dem som är aktiva i SSU-klubben. Till exempel kan ni bjuda alla på middag eller på en resa för att visa att ni tycker att de gör bra saker. Samtidigt som ni i klubben tänker på vad ni kan göra för att det ska vara så roligt och enkelt som möjligt att engagera sig, behöver ni också fundera på hur ni kan få bort allt som är jobbigt och tråkigt med att vara aktiv i SSU-klubben. Till exempel vill ni kanske se över hur några kan slippa vara med på, för just de personerna, onödiga möten. Om det finns uppgifter eller aktiviteter som ingen vill ta på sig kanske det bästa är att inte förverkliga dem. Ingen ska ju behöva bli tvingad till att göra något den inte vill eller som den tycker känns överflödigt. SSU:s Klubbmaterial 2013 - Aktiva 8
REKRYTERING Rätt person på rätt plats är A och O i en välfungerande organisation och så är det också i en SSU-klubb. Därför är det bra att fundera över hur rekryteringen i SSU-klubben går till. När det handlar om att föreslå förtroendevalda till olika poster är det valberedningen som ansvarar för det. När det gäller att hitta personer till andra uppdrag och uppgifter brukar det oftast vara styrelsen som rekryterar. I båda fallen kan man gå tillväga på liknande sätt. 1. Definiera uppdraget och gör en kravprofil Börja med att definiera uppdraget och vilken typ av person det är ni letar efter. Vad är det som ska göras? Vilka egenskaper behöver en person som ska utföra uppdraget? Vilka kunskaper eller meriter är det önskvärt att personen har sedan tidigare? Hur mycket tid tar det? När ni har svaren på dessa frågor blir det enklare att förklara för andra vad uppdraget går ut på, enklare att skilja olika sökande åt och slutligen också enklare att motivera för er själva och för andra varför ni har valt en viss person. 2. Nå ut med att det går att söka uppdraget När ni väl har bestämt er för vad ni letar efter är nästa steg att nå ut brett med att det finns uppdrag att söka. Tänk efter var er målgrupp befinner sig och försök att nå dem där. Kanske kan det vara på skolor eller på ett särskilt kafé? Se i sådana fall till att synas där. Om ingen söker kan det bero på att SSU eller SSU-klubben inte är tillräckligt intressant, att själva jobbet inte är tillräckligt intressant, eller så har ni inte lyckats nå ut med att det går att söka uppdraget. Rannsaka gärna er själva för att hitta vad det kan bero på i just ert fall. ansökningar så går ni igenom dem. Träffa personerna som har sökt och intervjua dem för att slutligen också höra med deras referenser, alltså personer som känner till vad de sökande har för tidigare erfarenheter av ett liknande uppdrag. Enklaste sättet att jämföra de sökandes lämplighet är att utgå från den uppdragsbeskrivning som ni gjort. 4. Fråga den bästa kandidaten När ni har kommit fram till vem ni tror passar bäst för uppdraget och känner att ni kan motivera det väl för er själva, så tillfrågar ni den personen. Om personen tackar ja behöver ni meddela övriga sökande att posten har tillsatts. Om personen inte tackar ja får ni gå vidare till den ni tyckte var näst bäst. Rekryteringsprocessen är känslig för de personer som söker och framförallt för dem som inte blir föreslagna. Se därför till att ni sköter det schyst och inte lämnar ut någon. I en SSU-klubb går det ju att göra hur mycket aktiviteter som helst. Därför bör ni se till att leda in de personer som inte blir föreslagna till just det här uppdraget på andra möjliga spår. När en person väl har utsetts och tackat ja bör ni också se till att den blir ordentligt introducerad i sitt uppdrag. Det ger bättre förutsättningar att sköta uppdraget på ett bra sätt. Det kan handla om att den som tidigare innehaft uppdraget gör en bra överlämning eller att någon från klubbstyrelsen har ett möte med den nyrekryterade och ytterligare beskriver uppdraget och hur hen kan komma igång med det. 3. Träffa personerna som har sökt I ett tredje steg är det dags att titta närmare på de personer som har sökt. Om de har skickat in skriftliga SSU:s Klubbmaterial 2013 - Aktiva 9
SSU:s Klubbmaterial - Aktiva www.ssu.se - info@ssu.se