Sammanträdesdatum 1 (9) Plats och Tid Sjöliden 18.00 20.50 Beslutande Christoffer Nathanson, ordf Birgitta Schöllin Johan Broms Jenny Danielsson Gunilla Arbrink Andreas Ekeberg Eva Ekenberger Camilla Lien Kyrkoherde Hans Gårdh Ersättare Föredragande Åhörare Britt-Marie Rasmussen Carl Erik Roos Per-Sune Jonsson Agneta Kling Per-Olov Johansson Olivier Guillard /Kanslichef Ulf Boström / Kyrkogårdsföreståndare Begravningsombud Estrid Landmark Utses att justera Justeringens Plats och tid Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Eva Ekenberger och Camilla Lien Sjöliden Måndag den 27 oktober 2014 Annika Ludvigsson Christoffer Nathanson Eva Ekenberger Camilla Lien Paragrafer 43-60 Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Kyrkorådet Sammanträdesdatum 2014-10-21 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2014-10-28 Datum för nedtagand Pastorsexpeditionen, Sjöliden e 2014-11-18
Sammanträdesdatum 2 (9) Underskrift /Annika Ludvigsson/ KYRKORÅDET Innehåll 43 Sammanträdets öppnande... 3 44 Upprop och dagordning... 3 45 Val av ledamot att justera protokollet och tidpunkt för detta... 3 46 Information musikverksamhet... 3 47 - Rapporter... 3 48 Rapport arbetsgruppen medlemmar... 5 49 - Rapport inventering kyrkliga inventarier... 5 50 Exploateringsavtal Detaljplan Kyrkogård... 5 51 Ansökan Kyrkoantikvarisk ersättning och Kyrkobyggnadsbidrag 2016... 6 52 Verksamhetsplan 2015... 7 53 Projekt Sjukhuskyrkan Nacka 2015-2017... 7 54 Budget 2015... 7 55 Körpeng... 8 56 Revidering av Församlingsinstruktion... 8 57 Gemensamt administrativt stöd - Avsiktsförklaring... 8 58 Agenda 2015 och Sammanträdesplan 2015... 9 59 Övriga frågor... 9 60 - Avslutning... 9
Sammanträdesdatum 3 (9) 43 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat. 44 Upprop och dagordning Ordförande förrättade upprop och dagordningen godkändes. 45 Val av ledamot att justera protokollet och tidpunkt för detta Kyrkorådet beslutar: Att utse Eva Ekenberger och Camilla Lien för justering av protokoll, samt Att justering sker Måndag 27 oktober 2014. 46 Information musikverksamhet Organist Kerstin Alling berättar om musikverksamheten i Värmdö Församling där vi har körer i alla åldrar. Två nya projekt är jam-kör där ungdomar och församlingspedagogerna är med samt en kom igång-kör som kommer träffas på lördagar i Värmdö kyrka med start i januari. Som kantor/ organist ser man utmaningen i olika sorter musik, allt från barnvisor till avancerade musikstycken. Kyrkorådet tackar för informationen. 47 - Rapporter Kyrkoherdens rapport; Kyrkoherden rapporterar om den psykosociala arbetsmiljörond som gjordes under personalkonferensen på Grinda i september. Verktyget som användes anses vara bra och det ger en bild av nuläget. Det är önskvärt att återanvända samma verktyg för att kunna jämföra. Generellt är bilden att Värmdö Församling har en god arbetsmiljö. Förbättringsområde diskuterades under konferensen. Detta kommer också tas upp under PU-samtal eller i det dagliga arbetet. Kerstin Alling (organist) och Susanne Gustafsson (församlingspedagog) har erbjudits tillsvidareanställning i Värmdö Församling från och med 2014 10 09. Två konfirmandgrupper har startat, måndagar och onsdagar. Under sommaren kommer två sommarläger att finnas, ett på Sjöliden och ett på Ängsholmen.
Sammanträdesdatum 4 (9) Statistik över antalet medlemmar: 2013 t.om oktober 91 utträden och 4 inträden 2014 t.om oktober 32 utträden och 10 inträden Antalet medlemmar i Värmdö Församling per 15 oktober 2013: 9.930 2014: 9.869 Den 16 juni 2014 noterades den lägsta siffran: 9.796 Höstens program pågår med Retreat, Författarkväll och förberedelser inför Alla helgons dag. Ett tack för gåvan från Clowner utan gränser som medverkade i en sommarkonsert i Värmdö kyrka. Kyrkogårdsföreståndarens rapport: Det har varit en bra grupp säsongsanställda under sommaren. Kyrkogårdsförvaltningen har börjat kompostera där avkastning på hårt arbete ska ge fantastisk kompostjord. En kompostkvarn kommer inköpas. Ekonomibyggnaden är målad. Inför Allhelgonahelgen kommer ett bildspel med nya bilder spelas upp där askgravplatsen finns med. Kyrkogårdsförvaltningen kommer kontakta SKKF för att se om de vill göra ett reportage i sin tidning om hur man med egen personal kan skapa en askgravplats. Rapport om ekonomi: Kanslichefen redogjorde för ekonomin per 2014-09-30 Prognosen visar ett överskott på cirka 250 tkr vilket är ungefär 100 tkr lägre än tidigare. Under september har ett läckage konstaterats i röret som förser Sommarro med vatten. Läckaget kunde inte lokaliseras och ett nytt rör installerades. Den totala kostnaden blir cirka 60 tkr. Under september har en pensionsfaktura på 200 tkr kommit till församlingen. Däremot är bedömningen att en besparing på cirka 290 tkr av verksamhetskostnader kan göras under 2014. Utbildning förtroendevalda i september Johan Broms rapporterade från utbildningen för förtroendevalda. Vad arbetet innebär och att det utförs på rätt sätt. En ny utbildning kommer äga rum den 16 mars 2015. Kyrkorådet beslutar: Att godkänna rapporterna.
Sammanträdesdatum 5 (9) 48 Rapport arbetsgruppen medlemmar Kyrkoherden redogjorde för arbetet i arbetsgruppen Medlemmar som aktivt skall öka inträdet i Värmdö församling under mandatperioden. Arbetsgruppen har avslutats sitt arbete: - En inträdesblankett kommer finnas kontinuerligt i Kyrkfönstret (delas ut till alla hushåll inom Värmdö Församling) samt på Sjöliden och i Värmdö kyrka. - Enkäten vid utträde är omgjord och efter en sammanställning av inkomna svar visar den att förtroendet för Värmdö Församling är stort men att det är frågor på riksnivå som medlemmar kommenterar. - Det görs även en översyn av utskick/ blanketter från Församlingen - Gruppen betonar vikten av ambassadörskapet som alla har för påverka att fler stannar som medlem eller åter blir medlemmar, eller deltar i församlingens verksamhet. Att godkänna informationen samt att följa upp medlemsutvecklingen framöver. 49 - Rapport inventering kyrkliga inventarier Kyrkvärdarna Gunilla Arbrink och Anna-Lena Wallbom har genomfört en inventering av textilier i Värmdö kyrka. En förteckning av textilier behöver ses över och kompletteras. Att Förvaltningen ser över en inventerings förteckning av föremålen, samt Att ansöka om Kyrkoantikvarisk ersättning ( KAE) 2016-2017 för detta. 50 Exploateringsavtal Detaljplan Kyrkogård Kanslichefen Olivier Guillard presenterar en lägesrapport där Trafikverket inte ser något motiv till att ha ytterligare möte utan deras sypunkter står fast gällande in- och utfart vid Värmdö kyrka. Församlingen har som det ser ut två alternativ: godkänna exploateringsavtalet som förhandlades fram eller lägga ner arbetet med detaljplanen. Kyrkorådets arbetsutskott har diskuterat frågan och konsterar att bägge alternativ leder till fler frågor som behöver besvaras. En konsekvensanalys av dessa två alternativ behöver göras. Kyrkorådets beslutar enligt Kyrkorådets arbetsutskotts förslag; Att uppdra åt förvaltningen att göra en konsekvensanalys, samt Att Förvaltningen kallar till ett gemensamt möte med Kyrkorådets arbetsutskott och Kyrkogårdsutskottet i januari 2015, samt Att ett förslag presenteras till Kyrkorådet i februari 2015.
Sammanträdesdatum 6 (9) 51 Ansökan Kyrkoantikvarisk ersättning och Kyrkobyggnadsbidrag 2016 Kyrkorådet har tidigare gett i uppdrag till förvaltningen att ansöka om Kyrkoantikvarisk ersättning alternativt kyrkobyggnadsbidrag för - Konservering av helgonskulptur och epitafium - Ytlig rengöring av kyrkliga inventarier i enlighet med vård och underhållsplan - Uppdatering och komplettering av vård och underhållsplan Förvaltningen föreslår att ansöka för tre projekt: byte av Brandlarmet och Klimatutredningen av kyrkan och Stenläggning av entrén vid kyrkan (mellan stigporten och kyrkan) Brandlarm Länsstyrelsen har nu gett sitt tillstånd för installation av ett nytt brandlarm. Församlingen kan ansöka på nytt om Kyrkoantikvarisk ersättning (KAE) för Brandlarm i Värmdö kyrka för 2016. I så fall kan arbetet påbörjas under 2015. Att ge förvaltningen i uppdrag att ansöka om Kyrkoantikvarisk bidrag för 2016 för ett nytt brandlarm i Värmdö kyrka Klimatutredning kyrkan Luftfuktighet i kyrkan är inte optimalt för att kunna bevara på ett bra sätt dess inventarier. Bland annat har det konstarerats en ny spricka i S:t Olofsskåpet vid konserveringen i år. Förvaltningen föreslår att anlita Svensk klimatstyrning AB för en klimatanalys av kyrkan vilket är första steget för att komma tillrätta med problemet. Att ge förvaltningen i uppdrag att ansöka om Kyrkoantikvariskt bidrag för 2016 för en klimatutredning i Värmdö kyrka. Stenläggning entré kyrkan (handikappanpassning) Stenläggningen mellan stigporten och kyrkan är mycket ojämn, vilket orsakar risk för fall för besökare, ett hinder för rullstolsbundna eller besökare med rullator samt en risk vid kistbäring i kyrkan. En omläggning behöver göras så snart som möjligt. Tillståndet hos Länsstyrelse ska sökas men frågan har redan väckts.
Sammanträdesdatum 7 (9) Att ge förvaltningen i uppdrag att ansöka om Kyrkoantikvariskt bidrag och Kyrkobyggnadsbidrag för 2016 för omläggning av stenläggningen från stigporten till kyrkans entré (handikappanpassning). 52 Verksamhetsplan 2015 Kyrkoherden presenterade Verksamhetsplanen 2015. En större förändring i verksamheten är att konfirmandverksamheten utökas med ett sommarläger på Sjöliden 2015 samt att en kom igång-kör startar på lördagar från och med januari. Kyrkorådet föreslår Kyrkofullmäktige besluta; Att godkänna verksamhetsplanen för 2015. 53 Projekt Sjukhuskyrkan Nacka 2015-2017 I Värmdö kontrakt föreslås en satsning på bättre närvaro på Nacka närsjukhus i samarbete mellan församlingarna. Kontraktet får även stiftsbidrag i tre år. Kostnaden för Värmdö Församling blir 45 tkr för 2015. Kyrkorådet beslutar enligt Kyrkorådets arbetsutskotts förslag; Att fortsätta med sammarbetet inom kontraktet gällande projektet Sjukhuskyrkan Nacka under perioden 2015-2017. 54 Budget 2015 Kanslichefen presenterade en utförlig och grundlig redogörelse av budgetprocessen. Budgetförslaget från församlingens medarbetare har granskats i arbetsutskottet vid ett antal tillfällen under hösten 2014. Utgångspunkten för arbetet har varit att behålla kyrkoavgiften och begravningsavgiften på oförändrad nivå. Intäkterna fortsätter att plana ut på grund av låg inflyttning. Budgetäskandet resulterade i ett underskott på 200 tkr. För att nå en budget i balans görs nedprioriteringar inom fastighetunderhåll. På det viset kan kärnverksamhetens budget utökas något främst med utökning av konfirmandverksamhet med ett nytt sommarläger. Planen 2016-2017 har gjorts på en övergripande nivå, där utveckling av personalkostnader påverkar mest, samtidigt som fastighetsunderhåll beräknas vara fortsatt högt de närmaste åren.
Sammanträdesdatum 8 (9) Kyrkorådet föreslår kyrkofullmäktige besluta; Att kyrkoavgiften för år 2015 skall vara 84 öre, Att begravningsavgiften för år 2015 skall vara 14 öre, Att anta driftbudget 2015 med bindning på gruppnivå i enlighet med förslag och anta investeringsbudget, Att om detaljplanen för kyrkogården träder i kraft ge mandat till Kyrkorådet att låna 1,5 miljoner kronor för att täcka investeringskostnader för första etappen, Att notera den övergripande planen 2016-2017 55 Körpeng Arbetsutskottet föreslår i sitt budgetarbete att körpengen ska vara oförändrad på 180 tkr med fast fördelning mellan körerna. Fördelningen beror inte på antal körmedlemmar utan på krav på deltagande i gudtjänstlivet. Arbetsutskottet föreslår att förskjutning av körpeng kan göras till nästa år vid en planerad större aktivitet enligt tidigare beslut i Kyrkorådet. Kyrkorådet beslutar enligt kyrkorådets arbetsutskotts förslag; Att körpengen fördelas med fast belopp mellan körerna inom budgetram på max 180 tkr enligt föreslagen fördelning Barnkörer 30 tkr, Värmdö kyrkokör 60 tkr, Vokalensemblen 60 tkr och Choristas Veteranicus Veterankören 30 tkr, samt Att förskjutning av körpeng kan göras till nästa år vid en planerad större aktivitet enligt tidigare beslut i Kyrkorådet. 56 Revidering av Församlingsinstruktion Stockholms stift har kommit med nya direktiv av församlingsinstruktion där alla församlingar ska använda samma modell. En barnkonsekvensanalys måste också finnas med. Kyrkorådet beslutar enligt Kyrkorådets arbetsutskotts förslag; Att Kyrkoherde Hans Gårdh påbörjar arbetet med omformulering av församlingsinstruktionen och presenterar ett förslag utifrån de nya direktiven. 57 Gemensamt administrativt stöd - Avsiktsförklaring Svenska kyrkan arbetar fram ett koncept för Gemensamma Administrativt Stöd (GAS). Avsiktsförklaringen innebär att enheten önskar genomföra en införandeanalys i syfte att analysera förutsättningarna att arbeta i enlighet med koncepten GAS Ekonomi och GAS Personal. Resultatet av införandeanalysen presenteras i form av en rapport och slutsatserna av analysen presenteras vid ett möte mellan stiftet och enheten. Denna avsiktsförklaring innebär inte några ekonomiska eller formella förpliktelser om en anslutning för enheten.
Sammanträdesdatum 9 (9) Kyrkorådets beslutar enligt Kyrkorådets arbetsutskotts förslag; Att underteckna avsiktsförklaringen av analys för eventuell anslutning till GAS Ekonomi och GAS Personal. Huvudinriktningen är att nyttja de gemensamma systemen i egen regi eller i samverkan med annan församling eller inom kontraktet. Församlingen kan på sikt tänka sig sälja tjänster till andra. 58 Agenda 2015 och Sammanträdesplan 2015 Agenda 2015 Under sitt budgetarbete föreslog kyrkorådets arbetsutskott att utreda en eventuell framtid utbyggnad av kapellet då Sjölidens kapell är den lokal av verksamhet som används mest. Kyrkorådet diskuterar frågan. Att ge Hans Gårdh i uppdrag att under 2015 utreda en eventuell utvidgning av Sjölidens kapell, samt Att informera Kyrkofullmäktige den 4 november 2014. Sammanträdesplan 2015 Kanslichefen presenterar förslag till sammanträdesplan 2015. Ett gemensamt möte mellan Kyrkorådets arbetsutskott och Kyrkogårdsutskottet kommer äga rum den 15 januari 2015 gällande Detaljplan Kyrkogård. Att godkänna sammansträdesplanen 2015 för utskotten samt för Kyrkorådet, samt Att föreslå att Kyrkofullmäktige sammanträder 3 gånger under 2015. 59 Övriga frågor Inga övriga frågor. 60 - Avslutning Kyrkorådets ordförande avslutade sammanträdet och tackade ledamöterna. Mötet avslutades kl. 20.50