e-förvaltningsdagsläget Bengt Svenson IT-strateg Avdelningen för tillväxt och samhällsbyggnad Sveriges Kommuner och Landsting 08-4527430 bengt.svenson@skl.se Sambruks årsmöte 090401 1
E-förvaltning EU:s (och Sveriges) definition av e-förvaltning: E-förvaltning är verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser 2
Regeringens fyra delmål för e-förvaltning 1. Myndigheterna ska samverka mer för att informationen ska bli så lättillgänglig och användbar som möjligt 2. Skapa tekniska förutsättningar för en framtidssäker infrastruktur med hög säkerhet 3. Verksamhetsstöd ska harmonisera för att undvika onödiga kostnader och höja produktiviteten. De anställda ska få nödvändig kompetens för att kunna driva utvecklingen 4. Medborgare och företagare ska på ett enkelt sätt kunna utföra och följa ärenden samt få tillgång till förvaltningens samlade tjänster och information. 4
Initiativ och tendenser EU gränsöverskridande tjänster, service och samordning (Tjänstedirektivet, PSI, Inspire) Sverige Ordförandeskap i EU hösten 2009 Ökande utvecklingskraft regionalt att samordna kommuner och landsting Strukturförändring - krav på effektivisering och produktivitet Medborgare och företag ställer ökande krav på interaktion och integration i kontakterna med offentlig sektor Verva nedlagt 2008-12-31 E-delegation tillsatt (dvs statlig ambition att samordna sin e-förvaltningsutveckling över sektorsgränser) Kammarkollegiet övertar IT-upphandlingen Domstolsverket övertar Rättsinformationssystemet Kompetensrådet övertar EU-utbildningar mm 5
Spridda skurar av ofta icke samordnade statliga initiativ som berör kommuner och landsting (några ex.) Remisser och utredningar Vervas slutrapport om bl.a. e-leg Folkbokföringsutredningen (personnummer mm) Fusk -utredningen (elektronisk direktåtkomst av uppgifter hos andra myndigheter) Lokal Servicesamverkan (Högdalsutredningen: Målsättningen kräver samordning av IT-infrastruktur) TIFOS (Skatteverket: Utveckla och effektivisera tillhandahållandet av folkbokföringsuppgifter i samhället ) Myndighetsinitiativ Ett ökande antal tekniskt och säkerhetsmässigt icke samordnade eller konsekvensutredda initiativ att samla in statistikuppgifter på personnivå (SKL tar fn fram förstudie för kartläggning) Enskilda projekt för elektroniskt informationsutbyte mellan statliga myndigheter och kommunal sektor 6
Vad vad brister i - de i sak annars lovvärda - statliga initiativen? De är initierade av effektiviseringsskäl hos den egna statliga myndigheten De brister i konsekvensanalys av effekterna för våra medlemmar De föreslår säkerhetslösningar (privata e-legitimationer bank-id) som inte är juridiskt acceptabla. De är inte tekniskt eller tidsmässigt samordnade. Varje statligt område verkar driva sina respektive utvecklingar parallellt och genomför sina resp. införanden som separata utvecklingsprojekt. Effekterna blir Att våra medlemmar förväntas leverera och hämta elektronisk information på en mängd olika sätt mot olika myndigheter. Kommuner och landsting arbetar konsekvent med att konsolidera sina IT-plattformar och sin verksamhet. Detta motverkas av de statliga splittrade initiativen. Att den bristande samordningen medför att förändringar i IT-system och verksamhet som krävs kommer ad hoc, och det ger merkostnader för kommuner och landsting som tvingas genomföra uppdateringar kontinuerligt och utan sammanhang. 7
Persons identitetshandling Elektronisk representation av personnumret Vem garanterar äkthet? Staten Vem garanterar äkthet? Staten eller Aktiebolaget AB? Ett långsiktigt hållbart system för elektronisk identitetshantering förutsätter ett statligt regelverk baserat på offentligrättsliga och civilrättsliga grunder. 9
Beslut eller dialog och bedömning? Kommuner och landsting 70% av offentlig sektor Vervas förslag ej konsekvensbedömt effekterna för kommuner och landsting Nationellt initiativ bör nu tas för att finna en modell för e-legitimationer som motsvarar hela samhällets nuvarande och kommande behov mot bakgrund av önskvärd samhällsutveckling Landsting Vård Tjänstemän Patient Äldre i omsorg Anhörig Långvariga processer Dialog Bedömningar Privata utförare Medborgare Företag Tjänstemän Förälder Elev Barnomsorg Tjänstemän Endast en mindre del av kommuners och landstings verksamhet kännetecknas av de ärendetyper initiering process beslut- besked som ligger till grund för Vervas modeller Myndighet Myndighetsutövning JA- NEJ Tillstånd SEK Politiker Kommun Skola Vård Omsorg 75% Långvariga processer Dialog Bedömningar 10
Förslag till utgångspunkter för SKL:s remissvar 081017 Ny modell inte en modifiering av dagens lösning Statligt regelverk baserat på offentligrättsliga och civilrättsliga grunder. Staten ska ansvara för och tillhandahålla ett e- personnummer och andra elektroniska identitetsattribut, som t ex biometri (fingeravtryck etc). e-personnummer ska utgå från den statliga funktionen för folkbokföring och utfärdas för svenska medborgare samt för personer som stadigvarande vistas i landet. Det gemensamma regelverket, funktioner för teknik, utfärdande, tillsyn och verifiering av e-personnummer ska finansieras av staten. Tillgång till det av staten tillhandahållna elektroniska personnumret ska vara fritt från transaktionskostnader. Olika aktörer ska kunna tillhandahålla e-legitimationer som baseras på det av folkbokföringen tillhandahållna e- personnumret. Alla användargrupper, inklusive tjänstemän och organisationer, ska kunna tilldelas e-legitimation som är anpassade efter deras behov. 11
Strategi, handlingsplan och organisation för nationell samordning Prioriterade områden -Teknisk infrastruktur för säker behörighetsinloggning och kommunikation - Informationsstruktur och standarder för den information som dokumenteras - Ökat erfarenhetsutbyte och ökad samverkan kring IT-stöd av gemensamt intresse 12
Insatsområde IT-arkitektur Arkitekturgrupp för kommunernas verksamhetsutveckling och genomförandet av insatser inom området för vård och omsorg etableras så att nödvändig nationell och regional samordning och styrning nås mellan landstingen och kommunerna. Arkitekturgruppen samverkar med landstingens arkitekturledning så att ITlösningar utvecklas förvaltningsövergripande och oberoende av organisation för att inte orsaka onödiga informationsmässiga inlåsningseffekter för medborgarna och för medlemmarna orsaka onödiga kostnader 13
Insatsområde IT-arkitektur 2010-2011 Kommunernas arbetsgrupp för arkitekturfrågor och landstingens arkitekturledning samgår - och bildar en ny och gemensam arkitekturledning inom avdelningen för vård och omsorg. En gemensam målbild för arkitekturen mellan landsting och kommuner finns framme med en långsiktig förvaltningsplan för infrastrukturella och förvaltningsövergripande tjänster. 14
Mål 2009 Våren Kommuners IT-arkitekturer och plattformar för informationsförsörjning kartläggs. (=projektet teknisk infrastruktur för kommunal IT-samverkan vård och omsorg) Hösten Samverkan inleds mellan arkitekturledningen hos landstingens beställarorganisation och den tillfälliga arbetsgruppen. 15
Gemensam styrning/samordning kommun landsting SVR Landstingets Beställarfunktion Landstingsdir. Med kansli Arkitekturgrupp Arkitekturledning Kommunernas Samlade funktion kommundir. med kansli Kommuner och Landsting regionalt 16
Förvaltningsövergripande lösningar Standardiserade, återanvändbara och organisationsoberoende Landsting Familjeläkare Sjukvård Psykiatri Staten CSN FK SKV Lantmäteriet Socialstyrelsen AMS Vägverket Kommuner vård skola omsorg teknik Medborgare Privata utförare Christer Haglund SKL 18
E-förvaltningsmätning 2008 SKL har i tre år genomfört mätning av förändringsarbetet för e-förvaltningsutvecklingen i Sveriges kommuner 19
e-förvaltning i Sveriges kommuner 2008 Antal kommuner som svarat: mars 2006 153 maj 2007 147 augusti 2008 162 Antal kommuner som svarat något eller flera år 231 Svaren på enkätfrågorna kan ha givits av olika personer i de fall kommunen svarat bägge åren. 22
Scenario Kännetecken Indikator Styrning och ledning? Den Moderna Förvaltningen Samverkan och IT-ekonomi Förändringsledning kommunikation och kompetens?? IT-plattform -hård och mjuk infrastruktur? 23
1. Styrning och ledning Scenario Kännetecken Indikator I vår kommun finns ett politiskt engagemang och tydliga politiska beslut på att vi skall arbeta med e-förvaltning och verksamhetsutveckling. Verksamhetsansvariga har ett personligt engagemang och anser att en bra IT-utveckling är en fråga för hela organisationen och inte enbart är IT-chefens ansvar. Alla verksamhetschefer deltar i planeringen och har sin del i ansvaret för hur ITbaserade processer införs och kommer till nytta. När vi diskuterar e-tjänster och e- service utgår vi självklart från medborgarna och de olika verksamheternas behov. Ökad nytta för medborgare, effektivitet och produktivitet i våra kärnverksamheter blir då det viktigaste kriteriet. Inför stora förändringar undersöker vi alltid om utbyggd e-förvaltning och utvecklat ITstöd är en del av lösningen. Vår e-förvaltningsplan och långsiktiga IT-plan används av ansvariga chefer som underlag för att göra dessa bedömningar. Det finns ett politiskt engagemang och tydliga politiska beslut på att vi skall arbeta med e-förvaltning och verksamhetsutveckling. Det finns ett personligt engagemang hos de verksamhetsansvariga och att alla verksamhetschefer deltar i planeringen och har sin del i ansvaret för hur IT-baserade processer införs och kommer till nytta. När e-tjänster och e-service diskuteras utgå från de olika verksamheternas behov, och att ökad nytta för medborgare är det viktigaste kriteriet. Det finns en beslutad och etablerad plan för e- förvaltningsutveckling med tydliga riktlinjer för kommunens verksamhetsutveckling I vilken omfattning finns e- strategier nedtecknade? I vilken omfattning finns beslutade riktlinjer för hur e- förvaltningsutveckling skall integreras i kommunens traditionella verksamhetsutveckling? I vilken omfattning utvärderas ny teknik utifrån förmågan att skapa nyttoeffekter i förvaltningen? I vilken omfattning utvärderas ny teknik utifrån förmågan att skapa nyttoeffekter för kunder/brukare? I vilken omfattning utvärderas ny teknik utifrån miljöeffekter såväl positiva som negativa? 24
Svarsalternativ 1 Inte alls 2 I viss omfattning 3 I hög omfattning 4 Fullt ut 28
e-förvaltning Totalt 2008 Medel samtliga kommuner 2008 e-förvaltning totalt medel 2,3 Styrning och ledning totalt medel 4,0 3,5 3,0 2,3 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 2,4 Samverkan och IT-ekonomi totalt medel IT-plattform hård och mjuk infrastruktur totalt medel 2,5 2,1 Förändringsledning och kommunikation totalt medel 29
Hörnstenar och e-förvaltning totalt 2006-2008 Samtliga svarande kommuner 3,0 2,5 2006 2007 2008 2,0 1,5 Styrning och ledning Samverkan och ITekonomi Förändringsledning och kommunikation IT-plattform hård och mjuk infrastruktur e-förvaltning totalt 30
Svar sorterat efter kommunstorlek 2008 3,5 3,0 Styrning och ledning totalt Samverkan och IT-ekonomi Förändringsledning och kommunikation IT-plattform hård och mjuk infrastruktur Totalt e-förvaltning 2,5 2,0 1,5 0-9999 10-19 999 20-49 999 50-99 999 100 000-30 000 invånare 32
E-förvaltning totalt sorterat efter kommunstorlek 2006-2008 3,5 2006 2007 2008 3,0 2,5 2,0 1,5 0-9999 10-19999 20-49999 50-99999 -100 000 33
E-förvaltningsmätning 2008 Slutsatser 1. Det finns ett samband mellan kommunstorlek och redovisat värde för de olika indikatorerna. Genomsnittet för e-förvaltningsutvecklingen är relativt konstant för kommuner (ca 2,2) under ca 30 000 invånare. Däröver ökar medelvärdet i proportion till kommunstorlek för att nå sitt högsta värde (ca 3.1) i kommuner över 100 000 invånare. Tendensen är likartad för samtliga hörnstenar även om det är en omfattande variation inom alla grupperingar av kommuner. 2. Det är endast de större kommunerna som påvisar att en tydlig positiv utveckling har skett de senaste tre åren, även om undantag finns. För små och medelstora kommuner är skillnaderna mellan de tre mätningarna mycket små. 3. De generellt låga värdena kring hörnstenen Förändringsledning - kommunikation och kompetens indikerar att det finns en stor förbättringspotential för hörnstenen. Särskilt låga är värdena för indikatorerna som berör kunskap om IT och e-förvaltning hos både medarbetare och ledare. 34