TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(2) Kommunledningsförvaltningen Berndt Jendrny 0550-880 06 bernd.jendrny@kristinehamn.se Datum 2016-08-31 Kommunstyrelsen Styrdokument för kommunens arbete med krisberedskap 2015-2018 Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar Styrdokument för kommunens arbete med krisberedskap 2015-2018 Sammanfattning Kommuners krisberedskap styrs till stor del av lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, samt överenskommelsen mellan Sveriges kommuner och landsting (SKL) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) om kommuners krisberedskap. Styrande dokument: - Lag(2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH) - Förordning (2006:637)om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap - Överenskommelse om kommuners krisberedskap Precisering av mål och ersättning för uppgifter i LEH - Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) föreskrifter(msbfs 2015:5) om kommuners risk- och sårbarhetsanalyser - MSBs anvisningar om hur statlig ersättning för kommunernas krisberedskap får användas - MSBs processbeskrivning för uppföljning av kommunernas krisberedskap Styrdokumentets innehåll styrs av kraven i överenskommelsen om kommuners krisberedskap. Styrdokumentet skall antas av kommunstyrelsen och kommer att revideras för varje ny mandatperiod. Styrdokumentet följs upp i samband med den uppföljning som årligen redovisas till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) c:\users\kalen\appdata\local\temp\solarplexusit\styrdokument för kommunens arbete med krisberedskap 2015-2018-{925d81f2-2379- 455f-a916-ea57e44cb4a8}.docx Kristinehamns kommun Postadress 1. Kommunledningsförvaltningen 681 84 Kristinehamn E-post kommunen@kristinehamn.se Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-382 52 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868
2 samt till Länsstyrelsen Värmland. Uppföljningarna kommer att årligen i februari månad redovisas för kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2016-08-31 Styrdokument för kommunens arbete med krisberedskap 2015-2018, 2016-04-26 Övnings- och utbildningsplan inom krisberedskap för Kristinehamns kommun 2016-2018 Skickas till Säkerhetssamordnare Kanlichef Peter Eskebrink Kanslichef Bernd Jendrny Säkerhetssamordnare
Sida 1(12) Kansliavdelningen Berndt Jendrny 0550-880 06 berndt.jendrny@kristinehamn.se Datum 2016-04-26 Styrdokument för kommunens arbete med krisberedskap 2015-2018 1. Inledning Kommuners krisberedskap styrs till stor del av lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, samt överenskommelsen mellan Sveriges kommuner och landsting (SKL) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) om kommuners krisberedskap. Styrande dokument: - Lag(2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH) - Förordning (2006:637)om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap - Överenskommelse om kommuners krisberedskap Precisering av mål och ersättning för uppgifter i LEH - Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) föreskrifter(msbfs 2015:5) om kommuners risk- och sårbarhetsanalyser - MSBs anvisningar om hur statlig ersättning för kommunernas krisberedskap får användas - MSBs processbeskrivning för uppföljning av kommunernas krisberedskap Styrdokumentets innehåll styrs av kraven i överenskommelsen om kommuners krisberedskap. Styrdokumentet skall antas av kommunstyrelsen och kommer att revideras för varje ny mandatperiod. Styrdokumentet följs upp i samband med den uppföljning som årligen redovisas till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) samt till Länsstyrelsen Värmland. Uppföljningarna kommer att årligen i februari månad redovisas för kommunstyrelsen. c:\users\kalen\appdata\local\temp\solarplexusit\styrdokument för kommunens arbete med krisberedskap 2015-2018 -{acebd8d6-2a8e-460e-bf75-1730a76416f0}.docx Kristinehamns kommun Postadress 1. Kommunledningsförvaltningen 681 84 Kristinehamn E-post kommunen@kristinehamn.se Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-382 52 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868
2 1.1 Kommunens ansvar Det är kommunfullmäktige som fastställer respektive kommuns mål och riktlinjer för kommunens verksamhet. Här ingår även att fastställa mål och riktlinjer för kommunens arbete med krisberedskap. Styrdokumentet för kommunens krisberedskap ska antas under mandatperiodens första år. Revidering av styrdokumentet sker vid varje ny mandatperiod samt när behov av revidering uppstår. Kommunen ansvarar för att genomföra uppgifter enligt LEH och för att den statliga ersättningen som utgår för dessa uppgifter används i enlighet med de villkor som gäller för användningen av ersättningen. Kommunen ska följa upp den egna verksamheten samt rapportera till länsstyrelsen de åtgärder som vidtagits och hur åtgärderna påverkat krisberedskapen. Efter en extraordinär händelse ska Kristinehamns kommun se till att händelsen undersöks och att hanteringen utvärderas för att dra lärdom och ta tillvara på erfarenheter. Ansvaret för krisberedskap inom kommunen ligger på kommunchefen och kansliavdelningen. Ansvarig nämnd är kommunstyrelsen. Kommunens Säkerhetssamordnare samordnar kommunens arbete med krisberedskap. Säkerhetssamordnaren är anställd av Kristinehamns kommun 2. Åtgärder för stärkt krisberedskap I kommunens risk- och sårbarhetsanalys för perioden 2015-2018 identifierades flera behov av åtgärder. Åtgärderna i risk- och sårbarhetsanalysen är utvalda åtgärder baserade på åtgärder identifierade inom verksamheternas arbete med risk- och sårbarhetsanalyser, som är av en sådan övergripande karaktär eller av sådan vikt att de bör gälla för alla kommunens verksamheter. I risk och sårbarhetsanalysen finns även åtgärder som är mer nämndspecifika listade. Genom att hantera identifierade behov/risker så erhålls en ökad förmåga att bedriva samhällsviktig verksamhet. Arbetet att kontinuerligt bedriva samhällsviktig verksamhet kommer att fortgå under hela mandatperioden. Att arbeta med risk- och sårbarhetsanalyser är en kontinuerlig process. Den ger en nulägesbild av kommunens risk- och sårbarhetsanalysarbete med avsikt att åskådliggöra hur långt arbetet med risk- och sårbarhetsanalys kommit det är alltså inget slutgiltigt resultat. För att skapa ett strukturerat och kontinuerligt arbete med dessa frågor permanentas kommunens riskhanteringsgrupp FÖRSÄK och får till uppdrag att arbeta fram ett förslag till gemensam arbetsmetod för Kristinehamns
3 kommun, samt utarbeta förslag till hur verksamheterna skulle kunna arbeta med målformuleringar i sitt riskhanteringsarbete Förslaget kring mål ska utgå från MBSs förlaga om arbete inom kommunal riskhantering. Målarbetet ska utvecklas under programperioden, genom att mål inom de mest prioriterade områdena, enligt gjord risk- o sårbarhetsanalys, konkretiseras och beskrivs och följs upp kontinuerligt. Kommunens behov av ytterligare åtgärder redovisas samlat under rubrikerna. 2.1 Behov av utbildning - All personal inom kommunens verksamheter ska med 4-5 års intervall genomgå grundläggande brandutbildning enligt gällande riktlinjer och personal i arbetsledande funktioner ska dessutom genomgå en kurs i systematiskt brandskyddsarbete inom samma tidsintervall. - Utbildning i WIS av berörd personal - Hantering av reservförfaranden (tekniska) - Utbildning skyddsutrustning (tekniska) - Genomgång av RSA:n med respektive förvaltnings ledningsgrupp 2.2 Behov av övning - Övning av Krisledningsgrupp, stab och krisledningsnämnd - Sambandsövningar RAKEL - Deltagande i samverkansövning Rö Värmland 2017 (RIS 2017) - Övning/genomgångar med resp. förvaltnings ledning och funktionsgrupper - Se mer 4. Övning och utbildning samt bifogad utbildningsplan 2.3 Behov av tekniska åtgärder - Katastrofsäkring av IT miljön Att utveckla kommunens arbete med informationssäkerhet är ett viktigt fokusområde. Ett viktigt redskap för detta är IT-policyn och handlingsplanen för IT utveckling under 2016-2018 En utvecklingsplan tas fram under 2016 för säkerställa att verksamheterna ges tillgång till kommunens verksamhetssystem och datakommunikation för att minimera störningar vid incidenter av olika slag - Genomföra föreslagna åtgärder kring Social oro. - Utveckla nödvattenhanteringen - Utveckla reservkraftkapaciteten - Anskaffa yttäckande informationssystem för SMS-utskick - Reservvägar för kommunikation, t.ex. RAKEL och/eller kommunikationsradiosystem. - Handlingsplan för översvämningsstrategi i Kristinehamn 2.4 Behov av planering - Ny Krislednings- och informationsplan för Kristinehamns kommun - Handlingsplan i skolan för beredskap och hindrandet av extremvåld 2.5 Behov av åtgärder utanför kommunens egen verksamhet - Delta i pilotprojekt rörandes Nationella riktlinjer för hantering av skyfall i Structors regi
4 - Utveckla samverkan med externa privata aktörer inom kommunens geografiska områdesansvar - Genomföra information/utbildning av samhällsviktiga entreprenörer 2.5 Pågående åtgärder - Upprättandet av en Informationssäkerhetsplan - Framtagande och genomförande av intern åtgärdsplan för tekniska förvaltningen 2.6 Tidplan för arbetet med identifierade åtgärder Arbetet med åtgärderna kommer att läggas ut över hela mandatperioden och är till stor del beroende av respektive verksamheters budgetplanering. Åtgärderna kommer att följas upp vid den årliga revisionen av Risk och sårbarhetsanalysen. 2016 Aktiviteter - Larmning av krisledningen och övning av krisledningsfunktionen - Dokumentation av hantering av samhällsstörning. Varje förvaltning gör analyser och åtgärdsplaner - Upprätta utbildningsplan-/utbildningsplan för övning under mandatperioden Behov av kunskap - Inventering av kunskapsbehov - krisledningen - Utbildningsplan Krisledningsorganisation- Krisledningsnämnd - Inventering av övningsbehov 2016-2017 Göra klart förvaltningarnas egna risk- och sårbarhetsanalyser och fortsätta arbetet med kommunens kritiska beroenden och samhällsviktig verksamhet samt att få med kommunalförbunden i processen. Aktiviteter - Upprätta rutiner för samverkan över kommun- och länsgränsen - Deltagande i Regional samverkansövning RIS 2017 - Upprätta rutiner för samverkan med övriga aktörer inom kommunen och andra kommuner - Inventering av reservkraft - Upprätta en utbildnings och övningsplan Behov av kunskap - Inventering av kunskapsbehov inom kommunens organisation - Inventering av övningsbehov - Kunskap om FRG utveckla samverkan - Resursinventering inom kommunens geografiska område - Inventering av respektive verksamhets kontinutetsplanering
5 2017 Fortsätta arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser i samhällsviktiga verksamheter. Aktiviteter - Uppföljning av rutiner inom krisberedskap - Bredda utbildningar/övningar till att omfatta vissa externa samverkansområden Behov av kunskap - Utbildningar - Övningar 2018 Påbörja risk- och sårbarhetsprocessen inför den nya mandatperioden. Aktiviteter - Uppföljning av rutiner inom krisberedskap Behov av kunskap - Utbildningar - Övningar 3. Kommunens åtagande och ekonomisk redovisning Kommunens uppgifter framgår av LEH kapitel 2 och 3 och delas in i följande verksamheter: - Risk- och sårbarhetsanalyser - Planering - Geografiskt områdesansvar - Utbildning och övning - Rapportering - Höjd beredskap Nedan ges en översiktlig beskrivning av kommunernas åtgärder inom respektive verksamhetsområde. 3.1 Risk- och sårbarhetsanalyser Kommunen ska identifiera vilka extraordinära händelser som kan inträffa inom kommunens geografiska område och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet ska värderas sammanställas och beslutas i en risk- och sårbarhetsanalys (RSA). Att arbeta med risk- och sårbarhetsanalyser är en kontinuerlig process. RSA:n utgör en nulägesbild av kommunens risk- och sårbarhetsanalysarbete med avsikt att åskådliggöra hur långt arbetet med risk- och sårbarhetsanalys kommit det är alltså inget slutgiltigt resultat. Syftet med risk- och sårbarhetsanalysarbetet är att lyfta fram de identifierade samhällsviktiga funktioner som vi tillhandahåller, visa på de kritiska beroenden som finns och utifrån detta underlag öka medvetenheten och kunskapen hos beslutsfattare och verksamhetsansvariga om hot, risker och sårbarheter inom det
6 egna verksamhetsområdet samt skapa ett underlag för egen planering. Det utgör också en ingång till åtgärdsplanering syftandes till att minska konsekvenserna av de identifierade hoten. Underlaget utgör dessutom en viktig källa för information till medborgare och anställda. Risk- och sårbarhetsanalysen ger en överskådlig bild av de allvarligaste risker och händelser som kan drabba kommunen. Analysen utgör ett viktigt underlag för kommunens krisledningsplan, verksamhetsplaner och handlingsprogram för skydd mot olyckor samt riskhantering i samhällsutvecklingen. Kristinehamns kommun vill med detta dokument som grund arbeta aktivt med att förebygga risker genom att utbilda, öva och ta fram handlingsplaner för att minska konsekvenser och skadeverkningar Krisberedskaps- och riskminskande arbete bör främjas inom kommunens geografiska område genom regelbunden samverkan på intern, lokal, regional, nationell och internationell nivå. Mandatperiodens risk- och sårbarhetsanalyser har utgått från kommunens samhällsviktiga verksamheter, vilka kritiska beroenden som finns för att kunna bedriva verksamheten, en översiktlig analys av vilka händelser som kan slå ut verksamheternas beroenden samt vilka sårbarheter och brister som finns i den samhällsviktiga verksamheten. Analysen har avslutats med att kommunen har identifierat behov av åtgärder under mandatperioden för att stärka kommunens krisberedskap. RSA-processen kommer att fortsätta under hela mandatperioden med syfte att stärka kommunens förmåga att kontinuerligt bedriva samhällsviktig verksamhet genom bl. a följande aktiviteter. Kontinuitetsplaner för samhällsviktig verksamhet Under 2016 kommer kommunen påbörja arbete med att ta fram kontinuitetsplaner för samtliga samhällsviktiga verksamheter som kommunen driver. Detta arbete kommer att pågå under hela mandatperioden. Utredning av reservkraft för samhällsviktig verksamhet Under 2016 kommer kommunen återuppta diskussionen med MSB kring reservkraftsanläggningen i Uroxen samt påbörja arbetet med inventering av behov av reservkraft för samhällsviktig verksamhet i Kristinehamns kommun. 3.2 Planering Kommunen har som mål att reducera sårbarheter som kan orsaka allvarliga samhällsstörningar och skapa förmåga att kontinuerligt bedriva verksamhet. Det bedrivs redan idag planering och aktiviteter inom många kommunala verksamheter. Nedan beskrivs några av de åtgärder som planeras under mandatperioden: - Utarbeta beredskapsplaner inom prioriterade områden som t ex skyfall, värmebölja, elbortfall och IT-avbrott - Anordna utbildning och övning som kompetensutveckling för förtroendevalda och medarbetare - Utarbeta rutiner och utbilda personal för att kunna använda tekniska system för kommunikation vid olika händelser (t ex Rakel, WIS)
7 3.3 Geografiskt områdesansvar Kommunen ska inom sitt geografiska område verka för att - De olika aktörerna i kommunen samverkar och uppnår samordning i sitt planeringsarbete - Att åtgärder som vidtas vid en händelse samordnas - Att information till allmänheten samordnas Samverkan sker redan idag inom ett flertal områden - Gemensam Stabsfunktion vid arbetet med anledning av flyktingsituationen i kommunen - Länets nätverk för Säkerhetssamordnare - Bergslagens räddningstjänsts nätverk för säkerhetsfrågor - Kommunens riskhanteringsgrupp FÖRSÄK - Samverkan med frivilliga och ideella organisationer som t ex frivilliga resursgruppen (FRG), Svenska kyrkan och POSOM (stödgrupp för psykiskt och socialt omhändertagande vid extraordinära händelser) - Utöver befintliga forum skapas kontinuerligt nya plattformar för samverkan, bl.a. för att planera och genomföra särskilda uppgifter som t ex planering av den regionala samverkansövningen våren 2017. För att samverkan inom kommunens områdesansvar ska bli mer komplett ska samverkansformer med näringslivet i kommunen utvecklas. 3.4 Övning och utbildning Kommunens förtroendevalda och medarbetare ska vara utbildade och övade för att kunna hantera extraordinära händelser. Detta styrdokument innehåller en utbildningsplan som ska antas av kommunstyrelsen under hösten 2016. De föreslagna aktiviteterna kan komma att flyttas tidsmässigt eller bytas ut mot annan aktivitet som anses lämplig. 3.5 Rapportering Kommunen är skyldig att ge lägesrapporter och information om händelseutvecklingen vid en extraordinär händelse till länsstyrelsen. Kommunen ska också kunna ta emot och dela information med berörda aktörer med stöd av den teknik som tillämpas nationellt för ledning och samverkan i kris. Kommunen har tillgång till ett Rakel-abonnemang som används vid samverkansmöten. 3.6 Höjd beredskap Kommunen ska säkerställa att VMA kan sändas via de anläggningar för de utomhusvarningarna som finns placerade i Kristinehamns tätort och Björneborg. Årligen genomför Bergslagens räddningstjänst förbund tester och kontroll av utomhus-varningen för att säkerställa drift av anläggningarna. Arbete pågår också att tillsammans med övriga kommuner i Bergslagens räddningstjänst att utveckla en SMS tjänst för VMA varning.
8 I avvaktan på nationell inriktning av kommunernas förberedelser för verksamhet under höjd beredskap, görs bedömningen att kommunen har en grundläggande förmåga till civilt försvar genom arbetet för att hantera extraordinära händelser. 3.7 Ekonomisk redovisning Kommunernas arbete med förberedelser för och hantering av extraordinära händelser är en integrerad del av det verksamhetsansvar som åligger respektive ansvarig chef och berörd politisk instans. Med det som grund avsätts både personella och ekonomiska resurser i verksamheten för planering, utbildning, övning och anskaffning av utrustning och materiel utifrån de behov som respektive förvaltning/verksamhet har. Redovisning av statsmedel har gjorts genom MBSs redovisningsverktyg Årlig uppföljning i verktyget för redovisning av RSA 2016 4. Utbildning och övning 4.1 Utbildning och övning Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 2 kap. 8 ska kommuner ansvara för att förtroendevalda och anställd personal får den utbildning och övning som behövs för att de ska kunna lösa sina uppgifter vid extraordinära händelser i fredstid. Lagens syfte är att kommuner ska minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer. Ett viktigt sätt att få en god förmåga i krishantering är att utbilda och att öva krishantering. Information och utbildning om krishantering måste ske i alla led inom kommunens förvaltningar. Det är viktigt att krishantering inte är något som stannar hos kommunledningen. Kommunchefen är ansvarig för att utbildningsoch övningsplanen efterföljs. Krisövningar finns det i olika former. En mindre variant är startövning där man får ett scenario och agerar utifrån det under några minuter och avslutar med en utvärdering på plats. En större övning kan vara en spelövning som kan pågå under en hel dag där flera funktioner får öva tillsammans under ett scenario som eskalerar. I det fallet kan det behövas flera personer som utvärderar olika funktioner och moment. Mål Kommunen ska vara väl förberedd att hantera en extraordinär händelse genom att tid har lagts på utbildning, övning och utvärdering Aktiviteter kopplat till mål Övnings- och utbildningsplan; stabsmetodik, övning och utvärdering med kunskapsåterföring Övningar ska genomföras varje år till exempel larm-, start- och spelövning Kristinehamns kommun ska delta i andras samverkansövningar ex. regionala samverkansövningar (RIS 2017)
9 Övnings- och utbildningsplan inom krisberedskap för Kristinehamns kommun 2016-2018 bifogas till styrdokumentet. 5 Plan för hantering av extraordinär händelser Den nuvarande krisledningsorganisationen beslutades av Kommunfullmäktige 2011. Efter den allvarliga händelse som drabbade Kristinehamn augusti 2014 fick Säkerhetssamordnaren i uppdrag att revidera gällande krisledningsorganisation. 5.1 Förslag till ny krisledningsorganisation: Kommunövergripande samordningsfunktion vid krisledning: Som stöd för uppstart av det samordnade krisledningsarbetet har det utarbetats startkort som benämns (S) Central krisledning Den centrala krisledningen består av en ledningsgrupp (tjänstemän) och en krisledningsnämnd (politiker). Krisledningen bedrivs om möjligt från en i förväg utsedd och utrustad krisledningsplats. Under den centrala krisledningen finns också en funktion för psykosocialt omhändertagande (POSOM). Den centrala kommunledningen (tjänstemän) organiserar sig primärt i en central krisledningsgrupp enligt nedanstående modell som är baserad på de nationella principer för stabsarbete som myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB rekommenderar. Krisledningsnämnd Ordföranden eller dennes ersättare beslutar om att nämnden träder i funktion Tolkar kommunens roll och ange inriktning för krishanteringen Beslutar om långsiktiga åtgärder för att reducera de negativa konsekvenserna av inträffad händelse Beslutar om mer omfattande prioriteringar Anmäler fastställda beslut vid närmaste följande fullmäktigesammanträde Ledningsgrupp Ledningsgruppen består av kommunchef och ledningsgruppens ordinarie tjänstemän. Krisledningen är även fri att vid behov adjungera in personer till från den egna verksamheten till vilken som helst roll den centrala krisledningen. Ledningsgruppen larmas in utifrån Telefonlista vid händelse av kris. Ledningsgruppen utser en Stabs och analysgrupp (S1) uppstart av ledningsgrupp Ledningsgruppen - Bereder och verkställer krisledningsnämndens beslut - Skapar informationsunderlag för intern och extern kommunikation - Planera för åtgärder på längre sikt - Följer händelseutvecklingen och samordnar samverkar med berörda organisationer - Aktiverar stabsgrupp Stabs och analysgrupp Stabsgruppens uppdrag ges av Ledningsgruppen Stabs och analysgruppen är en stab med uppgift att stötta och avlasta ledningsfunktionen genom att göra analyser, ta fram beslutsunderlag, följa händelseutvecklingen omsätta beslut i arbetsuppgifter, sköta praktiska göromål
10 med mera. Stabsfunktionen fattar inga egna beslut men kan ha en verkställande funktion. Staben är organiserad i en analysfunktion, administrativ funktion en kommunikationsgrupp och eventuella samverkanspersoner. Staben startas upp (S2)(S3) (S7) (S8) och leds av en Stabschef eller stf stabschef. Staben rapporterar till ledningsgruppen Stabschefen - Aktiverar och leder staben efter beslut från ledningsgruppen - Leder, samordnar och planerar arbetet i stabsgruppen - Ansvarar för samband, dokumentation, kartstöd och lägesuppföljning - Gör analyser av händelsen och kommer med förslag till beslut - Håller aktuell lägesbild uppdaterad Analysfunktionen, ingår i stabsgruppen Leds av utredare från kommunledningsförvaltningen och har till uppgift att samla in information om händelsen och skapa en lägesbild, samt analysera den bilden och försöka se olika scenarier samt tänkbara lösningsalternativ. I analysfunktionen ingår alltid olika specialister beroende på händelse. Specialisterna kan vara förvaltningschefer eller andra med stor inblick i de verksamheter som primärt drabbas (S4) Administrativ funktion, ingår i stabsgruppen Leds av kommunsekreteraren och de nämndsekterarena vars förvaltning inte är direkt berörd av krisen. I gruppens uppgift ingår att säkerställa data och telekommunikationer, lokaltillgång, mat, samt uthållighet framförallt i form av planering av skiftgång för hela staben. Denna funktions primära uppgift är att understödja resten av staben så att den kan fungera optimalt. Beroende på vilken nivå och typ av verksamhet inom kommunen som krisledningen tillhör, kan det också ingå i gruppens uppgifter att se över personalplanering, matförsörjning och liknande stöd, även till andra delar av den egna verksamheten. I gruppen finns även funktioner för intern kommunikationsåterföring och dokumentation. Gruppen arbetar utifrån tre grundmål: Dokumentation att införsel av information samt beslut och andra viktiga delar i krisledningsarbetet dokumenteras. Kravet på dokumentation av krisledningsarbetet är lagstadgat och denna funktion ska alltid vara aktiverad. Uppdatering av intern lägesbild att alla i gruppen har tillgång till all inkommen information. Eftersom alla mottagare för data- och telefontrafik kan vara potentiella bärare av information som är relevant för gruppen, är det viktigt att gruppens gemensamma information ständigt hålls aktuell och uppdaterad. Informationen kan finnas tillgänglig på whiteboardtavlor, smartboards, i telefonlistor, loggar och liknande. Informationen måste uppdateras hela tiden, tidsbestämmas och vara lätt tillgänglig för alla i gruppen. Denna funktion ska alltid vara aktiverad. Basservice till ledningsgruppen och staben att det finns tekniska förutsättningar för arbetet, lokaler, mat och personalplanering (uthållighet). Denna funktions utformning och uppgifter kan variera stort beroende på händelsens art. (S5) Kommunikationsfunktionen, ingår i stabsgruppen I kommunikationsfunktionens uppgifter ingår att hantera kommunikation internt inom kommunen, till övriga organisationer samt till media och tredje
11 man. I gruppens uppgifter ingår också mediebevakning. Mediebevakningens inriktning och prioritering tas fram i samråd med analysgruppen.(s6) Kommunikationsfunktionen - Ingår i stabsgruppen - Genomför informationsinsatser utifrån uppdaterad kommunikationsplan för händelsen - Genomför presskonferenser och utarbetar pressmeddelanden - Leder upplysningsfunktionen till allmänheten - Tar emot information från omvärlden och kanaliserar detta till rätt instans 5.2 Samverkan För att kunna hantera en extraordinär händelse på ett samordnat sätt mellan berörda aktörer kommer samverkan och samordning att ske på flera nivåer, t ex inom och mellan kommuner samt med privata aktörer. 5.3 Frivillig resursgrupp (FRG) Medlemskommunerna i Bergslagens räddningstjänstförbund har tecknat en avsiktsförklaring med Civilförsvarsförbunden om bildandet av en gemensam Frivillig resursgrupp (FRG) inom förbundet. FRG kallas in av kommunen och leds av en FRG-ledare. 5.4 POSOM I Kristinehamns kommun finns en POSOM-grupp för psykiskt och socialt omhändertagande av drabbade personer som kan kallas in vid extraordinära händelser. POSOM-gruppen larmas in via räddningsledaren, vakthavande polisbefäl eller ansvarig i krisledningsorganisationen. 5.5 Kommunikation och samband - Som kommunikationsmedel används informationskanaler som t ex telefoni, IT samt det webbaserade informationssystemet (WIS) - Lägesrapportering ska ske i WIS-systemet 5.6 Larmning av ledningsgrupp I första hand kontaktas kommunchefen eller kanslichefen som fattar beslut om larmning och inkallelse av ledningsgruppen, efter hörande av ordföranden i krisledningsnämnden. Larmning sker genom Bergslagens räddningstjänst larmcentral och intern larmlista 5.7 Larmning av krisledningsnämnd Larmning och inkallelse av krisledningsnämnden sker efter beslut av ordföranden i krisledningsnämnden eller ersättare till den. Larmning sker genom Bergslagens räddningstjänst larmcentral. eller genom kommunchef 5.8 Dokumentation Vid en extraordinär händelse ska lägesrapporter, information om händelseutvecklingen och den förväntade utvecklingen samt vidtagna och planerade åtgärder rapporteras till länsstyrelsen. Alla funktioner i krisledningsorganisationen ansvarar för att dokumentera sin verksamhet under hela händelsen. 5.9 Uppföljning Efter en inträffad extraordinär händelse ska kommunen rapportera till länsstyrelsen vilka åtgärder som vidtagits samt hur åtgärderna har påverkat krisberedskapsläget.
5.10 Lokaler Krisledningsorganisationens lokaler finns på kommunhuset Uroxen i Kristinehamn. Fastigheten är utrustad med reservkraft. Särskilda lokaler finns förberedda för krisledningsorganisationens olika funktioner. Lokal för presskonferens är Älgen Uroxen. 12
UTBILDNINGSPLAN Sida 1(6) Kommunledningsförvaltningen Berndt Jendrny 0550-880 06 bernd.jendrny@kristinehamn.se Datum 2016-08-23 Övnings- och utbildningsplan inom krisberedskap för Kristinehamns kommun 2016-2018 Inledning Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 2 kap 8 ska kommuner ansvara för att förtroendevalda och anställda får den utbildning och övning som behövs för att de ska kunna lösa sina uppgifter vid extraordinära händelser i fredstid. Lagen syfte är att kommunerna ska minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer. Ett viktigt sätt att få en god förmåga i krishantering är att utbilda och att öva krishantering. Information och utbildning/övning måste ske i alla led inom kommunens förvaltningar och bolag. Varför öva och utbilda inom krisberedskap? Kommunen har ett stort ansvar när det gäller att hantera extraordinära händelser inom kommunens geografiska område. Med extraordinär händelse menas en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och som kräver skyndsamma insatser. Det ställer krav på att det finns tillräcklig kompetens att dels kunna hantera plötsliga händelser som till exempel olyckor, elavbrott och avbrott i IT system dels händelser som kan uppstå med viss förvarning som till exempel snöstormar, skyfall, värmeböljor men även planerade avbrott i känslig infrastruktur. Kommunen övar och utbildar för att - Utveckla en god krisberedskapsförmåga - Öka tryggheten i kommunen - Öka förmågan att fatta snabba beslut och delge lägesinformation - Testa och utveckla krisplaner - Förbättra förmågan att samverka med andra aktörer lokalt och regionalt Testa uthålligheten i organisationen både i personella och materiella resurser - Testa och underhålla tekniska system som till exempel Rakel, reservkraft och system för dokumentation c:\users\kalen\appdata\local\temp\solarplexusit\övnings- och utbildningsplan inom krisberedskap för kristinehamns kommun 2016-2018-{10a8aa38-f1ea-4e60-9dff-4e8453ffaa81}.docx Kristinehamns kommun Postadress 1. Kommunledningsförvaltningen 681 84 Kristinehamn E-post kommunen@kristinehamn.se Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-382 52 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868
2 - Identifiera både styrkor och svagheter i krisledningsorganisationen, planer, beslutsfattande och samverkan - Utveckla personalens skicklighet och tillit till sin egen kompetens - Öka förmågan att se olika händelseutvecklingar och planera för dessa Mål och syfte med övnings- och utbildningsplanen Målet med planen är: - att det ska finnas en god generell förmåga inom kommunen att kunna samordna, leda och informera före, under och efter en extraordinär händelse Syftet med planen är: - att säkerställa kontinuerlig kompetensutveckling - att verksamheter ska arbeta på likartat sätt med krisledning - att det ska finnas en god förståelse för hur kommunens krisledningsorganisation ser ut och fungerar Perspektiv: Planen bidrar till att kommunen arbetar: - Före krisen med till exempel utbildning och övning, risk- och sårbarhetsanalyser, krisplaner - Under krisen med till exempel struktur för ledning och samordning, samverkan, rapportering till länsstyrelsen - Efter krisen med till exempel rutiner för hur utvärdering ska ske för att dra lärdomar och förbättra arbetet Målgrupp och avgränsning; De utbildningar och övningar som genomförs inom ramen för denna plan finansieras av det krisberedskapsanslag som kommunen får tilldelat varje år av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Respektive verksamhet och bolag står för kostnader för personal och eventuella resor. Detaljplanering Denna plan är övergripande för mandatperioden och anger struktur och vilka som ska övas och utbildas under åren. Varje år detaljplaneras de utbildningar och övningar som ska genomföras och de kan bygga på aktuella händelser, kommunens risk- och sårbarhetsanalys eller samverkansområden inom länet.
3 Utbildningskatalog Utbildning Vad är en kris? Tid (h) 2 Innehåll Grundläggande kunskap om samhällets krisberedskap med vilka risker som finns inom kommunen och hur vi hanterar detta Målgrupp Ledningsgrupper, politiker, Krisledningsstaben Förvaltningar Kommunens krisorganisation 1 Genomgång hur kommunens krisledningsorganisation ser ut med krisledningsnämnd, krisledningsstab, krisledningskommunikation, startkort Ledningsgrupper. Politiker, krisledningsstab Förvaltningar Stabsmetodik 8 Vad innebär det att arbeta i en stab? Analys av händelse, mål med insats, sammanställa lägesbild, m.m. Krisledningsstaben ledningsgruppen Förvaltningar Kriskommunikation Kriskommunikation i stabsarbetet 2 8 Genomgång hur kommunen arbetar med kriskommunikation med planer, kanaler för spridning Informationsinhämtning, sprida information internt, externt informationsplan Ledningsgrupper i förvaltningar, politiker, informationsavdelningen Informationsansvariga stabschef För alla övningar tar man fram ett tydligt mål och syfte som bestämmer vad som ska övas. Efteråt utvärderas övningen med hjälp av givna indikatorer för att se om målet nåddes. Kommunens alla verksamheter ska vid skarpa händelser ta tillfället i akt och testa sin ledningsförmåga och utvärdera händelsen. Ingen utbildning/övning är slutförd innan erfarenheter är tillvaratagna och eventuella förändringar i planer och metoder är inarbetade. Exempel på olika typer av övningar: Table top kallas även skrivbordsövning och innebär att man diskuterar kring ett givet scenario, oftast förutbestämd tid. Övningen utvärderas direkt efteråt total tid ca 1-2 timmar
4 Larmövning Startövning Spelövning Samverkansövning Testar vilka funktioner som man får tag på och om dessa kan samlas på en angiven plats och tidpunkt. Kan kombineras med Startövning Testar förmågan att starta upp krisledningsarbetet och testa kommunens Startkort Innebär att krisledningen testas fullt ut under ett scenario med motspel och upptrappning av händelse. Testar ledningsförmåga, mötesdisciplin, struktur, prioriteringar, kommunikation. Genomförs för att öva samverkan med andra aktörer lokalt och regionalt. Verksamhet Övningsplan för 2016-2018 Kristinehamns kommun 2016 2017 2018 Utbildning Övning Utbildning Övning Utbildning Övning Krisledningsnämnd Kommunens krisorganisation RIS 2017 Stabsmetod Krisledningsnämnd Table top Krisledningsstab Stabsmetodik WIS Spelövning. Kriskommunikation RIS 2017 Stabsmetod Table top Info.avdelningen Kommunens krisorganisation WIS Table top Kriskom- Munikation RIS 2017 Kriskom- Munikation Table top Förvaltningarna Kommunens krisorganisation Stabsmetodik Kriskommunikation RIS 2017 Stabsmetodik Table top Här nedan beskrivs ett exempel på övning med mål, syfte, indikatorer och förbättringsområden Exempel på övning Larm- och startövning Övande enhet: Krisledningsstaben Typ av övning: Larm och startövning Mål med övning: Testa förmåga att snabbt organisera sig och ta fram en lägesbild för händelsen Syfte med övning: Säkerställa vilka funktioner som finns tillgängliga vid en given tidpunkt, hur snabbt samling sker, kontrollera att framtagna dokument används,
5 testa om tidsaspekter är rimliga vid uppstart samt att kunna utvärdera en övning effektivt. Indikatorer för att utvärdera övning Fanns alla tillgängliga? Vem kallade in resurserna? Hur lång tid tog det att få tag på alla? Hur lång tid tog det att samlas? Hur såg ledningsförmågan ut? Vem ledde arbetet? Hur var mötesstrukturen? o Följdes en given struktur? Förstod alla inblandade syftet med mötet? Fastställdes det ett tydligt mål med mötet? Hur lång tid tog det att få igång krisledningsrummet? o Vem ordnade det? Fanns krisledningsplanen tillgänglig? o Användes den? Fanns kommunikationsplanen tillgänglig? o Användes den? Fanns tillräcklig kompetens för att analysera händelsen? o Vilken kompetens saknades? Hur kom man fram till detta? Hur lång tid tog det att få fram en lägesbild? o Hur såg den ut? (Karta, textbeskrivning m.m.) Förbättringsområden Vad behöver förbättras? o Hur ska förbättringarna prioriteras? Vem ska göra det? Hur rapporteras förbättringen? Vad ska vi fortsätta med? Vad behöver ändras? Behöver utbildnings/övningsplanen revideras?