Redovisning av handlingsplan för införande av standardiserade vårdförlopp i cancervården i Region Kronoberg

2015-10-23 Region Kronoberg Redovisning av handlingsplan för införande av standardiserade vårdförlopp i cancervården i Region Kronoberg Beslutet att införa standardiserade vårdförlopp i cancervården i Region Kronoberg togs i mars 2015 och arbetet med införandet för de fem första pilotprocesserna startade under våren 2015. Märkning av remisser och mätning av tiden från välgrundad misstanke till start av behandling startar i Region Kronoberg den 1 november 2015. Information och förankring i verksamheten 1. Hur har landstinget/regionen informerat och fört dialog om SVF inom verksamheterna i syfte att skapa förankring och ett effektivt införande av de fem pilotdiagnosernas SVF? En kommunikationsplan togs fram i ett tidigt skede för att säkerställa att berörda målgrupper fick information. Målet var i första hand att skapa en förståelse och ett engagemang hos medarbetare och chefer så att de medverkar på ett konstruktivt sätt i arbetet med de standardiserade vårdförloppen. Inriktningen var att arbeta stegvis med kommunikation, eftersom arbetet med att införa standardiserade vårdförlopp sker över en längre period. Behovet av kommunikation förändras under tiden och behöver kompletteras efter hand. En viktig del var även att organisera och utveckla stödet till ledare på olika nivåer i vården. Chefslinjen utgör Region Kronobergs huvudkanal för information och kommunikation och därför har en viktig del i kommunikationsstrategin varit att förse cheferna med stödmaterial för vidareinformation. Inriktningen har också varit att använda och utgå från det nationella materialet för att de grundläggande budskapen ska bli samordnade och samstämmiga. Aktiviteter och insatser En styrgrupp med representanter från berörda delar av organisationen bildades i ett tidigt skede och har träffats en gång i månaden för att få kunskap, information och för att föra en dialog om olika frågor kopplade till satsningen. 1a) Region Kronoberg_Redovisning_handlings Sida 1 av 9

Styrgruppens ordförande (hälso- och sjukvårdsavdelningens verksamhetschef) har kontinuerligt informerat och fört dialog på hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp. En intern hemsida för satsningen har skapats där fakta, länkar, informationsmaterial och artiklar om satsningen finns tillgängliga. Informationsstöd till chefer i form av bildspel avsedda för arbetsplatsträffar har tagits fram och spridits i organisationen. Information och redaktionella artiklar till övergripande interna nyhetsbrev, personaltidning och intranät har publicerats fortlöpande. Region Kronbergs cancersamordnare har informerat och fört dialog om satsningen på kontaktsjuksköterskemöten, ledningsgrupper, möten med patientföreningar, och på Allmänmedicinskt Kunskapscentrum (AMK) 2. Hur har landstinget/regionen samverkat med regionala cancercentrum (RCC) under införandet av SVF och vilka erfarenheter kan ni dela med er av inför 2016 års arbete? RCC syd har skapat nätverk för kommunikatörer, cancersamordnare, vårdförloppskoordinatorer och tillgänglighetsnätverket(analys). Representanter från alla delar av södra regionen ingår i dessa nätverk. Från Region Kronoberg är det en kommunikationsstrateg, en cancersamordnare, en uppföljningsstrateg och i dagsläget tre vårdförloppskoordinatorer. En viktig framgångsfaktor för 2016 är att fortsatt engagera och motivera chefslinjen att sprida kunskap om satsningen i verksamheten och motivera medarbetarna att bidra i arbetet. För att de ska fungera krävs förankring på ledningsnivå och ett bra stödmaterial för vidareinformation. Det är också viktigt att framsteg och goda exempel sprids kontinuerligt för att visa den utveckling som sker. Information om satsningen ska också finnas och synas i många informationskanaler samtidigt för bästa genomslagskraft. Aktiviteter och insatser Kommunikatörsnätverket har haft flera möten för att utbyta erfarenheter och idéer. Det har varit såväl fysiska möten som telefonkonferenser. Cancersamordnarnätverket har täta kontakter via möten, e-post och telefon. Dialog kring problem och lösningar. Öppet klimat där alla delar med sig. Man får snabbt hjälp, råd och tips om hur andra gjort. Samordnaren på RCC syd håller ihop det gemensamma arbetet, information och informationsspridning. Tillgänglighetsnätverket har regelbunden kontakt via möte, e-post och telefon. Koordinatorsnätverket bildades i oktober 2015 under ett tvådagars internat för vårdförloppskoordinatorerna som RCC syd arrangerade med stöd av tillgänglighetsnätverket och cancersamordnarna. Sida 2 av 9

Involvering 1. Hur har landstinget/regionen involverat patientrepresentanter i arbetet med SVF? Patient- och närståenderepresentanter finns med i den strategiska styrgruppen som träffas en gång i månaden för information och dialog. Möten hålls två gånger per år med aktiva patientföreningar i Region Kronoberg för information och dialog. En uppdragsbeskrivning och modell för ekonomisk ersättning till patientnärstående representanter är framtagen och kommer att implementeras inom kort. I varje patientprocess ska patient- närståendemedverkan säkerställas. Detta är inte klart i alla processer ännu. 2. Hur har landstinget/regionen involverat representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? Med vårdval primärvård sker samordning och samverkan via Allmän Medicinskt Kunskapscentrum (AMK). Privata vårdgivare inom vårdvalet har inbjudits att delta på uppstartsmöte i februari 2015(ingen kom) och december 2015. Vi har i samarbete med AMK lokalanpassat primärvårdsversionerna av SVF. Erbjudande har gått ut till alla vårdcentraler i regionen att få information på plats. Hittills har ingen tackat ja. Med övriga privata vårdgivare som har avtal med Region Kronoberg sker samordning och informationsspridning via planeringssekreterare på kundvalsenheten. Stöd till verksamheternas utvecklingsarbete 1. Hur har stödet inom landstinget/regionen sett ut för införandet av välgrundad misstanke i primärvården och den specialiserade vården? Utvecklingsenheten, cancersamordnaren, VIS och analys och kommunikationsavdelningen har arbetat tillsammans för att ta fram verktyg, rutiner och sprida information om välgrundad misstanke. Huvud- och halscancer har haft föreläsning för primärvårdsläkarna om det förloppet. De nationella primärvårdsversionerna är kommunicerade till primärvården via AMK och kommer att finnas tillgängliga på webben för vårdgivare. Regelbundna träffar med berörda chefer för vidare spridning av information till medarbetarna. - Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patient- och verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? Sida 3 av 9

Processteamen har förbättrat sina rutiner avseende remissbedömning så att SVF remisserna tas omhand varje dag. Processteamen har reserverade tider på sina mottagningar för patienter med cancermisstanke. 2. Hur har landstinget/regionen löst införandet av koordinatorfunktion för respektive diagnosspecifikt SVF? I Region Kronoberg finns tre vårdförloppskoordinatorer som i dag arbetar 30 procent var och täcker för varandra. Vi räknar med att utöka i takt med införandet av fler SVF. Dom ansvarar för alla SVF patienter i samverkan med berörda klinikers sekreterare och kontaktsjuksköterskor. Det finns ett telefonnummer till koordinatorerna för att underlätta snabb kontakt från primärvården och andra inremitterande enheter. - Hur har landstinget/regionen definierat koordinatorfunktionens uppdrag? Se bilaga. - Vid vilken tidpunkt infördes koordinatorfunktionen för respektive pilotdiagnos? Koordinatorerna påbörjade sitt arbete i maj 2015. Dom arbetar med alla förloppen. - Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patient- och verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? Verksamheterna är mer uppmärksamma på patienter med cancermisstanke. Ökad samverkan och förståelse över klinikgränser. Alla arbetar mot samma mål. Utifrån patientperspektivet har inga observationer gjorts ännu. 3. Hur har landstinget/regionen löst obokade/reserverade tider för respektive pilotdiagnos? Blåscancerprocessen, huvud- och halsprocessen och magsäckmatstrupsprocessen har reserverade tider till mottagning. Blåscancerprocessen har även säkrat tider till behandling. Prostatacancerprocessen har inte kommit igång med det ännu. I skrivande stund saknas processledare för prostatacancerprocessen. AML är ett akut och välfungerande förlopp redan idag så där är det inte aktuellt med reserverade tider på samma sätt. På röntgen finns fasta tider för några diagnoser. Sektionsansvariga på röntgen arbetar tillsammans med cancersamordnaren för att hitta hållbara lösningar för alla processer. Parallellt pågår också ett arbete med att införa produktions- och kapacitetsplanering samt att förbättra samordningen av röntgenverksamheten mellan våra två sjukhus. Idag bokas tider av respektive klinik. Från och med första november 2015 kommer koordinatorerna att boka och samordna tider i dialog och samråd med verksamheterna. På operation är dessa patienter prioriterade. - Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patient- och verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? Sida 4 av 9

Vi har ännu inte gjort några sådana observationer. Implementering av de fem standardiserade vårdförloppen 1. Om och i så fall hur har landstinget/regionen implementerat de fem pilotdiagnosernas SVF under 2015? Arbetet startade i patientprocessteamen våren 2015 med kartläggning av respektive process nuläge och önskat läge i förhållande till SVF. Varje process arbetar aktivt med förbättringar kring rutiner, arbetssätt och samverkan över gränser för att klara målen i SVF. Processledarna får stöd i processarbetets olika faser från utvecklingsenheten, cancersamordnaren, analysenhet och kommunikationsavdelningen En särskild remiss för de patienter som ska ingå i ett standardiserat vårdförlopp är framtagen för att underlätta för inremitterande och för koordinatorerna. Delprocesser som röntgen och patologen arbetar med sina delar av patientprocessen. Mätning av SVF från välgrundad misstanke till start av behandling startar i Region Kronoberg 1 november 2015. Då är våra VIS och IT-system redo för detta. - Hur många patienter har startat utredning i respektive SVF efter beslut om välgrundad misstanke (ange tidsperiod 2015)? Vi har inte påbörjat kodning och rapportering ännu. Start 1 november 2015. - Hur många av de patienter som utretts med SVF har fått diagnosen: Akut myeloisk leukemi Huvud- och halscancer Matstrupe- och magsäckscancer Prostatacancer Cancer i urinblåsa och övre urinvägar Se svar ovan. - Hur många patienter inom respektive SVF har avslutats genom start av behandling? Se svar ovan. - Hur många patienter har avslutat SVF av annan anledning exempelvis av medicinska skäl eller annat? Se svar ovan. - Finns delar av SVF som inte implementerats och hur ser tidplanen ut för att det ska genomföras? Sida 5 av 9

Se svar ovan. - Finns det rutiner för överföring utan fördröjning av patient till behandlande enhet när denna är annan än utredande? Inom Region Kronoberg sker överföring via koordinator, ansvarig läkare eller kontaktsjuksköterska. Det finns en gemensam rutin inom södra regionen för patienter som överförs mellan landsting. Uppföljning av ledtider och indikatorer i vårdadministrativa system 1. Hur har landstinget/regionen tillsett att SVF från välgrundad misstanke till start av behandling går att följa i de vårdadministrativa systemen? Finns åtgärder som ska genomföras för att uppföljningen ska kunna ske och hur ser tidplanen för dessa ut? Inom Region Kronoberg har vi samma journalsystem inom den specialiserade sjukhusvården och primärvården (offentlig och privat). All registrering kommer att ske i vårt journalsystem. Detta gör att all data samlas i ett gemensamt datalager och att man därifrån kan hämta de uppgifter som behövs för att följa de ledtider som efterfrågas. Inga särskilda åtgärder krävs. 2. Vilka av de nationella ledtiderna kan redovisas via vårdadministrativt system för SVF vid rapportskrivandet? Välgrundad misstanke, start av behandling, avslut av SVF innan behandling påbörjad och överlämning mellan landsting. Ansvar och aktiviteter för att IT- stöd blir funktionellt 1. Hur har landstinget/regionen utvecklat de stödprocesser som behövs för att följa och följa upp SVF i respektive IT-stöd? Åtgärdskoderna finns inlagda i journalsystemet Beskrivningar finns på när, var och hur åtgärdskoderna ska dokumenteras i journalen. Rapporter kommer att finnas för samtliga SVF som underlag för inrapportering till nationella databasen. Rapporter kommer att finnas för uppföljning av ledtider internt i Region Kronoberg. Vi börjar med manuell inmatning till nationella databasen Sida 6 av 9

Införandet av fler standardiserade vårdförlopp 2016 1. Hur har landstinget/regionen planerat för införandet av fler SVF 2016? Under hösten 2015 har processledare för 4 nya förlopp utsetts. Processledare saknas i skrivande stund för CUP. Senast under våren 2016 kommer övriga processledare att utses. Ett uppstartsmöte i samverkan med RCC syd i Region Kronoberg går av stapeln den 11 december 2015. Erfarenheter från införandet av de fem första förloppen tas tillvara. Region Kronoberg erbjuder stöd till de nya processledarna. VIS-systemets lösning med remisshantering är gjord så att det enkelt går att lägga till nya processer. 2. Hur har landstinget/regionen samverkat och löst övergångar för patienter som går över landstingsgränserna? Koordinatorer från hela södra regionen har varit på en gemensam tvådagars utbildning och där diskuterat rutiner och skapat ett nätverk. En gemensam rutin för överföring av patienter mellan landsting har tagits fram för patienter i södra sjukvårdsregionen där de flesta patienter rör sig över gränserna. För patienter utanför södra regionen ansvarar koordinatorerna för att aktiva överlämningar görs. Utmaningar och åtgärder 1. Vilka har varit de stora utmaningarna vid införandet av de fem första SVF och hur har ni hanterat dem? Det har varit svårt att nå ut med information till primärvården och privata vårdgivare. Vi för kontinuerligt dialog med ansvariga och via AMK. Det råder i dagsläget brist på CT och PET-CT kapacitet. Det är också brist på röntgensjuksköterskor. En djupare genomlysning, kartläggning och effektivisering av röntgens verksamhet i Region Kronoberg är påbörjad. Det råder brist på urologer. Arbetet med rekrytering pågår. Kodverket från SKL kom sent i våras. Vi fick in koderna i vårt journalsystem först under vecka 37. Den nationella väntetidsdatabasen har inte kunnat ta emot data förrän från vecka 39 och rutinerna för hur och vem som ska rapportera blev inte heller klart förrän då. Så det har varit svårt att i god tid nå ut med rätt information till berörda verksamheter. Därför har vi valt att vänta med start av mätdelen i SVF tills allt var klart. Det har tagit tid att utveckla verktygen i vårt journalsystem för att få till ett bra flöde och smidigt arbetssätt samt att förankra det gentemot Sida 7 av 9

primärvården och slutenvården. Vi bedömer det som bra att det har fått lov att ta tid även om det försenat starten av mätdelen i SVF. Svårt för processteamen att avsätta tillräckligt med tid för processarbetet inom ramen för ordinarie arbetstid. 2. Vilka goda exempel på lösningar har ni erfarenhet av från införandet under 2015? Ett mycket välfungerande nätverk mellan cancersamordnarna i södra regionen för samarbete och erfarenhetsutbyte i samverkan med RCC syd. Vi har ett telefonnummer in till koordinatorerna så det är enkelt för primärvården att hålla reda på. Vi har en särskild remiss i vårt journalsystem som täcker alla förloppen och gör det enkelt för koordinatorerna att hitta de patienter som ingår i SVF. Det blir också enkelt att lägga till nya vårdförlopp. Huvud- och halsprocessen började tidigt kartlägga hur många remisser med cancermisstanke som kom in (innan kodverket var klart). De fick då ett underlag för hur mycket lediga tider på mottagningen som behövdes. De kunde också se varifrån remisserna kom. För esofaguscancer har Region Kronoberg utarbetat rutiner tillsammans med Region Skåne för att korta ledtiden till regional MDK. Region Kronoberg har en processmodell som är gemensam för allt processarbete och som används även i SVF arbetet. Produktions- och kapacitetsplanering genomförs i Region Kronoberg för att skapa effektiva patientflöden. 3. Vilka utmaningar ser ni inför kommande SVF 2016? Det saknas kontaktsjuksköterskor för vissa diagnoser. Det råder brist på röntgensjuksköterskor, patologer och vissa läkarkompetenser. Otillräcklig tillgång till CT och PET-CT. Primärvården är även fortsatt en stor utmaning. Undanträngningseffekter för andra patientgrupper. Vi har inte sett det ännu men det måste följas upp när fler SVF införs. Ekonomi Ge en översiktlig bild av hur stimulansmedlen har använts (exempelvis projektmedel, medel för åtgärdande av tillgänglighet och andra utmaningar, medel för införande av koordinatorfunktion) och vad återstående stimulansmedel kommer att användas till. Hur mycket medel från 2015 kommer att överföras till 2016? Sida 8 av 9

Fördelning av stimulansmedel 2015 4 016 423 kr Område Medel kr Anmärkning Vårdförloppskoordinator 90 % tjänsteutrymme 388 000 Fördelning på tre sekreterare, 30 % tjänst vardera Resekostnader/konferens 20 000 Möte med RCC, nätverksmöte med mera Förbrukningsmaterial 50 000 IT, mobiltelefon Medicinskt servicecentrum 1 200 000 Produktion- och kapacitetsplanering extern konsult. Medicinskt servicecentrum 370 000 Kvalitetshöjande aktiviteter, lönemedel Hälso- och sjukvårdsavdelningen 53 000 Processcoach 50 % Investeringsbidrag inköp av CT 1 935 000 Ökat behov av CT-undersökning För år 2015 har 4 016 000 kr av stimulansmedlen använts till standardiserade vårdförlopp i cancervården. Av de medlen avser 388 000 till tre vårdförloppskoordinatorer på sammanlagt 90 % tjänstgöringsgrad. Sedan har 370 000 kr använts till kvalitetshöjande aktiviteter som avslutades i september 2015, ersattes av konsulttjänst som har i uppdrag genomför produktion- och kapacitetsplanering inom medicinsk servicecentrum till en kostnad av 1,2 Mkr. Investeringsbidrag till inköp av CT-utrustning, dessa undersökningar förväntas öka inom cancerprocesserna. Övriga kostande för resor, konferenser, förbrukningsmaterial samt process stöd 1 23000 kr. Per-Henrik Nilsson Hälso-sjukvårdsdirektör Ingeborg Franzén Utvecklingsdirektör Solveig Svensson Verksamhetschef, Hälso och sjukvårdsavd. Sida 9 av 9

2015-09-01 Funktionsbeskrivning för vårdförloppskoordinator i Region Kronoberg Vårdförloppskoordinatorns roll är att säkra kodning av standardiserade vårdförlopp, boka in undersökningar inkluderade i de standardiserade vårdförloppen samt följa tillgänglighet och aktuella väntetider. I koordinatorns uppgifter ingår att: Vara första kontakt med remittent eller mottagande klinik. Ta emot och märka remisser som uppfyller kriterierna för standardiserat vårdförlopp. Boka in tider för undersökning i enlighet med det standardiserade vårdförloppet och bevaka att undersökningstiderna hålls liksom att de i vårdförloppen ingående undersökningarna görs. Ta kontakt med patienten för att ge patienten undersökningstider och förklara utredningsförloppet. Hänvisa patienten vidare till t ex kontaktsjuksköterska eller läkare då det finns behov av medicinsk information, stöd eller frågor som rör vården i övrigt. Säkerställa aktiva överlämningar till andra vårdgivare, även över landstingsgränser och informera patient härom. Registrera och följa ledtider för vårdförloppen och rapportera vidare. Nära samverkan med berörda klinikers sekreterare och kontaktsjuksköterska. Uppmärksamma och rapportera avvikelser enligt rutin. Sida 1 av 1