1 Dnr SLL Beredningsarbetet för utlysningen SU - SLL 2017 Ett samarbete mellan Stockholms universitet och Stockholms läns landsting 1
2 Innehållsförteckning Tidplan för beredningsarbetet under 2016... 3 Beredningsgruppen... 3 Beslutsordning... 3 Beskrivning av beredningsarbetet... 3 Bedömningskriterier... 4 Skala för poängsättning... 4 Jävsregler... 6 2
3 Tidplan för beredningsarbetet under 2016 Aktivitet Första utlysningsdag Sista ansökningsdag Anmälan om jäv Ansökningar fördelas ut Beredningsgruppen: individuell granskning Bedömningar och kommentarer senast inlagt Beredningsgruppen: prioriteringsmöte Strategiska arbetsgruppen möte: fastställer beslutsunderlag Ledningsgruppen möte: fattar beslut Besked till de sökande Avtal skrivs med beviljade projekt Tid 20 maj 19 augusti 24 augusti 25-26 augusti 29 augusti 7 okt. 7 oktober 14 oktober 27 oktober 8 november Ca 10 november November Beredningsgruppen En beredningsgrupp är tillsatt för bedömningen av projektansökningar. Beredningsgruppen består dels av personer från landstinget med kompetens att bedöma relevansen för landstingets verksamheter dels av forskare från Stockholms universitet på lägst docentnivå med kompetens att bedöma den vetenskapliga nivån. I beredningsgruppen ska också 2-5 sakkunniga från annat lärosäte än Stockholms universitet ingå. Den aktiva förordnandetiden för en ledamot är 3 år med möjlighet till förlängning med maximalt ytterligare 3 år. Rekryteringen av nya ledamöter sker i samråd med ordförande i beredningsgruppen och beslutas av Stockholms universitet och Stockholms läns landsting. De akademiska ledamöterna i beredningsgruppen får ett fastställt arvode och ersättning för kostnader förenade med granskningsarbetet. Administration Forskningskansliet vid Stockholms läns landsting ansvarar för den administrativa hanteringen under utlysnings- och beredningsprocessen. Beslutsordning Beredningsgruppen lämnar förslag om beviljade respektive avslagna ansökningar till den strategiska arbetsgruppen för samarbetet mellan Stockholms universitet och Stockholms läns landsting. Den strategiska arbetsgruppen lämnar ett förslag till beslut om beviljande av ansökningar till ledningsgruppen för samarbetet. Landstingsdirektören verkställer därefter beslutet. Beskrivning av beredningsarbetet Efter den sista ansökningsdagen rapporterar ledamöterna i beredningsgruppen eventuella jäv (se punkt 7 nedan) gentemot sökande och medsökande. Detta registreras i den webbaserade modulen för granskare i ansökningssystemet. Därefter utser ordförande i beredningsgruppen föredragande för varje ansökan. Också detta registreras i modulen för granskare. Föredragande har ansvar för att en kommentar ges vid processens slut. Ledamöterna får tillgång till ansökningarna via ansökningssystemet 3
4 Ledamöterna gör en individuell genomgång av samtliga ansökningar. Representanterna för forskarsamhället poängsätter respektive ansökan utifrån projektets frågeställning och vetenskapliga kvalitet, metod och genomförbarhet samt kompetens. Landstingets representanter bedömer projektets relevans för landstinget. Senast den 7 oktober ska alla ledamöter ha registrerat sina poängbedömningar i ansökningssystemet och föredragande ska ha skrivit in kommentar. Prioriteringssammanträdet är inplanerat till 14 oktober 2016 En sammanställning av projekten och ledamöters poängsättning, förslag till skriftliga kommentarer och annat underlagsmaterial sänds via mail till ledamöterna. Ansökningarna diskuteras utifrån en presentation av föredragande. Diskussionen kan leda till att poängen ändras vid mötet. Diskussionen utmynnar i förslag till bifall eller avslag samt förslag till anslagsstorlek för första året. Föredraganden ansvarar för att en slutgiltig kommentar som integrerar beredningsgruppens diskussioner och förslag till beslut finns. Ordföranden i beredningsgruppen ska slutligen godkänna kommentaren. Bedömningskriterier De bedömningskriterier som ligger till grund för prioriteringsarbetet är följande: Projektets frågeställning och vetenskapliga kvalitet Metod och genomförbarhet Kompetens Projektets relevans till landstingets verksamheter Skala för poängsättning För att poängsätta de tre vetenskapliga bedömningskriterierna används en sjugradig skala enligt nedan: Poäng 7: Enastående. Exceptionellt stark ansökan på högsta internationella nivå. Poäng 6: Utmärkt. Mycket stark ansökan med försumbara svagheter. Poäng 5: Mycket bra till utmärkt. Mycket stark ansökan med mindre svagheter. Poäng 4: Mycket bra. Stark ansökan med mindre svagheter. Poäng 3: Bra. Vissa styrkor i ansökan men också vissa svagheter. Poäng 2: Svag. Få styrkor i ansökan men med en större svaghet eller flera mindre svagheter. Poäng 1: Dålig. Få styrkor i ansökan men med flera större svagheter. Poäng 0: Information för att bedöma saknas. 4
5 För att bedöma Projektets relevans för landstingets verksamheter används en tregradig skala enligt nedan: Poäng 3: Mycket bra. Hög relevans och med tydlig koppling till landstingets verksamhet. Poäng 2: Svag till bra. Finns koppling till landstingets verksamhet men relevansen är inte självklar. Poäng 1: Dålig. Liten eller ingen koppling till landstingets verksamhet. Relevansen är låg. Poäng 0: Information för att bedöma relevansen saknas. Poängsummorna för den vetenskapliga bedömningen och för relevansen redovisas var för sig. På beredningsmötet resulterar de två poängsummorna till den slutgiltiga bedömningen. Jämställdhetsperspektivet är en viktig aspekt för landstingets forsknings- och utvecklingsarbete. Beredningsgruppen ska beakta utfallet med hänsyn till proportionen av sökande mellan män och kvinnor. Generella råd och rekommendationer för skriftliga kommentarer För varje ansökan som bereds av beredningsgruppen ska en slutgiltig för gruppen gemensam kommentar om projektet utformas. Kommentaren blir en offentlig handling och skickas till den sökande efter att formellt beslut har fattats. Kommentaren är främst till för att ge den sökande en förståelse för beredningsgruppens vetenskapliga kvalitetsbedömning och poängsättning. Det är viktigt med en saklig analys av ansökans huvudsakliga styrkor och svagheter samt en identifiering av eventuella metodiska problem. De skriftliga kommentarerna måste överensstämma med gruppens poängsättning. Återkoppla med fördel till poängskalans definitioner i motiveringarna. Om ansökan får poäng för en stark ansökan ska kommentaren lyfta fram vad som gör projektet starkt. Om ansökan uppnått lägre poäng och inte beviljas medel bör kommentaren innehålla någon eller några identifierade svagheter och förslag till förbättringsmöjligheter. Kommentaren bör med andra ord i detta fall inte vara alltför positiv. Kommentaren ska inte innehålla längre referat av den forskning som beskrivs i ansökan. Även kvantifierbara data, exempelvis exakt antal publikationer, liksom bibliometriska mått bör undvikas i kommentaren. Förslag till belopp ska inte anges i kommentaren, inte heller rekommendationer om att avslå eller bevilja en ansökan. Om det finns avvikelser från de generella instruktionerna för ansökan (t.ex. antal sidor eller innehållet i publikationslistan) och detta vägts in i bedömningen ska det kommenteras. 5
Jävsregler Bakgrund Bestämmelser om jäv i detta beredningsarbete utgår ifrån Kommunallagen. Kommunallagen reglerar jäv för förtroendevalda och anställda. Det finns dock inget hinder att i praktiken analogt tillämpa dessa jävsregler för sakkunniga och konsulter, som de ledamöter i beredningsgrupperna och samverkansorganen som inte har ställning som anställda. Jävsreglernas grund i Kommunallagen (1991:900): Lagens lydelse: 24 En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet. Denne får dock vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan olägligt uppskov. Den som känner till en omständighet som kan utgöra jäv mot honom skall självmant ge det till känna. Har det uppkommit en fråga om jäv mot någon och har inte någon annan trätt i hans ställe, skall nämnden snarast besluta i jävsfrågan. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutsför utan honom och någon annan inte kan tillkallas utan olägligt uppskov. Ett beslut i en jävsfråga får överklagas endast i samband med överklagande av det beslut varigenom nämnden avgör ärendet. 25 En förtroendevald eller en anställd hos kommunen eller landstinget är jävig, om 1. saken angår honom själv eller hans make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående, 2. han eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, 3. ärendet rör tillsyn över kommunal verksamhet som han själv är knuten till, 4. han har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken, eller 5.det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet. 26 Från jäv bortses när frågan om opartiskhet uppenbarligen saknar betydelse. Utgångspunkten är att den som är jävig inte får handlägga eller delta i beredningen av ärende/ansökan. Han/hon får dock vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan olägligt uppskov. Den som känner till en omständighet som kan utgöra jäv mot honom/henne är skyldig att självmant ge det till känna samt lämna lokalen när den aktuella ansökan/ärendet behandlas. Prövning av jäv En uppkommen jävssituation hanteras i första hand genom att den aktuella ledamoten frivilligt avträder ärendet. Om en ledamot vid ett beredningsgruppsmöte inte frivilligt avträder från ärendet ska mötets ordförande omgående avgöra om jäv föreligger. Har det i övrigt uppkommit misstanke om jäv mot någon och den aktuella ledamoten inte frivilligt avträder från ärendet ska Ledningsgruppen SU/SLL snarast besluta i jävsfrågan. 6 6
7 Frågan huruvida jäv ska anses föreligga för ledamöterna i beredningsgrupperna prövas av ledningsgruppen SU/SLL. Tillämpning av jävsreglerna När ansökningsomgången är avslutad markerar beredningsgruppens ledamöter eventuella jäv direkt i modulen för granskare. Därefter fördelas ansökningarna på föredragande av ordförandena. På detta sätt ska endast undantagsvis ytterligare jäv uppdagas senare i granskningsarbetet. I anslutning till det protokoll som förs vid sammanträdet görs en jävsbilaga. Jävssituationer i beredningsgruppen redovisas med alla behandlade projekt i vilka jäv eller intressekonflikt funnits. Ledamot ska i så god tid som möjligt meddela förhållanden som kan komma att medföra jäv. Om möjligt bör vederbörande rådgöra med ordförande/kansliet där fråga om jäv kan uppstå. Där jäv konstateras ska ledamoten ha lämnat rummet såväl under förberedelse som slutbehandling av ärendet. Jäv ska anses föreligga när ledamot i beslutande/beredande instans är: den sökande själv den sökandes handledare verksam inom samma forskargrupp som den sökanden släkt eller närstående till den sökande eller person med nära samarbete Jäv föreligger även vid vetenskapligt samarbete och samproduktion som ägt rum under den senaste femårsperioden. En gemensam artikel är tillräckligt för att räknas som samproduktion. Jäv kan föreligga under en längre tid än fem år om ett nära samarbete förekommit. Doktorand- och handledarförhållandena bedöms som jäv oavsett hur lång tid tillbaka som samarbetet har ägt rum. Jäv föreligger vidare om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till ledamotens opartiskhet i ärendet. 7