Plats och tid: Trosa kommunhus, kl. 13:30-15:00 Beslutande ledamöter Övriga närvarande: Dan Larson (M), ordf. Daniel Tukia (MP) John Carlsson (C) Staffan Malm (M) Cristina Forssander (FP) Mats Gustafsson, samhällsbyggnadschef Sara Nyström, miljöinspektör Susanne Wase-Smith, livsmedelsinspektör Catherine Pettersson, miljöinspektör Helena Edenborg, nämndsekreterare Tid och plats för justering: 2015-01-28, kommunkontoret i Trosa Paragrafer 1-17 Underskrifter: Sekreterare Helena Edenborg Ordförande Dan Larson (M) Justerande Daniel Tukia (MP) ANSLAG OCH BEVIS Organ: 1-17 : Datum för anslags uppsättande: 2015-01-29 Datum för anslags nedtagande: 2015-02-20 Förvaringsplats för protokollet: Kommunhuset, Trosa Underskrift:... Helena Edenborg
Innehållsförteckning: Dnr 1 Godkännande av föredragningslistan 2 Val av justerare till dagens sammanträde MN 2015/5 3 Val av ständig justerare MN 2015/5 4 Offentliga sammanträden för miljönämnden MN 2015/4 5 Hantering av sekretessärenden MN 2015/6 6 Internbudget 2015 MN 2015/7 7 Utförd internkontroll 2014 MN 2014/3 8 Internkontrollplan 2015 MN 2015/8 9 Delegeringsordning för miljönämnden MN 2015/3 10 Plan för tillsyn enligt alkohollagen 2015 MN 2015/9 11 Verksamhets- och tillsynsplanering 2015 MN 2015/10 12 Information om tillsyn på skolor gällande inomhusmiljö MN 2015/13 13 Utredning om serveringstillstånd, tilldelande av varning MN 2015/11 14 Ansökan om förlängd öppettid på serveringsställe i Trosa MN 2015/12 15 Delegationsärenden MN 2015/1 16 Anmälningsärenden MN 2015/2 17 Övriga frågor 2
1 Godkännande av föredragningslistan beslutar: att komplettera föredragningslistan med ärendet Val av justerare till dagens sammanträde. att 13 och 14 behandlas bakom stängda dörrar då det är myndighetsbeslut. att i övrigt godkänna föredragningslistan. 3
2 MN 2015/5 Val av justerare till dagens sammanträde beslutar: att Daniel Tukia (MP) ska justera dagens protokoll tillsammans med ordförande. 4
3 MN 2015/5 Val av ständig justerare mandatperioden 2015-2018 beslutar: att utse vice ordförande, Annika Lundström (S), till ständig justerare tillsammans med ordförande. s protokoll justeras av ordförande och vice ordförande under mandatperioden 2015-2018. 5
4 MN 2015/4 Offentliga sammanträden för miljönämnden mandatperioden 2015-2018 beslutar: att miljönämndens sammanträden är offentliga för allmänheten mandatperioden 2015-2018. I reglementet för kommunstyrelse och nämnder i Trosa kommun, 4, står det att Nämnd får besluta om offentliga sammanträden. s sammanträden har de senaste mandatperioderna varit offentliga och det föreslås att det även ska vara så för mandatperioden 2015-2018. Offentliga sammanträden får inte förekomma i ärenden som avser myndighetsutövning eller i ärenden där det förekommer sekretessbelagda uppgifter. Nämnden kan utöver det även besluta att en viss del av ett sammanträde ska hållas inom stängda dörrar. Beslut om detta görs i samband med att föredragningslistan godkänns. s beredning Tjänsteskrivelse från Helena Edenborg, nämndsekreterare, 2015-01-19. 6
5 MN 2015/6 Hantering av sekretessärenden på miljönämndens sammanträden mandatperioden 2015-2018 beslutar: att följande förtroendevalda och tjänstemän har rätt att närvara vid sekretessärenden: samtliga ledamöter och ersättare i miljönämnden, berörda tjänstemän, miljönämndens sekreterare. På miljönämndens sammanträden förekommer det ibland ärenden som avser myndighetsutövning och andra typer av ärenden som innehåller sekretessuppgifter. Vanligtvis är miljönämndens sammanträden offentliga, men vid ärenden som hanterar myndighetsutövning och andra sekretessuppgifter ska de vara stängda. beslutar om vilka personer som har närvarorätt. s beredning Tjänsteskrivelse från Helena Edenborg, nämndsekreterare, 2015-01-19. 7
6 MN 2015/7 Internbudget 2015 beslutar: att godkänna förslag till internbudget för miljönämndens verksamheter 2015. att godkänna framarbetad attestlista enligt framskrivet förslag. Samhällsbyggnadskontoret har i samarbete med ekonomikontoret tagit fram förslag till internbudget och attestlista för nämndens verksamhet 2015. Internbudgeten utgår från den budget som tidigare antagits av kommunfullmäktige för de olika verksamheterna. s beredning Tjänsteskrivelse från Mats Gustafsson, samhällsbyggnadschef, 2014-11-11. 8
7 MN 2014/3 Utförd internkontroll 2014 beslutar: att godkänna redovisningen av 2014 års internkontroll. Under 2014 har internkontroll genomförts i linje med tidigare beslutad internkontrollplan. Internkontrollen innehåller bland annat kontrollpunkter avseende kompetensförsörjning, attestrutiner, handläggningstider, delegering, arkivering, ekonomisk uppföljning, rätt lön, bisysslor m.m. Vid granskningen av internkontrollplanen har inga avvikelser noterats. s beredning Tjänsteskrivelse från Mats Gustafsson, samhällsbyggnadschef, 2015-01-09. 9
8 MN 2015/8 Internkontrollplan 2015 beslutar: att godkänna planen för 2015 års internkontroll. Trosa kommuns nämnder ska varje år se över samt eventuellt komplettera sina interna kontrollplaner. Internkontrollplanen syftar till att varje nämnd ska ha tydliga rutiner avseende exempelvis delegering, arkivering, ekonomi, rätt lön, bisysslor m.m. Som ett första steg i arbetet med den nya internkontrollplanen har en riskanalys tagits fram som innehåller såväl verksamhetsspecifika som kommungemensamma risker. Sannolikhet respektive konsekvens har i denna analys graderats 1-5 där 5 är högsta sannolikhet/konsekvens. Om det multiplicerade riskvärdet (sannolikhet*konsekvens) blir 8 eller högre har det tagits med i planen. Detta gränsvärde har fastställts som en kommungemensam nivå som ska gälla för samtliga nämnders internkontrollarbete. s beredning Tjänsteskrivelse från Mats Gustafsson, samhällsbyggnadschef, 2015-01-09. 10
9 MN 2015/3 Delegeringsordning för miljönämnden beslutar: att anta förslag till delegeringsordning för miljönämnden. Inför varje ny mandatperiod ska kommunens nämnder anta en delegeringsordning för sin verksamhet. Tanken bakom delegeringsrätten är att en nämnd ska avlastas med sådana beslut som rör den dagliga verksamheten och som skulle leda till ineffektivitet i den kommunala organisationen om nämnden själv fattade beslut i varje enskilt fall. I delegeringsordningen framgår det till vilka tjänstemän som nämnden har gett rätten att besluta i olika ärenden i nämndens ställe. s beredning Tjänsteskrivelse från Mats Gustafsson, samhällsbyggnadschef, och Helena Edenborg, nämndsekreterare 2015-01-19. Förslag till delegeringsordning. Författningssamlingen 11
10 MN 2015/9 Plan för tillsyn enligt alkohollagen 2015 beslutar: att godkänna tillsynsplan alkohollagen för 2015. Enligt alkohollagen (2010:1622) 9 kap 2 ska kommunen upprätta en tillsynsplan som ska skickas in till Länsstyrelsen. Miljökontoret har skrivit fram en särskild tillsynsplan inom området för alkoholtillsyn i enlighet med alkohollagen. Timmar för tillsyn och arbete med frågor inom området för alkohollagen finns beskrivet i tillsynsplan för miljönämndens ansvarsområde 2015, men redovisas även separat i rubricerat dokument. Detta på grund av att Länsstyrelsen inte vill ha ett samlat dokument för miljö och alkoholfrågor, då dessa tillsynsobjekt hanteras av olika enheter hos Länsstyrelsen. s beredning Tjänsteskrivelse från Mats Gustafsson, samhällsbyggnadschef, och Sara Nyström, miljöinspektör, 2015-01-09. Förslag till plan för tillsyn enligt alkohollagen 2015. Länsstyrelsen 12
11 MN 2015/10 Verksamhets- och tillsynsplanering 2015 beslutar: att godkänna verksamhet och tillsynsplanering för 2015. Miljökontorets verksamhet ska bedrivas utifrån fastställda mål och inom givna ekonomiska ramar. Vidare ska tillsynsverksamhet som påvisat behov av akuta åtgärder för att skydda människors miljö och hälsa prioriteras. Ärenden som ges högst prioritet är de där tillsynsverksamheten har påvisat behov av akuta åtgärder för att skydda människor och miljö. Prioritet ges också åt ärenden där beslut ska meddelas, t ex ansökan, anmälan, dispenser och remisser. s arbetsuppgifter delas upp i objektstillsyn, vilken kan vara föranmäld eller oanmäld och särskilda insatser som t ex kan avse samverkan, tillsynsprojekt, informationsarbete och deltagande i mötes/arbetsgrupper. Tillsynen bedrivs inom områdena för livsmedel, hälsoskydd, miljöskydd, alkohol, tobak och receptfria läkemedel. s beredning Tjänsteskrivelse från Mats Gustafsson, samhällsbyggnadschef, och Sara Nyström, miljöinspektör, 2015-01-12. Förslag till Verksamhet och tillsynsplan 2015. 13
12 MN 2015/13 Information om tillsyn på skolor gällande inomhusmiljö Susanne Wase Smith, miljöinspektör, informerade om den tillsyn som gjorts på skolor och förskolor i Trosa kommun gällande inomhusmiljön. Det är ett nationellt projekt som drivs av Folkhälsomyndigheten. Fokus har varit på ventilation och städning. 6 skolor och 12 förskolor har inspekterats i Trosa kommun mellan oktober och december 2014. Det som kontrollerats är om det finns en fungerande skriftlig egenkontroll med rutiner och man har tittat på hur lokalerna ser ut och hur luften upplevs. Vid tillsynen deltog två tjänstemän från miljöenheten, rektor, tjänsteman från tekniska enheten och tjänsteman från städenheten. Susanne redogjorde för de brister som framkommit och de åtgärder som påbörjats. 14
15 MN 2015/1 Anmälan av delegeringsbeslut har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut: Förteckning över beslut fattade inom miljöenheten, period: 2014-11-15 2015-01-16. Förteckning över beslut gällande alkohollagen, period: 2014-11-18 2015-01-19 Kopia 19
16 MN 2015/2 Anmälningsärenden har tagit del av följande ärenden: Länsstyrelsen Södermanlands län Avtal avseende Miljösamverkan Södermanland. Förvaltningsrätten i Linköping Förvaltningsrätten avslår Åda Golf & Country Club AB:s yrkande om inhibition i ärendet gällande s beslut 24 november 2014 om återkallelse av serveringstillstånd för Åda Golf & Country Club AB. Kommunfullmäktige Beslut 2014-11-05, 109, Förändring av antalet presidieuppdrag samt ledamöter och ersättare i kommunens nämnder: ska bestå av 3 ledamöter och 3 ersättare från och med 2015-01-01. Beslut 2014-11-05, 111, Fastställande av inkallelseordning för ersättare i nämnder och styrelser mandatperioden 2015-2018. Beslut 2014-11-05, 116, Val av ledamöter och ersättare i miljönämnden för mandatperioden 2015-2018. Beslut 2014-12-10, 166, Revidering av budget 2015. Kopia 20
17 Övriga frågor Länsstyrelsen och kommunerna i Södermanlands län anordnar den 6 februari 2015 en introduktion till alkohollagen och dess tillämpning. s ledamöter och ersättare är inbjudna. Även tjänstemän från miljöenheten kommer att delta. 21