Analys av Verksamheter vid Service- och Teknikförvaltningen inom Eslövs kommun Eslövs 2011-10-21 Lennart Lundquist T f Förvaltningschef 1
Innehåll Beskrivning av uppdraget... 3 Organisationsplan... 4 Verksamheten totalt... 6 Måltid... 7 IT... 9 Städ... 11 Fastighet... 12 Projekt... 14 Bilpool... 15 Kundförhållande per förvaltning... 16 Barn och Familj... 16 Gymnasie- och Vuxenutbildning... 17 Kultur och Fritid... 18 Vård och Omsorg... 19 Övriga... 20 Kommunjämförelse... 22 Sammanfattning... 26 2
Beskrivning av uppdraget Förvaltningen Service och Teknik bygger sitt arbete på ett inrättat köp- och säljsystem i Eslövs kommun. Effektiviteten i detta system liksom de interna slitningar detta har inneburit behöver utredas och analyseras. Bakgrunden är att tjänsten som förvaltningschef för Service och Teknik har varit utannonserad eftersom Kurt Strömberg lämnat uppdraget och från och med den 15 augusti 2011 arbetar på Kommunledningskontoret. Lennart Lundquist är tillförordnad förvaltningschef i avvaktan på att permanent lösning med förvaltningschef är klar. Frågor kring kostnadsförändring kopplade till budgetanvisningar och kvalitetskrav behöver klargöras liksom koppling till kostnadsindex av olika slag. För att kunna klara en budget i balans för Service och Teknik krävs en analys av köp- och säljsystemet mellan Service och Teknik och de olika förvaltningarna inom Eslövs kommun. Här måste möjliga effektiviseringar belysas och värderas. Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 30 augusti 2011 enligt 92 beslutat att ge kommundirektören i uppdrag att avbryta pågående rekrytering för att göra en analys över förutsättningarna för Service och Teknik att klara sitt uppdrag inom de ramar som finns tillgängliga. Analysen ska genomföras under september månad och redovisas för kommunstyrelsen i oktober 2011. Här ska också fattas beslut kring det fortsatta arbetet med Service och Teknik och dess ekonomiska förutsättningar. 3
Organisationsplan 4
5
Verksamheten totalt Service och tekniks (SoT:s) verksamhet bygger på att köp- och säljsystemet är självfinansierat. Detta medför att kostnader och intäkter ska balanseras och att driftbudgeten därmed sammanlagt ska vara 0. Samlad driftredovisning för SOT:s avdelningar Bokslut Bokslut Budget Prognos Budget 2009 2010 2011 2011 2012 Måltid -3,5-1,9 0,0 0,0 0,0 IT 0,2-0,2 0,0 0,0 0,0 Städ 0,5 0,1 0,0 0,0 0,0 Fastighet -7,5-1,1-6,1-10,1 0,0 Projekt 0,9 0,2 0,0-0,2 0,0 Bilpool 0,6 0,0 0,0 0,0 0,0 Resultat -8,8-2,9-6,1-10,3 0,0 Redovisningen är rensad från tidigare entreprenad avdelningen och dess avveckling samt försäkringsavräkning. Administrationen är helt utfördelad proportionellt på alla avdelningarna. Underskott i budget 2011 är del av underhållsarbete för fastigheterna Munkebo förskola och Berga gymnasium. Prognos 2011 innehåller totala kostnader för de 2 underhållsprojekten ovan. Ekonomiskt kundförhållande med de störta kunderna (2010) Ansvar Förvaltning BoF GoV KoF VoO Övriga Totalt Måltidsavdelningen -29,3-3,8 0,0-11,8-3,6-48,5 IT-avdelning -2,5-2,9-0,2-0,8-3,1-9,5 Städavdelning -13,3-4,3-2,0-0,4-2,3-22,3 Fastighetsavdelning -82,5-23,4-17,2-2,1-13,6-138,8 Projektavdelning 0,0 0,0 0,0 0,0-6,5-6,6 Bilpool -0,3 0,0-0,1-3,0-1,8-5,2 Summa - 128,0-34,4-19,4-18,1-30,9-230,8 Övriga består av Kommunledningskontoret, Arbete och Försörjning, Miljö och Samhällsbyggnad, EIFAB och övriga externa. Projektavdelningens intäkter redovisas som övriga. IT-avdelningens intäkter går till Kommunledningskontoret och slussas vidare till Service och Teknik, här behandlar vi som intäkterna går direkt till Service och Teknik. Interna intäkter och kostnader inom Service och Teknik har eliminerats i denna sammanställning. 6
Verksamhetsbeskrivning per avdelning Måltid Bokslut Bokslut Budget Prognos Budget 2009 2010 2011 2011 2012 Intäkter 43,9 48,9 54,7 54,7 55,2 Arbetskraft - 25,1-27,5-29,8-29,8-30,1 Livsmedel - 16,9-16,9-18,2-18,4-18,9 Transporter - 2,2-2,5-2,7-2,5-2,2 Övrigt - 3,2-3,9-4,0-4,0-4,0 Kostnader - 47,4-50,8-54,7-54,7-55,2 Resultat - 3,5-1,9 - - - Måltidsavdelningens uppgift Måltidsavdelningen tillagar och serverar mat till förskolor, skolor och de boende inom äldreomsorgen i Eslövs kommun. Måltidsavdelningen ansvarar och driver även Majkens restaurang i Stadshuset och har en del externa kunder så som service till konferensverksamhet vid stadshuset. Måltidsavdelningens största kunder är Barn och Familj, Gymnasie- och Vuxenutbildning samt Vård och Omsorg. Verksamhetsbeskrivning Måltidsavdelningen är en avdelning inom Service och Teknik som leds av en kostchef. Köken är indelade i tre områden och varje område leds av en enhetschef. Kostchefen och enhetschefernas huvudsakliga arbetsuppgifter är att bemanna tillagnings- och mottagningskök med personal som innehar rätt kompetensnivå, planera matsedlar för skolor, gymnasium, förskolor, äldreomsorg samt Majkens restaurang, lägga in uppgifter beträffande receptur och debiteringsunderlag, beräkna kostnad och näring för matsedlarna, ansvara för egenkontrollprogram i verksamheterna, planera och genomföra utbildningar för måltidspersonal, medverka vid centrala upphandlingar som berör verksamheten, främst livsmedelsupphandling. Vidare har måltidsavdelningen budgetansvar och prissättning och varje verksamhet ska bära sina kostnader. När det gäller tillagningsköken så ansvarar samordnare och arbetsledare för att tillaga och servera måltider enligt kommungemensamma matsedlar och recept, vilket innefattar såväl normalkost som specialkost. Därutöver ska samordnarna och arbetsledarna vid tillagningsköken avropa livsmedel från grossister enligt livsmedelsanbud, ansvara för att egenkontrollprogrammet följs och att information från tillagningskök till mottagningskök förs vidare samt ha kontakt med kunder och matgäster. Verksamhetstal Måltidsavdelningen har 13 st tillagningskök och bemanning på 34 st mottagningskök. Tillagningsköken tillagar och skickar luncher till 47 st mottagningskök och kvällsmat till fem st mottagningskök vid äldreomsorgen. När det gäller grund- och gymnasieskolor tillagas lunchen vid respektive skola med undantag från tre mindre skolor och dagligen serveras det 4 170 st luncher. Vad gäller äldreomsorgen har verksamheten två storkök som tillagar mat både till egna och övriga äldreboenden men även till vissa förskolor. Äldreomsorgen serverar dagligen 730 luncher och kvällsmål. Förskolorna innehar inga 7
tillagningskök utan det är grund- och gymnasieskolorna tillsammans med äldreomsorgen som ombesörjer detta. Förskolorna serverar dagligen 1 550 st luncher. Måltidsavdelningen består av 93 st medarbetare och inkluderar personer med lönebidrag, OSA-anställning etc och utgör 71,7 tjänster. Politiska mål Måltidsavdelningen har för år 2010 arbetat med att andelen ekologiskt ska utgöra minst 25 % av de livsmedel som används i verksamheterna. Målet beräknas nås under 2011. Kommunfullmäktige kommer under hösten 2011 att besluta om ett förslag om kostpolicy inom Eslövs kommun och det förväntas ett nytt uppdrag med framtagande av en handlingsplan. I förslaget om kostpolicyn anges bland annat att enheterna ska bedriva all verksamhet med hänsyn till klimatpåverkan och att livsmedelsverkets råd och rekommendationer för förskola, skola och äldreomsorgen ska utgöra grunden för måltidernas utformning och innehåll. Dessa två faktorer kommer få betydelse för måltidsavdelningens framtida verksamhet. Avtalssituationen Fyra skriftliga avtal är upprättade med förvaltningarna Vård och Omsorg, Gymnasie- och Vuxenutbildning och Barn och Familj. Praxisen kring avtalsskrivningen är att träffa respektive kund innan avtalet skrivs för att diskutera eventuella önskemål om förändringar etc. Samtliga avtal har omarbetats och förtydligats. Vad som återstår är att träffa respektive part vid respektive förvaltning och tillsammans gå igenom avtalen för att därefter underteckna dessa. 8
IT Bokslut Bokslut Budget Prognos Budget 2009 2010 2011 2011 2012 Intäkter 9,4 9,5 10,1 10,1 10,5 Konsulent & support - 0,4-0,8-0,8-0,8-0,8 Arbetskraft - 7,2-7,1-7,6-7,6-8,0 Lokalhyror - 0,4-0,6-0,6-0,6-0,6 Övrigt - 1,2-1,2-1,1-1,1-1,1 Kostnader - 9,2-9,7-10,1-10,1-10,5 Resultat 0,2-0,2 - - - IT-avdelningens uppgift IT-avdelningen levererar IT-tjänster till alla anställda inom Eslövs kommun, till bibliotekens allmänna datorer samt till viss del till elever. Här samordnas alla inköp av IT-utrustning, teleutrustning och teletjänster. Basnivån omfattar nätverk, serverdrift, IT-utrustning för arbetsplatsen, nätverkskonton, e-post-konton, virusskydd samt introduktionsutbildning. Därutöver tillkommer drift av olika verksamhetssystem. IT-avdelningen hanterar gemensam infrastruktur för hela Eslövs kommun för att på ett säkert och tillförlitligt sätt upprätthålla datatrafik mellan klienter och system samt säker Internetåtkomst. Nätverket övervakas för att driften ska fungera så effektivt som möjligt. Verksamhetsbeskrivning IT-avdelningen består av 15 medarbetare och leds av en IT chef. Kommunledningskontoret äger infrastrukturen och IT-avdelningen sköter driften av IT-miljön. IT-avdelningens budget består främst av personalkostnader. Kommunledningskontoret ansvarar för investerings- och driftbudget för verksamheten. Intäkter kommer från Kommunledningskontoret som i sin tur debiterar respektive förvaltning för kostnader för IT-drift. IT-avdelningens Helpdesk är en central funktion för alla ITrelaterade ärenden. Helpdesk ger stöd och råd till användaren via telefon eller e-post. Alla ärenden registreras för en rationell hantering som också möjliggör uppföljning och statistik. IT-avdelningen ansvar också för att telefonisystemet (växeln) är i drift samt att alla abonnenter har rätt telefoner och rätt abonnemangsformer samt för att nätverk, verksamhetssystem, e-post, skrivare m.m. fungerar och att systemen håller hög säkerhet och prestanda. IT-avdelningen arbetar kontinuerligt med förslag till utveckling av infrastrukturen för att möjliggöra nya funktioner samt ge stöd till verksamheterna i samband med IT-relaterade verksamhetsprojekt. Verksamhetstal År 2010 fanns 2 745 användare, 2 543 datorer samt 189 distansarbetsplatser (hemma-arbetsplats). För perioden den 1 januari den 30 juni 2011 fanns 3 463 ärenden med trådlöst nät, 850 växelanknytningar, 1 020 mobilabonnemang, 300 switchar (en nätverksverkskomponent som kopplar ihop IT-utrustning) samt 350 trådlösa åtkomstpunkter med trådlöst nät. Härutöver har IT-avdelningen cirka 150 utbildningstillfällen per år som innefattar introduktionskurs, grundkurs i Office m.fl. 9
Politiska mål IT-avdelningen ska senast december 2013 presentera en plan för öppna trådlösa nätverk i kommunens större byggnader. Avtalssituationen Det finns ett uppdragsavtal mellan Kommunledningskontoret och Service och Teknik gällande IT-driften som fortfarande gäller. Ett förslag till nytt avtal för perioden 2011-2013 är framtaget men är beroende av ett beredskapsavtal för IT innan förslaget kan slutföras. Utöver uppdragsavtalet finns ett separat avtal gällande trådlöst nätverk mellan Gymnasie- och Vuxenutbildning och Service och Teknik. Det pågår en diskussion om att eventuellt införa separata avtal mellan Service och Teknik och respektive förvaltning angående verksamhetssystem. Beslut om detta förväntas under oktober/november 2011. Det finns även en muntlig överenskommelse mellan Kommunledningskontoret och Service och Teknik om Verksamhetssystemet Telefoni. Samtliga avtal behöver ses över och eventuellt omarbetas och förtydligas. Den muntliga överenskommelsen behöver förhandlas och upprättas skriftligen. 10
Städ Bokslut Bokslut Budget Prognos Budget 2009 2010 2011 2011 2012 Intäkter 23,9 24,1 24,3 24,2 24,8 Arbetskraft - 20,9-20,9-21,2-21,0-21,7 Livsmedel - 0,5-0,5-0,7-0,5 Transporter - 0,4-0,4-0,6-0,5-0,6 Övrigt - 1,6-2,7-2,0-2,0-2,0 Kostnader - 23,4-24,0-24,3-24,2-24,8 Resultat 0,5 0,1 - - - Städavdelningens uppgift Städavdelningen utför städning i skolor, förskolor, idrottshallar, kontor, verkstäder samt utrymmen i kommunägda och externa fastigheter. För varje kund/fastighet finns det ett städschema där det framgår när och hur det städas i respektive lokal. Städning är inte "bara städning" utan i arbetsuppgifterna ingår också t ex kökstjänster, frukostberedning, fönsterputsning, ritningsarbete, golvvård och laboratoriearbete allt efter varje och respektive kunds behov. Därutöver utför städavdelningen även särskilda flytt- och byggstädningar efter specifika beställningar. Verksamhetsbeskrivning Städavdelningen är indelad i tre områden och varje område leds av en enhetschef. Inom verksamheten finns det även en bilburen städpool med fem verksamma medarbetare varav en är gruppledare. Städpoolens huvudsyfte är att täcka in vid korttidsfrånvaro och extra jobb. Städytorna utgör ca 129 000 kvm fördelade på cirka 90 arbetsplatser. I begreppet arbetsplats är t ex Ölyckeskolan en arbetsplats, varvid skolan består av sju friliggande byggnader. Städfrekvensen är olika från kund till kund. Barn och Familj är städavdelningens största kund och utgör cirka 57 % av den totala intäkten. Verksamhetstal Vid varje verksamhetsområde finns det cirka 25 medarbetare, varav 62 medarbetare är tillsvidare anställda och övriga har vikariat eller är timanställda. Det innebär att städavdelningen innehar cirka 70 tjänster i sin verksamhet. Städavdelningen tar även emot praktikanter från utbildningar och i dessa frågor samarbetar städavdelningen med Gymnasie- och Vuxenutbildning, Arbete och Försörjning samt Arbetsförmedlingen. Avtalssituationen Städavdelningen har ett skriftligt avtal med respektive förvaltning vid Eslövs kommun med undantag av kommunledningskontoret. Samtliga avtal behöver omarbetas, förtydligas och skrivas om. Härutöver har städavdelningen i en betydande omfattning (cirka 150 st) även muntliga avtal med ovanstående förvaltningar som behöver utarbetas, förhandlas och upprättas skriftligen. 11
Fastighet Bokslut Bokslut Budget Prognos Budget 2009 2010 2011 2011 2012 Intäkter 129,7 166,1 159,4 159,4 169,3 Fast. Tillsyn - 20,4-21,5-11,6-11,6-11,8 Kap. kostn. - 47,0-49,9-52,3-52,3-57,0 Underhåll - 8,2-9,2-16,0-20,0-15,0 Ext. Hyreskostn. - 11,9-10,5-9,1-9,1-9,3 Energi - 24,6-24,1-24,4-24,4-23,0 Yttre skötsel - 4,7-9,9-14,2-14,2-14,5 Löpande drift - 8,3-13,9-13,6-13,6-13,9 Övrigt - 12,1-28,2-24,3-24,3-24,8 Kostnader - 137,2-167,2-165,5-169,5-169,3 Resultat - 7,5-1,1-6,1-10,1 0,0 Fastighetsavdelningens uppgifter Service och Tekniks fastighetsverksamhet består av fastighetsförvaltning med ansvar för underhålls- och ombyggnadsplanering samt fastighetsservice med ansvar för tomtskötsel, idrottsplatsvaktmästeri och driftsteknik för fastigheter. Inom fastighetsavdelningen finns även förvaltningens hantverkare. Verksamhetsbeskrivning Fastighetsavdelningen leds av en fastighetschef som till sitt stöd har två förvaltare, en driftchef samt en ingenjör. Fastighetsavdelningens huvudsakliga verksamhetsområde är att förvalta Eslövs kommuns verksamhetslokaler, skolor, idrottsanläggningar med flera. Fastighetsavdelningen driver och förvaltar även Eslövs flygplats. Fastighetsförvaltningen innehar en förvaltande funktion medan det är Eslövs kommun, Kommunledningskontoret, som är ägarföreträdare av dessa fastigheter. Fastighetsförvaltningen hjälper även till med lokalförsörjningen av och anskaffar eller administrerar lokaler och fastigheter både intern och externt. Vid fastighetsavdelningen finns även fastighetsservice där driftchefen ansvarar för tillsynen och den dagliga driften av både internt och externt ägda fastigheter och utför även mindre underhållsåtgärder. Fastighetsservice ansvarar också för idrottsplatsdriften genom idrottsplatsvaktmästarna. Fastighetsteknikernas och fastighetsskötarnas främsta arbetsuppgifter är att handha den tekniska driften av installationer såsom ventilation, värme, kyla, vatten och avlopp m.m. Därutöver har ifrågavarande arbetsgrupp även hand om den löpande driften och genomför daglig tillsyn av densamma, vidtar mindre reparationer och åtgärder, avhjälper fel, hanterar skadegörelse som sker utanför ordinarie arbetstid. Arbetsledaren vid fastighetsservice ansvarar för skötseln av grönytor och grönområden på fastighetsmark. Verksamhetstal Fastighetsavdelningen förvaltar 113 st interna objekt, varvid 95 st innehar byggnader. Härutöver förvaltar fastighetsavdelningen sju st externa objekt för EIFAB:s räkning. Omräknat i antal kvm så utgör detta vad gäller förvaltande av interna objekt 151 508 kvm, varpå 3 394 kvm utgör hangarer vid Eslövs flygplats. Förvaltning av externt inhyrt utgör 11 689 kvm. 12
Fastighetsförvaltningen innehar även driften av internt ägda fastigheter och omräknat i antal kvm utgör detta cirka 176 000 kvm. När det gäller årsanställda så innehar fastighetsavdelningen totalt 34 st medarbetare. Politiska mål Fastighetsavdelningen har som mål att under perioden 2010-2014 minska energiförbrukningen med 20 %. Vid nybyggnation har fastighetsavdelningen som policy att Green Buildning ska beaktas och uppfyllas. Under 2011 ska fastighetsavdelningen inleda ett samarbete med EBO i syfte att använda ett gemensamt fastighetsinformationssystem. Fastighetsavdelning har också presenterat en plan som utvisar hur fastighetsunderhållet ska komma i balans, något som är redovisat i Servicenämnden. Avtalssituation Fastighetsavdelningen har avtal med de flesta förvaltningar inom Eslövs kommun och avser främst uthyrning av verksamhetslokaler och markskötsel. Det är cirka 50 st hyresavtal inklusive enstaka avtal som avser drift. Många av avtal behöver skrivas om och förtydligas. Förvaltningen har även i förslag till beslut i Servicenämnden föreslagit internhyreskontrakt för respektive fastighetsobjekt (cirka 120 st) och ett första utkast av hyreskontrakt är framtaget. Kommunstyrelsens arbetsutskott har härefter beslutat att sända ärendet på remiss till nämnder och utskott och remisstiden löper ut den 15 oktober 2011. Beslut om att införa ifrågavarande internhyressystem inväntas således och beslut är per dagens datum inte taget. 13
Projekt Bokslut Bokslut Budget Prognos Budget 2009 2010 2011 2011 2012 Intäkter 8,4 13,0 6,4 6,4 6,6 Arbetskraft - 3,6-3,9-4,9-5,1-5,0 Lokalhyror - 0,2-0,3-0,3-0,3-0,3 Projektadm. - 3,7-7,7-1,1-1,1-1,1 Övrigt - 0,9-0,1-0,1-0,1 Kostnader - 7,5-12,8-6,4-6,6-6,6 Resultat 0,9 0,2 - - 0,2 0,0 Projektavdelningens uppgift Projektavdelningen har sin bas i den byggprojektverksamhet som bedrivs av Eslövs kommun och dess verksamhet utgör en resurs för hela den kommunala förvaltningen och dess kommunala bolag. Verksamhetsbeskrivning Projektavdelningens huvudsakliga uppgift är att på uppdrag av kunden utföra projekt- och byggledning för ny- om och tillbyggnader med utgångspunkt från idé till överlämnat projekt för drift och förvaltning. Projektavdelningen genomför även komplexa utredningar inom olika expertområden och handhar systematiska brandskyddsarbeten, elbehörighet samt vatten- och avloppssäkerhet. Härutöver ansvarar projektavdelningen även för bygg och lokalplanering, fastighetsinventering i GiS, kalkylframtagande, upphandling inom dess område, utfasning av fossila bränslen, energisparåtgärder samt är förvaltningens krishanteringsgrupp vid extraordinära händelser. Verksamhetstal Antal pågående projekt är cirka 40 st. Projektvärdet per dagens datum överstiger 160 miljoner kr i investeringsvolym och detta exklusive externa arbeten. Övriga projekt är diverse ombyggnader och utredningar till övriga förvaltningar. När det gäller externa arbeten så pågår det flera arbeten med EIFAB och det är bland annat vid Äventyrsbadet och Karlsrobadet och beräknat projektvärde för detta är cirka 85 miljoner kr. Projektavdelningen har även ett pågående arbete gällande bowling och gymlokaler samt projektering av ny brandstation och beräknat projektvärde för dessa är 35 respektive 40 miljoner kr. Politiska mål Vid nybyggnation har projektavdelningen som policy och mål att beakta och uppfylla kraven för Green Building. Vid upphandling ska ett minimum av 60 % av investeringsprojekten upphandlas i direkt konkurrens och maximum 40 % upphandlas via ramavtal. Avtalssituationen Projektavdelningen timdebiterar all sin verksamhet, varför projektavdelningen inte har några avtal gentemot övriga förvaltningar. Projektavdelningen håller på med att utarbeta ett underlag för att framställa en uppdragsbekräftelse som ska användas gentemot andra förvaltningar då avdelningen får ett uppdrag. 14
Bilpool Bokslut Bokslut Budget Prognos Budget 2009 2010 2011 2011 2012 Intäkter 9,3 8,2 7,0 7,1 7,1 Arbetskraft - 0,8-1,0-1,0-1,0-1,0 Lokalhyror - 0,7-0,3-0,3-0,3-0,3 Leasing av bilar - 3,1-2,9-3,0-3,0-3,3 Service & reparationer - 1,4-1,4-0,9-1,0-1,0 Förs. & skatt - 1,1-0,6-0,7-0,7-0,6 Övrigt - 1,4-2,0-1,1-1,1-0,9 Kostnader - 8,7-8,2-7,0-7,1-7,1 Resultat 0,6 - - - - Minskad omsättning beror på nedläggning av entreprenad 2009 samt att kvarvarande entreprenadmaskinerna tillhör fastighet från och med 2011. Bilpoolens uppgifter Bilpoolen är en intern serviceverksamhet och här finns 128 st fordon som hyrs ut på årsavtal och även för kortare tid. Det som ingår i hyran av en bil är skatt, försäkring, reparation och service, besiktning, administrativ bilpool samt däck. Verksamhetsbeskrivning Avdelningen Bilpool administrerar Eslövs kommuns tjänstebilar och leds av en avdelningschef på deltid. Vid avdelningen Bilpool finns det även en verkstad som bemannas av en fordonshandläggare som i huvudsak handhar administrativa arbetsuppgifter. Bilpoolens verkstad ansvar för reparationer och service av fordon som inte avtalsmässigt lämnas in till märkesverkstäderna. Vidare utför Bilpoolens verkstad reparationer till fastighetsservice samt utför diverse uppdrag från bland annat Barn och Familjs förskolor m.m. Vid inköp av nya fordon genomförs inköpen via leasing med Nordea Finans. Verksamhetstal Avdelning Bilpool innehar totalt 128 fordon, varav 82 st är personbilar och 46 st är övriga. Nio av dessa 128 fordon är så kallat "källarbilar" och hyrs ut på kortare tid. Bilpoolens avdelning utgör 2,25 tjänster samt en resursperson som arbetar inom avdelningen. Politiska mål Vid utgången av 2012 ska samtliga tjänstepersonbilar inom Service och Teknik vara miljöfordon. 2014 ska 95% av tjänstepersonbilarna som Service och Tekniks Bilpool tillhandahåller vara miljöfordon. Avtal Avdelningen Bilpool har cirka 100 st skriftliga avtal som behöver ses över, omarbetas och förtydligas. 15
Kundförhållande per förvaltning Intervjuer med respektive förvaltningsledning Barn och Familj Kerstin Melen-Gyllensten Per Jönsson Lisbeth Erlandsson Kundförhållande: Måltid, Bilpool, Fastighet, Städ, IT, och Projekt. Fastighet: Dåligt med hyreskontrakt, och otydlighet i de hyresavtal som finns. Helpdesk inom fastighetsservice vore bra. Bemötandet bra men rektorerna kan ibland tycka att det händer inget. Otydligheten kan sitta i besked uppifrån och mycket att göra. Anledningen till att man har fastigheter i egen regi är ju att man kan få snabb service. Gränsdragningslista utförd för något år sedan? Projekt: Fungerar bra som helhet. Om det kommer kritik utifrån kan det bero på andra orsaker. Tydligheten i avtalen viktiga. Bilpool: Fungerar bra. Lämpligt att ha samlat i SOT. Bra att det finns gemensamt för hela kommunen. Måltid: Barn och Familj vill ha en bättre dialog mellan beställare och utförare. Lisbeth Erlandsson vill sitta ner och se och diskutera kalkylerna kring måltidskostnaden och inte bara få reda på priset. Barn och Familj ska nu handla upp en mindre enhet när det gäller måltider och man vill ha hjälp med detta från Service och Teknik och känner inte att man har någon egen kompetens inom detta område. Måltidsfunktionen fungerar bra men man vill från Barn och Familj inte vara med om en anslagsfinansiering av Service och Teknik. Man vill vara beställare och känna att man kan påverka. Om det behövs kan man tänka sig att ta över måltidsdelen inom Barn och Familj men inte vara leverantörer till Vård och Omsorg. Städ Försäkring: Fungerar bra. Hörs mycket lite. Skolan kan själv styra upplever man. IT: Kan delas upp i två delar, den administrativa och den pedagogiska. Den pedagogiska har blivit mycket bättre sedan man skaffade en egen IT-pedagog. Den administrativa är svår med otydliga spelregler. Barn och Familj tycker att man bör använda mer konsulter med mer specialistkompetens. I övrigt säger Barn och Familj att det är bra att det finns en egen IT-avdelning inom kommunen. Helpdesk fungerar mycket bra. Allmänt: Vad är det för politiska frågor i utförandet? Varför har Service och Teknik en politisk nämnd? 16
Gymnasie- och Vuxenutbildning Ulf Sandgren Kundförhållande: IT, Fastighet, Projekt, Måltid, Städ och Bilpool Omfattning: ca 35 Mkr IT: Precis avslutat avtalet med Service och Teknik om det trådlösa nätverket. Sagt upp skoldatanätet, och kanske omforma det till annat samarbete med IT. Det stora skolprojektet med ca 750 datorer ligger utanför Service och Teknik och är inköpt inklusive service av privat aktör. Bygger på 3-årigt leasingavtal. Förändringen är så stor att det känns rätt att köpa dessa tjänster. De system där alla är inblandade skall vi ha gemensamt medan däremot unika system bör hanteras av varje förvaltning. US anser att IT-avdelningen har utvecklats positivt från att var en nejsägare till att nu bli betydligt positivare att jobba med. IT ligger bra på Service och Teknik. Fastighet: I den gamla modellen var det Service och Teknik som skötte allting kring fastigheter och skolan fick bara reda på vilka kostnadsförändringar som nu gällde. I det nya systemet som nu tillämpas är skolan beställare och styr, vilket känns mycket bättre. Samarbetet fungerar mycket bra med både Projekt och Fastighet numera. Detta bibehåller Gymnasie och Vuxen gärna. Projekt: Se ovan. Måltid: Diskussion om måltidspriser efterlyses. Man kan inte bara informera om nästa års måltidskostnad utan måste sätta sig i en dialog med beställaren. Man har på Berga kommit högt i rankning både av mat och matmiljö och det är bra! Gymnasie och Vuxenutbildning hade upplevt det positivt att driva det själv och för de anställda hade det blivit enklare för man hade då blivit en del av skolverksamheten. Gymnasie och Vuxenutbildning vill ej att detta anslagsfinansieras för då tappar man sin påverkansmöjlighet. Städ: Samma synpunkt som ovan. Städpersonalen kunde bli en del av skolverksamheten om man var i samma organisation. I övrigt verkar städningen fungera bra då US hör mycket lite om detta. Bilpool: Fungerar bra. Används mycket lite av Gymnasie och Vuxenutbildnings personal. 17
Kultur och Fritid Eva Hallberg Lars Månsson Kundförhållande: Fastighet, Städ, IT, Bilpool och Projekt. Synpunkter: Mycket fungerar bra men det finns vissa förbättringsområden. Fastighet: Kontakterna utvecklats positivt under senare år. Hög kompetens. Lyssnar inte alltid på beställaren. Har ibland inte svarat på klagomål. Om man utför fastighetsarbete måste man tala om när detta påverkar hyran. Kultur och Fritid har fått hjälp även i externa fastighetsfrågor. Våfflan vill man bli av med! Städ Försäkring: Bra. Speciellt nöjd med försäkringsstöd. IT: Hög tillgänglighet i systemet. Helpdesk har blivit bättre men kan fortfarande förbättras. Bilpool: Bra. En gång klagat på hög kostnad men fått en bra och tydlig förklaring. Projekt: Mycket hög kompetens men inte alltid samråder man med beställaren. Kan ibland vara svår att få tag i högtryck. Vill ha tillgång till den funktionen i kommunen. Allmänt: Enligt Kultur och Fritid fungerar samarbetet med Service och Teknik bra. Kan vara lite sena i faktureringen. De meningsskiljaktigheter som uppstår kan enkelt härledas till otydlighet i affärsförhållandet. Det mesta handlar om spelreglerna tydligheten. Det är ingen organisationsfråga. Vid diskussion om köp-säljsystemet menar Kultur och Fritid att man väl kan tänka sig en anslagsfinansiering av Service och Teknik. Det skulle väsentligt minska den interna administrationen och Kultur och Fritid ser ingen nackdel i att detta flyttas från Kultur och Fritids budget. 18
Vård och Omsorg Eva Åström Kundförhållande: Måltid, Bilpool,Fastighet, Städ, IT och Projekt. Synpunkter: Tidigare kritik mot Service och Tekniks verksamhet men nu bättre. Matfrågan den absolut viktigaste för Vård och Omsorg. Vård och Omsorg vill tillverka mat lokalt på sina olika boende så omsorgstagarna kan känna matlukt och kanske deltaga i proceduren. Fastigheterna som Vård och Omsorg använder är till största delen ägda av EBO men stödet från den nya fastighetsorganisationen på Service och Teknik har fungerat mycket bra och man vill gärna ha mer stöd. Även från Projekt önskar man mer stöd. Måltid: Vård och Omsorgs viktigaste kundförhållande med Service och Teknik. Fungerar bättre nu än tidigare men kan fortsatt förbättras. Spec angeläget är att få igång fler kök så att vi får en lokal tillagning av maten. Även upplevd matkvalitete är tveksam. SCBmäter kommunens läge i landet och där får vi en lägre score sannolikt beroende på maten. I egna hemmet finns det en privat utförare Medirest. Matkvaliten medel men utleveranserna som Samhall sköter fungerar bra. Karidal ska ha egen arrendator, vilket kan vara besvärligt att hitta. Service och Teknik har avstått från att deltaga. Bilpool: Vård och Omsorg är nöjda med systemet och servicen men det finns för få bilar i Stadshusets källare. Fastighet: Vård och Omsorg lägger ner mycket tid på fastigheter och lokaler och vill ha mer hjälp med detta. Angeläget att ha en egen resurs (Service och Teknik) på detta område då Vård och Omsorg inte har kompetens inom området. Ett nytecknat avtal håller på att forma detta. Mycket nöjda med hjälpen hittills. Städ Försäkring: Bra. IT: Har blivit mycket bättre senare åren. Fortfarande tar det rätt lång tid att beställa tex telefoner. Helpdesk fungerar bra. Projekt: Vård och Omsorg håller på med ett utbyggnadsprojekt på Kärråkra där man inte fått den hjälp man hade förväntat. Även tidigare har det varit svårt att få hjälp. Men LSS-boendet har fungerat mycket bra. Allmänt: Som framgår ovan är matfrågan det stora området i samarbetet med Service och Teknik. Den viktiga punkten där är att åstadkomma lokalt tillverkad mat i äldreboenden där det är möjligt. Inför frågan om anslagsfinansiering anser EÅ att det är bättre att anslagen finns hos beställaren. Man har därmed större påverkansmöjlighet för utförandet och kan välja annan aktör om det finns anledning. Det är mycket viktigt att ha tydliga avtal även internt. 19
Övriga Fackens syn på Service och Teknik anställdas representanter 2011-09-20 Fackförening: Lärarförbundet Jan Hansson Synpunkter: IT: Viktigt att medlemmarna får vara med och påverka utrustningen som anskaffas till skolorna. IKTgrupper (Info,kommunikation,teknologi) är nu bildade och dessa ska medverka i planeringsprocessen. Helpdesk fungerar bra. Ibland tar anskaffningar (mob tel mm) lång tid. Fastighet/Projekt: Bra kommunikation man lyssnar på användarna viktigt. Projekten tar mycket tid det blir många möten. Bra och snabb respons på underhållsåtgärder. Men i skolvärlden syns det bristande fastighetsunderhållet tydligt. Mer resurser måste tillföras. Städ Försäkring: Vi borde avsätta mer resurser på städningen, som ibland sker för sällan. Allergiproblemen ökar. JH har tidigare negativ erfarenhet från privat aktör och detta är inget bra alternativ. Svinn och försämring kan bli resultatet. Bilpool: Fungerar utmärkt. Måltid: Har blivit mycket bättre tex salladsbordet. Problem är de mindre förskolorna där man behöver mer hjälp. Man får inte riktigt beställa vad man vill utan måste inordna sig i ett system. Förskolorna skulle kunna vara en utveckling för lokal tillagning av mat. Anställning i skolor eller på Service och Teknik kan diskuteras både för-och nackdelar. Som det nu är har man olika chefer att gå till. Allmänt: Anslagsfinansiering eller ej? Ingen bestämd synpunkt. Viktigt att det finns tydliga avtal som reglerar förhållandet mellan förvaltningarna så man undviker interna konflikter. 20
Fackens syn på Service och Teknik anställdas representanter 2011-09-20 Fackförening: Kommunal Anne Nielsen Kerstin Nilsson Cecilia Green Synpunkter: IT: Helpdesk fungerar bra nu. Men det finns fortfarande arbetsplatser i utkanterna som fortfarande inte kan använda sin datakommunikation. IT-avdelningen har väsentligt förbättrats. Fastighet/Projekt: Mycket att göra speciellt efter alla bränder. Institutionstekniker (vaktmästare) har anmält lite dålig information om vad som händer. Dessa 4 gick över i våras från Service och Teknik till Barn och Familj. Ej utvärderat arbetsförhållandet men alla 4 har nu fått olika chefer. Städ: De anställda skulle vara lite offensivare i att ta ytterligare jobb. Organisationen verkar fungera bra. Facket hör väldigt lite klagomål från medlemmar. Städarna är ju anställda på Service och Teknik och skulle tyckas vara lite utanför skolvärlden men så är det inte. Dom liksom måltidspersonalen inbjudes att var med i olika sammanhang i skolarrangemang. Bilpool: Fungerar utmärkt. Även snabba i byten om man behöver annan bil. Får alltid hjälp. Måltid: Mycket snack om vem som ska ta denna fakturan etc. Med internt byte av pengar är detta slöseri med resurser. Inom Vård och Omsorg borde man sträva efter att skaffa fler lokala kök. Det borde bli besparingar på transporter. Kommunal tveksamt till att lägga ut måltidsverksamheten organisatoriskt på skolorna. Sudexo hade mat i 4 år på Sallerupsskolan. Billigare och bättre första året för att sedan försämras mer och mer. Sudexo hoppade av efter 3 år och ville inte fortsätta. Kan vi inte gå tillbaka och laga maten på förskolorna igen. När vi värderar detta skall vi också tänka på de kommunala målen. Allmänt: Anslagsfinansiering eller ej? Ingen bestämd synpunkt. Viktigt att det finns tydliga avtal som reglerar förhållandet mellan förvaltningarna så man undviker interna konflikter. 21
Kommunjämförelse Generellt: Stor variation bland skånekommunerna på skalan anslagsfinansiering till renodlad köp-sälj Sällan kunderna får fritt spelutrymme välja utförare Ibland bristande beställarkompetens/org Stig Ålund 0435-719904 0709-719904 Bo Nilsson Förbundssekr. 0435-719920 0709-719920 Hässleholm Bitr kommunchef Bengt Arne Persson 0451 26 80 70 Intern beställarfunktion --- kommunalt bolag Vi på Hässleholm Teknik AB ser till att efter beställning från kommunen sköta kommunens gator och vägar. Inom bolaget sköter vi även driften och det löpande underhållet av kommunens lokaler, fastigheter, parker, lekplatser och grönytor. Vi utför bl.a tjänster inom lokalvård. Totalt arbetar 201 personer inom bolaget. Det kommunala gatunätet utgör 400 km och gc-nätet 95 km (gc=gång- och cykelbana). Det totala fastighetsbeståndet utgör cirka 320,000 kvm. Önskar ni ha något utfört så kontakta gärna Hässleholms kommun på telefon 0451-26 70 00. Har ni övriga frågor eller funderingar är ni välkomna att ringa oss på Hässleholm Teknik AB. Måltid Sorterar f n under två nämnder/förvaltningar. Översyn görs för att ev överföra verksamheten till bolaget. Fördelar en kostchef och större möjligheter få ut mer för pengarna, organisera till större produktionskök m m. IT Diskussion pågår om samarbete över kommungränsen Vellinge Köper upp alla tjänster inom service Ngn form av beställarorgansation Vellinge Koncern AB Vellinge Koncern AB är det övergripande bolaget i vilket de övriga bolagen ingår. VD är Åke Grönvall. Bolaget ska genom dotterbolag bedriva förvaltning av fastigheter med bostäder och lokaler. Vellingebostäder AB Vellingebostäder är ett allmännyttigt bostadsföretag och kommunens största fastighetsägare av både bostäder och affärslokaler. I Vellingebostäders bestånd ingår gamla skånelängor, patriciervåningar, traditionella tvåvåningshus och villor och radhus i så gott som alla kommundelar. 22
Vellingebostäder ombesörjer fastighetsförvaltningen för Vellinge Exploaterings AB och Vellinge kommun och sköter den kommunala bostadskön. VD är Stephan Björkestrand. Landskrona Förv chef Benny Ahnelöv 0418-47 08 02 Köp-säljorgansiation org i ett servicekontor sedan några år. Löpande hyreskontrakt Återkommande diskussioner om gränsdragningar Servicekontoret I servicekontoret ingår fem avdelningar; Fastighetsavdelningen, IKT-avdelningen, Kostavdelningen, Städavdelningen och Tryckeri & Vaktmästeriavdelningen. Servicekontorets roll är både av servicekaraktär och av strategisk karaktär. Den serviceinriktade verksamheten består av intern service till kommunens förvaltningar som stöd i deras verksamhet, men även till medborgare och brukare genom t.ex. televäxel. Den strategiska rollen består bl.a. i att säkerställa optimalt lokalutnyttjande genom fastighetsavdelningen och säkra IT lösningar genom IKT avdelningen. I Servicekontoret finns även en myndighetsutövande del, bostadsanpassning. I samverkan med Omsorgsförvaltningen beslutas och verkställs anpassning av medborgares bostäder för att möjliggöra kvarboende i hemmet. Fastighetsavdelningen ansvarar för drift och underhåll samt ny-, till- och ombyggnad av främst verksamhetslokaler. Kontoret skall även medverka vid lokalplanering för kommunens förvaltningar. IKT avdelningen sköter drift, underhåll, internt strategiskt arbete och utveckling av kommunens centrala IT system och nätverk samt utveckling och samordning av kommunens administrativa stödsystem i övrigt. Det innebär även att arbeta fram standardiserade plattformar för att bättre kunna stödja förvaltningarna i deras kommunikation med medborgarna samt olika lösningar för att säkra informationshanteringen. Inom IKT ingår även televäxeln. Kostavdelningen tar ansvar för tillagning, transport och servering av måltider i enlighet med livsmedelsverkets rekommendationer. Matsedeln skall i så stor grad som möjligt spegla matgästernas önskemål och förväntningar samt ta hänsyn till den tradition som finns inom de olika åldersgrupperna. Verksamheten riktar sig främst till skolorna samt de särskilda boendena. Städavdelningen svarar för innemiljön på stadens fastighetsbestånd. Lokalvård sker i de fastigheter som staden äger samt delar av äldreomsorgens lokaler. Städavdelningen svarar även för större riktade insatser vid behov. Städavdelningen bistår också med råd och dåd vid materialval av golv, samt genomför städberäkningar när det behövs. 23
Tryckeriet förser styrelser och nämnder med kopierade och tryckta alster i hög kvalitet samt lägger upp arbetet så att tidsramar kan hållas vid leveranser. Vaktmästeriet servar samma kunder med fastighetsservice, post och godshantering samt viss sammanträdesservice. Burlöv Burlöv - anslagsfinansiering Ekonomichef Kjell Andersson Telefon 040-43 91 32 Samhällsbyggnadsförvaltningen Förvaltningschef Per-Olof Eiman Telefon 040-43 91 04 På samhällsbyggnadsförvaltningen handlägger vi ärenden som rör: byggnader, t.ex bygglov och bygganmälan, miljöarbete, både strategiskt och via myndighetsutövning, skötsel av gator, parker, grönområden och lekplatser, fastighetsskötsel av kommunens byggnader och stadsplanering (ej översiktlig). Stab: Arbetar med förvaltningens övergripande ekonomiska och administrativa ärenden. Vidare handläggs inom staben även arrenden, hyresärenden och tomtkö. Samhällsbyggnadschefen Per-Olof Eiman ansvarar för staben. Kommunteknik: I område Kommuntekniks arbetsuppgifter ingår bla att: verka för en god trafikmiljö och trafiksäkerhet, projektera, bygga och underhålla gator, vägar, parker och allmänna platser i kommunen, adress- och gatunamnsättning, ta hand om odlings- och kolonilotter, svara för gaturenhållning och övrig renhållning utomhus. Tf gatuchef är Eva Aquarin. Miljö- och byggavdelning: Arbetar med tillsyn utefter miljöbalken inom huvudområdena: miljö- och hälsoskydd, smittskydd och strålskydd samt livsmedelstillsyn enligt livsmedelslagstiftningen. Vidare arbetar avdelningen med bygglov och bygganmälan enligt plan- och bygglagen. Miljö och byggchef är Malin Tell. Fastighetsavdelning: arbetar med att projektera, bygga, underhålla och förvalta kommunens byggnader och idrottsanläggningar. Fastighetschef är Rune Persson. IT-avdelningen - under Klk IT-avd sköter om all drift och support av kommunens nät, servrar, standardsystem samt PC:s. IT-avd hjälper även verksamhetsansvariga vid utveckling av verksamheterna och tar fram policies och planer för en effektiv hantering av IT-frågorna i kommunen. Utbildnings- och kulturförvaltningen Utbildnings- och kulturförvaltningen arbetar på såväl barn- och utbildningsnämndens som kultur- och fritidsnämndens uppdrag och är den största förvaltningen i Burlövs kommun. På uppdrag av barnoch utbildningsnämnden driver förvaltningen förskoleverksamhet, skolbarnsomsorg, skola, vuxenutbildning. Förvaltningen ansvarar för kommunens gemensamma kost- och städorganisation. På uppdrag av kultur- och fritidsnämnden hanteras kommunens kultur- och fritidsfrågor såsom bibliotek och Möllegården kultur samt föreningsbidrag och idrotts- och fritidsanläggningar. 24
Svalöv Verkar ha en centralt placerade beställarfunktion som beställer av Myndighet tillväxt- och samhällsbyggnadstjänster Myndighetsutövning, planering och insatser rörande: Plan- och bygglagstiftningen Räddningstjänsten Kost och städ VA Gator och park BT Kemi Efterbehandling 25
Sammanfattning Köp- och säljsystemet i Eslövs kommun infördes i slutet på 1990-talet för att skapa en effektivare organisation för särskilda serviceområden. Målsättningen var sannolikt också att skapa bättre möjligheter för att konkurrensutsätta vissa verksamhetsdelar genom att renodla uppgifterna. Köp- och säljsystemet gjordes självbärande genom att ge anslagen till beställarna och införa en noll-budget för Service och Teknik. Det inrättades också en egen politisk nämnd Servicenämnden trots att verksamheterna har mycket liten politisk prägel. Systemet köp- och sälj har nu fungerat i cirka 15 år med ganska blandad framgång. Kund- och beställarfunktionerna har ibland varit svåra att upprätthålla. Till exempel har erforderligt fastighetsunderhåll kanske bäst bedömts av fastighetsavdelningens personal medan resurserna har budgeterats av verksamhetsnämnden som ser dessa kostnader i konkurrens med annan kärnverksamhet. IT-avdelningen får sina resurser från Kommunledningskontoret utan tydliga beställardirektiv. Spelreglerna mellan beställare och utförare har varit ganska otydliga och det interna avtalsarbetet har inte prioriterats lika högt som om vi hade en extern part. Detta har skapat intern irritation och gnissel mellan Service och Teknik och kundförvaltningarna. En hel del energi har gått åt för att reda ut interna tvistigheter, vilket måste vara fel. På senare år har systemet radikalt förändrats. Det har kommit in nya ledare för de olika avdelningarna som väsentligt bättre förstått rollfördelningen i systemet och därmed starkt bidragit till att förbättra verksamheternas både serviceuppgift och effektivitet. Ekonomifunktionen vid Service och Teknik har förstärkts och skapat väsentligt bättre kontroll och styrmöjlighet över de ekonomiska transaktionerna. Detta har lett fram till en ny situation med mycket bättre förhållande mellan beställare och kund i vårt köpoch säljsystem. I intervjuer med de fyra största beställarna kan Service och Teknik konstatera att förvaltningen idag har en bra samarbetsrelation och ett gott förtroende för varandra. Detta vidimeras också i separata intervjuer med de två största fackliga organisationerna Kommunal och Lärarförbundet. Ytterligare förbättring kan med fördel ske där man från båda parter pekar på behovet av inbördes avtal som tydligt reglerar spelreglerna mellan parterna. En ytterligare närmare kontakt mellan beställare och utförare efterfrågas också. Beställarna önskar till exempel hjälp med avtalsförhållanden med utomstående part. Detta kan gälla hyresavtal med EBO eller privat fastighetsägare, upphandling av extern måltidsleverantör till Sallerupsskolan eller råd i lokalplanering för sina verksamheter. Intervjuerna visar att förtroendet av de sex verksamhetsgrenarna - Fastighetsavdelningen - Projektavdelningen - Måltidsavdelningen - Bilpoolen - Städavdelningen - IT-avdelningen är högt. Visst finns det förbättringsområden och utvecklingspotential men det ses allmänt som möjligheter. Förtroendet för att verksamheterna är rationella är också bra så beställarna själv medverkat i 26
förbättringsarbetet. Under intervjuförfarandet har Service och Teknik inte fått utpekat någon verksamhetsgren där man hellre sett en annan utförare. Men man vill vara med och påverka mera. Konkurrenskraft I en kortare studie har arbetsförhållandena i en del övriga skånska kommuner redovisats. Genomgående kan sägas att merparten har någon form av köp- och säljsystem. Serviceenheten kan vara en förvaltning i den kommunala organisationen, organiserad under ett utskott till Kommunstyrelsen eller under en nämnd. Flera kommuner har valt att bolagisera serviceorganisationen. Kortare försök att göra prisjämförelser har stupat på det faktum att alla räknar på olika sätt. Ingår hyran i måltidspriset eller inte? Är kapitalkostnaden medräknade i kalkylerna? Det är mycket angeläget att förbättra denna konkurrenskraftsundersökning både i jämförelse med andra kommuner och med privata aktörer. 27