MATEMATISKA INSTITUTIONEN 2006-02-22 STOCKHOLMS UNIVERSITET Senast ändrad 2011-12-08 LATHUND FÖR DISPUTATION OCH LIC Disputation Allmänt Mycket om regler och rutiner nns på http://www.science.su.se/forskning och därifrån klickas vidare på "Disputation". Som synes är handledare och forskarutbildningens studierektor ansvarig för att betygskommitte och opponent utses, men respondenten huvudansvarig för avhandlingen, tryckningen, elektroniska spikningen och även distribution av densamma. Handledare och fo-studierektor kan hjälpa till. Handledare I god tid före disputationen informeras handledargruppen om preliminär tid för disputationen, och planerad opponent och betygsnämnd diskuteras. Drygt 10 veckor (under terminstid) före disputation skall artiklar vara klara. Tilltänkt opponent och betygskommitté tillfrågas med artiklar bifogade. Formell blankett med opponent, betygsnämnd och ordförande vid disputationen angivna skickas till fakultetskansliet underskriven av prefekten och också elektroniskt. Blanketten skall vara dem tillhanda senast 7 terminsveckor före disputationen och kan laddas ner från http://forms.science.su.se/formular_disputation.htm I anmälan till fakulteten ska framgå att ordförande/opponenten/ledamot i betygsnämnden inte har samarbetat/sampublicerat med respondenten samt att ingen annan jävssituation föreligger, samt att ordförande/opponenten/ledamot i betygsnämnden inte nyligen (de senaste 5 åren) har samarbetat/sampublicerat med handledaren. 1
Opponenten bör vara docentkompetent och får ej vara verksam vid Stockholm universitet. Betygsnämnden består normalt av tre docentkompetenta personer som inte är emeritus. Minst en av ledamöterna bör ha sin verksamhet inom fakulteten, minst en utanför Stockholms universitet och högst en från samma institution som doktoranden. Bägge könen bör vara repsresenterade i betygsnämnden och högst en person från varje institution. En reserv till betygsnämnden ska också utses. Observera att reserven ska kunna ersätta vem som helst i nämnden, och bör alltså väljas så att kraven ovan är uppfyllda om han/hon måste kallas in i betygsnämnden. Om person som är emeritus eller inte docentkompetent föreslås bör detta motiveras i anmälan till fakultetsnämnden. Ordföranden kommer oftast från samma institution som doktoranden, dock inte handledaren. En betygsnämndsledamot får även fungera som ordförande. Betygsnämnd och opponent skall ha fått hela avhandlingen (slutgiltigt i pdf-format), inklusive kappan för sammanläggningsavhandlingar, senast sex veckor före disputation. En samordnare ska utses av handledaren. Som samordnare fungerar antingen någon av betygsnämndens ledamöter eller ordföranden vid disputationen. Samordnarens första uppgift är att höra efter i nämnden och med opponenten om man rekommenderar att disputationen skjuts upp (torde vara mycket sällsynt). Denna rekommendation ska komma senast fyra veckor före disputationsdatum, alltså cirka två veckor efter att man fått avhanlingen i pdf-format. Om avhandlingen baseras på artiklar/manus som har era författare, ska doktorandens eget bidrag till avhandlingen redovisas till opponent och betygsnämnd (framgår oftast av inledande trycksida i avhandlingen). Ersättning till opponent = 7000 kr + resa och logi. Betygsnämnd = 0 kr + resekostnader och ev. logi. De berörda ska i förväg komma överens om språk vid disputationen (i allmänhet engelska). Opponenten informeras om 'guidelines for opponents', ett pdf-dokument som nns på institutionens hemsida. Den engelska versionen nås om man klickar på 'Research', 'PhD Studies' och 'Preparing for thesis defense'. Motsvarande sökväg via den svenskspråkiga versionen av hemsidan. Opponenten ska även informeras om att han/hon ska lämna uppgift om "individual tax registration number". Opponenter från EU ska lämna uppgift om IBAN-nummer, Swiftkod, bank och kontonummer övriga om Swiftkod, bank och kontonummer, samt uppvisa ID-handling och biljetter för reseersättning. Opponenten och betygsnämndens ledamöter (inklusive reserven) delges doktorsavhandlingen minst tre veckor före disputationen. Handledaren får erforderligt antal ex av doktoranden för utskick. 2
Ordföranden för disputationen får ett sammanträdesprotokoll sig tillskickat från Studentavdelningen några veckor före disputationen, efter det att avhandlingen tryckts. Efter disputationen ska disputation och "alla kurser klara" rapporteras till Ylva respektive Christina. Respondent (=disputand) Respondenten bokar tid för disputation i samråd med berörda parter (handledare, opponent, betygsnämnd, fo-studierektor) hos sektionen för examen, stipendier och systemförvaltning vid universitetets Studentavdelning. Annan disputation på fakulteten får ej ske samtidigt. Alltså högst två disputationer per dag, en under förmiddagen och en under eftermiddagen. Bokar lokal för disputation (Gradängsalen, sal 14, hus 5 är lämplig). Doktoranden ombesörjer tryckning. Enligt rektorsbeslut ska alla doktorsavhandlingar vid Stockholms universitet ha ett enhetligt omslag för att ge forskningen vid Stockholms universitet större genomslag i omvärlden. Detta innefattar universitets märke och ISBN, som fås av Studentavdelningen. Alla avhandlingar ska innehålla ett löst spikblad. Se vidare genom att klicka på 'Tryck och distribution av doktorsavhandling' från länken http://www.su.se/medarbetare/studieadministration/disputationsprocess Avhandlingen ska innehålla en sida med titeln STOCKHOLM DISSERTA- TIONS IN MATHEMATICS som visar de senaste godkända doktorsavhandlingarna vid institutionen. Latexmall nns hos någon av studierektorerna för forskarutbildningen i matematik eller matematisk statistik eller hos den person som senast disputerade. Kontrollera noggrannt att listan är uppdaterad, så att de senaste doktorsavhandlingarna nns med. De äldsta namnen kommenteras successivt bort i Latexlen (dock bra att inte ta bort dem helt från källkoden). Doktoranden är huvudansvarig för tryckningskostnaderna men kan få bidrag. Normalt står institutionen för kostnaden. Doktoranden bör dock hitta ett billigt alternativ och inte trycka för många exemplar av avhandlingen. Om kostnaden för tryckning överstiger 10 000 kr exklusive moms bör prisuppgifter från olika tryckerier tas in och redovisas för för avdelningsföreståndaren eller fo-studierektorn INNAN avhandlingen skickas till tryck. Redovisningen bör innehålla en motivering till det högre beloppet (färgbilder, sidantal, stort antal kopior av speciell anledning etc). 3
US-AB som nns i B-huset är ett alternativ. De gör ett provtryck på högst 2 arbetsdagar och tar därefter högst 6 arbetsdagar på sig. Andra statligt upphandlade tryckerier kan också anlitas, se www.avropa.nu. Se till att tryckeriet levererar i god tid före kl 12:00 på spikdagen, dvs tre terminsveckor före disputationsdagen. Spikblad xas genom Diva. Spikbladet ska skickas med till tryckeriet. På Diva ska också sammanfattningen av avhandlingen och diverse uppgifter läggas. Använd ditt SU-konto. Kontakta universitetsbiblioteket om du undrar över något. Varning! Tryckeriet efterfrågar vanligen pdf-ler. Då kan det vara fördelaktigt att kompilera avhandlingen med pdf LaTeX för att kringå en del exotiska fel som kan uppkomma om du först kompilerar avhandlingen till en dvi-l och sedan konverterar den till en pdf-l. Hur som helst, gå igenom den slutgiltiga pdf-len och se till att samtliga tecken nns där de ska och att den även ser bra ut i hög förstoring så att inga bitmappade fonter kommit med av misstag. Mer information om Latexmallar mm kan fås genom att klicka sig vidare från http://www.science.su.se/pub/jsp/polopoly.jsp?d=12249&a=55780 Pliktupplagan vid Naturvetenskapliga fakulteten framgår också av länken ovan. Den är 71 ex, varav 50 ex går till den egna institutionen, 18 till universitetsbiblioteket och 3 till Studentavdelningen. Observera dock att US- AB normalt levererar direkt till bibliotek och Studentavdelningen, men doktoranden rekommenderas att kontrollera detta med tryckeriet. Observera att snabb distribution till Studentavdelningen är viktig, eftersom de färdigställer betygsnämndsprotokollet efter att de fått tryckta exemplar av avhandlingen! Av de 50 exemplaren ombesörjer doktoranden distribution av avhandling senast tre veckor innan disputationen; dels till huvudhandledare och alla övriga handledare (så många exemplar att huvudhandledaren kan vidarebefordra till opponent och betygsnämnd, inklusive reserv), dels 15 st till institutionstekniker för utskick till övriga institutioner vid svenska högskolor/universitet vars verksamhetsområde faller inom ämnet för avhandlingen och dels 5 till Barbro Fernström. Pliktupplagan ska levereras i tre kartonger till Godsmottagningen i Allhuset på universitetet. Utöver pliktupplagan bör respondenten få ett antal exemplar för eget bruk (ca 10) samt till anhöriga och kollegor (ca 20) och till andra deltagare vid disputation (ca 20). Cirka 120 exemplar är således ett lagom antal. Större upplaga får doktoranden själv bekosta om inte särskilda skäl föreligger. 4
Respondenten ansvarar även för att disputationskallelse skickas ut 2-3 veckor före disputation till matteinstitutionen som seminarieutskick, samat att spikblad skickas till webgruppen och prefekten för för vidare spridning. Efter disputation (samt avklarad kursdel och intyg på inbetalda terminsavgifter från kåren) måste respondenten ansöka om examensbevis (dag för doktorsexamen är dagen då ansökan mottas - inte disputationsdag!) vilket görs hos Studentavdelningen. Blanketten kan rekvireras genom att klicka på 'Forskarexamen' från länken ovan. Disputationsakten Språket under disputationsakten bestäms gemensamt av opponent, respondent och handledare. Uppdelning av presentationsdelar görs gemensamt mellan respondent och opponent med medverkan från handledare och studierektor för forskarutbildningen. Rekommenderad uppdelning är: Allmän introduktion till avhandlingsområdet på ca 30 minuter av opponent följt av presentation av respondent/opponent av avhandlingen, ca 30 minuter. Respondenten bör ta aktiv del i detta. Alla delar av avhandlingen kan normalt inte presenteras i detalj. Möjlig rast på 15 minuter. Därefter frågor av opponent följt av frågor från betygsnämnd och övriga i publiken. Handledare och opponent får delta i nämndens överläggning, men får inte närvara vid nämndens beslut. Nämnden utser inom sig en ordförande, som ansvarar för att protokollet skrivs under av nämndens alla ledamöter. Protokollet ska underskrivet skickas till registrator. Kopia till Ylva/Christina. Licentiat Handledaren, före licseminariet Samma jävsregler som för disputation gäller. Handledaren får inte vara examinator. Examinatorn ska vara docentkompetent. Ett par månader i förväg bör handledaren: Finna lämplig särskild sakkunnig (i samråd med forskarutbildningens studierektor) som också fungerar som licopponent och skicka preliminär avhandling för ok. Arvode för licopponent är 3500 kr. Tillsammans med studierektorn för forskarutbildningen och handledargruppen utse den (oftast interna) examinatorn. 5
Skicka ärende om opponent och examinator till institutionsstyrelsen som fattar beslutet formellt. Spika datum i samråd med opponent, doktorand, examinator och fostudierektor. Boka lokal (Cramérrummet/Gradängsalen). Informera opponent om procedur: ungefär 40 minuter presentation av licentiand följt av ca 25 minuter från licopponent och därefter frågor från övriga inklusive examinator. Med eller utan rast. Ca en månad i förväg: 1. En vecka innan tryck: skicka/ge exemplar av avhandling till opponent och examinator så att dessa har möjlighet att komma med synpunkter alternativt avråda licpresentation. 2. Kontrollera med licentianden att rapport blir klar och seminariet annonseras, minst tre veckor innan licseminariet (se ansvarslista för licentiand nedan). 3. Val av språk beslutas gemensamt mellan handledare, licentiand, opponent och fo-studierektor. Det är viktigt att att alla meddelas. Licentiand, före licseminariet Cirka en månad före licseminariet bör licentianden: Ansvara för att licrapporten blir klar. Ombesörja att den trycks till lic-rapport, med texten "Filosoe licentiatavhandling. Avhandlingen kommer att presenteras xxxdagen den xx/xx 20xx, kl. xx.xx i rum xxx, hus x, Matematiska institutionen, Stockholms universitet, Kräftriket" inlagd. Avdelningen för matematisk statistik använder fram- och baksidor som beställs från US-AB. Om lagret hos Jan-Olov Persson är slut, måste nya beställas. Texten på fram- och baksidor bestäms enligt Latexmall som tillhandahålls av Jan-Olov eller studierektorn för forskarutbildningen i matematisk statistik. Ombesörja seminariekallelse till matteinstitutionen och eventuellt övrigt seminarieutskick. 6
Ombesörja att licopponent och examinator får rapport. Senast tre veckor före licseminariet ska lic-rapporten skickas till andra ämnesmässigt relevanta institutioner, enligt lista. Vaktmästaren ombesörjer detta. Licentianden bestämmer själv erforderligt antal kopior (vanligtvis mellan 50 och 100), så att det blir över till licseminariet, personal på avdelningen mm. Uppsatsens sammanfattning ska läggas in i DiVA minst tre veckor innan seminariet. Licseminariet Handledaren är är i allmänhet ordförande och leder tillställningen. Först presenterar licentianden innehållet, därefter ställer diskutanten frågor och kommentarer, sedan övriga. Typisk längd på för de två första delarna är 40 respektive 25 minuter. En rast efter presentation rekommenderas. Direkt efter licseminariet Examinatorn skall underteckna dokument att avhandlingen godkänts som underlag till Ylva/Christina. Handledare ordnar LADOK-utskrift med "licavhandling godkänd" (m h a dokumentet ovan). Handledare ordnar LADOK-utskrift med "Alla kurser klara" Licentianden skickar in dessa intyg samt ytterligare dokument som erfordras (intyg över fullgjorda skyldigheter till studentkåren som erhålls från studentkåren, kopia på licavhandlingens framsida) till Studentavdelningen. Blankett kan rekvireras genom att klicka på 'Forskarexamen' från länken http://www.su.se/medarbetare/studieadministration/disputationsprocess Lic-examen gäller från det datum Studentavdelningen mottar ansökan. OBS! Licentianden ska meddela studierektorn för forskarutbildningen när examen erhållits. 7
Studierektorn för forskarutbildningen meddelar, efter samråd med handledaren, Kerstin Königsson/Christina Nordgren om eventuell löneförhöjning (enligt trappa om löneförhöjning efter 50% och 80% av fullgjorda forskarstudier). I vissa fall kan detta ha skett redan före licseminariet, beroende på antal avklarade kurspoäng etc. 8