Bilaga 19 Klagomålsrutiner Har du klagomål på skolan? Då vill vi gärna ha reda på det. För oss på Löftadalens Folkhögskola är det viktigt att få reda på när vår verksamhet inte fungerar på ett önskvärt sätt, eftersom det ger oss möjligheter att rätta till misstag. Med din hjälp, medverkan och dina synpunkter kan vi utveckla och förbättra vår verksamhet. Nedanstående rutiner gäller då du anser dig ha skäl att framföra klagomål på personal, utrustning, undervisning, boende, lokaler, särskilda beslut eller annat som skolan svarar för i sin verksamhet. Vem framför du ditt klagomål till? Om problemet gäller undervisning, vänd dig i första hand till den som är undervisande lärare i din kurs. Om du inte kan/vill tala med din undervisande lärare kan du vända dig till din mentor eller någon annan av skolans personal för att framföra ditt klagomål. Följande personer kan du vända dig till: Rektor: Michael Deubler SYV Kristina Johansson Allmän Therese Winqwist Särskilda kurser Lina Horner Boende Morgan Robertsson Mat Björn Klang IT Abdulkadir Mohamednur Du kan också vända dig till deltagarkåren som kan föra vidare ditt klagomål och det gäller någon allmän företeelse på skolan. Om du är osäker vem du skall vända dig till, så börja med att kontakta någon av dina lärare. Måste du skriva? 1 Bilaga19, Klagomålsrutiner Löftadalens folkhögskolorna/ Regionhalland
Skolan diarieför ditt klagomål, så därför underlättar det om Du skriver ner klagomålet. Om klagomålet inte är så komplicerat går det också bra att framföra det muntligt. Om du lämnar det skriftligt, maila klagomålet till vederbörande person. Om du vill vara anonym bör du ge det skriftligt på annat sätt. Hur lång tid tar det innan du får svar? Om du inte får svar på en gång kan det ta fem arbetsdagar, för att den som mottagit ditt klagomål ska få möjlighet beskriva ärendet och rådgöra med arbetslag och ledningsgrupp för att hitta en lösning. Svaret kan vara att det tar mer tid att ge ett förslag på åtgärder. Om du inte är nöjd med svaret? Om Du inte är nöjd med det svar du får kan du gå vidare med ditt klagomål till rektor. Du kan antingen maila rektor eller söka upp hen för ett personligt möte. Om du blir inbjuden till samtal får du gärna ta med en kurskamrat eller någon från deltagarrådet. Din kritik ditt klagomål: Skriv så kortfattat och tydligt du kan, tänk på följande: Tala om vem du är och vad problemet är. När inträffade problemet? Har det pågått länge? Vem har du haft kontakt med? Vad har gjorts för att lösa problemet? Hur skulle du själv vilja att problemet löstes? Du kan naturligtvis också vara anonym, men helst ser vi att du säger vem du är. Det underlättar kommunikation och återkoppling. 2 Bilaga19, Klagomålsrutiner Löftadalens folkhögskolorna/ Regionhalland
Är du fortfarande missnöjd? Om du efter rektors slutliga ställningstagande fortfarande är missnöjd med beslutet kan du vända dig till Folkhögskolornas studeranderättsliga råd (FSR). Folkhögskolornas studeranderättsliga råd bedömer om vi har fattat vårt beslut i överensstämmelse med vår studeranderättsliga standard. De tittar också på ärendet ur ett studeranderättsligt perspektiv samt om Löftadalens studeranderättsliga standard är tydlig, täckande och förutsägbar. Folkhögskolornas studeranderättsliga råd behandlar ärenden som inkommit senast 1 år efter att du lämnat kursen. Folkhögskolornas studeranderättsliga råd kan dock inte pröva vårt beslut angående det omdöme du fått eller vår behörighetsgivning. Du kan nå folkhögskolornas studeranderättsliga råd på fsr@folkbildning.net eller på telefon 08-412 48 10. Du kan läsa mer om rådet här. I det fall ditt klagomål kvarstår överlämnar rektor skriftligt klagomål från dig, sin egen dokumentation med ställningstagande till förvaltningschefen. Förvaltningschefen för ärendet vidare till Regionstyrelsens ordförande. Ordförande avger, efter samråd med övriga presidiet, yttrande till Folkhögskolornas studeranderättsliga råd. Ett annat sätt är att du kan vända dig direkt till FSR: fsr@folkbildning.net eller på telefon 08-412 48 10. Handlingsplan för personal vid klagomål När någon deltagare framför klagomål ska du dokumentera ärendet och hela ärendet skall diarieföras. Använd Personalblankett för att ta emot klagomål (se nedan). Det är den som tar emot klagomålet som för ärendet vidare samt återkopplar till deltagaren. Återkoppling till deltagaren skall ske inom fem arbetsdagar. Det är personen/gruppens ansvar att utarbeta en lösningsfokuserad åtgärdsplan. Alla klagomålsärenden är därmed inte en rektorsfråga. På Löftadalens folkhögskola finns flera olika organ exempelvis systemgrupp, deltagarstödsmöten, husgrupp m.fl. där frågor om verksamheten tas upp. Frågan överlämnas då till den det berör. Är det en fråga som berör ett särskilt område är det lämpligast att den som arbetar inom området är mottagaren av klagomålet t.ex. ekonomen, läraren deltagarstödsteamet, vaktmästaren etc. Om problemet inte kan lösas på ovanstående sätt går ärendet vidare till rektor. Rektor samtalar då med den berörda deltagaren för att få en klar bild av ärendet. Vid behov kan det vara lämpligt att rektor samtalar med några ytterligare personer. Därefter kontrollerar rektor eventuella formella grunder för ärendet så att risken för felaktigt förfarande undanröjs innan rektor fattar sitt beslut. Resultatet dokumenteras och deltagaren informeras om rektors ställningstagande. 3 Bilaga19, Klagomålsrutiner Löftadalens folkhögskolorna/ Regionhalland
Klagomålsblankett för deltagaren: Skriv ner ditt ärende enkelt och kortfattat. Datum: Använd baksidan på denna blankett om du behöver mer utrymme för text Ange om du har du varit i kontakt med någon i personalen och framfört synpunkter eller klagomål på ovan angivna ärende? Ditt namn: Din adress: Telefon (och/eller e-postadress): Du kan lämna klagomål/synpunkter anonymt. Du får då inte något svar/feedback på din anmälan. 4 Bilaga19, Klagomålsrutiner Löftadalens folkhögskolorna/ Regionhalland
Personalblankett för att ta emot klagomål: Diarienummer: Namn på motagare: Namn på berörd/berörda deltagar: Telefon (och/eller e-postadress): Vill vara anonym: Skriv ner deltagarens klagomål: Frågor du behöver få svar på: Vad är problemet? När och hur inträffade problemet? Har det pågått länge? Vem har deltagaren haft kontakt med? Vad har gjorts för att lösa problemet? Hur skulle deltagaren själv vilja att problemet löstes? Använd baksidan på denna blankett om du behöver mer utrymme för text Hur går du som personal vidare? Lämnas ärendet vidare till någon/grupp? Datum för återkoppling till berörd/berörda deltagare? (gäller inte då berörd deltagare vill vara anonym Blev deltagaren nöjd efter återkopplingen? Klagomålet går vidare till rektor, datum: 5 Bilaga19, Klagomålsrutiner Löftadalens folkhögskolorna/ Regionhalland
6 Bilaga19, Klagomålsrutiner Löftadalens folkhögskolorna/ Regionhalland