PROTOKOLL 1(35) Plats och tid Sävar kommundelskontor, 2011-03-08, kl 08.00 14.40 Beslutande Övriga deltagande Bengt Holm (S) Greger Knutsson (M), ej 17 Tomas Nordin (M), tjg ers för Greger Knutsson (M) 17 Christina Wallström (S) Donald Rosendahl (S) Kenneth Olofsson (S), tjg ers för Ulla Forssten (S), kl 08.00 12.30 Ing-Mari Levin (V), tjg ers för Ulla Forssten (S) kl 12.30 14.40 Fredrik Jokijärvi (S), tjg ers för Enar Jonsson (S) Farrokh Farrokhi (FP), t o m kl 12.30 Tomas Nordin (M) tjg ers för Farrokh Farrokhi (FP), fr o m kl 12.30 Per Hansson (C) Elsa Andersson-Hedkvist (V) Anna Jakobsson (KD) Ing-Mari Levin (V), tjg ers för Nils Seye Larsen (MP), kl 08.00 09.00 Nils-Seye Larsen (MP), kl 09.00 12.30 Se deltagarförteckning Utses att justera Christina Wallström (S), Greger Knutsson (M), 2011-03-16, kl 11.00 Underskrifter Paragrafer 12-26 Sekreterare Lars Westerlund/Peter Säbom Ordförande Justerande Bengt Holm (S) Christina Wallström (S) / Greger Knutsson (M) BEVIS Justering har tillkännagivits genom anslag Organ Sävar Kommundelsnämnd Sammanträdesdatum 2011-03-08 Datum för anslags 2011-03-17 Datum för anslags 2011-04-07 uppsättande nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Sävar kommundelskontor Lars Westerlund
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 (35) Deltagarförteckning Ing-Mari Levin (V), kl 09.00 12.30 Tomas Nordin (M), kl 08.00 12.30 samt Lena Carlsson, kommundelschef Lars Westerlund, kommundelssekreterare Stephan Fridner, ekonomichef Petra Ritzen, socialsekreterare Ida Huuva, socialsekreterare Lars-Olov Uhlin, intraprenadchef Vanda Wallström, för- och grundskolechef Anna-Karin Bäck, socialsekreterare Anneli Jonsson, socialsekreterare Kerstin Grundberg, socialsekreterare Henny Sundbom, utvecklingsledare Peter Säbom, ekonomisekreterare Anna Holmstedt Persson, kommundelsassistent
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 (35) 12 Val av justerare Kommundelsnämnden utser Christina Wallström (S) att jämte vice ordföranden justera dagens protokoll.
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 (35) 13 Anmälan om övervägande av vård Beslut hänvisas till B-protokoll 1/11. Exp 2011-03-17: P Ritzen
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 (35) 14 Anmälan av ordförandebeslut gällande upphörande av vård Beslut hänvisas till B-protokoll 2/11. Exp 2011-03-17: P Ritzen
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 (35) 15 Beslut och medgivande om stadigvarande vård i familjehem Beslut hänvisas till B-protokoll 3/11. Exp 2011-03-17: I Huuva
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 (35) 16 Yttrande av remiss angående klotter inom Umeå kommun Kommundelsnämnden yttrade sig i rubricerat ärende 2009-11-26 ( 145). Anledningen till att ärendet har återkommit till en förnyad diskussionsrunda är att UMEBRÅ önskar en bred uppslutning kring ett beslut om graffitti/klotter inom kommunen. Bakgrund Den utredning som gjorts av Umeå fritid kommer fram till i stort sett samma slutsats som Sävar kommundelsnämnd lämnade i sitt remissvar 2009. Utredningen belyser vikten av att: Upprätta en ny handlingsplan mot klotter Luleå har en intressant modell som bygger på dessa fem angreppssätt; påverka, beivra, sanera och försvåra, möjliggöra graffiti samt samordna och följa upp. Främja lagliga alternativ Bevara och utveckla den lagliga graffitiväggen i I20. Umeå Fritid Unga bör ta över ansvaret för samarbete och dialog med de aktiva inom graffitikulturen i Umeå. Ersätt den privata lagliga väggen Öst på stan, med en centralt placerad laglig kommunal graffitivägg. Se lagliga aktiviteter som en möjlighet, att komma i kontakt med de aktiva graffitimålarna i Umeå. Arrangera ett kunskapsseminarium En blandning av föreläsningar, debatter och aktiviteter som riktar sig till alla som på ett eller annat sätt berörs av graffitikulturen. Umeå teaterförening kan vara en bra samverkanspart, tillsammans med Umeå Fritid, Umeå Kultur och självklart de aktiva inom graffitikulturen i Umeå. Kontinuitet och långsiktighet Arbeta vidare med sommarens kunskaper, dialog och erfarenheter. Samsyn och samarbete kring klotter/graffiti Eftersom det är många olika aktörer som drabbas av klotter, krävs samarbete och samordning dem emellan. Definiera graffiti som konstform, kontra klotter som skadegörelse.
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 (35) 16 forts Remissvar Kommundelsnämnden föreslås ställa sig bakom och stödja Umeå Fritids utredning av graffitti/klotter samt att vidmakthålla tidigare remissyttrande från 2009-11-26 ( 145). Förslag till beslut. Kommundelsnämnden föreslås besluta att: Att ställa sig bakom och stödja Umeå Fritids utredning av graffitti/klotter samt att vidmakthålla tidigare remissyttrande från 2009-11-26 ( 145). Lars-Olov Uhlin lämnade upplysningar i ärendet. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på bifall mot avslag på verksamhetens förslag och finner att kommundelsnämnden beslutar enligt förslaget. Kommundelsnämndens beslut Kommundelsnämnden beslutar enligt verksamhetens förslag. Exp 2011-03-17: UMEBRÅ L Andersson, L-O Uhlin, Akt
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 (35) 17 Ansökan om bidrag till 7-mila 2011 Arrangörerna av skidloppet 7-mila mellan Botsmark och Robertsfors har ansökt om bidrag från Umeå kommun. Ansökan avser hjälp med packning/uppdragande av spår inför tävlingen den 20 mars 2011. Vidare ansöker man om utlånande av transportabla toaletter att ställa upp i Botsmark då tjej-mila (40 km) kommer att ha sin startplats i Botsmark. Arrangörerna önskar även ekonomiskt stöd i form av bidrag på 25 000 kr. Arrangörerna erbjuder som motprestation reklamplats. Sävar kommundelsnämnd har tidigare år tillsammans med Umeå Fritid svarat för preparering av spåren, där kostnaderna har delats lika (ifjol uppgick kostnaden tillsammans med Umeå Fritid till 25 000 kr). Förslag till beslut Kommundelsnämnden föreslås besluta Att Att Att Att i likhet med tidigare år dela kostnaderna lika med Umeå Fritid för packning/uppdragande av spår samt transportabla toaletter, dock högst 12 500 kr, om kostnaderna skulle överstiga 12 500 kr uppdra till intraprenadchefen att fatta beslut på överstigande kostnad i enlighet med given delegation (högst 5 000 kr). avslå ansökan om extra kontantbidrag på 25 000 kr, uppdra till intraprenadchefen att tillsammans med Umeå Fritid utforma reklamskylt/banderoll där det framgår att Sävar kommundelsnämnd sponsrar tävlingen. Lars-Olov Uhlin lämnade upplysningar i ärendet.
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 (35) 17 forts Yrkande Christina Wallström (S) yrkar bifall till verksamhetens förslag. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på bifall mot avslag på Christina Wallströms (S) yrkande att bifalla verksamhetens förslag och finner att kommundelsnämnden beslutar enligt yrkandet. Kommundelsnämndens beslut Kommundelsnämnden beslutar enligt verksamhetens förslag. Greger Knutsson (M) deltog inte i handläggningen och beslutet i ärendet. Exp 2011-03-17: Umeå Fritid, Å Bygdeson, L-O Uhlin, S Fridner, Akt
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 (35) 18 Yttrande över granskningsrapport av intern kontroll i Umeå kommuns verksamhet Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Umeå kommun granskat kommunens arbete med intern kontroll. Granskningen har syftat till att bedöma att kommunens interna kontroll utförs i enlighet med de riktlinjer som finns i kommunen. Riskbedömning och övergripande intern kontroll utförs varje år i alla verksamheter inom Sävar kommundelsnämnds ansvarsområde i samband med bokslut. I bokslutet redovisas hur den interna kontrollen har utförts i verksamheterna. Granskningsrapporten tar upp vikten av att nämnderna formulerar mål för verksamheterna och tar del av den interna kontrollen. KOMMENTARER TILL REVISORERNAS GRANSKNING Nedan ges kommentarer till var och en av de frågeställningar och påpekanden som revisorerna framfört i sin granskning. 4.1. Finns det kommunövergripande internkontrollreglemente eller motsvarande och framgår det av detta vad intern kontroll innebär i kommunen samt hur nämnd och förvaltning förväntas arbeta med den interna kontrollen? Sävar kommundelsnämnds kommentarer Sävar kommundelsnämnd har två stycken styrdokument inom internkontrollområdet, Internkontrollreglementet och Råd och upplysning avseende intern styrning och kontroll. I dessa dokument redovisas både definitionen av intern kontroll samt hur man ska arbeta. Sävar kommundelsnämnd har följt dessa dokument och har redovisat detta till kommunstyrelsen i samband med årsbokslutet. I bilagan avsnitt 3 i det kommunövergripande yttrandet ges en beskrivning av kommunens tankar om det framtida internkontrollkonceptet.
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 (35) 18 forts 4.2. Är internkontrollprocessen dokumenterad och framgår det hur nämnd och förvaltning skall genomföra/organisera omvärldsanalys, riskanalys, kontrollåtgärder, tillsyn samt information och kommunikation? Revisorernas granskning Kommundelsnämnden arbetar med att följa lagstyrda mål och fullmäktigemålen samtidigt som man försöker att samverka med övriga kommundelsnämnder samt övriga nämnder i kommunen avseende utveckling och omvärldsbevakning. En utmaning är att driva en glesbygdsverksamhet. På lägre nivåer menar enhetschefer att nämnden, avseende samtliga beslut, så arbetas det med omvärldsbevakning och påverkan på verksamheten. Arbetsplaner genomsyras av detta arbete och rektors årshjul. Ett annat arbete som bedrivs kopplat till omvärldsanalys är att följa upp planeringen av barnomsorg för att hamna rätt mot prognoser m.m. Utifrån områden där man ser risker arbetar man med lokala arbetsplaner bl.a. för att hantera dessa risker. Exempel på kontrollåtgärder som verksamhetschefer, enhetschefer och presidiet diskuterar är de löpande uppföljningarna av ekonomin, resultat av nationella prov, brukarenkäter, månatliga kontroller av avvikelser, MAS 1 -rapporter, tillbudsrapportering, uppföljningar avseende skriftliga omdömen m.m. De mål som arbetas fram i verksamhetsplanen följs upp i styrkorten som en kontrollåtgärd. Sävar kommundelsnämnds kommentarer Verksamhetsledningen diskuterar gällande kontrollåtgärder så att de är de åtgärder som ska genomföras för att hantera och förbättra föregående års resultat avseende den interna kontrollen i den rapportering/bedömning som gjorts. Varje verksamhet anger en bedömning på de 37 frågorna. Utifrån detta erhålls en verksamhetsområdesövergripande sammanställning på områden som nämnden bedöms hantera bra och områden som bedöms kunna hanteras bättre. Inför kommande år ska enheterna rapportera hur de arbetat med att hantera identifierade brister. 1 Medicinskt ansvarig sjuksköterska
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 (35) 18 forts Tillsynen genomförs i den årliga uppföljningen enligt vad som framkommit vid intervjuerna. Även här hänvisas till bilagan avsnitt 3 i det kommunövergripande yttrandet för hur förbättringen inom detta område kommer att ske. 4.3. Är kommunens system och rutiner för styrning dokumenterade och genomsyrar dessa nämnden och förvaltningens styrning av verksamheten? Revisorernas granskning Verksamhetsplan, verksamhetsberättelse samt riskbilaga och övriga dokument avseende den interna kontrollen är dokumenterade. Sävar kommundelsnämnds kommentarer Dokumentationen inom dessa områden är väl dokumenterade. 4.4. Vilken roll har nämndens ledamöter i arbetet med att ta fram, formulera och föreslå relevanta mål för verksamheten? Revisorernas granskning I början av mandatperioden försöker man arbeta fram mål för hela mandatperioden. Verksamheten bryter ner fullmäktiges mål. Det händer sedan att nämnden gör justeringar i de mål som förvaltningen arbetar fram. Det förs således en dialog med nämnden utifrån de mål förvaltningen arbetar fram. Inom vissa områden har nämnden angett specifika fokusområden. Ambitionen är att målen ska vara mätbara men samtliga respondenter anser att det finns förbättringsområden. Sävar kommundelsnämnds kommentarer Verksamhetsområdet kommer att i samarbete med nämnden arbeta fram nämndsspecifika verksamhetsmål utifrån de kommunövergripande målen. 4.5. Finns det en dokumenterad, kommunicerad och accepterad ansvarsfördelning avseende arbetet med intern kontroll i organisationen/förvaltningen/enheten?
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 (35) 18 forts Revisorernas granskning Enligt revisorerna anser nämnden att det finns en formaliserad ansvarsfördelning avseende arbetet med intern kontroll. Ansvarsfördelningen framgår av reglementet för intern kontroll och dokumentet Råd och upplysningar för Intern styrning och kontroll. Verksamhetsområdet har delat ut ansvaret för arbetet med intern kontroll i enlighet med reglemente och råd och upplysningar. Verksamhetsområdeschefer och verksamhetschefer menar att ansvaret för intern kontroll är kopplat till chefsledet. På enhetsnivå är det inte lika tydligt vad som innefattas i ansvaret avseende intern kontroll. Varje linjechef ansvarar för att den enskilda verksamheten styrs mot mål, uppdrag etc. Sävar kommundelsnämnds kommentarer Delegationen inom verksamhetsområdet är tydlig att det är varje verksamhet som gör bedömningarna i internkontrollen. I de verksamheter där det finns linjechefer är dessa tillsammans med verksamhetschefen delaktiga i bedömningen av verksamheten. I omarbetningen av konceptet (bilagan avsnitt 3) kommer ansvaret för intern kontroll tydligare att kopplas till verksamhetsansvaret. Har man ansvar för verksamhetsprocessen så har man också ansvar för att den fungerar. 4.6. Vilken information/statistik/nyckeltal rapporteras som en del i den interna kontrollen? Revisorernas granskning Av samtalen framgår att den information som rapporteras som en del av den interna kontrollen rapporteras i den övergripande struktur för rapportering som kommunstyrelsen beslutat om samt i samband med att verksamheten följs upp vid årsbokslutet. Vid detta tillfälle rapporteras nyckeltal beslutade i styrkortet och utifrån de fyra beslutade perspektiven ekonomi, yttre kvalitet, inre kvalitet och säkerhet. Redovisningen sker utifrån av kommunledningskontoret fastställda frågor och i fastställd mall. I verksamhetsberättelsen rapporteras de nyckeltal som styr mot styrkortet och som inte rapporteras i den kommungemensamma strukturen för rapportering av intern kontroll. Målen i styrkortet och de nyckeltal som fastställs i detta och i de lokala arbetsplanerna
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 (35) 18 forts eller liknande är de områden som nämnd, verksamhetsområdeschefer samt övriga medarbetare ser som det väsentliga när det gäller uppföljning av statistik och nyckeltal som rapporteras löpande inom den interna kontrollen. Sävar kommundelsnämnds kommentarer Verksamhetsområdet bedömer att de resultatmått som rapporteras för att åskådliggöra måluppfyllelse mot styrkort och centrala uppdrag kan utvecklas. Ett flertal av fullmäktigemålen till nämnd ligger på en kommungemensam nivå. Verksamheterna har utifrån de målen tagit fram egna mål och resultatmått och beskrivit vad kommundelen kan bidra med för att uppnå det övergripande målet. Resultatmåtten är idag högre grad fokuserade på ekonomi och prestationer och i mindre grad fokuserade på kvalitet och brukarnytta. Kommundelen anser också att verksamhetsplan, resultatmått och styrkort bör synkroniseras på ett bättre sätt. Än en gång hänvisar vi till bilagan avsnitt 3 där vi visar hur tankarna om att internkontrollen och dess roll kommer att integreras i den övergripande styrningen mot KF:s mål. 4.7. Är arbetet med intern kontroll systematiskt och sammanhängande? Revisorernas granskning Presidiet tycker att arbetet med intern kontroll är systematiskt och sammanhängande. Sävar kommundelsnämnds kommentarer Verksamhetsområdesledningen instämmer men menar att det inte är tydligt hur intern kontrollarbetet hänger ihop. Det är tydligt hur ekonomi och verksamhet följs upp men inte hur det sammankopplas med den rapportering som sker avseende intern kontroll vid årsbokslutet. 4.8. Hur arbetar förvaltningen med att säkerställa att lagar, policyer och reglemente följs? Revisorernas granskning
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 (35) 18 forts Av intervjuerna framgår att verksamhetsområdet arbetar med att följa lagar, policyer och reglementen på en mängd olika sätt och erhåller feedback från en rad olika aktörer såsom Skolinspektionen, Socialstyrelsen samt av annan uppföljning. Sävar kommundelsnämnds kommentarer Exempel på områden där verksamhetsområdet arbetar med att säkerställa att lagar, policys och reglementen följs är genom egna förebyggandekontroller, granskning av öppna jämförelser, kvalitetsredovisningar, genomgångar med MAS, incidentrapportering etc. Inom vissa områden, exempelvis inköp, har rutiner diskuterats. I arbetsgrupper diskuteras detta område. Genom att i nya konceptet (bilagan avsnitt 3) öka prioriteten av processkartläggning och riskhandläggning kommer även rubricerade område att få en bättre behandling. 4.9. Hur arbetar förvaltningen för att skydda verksamheten mot otillbörlig påverkan (mutor, bestickning, stölder etc.)? Revisorernas granskning Revisorerna noterar att verksamhetsområdet kontrollerar inköpsprocessen av ett tydligt attestreglemente, att det är tydligt vem som har rätt att göra inköp, att det görs en granskning av fakturor etc. anser man att det arbetas med att skydda verksamheten mot otillbörlig påverkan. Det saknas dock en gemensam kommunicerad syn på hur risker för mutor och skall hanteras i Umeå kommun och vilka kontrollåtgärder som ska utföras för att motverka förekomsten av oegentligheter. Sävar kommundelsnämnds kommentarer Kommundelen anser kontrollen av inköp är fullgott eftersom det görs stickprovskontroller varje månad och antalet fakturor som behandlas inom verksamhetsområdet är överkomligt. Verksamhetsområdet avvaktar det kommunövergripande dokumentet som ekonomifunktionen inom Umeå kommun skall ta fram som behandlar området mutor och bestickning. 4.10. Vilken utbildning har förtroendevalda och tjänstemän erhållit avseende vad intern kontroll i offentlig verksamhet innebär?
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 (35) 18 forts Revisorernas granskning Nämndens ledamöter bör erhålla en övergripande utbildning avseende intern kontroll och hur nämnden använder sig av i den interna styrningen av verksamheten. Sävar kommundelsnämnds kommentarer Utifrån den granskning av internkontrollen kommunrevisorerna har utfört 2010 kommer nämnden att utbildas i internkontroll 2011. 4.11. Är intern kontroll en fråga som lyfts på nämndsammanträden och i förvaltningens ledningsgrupp? Revisorernas granskning Presidiet menar att intern kontroll är en tjänstemannafråga och att den interna kontrollen ska syfta till att rigga verksamheten så att den blir så lite sårbar som möjligt. Intern kontroll som begrepp diskuteras inte löpande inom förvaltningen men moment som kan hänföras till intern kontroll diskuteras löpande inom förvaltningen. Sävar kommundelsnämnds kommentarer Internkontrollen tas upp i förvaltningsledningen under året vid ett antal tillfällen men redovisas i nämnden i samband med årsbokslutet. Internkontrollkonceptet kommer dock att förändras under 2011 med utgångspunkt från revisorernas granskningsrapport. Nedanstående punkter är förslag på åtgärder men det måste tas kommunledningsbeslut och politiska beslut hur Umeå kommun skall arbeta vidare med detta. Betygssättningen försvinner Internkontrollarbetet skall bli mer kopplat mot verksamhetsarbetet och Verksamhetsplanarbetet. Processkartläggning och riskhantering kommer att gå som en röd tråd genom konceptet. Ansvaret för internkontrollen kommer att kopplas tydligare mot den som har verksamhetsansvaret. Ökad uppmärksamhet till samverkande regelverk som exempelvis säkerhetsregler och kvalitetsstrategin.
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 (35) 18 forts Förslag till beslut Kommundelsnämnden föreslås besluta Att avge ovanstående yttrande i rubricerat ärende. Stephan Fridner lämnade upplysningar i ärendet. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på bifall mot avslag och finner att kommundelsnämnden beslutar enligt verksamhetens förslag. Kommundelsnämndens beslut Kommundelsnämnden beslutar enligt verksamhetens förslag.
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 (35) 18 forts Bilaga TANKAR OCH PLANER FÖR UMEÅ KOMMUNS NYA KONCEPT FÖR INTERN STYRNING OCH KONTROLL Sedan en tid tillbaka har nedan beskrivna huvudlinjer arbetas fram för uppgradering av Umeå kommuns koncept för Intern styrning och kontroll. Arbetet har hittills arbetats fram av internkontrollansvariga på tjänstemannasidan men ännu inte diskuterats med eller beslutats av vare sig kommunledningen eller den politiska organisationen. Då detta granskningssvar godtagits av kommunstyrelsen kommer förmodligen dessa tankegångar att vara vägledande vid framtagande av nya Reglemente för intern styrning och kontroll samt Råd och upplysning avseende intern styrning och kontroll. I sin vidaste tolkning innefattar Intern styrning och kontroll allt som vidtas för att styra kommunens all verksamhet och för att kontrollera alla faktorer som kan ge indikationer på att målen uppfylls och att verksamheterna bedrivs effektivt, redovisas rätt och hushållar med medlen. Detta omfattar alla som är verksamma i kommunen, såväl politiker som chefer och övriga anställda, var och en inom sina områden och med sina uppgifter. Intern styrning och kontroll ska integreras i verksamheten och beaktas i hela kedjan av beslut och aktiviteter, från KF:s beslut om mål till upprättande av verksamhetsplan med dess riskanalyser samt upprättandet av verksamhetsprocessen med alla dess kontroller och rapporteringar av resultat- och kvalitetsmått m m. Intern styrning och kontroll är alltså inget eget avskilt arbetsområde utan ett koncept för att fånga in alla faktorer i styrning och kontroll för att nå KF:s mål. 3.1 Umeå kommuns övergripande styrning Kommunfullmäktige beslutar om vilka verksamheter som ska bedrivas och vilka ekonomiska ramar, övergripande verksamhetsoch finansiella mål som ska gälla. Styrningsprocessen mot dessa ramar och mål består bl.a. av beslut om mål, regler, policys, ekonomistyrprinciper m.m. De kommunövergripande regelverken
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 (35) 18 forts tillsammans med exempelvis lagar blir då en del av nämnders förutsättningar vid planering av verksamheten. 3.2 Den interna kontrollens roll i Umeå kommuns övergripande styrning Nämnderna ska se till att KF:s mål uppnås på bästa sätt. Utifrån KF:s ekonomiska ramar och övergripande verksamhets- och finansiella mål formulerar nämnderna sin verksamhetsplan. Verksamhetsplanen är styrande för vad som ska utföras inom nämnds- och verksamhetsorganisationen och utgår från kommunens styrmodell med fyra perspektiv, ekonomi, inre och yttre kvalitet samt produktivitet. För att genomföra verksamhetsplanen bygger nämnden upp verksamhetsprocesser. Ledningen för verksamheten har ett ansvar inför kommunfullmäktige att, förutom att uppfylla målen, se till att de s.k. verksamhetskraven uppfylls, d.v.s. att: verksamheten bedrivs effektivt redovisningen sker på ett tillförlitligt och rättvisande sätt verksamheten hushållar väl med kommunens medel. Politiker och anställda har ledningsverktyget "intern styrning och kontroll till sin hjälp för att styra verksamheten mot KF:s och verksamhetsplanens mål samt verksamhetskraven. Den interna kontrollen omfattar alla system, processer och rutiner som syftar till att styra ekonomi, prestationer och kvalitet inom de verksamheter som respektive nämnd ansvarar för. Reglementet för intern styrning och kontroll fastställer att ledningen ska säkerställa en betryggande intern styrning och kontroll. Intern styrning och kontroll ska integreras i verksamheten och beaktas i hela kedjan av beslut och aktiviteter. Den interna styrningen och kontrollen är integrerad när verksamheten planeras, styrs och följs upp med beaktande av riskanalys, kontrollåtgärder och uppföljning. För att förtydliga detta samband ska internkontrollarbetet samordnas med verksamhetsplaneprocessen. Som en följd av detta blir den verksamhetsansvarige då också ansvarig för internkontrollen. Nämnden ansvarar för att den interna kontrollen i verksamheten är tillräcklig och integrerad som en naturlig del av
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 (35) 18 forts styrning och ledning samt att nämnden får den information som behövs för att kunna följa upp att internkontrollen är tillräcklig. Internkontrollen ska inte vara ett engångsarbete i samband med inlämnande av den årliga internkontrollrapporten. Internkontrollen ska vara ett kontinuerligt arbete integrerat i det normala verksamhetsarbetet men med tyngd på vissa moment under året som exempelvis verksamhetsplanearbetet. Detta kommer också att förtydligas genom en ökad koppling mellan verksamhets- och internkontrollansvar. Kontroller av ekonomi, prestationer, kvalitet m m görs utifrån risken att målen för detta inte kommer att uppnås. Två områden är basen i internkontrollarbetet, riskanalys och kontrollåtgärder. Det konkreta arbetet med intern kontroll ska bygga på en riskbedömning. Risker som kan försvåra för organisationen att nå sina mål ska identifieras och värderas utifrån vilka konsekvenser de kan få och hur sannolikt det är att de inträffar. Intern kontroll består i praktiken av många olika rutiner och kontrollaktiviteter, både sådana som är inbyggda i det löpande arbetet och sådana som görs vid bestämda tidpunkter. Kontrollaktiviteterna syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och brister i relation till de mål som styr verksamheten. Kontrollaktiviteterna utgår från den riskanalys som genomförts. En avstämning och samordning mot samverkande regelverk såsom kvalitet, arbetsmiljö och säkerhet, både vad gäller regeldokumentationen och praktiskt arbete, kommer också att ingå i översynen. Exp 2011-03-17: Ernst & Young, S Fridner; Akt
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 22 (35) 19 Yttrande över granskningsrapport av upphandling och inköpsverksamhet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har Ernst & Young genomfört en granskning av upphandling och inköp i Umeå kommun. Syftet med granskningen har varit att bedöma ändamålsenligheten i hur kommunens upphandling organiseras samt om ändamålsenliga föreskrifter har upprättats och huruvida fastställda rutiner efterlevs. Avtalsuppföljning för beloppsmässigt stora leverantörer Sävar kommundel har i Ernst & Youngs rapport två leverantörer där det saknas avtal. Svaret är att kommunen har ramavtal med ATEA Sverige AB från 2008-11-01-2011-10-31. Avtalet med Täfteå IK fastighetsförvaltning AB avser hyra av Täfteåhallen och hyra av konstgräsplan. Hyresavtalet finns på Fastighet och avtalet på konstgräsplanen i Sävar. Inköp utan ramavtal Av rapporten framgår att Sävar kommundelsnämnd har gjort inköp, från ICA Nära Botsmark, utan gällande avtal. Av hävd har inköp till måltidsverksamheten gjorts i butiker i glesbygd. Kommundelen följer sedan våren 2010 nu de centrala direktiven att följa de ramavtal som är slutna. Sävar kommundelsnämnd avtalshantering Kommundelen följer de ramavtal som sluts av kommunens centrala upphandlingsenhet. Upphandlingar som överstiger 50.000 kr av varor samt tjänster över 287.000 kr genomförs med hjälp av kommunens centrala upphandlingsenhet. Genom central hantering av avtal förväntas uppföljning och analys underlättas och förbättras. Dessutom får kommundelen en ökad kvalitet i hela avtalskedjan. Utveckling av systemstöd Kommunens centrala upphandlingsenhet arbetar i dagsläget med en översyn av upphandlings- och beställningssystem. Förväntningar/önskemål från kommundelens sida är att få en beställningspunkt där man kan göra alla sina inköp. Där även
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 23 (35) 19 forts attestkontroll och kontering skall vara inbyggd. Därigenom kommer avtalsefterlevnaden att ytterligare förbättras. Förslag till beslut Kommundelsnämnden föreslås besluta Att avge ovanstående yttrande i rubricerat ärende. Stephan Fridner lämnade upplysningar i ärendet. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på bifall mot avslag på verksamhetens förslag och finner att kommundelsnämnden beslutar enligt verksamhetens förslag. Kommundelsnämndens beslut Kommundelsnämnden beslutar enligt verksamhetens förslag. Exp 2011-03-17: Ernst & Young, S Fridner, Akt
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 24 (35) 20 Ekonomisk rapport Ekonomichefen redovisade ekonomisk rapport för perioden januari februari 2011. Kommundelsnämnden beslutar att med beaktande lägga ekonomiska rapporten till handlingarna.
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 25 (35) 21 Revidering av delegationsordningen avseende skolärenden Verksamheten har arbetat fram ett förslag till revidering av delegationsordningen avseende skolärenden. Revideringen är av redaktionell karaktär. Den redaktionella ändringen handlar om hänvisning till paragraf och kapitel i främst skollagen (SL) samt ändring av text i nummer 35, tillägg till texten i nummer 42 samt delegat i nummer 53. Förslag till beslut Kommundelsnämnden förelås besluta Att fastställa bilagda förslag till revidering av delegationsordningen avseende skolärenden. Vanda Wallström lämnade upplysningar i ärendet. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på bifall mot avslag på verksamhetens förslag och finner att kommundelsnämnden beslutar enligt förslaget. Kommundelsnämndens beslut Kommundelsnämnden beslutar enligt verksamhetens förslag. Exp 2011-03-17: Ledningsgruppen, Delegationsordningen, Akt
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 26 (35) Bilaga 21 forts 2 EKONOMI Anskaffning av varor, tjänster och lokaler, beställning, lokalhyra, upphandling och leasing om ramavtal inte finns, m m Delegat Lagrum 25 Tecknande av överenskommelse med fristående grundskola VOC SL kap 9, 6 5 SKOLA OCH FÖRSKOLA Delegat Lagrum 5.1 Förskola och skolbarnsomsorg 30 Besluta om avstängning inom 50 dagar efter utskick av varsel om avstängning vid utebliven betalning av föräldraavgift VOC KDN 97/05 31 Besluta om plats i förskoleklass för 5-åringar R 32 Besluta om plats i förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg R 33 Besluta om avgiftsreducering vid barns R frånvaro från barnomsorgsplats avgiften reduceras med 100% de dagar som överstiger 1 månad 34 Godkännande att bedriva enskild pedagogisk omsorg/familjedaghem samt ansvar för tillsyn VC (föroch grundskola) SL kap 2a, 9 KDN 140/09 35 Beslut om mottagande av elev i särskolan. Beslut om övergång från särskola till grundskola. 36 Besluta om skolskjuts eller skjuts till förskoleklass p g a särskilda skäl 39 Avsteg från köreglerna för förskoleplats R R SL kap 3, 4 VC (föroch grundskola) R SL kap 4, 7
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 27 (35) 40 Beslut om föreläggande att avhjälpa missförhållanden av enklare karaktär vid enskild förskola (efter tillsyn) VC 5.2 Grundskola 41 Beslut om försöksperiod i annan skolform R SL kap 3, 6 42 Befrielse från utbildningsinslag, om elevens vårdnadshavare kräver prövning av styrelsen. R SL kap 3, 12 Grf kap 4, 6 43 Befrielse från undervisning R SL kap 3, 44 Beslut om att ålägga skolgång för elev i skola utanför det obligatoriska skolväsendet, t ex friskola 12 KDN SL kap 3, 14 45 Skolpliktens fullgörande på annat sätt KDN SL kap 10, 4 46 Beslut om uppskjuten skolplikt R SL kap 3, 7 47 Beslut om skolpliktens upphörande (efter särskild prövning eller fullgörande av motsvarande utbildning i annan skola) R SL kap 3, 10 48 Beslut om att vid vite förelägga vårdnadshavare att se till att skolplikten fullgörs KDN SL kap 3, 16 49 Placering i särskild undervisningsgrupp R Grf kap 5, 5 50 Anpassad studiegång, efter hörande av elevkonferensen R Grf kap 5, 10 51 Längre ledighet än 10 dagar för elev R Grf kap 6, 8 52 Lärotider VC (föroch Grf kap 4, 1,3 53 Fördelning av antalet timmar för ämnen, ämnesgrupper, språkval och elevens val 54 Lämplig åtgärd för elevs tillrättaförande efter anmälan av elevvårdskonferensen till nämnden 55 Beslut i skolskjutsärenden som innefattar bedömningsfrågor som t ex trafikförhållanden, funktionshinder etc grundskola) R Grf kap 2, 4 R Grf kap 6, 10 VC (för- KDN 32/04 och grundskola
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 28 (35) 56 Beslut om elev i särskolan ska gå i grundskola eller träningsskola R SL kap 6, 3 57 Beslut om elevens placering i viss skola (särskoleutbildning) R SL kap 6, 6 58 Ytterligare undervisningstid utöver den tid som anges i timplanen R Grf kap 2, 2 59 Beslut om fyradagarsvecka R Grf kap 4, 3 60 Beslut om BUIBASS-resor för med särskilda behov på specialförskola VC (föroch grundskola) KDN 103/09 5.3 Skolärenden med beslut enligt SoL 61 Förtursplacering inom förskola och pedagogisk omsorg, då barnet behöver särskilt stöd eller då den enskilde för sin försörjning och sin livsföring i övrigt är i behov av plats 62 Förtursplacering inom skolbarnsomsorg, då barnet behöver särskilt stöd eller då den enskilde för sin försörjning och sin livsföring i övrigt är i behov av plats R SoL kap 4, 1 R SoL kap 4, 1 5.4 Skolärenden med beslut enligt SärF (särskoleförordning) 63 Beslut om ytterligare undervisningsstöd utöver tid som anges i timplaner R SärF kap 2, 3 64 Fördelning mellan årskurser av antal timmar för ämnen, ämnesområden och elevens val R SärF kap 2, 4 65 Beslut om ämnen inom elevens val R SärF kap 2, 8 66 Lärotider VC (föroch SärF kap 4, 1 grundskola) 67 Beslut om fyradagarsvecka R SärF kap 4, 3 68 Beslut om anpassad studiegång R SärF kap 5, 8 69 Beviljande av längre ledighet vid synnerliga skäl VC (föroch grundskola) SärF kap 6, 5
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 29 (35) 70 Beslut om lämplig åtgärd för elevs tillrättaförande efter anmälan av elevvårdskonferensen till nämnden R SärF kap 6, 7 71 Mottagande i särskolan av asylsökande barn R SärF kap 6, 8 5.5 Elevhälsan 72 Ansvar för specificerade uppgifter som är författningsreglerade, samt uppgifter som i övrigt ligger inom ramen för Elevhälsans medicinska ledningsansvar 73 Svara för anmälningsskyldigheten till socialstyrelsen enligt Lex Maria 5.6 Skolärenden, övrigt 74 Beslut om avgiftsbefrielse för föräldrar vid enskilda förskolor som använder kommunens avgiftssystem 75 Beslut om utökad vistelsetid för barn till föräldralediga vid enskilda förskolor VC (föroch grundskola) efter samråd med MASS VC (föroch grundskola) efter samråd med MASS VC VC HSL 29 SOSFS 1997:8 (M), SOSFS 2005:12 och SOSFS 2008:14 SOSFS 2005:28 (M)
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 30 (35) 22 KDF-Chefens rapport Rastning av hundar (information om vad som gäller delades även ut skriftligen). (Svar på övrig fråga från sammanträdet 2011-02-01) Resursfördelningen inom ansvarsområdet pedagogisk verksamhet. (Svar på övrig fråga från sammanträdet 2011-02-01) Umeå kommuns prioriteringar och Regionstyrelsens beslut om länstransportplan. Svar på kvalitetsgranskning av Musik i grundskolan, Sävar skola. Kommundelsnämnden noterar lämnad information.
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 31 (35) 23 Delegationsbeslut FoG: Rektor Sävar skola: Rektor Sävar skola: FoG: FoG: FoG: FoG: Ansökan om placering i närmaste skola. Anpassad studiegång för elev. Anpassad studiegång för elev. Ersättning för skolskjuts. Ansökan om att driva pedagogisk omsorg/familjedaghem i privat regi i Sävar. Ansökan om att driva pedagogisk omsorg/familjedaghem i privat regi i Sävar. Svar på kvalitetsgranskning av Musik i grundskolan, Sävar skola Kommundelsnämnden beslutar att med beaktande lägga delegationsbesluten till handlingarna. Exp 2011-03-17: Akt
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 32 (35) 24 Anmälningsärenden Ernst & Young: Samverkan inom äldreomsorgen. Kulturverket: Verksamhetsberättelse 2010. Kommundelsnämnden beslutar att med beaktande lägga anmälningsärendena till handlingarna. Exp 2011-03-17: Akt
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 33 (35) 25 Delegationsbeslut inom socialtjänsten Kommundelsnämnden beslutar att med beaktande lägga delegationsbesluten inom socialtjänsten (IFO) till handlingarna.
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 34 (35) 25 Familjelyftet och familjepeppen Anna-Karin Bäck, Anneli Jonsson och Kerstin Grundberg informerade om Familjelyftet och Familjepeppen. Informationen delades även ut skriftligen. Kommundelsnämnden beslutar att med beaktande notera lämnad information. Exp 2011-03-17: Akt
UMEÅ KOMMUN PROTOKOLL 35 (35) 26 Övriga frågor Per Hansson (C) föreslår att verksamheten får i uppdrag att utreda möjligheterna till en förbättrad kommunikation mellan kommundelsnämnden och allmänheten. Kommundelsnämnden beslutar enligt förslaget. Exp 2011-03-17: L Carlsson, Akt