KF 201-11-26 Rev. KF 2015-06-09 Rev. KF 2015-09-28 Styrsystem för Älmhults kommun
Innehållsförteckning STYRSYSTEM Definition av styrsystem Syfte med styrsystem Styrprocessen INSTRUKTIONER STYRSYSTEMET Lagar Nationell styrning Reglementen och ägardirektiv Kommunens viktigast styrande dokument Styrsystemets grundidé Målstyrning Styrsystemets delar Rollfördelning politiker och tjänstemän Ledarskapet och medarbetarskapet för styrning Tillämpning Årscykel styrsystem KOMMUNENS ÅRSBUDGETDOKUMENT Utgångspunkter och ingångsvärden Omvärldsanalys Befolkningsprognos Strategiska nyckeltal 4 4 4 5 5 6 7 7 7 7 UPPFÖLJNING OCH ÅRSREDOVISNING Månadsrapporter Prognos efter mars Delårsrapport efter augusti Prognos efter oktober Månadsvisa rapporteringar till KS Nämndernas åtgärder vid avvikelser i förhållande till budget Förändringar i kommunens verksamhet och serviceåtagande Årsredovisning Resultatutjämningsreserv RUR Över- och underskottshantering per nämnd Analys Kvalitet- och verksamhetsutveckling Revisionsgranskning Uppsiktsplikt Intern kontroll Uppföljning av upphandlad verksamhet Kommunikation med allmänheten Medborgaren i fokus 17 17 17 17 17 18 18 18 19 19 STRATEGISK UTVECKLINGSPLAN Definitioner strategisk utvecklingsplan Vision Fokusområden Mål Investeringsplan för de kommande fyra åren Förvaltning och utveckling 7 8 8 8 9 9 10 10 GOD EKONOMISK HUSHÅLLNING Mål och riktlinjer god ekonomisk hushållning Finansiella mål 11 11 11 FULLMÄKTIGEBUDGET Budgetberedning Budgetförutsättningar Fullmäktigebudget innehåll Anslagsnivåer Statsbidrag Taxor och avgifter Volymfördelning Uppdrag 12 12 12 12 12 12 1 1 1 INTERNBUDGET Nyckeltal Investering Internhyra Internhandel och prissättning Periodisering 1 1 1 14 14 15 FÖRVALTNINGSPLAN 15 AKTIVITETSPLAN 15 STYRNING AV UPPHANDLAD VERKSAMHET OCH ENTREPRENADER 15 2
STYRSYSTEM Kommunen styrs av folkvalda politiker. Via politiska beslut om vision, fokusområden och mål tydliggörs kommunens prioriteringar. Politikens val av fokusområden med nyckelord styr formulering av inriktnings- och resultatmål. För varje fokusområde formuleras både långsiktiga och kortsiktiga mål. Aktiviteter och åtgärder genomförs för att nå målen. På olika sätt mäts, redovisas och kommuniceras måluppfyllelsen och de resultat som uppnås för kommuninvånarna. Definition av styrsystem Ett styrsystem kan definieras som en målmedveten styrningsprocess som syftar till att påverka organisationens beslut och beteende i riktning mot önskat resultat och effektivitet. Syfte med styrsystem Syftet med ett styrsystem för Älmhults kommun är att samla kommunens övergripande principer för styrning i ett gemensamt dokument för kommunens nämnder. På så sätt tydliggörs kommunens styrningsprocess i sin helhet och dess delar. Kommunen får därigenom en infrastruktur för styrning. Detta dokument är överordnat andra styrdokument. Styrprocessen Styrprocessen består av fyra huvudaktiviteter: Strategisk utvecklingsplan, Budget, Uppföljning och Årsredovisning. INSTRUKTIONER STYRSYSTEMET Lagar Den kommunala verksamheten och dess ekonomiska förvaltning regleras i stor omfattning av kommunallagen. Kommunens ekonomiska förvaltning styrs emellertid också av lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning samt av annan normering och praxis inom ekonomiområdet. Kommunens riktlinjer för styrsystem är ett komplement till dessa lagar, rekommendationer och normeringar, och fastställer ramverket för det regelsystem efter vilken kommunstyrelsens styrning av kommunens verksamheter ska ske. Nationell styrning Vissa verksamheter styrs av nationella mål exempelvis är ansvaret för barnomsorg och skola delat av stat och kommun. Styrningen sker därför på såväl nationell som kommunal nivå. Sveriges riksdag och regering fastställer läroplaner, nationella mål och riktlinjer för det offentliga skolväsendet. Utifrån de mål och ramar som riksdag och regering fastställt avgör sedan kommunen hur skolverksamheten ska bedrivas. Reglementen och ägardirektiv För varje nämnd finns ett reglemente som styr vilket ansvar, uppdrag och vilka befogenheter som nämnden eller styrelsen har. Reglementena fastställs av kommunfullmäktige. Som ägare styr Älmhults kommun sina bolag genom företagspolicy och ägardirektiv. I ägardirektiven läggs inriktningen av bolagets verksamhet fast. Kommunens viktigaste styrande dokument Kommunens viktigaste styrande dokument är den strategiska utvecklingsplanen, översiktsplanen, årsbudgeten, de personalpolitiska dokumenten samt styrdokumentet för nämndshantering. Styrsystemets grundidé Älmhults kommuns styrsystem bygger på målstyrning och delaktighet. Det betyder att kommunen arbetar med tydliga mål och att målen uppnås genom handlingskraft hos nämnd, styrelse, förvaltning, bolag, enhet och medarbetare. Det finns en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän där politiker fokuserar på vad och tjänstemän på hur. Älmhults kommuns styrsystem bygger också på helhetsperspektiv som syftar till att leverera god service och kvalitativa tjänster till medborgarna, Medborgarnas bästa i fokus till lägsta pris. Man måste se till både delarna och helheten. Alla planeringsnivåer måste ha insikt om helheten för att kunna åstadkomma optimala beslut. Detta gäller såväl för den politiska organisationen som för verksamhetsorganisationen.
Målstyrning Älmhults kommuns styrsystem utgår ifrån målstyrning. Viktiga grundförutsättningar för att åstadkomma detta är att: det finns en röd tråd från vision, övergripande mål och strategier till nämnds/bolagsmål, uppdrag och aktiviteter på verksamhetsnivå och på arbetsplats- och individnivå det finns ett samband mellan tillgängliga resurser och verksamhetsmål Ekonomistyrning innebär att styra organisationen på ett sätt som gynnar effektivitet och ekonomisk ställning med möjlighet att upptäcka och korrigera felaktigheter i agerandet. Resultatuppföljning syftar till att kunna mäta utfallet/resultatet för att veta om tjänster och service levererats till medborgarna på ett tillfredsställande sätt. Resultaten följs bland annat upp med hjälp av nyckeltal. Styrsystemets delar Rollfördelning politiker och tjänstemän En viktig förutsättning för att styrningen ska fungera är en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän. Politiken bestämmer: Mål och vilka tjänster och uppdrag som ska produceras Till vem resurserna ska riktas Kvalitetsnivåer och kvantiteter, variation av olika tjänster Policies, riktlinjer och program Strukturer och produktionssätt Finansiering (skattefinansiering eller avgift) Och tar initiativ till utveckling Krav på verksamheten: Följa lagar och förordningar Följa politikens styrning enligt budget och övriga styrdokument Påverkas av brukarens önskemål Överväga olika handlingsalternativ vid produktion och leverans av tjänster Upprätthålla effektivitet Ta initiativ till utveckling 4
Ledarskapet och medarbetarskapet för en fungerande styrning En viktig faktor för framgångsrik styrning av en organisation är ett gott ledarskap på alla nivåer. En bra organisation möjliggör ett gott ledarskap. Det är viktigt att chefer är välutbildade och motiverade samt att det finns ett välfungerande stöd för ledare. Ett fungerande ledarskap krävs för att uppnå kvalitet och för att uppnå de mål som organisation har satt upp. Chefen ansvarar för att verksamheten bedrivs inom givna ramar och förutsättningar. Regler, lagar, avtal m.m. Värdegrund Uppdraget Ekonomi Ett gott ledarskap är beroende av att det finns ett gott medarbetarskap i organisationen, att medarbetarna har rätt kompetens, förstår sin roll och är motiverad för uppdraget. Chefen ansvarar för att kommunicera uppdraget med medarbetarna så att alla har en gemensam bild av såväl uppdrag som förutsättningar. Chefen ska kontinuerligt följa upp verksamheten, förvissa sig om att verksamheten bedrivs så att mål och förväntat resultat uppnås och att enheten håller sig inom ramen (se bild ovan). Tillämpning Nämnd och styrelse kallas i fortsättningen nämnder. Kommunledningsförvaltningen ansvarar för utformningen av kommunens styrprocesser och lämnar årligen kommunövergripande anvisningar avseende budget, prognos, delårsrapport och bokslut. Nämnderna ska följa dessa anvisningar, centrala mallar och struktur vad gäller ekonomiinformation till organisationen. Nämndernas redovisningar ska ha behandlats av nämnderna innan kommunledningsförvaltningen överlämnar dessa vidare till kommunstyrelsen. Tillämpningsanvisningar för kommunens riktlinjer för styrsystem finns i kommunens ekonomihandbok som har utarbetats av kommunens centrala ekonomienhet. Denna funktion ansvarar också för tolkningen av tillämpningsanvisningarna. I tillämpliga delar gäller styrsystemet även för de kommunala bolagen. 5
Årscykel styrsystem Strategisk utvecklingsplan Budgetsammanst ällning Bokslut KF information: Nämndernas internbudget dec Dialogdag 1 mars Medarbetarsamtal kvartal 4 Resultatsamtal medarbetare Dialogdag november Prognos mars Prognos oktober Delårsrapport augusti KF budget, skattesats juni Dialogdag 2 maj Budget beredning Röd Strategisk utvecklingsplan Lila Dialog politiker, budgetberedning Blå - Budget Grå Uppföljning Gul - Medarbetarna 6
KOMMUNENS ÅRSBUDGETDOKUMENT Kommunens årsbudgetdokument färdigställs i december och består således av tre delar: 1. Den strategiska utvecklingsplanen för Älmhults kommun 2. Fullmäktigebudgeten. Nämndernas respektive internbudgetar Utgångspunkter och ingångsvärden Omvärldsanalys En omvärldsanalys görs inför varje ny mandatperiod i syfte att visa på förhållanden och trender i vår omvärld som påverkar och kommer att påverka verksamheten. Omvärldsanalysen presenteras som ett underlag för de politiska organen inför eventuell revidering av visionen samt formulering av fokusområden och inriktningsmål för den kommande mandatperioden. Detta arbete bedrivs i oktoberdecember efter allmänna val. Befolkningsprognos Vart fjärde år görs i samband med omvärldsanalysen en mer djuplodande befolkningsprognos. Däremellan gör en enklare prognos, bl.a. som underlag för resursfördelning till nämnderna. Strategiska nyckeltal För att ha vettiga ingångsvärden i budgetprocessen och bevakning av för politiken viktiga kvalitetsparametrar samt för att inte drunkna i alla mätningar som görs och listor som publiceras lägger politiken inför varje mandatperiod fast de viktigaste strategiska nyckeltalen. Nyckeltalen ska ta sikte på parametrar som är viktiga för politiken att följa och som har ett tydligt medborgar- och kundfokus. Politiken får sedan en fortlöpande uppföljning av nyckeltalen och en bild av huruvida kvaliteten i kommunens verksamhet är god, nöjaktig alternativt att åtgärder måste vidtas, t.ex. genom att särskilda mål ska formuleras. För att verktyget ska bli användbart krävs fokusering, prioritering och avvägning. De nyckeltal som följs ska vara kvalitetssäkrade och ha en tydlig politisk prioritet. Detta innebär å ena sidan att de utvalda nyckeltalen får prioritet och betydelse medan andra inte får det. Nyckeltalen jämförs med tidigare år, med genomsnitt för riket, för utsedda jämförelsekommuner samt för bästa kommun. Allt för att få jämförbarhet och möjlighet till benchmarking. Kommunfullmäktige beslutar om acceptabla värden för nyckeltalen. Nyckeltal syftar till att ge signaler om kvalitet, resultat och kostnadseffektivitet. De ger ingen STRATEGISK UTVECKLINGSPLAN För varje ny mandatperiod fastställer kommunfullmäktige en Strategisk utvecklingsplan för Älmhults kommun. Som underlag för revidering av utvecklingsplanen används i huvudsak omvärldsanalysen, befolkningsprognosen och strategiska nyckeltal, som hämtas från kvalitetssäkrade källor och mätningar som SCBs medborgarenkät, Insikts-enkäten, Kommunens Kvalitet i Korthet, SKLs Öppna Jämförelser, polisens Trygghetsenkät samt föregående års årsredovisning, inklusive redovisning av måluppfyllelse och resultat. Den Strategiska utvecklingsplanen ska normalt avse kommande mandatperiod och revideras endast om det finns särskilda skäl för det. Planen ska innefatta; 7
Kommunens vision Kommunövergripande mål Kommunövergripande finansiella mål De fokusområden som ska prioriteras De två permanenta fokusområdena Ekonomi och Medarbetare Inriktningsmål för de gemensamma fokusområdena Ekonomi och Medarbetare Inriktningsmål för respektive fokusområde som också fördelas per nämnd (ska tydliggöra nämndens uppdrag och utgå från fokusområdena) Ansvarsområde för respektive nämnd Investeringsplan och finansieringsplan för de kommande fyra åren En skrivning om förvaltning, utveckling och rollfördelning Den strategiska utvecklingsplanen utgör del ett i kommunens årsbudget vart och ett av budgetåren i den aktuella mandatperioden och ska också vara utgångspunkt för och inledning till andra tunga kommunala styrdokument som t.ex. översiktsplanen. Definitioner strategisk utvecklingsplan Vision En vision ska normalt uttrycka något man på lång sikt vill uppnå eller uppfattas som, och behöver inte uppfylla formella krav på realism, tidsbundenhet eller mätbarhet. Visionen fastställs av kommunfullmäktige. Visionen bör uttrycka en profilering av kommunen samtidigt som den ska vara en långsiktig utmaning. Fokusområdena och inriktningsmålen utgår från denna vision. Visionen bör ha en lång hållbarhet och ska helst ha ett sikte på de kommande 10-20 åren. Fokusområden Politiken fastställer i varje strategisk utvecklingsplan ett antal fokusområden. Fokusområdena, som ska ha ett tydligt medborgar- och kundperspektiv, ska peka ut och tydliggöra de viktigaste och högst prioriterade utvecklingsområdena för kommunen. De är politikens prioriterade områden under den aktuella tidsperioden och ska understödja tillväxt och önskad utveckling av kommunen. De fokusområden som fastställs av politiken kompletteras alltid med områdena ekonomi och medarbetare som har ett mer internt perspektiv. Inom varje fokusområde ska styrningen präglas av helhetssyn och balans. Fokusområden är tänkta att gälla över en hel mandatperiod, men kan vid behov revideras eller bytas ut. Syftet med fokusområdena är att tydligt utrycka den politiska viljeinriktningen och att visa en prioritering av utvecklingsområden. Fokusområdena innebär inte att annan verksamhet ska åsidosättas. Kommunens vision och fokusområdena utgör en plattform för kommunstyrelsens och nämndernas inriktningsmål. För varje fokusområde ska nämnderna så långt möjligt ha minst ett inriktningsmål. För fokusområdena Ekonomi och Medarbetare är inriktningsmålen gemensamma för samtliga nämnder. Fokusområdena ska ha genomslag i nämnderna genom att inriktningsmålen bryts ner till mätbara resultatmål. För närvarande finns följande tre fokusområden; 8
Fokusområde Kan Vill Vet Omfattar Handlar om att säkra sådan grundservice som gör det möjligt för människor att kunna bo kvar i eller flytta till Älmhults kommun. Människor ska kunna bo i Älmhults kommun. Handlar om att öka attraktiviteten i Älmhults kommun via höjd kvalitet eller nya attraktiviteter. Människor ska vilja bo i Älmhults kommun. Handlar om att människor som kan och vill bo Älmhults kommun måste veta om att de kan och vill. Området handlar således om marknadsföring, men också om profilering, identitetsskapande, stolthet och varumärkesbyggnad i samarbete med viktiga aktörer. Människor måste veta att det är möjligt och attraktivt att bo i Älmhults kommun. Samtidigt är det en utmaning att få dem som redan bor i kommunen att vara goda ambassadörer för kommunen. De tre fokusområdena kompletteras med följande två permanenta målområden: Fokusområde Ekonomi Medarbetare Omfattar Budgetbalans Kostnadsmedvetenhet Effektivitet Kontroll Kompetens Hälsa Mångfald Förhållningssätt Mål I Älmhults kommun används följande typer av mål: Kommunövergripande mål Kommunövergripande mål som styr fokusområdena och utvecklingsplanen. Anges i strategisk utvecklingsplan. Inriktningsmål Mål att sträva mot, att arbeta mot på längre sikt. Inriktningsmålen delas upp mellan grunduppdrag och utveckling. Fastställs av fullmäktige och gäller på nämndsnivå. Anges i strategisk utvecklingsplan. Utgör underlag för politiska budgetprioriteringar mellan nämnderna. Mätning eller bedömning görs om man rör sig mot målet eller ej. Här är analysen det viktiga. 9
Resultatmål Mål att uppnå inom en viss tid, normalt budgetåret. Resultatmålen ska utgå från inriktningsmålen och helst uttryckas som SMARTA mål,( d.v.s. de ska Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidssatta) men de ska alltid åtminstone vara tidssatta och mätbara. Målen ska även vara upprättade utifrån god ekonomisk hushållning. De nämndvisa resultatmålen fastställs i samband med internbudgeten av respektive nämnd för förvaltning, verksamhetsområde och/eller enhet. Resultatmålen för ekonomi och medarbetare fastställs av KS för alla Utgör underlag för nämndernas resursfördelning i internbudget. Mätning görs om målet är uppfyllt, delvis uppfyllt eller inte uppfyllt. Investeringsplan för de kommande fyra åren I den strategiska utvecklingsplanen anges den sammanlagda ekonomiska investeringsramen för de kommande fyra budgetåren. Förvaltning och utveckling Här anges och regleras en allmän inriktning för förvaltningen, önskad utveckling av verksamheten och rollfördelningen mellan politik och förvaltning. 10
GOD EKONOMISK HUSHÅLLNING Definition god ekonomisk hushållning Älmhults kommun definierar god ekonomisk hushållning enligt följande. Varje generation måste själv bära kostnaderna för den service som den konsumerar. Detta innebär att ingen generation ska behöva betala för det som en tidigare generation förbrukat. Resultatet måste vara tillräckligt stort för att skapa utrymme för investeringar samt ger ett nödvändigt handlingsutrymme vid oförutsedda behov. Det är förenligt med god ekonomisk hushållning att medel från försäljning av anläggningstillgångar används för att återbetala lån eller återinvestera i nya anläggningstillgångar. Mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning God ekonomisk hushållning innebär att kommunen i normalfallet har ett rimligt överskott såväl i den budgeterade resultaträkningen som i bokslutet. Kommunen ska för verksamheten ange mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. För ekonomin ska de finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning anges. Målen anges i budgeten. Det är viktigt att mål och riktlinjer uttrycker realism och handlingsberedskap samt att de kontinuerligt utvärderas och omprövas. Det måste finnas ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om resultatet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. 11
FULLMÄKTIGEBUDGET Budgetberedning Budgetberedningen är ett politiskt forum som syftar till att ta fram underlag för budgeten. Planeringsförutsättningarna utgör underlag till budgetberedningen. På dialog- och strategidagarna diskuteras framtida strategier och ger samtidigt underlag för budgetarbetet med kommunfullmäktiges budget. Dialogen är en även förebyggande del av kommunstyrelsen uppsiktsplikt genom att tidigt identifiera risker som kan försvåra för nämnd eller bolag att effektivt genomföra sitt uppdrag. Bokslutsdialog Syftar till att ge kommunstyrelsen och presidier i nämnder och styrelser en helhetsbild av årets bokslut och uppnådda resultat, uppföljning av kommunfullmäktiges mål, produktivitetsmått/ nyckeltal, slutredovisning av stora investeringsprojekt, kvalitet, viktiga händelser under året samt viktiga framtidsfrågor. I november/december beslutar KSAU om tidplan och former för det kommande årets arbete med utvecklingsplan, budget samt dialog- och strategidagar. Budgetförutsättningar Befolkningsprognosen, omvärldsanalysen och de strategiska nyckeltalen utgör grunden för den inriktningen som kommunen ska agera efter. Beroende på syftet kan olika utgångspunkter behöva göras utifrån gällande befolkningsprognos. Övriga budgetförutsättningar består av förra årets resultat genom kommunens årsredovisning. Därtill kommer ekonomiska prognoser för det kommande året/åren, fastställande av pris- och lönekompensation, internränta och rekommendationer ifrån Sveriges Kommuner och Landstingsförbund avseende skatteintäkter. Generella statsbidrag läggs till kommunens gemensamma finansiering och riktade statsbidrag resultatförs på nämnderna. Fullmäktigebudget innehåll Med utgångspunkt i den strategiska utvecklingsplanen för Älmhults kommun fastställer kommunfullmäktige i juni varje år årsbudgeten för efterföljande år och med plan för de kommande två åren. Vid behov kan kommunfullmäktige förändra budgeten i november, t.ex. vid valår. Fullmäktigebudgeten ska innefatta: Driftbudgetram per nämnd Eventuella volymjusteringsbelopp o.dyl. Resultaträkning, balansräkning m.fl. övergripande ekonomiska parametrar Skattesats Låneram Eventuella särskilda uppdrag till nämnderna Fullmäktigebudgeten utgör del två i kommunens årsbudget vart och ett av budgetåren i den aktuella mandatperioden och ska också vara utgångspunkt för de internbudgetar nämnderna upprättar. Anslagsnivåer KF beslutar om nettobudget per nämnd. KS beslutar om investeringsbudgeten för kommande år. Respektive nämnd har rätt att under budgetåret göra omdisponeringar mellan verksamhetsområdena. Strategiskt budgeterade anslag flyttas efter beslut till respektive nämnd avseende det/de år de avser. Tilläggsanslag under året ska om möjligt styras till prognos och delårsrapportering. Statsbidrag Kommunen får generella statsbidrag i den så kallade påsen. Dessa statsbidrag bokförs centralt på kommunens finansiering. Nämnderna erhåller ej medel direkt ifrån den generella påsen kopplade till nya åtaganden. Nämnderna söker specialdestinerade statsbidrag. 12
Taxor och avgifter I anslutning till fullmäktiges behandling av årsbudgeten fastställs efter förslag från respektive nämnd taxor och avgifter som ej är indexerade eller där förslaget till justering ej följer index. En sammanställning över de av KF fastställda taxorna och avgifterna ska finnas tillgänglig samt vilka övriga taxor och avgifter man har delegerat till övriga nämnder. Volymfördelning En grundläggande princip är att varje verksamhet ska få resurser utifrån befolkningens storlek, ålder, levnadsförhållanden, behov och utifrån medborgarnas likställighetsprincip. Det ska vara tydligt för medborgarna hur kommunen fördelar sina resurser. Skillnader kan bero på olika politiska prioriteringar. Resursfördelning är även en förutsättning för att kunna utvärdera om man uppfyllt sina mål. Kommunfullmäktige har i ett separat ärende beslutat om en modell för volymfördelning från kommunstyrelsen. Som grundmodell för kompensation avseende löneökningar, inflation och dylikt räknas respektive nämnds nettobudget upp med SKL:s prisindex för kommunal verksamhet (PKV) minus 0,1 procentenhet. Av PKV avsätts 0,1 procentenhet till strategiska lönesatsningar. Uppdrag Utöver det uppdrag som anges i den strategiska planen kan nämnderna kan få vissa specifika uppdrag tilldelats sig i budgeten. Uppdragen ska redovisas i delårsbokslut och årsredovisningen. Internbudget Internbudgeten upprättas av respektive nämnd med utgångspunkt i de förutsättningar som ges i fullmäktigebudgeten. Budgeten upprättas under juli-november och beslutas av respektive nämnd, varefter den överlämnas till fullmäktige för kännedom vid sammanträdet i december. Internbudgeten ska innefatta: Nämndens resultatmål som ska bygga på inriktningsmålen De nyckeltal nämnden eventuellt vill ha uppföljda och redovisade Fördelningen av budget per verksamhetsområde Efter det att samtliga internbudgetar överlämnats till fullmäktige och fullmäktige fattat eventuella nödvändiga kompletterande budgetbeslut, på grund av nya övergripande omständigheter, sammanställs kommunens årsbudgetdokument. En risk- och väsentlighetsanalys ska göras av de mål som formuleras och fastställs. Nyckeltal Utöver de av kommunfullmäktige beslutade strategiska nyckeltalen som nämnden ska följa kan nämnden besluta om egna nyckeltal som är viktiga för nämndens uppföljning av grunduppdraget. Syftet är att identifiera områden som behöver förbättras och sätta mål för kommande år. Dessa nyckeltal kan vara både mått kring resurser, produktionsprocesser och resultat. Investering Kommunfullmäktige beslutar om investeringsbudgetramen för den kommande mandatperioden. Kommunfullmäktige fattar också principbeslut om genomförande av de strategiska investeringar som ska genomföras under kommande mandatperiod d.v.s. de investeringar som är kopplade till kommunens utveckling, expansion eller strukturella förändringar, och som därmed kräver tillskott av driftmedel eller får större påverkan på taxorna. Dessa investeringar skall även prioriteras av kommunfullmäktige. I samband med budgetbeslutet för respektive år kan kommunfullmäktige med hänsyn till förändrade förhållanden revidera sitt beslut. 1
Kommunstyrelsen beslutar för varje enskilt budgetår om fördelningen av investeringsbudgeten per nämnd och de enskilda investeringarna per objekt. Vid fördyrningar av investeringar ska kommunstyrelsen fatta nytt investeringsbeslut. Kapitaltjänstkostnader ska normalt täckas inom befintlig budgetram. För investeringar kopplade till utveckling, expansion eller strukturella förändringar ges i normalfallet full kompensation för redovisade och styrkta driftskostnader. Inför varje budgetår ska investeringsbudgeten anmälas till kommunfullmäktige för information. Varje nämnd upprättar årligen en lång- och kortsiktig planering över sitt investeringsbehov. Samtliga planerade/önskade investeringsobjekt skall innehålla beskrivning av hur måluppfyllelsen påverkas. Vid behov av investeringar ska fyrstegsprincipen tillämpas: 1.) Tänk om Det första steget handlar om att först och främst överväga åtgärder som kan påverka behovet av investering. 2.) Optimera Det andra steget innebär att genomföra åtgärder som medför ett mer effektivt utnyttjande av befintlig anläggning/utrustning.) Bygg om/modifiera Vid behov genomförs det tredje steget som innebär begränsade ombyggnationer / investeringar. 4.) Nyinvestering/Bygg nytt Det fjärde steget genomför som behovet inte kan tillgodoses i de tre tidigare stenen. Lokalplaneringsgruppen genomför, rapporterar och dokumenterar fyrstegsprincipen avseende lokaler. Övriga större investeringar ska också prövas enligt fyrstegsprincipen och dokumentation ska ske. En kalkyl ska upprättas över drifts- och investeringskostnaderna samt klargörande om ränta under investeringstiden ska aktiveras. Kalkylen ska även innehålla ökade kostnader avseende inventarier, personal, eventuella avvecklings/omställningskostnader m.m. Projekt som sträcker sig över en längre tid ska belastas med ränta. Internräntan fastställs i samband med budgeten. Vid förändring av internräntan ges full kostnadskompensation för skattefinansierade investeringar Om en investering inte blir genomförd betalas förprojektering av den nämnd som initierat projektet i driftbudgeten. För att inköp av ett inventarium ska räknas som investering ska den ekonomiska livslängden uppgå till minst tre år och anskaffningsvärdet till minst ett basbelopp. Om flera inventarier anskaffas samtidigt, och dessa har ett naturligt samband med varandra, ska beloppsgränsen i ovanstående stycke tillämpas på dessa inventariers sammanlagda anskaffningsvärden. Motsvarande gäller också om ett inventarieköp utgör ett led i en större inventarieanskaffning. Vid försäljning av en inventarie får nämnden tillgodoräkna sig eventuell realisationsvinst alternativt täcka en realisationsförlust. Vid övrig försäljning av anläggningstillgångar hanteras realisationsvinster och förluster via kommunens centrala finansiering. Internhyra Tekniska förvaltningen förvaltar kommunens fastigheter. Huvudprincipen för all intern hyressättning är självkostnadsprincipen. Hyran skall täcka driftskostnader, kapitalkostnader (avskrivning och internränta) samt kostnader för planerat underhåll inom avskrivningstiden. Verksamheternas hyreskostnader ska normalt täckas inom budgetram. Full kompensation ges i normalfallet för de ökade hyreskostnaderna som enligt såväl den berörda förvaltningen som av KS anses vara kopplade till utveckling, expansion eller strukturella förändringar. Grundregeln är att en förvaltning som lämnar en lokal får behålla sina hyrespengar i den omfattning och på det sätt som regleras i kommunens regelverk för internhyra. Om en förvaltning lämnar lokaler man i närtid fått full kostnadskompensation för eller lämnar till följd av större förändringar i volym och/eller behov eller vid 14
förändrad struktur fattar KS beslut huruvida och i så fall i vilken omfattning den berörda nämnden ska få behålla hyrespengarna i sin driftbudgetram. Reglerna för internhyra beslutas av kommunfullmäktige. Internhandel och prissättning För att minska administration ska internfakturering i möjligaste mån undvikas. Interna varor och tjänster bör prissättas till kalkylerat självkostnadspris, men högst till marknadspris. Fakturor under 500 kronor ska ej interndebiteras med undantag av lager, matförsäljning m.m. Möjlighet finns att under året samla mindre kostnader och att göra debitering vid ett senare tillfälle. Interna fördelningar behöver inte attesteras om bokföringen är enligt överenskommelse. Periodisering Fördelning av kostnader och intäkter ska göras till rätt bokföringsperiod. För verksamheten väsentliga belopp ska periodiseras i redovisningen. Vid redovisningar sker uppföljningen av en periodiserad budget utifrån 1/12 per månad om nämnden inte har valt att göra avvikande periodiseringar. Förvaltningsplan Utifrån de resultatmål, målnyckeltal eller andra mål- och styrparametrar som fastställts av nämnden upprättar respektive förvaltning en förvaltningsplan för det kommande budgetåret. Förvaltningsplanen kan uttryckas i verksamhetsmål eller aktiviteter som ska genomföras för att resultatmålen ska nås. Förvaltningsplanen ska fortlöpande följas upp av förvaltningsledningen och kommuniceras med nämnden och inom förvaltningen. Avvikelser av betydelse rapporteras till nämnd och kommunchef. Aktivitetsplan Utifrån förvaltningsplanen som fastställts av förvaltningschefen upprättar nästa leds chefer (vid behov beroende på förvaltningsstorlek och struktur) en aktivitetsplan för det egna ansvarsområdet avseende det kommande budgetåret. Aktivitetsplanen ska kommuniceras med och godkännas av förvaltningschefen. Den följs fortlöpande upp av berörd chef och avvikelser rapporteras till förvaltningschefen. Styrning av upphandlad verksamhet och entreprenader De mål och riktlinjer som styr upphandlade verksamheter: Lagstiftning och annan nationell styrning Kommunfullmäktiges styrning genom budget och planer Nämndens egen internbudget och internkontrollplan Det förfrågningsunderlag inkl. kravspecifikation som utgör underlag för avrop eller upphandlingen Det avtal som tecknas mellan beställande nämnd och utföraren Dessa mål och riktlinjer ska framgå i avtalen/överenskommelserna som knyts med upphandlad enhet och ska knyta an till villkoren som redovisades i förfrågningsunderlaget. 15
UPPFÖLJNING OCH ÅRSREDOVISNING Månadsrapporter Nämnden ska göra månadsuppföljning. Undantag kan göras i januari, februari och juni månad. Uppföljningen tillgängliggörs på intranätet. Prognos efter mars Kommunen lämnar en prognos till kommunfullmäktige efter mars månad. Rapporten avser uppföljning och prognos av ekonomi, verksamhet och måluppföljning. Delårsrapport efter augusti Kommunen upprättar en delårsrapport och prognos helårsutfall efter augusti månad. Bolagsstyrelserna rapporterar sina utfall, prognoser och utvecklingen under året. Delårsrapporten efter augusti månad innehåller en översiktlig redogörelse för utvecklingen av nämndernas verksamheter och resultat sedan föregående räkenskapsårs utgång samt en uppföljning av kommunfullmäktiges övergripande mål, finansiella mål, nämndernas resultatmål samt av god ekonomisk hushållning. Prognos efter oktober Kommunen lämnar en prognos till kommunfullmäktige efter oktober månad. Rapporten avser uppföljning och prognos av ekonomi, verksamhet och måluppföljning. Månadsvisa rapporteringar till KS Ekonomienheten gör månadsvisa övergripande uppföljningar till kommunstyrelsen och tillgängliggör dessa på intranätet. Nämndernas åtgärder vid avvikelser i förhållande till budget Varje chef har ett åtagande att bedriva sin verksamhet inom budgeterade medel. Om underskott uppstår ska omprioriteringar göras inom sitt eget ansvarsområde. Om enheten inte klara sin budget ska rapportering ske till förvaltningschefen. Förvaltningschefen ska därefter göra omprioriteringar mellan olika verksamheter. Innan nämnden tar ställning till månadsrapporten/delårsrapporten ska avvikelser i förhållande till budget och mål skriftligen förklaras av förvaltningschefen. I de fall månadsrapporten-/delårsrapporten visar på prognostiserat underskott i förhållande till budget, ska förvaltningschefen presentera förslag till åtgärder för nämnden. Dessa ska vara så utformade att nämnden, om möjligt, senast till utgången av innevarande budgetår åter når en överensstämmelse med budget. Om obalansen vid årets slut fortfarande kvarstår, ska nämnden göra en granskning av verksamheten och organisationen. Nämndens ansvar prövas i samband med bokslutsbehandlingen i kommunfullmäktige. Förändringar i kommunens verksamhet och serviceåtagande Respektive nämnd ansvarar för löpande anpassning och förändring av sin verksamhet. Förändring av kommunens verksamhet eller serviceåtagande som är av principiell betydelse eller annars av större vikt utifrån ett medborgarperspektiv beslutas av kommunfullmäktige. Exempel på sådant som ska beslutas av kommunfullmäktige är förändring av kommunens serviceutbud i en hel ort t.ex. nedläggning eller nyetablering av skola eller förskola i en av kommunens tätorter. Årsredovisning Nämnderna och kommunstyrelsen upprättar redovisningar avseende bokslutet utifrån de anvisningar som kommunledningsförvaltningen lämnar. Redovisningarna innehåller resultatredovisning i form av måluppfyllelse, resursåtgång samt analys av utfallet. Kommunens årsredovisning redovisar måluppfyllelse samt redogör för verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen vid räkenskapsårets slut för hela kommunkoncernen. Årsredovisningen är en sammanfattning och bygger på nämndernas redovisningar. I årsredovisningen anges resultatredovisning, resultatanalys och viktiga utvecklingsområden. En utvärdering av om målen för god ekonomisk hushållning har uppnåtts ska lämnas i årsredovisningen. God ekonomisk hushållning som en sammanvägd bedömning av läget för kommunens finansiella och övergripande
mål verksamhetsmål. Det finansiella målet väger tungt i bedömningen av om kommunen har en god ekonomisk hushållning. Resultatutjämningsreserv - RUR Reservering till en resultatutjämningsreserv får göras med högst ett belopp som motsvarar den del av årets resultat efter balanskravsjusteringar som överstiger 1 procent av summan av skatteintäkter, generella statsbidrag och kommunalekonomisk utjämning. Medel från en resultatutjämningsreserv får användas för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel. Älmhults kommun definierar lågkonjunktur utifrån när kommunens totala intäkter understiger föregående års intäkter. RUR ska användas för att reglera underskott i bokslutet när en lågkonjunktur inträffat under året och medfört minskade intäkter eller ökade kostnader. Vid fastställande av budget i kommunfullmäktige för det kommande året får RUR disponeras om intäkterna sviktar. Om konjunkturnedgången befaras bli långvarig bör ett åtgärdsprogram/handlingsplan upprättas. Över- och underskottshantering per nämnd Hanteringen av nämndernas över- och underskott beslutas av kommunstyrelsen. Hänsyn ska tas till kommunens totala resultat och möjlighet till att använda medel från resultatutjämningsreserven. I bokslutet ska klargöras huruvida det finns särskilda skäl som gör att ett underskott, eller del av detta, inte ska föras över till näst kommande år. Överskott, eller del av överskott, kan föras över till näst kommande år om nämnden uppfyllt sina mål och överskottet beror på aktiva åtgärder nämnden/förvaltningen genomfört. Maximalt % av nettobudget eller max mkr av överskottet får föras över till nästkommande års budget. Överskottet ska användas året efter att det uppkommit och sedan är det förbrukat. Underskott ska täckas året efter och en plan ska upprättas som ska följas. Särskild hantering av resultatet av nedanstående verksamheter: över/underskott avseende tekniska förvaltningens underhåll av fastigheter och enskilda vägar förs över till nästa år vid införandet av ett rationaliserings- och ersättningsprojekt uppstår det ofta ökade kostnader i ett inledningsskede. Underskottet i projektet får därmed matchas med motsvarande minskade kostnader kommande år tills projektet är slutredovisat. Särskild hantering av resultatet av nedanstående verksamheter under gällande mandatperiod: över/underskott avseende kursverksamhet för förtroendevalda förs över till nästa år över/underskott avseende investeringsbudgeten förs över till nästa år Analys Analys av verksamhetens resultat görs avseende kvalitet, produktion, ekonomi, personal m.m. Samband ska analyseras och förklaras varför resultatet ser ut som det gör. Jämförelser görs mellan årets resultat och tidigare års resultat, orsaker till förändringar och eventuella trender i området. Analysen bör utgå från prestations- och nyckeltal. Kvalitets- och verksamhetsutveckling För att lyckas med kvalitets- och verksamhetsutveckling krävs ständiga förbättringar och förnyelse av alla verksamhetens delar. Förutsättningar för detta är ett metodiskt utvecklingsarbete som genomsyrar organisationen och en kultur som stimulerar till ständigt lärande, kreativitet och nya idéer. Förbättring handlar både om att analysera förra årets resultat och föreslå åtgärder för ökad måluppfyllelse i den kommande budgeten men även om systematiskt kvalitetsarbete och omvärldsanalys för att få kunskap om brukarnas behov, önskemål och synpunkter för att kunna utveckla verksamheten i takt med tiden. För att säkra den kvalitetsmässiga verksamhetsutvecklingen ska nämnderna och styrelserna bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete. Detta omfattar minst: Regelbundet genomföra kund- eller brukarenkäter som mäter nöjdhet med verksamheten Systematisk synpunkts- och klagomålshantering Insyn, dialog och samverkan med brukare och medborgare 17
Systematiska jämförelser (benchmarking) med riket och jämförbara kommuner Revisionsgranskning Kommunens förtroendevalda revisorer granskar varje år all verksamhet som bedrivs av nämnder och styrelser. De bedömer om verksamheterna sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Granskningen sker dels löpande under året, vid delårsbokslut efter augusti månad samt vid årets slut då man i en revisionsberättelse föreslår om nämnderna och bolagsstyrelserna ska beviljas ansvarsfrihet eller ej. Uppsiktsplikt Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen ha uppsikt över nämnders verksamhet samt kommunal verksamhet som bedrivs i företag och kommunalförbund. Kommunstyrelsen ska övervaka den ekonomiska förvaltningen och att nämnders verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt att lagar och förordningar följs och att medlen används ändamålsenligt. Finner kommunstyrelsen brister ska styrelsen lämna råd alternativt föra ärendet till fullmäktige som får fatta beslut. Kommunstyrelsen uppsiktsplikt utgörs av nämnders redovisningar av hur mål och uppdrag genomförs och vilka resultat som uppnåtts, ekonomisk redovisning samt hur nämnden går till väga för att upprätthålla en tillfredsställande kontroll. Intern kontroll Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls samt se till att verksamheten är kostnadseffektiv. En god intern kontroll kännetecknas av: Ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning En rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten Säkerställande av att lagar, policyer, reglementen mm tillämpas Skydd mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar Eliminering och upptäckt av allvarliga fel Intern kontroll är ingen isolerad händelse utan en integrerad del i organisationen och i våra processer. Nämnden ska även årligen göra en risk- och väsentlighetsanalys inför fastställande av intern kontrollplan. När det gäller externa utförare ska den interna kontrollen ske enligt samma principer som internt. Uppföljningen av nämndernas och styrelsernas interna kontroll redovisas i ett separat ärende. Uppföljning av upphandlad verksamhet och entreprenader Enligt kommunallagen är kommunen skyldig att regelbundet utföra uppföljning och tillsyn över all verksamhet som finansieras med offentliga medel. Kommunen utövar tillsyn över enskild verksamhet som exempelvis privata förskolor. När det gäller fristående skolor har kommunen endast insynsrätt men ingen tillsynsrätt. När det gäller upphandlad verksamhet ska denna granskas och följas upp vilket beställande nämnd/styrelse ansvarar för. Uppföljningen av den upphandlade verksamheten ska genomföras på ett systematiskt och ändamålsenligt sätt och resultaten av genomförd uppföljning dokumenteras och redovisas till förvaltningsledning och beställande nämnd. En samlad uppföljning av upphandlad verksamhet redovisas i nämndens redovisning. Riktlinjer för uppföljning av upphandlad verksamhet finns till på Sveriges kommuner- och landstingsförbunds hemsida. 18
KOMMUNIKATION MED ALLMÄNHETEN Intressenterna av kommunens resultat är många och det innebär att resultaten bör kommuniceras på olika sätt. Budgeten, årsredovisningen, delårsrapporten tas fram och görs tillgänglig för allmänheten bland annat på kommunens hemsida samt även en kort presentation i Kommuninfo. Det är också viktigt att förmedla resultaten internt i den egna organisationen. Resultat ifrån olika undersökningar och mätningar t.ex. medborgarenkäten, Kvalitet i Kortet och övriga kvalitetsredovisningar ska redovisas på kommunens hemsida. Medborgaren i fokus Alla medarbetare ska arbeta kundorienterat och sträva efter en hög grad av tillgänglighet. Effektivitet, kreativitet, flexibilitet, ansvarstagande, gott kundbemötande och professionalism ska prägla kommunens arbete. Beslutsfattande, särskilt vad avser myndighetsutövning, ska vara konsekvent och präglas av förutsägbarhet och likabehandling. För att minska förväntansgapet ska kommuninvånarna veta vilka tjänster och vilken servicenivå kommunen tillhandahåller. Kommuninvånarna ska uppleva att kommunen i alla avseenden är lätt tillgänglig och har hög servicenivå. Stödjande dokument och mallar till respektive avsnitt finns på kommunens intranät under Ekonomihandboken. 19