HebyFS 2017:11 Infördes i författningssamlingen den 31 januari 2017 Riktlinjer till styr-, budget- och uppföljningsprocessen av både styrelse, nämnder, bolag och dess förvaltningar under år 2017 Antagen av kommunstyrelsen 23 januari 2017 3
2 Organisation Kommunfullmäktige I enlighet med kommunallagen (1991:900) har kommunfullmäktige det samlade ansvaret för den kommunala verksamheten och styr kommunens nämnder, kommunstyrelsen och bolag. Kommunfullmäktige fördelar anslagen till kommunstyrelsen och nämnderna. Fullmäktige är det forum där medborgarna har möjlighet att ta del av de politiska debatterna. Därför förekommer dessa alltid i samband med att beslut av större och långsiktig dignitet tas. Demokratiberedningen Inom kommunfullmäktige ska det finnas en demokratiberedning. Beredningens uppdrag är att ansvara för fullmäktiges medborgarkontakter och att utforma goda former för medborgardialog, att ge stöd till styrelsen och nämnderna i medborgarkontakten samt att bevaka långsiktiga, övergripande frågor. Kommunstyrelse Kommunstyrelsen ansvarar, på uppdrag av kommunfullmäktige, för att organisationen agerar inom ramen för uppdraget. Kommunstyrelsen ansvarar också för att det finns en fungerande planeringsprocess. Kommunstyrelsen har den ledande och samordnande rollen och har tolkningsföreträde, om olika delar i organisationen inte är överens om tolkningar och tillämpningar av regelverk eller överenskommelser inom kommunen. Kommunstyrelsen följer upp kommunens hela verksamhet likväl som den egna. Kommunstyrelsen ansvarar för att samordna arbetet mellan styrelsen och nämnderna vad gäller förslag till inriktningar och effektmål. Kommunstyrelsen bereder inriktningar inför kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen fastställer även egna effektmål. Styrelsen ansvarar för drift och uppföljning av verksamhet i enlighet med av fullmäktige fastställt reglemente. Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för den egna förvaltningen, förvaltningscheferna och kommunchefen. Nämnderna Nämnderna ansvarar för beredning av ärenden, beslutsfattande och drift av verksamheten inom de ansvarsområden, som de blivit tilldelade av fullmäktige enligt reglementena. De ansvarar också för uppföljningen inom respektive ansvarsområde. Nämnderna ansvarar även för finansiering av verksamheter som utförs i enskild drift. De intar ett konkurrensneutralt förhållningssätt mellan intern och extern verksamhet. Nämnderna är anställningsmyndighet för sin personal, utom förvaltningscheferna, som anställs av kommunstyrelsen. Nämnderna fastställer effektmål utifrån av fullmäktige fastställda inriktningar. Hebyfastigheter AB och Hebygårdar AB Bolagen är en del av kommunkoncernen. Hebyfastigheter AB är ett medel för kommunen att få en effektiv hantering av kommunens befintliga lokaler och framtida lokalbehov. Hebygårdar är helägt av Hebyfastigheter AB och är ett medel för Heby kommun att främja bostadsförsörjningen i kommunen. De policies och planer för kommunala förvaltningars agerande som fastställs av kommunfullmäktige gäller också för Hebyfastigheter AB och Hebygårdar AB när de inte står i strid med gällande lagstiftning, till exempel att bolaget ska drivas efter affärsmässiga principer, ägardirektiv eller avtal ingångna med utomstående parter.
3 Planering Planeringsträffar För att skapa ett forum för information till samtliga politiska partier kallar kommunstyrelsens ordförande till planeringsträffar. Deltagare är fullmäktiges, nämndernas och Heby fastigheter AB:s ordförande och presidier. De politiska partier som genom detta inte är representerade ges också rätt att delta med en eller flera representanter. Vid planeringsträffarna deltar kommunchefen, ekonomichefen, administrativa chefen och de förvaltningschefer som är berörda av de ärenden som är på dagordningen. Arbetssättet gör att nämnderna och fastighetsbolaget samt alla politiska partier får samma information vid samma tillfälle. Deltagarna i träffarna har sedan att föra informationen vidare till sina nämnder, till fastighetsbolaget och till partigrupperna. Planeringsträffar, sammansatta enligt ovan, skapar möjlighet till samsyn och förståelse för vilka förutsättningar kommunen de facto har och vilka olika problem och frågeställningar det kan ge upphov till. Mål och resultatstyrning, inriktningar och effektmål I Heby kommun tillämpas mål- och resultatstyrning. All styrning och ledning utgår från kommunens vision. Utifrån visionen beslutar fullmäktige om inriktningar. Inriktningarna är av långsiktig karaktär och pekar ut de verksamhetsområden som ska prioriteras under tidsperioden. De har ett brukar- och/eller medborgarfokus. Inriktningarna är en del av budget 2018 och plan 2019-2020. Kommunfullmäktige styr också med policyn, planer och ekonomiska anslag. Policyn och planer är av långsiktig karaktär och har bäring på visionen. Utifrån fullmäktiges styrdokument, ska nämnderna och kommunstyrelsen formulera och anta effektmål. Effektmålen är mätbara och har ett brukaroch/eller medborgarfokus och beskriver den effekt som ska uppnås för att tillgodose brukarnas och/eller medborgarnas behov. Med utvalda indikatorer formuleras effektmålen. På det sättet bestäms nivån på den kvalitet som ska uppnås och en jämförelse med kostnader kan göras. Genom att använda mått som också används av andra kommuner i riket ges en möjlighet till jämförelse. Effektmålen har också en koppling till de resurser som fullmäktige ställer till förfogande för nämnderna och kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige har i november 2016 beslutat om inriktningar för 2018. Vid planeringsdagarna i maj samordnar kommunstyrelsen nämndernas arbete med effektmål och budget för 2018. Nämnderna och kommunstyrelsen beslutar om effektmål för 2018 i november. Planering Budgetberedning Budgetberedningen utses av kommunstyrelsen som också utdelar uppdrag till beredningen. Budgetberedningen består av ordförandena och 2:e vice ordförandena i kommunstyrelsen, vård- och omsorgsnämnden samt utbildningsnämnden. Kommunstyrelsens ordförande kallar till budgetberedningen. Budgetberedningens sammanträden protokollförs. Budgetberedningen i januari: KS ger budgetberedningen i uppdrag att handlägga och planera budgetprocessen under året vilket innebär beslut om vilka som representeras i budgetberedningen och fastställer beredningstillfällena. Från januari tom april pågår interna tjänstemannaprocesser som en förberedelse inför planeringsdagarna i maj med ram och bokslutsberedningen.
4 Kommunens politiska budgetprocess inleds med en ram och bokslutsberedning genomförd av budgetberedningen under maj månad. Nämnderna genomför en första presentation av ekonomiska och verksamhetsmässiga förutsättningar för innevarande och kommande år. Det innefattar även en inledande genomgång av bokslutet inklusive måluppfyllelsen. Nämnderna kommer att få en första presentation på tillgängliga budgetramar och eventuella förändringar av övergripande målsättningar. Budgetberedningen sammanställer därefter förslag till KS som fattar beslut om nämndernas nettobudgetramar samt beslut om hyra för kommande år vid sammanträdet i juni månad. Därefter så arbetar nämnderna och kommunstyrelsen med att ta fram ett förslag på en detaljbudget och sammanställa ett budgetförslag som presenteras vid budgetberedningens sammanträde under hösten Nämnden kan öka eller minska sin bruttoomslutning så länge nettoramen hålls. Inom ramutrymmet (bruttoomslutningen) får respektive nämnd besluta om att omdisponera anslag och tjänster om de inte går i strid med KFs beslutade mål och riktlinjer för verksamheten och inte heller innebär framtida kostnadsökningar för egen eller annan kommunal verksamhet. I samband med delårsbokslutet så reviderar ekonomienheten det ekonomiska utrymmet efter ny skatteunderlagsprognos som presenteras under slutet av augusti. Nämndernas ramar justeras för utfallet av den lokala lönerevisionen i särskild ordning till delårsbokslutet. Därutöver kan en förändring av nämndernas driftbudgetramar i budgetprocessen ske genom omdisponering av anslag mellan nämnder och finansförvaltningen, vilket beslutas av kommunstyrelsen. Finns det dessutom omdisponering av driftbudgetanslag mellan nämnder liksom omdisponering av investeringsanslag inom kommunens totala investeringsbudget så beslutas det av kommunstyrelsen. Planering Kommunstyrelsen bereder budget 2018, plan 2019-2020 till kommunfullmäktige vid sitt sammanträde i november. Efter det ska kommunstyrelsens förslag till budget 2018, plan 2019-2020 samverkas med de fackliga organisationerna vid CESAM i mitten av november. Kommunstyrelsen bereder inriktningar för 2019 till kommunfullmäktige vid sitt sammanträde i november. I november avslutas processen med att kommunfullmäktige fastställer budgeten. Vilket innebär nettoramar för nämnder och finansförvaltningen samt investeringsvolym och ett resultatöverskott samt övriga räkenskapsdelar tillhörande budgeten 2018 inklusive plan 2019-2020
5 Därutöver beslutar Kommunfullmäktige om följande delar utdebitering inriktningar för 2019 och framåt styrmodell regler för budgetering och uppföljning taxor och avgifter internräntan skolpeng och ersättning för hemtjänstpeng avkastningskrav för Hebyfastigheter AB Hebygårdar AB:s och Hebyfastigheter AB:s nivå på soliditeten borgensavgift Uppföljningsrapporter Uppföljning Bolagen lämnar uppföljningsrapporter vid samma tidpunkter som nämnderna och rapporterar till kommunstyrelsen. Förvaltningarna följer varje månad den ekonomiska utvecklingen inom sina ansvarsområden. Förvaltningscheferna rapporterar det ekonomiska läget för respektive nämnd/styrelsen. För den händelse förvaltningen uppdagar avvikelse från budget ska detta redovisas till nämnden/styrelsen. Om avvikelsen visar på ett underskott ska åtgärdsplaner redovisas till nämnden/styrelsen och dessa vidarerapporteras till kommunstyrelsen. Oavsett följsamhet mot budget ska följande rapporter ges: Uppföljningsrapport per 30 april Rapporten ska innehålla resultat för perioden, årsprognos samt analys. Vid behov ska beslut tas om åtgärdsplaner i syfte att bedriva verksamheten inom angivna anslag och mål. Denna åtgärdsplan anger vad nämnderna och förvaltningen särskilt ska beakta för att korrigera verksamheten mot att uppnå satta mål inom ramen för tilldelade resurser. Fullmäktige har uppföljningsrapport per 30 april som en informationspunkt vid sitt sammanträde i juni. Delårsrapport per 31 augusti I 9 kap 1 lagen om kommunal redovisning anges att kommuner och landsting minst en gång under räkenskapsåret ska upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från räkenskapsårets början. Minst en rapport ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Per 31 augusti gör kommunen en delårsrapport som består av årsprognos, uppföljning och prognos för att nå effektmålen samt en analys av verksamhet och ekonomi för hela kommunen inklusive bolagen. Rapporten syftar till att följa upp tidigare avgivna rapporter och till eventuell korrigering av verksamheten till följd av avvikelser. Delårsrapporten för respektive nämnd och styrelsen godkänns vid respektive sammanträde i oktober. Fullmäktige behandlar delårsrapporten vid sitt sammanträde 1 november. Uppföljningsrapport per 31 oktober Ekonomienheten tar fram en utfallsrapport till kommunstyrelsen och de nämnder som i delårsbokslutet lämnat en negativ årsprognos i förhållande till
6 budget ska på nytt redovisa en årsprognos per sista oktober. Denna rapport är förenklad och syftet är att få en snabb överblick av det ekonomiska läget 2 månader efter delårsbokslutet. Uppföljning Årsredovisning I 3 kap 3 lagen om kommunal redovisning anges att kommunstyrelsens ska upprätta en årsredovisning. Årsredovisningen skall redogöra för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen vid räkenskapsårets slut och bestå av en förvaltningsberättelse, en resultaträkning, en balansräkning, en kassaflödesanalys, och en sammanställd redovisning som omfattar även kommunal verksamhet som bedrivs genom en annan juridisk person. I årsredovisningen görs även uppföljning av kommunens effektmål samt redovisning av internkontrollplanerna. Årsredovisning för respektive nämnd och styrelse godkänns vid respektive sammanträde i mars. Kommunstyrelsen ska, enligt 8 kap 17 kommunallagen överlämna årsredovisningen till kommunfullmäktige och kommunfullmäktiges revisorer senast 15 april 2017. Kommunfullmäktige ska godkänna årsredovisningen. Åtgärdsplaner Uppföljning Åtgärdsplanerna ska beskriva, beräkna och tidsplanera de åtgärder som krävs, för att åstadkomma en ekonomi i balans. Förvaltningens åtgärdsplaner Om en budgetavvikelse på helåret uppkommer för en budgetansvarig tjänsteman, ska denne omgående upprätta en åtgärdsplan, som redovisas för tjänstemannens förvaltningschef. Denne har då att väga in åtgärderna i förvaltningens ansvar. Om förändringar i kostnadsförbrukning behöver göras inom den del av förvaltningen, som tilldelats medel från en specifik styrelse/nämnd, ska förvaltningschefen vidta åtgärder samt informera aktuell styrelse/nämnd i samband med därnäst följande styrelse/nämndssammanträde eller månadsrapport. Kommunstyrelsens och nämndernas åtgärdsplaner Om uppföljningsrapporter eller perioder däremellan som informeras från förvaltningschef visar en avvikelse i budgetföljsamhet på helåret och där förvaltningens åtgärdsplan inte kommer att åstadkomma balans i ekonomin, kan respektive nämnd och kommunstyrelsen göra omprioriteringar inom sitt ansvarsområde för att nå budgetföljsamhet på helåret. Omprioriteringar kan göras mellan verksamheter och kan röra t.ex. planerad verksamhet som skjuts upp tills ekonomin åter är i balans. Dessa omprioriteringar dokumenteras i styrelsen/nämndens åtgärdsplan och läggs till de åtgärdsplaner förvaltningen föreslagit. Åtgärdsplanerna följs sedan upp enligt det styrelsen/nämndens beslut. Nämndernas beslut och resultatet av vidtagna åtgärder ska avrapporteras till kommunstyrelsen i uppföljningsrapporten, delårsrapport och årsredovisning.
7 Kommunfullmäktiges åtgärdsplan Enligt kommunallagen 8 kap 5a ska fullmäktige anta en åtgärdsplan för återställande av det egna kapitalet om kostnaderna överstiger intäkterna. Det egna kapitalet ska återställas under de närmast följande tre åren. Beslut om åtgärdsplan bör fattas snarast efter det att obalansen konstaterats. Åtgärdsplanen ska följas upp kontinuerligt och återrapporteras till fullmäktige om den inte hålls. Uppföljning Intern kontroll Intern kontroll sker i enlighet med kommunstyrelsens riktlinjer antagna 2 juni 2015, 141. Enligt kommunallagen ska nämnderna se till att verksamheten bedrivs i enlighet med mål, riktlinjer och föreskrifter. Nämnderna ansvarar för att ta fram en kontrollplan inom vardera sitt ansvarsområde i oktober. Kommunstyrelsen har en samordnande roll när det gäller uppföljning och planering av den interna kontrollen. Kommunstyrelsen tar också fram kontrollplan för kommunövergripande verksamheter samt för den egna verksamheten. Kommunstyrelsen och nämnderna redovisar arbetet med intern kontroll i samband med delårsrapporten. Kommunstyrelsen och nämnderna rapporterar i samband med årsredovisningen till fullmäktige om vilka kontroller som är gjorda samt resultaten av dessa.
8 Översikt styrdokument i planeringsprocessen Process Dokument/underlag Arbets Vem Åtgärd, tidperiod Punkt Riktlinjer för styr-, budgetoch uppföljningsprocessen 2017 Riktlinjer antagna av Ks KS Beslut Ks, dec 2016 eller jan 2017 Årsredovisning 2016 Årsredovisning Dec - april Förvaltning/ nämnder/ks/ fastighetsbolaget Förvaltningen Beslut i Kf april Budgetprocess, förvaltningen Uppföljningsrapport per 30 april. Förvaltningen arbetar med budgetprocessen inför planeringsdagarna i med ram och bokslutsberedning i maj. Uppföljningsrapport inkl årsprognos och analys. Omvärldsanalys Omvärldsanalys framtagen av förvaltningen Novdec Presentation för KF feb 2017. Finansiella förutsättningar Förvaltningen information i KS Feb 2017 Budgetprocessen KS ger budgetberedningen uppdrag att Jan KS/budgetberedni handlägga och planera budgetprocessen ngen under året. Janapril Aprilmaj Förvaltningen Förvaltning Ks/nämnd i maj Info i Kf, Juni Planeringsdagar Nämndernas nettobudgetramar Ram och bokslutsbredning och samordning av arbetet med budget och effektmål Budgetbredningen sammanställer förslag om nämndernas nettobudgetramar för beslut i KS Maj Maj Förvaltning, KS och nämnder Maj Beslut i KS i juni Information till KF i juni Effektmål Nämnderna och KS beslutar om sina effektmål. Beslut om detaljbudget i nämnder och KS i oktober Beslut Kf, Okt, nov Beslut i okt KS Detaljbudget KS o nämnderna arbetar med att ta fram förslag på detaljbudget som presenteras på budgetsbredningen sammanträde under hösten. hösten Delårsrapport Delårsrapport Augsept Förvaltningen Internkontrollplaner Beslut om kontrollplaner för 2018 okt nämnder/ KS Uppföljningsrapport per 30 Uppföljningsrapport oktober till KS. oktnov oktober nov KS/nämnder Beslut KS/nämnder i nov majsept budgetberedning/ Beslut Kf, KS Nov Budget 2018, plan 2019 2020. Budget 2018, plan 2019 2020. Inriktningar för 2019 Beredning i KS i nov Beslut i Kf i nov Riktlinjer för styr-, budget- Riktlinjer antagna av Ks nov KS Beslut Ks, och uppföljningsprocessen Dec, jan under 2018 Redovisning av internkontroll Följer tidplanen för årsredovisningen dec Nämnder/ KS Årsredovisning 2017 Årsredovisning Dec - Förvaltning april nämnder/ks/ fastighetsbolaget Omvärldsanalys Omvärldsanalys framtagen av nov - Förvaltningen förvaltningen dec Beslut i Kf i april Beslut i Kf april 2018 Presentation, feb