Plats och tid: Häradsgårdens konferensrum, kl. 15.00 16.30 Beslutande ledamöter Övriga närvarande: Utses att justera: Arne Karlsson (KD), ordförande Ari Heikkilä, (S), 17-21, 23-30 Roland Leek (M) Eva Skansgård Sandra Karlsson (S) Inge Hjalmarsson (S), 22 Dag Örtqvist (M) Bo Rundquist (C) Inge Hjalmarsson (S), 17-21, 23-30 Eva Brenkle Hangren (S) Claes-Urban Boström, produktionschef Stig Tördahl, teknisk chef Kerstin Tibbling, kost- och städchef, 17-20 Fredrik Jehrén, ekonom Helena Håkansson, nämndsekreterare Ari Heikkilä (S) Tid och plats för justering: 2014-03-26, Trosa kommunhus Paragrafer: 17-29 Underskrifter: Sekreterare. Helena Håkansson Ordförande Arne Karlsson (KD) Justerande. Ari Heikkilä (S) ANSLAG OCH BEVIS Organ: 17-29 : Datum för anslagets uppsättande: 2014-03-27 Datum för anslagets nedtagande: 2014-04-18 Förvaringsplats för protokollet: Kommunhuset, Trosa Underskrift:... Helena Håkansson
Innehållsförteckning: Dnr 17 Godkännande av dagordningen 18 Bokslut och verksamhetsberättelse 2013 TSN 2014/14 19 Utförd internkontroll 2013 TSN 2013/16 20 Internkontrollplan 2014 TSN 2014/15 21 Muddringsplan 2015-2018 TSN 2014/16 22 Ändrat ändamål för anslag till Lånesta gård TSN 2014/17 23 Fortsatt renovering av Fagerängs förskola TSN 2014/18 24 Anläggande av hundrastgård i Trosa TSN 2013/43 25 Information om VA-driftsentreprenad TSN 2014/19 26 Information om parkåtgärder våren 2014, enligt TSN 2014/20 kommunens parkplan 27 Lägesrapport Safiren TSN 2013/14 28 Delegationsärenden TSN 2013/1 29 Anmälningsärenden TSN 2013/2 2
17 Godkännande av dagordningen beslutar att ärende 7 på dagordningen, Fortsatt renovering av Fagerängs förskola, ska hållas bakom stängda dörrar. att i övrigt godkänna dagordningen 3
18 Dnr TSN 2014/14 Bokslut och verksamhetsberättelse 2013 beslutar att godkänna bokslut 2013 för de skattefinansierade verksamheterna. att godkänna bokslut 2013 för de avgiftsfinansierade verksamheterna. att överlämna boksluten till Kommunstyrelsen. s resultat för den skattefinansierade delen är ett överskott med 295 tkr där tekniska skatte står för 161 tkr och kost och städ för 134 tkr. Exempel på avslutade projekt under året är: Ny förskola i Väsby Vagnhärad, byggnation av gång- och cykelbro vid Nyängen, ombyggnation av Skärlagsskolan, byggnation av gång- och cykelväg mellan Häradsvallen och Vagnhärad, parkplan för hela kommunen framtagen mm. Inom avgiftskollektivet är det ekonomiska resultatet ett minus med 4 562 tkr fördelat på VA -3 736 tkr och renhållningen -826 tkr. Resultatet inom VA-verksamheten är i huvudsak orsakad av akuta åtgärder av investeringskaraktär med ca 3 600 tkr som vidtagits inom Trosa avloppsreningsverk men som tagits på driften. Underskottet inom renhållningen beror på kraftigt ökade kostnader under året för hanteringen av slam och latrin. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Claes-Urban Boström och ekonom Fredrik Jehrén, 2014-02-09. Bokslut och verksamhetsberättelse 2013. Ekonom Kommunstyrelsen 4
19 Dnr TSN 2013/16 Utförd internkontroll 2013 beslutar att godkänna genomförd internkontrollplan för 2013. Internkontroll har utförts för 2013. Kontrollerna är utförda enligt beslutade rutiner och följs bra och man har utifrån den riskanalys som gjorts kontrollerat enligt uppgjord plan. Inga upptäckter av brister är gjorda utan kontrollen fungerar. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Claes-Urban Boström, 2014-03-11. Rapporter över utförd kontroll. 5
20 Dnr TSN 2014/15 Internkontrollplan 2014 beslutar att anta internkontrollplan för 2014. Internkontrollplan för 2014 har upprättats för teknik- och servicenämnden. Från och med 2014 ska samtliga nämnder ha en internkontrollplan som ser likadan ut. Den gemensamma mallen för internkontroll bygger på den teknik- och servicenämnden haft tidigare. Riskanalys görs för att se vilka kontrollpunkter som ska vara med i internkontrollplanen. Om en punkt har nått 8 poäng i riskanalysen så kommer den med i internkontrollplanen, tidigare har teknik- och servicenämnden haft 10 poäng som gräns. För arbetsmarknadsenheten (AME) fanns det inte någon internkontrollplan för 2013 vilket innebär att förvaltningen måste göra en riskanalys från början. Förvaltningen räknar med att ha genomfört en riskanalys och att ha en framskriven internkontrollplan för AME till nästa teknik- och servicenämnd. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Claes-Urban Boström, 2014-03-11. Internkontrollplan med riskanalys för 2014. 6
21 Dnr TSN 2014/16 Muddringsplan 2015-2018 beslutar att anta föreslagen prioritering av muddringsplanen. att begära investeringsmedel av kommunstyrelsen för genomförandet. Investeringsmedlen som söks är 3 020 000 kr fördelade per år enligt plan. Under 2013 beslutade kommunstyrelsen att tillföra 2,4 mkr till teknik- och servicenämnden för att påbörja muddringsarbetet inom den muddringsplan som är framtagen. Vid det tillfället hade vi inte gjort ett prioriteringsförslag utifrån den muddringsplan som är framarbetad i samråd med berörda parter. Prioriteringen är nu gjord utifrån vad vi anser är viktigt att börja med men också utifrån vad vi har tillstånd i mängd muddermassor att ta upp per år och lagra på den beslutade lagringsplatsen vid Tureholmsviken. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Claes-Urban Boström och teknisk chef Stig Tördahl, 2014-03-11. Muddringsplan. Kommunstyrelsen 7
22 Dnr TSN 2014/17 Ändrat ändamål för anslag till Lånesta gård beslutar att anta Trosa Vagnhärads Finska förenings förslag på ändrat användningsområde för tidigare beviljat investeringsbelopp till Lånesta gård. Trosa Vagnhärads Finska förening hade under 2013 en idé om att bygga ut Lånesta gård och teknik- och servicenämnden sökte då av kommunstyrelsens investeringsmedel med 250 tkr för denna utbyggnad. I den investeringen fanns enbart materialkostnaden och allt arbete skulle Trosa Vagnhärads Finska förening själva stå för. Kommunstyrelsen beviljade de begärda medlen för färdigställande under 2014. Nu har föreningen kommit in med en önskan om att istället för en utbyggnad få rusta upp lokalerna för de medel som teknik- och servicenämnden fått för utbyggnaden. Förvaltningen föreslår att bevilja ändrat användningsområde för de beviljade investeringsmedlen då föreningen med säkerhet tänkt igenom detta mycket noga och sett till vad som är bäst för Lånesta gård. Jäv På grund av jäv deltar inte Ari Heikkilä (S) i handläggningen av detta ärende. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Claes-Urban Boström och teknisk chef Stig Tördahl, 2014-03-17. Detaljerad beskrivning från Trosa Vagnhärads Finska förening, 2014-03-14. Teknisk chef Trosa Vagnhärads Finska förening 8
24 Dnr TSN 2013/43 Anläggande av hundrastgård i Trosa beslutar att placering av Hundrastgård i Trosa ska ske på södra delen av gräsytan som finns utmed Allégatan. beslutade 2013-09-05 att tekniska enheten skulle undersöka möjligheten att anlägga en hundrastgård med placering på gräsytan utmed Allégatan i nära anslutning till hamnen. Synpunkter och hänsyn skulle tas till närliggande grannar. Tekniska enheten har undersökt två alternativ till placering av en hundrastgård på gräsytan. Alternativ 1 är placerat i den norra delen av gräsytan och alternativ 2 är placerat på den södra delen av gräsytan. Rastgården har en yta av ca 500 m² (20 x 25 meter) och består av ett Gunnebostängsel. Gården förses även med parkbänk och papperskorg. Synpunkter på de två alternativen har inhämtats från berörda fastighetsägare. Det alternativ som flest fastighetsägare föredrog var alternativ 2, den södra delen. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Claes-Urban Boström och teknisk chef Stig Tördahl, 2014-03-11. Brev till fastighetsägare, 2014-02-13. Gata- och parkingenjör 10
25 Dnr TSN 2014/19 Information om VA-driftsentreprenad Stig Tördahl, teknisk chef, informerade nämnden om den kommande upphandlingen av VA-driftsentreprenad som är en totalentreprenad. Upphandlingen ska genomföras under våren 2014 och man hoppas på att tilldelningsbeslut ska hinnas tas innan sommaren. Det nuvarande avtalet löper ut den 31 december 2014 och har gällt i åtta år. Det nya avtalet kommer också att tecknas på åtta år, ingen möjlighet till förlängning kommer att finnas. Den nya upphandlingen påbörjas redan nu så att en eventuell ny entreprenör ska ha god tid att etablera sig innan den 1 januari 2015. Exempel på några förändringar från förra gången VA-driftsentreprenad upphandlades: Omfattningsförändringar Nya utryckningstider Rutiner för anslutning av t.ex. fastigheter Uppdaterad á-prislista Mängdförteckningar Uppdaterade driftsinstruktioner Förändrad utvärdering av anbud, mervärdesupphandling Teknisk standard har tagits fram för Trosa kommun 11
26 Dnr TSN 2014/20 Information om parkåtgärder våren 2014, enligt kommunens parkplan Stig Tördahl, teknisk chef, informerar om vad som genomförts och kommer att genomföras enligt kommunens parkplan. 2012 Ny park i Västerljung 2013 Skolparken Vagnhärads å-miljö 2014 Piren, bl.a. nyplantering av träd Västerljungsvägen, trafikåtgärd, utveckla med grönstruktur Hedebyscenen, snygga till, klippta ytor, ta bort boulebana Stationsvägen, snygga till, planteringar Åtgärder som inte är kopplade till parkplanen men som bidrar till förbättrad och trevligare miljö: Vagnhärads torg Busstorget Blomlådor runt om i kommunen Torghandel Under 2014 provar man att ha utökade tider för torghandel, kl. 8:00 20:00. Om det slår väl ut kommer det att föras in de lokala föreskrifterna för torghandel. 12
27 Dnr TSN 2013/14 Lägesrapport Safiren Bygget löper som det ska, inga förskjutningar i tidsplanen. Arbete med vattenreningsanläggningen pågår. Bassängbeklädnad snart klar, skvalprännan monteras. Ytskikt i duschrum och omklädningsrum utförs. Klinkersättning i simhallen pågår. I början av maj kommer de olika systemen att provköras med varandra. Slutkostnadsprognosen håller fortfarande. Kommunen har haft ett första möte med Grontmijs jurister och försäkringsbolag. Tekniska enheten arbetar med att ta fram underlag för att styrka felen som man hävdar att Grontmij gjort. Allt ska verifieras. 13
28 TSN 2014/1 Anmälan av delegeringsbeslut beslutar att lägga delegeringsbesluten till handlingarna. Nämnden tar del av beslut fattade med stöd av delegering. Punkt i delegeringsordningen Ärende och beslut Datum för beslut Delegat 2.2 Anställning av Johanna Finnholm 27/2 2014 Kerstin Tibbling 2.2 Anställning av Heli Kauppila 27/2 2014 Kerstin Tibbling 4.5 Tecknat avtal med Compare, IT system för upphandling och uppföljning av livsmedel (upphandling utförd av Nyköpings kommun) 28/2 2014 Kerstin Tibbling Beslutande: Stig Tördahl, teknisk chef. Parkeringstillstånd för rörelsehindrade, löpnummer 2014-001 2014-012, period: 2014-01-01 2014-03-05. Tillfälliga lokala trafikföreskrifter samt dispens mot lokal trafikföreskrift, löpnummer 201401 201407, period: 2014-01-01 2014-02-17. Dispens för bred och tung transport, löpnummer 1, period: 2014-01-01 2014-03-05. forts. 14
forts. 28 Beslutande: Fredrik Östergren, gata- och parkingenjör. Schakttillstånd inom Trosa kommun, löpnummer 1-10, period: 2014-01-01 2014-02-20. Upplåtelse av allmän platsmark inom Trosa kommun, löpnummer 1-9, period: 2014-01-01 2014-03-07. 15
29 TSN 2014/2 Övriga anmälningsärenden beslutar att lägga anmälda ärenden till handlingarna Nämnden tar del av följande handlingar: Kommunstyrelsen, 2014-02-26 4, Anvisningar för budget 2015 och planer 2016-2017. 5, Överföring av investeringsmedel till teknik- och servicenämnden för renovering av Safiren. (Dnr TSN 2014/12) 8, Överföring av investeringsmedel till teknik- och servicenämnden för renovering av Busstorget i Trosa. (Dnr TSN 2014/13) 9, Utökning av OSA-tjänster (Offentligt Skyddat Arbete) samt feriearbete för Trosas ungdomar sommaren 2014. Rådet för personer med funktionsnedsättning, 2014-02-10 Protokoll, 1-10. Pensionärsrådet, 2014-02-13 Protokoll, 1-8. 16