Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna december 2014 Vellinge kommun Kommunens vattenförsörjning underhåll och krisberedskap
Innehåll 1. Sammanfattning...3 2. Inledning...4 2.1. Bakgrund...4 2.2. Syfte och revisionsfrågor...4 2.3. Revisionskriterier...5 2.4. Metod och avgränsning...5 3. Regelverk och lagstiftning...6 3.1. Lag (2006:412) om allmänna vattentjänster...6 3.2. Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap...6 3.3. Interna reglementen och ansvarsfördelningar...6 4. Vattenförsörjningen i Vellinge kommun...8 4.1. Organisation och ansvar...8 4.2. Underhåll av vattenledningar mm....8 4.3. Kommentar...9 5. Krisledningsorganisationen...10 5.1. Hur ser krisledningsorganisationen ut?...10 6. Intern kontroll av vattenförsörjningen...11 6.1. Övergripande bedömning av den interna kontrollen för krisberedskap i vattenförsörjningen...11 6.2. Kontrollmiljö...11 6.3. Riskanalys...12 6.4. Kontrollaktiviteter...12 6.5. Information och kommunikation...13 6.6. Uppföljning och utvärdering...13 Bilaga, intervjuade medarbetare 2
1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vellinge kommun genomfört en granskning av kommunens beredskap och vattenförsörjning. Syftet med granskningen är att bedöma kommunens riktlinjer, rutiner och interna kontroll avseende vattenförsörjningen. Inom ramen för granskningen har vi genomfört en bedömning av kommunens interna kontroll för krisberedskap i vattenförsörjningen. Sammantaget är vår bedömning att kommunens interna kontroll avseende vattenförsörjningen är tillfredsställande. Kontrollmiljö: Inom ramen för denna granskning har såväl den politiska ledningens som förvaltningsledningens engagemang bedömts ur ett krisberedskapsperspektiv. Kommunens krisberedskap bedömer vi vara tillfredsställande. Krisledningsnämnden har deltagit i krisövningar eller scenariobeskrivningar. Detsamma gäller för kommunens förvaltningsledning. Omfattningen och regelbundenheten i övningarna kan enligt vår bedömning öka. Vidare har förvaltningsledningen tagit fram ett scenario avseende vattenförsörjning i nödvattenplanen från 2011. Riskanalys: Vellinge kommuns risk- och sårbarhetsanalys avseende vattenförsörjning är genomförd i juni 2014 och tar upp olika risker för kris. Bland annat finns riskerna för förorenad dricksvattentäkt (kemiskt utsläpp) och förorenad dricksvattentäkt (biologisk kontaminering) med i analysen som bygger på MSB:s metodik. Dokumentet är fastställt av kommunstyrelsen den 2 september 2014, 124. Analysen är en del av kommunens större och mer omfattande arbete som tillställs länsstyrelsen i enlighet med lagkrav. Handlingsplanen vid kris omfattar även långvarig störning av tillgången på vatten och inköp av ytterligare vattentankar, vattenpåsar och dränkbara pumpar m.m. ingår i åtgärderna för att minska riskerna. Kontrollaktiviteter: Det kontrollprogram som genomförs av vattenkvaliteten säkerställer att kommuninvånarna får tjänligt vatten utan anmärkning, framförallt tillsammans med de rutiner som finns avseende vattenspolning av ledningar om anmärkning på vattenkvaliteten finns. Vår bedömning är dock att kontroller av asbest från rören kan påverka vattenkvaliteten vid t.ex. sprickor i ledningarna inte görs med tillräcklig regelbundenhet och frekvens. Information och kommunikation: Vid krishantering är information och kommunikation väsentliga moment. I Vellinge kommuns krisledningsorganisation har man tydligt beaktat behovet av information och kommunikation med medborgarna och de drabbade. En av krisorganisationens verksamhet är media/info och analys som har till särskild uppgift att informera allmänheten. Internt i kommunen bedöms såväl krisledningsnämnden som tjänstemannaorganisationen införstådda med sina uppgifter vid eventuella kriser. Uppföljning och utvärdering: Kommunen genomför uppföljningar av vattenkvaliteten och andra löpande uppföljningar inom ramen för den interna kontrollen även om vår bedömning är att kontrollerna kan utvecklas avseende asbest. En handlingsplan i form av nödvattenplan finns framtagen och gäller tills vidare. 3
2. Inledning 2.1. Bakgrund Vattenförsörjning till kommuner och dess medborgare är en väsentlig uppgift som varje kommun har att hantera. Riskerna förknippade med vattenförsörjningen är många och konsekvenserna av fel i vissa fall mycket långtgående. I november 2010 drabbades Östersund av ett utbrott av parasiten Cryptosporidium. Befolkningen i delar av Jämtland fick koka vattnet i flera månader, uppskattningsvis 20 000 personer blev magsjuka till följd av utbrottet. Samhällskostnaderna för utbrottet i Östersund har beräknats till ca 220 miljoner kronor. Miljö- och byggnadsnämnden i kommunen ansvarar för kontroller av vattenkvalitet och provtagningar. Kommunstyrelsen har uppsiktsansvar över verksamheten. Vid extraordinära händelser kan en krisledningsnämnd eller motsvarande överta det ansvaret från en nämnd om skyndsamma insatser av kommunen krävs. Kommunstyrelsens arbetsutskott är också krisledningsnämnd. Det finns en risk att ansvaret för kommunens vattenförsörjning är otydligt uttalat och att underhåll av vattenledningar därför inte genomförs ändamålsenligt. Vid en eventuell krissituation finns risk att inblandade parter inte fullt ut känner till sitt ansvar. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att utreda om ansvaret för kommunens vattenförsörjning är klart uttalat och känt. Vidare avser granskningen att bedöma om tillräckliga insatser görs i kommunen för att säkerställa vattnets kvalitet. Följande frågor besvaras i granskningen: 1. Vem har ansvaret för att säkerställa att tillräckliga resurser avsätts för underhåll av vattenledningar, reningsverk och vattenreservoarer. a. Hur stora resurser avsätts för underhåll i dag? b. Är ansvaret för underhåll mm. tydligt kommunicerat? 2. Hur stort är svinnet från vattenledningarna i dag? 3. Hur ofta genomförs kontroller av vattenkvaliteten? a. Vilka resultat av vattenkvaliteten har provtagningarna från kommunen visat? b. Finns det en asbestproblematik kopplad till vattenledningarna? 4. Finns risk- och sårbarhetsanalyser framtagna avseende händelser som kan inträffa vad gäller vattenförsörjningen/vattenverksamheten? a. Är risk- och sårbarhetsanalyserna kopplade till händelser på kort och lång sikt? 1 b. Beaktar genomförda risk- och sårbarhetsanalyser ett ökat tryck på ledningar mm. då samhällsplaneringen förändras? 5. Finns framtagna handlingsplaner och förankrade rutiner och processer för hanteringen av en kris? a. Hur har kontrollåtgärderna utformats för att minska effekterna av en krissituation? 6. Sker uppföljning av vattenförsörjningen och krisberedskapen av ansvariga nämnder? 1 kort sikt exempelvis: sabotage, parasitutbrott och akut läckage, lång sikt exempelvis: klimathot med översvämningsrisker eller övergödning av vattentäkter 4
2.3. Revisionskriterier Granskningen utgår från följande revisionskriterier: Miljöbalken (1998:808) 11 kap. avseende vattenverksamhet Kommunallagen (1991:900) Lag (2006:412) om allmänna vattentjänster Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Interna reglementen och ansvarsfördelningar o anvisningar o rutinbeskrivningar Beslut avseende delegations- och beredningsförteckningar 2.4. Metod och avgränsning Vår metod är baserad på vedertagen norm för intern styrning och kontroll som vi bedömer vara lämplig för att besvara frågeställningarna i revisionsfrågorna. Utgångspunkten vid granskning av den interna kontrollen är COSO-modellen 2, den internationellt mest vedertagna metoden för att stärka en organisations interna kontroll. För varje moment i den så kallade COSO-modellen har ett antal frågor, särskilt anpassade för uppdraget, ställts. Rapporten beskriver statusen på den interna kontrollen avseende krisberedskap i vattenförsörjningen. Svaren och i de flesta fall bifogad dokumentation har bedömts och utgör grunden till bedömningen. Resultatet av granskningen visar inte på risknivån i verksamheten utan återspeglar enbart vår bedömning utifrån uppställda frågor. De moment som bedömts inom ramen för granskningen är kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning och utvärdering. Bedömningen per moment illustreras med hjälp av en färgkarta. Den gröna färgen indikerar att det finns utarbetade och implementerade rutiner och arbetssätt och/eller en djup förståelse för en viss fråga/frågeställning. Det bör även finnas dokumentation som styrker påstående/metodik eller annat. Den gula färgen visar att rutiner och arbetssätt till vissa delar finns utarbetade och är implementerade i verksamheten, den gula färgen kan också indikera på en allmän förståelse för eller insikt om en fråga/frågeställning. Den röda färgen tyder på att förvaltningen enbart har rudimentära rutiner och arbetssätt alternativt en bristfällig förståelse för frågeställningarna samt att dokumentation saknas. Intervjuer har genomförts med företrädare för Vellinge kommun i form av kommunstyrelsens arbetsutskott, kommunens ansvariga tjänstemän såsom säkerhetschef och VA-chef. Intervjuade medarbetare har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 2 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission 5
3. Regelverk och lagstiftning 3.1. Lag (2006:412) om allmänna vattentjänster Lagen tydliggör kommunernas ansvar för att allmänna vattentjänster tillhandahållas genom kommunala VA-anläggningar och att kommunens ansvar knyts till ägandet av vaanläggningarna. Av 3 i lagen framgår att: Vid tillämpningen av denna lag skall en kommun anses ha ett rättsligt bestämmande inflytande över en va-anläggning om kommunen ensam eller tillsammans med en eller flera andra kommuner 1. helt äger anläggningen, 2. genom ägande förfogar över mer än hälften av samtliga röster i den eller de juridiska personer som helt äger anläggningen eller på annat sätt förfogar över en motsvarande majoritet av beslutsmakten i den eller de juridiska personer som helt äger anläggningen, 3. har rätt att utse eller avsätta mer än hälften av ledamöterna i styrelsen för den eller de juridiska personer som helt äger anläggningen, eller 4. utgör samtliga obegränsat ansvariga bolagsmän i ett handelsbolag som helt äger anläggningen. Vidare anges i 6 att kommunen har en skyldighet att ordna vattentjänster i form av att bestämma verksamhetsområden m.m. 3.2. Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Av 1 kap 1 framgår att bestämmelserna i lagen syftar till att kommuner och landsting skall minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. I lagen definieras begreppet extraordinär händelse med en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. Kommuner ska analysera vilka extraordinära händelser som kan inträffa i fredstid. Resultatet av arbetet ska värderas och sammanställas i en risk- och sårbarhetsanalys. Kommunen ska sedan för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur de extraordinära händelserna ska hanteras. 3.3. Interna reglementen och ansvarsfördelningar Allmänna bestämmelser för brukande den allmänna vatten- och avloppsanläggning (ABVA) I ABVA regleras kommunens och fastighetsägarnas åtaganden och skyldigheter. Bland annat anges att huvudmannens leveransskyldighet endast avser vatten av dricksvattenkvalitet för normal hushållsanvändning. Huvudmannen garanterar inte att visst tryck eller viss mängd per tidsenhet alltid kan levereras. Vidare regleras att fastighetsägare inte får tillföra avloppet lösningsmedel eller motsvarande ämnen som kan förorena vattnet. Bestämmelserna är antagna av kommunfullmäktige den 2 april 2009, 11. Reglementet för krisledningsnämnden i Vellinge kommun. Av 1 framgår att krisledningsnämnden fullgör uppgifter under extraordinära händelser enligt bestämmelserna i Lag om extraordinära händelser i fredstid hos kommuner och landsting (SFS 2002:833). I 2 anges att krisledningsnämnden ska träda i funktion som nämnd först i 6
samband med den extraordinära händelsen, och att den ska fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i den utsträckning som krisledningsnämnden bedömer nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. För varje ny mandatperiod ska upprätta en plan för hur kommunen ska hantera extraordinära händelser. Planen ska redovisas till kommunfullmäktige för godkännande. Krisledningsnämnden ska träda i funktion som nämnd först i samband med den extraordinära händelsen. I Vellinge kommun ska krisledningsnämnden enligt reglementet består av fem ledamöter och fem ersättare. Ledamöterna väljs för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av fullmäktige har ägt rum i hela landet. 7
4. Vattenförsörjningen i Vellinge kommun 4.1. Organisation och ansvar Är ansvaret för ledning och styrning avseende kommunens vattenförsörjning tydligt uttalat? Nämnden för gemensam medborgarservice, som har ansvar för det tekniska området samt kultur och fritid, har ansvaret kommunens vattenförsörjning. Som tjänsteman har VA-chefen till uppgift att säkerställa kommunens vattenförsörjning. VA-chefen har budgetansvar för verksamheten. Kommunfullmäktige beslutar om taxan som sätter ramen för budgeten. Ansvaret för vattenförsörjningen uppfattas som tydligt kommunicerat. Sedan början av 2006 har hela Vellinge kommun Sydvatten AB som drickvattenleverantör. Sydvatten AB distribuerar vatten till kommunens vattenledningar. Vattnet kommer huvudsakligen från Vombverket. Vattnet från Vombverket uppfyller kvalitetskrav för dricksvatten med god marginal. 4.2. Underhåll av vattenledningar mm. Kostnaden för underhåll och drift av dricksvattenledningar och anläggningar varierar lite över åren. Utfallet har varierat mellan ca 6 och 8 miljoner kr de senaste åren. Utfall tkr Vatten prog 2014 2013 2012 2011 ingen akt 559 45 271 drift 3 767 5 340 2 520 underhåll 3 117 2 654 3 384 totalt 7 443 8 039 6 175 Kostnaden för vatten avser både ledningar och anläggningar för dricksvattenförsörjningen. Vellinge kommun har ca 53 mil ledningar. Vidare har kommunen tre vattentorn och två tryckstegsstationer. Slutligen finns en reglerstation. Det finns grundvattenborror i Höllviken, Vellinge, Räng och Södra och Norra Håslöv. Dessa grundvattenborror är för närvarande inte aktiva, men finns bevarade för framtiden. Hur stort är svinnet från vattenledningarna idag? Svinnet på icke-debiterat vatten var 28 procent år 2013, det interna målet är att svinnet ska understiga 20 procent år 2015. Enligt uppgift är det svårt att prognosticera vattenläckage beroende på att vissa år kan ett par stora läckor i näten förorsaka ett stort svinn medan andra år är kommunen förskonade från större läckor. En större insats kommunen gjort på senare år är att byta ventiler i vattentorn och tryckstegringsstationer. Dessa stängde inte ordentligt vilket skapade ett varaktigt läckage. VA-chefens bedömning är att kommunen taxor är rätt dimensionerade vilket ger möjlighet till att underhålla ledningarna på ett i stort sett ändamålsenligt sätt. 8
Vilket resultat av vattenkvaliteten har provtagningar av vattnet som kommunen genomfört visat? Kommunen har ett standardprogram av kontroll av vattenkvaliteten, denna omfattar 15 punkter (ställen där vattenprover tas) som kontrolleras varannan vecka. Om prov visar att dricksvattnet är tjänligt med anmärkning eller otjänligt genomförs en spolning av berörda ledningar och ett omprov tas. Proven skickas till laboratorier för analys. Kommunen får förutom de fullständiga analyserna också snabbsvar på vissa indikatorer för om vattnet kan ha anmärkning eller vara otjänligt. Fyra gånger om året gör kommunen en utökad provtagning. Sydvatten AB gör löpande kontroller av vattnet i sina ledningar avseende utvattnet från Vombsjön, kontrollerna genomförs varannan vecka, och resultatet tillsändes Vellinge kommun för kännedom. Resultatet av kontrollerna/provtagningen visar att vattnet brukar vara bra, men under de senaste två åren har kvaliteten varit sämre. Översvämningen den 31 augusti 2014 har sannolikt bidragit till att vattenkvaliteten försämrats. VA-chefen uppger att de hittade en glipa i en lucka till en lågvattenreservoar i november 2014. En sådan brist i kombination med skyfallen i augusti skulle enligt uppgift kunna vara en källa till bakterier i proverna. Sett över flera år är september den månad med högst andel anmärkningar på vattenkvaliteten. Befintlig statistik för de senaste årens provtagningar visar följande: Antal vattenprover med anmärkning Tjänligt med anmärkning 2011 11 2 2012 4 0 2013 22 1 2014 32 3 Otjänligt Vellinge kommun har asbest i dricksvattenledningarna, men enligt uppgift är det egentligen inga problem så länge ledningarna håller, om de går sönder kan det vara riskfyllt. Asbestprovtagning har tidigare utförts med några års mellanrum, dock inte efter någon fastställd tidsplan. Den provtagning som görs har gjorts på två kontrollpunkter, och proven har inte visat på kontaminerat vatten. VA-chefen har för avsikt att utreda behovet av provtagning med avseende på asbest. Om löpande asbestanalyser bedöms behövas kommer detta att tas med i kontrollprogrammet. Sydvatten har tagit tester på eventuell förekomst av PFAS (per- och polyfluorerade alkylsyror) i utvattnet från Vombsjön. PFAS är de syntetiska ämnen som Länsstyrelsen i Blekinge hösten 2013 hittade i dricksvattnet i Kallinge (Ronneby kommun). Information om vattenkvaliteten har lämnats till Nämnden för gemensam medborgarservice bland annat den 8 februari 2013. Sådan information ska lämnas årligen samt efter förfrågan. 4.3. Kommentar Provtagningarna av eventuell asbest i vattnet bör enligt vår bedömning utökas genom att provtagning sker regelbundet och, om möjligt, även i samband med sprickbildning. Vi bedömer vidare att kommunen måste anstränga sig ytterligare för att hitta orsaken till varför vattenkvaliteten har sjunkit de senaste två åren. Om orsaken varit den lucka som nu åtgärdats bör proverna bli bättre. 9
5. Krisledningsorganisationen 5.1. Hur ser krisledningsorganisationen ut? Kommunens krisledningsnämnd består av kommunstyrelsens arbetsutskott. Krisledningsnämnden får enligt 2 i reglementet fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen. Under en extraordinär händelse står den kommunala förvaltningsorganisationen till krisledningsnämndens förfogande. Krisledningsnämnden består av fem ledamöter och fem ersättare. Ledamöterna väljs för fyra år i enlighet med mandatperioden. Kommunchefen leder arbetet vid kris och hela organisationen står till förfogande. Krisledningsnämnden har bland annat rätt att ta del av sekretesskyddade uppgifter som annan nämnd i normalfallet handhar. Kommunens säkerhetschef ingår i staben och har tillsammans med ledningsgruppen upprättat en krisledningsorganisation som avser tjänstemännen i kommunen. Tjänstemannaorganisationen består av en operativ ledning som under sig har en stab med en stabschef och tjänstemän som beroende på krisens art och förväntande behov bemannas därefter. De kategorier som bemannas är personal, dokumentation, insatser/samverkansplanering, logistik/support, media/info och analys samt specialist. Olika medarbetare/funktioner bemannar krisorganisationen och kontaktuppgifter finns samlade för att snabbt kunna etablera krisorganisationen. Vidare finns en förberedd krislåda i kommunfullmäktigesalen där kommunen har en färdigförberedda rollkort med olika uppgifter och ansvarsområden samt prioriteringar. Här finns också viktiga telefonnummer m.m. Utöver kommunens politiska organisation och tjänstemannaorganisation finns också en frivillig resursgrupp. Krisorganisationen ska stötta den krisdabbade verksamheten och upprätthålla samband med myndigheter och eventuellt övriga inblandade aktörer samt skyndsamt och frekvent kommunicera ut information till allmänheten m.m. Till hjälp finns en övergripande ledningsplan som revideras varje mandatperiod och nedbrutna planer för olika scenarior som bedömts vara extra svåra att hantera. Det pågår ett kontinuerligt arbete med att utarbeta olika tänkbara scenarier som syftar till att identifiera och hantera riskerna och sårbarheterna i kommunen. På hemsidan finns information för medborgarna om ett par olika risker, bland annat översvämningar, elstörningar och störningar i vattenförsörjningen. I samband med att kommunstyrelsen godkände en nödvattenplan år 2011 fattade också kommunstyrelsen ett beslut om att - ytterligare sex stycken vattentankar av typ ComBo-Aqua köps in till kommunen för att vid vattenbristsituation förse vårdboenden med vatten, då det är det mest ekonomiska alternativet, - kommunen köper in 1500 lagringsbara vattenpåsar (Discap) till de i dagsläget 750 vårdtagarna inom hemtjänsten för att kunna förse vårdtagarna med rent vatten i en nödsituation, - ge nämnden för Gemensam Medborgarservice i uppdrag att teckna avtal med berörda utomkommunala markägare där tankar kommer att ställas ut i en nödsituation samt se över att avtal med utförande entreprenör (i nuläget NCC) stämmer överens med kraven i antagen nödvattenplan, - ge omsorgsnämnden i uppdrag att göra en översyn och vid behov revidera avtalen med befintliga vård- och omsorgsentreprenörer för att säkra att entreprenörerna har en handlingsplan för hur man skall förse vårdtagare med vatten i en vattenbristsituation. 10
6. Intern kontroll av vattenförsörjningen 6.1. Övergripande bedömning av den interna kontrollen för krisberedskap i vattenförsörjningen Inom ramen för granskningen har vi genomfört en bedömning av kommunens interna kontroll för krisberedskap i vattenförsörjningen. Krisberedskapen är en större och mer omfattande process än enbart hanteringen av vattenförsörjningen. I vissa fall har vår bedömning utgått från kommunens samlade krisberedskap. Under respektive delmoment redovisas bedömningsgrunder och eventuella avvikelser. Sammantaget är vår bedömning att kommunens interna kontroll avseende vattenförsörjningen är tillfredsställande. Se ovan under avsnittet för Metod och avgränsning (2.4) för hur metoden är framtagen och vad bedömningarna grundar sig på. 6.2. Kontrollmiljö Kontrollmiljön anger tonen i en organisation och påverkar kontrollmedvetenheten hos medarbetarna. Det är grunden för alla andra komponenter för intern styrning och kontroll och erbjuder ordning och struktur. Kontrollmiljö Faktorer inom kontrollmiljön innefattar är: Organisationens ledningar har ett engagemang för krisberedskap och vattenförsörjning Det finns en tydlig organisation som omfattar berörda organ. Ansvar och befogenheter är klargjorda Finns styrdokument? - Krisplan, åtgärdsplan och krisinformationsplan. Finns relevanta avtal? Bedömning Ledningens filosofi och ledarstil Integritet och respekt Ansvar och befogenheter Organisation och kompetensutveckling Organisationens etiska värderingar Inom ramen för denna granskning har såväl den politiska ledningens som förvaltningsledningens engagemang bedömts ur ett krisberedskapsperspektiv. Kommunens krisberedskap bedömer vi vara tillfredsställande. Krisledningsnämnden har deltagit i krisövningar eller scenariobeskrivningar. Detsamma gäller för kommunens förvaltningsledning. Omfattningen och regelbundenheten i övningarna kan enligt vår bedömning öka. Vidare har förvaltningsledningen tagit fram ett scenario avseende vattenförsörjning i nödvattenplanen. 11
Ansvarsfördelningen mellan de inblandade aktörerna synes fungera. Det finns tydliga beskrivningar och rollfördelningar för vem som ska göra vad i olika situationer. Inblandade parter känner till sitt ansvar och sina befogenheter.. Det finns en styrande dokumentation, inte minst reglementet för krisledningsnämnden och handlingsplaner för olika scenarior. Kommunens nödvattenplan från 2011 är den viktigaste i detta sammanhang. 6.3. Riskanalys Riskbedömning Organisationen upprättar mål för att möjliggöra identifiering och bedömning av de riskerna Organisationens risk- och sårbarhetsanalys lever upp till kraven i lagstiftningen Är risk- och sårbarhetsanalyserna kopplade till händelser på kort och lång sikt Varje organisation möter många olika risker av externt och internt ursprung som måste värderas. En förutsättning för riskvärderingen är att etablerade mål finns knutna till olika nivåer. Riskvärderingen är identifieringen och analysen av relevanta risker för att uppnå målen och utgör basen för att bestämma hur riskerna ska hanteras. Följande delar brukar ingå i värderingen: Bedömning Koppling till målen Riskvärderingsmodell Omvärldsbevakning Vellinge kommuns risk- och sårbarhetsanalys avseende vattenförsörjning är genomförd i juni 2014 och tar upp olika risker för kris. Bland annat finns riskerna för förorenad dricksvattentäkt (kemiskt utsläpp) och förorenad dricksvattentäkt (biologisk kontaminering) med i analysen som bygger på MSB:s metodik. Dokumentet är fastställt av kommunstyrelsen den 2 september 2014, 124. Analysen är en del av kommunens större och mer omfattande arbete som tillställs länsstyrelsen, i enlighet med lagkrav. Handlingsplanen vid kris omfattar även långvarig störning av tillgången på vatten och inköp av ytterligare vattentankar, vattenpåsar och dränkbara pumpar m.m. ingår i åtgärderna för att minska riskerna. Rapporteringen är omfattande och bedöms som tillfredställande. På tjänstemannanivå finns mål för vattenförsörjningen, t.ex. att svinnet från vattenledningarna ska minska till under 20 procent år 2015. På politisk nivå finns inga mål för vattenförsörjningen. Kontrollaktiviteter Även Sydvatten AB genomför risk- och sårbarhetsanalyser i den mån de anser nödvändigt för att säkerställa att vatten med godkänd kvalitet levereras till kommunen. Hur ofta görs kontroller av vattenkvaliteten? Vad visar resultatet av kontrollerna Handlingsplaner och förankrade rutiner och processer för hanteringen är framtagna Organisationen bidrar genom sin befogenhetsfördelning till att riskerna i verksamheten minskar 6.4. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att ledningens direktiv genomförs. De bidrar till att säkerställa att nödvändiga åtgärder vidtas för att hantera risker för att organisationens mål inte uppnås. Kontrollåtgärderna är till för att minska risken att en händelse som skulle orsaka stor skada för kommunen inträffar. Vellinge kommun genomför en rad kontrollaktiviteter i syfte att snabbt upptäcka brister av olika slag. Bedömning Det kontrollprogram som genomförs av vattenkvaliteten säkerstäl- 12
ler att kommuninvånarna får tjänligt vatten utan anmärkning, framförallt tillsammans med de rutiner som finns avseende vattenspolning av ledningar om anmärkning på vattenkvaliteten finns. Vår bedömning är dock att de kontroller som görs av om asbest från rören kan påverka vattenkvaliteten vid t.ex. sprickor i ledningarna inte görs med tillräcklig regelbundenhet och frekvens. Kommunen har däremot vidtagit förberedande åtgärder för att kunna leverera vatten även om vattnet i ledningarna bedöms otjänligt genom att köpa in vattentankar och vattenpåsar m.m. Kommunen har också färdiga planer för var vatten ska tillhandahållas medborgarna vid krissituation. Kommunens krisorganisation bedöms som ändamålsenlig. 6.5. Information och kommunikation Information & Kommunikation Organisationerna använder information med hög kvalitet som stödjer den interna kontrollen. Organisationen kommunicerar information internt, dvs. riskstrategier, mål i verksamheten och ansvar Relevant information måste identifieras, fångas, och förmedlas i en sådan form och inom en sådan tidsram att de anställda kan utföra sina uppgifter. Effektiv kommunikation måste även förekomma i en vidare bemärkelse och flöda nedåt, uppåt och över hela organisationen. System för att fånga upp indikatorer på fel och brister kan t.ex. vara synpunkthanteringssystem eller alarmsystem. Även internutbildning brukar vara en del av en tillfredsställande information och kommunikation. Bedömning Vid krishantering är information och kommunikation väsentliga moment. I Vellinge kommuns krisledningsorganisation har man tydligt beaktat behovet av information och kommunikation med medborgarna och de drabbade. En av krisorganisationens verksamhet är media/info och analys som har till särskild uppgift att informera allmänheten. Internt i kommunen bedöms såväl krisledningsnämnden som tjänstemannaorganisationen införstådda med sina uppgifter vid eventuella kriser. Kommunen har också fått testa organisationen vid vissa tillfällen även om krisledningsnämnden inte inrättats. Vid dessa tillfällen har rutinerna för information och kommunikation testats i verkligheten, och företrädare för kommunen uppger att information snabbt når ansvariga. Detta är dock ett känsligt moment som med små marginaler kan bli fel. 6.6. Uppföljning och utvärdering Uppföljning & Utvärdering Organisationen genomför utvärderingar för att försäkra sig om att den interna kontrollen är effektiv Organisationen kommunicerar svagheter i den interna kontrollen så att bristerna ska kunna rättas Interna styr- och kontrollsystem behöver övervakas, följas upp och utvärderas. En process som bestämmer kvalitén på systemets resultat över tiden. Det åstadkoms genom löpande övervakningsåtgärder och uppföljningar, separata utvärderingar eller en kombination av dessa. Löpande övervakningsåtgärder och uppföljningar äger rum under verksamhetens gång. Det inkluderar normala lednings- och övervakningsaktiviteter och andra åtgärder som personalen vidtar när de utför sina arbetsuppgifter. Bedömning Kommunen genomför uppföljningar av vattenkvaliteten och andra löpande uppföljningar inom ramen för den interna kontrollen även om vår bedömning är att kontrollerna kan utvecklas avseende asbest. Handlingsplan i form av nödvattenplanen finns framtagen och gäller tills vidare. Ytterligare uppföljningar är inte genomförda. 13
Vellinge, den 17 december 2014 Jakob Smith Bilaga Intervjuade medarbetare i granskningen Carina Wutzler, ordförande KSAU Ola Freij, vice ordförande KSAU Christer Tedestål, ledamot KSAU Christina Skörvald, ledamot KSAU Henrik Thorsell, ledamot KSAU Marie-Louise Arendt, säkerhetschef Max Persson, VA-chef 14