Företagande och innovationer

Företagande och innovationer handbok för projektägare/- ledare som driver projekt med finansiering från Europeiska regionala utvecklingsfonden på Åland Ålands landskapsregering Näringsavdelningen EUROPEISKA UNIONEN Europeiska regionala utvecklingsfonden En investering för framtiden Version 1.0

Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Innan projektstart... 3 2.1. Projektplanering... 4 2.1.1. Vad skall man tänka på... 4 2.1.2. Ansökan... 4 2.2. Beredning av ansökan... 5 3. Administration... 6 3.1. Projektägarens uppgifter... 6 3.2. Styrgrupp... 6 3.3. Projektledaren... 6 3.4. Projekthandlingar... 7 3.4.1. Projektdagbok... 7 4. Finansiering... 8 4.1. Finansieringsbeslut... 8 4.2. Ändring av finansieringsbeslut och projektplan... 8 5. Förverkligande av projektet... 9 5.1. Konkurrensutsättning... 9 5.2. Lägesrapportering... 9 5.3. Utvärdering... 9 5.4. Information... 10 5.5. Projektavslut och rapportering... 10 6. Ekonomiförvaltning... 11 6.1. Projektbokföring... 11 6.2. Stödberättigande kostnader... 12 6.2.1. Personalkostnader... 13 6.2.2. Köp av tjänster... 13 6.2.3. Resekostnader... 13 6.2.4. Hyror... 14 6.2.5. Material och förnödenheter... 14 6.2.6. Post och tele... 14 6.2.7. Information och marknadsföring... 14 6.2.8. Investeringar... 15 6.2.9. Avskrivningar... 15 6.2.10. Indirekta kostnader... 15 6.2.11 In-natura... 16 6.2.12 Mervärdesskatt... 16 6.2.13 Intäkter... 16 7. Utanordningar... 16 7.1. Ansökan om utbetalning... 17 7.2. Bilagor till utbetalningsansökan... 17 8. Övervakning och granskning... 18 2

1. Inledning Målsättningen med det åländska regionala utvecklingsprogrammet under programperioden 2007-2013 är att öka förädlingsgraden och kunskapsinnehållet i produktionsprocesser och produkter. Programmet delfinansieras av Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) och omfattar totalt 6 251 104 offentlig finansiering av vilket 50 % kommer från EU. Geografiskt sett omfattas hela Åland av programmet och företag, organisationer och offentliga myndigheter kan söka medel från programmet även om stödprocenten kan variera beroende på sökandens juridiska status och vilket stöd som söks. Se närmare landskapsregeringens principer för handläggning och beviljande av stöd till näringslivet avseende näringsavdelningens allmänna byrås moment i landskapets budget. Inom programmet kommer följande att stödas Entreprenörsanda, stimulerande av nyföretagande Innovationer i SME och experimentering, förädling och utveckling av nya och redan existerande produkter Nya finansiella lösningar och företagskuvöser, support och faciliteter till nystartade företag inom högteknologiska och kunskapsintensiva branscher Energieffektivitet/förnyelsebar energi, investeringar inom förnyelsebar energiproduktion för kommersiellt bruk Tillämpad forskning och teknikutveckling, framtagande av ny innovativ teknik och stöd till FoTU-företag Utveckling av IKT, förenkla och effektivisera arbetsmoment genom användandet av IKT För att bekanta dig närmare med programmet besök vår hemsida: http://www.regeringen.ax/naringsavd/ Näringsavdelningen vid Ålands landskapsregering fungerar som förvaltande myndighet och bereder inkomna finansieringsansökningar. Besluten fattas av Ålands landskapsregering. Denna handbok skall fungera som hjälp för dig som har för avsikt att driva ett utvecklingsprojekt och ansöka om finansiering från Europeiska regionala utvecklingsfonden. 2. Innan projektstart Ett väl genomfört projekt leder till en positiv utveckling både inom och utanför företaget/organisationen. Ett sådant projekt kännetecknas bl.a. av ökad konkurrenskraft och kunskap i regionen, att en grund skapas för nya företag, att teknologin främjas och samarbetet ökar. En positiv påverkan på miljö, jämlikhet och jämställdhet är ytterligare kännetecken på ett framgångsrikt projekt. För att säkerställa kvaliteten i ett EU-finansierat projekt måste programspecifika urvalskriterier uppfyllas. Läs mer om dessa på vår hemsida. Att genomföra ett ERUF - projekt innebär även en hel del förpliktelser gentemot förvaltningsmyndigheten. Dessa utgör förutom upprättande av en ansökan om finansiering även finansiell rapportering och uppföljning av resultat och effekt. Detta är något som tyvärr inte går att undvika då reglerna för genomförande av projekt med delfinansiering från EU kräver detta. För att underlätta arbetet för projektägarna har förvaltningsmyndigheten fastställt ansökningsblanketter samt ifyllnadsanvisningar för projektansökan samt blanketter för 3

redovisning och uppföljning. Dessa finns att ladda ner från vår hemsida och kan fyllas i elektroniskt. 2.1. Projektplanering En god planering av ett ERUF-projekt är betydelsefullt för ett framgångsrikt genomförande. Det är därför viktigt att resurser frigörs för processen. Om vetskapen finns redan inledningsvis att det krävs stora insatser för att få fram underlag för en projektansökan kan det vara värt att söka stöd från programmet för en förprojektering. 2.1.1. Vad skall man tänka på En noggrann och väl genomtänkt planering kan vara helt avgörande för projektets resultat och effekt. Planeringen måste ges resurser både i form av tid och personal Målsättningen är att något nytt skall skapas definiera vad detta är i ert projekt? Projektets målsättning skall vara att resultaten blir bestående - på vilket sätt syns resultatet efter att projektet är avslutat och hur sprids resultatet (inom och utanför företaget/organisationen)? Kontrollera att projektidén stämmer överens med programmets målområden, inriktningar och urvalskriterier. Inom programmet främjas vissa utvalda områden och det är endast möjligt att få delfinansiering för dessa (se programinriktning och urvalskriterier på hemsidan) Planera projektet så att det blir realistiskt att genomföra och gör upp en realistisk tidtabell för projektet både i sin helhet och för de olika delarna som ingår Reservera tillräckligt med tid för uppföljning, utvärdering och slutrapportering Det är möjligt att ert projekt kommer att konkurrera om finansiering med andra projekt som har liknande målsättningar. Det är därför viktigt att göra upp en realistisk kostnadskalkyl I projektets tidsplanering kan det vara bra att ta med i beräkningen att handläggningen av projektansökan kan ta upp till 3 månader (eller längre om kompletteringar begärs in) innan beslut fattas Var beredd på att projektet eventuellt inte får finansiering. Anledningar till detta kan vara att projektets målsättningar inte passar in i programmets målsättningar, inte passar in i någon av programmets inriktningar, inte uppfyller urvalskriterierna eller att det inte finns medel för ytterligare delfinansieringar. 2.1.2. Ansökan Det är viktigt att fylla i ansökningsblanketterna noggrant eftersom de fungerar som underlag för handläggning och bedömning av projektet. För ansökan finns blanketter på hemsidan. Ge projektet ett kort och beskrivande namn, t.ex. Investering i förpackningslinje Beskriv tydligt och konkret vad som kommer att göras inom projektet och hur finansieringen kommer att användas All väsentlig information skall finnas med på ansökningsblanketterna (anvisningar finns i anslutning till ansökningsblanketten). Mer utförlig information kan bifogas som bilaga. Kom ihåg att bifoga nödvändiga bilagor (se ansökningsblanketterna). 4

Observera att ansökan skall dateras och undertecknas av en person inom företaget/organisationen som har namnteckningsrätt (framgår bl.a. ur handels- eller föreningsregisterutdrag, bolagsordning, stadgar) Ansökan om projektfinansiering kan lämnas in fortlöpande till Ålands landskapsregering (PB 1060, AX-22111 Mariehamn). För att underlätta beredningen av ansökan rekommenderas att en elektroniskt ifylld ansökan samtidigt skickas till berörd finansieringshandläggare på näringsavdelningen. Kontaktuppgifter finns på hemsidan. 2.2. Beredning av ansökan Efter att projektansökan har registrerats hos registraturen vid Ålands landskapsregering bereds den av en finansieringshandläggare vid näringsavdelningen. I det fall ansökan bedöms bristfällig inbegärs kompletteringar. Observera att det alltid kan innebära en risk för den sökande att inleda ett projekt innan finansieringsbeslutet är taget. Om ansökan avser investeringsstöd får projektet inte inledas innan ett finansieringsbeslut är fattat av Ålands landskapsregering. 5

3. Administration 3.1. Projektägarens uppgifter Projektägaren är den organisation som har lämnat in en undertecknad projektansökan. Projektägaren ansvarar för att projektet genomförs enligt den projektplan som Ålands landskapsregering godkänt. Nedan följer en lista på uppgifter som projektägaren skall sköta: Ansökan om att projektet inleds, avbryts och avslutas samt om eventuella förändringar i projektplanen Utseende av en styrgrupp för projektet om en sådan bedöms som viktig (inget krav från förvaltningsmyndigheten) Ansvar för att projektet har tillgång till nödvändiga resurser Ansvar för att projekthandlingarna undertecknas av behörig person med namnteckningsrätt inom företaget/organisationen, eller av annan person som företaget/organisationen har godkänt 3.2. Styrgrupp En bra och lämpligt sammansatt styrgrupp är projektledarens bästa medhjälpare. Styrgruppen kan på ett avgörande sätt främja genomförandet av projektets mål och bildande av nätverk. Som medlemmar i en styrgrupp kan representanter för projektets samarbetspartners och verksamhetens målgrupp ingå. Styrgruppen har inte rätt att besluta om ändringar i godkänd projektplan och kostnadsbudget, dessa beslut görs av Ålands landskapsregering efter ansökan från projektägaren. Styrgruppen avgör internt vilka regler som gäller och vilka uppgifter som skall göras av vem. Till styrgruppens förslag kan höra att ta eventuella ändringsförslag till behandling innan ansökan inlämnas till Åland landskapsregering. Övriga uppgifter för styrgruppen kan vara att: Behandla och godkänna projektets preciserade verksamhetsplan Precisera projektets mål samt spelregler för verksamheten och samarbetet Bereda ändringar i projektplan och kostnadsbudget Övervaka och följa upp projektets genomförande och ekonomi Behandla och godkänna rapporter Ställa sin sakkunnighet till projektets förfogande Svara för sin del för projektets effektivitet och resultat Observera att förvaltningsmyndigheten inte kräver att en särskild styrgrupp tillsätts men rekommenderas vid större projekt. 3.3. Projektledaren Projektledaren är den person som har projekthelheten i sin hand och ser till att de planerade funktionerna genomförs samt att arbetsfördelningen och den övriga organisationen fungerar på ett ändamålsenligt sätt. 6

Uppgifter som hör till projektledarrollen kan vara att: Fungera som den verkställande organisationens/företagets representant (=projektansvarig) som ansvarar för att projektet förverkligas Leda verkställandet och fördela uppgifterna Ansvara för projektets information Upplysa landskapsregeringen om hur projektet framskrider Handha dokumentering och arkivering Bereda eventuella styrgruppsmöten Utarbeta rapporter Svara för uppföljningen av ekonomin och uppgörandet av utbetalningsansökningar 3.4. Projekthandlingar Allt material som hör till projektet skall förvaras enligt aktuella regler för arkivering. Det är viktigt att samla in och förvara dokument om konkurrensutsättning, deltagarlistor, kopior på annonser, informations- och marknadsföringsmaterial, avtal, protokoll, finansieringsprotokoll, utbetalningsansökningar och beslut mm. Allt väsentligt material måste finnas sparat ifall kontroller görs från landskapsregeringen eller europeiska kommissionen. Materialet måste sparas så länge som förvaltningsmyndigheten föreskriver vilket i vissa fall kan vara en längre tid än vad bokföringslagen föreskriver. Till väsentligt material kan höra: finansieringsbeslut och eventuella ändringsbeslut den godkända projektplanen (-beskrivningen) utbetalningsansökningar och beslut samt underliggande material såsom kopior på verifikat och rapporter från huvudboken styrgruppens möteskallelser och protokoll samarbetsavtal handlingar om konkurrensutsättning offertbegäran eventuella deltagarlistor vid olika sammankomster annonser, broschyrer, artiklar som hänför sig till projektets offentlighet uppföljning av projektpersonalens arbetstid utredningar över kostnader som skall rapporteras separat (t.ex. ideellt arbete och indirekta kostnader) läges- och uppföljningsrapporter 3.4.1. Projektdagbok Ett bra sätt att dokumentera projektets händelser är att föra projektdagbok. I dagboken kan de viktigaste händelserna gällande projektet antecknas som t.ex. förhandlingar, informationsverksamhet, deltagare, innehåll, resultat och feedback. Dagboken fungerar framförallt som ett bra underlag och stöd för minnet till de läges- och slutrapporter som skall skrivas inom ramen för projektet. 7

4. Finansiering 4.1. Finansieringsbeslut Finansieringsbeslutet från landskapsregeringen innehåller villkor för genomförandet av projektet. I finansieringsbeslutet godkänns projektplanen inklusive kostnadsbudget och finansieringsplan för hela projektperioden. Finansiering beviljas för hela projektperioden men det är bra om projektet arbetar utifrån årlig budget för att underlätta budgetuppföljningen och aktiviteterna i förhållande till projektplan. I finansieringsbeslutet finns bl.a. följande uppgifter: Sökandes namn och adress Projektets diarienummer - förvaltningsmyndigheten ger projektet ett diarienummer som skall användas i alla dokument och kontakter med myndigheten. Projektets namn - samma namn skall användas i bokföringsmaterial, broschyrer, annonser osv. Inriktning inom programmet Hänvisning till uppfyllandet av urvalskriterier Indikatorer som gäller för uppföljning av projektets resultat när projektet avslutats samt uppföljning av projektets bestående resultat (effekt) två år senare Tiden för genomförandet av projektet dvs. godkänd projektperiod inom vilken betalda kostnader inom ramen för projektet kan godkännas för utbetalning av beviljad finansiering Godkänd kostnadsbudget och kostnadsslag för den tid finansiering beviljats - dessa är bindande både för projektägare och landskapsregeringen Godkänd finansieringsplan för den tid finansiering beviljats - ERUF:s, landskapsregeringens och de privata andelarna är noggrant specificerade. Finansieringen uppges både i procent av projektets nettokostnader (kostnaderintäkter) i euro och cent. Villkor för finansieringen - stadganden och villkor som projektadministratören och övriga deltagande parter bör följa såsom krav på särredovisning av projektets kostnader och intäkter Informations- och offentlighetsåtgärder projektägaren ansvarar för att i information, marknadsföring, annonsering och publikationer nämna att projektet delfinansieras av Europeiska regionala utvecklingsfonden och av Ålands landskapsregering Förvaring av material - materialet skall förvaras så länge som EU:s regelverk bestämmer (se punkt 3.4) Rättsgrunder Besvärsanvisning 4.2. Ändring av finansieringsbeslut och projektplan Ibland kan det uppstå situationer där det inte är förnuftigt eller möjligt att genomföra projektet exakt som det var planerat. I sådana fall bör landskapsregeringen kontaktas så tidigt som möjligt. En ändringsansökan gällande väsentliga ändringar görs skriftligen till Ålands landskapsregering. 8

Ändringsbegäran bör vara motiverad för att landskapsregeringen skall kunna ta ställning till om ansökan kan godkännas. Vanliga orsaker till ändringar är tiden för genomförandet, ändringar mellan kostnadsslag, ändringar i finansieringsplanen eller betydande ändringar i de åtgärder/aktiviteter som skall förverkligas inom projektet. Om överskridandet av godkänt kostnadsslag överstiger 10 % och 3.400 skall ändringsbegäran lämnas in. Ändringsbegäran kan godkännas efter ansökan under förutsättning att kostnaderna är förenliga med godkänd projektbeskrivning och under förutsättning att totalbudgeten inte överskrids. 5. Förverkligande av projektet 5.1. Konkurrensutsättning Kostnadseffektivitet skall efterstävas i alla led. Varje anskaffning bör göras så förmånligt som möjligt och skall kunna motiveras av stödmottagaren. Se närmare landskapsregeringens beslut om stödberättigande utgifter som medfinansieras av Europeiska regionala utvecklingsfonden. 5.2. Lägesrapportering Under projektets gång skall lägesrapport/-er skrivas i syfte att producera information om vidtagna åtgärder. Övrig rapportering som kommer att begäras in är en slutrapport i samband med den ekonomiska slutredovisningen samt uppföljningsrapport två år senare. Samtliga blanketter för rapportering finns på landskapsregeringens hemsida. Alla rapporter bör vara undertecknade av en person med namnteckningsrätt. Lägesrapporteringen som inlämnas samtidigt med en utbetalningsansökan innehåller främst information om: vad som är genomfört i projektet vad som inte är genomfört tilläggsinformation som underlättar för utredaren att ta ställning om redovisade kostnader är stödberättigande enligt beviljat finansieringsbeslut. 5.3. Utvärdering ERUF - projekt utvärderas på olika nivåer och uppföljning/utvärdering av det egna projektets resultat är en väsentlig del av projektet. För övervakning av programmets genomförande har Ålands landskapsregering utsett en övervakningskommitté som tillsammans med landskapsregeringen skall säkerställa kvaliteten i genomförandet av hela programmet. Där ingår bl.a. att granska de utvärderingar av programmet som skall göras. Avsikten med utvärderingarna är att kontrollera att målen uppnås och att projekten är till nytta för både målgruppen och samhället. Hela programmet utvärderas vid halva tiden och efter avslut, därför är de resultat som rapporteras in via slutrapporter och uppföljningsrapporter av varje enskilt projekt ett mycket viktigt underlag för att programutvärderingen skall vara möjlig. De resultat som rapporteras in via dessa rapporter utgör också viktiga källor för de års- och slutrapporter som skickas till EU-kommissionen. 9

Syftet med att stödmottagaren själv gör en intern utvärdering, för att följa upp ändamålsenligheten i projektets åtgärder och aktiviteter, är att underlätta rapporteringen till landskapsregeringen. En sådan utvärdering underlättas om det på förhand gjorts upp en utvärderingsplan. Följande utgör exempel på frågor som projektägaren kan ställa sig: Hur väl stämmer målen med det faktiska behovet? Användes resurserna förnuftigt och effektivt i förhållande till resultaten? I vilken mån uppnåddes de uppställda målen? Har eventuella handlingsmodeller som utvecklats tagits i bruk? Till vem delgavs och kommer resultaten att delges? Var effekterna sådana som man förväntat sig? Kom projektet till nytta även för andra än dem som varit med om att genomföra det? Vad lärde man sig av projektet med tanke på eventuella fortsatta projekt? 5.4. Information Europeiska kommissionen förutsätter att projekt som beviljats stödfinansiering från ERUF aktivt informerar allmänheten. Syftet är att stöda spridandet av god praxis och att öka kunskapen om EU:s medverkan i finansieringen av regionala utvecklingsprojekt. Utöver EU skall också Ålands landskapsregering nämnas i informationssammanhang eftersom de står för hälften av finansieringen. I praktiken innebär detta att det informationsmaterial som tillverkats inom projektet - annonser, affischer, hemsidor osv. - skall innehålla följande: EU-symbolen, dvs. flaggan, hänvisning till Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) samt ett uttalande En investering för framtiden. Dessa symboler finns att hämta på hemsidan. Bestämmelser kring offentlighet och information finns reglerat i kommissionens förordning (EG) 1828/2006. Observera att det inte behöver finnas med en hänvisning till Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) samt uttalandet En investering för framtiden på små reklamföremål. 5.5. Projektavslut och rapportering Alla rapporter skall inlämnas och projektåtgärder avslutas inom den tid som fastställts i finansieringsbeslutet. Eftersom rapportering och beredning av den sista utbetalningen kan vara tids- och arbetsdryga så finns det skäl att påbörja dessa i god tid. Utgifter som uppstått efter att projektet avslutats kan inte ses som stödberättigande. Detta innebär bl.a. att projektet inte längre kan ha kvar någon personal anställd efter avslut och att det är projektägaren som måste ombesörja att bevarandet av all dokumentation sker i enlighet med de krav som ställs. Projektägaren skall kunna svara på frågor gällande projektet efter att det avslutats. 10

Åtgärder som projektägaren bör tänka på efter avslut är: dokumentering av resultat utvärdering av resultat och verksamhet spridande av resultat nyttjande av resultat för ny utveckling Slutrapporten sänds in i samband med den ekonomiska slutredovisningen och bör vara undertecknad av en person med namnteckningsrätt för företaget/organisationen. I slutrapporten skall en mer utförlig beskrivning av projektgenomförandet beskrivas. Förutom ovan nämnt finns frågor kring information till allmänheten och uppföljning av resultatindikatorer. Två år efter att projektet slutförts skall projektägaren lämna in en rapport över projektets bestående resultat. De frågor som efterfrågas är i stort desamma som efterfrågas som förväntat resultat i ansökningsblanketterna. Blanketter för rapportering finns på hemsidan. 6. Ekonomiförvaltning 6.1. Projektbokföring Det finns viss praxis rörande projektbokföringen som är bra att notera redan i inledningsskedet av projektet. Särredovisning som en del av företagets/organisationens bokföring. Projektet bör om möjligt ha ett eget kostnadsställe och en egen verifikationsserie eftersom verifikaten måste sparas åtminstone så länge som Ålands landskapsregering föreskriver. Konton/budgetposter borde så långt som möjligt motsvara uppdelningen i kostnadsslag enligt finansieringsbeslutet och finansieringsansökan. Behandling och godkännande av fakturor så att projektledaren alltid kan kontrollera fakturorna i sak och få kopior av dem till den egna uppföljningen. Alla verifikat som hör till projektet bör finnas samlade på en säker plats. Om projektledaren inte har tillgång till originalen bör kopior av fakturor och betalningar finnas tillgängliga. Verifikatanteckningarna skall ge en tydlig bild av vad som inköpts och hur köpet kan knytas till projektet. Tilläggsförklaringar kan skrivas på verifikatet om uppgifterna inte är tillräckligt tydliga. Om det i ett verifikat ingår kostnader som hänför sig till annan verksamhet skall projektets andel av kostnaderna klart urskiljas. Frågor som verifikatet skall svara på är: vad, när, var, vem och varför. Uppföljning av arbetstid genom att från början anteckna de projektanställdas arbetade timmar. Dessa skall vanligen redovisas i samband med betalningsansökan. Förutom projektets kostnader skall även intäkter i projektet framgå ur huvudboken. Principer för fördelning av indirekta kostnader. Ifall indirekta kostnader hänförs till projektet (ex. ekonomiförvaltnings-, data- eller fastighetskostnader) skall fördelningsprinciperna för dem utredas redan i samband med finansieringsansökan eller senast i samband med den första utbetalningsansökan. Ett bra sätt kan vara att räkna ut enhetspris för prestationen, t.ex. styckepris för en kopia, underhållskostnad för en fastighet per kvadratmeter, pris per verifikat. Projektet debiteras enligt de prestationer som hänförs till det. En schablonmässig fördelning kan inte godkännas. 11

6.2. Stödberättigande kostnader Kostnader vilka uppstått och betalats under tiden för projektets genomförande är stödberättigande. Utgifter är stödberättigade om de uppstått efter att en projektansökan har lämnats in men före beslutet har tagits. Att upparbeta kostnader under denna tid kan ändå vara riskfyllt eftersom det alltid finns risk för att projektet av någon anledning inte blir godkänt. De stödberättigande kostnaderna skall vara faktiska (levererade) och betalda. Detta innebär att stöd kan beviljas endast för utgifter som har betalats så att pengarna har rört sig från projektägarens till fakturerarens konto eller via interna överföringar vid indirekta kostnader. Godkända utgifter kan uppstå endast inom de kostnadsslag som har godkänts i finansieringsbeslutet. Samma regler gäller för in-naturaprestationer. Läs mer om innaturaprestationer under kap. 6.2.11. Ålands landskapsregering godkänner dem endast om de förekommer i finansieringsbeslutet. Ålands landskapsregering godkänner kostnaderna utgående från det material som presenteras i utbetalningsansökan. Principen för godkännande av kostnaderna är projektrelevans. Stödberättigande och godkända kostnader skall vara: Relevanta för projektet Gälla endast för tiden då projektet genomförs Faktiska och utbetalda (av projektägaren redan utbetalda och bokförda som betalade) Budgetposter som har godkänts i finansieringsbeslutet Verifierade med pålitliga bokföringsdokument För att utgifterna skall räknas som relevanta bör de ha ett klart samband med projektet. Finansiering av projekt och kostnadernas stödberättigande regleras bl.a. av rådets förordning (EG) nr 1083/2006 rådets förordning (EG) nr 1080/2006 landskapsregeringens beslut om stödberättigande utgifter som medfinansieras av Europeiska regionala utvecklingsfonden landskapsregeringens principer för handläggning och beviljande av stöd till näringslivet avseende näringsavdelningens allmänna byrås moment i landskapets budget För att kostnaderna skall vara stödberättigande krävs att dessa har godkänts i samband med finansieringsbeslutet och att dessa är överensstämmande med landskapsregeringens beslut om stödberättigande utgifter som medfinansieras av Europeiska regionala utvecklingsfonden och vad som särskilt är reglerat för olika stödordningar i landskapsregeringens principer för handläggning och beviljande av stöd till näringslivet avseende näringsavdelningens allmänna byrås moment i landskapets budget. Observera att de exempel som följer i detta kapitel endast utgör exempel på kostnader som kan upptas i en ansökan men att dessa alltid prövas i samband med finansieringsansökan för att bedöma dess projektrelevans och överensstämmelse med gällande regelverk. 12

6.2.1. Personalkostnader Personalkostnader omfattar bl.a.: Lönekostnader för den egna personalen som leder projektet och som godkänts i projektplanen, både heltids- och deltidsanställda arbetstagares löner jämte lagstadgade bikostnader, vilka betalas av arbetsgivaren. Lagstadgade lönebikostnader är pensionsförsäkringsavgifter, arbetslöshetsförsäkringsavgifter, avgifter för grupplivförsäkring, arbetsolycksfallsförsäkringar och socialskyddsavgifter. Utbetalda löner bör verifieras med intyg eller lönebesked och även timredovisning i de fall det handlar om deltidsanställning. Som slutlig semester godkänns som huvudregel endast den del som införtjänats under arbetstiden inom projektet. Den allmänna administrationens eller ledningens lönekostnader godkänns inte om de inte direkt kan hänföras till projektet (personen i fråga har uppgifter som är nödvändiga för projektet). Mötesarvoden till styrgruppsmedlemmar är stödberättigande endast då styrgruppsarbetet inte hör till medlemmens tjänsteuppgifter. Utgifter för projektpersonalens företagshälsovård är inte stödberättigande. Löner för personer som anställts med sysselsättningsbidrag är inte stödberättigande kostnader. Stödmottagare får som stödberättigande utgift uppta maximalt 10 euro per arbetstimme för eget oavlönat arbete i projektet (gäller enbart investeringsstöd). Eget arbete kan dock uppgå till maximalt 25 % av de faktiska godtagbara kostnaderna i projektet. Utgifternas storlek skall tydligt motiveras i ansökan och fastställas i samband med stödbeslutet. Antalet arbetstimmar av eget arbete skall verifieras med en arbetsdagbok. Dessa kostnader budgeteras i finansieringsansökan och redovisas i utbetalningsansökan under kostnadsslag Personalutgifter för egen personal. 6.2.2. Köp av tjänster Alla köpta tjänster bör konkurrensutsättas och förfarandet dokumenteras. Om kostnadseffektivitet inte kan styrkas kan det leda till återkrav av redan utbetalda stöd. Till köpta tjänster hör bl.a.: utomstående tjänster som konsult- eller tryckningstjänster revisorsarvoden i de fall då Ålands landskapsregering i sitt finansieringsbeslut kräver ett särskilt revisorsutlåtande. Kostnader för utomstående personer budgeteras i finansieringsansökan och redovisas i utbetalningsansökan under kostnadsslag Utgifter för extern personal medan övriga köpta tjänster antecknas under Varor, material/inventarier och vissa köpta tjänster alternativt Övriga kostnader. 6.2.3. Resekostnader Resorna bör vara motiverade i förhållande till projektets resultat och resekostnaderna bör vara skäliga. Projektpersonalens rese- och inkvarteringskostnader samt dagtraktamente bör följa gällande kollektivavtal för Åland landskapsregering. 13

Kostnader för utlandsresor är endast bidragsberättigande ifall resorna ingår i projektplanen. Resekostnader i anslutning till möten för medlemmar i en eventuell styrgrupp är stödberättigande om deras bakgrundsorganisation inte betalar dem. Reseräkningen skall vara tydlig och tillräckligt informativ (resmål, samband med projektet, eventuellt program för sammankomsten bifogas). Kostnaderna budgeteras i finansieringsansökan och redovisas i utbetalningsansökan under kostnadsslagen Resekostnader för egen personal alternativt under Utgifter för extern personal. 6.2.4. Hyror Här inkluderas kostnader för hyra av kontor, tillfälliga föreläsningsutrymmen, leasingavgifter osv. Om utrustning och anordningar hyrs inom projektets ramar är kostnaderna stödberättigande. Kostnaderna budgeteras i finansieringsansökan och redovisas i utbetalningsansökan under kostnadsslag Lokalkostnader. 6.2.5. Material och förnödenheter Till detta räknas arbetsmaterial som är nödvändiga för projektet så som kontorsmaterial, råmaterial osv. Här gäller att kostnadseffektivitet skall efterstävas i alla led. Varje anskaffning bör göras så förmånligt som möjligt och skall kunna motiveras av stödmottagaren (se kap. 5.1 Konkurrensutsättning) Kostnaderna budgeteras i finansieringsansökan och redovisas i utbetalningsansökan under kostnadsslag Varor, material och vissa köpta tjänster. 6.2.6. Post och tele Här antecknas bl.a. post- och telefonavgifter samt kostnader för eventuell Internetuppkoppling som bedöms som nödvändig för projektets genomförande. Kostnaderna budgeteras i finansieringsansökan och redovisas i utbetalningsansökan under kostnadsslag Administrativa kostnader. 6.2.7. Information och marknadsföring Kostnader som härrör sig till information om och marknadsföring av projektet är stödberättigande och kan vara: annonser, broschyrer och annat marknadsföringsmaterial (kopior på detta sänds in tillsammans med utbetalningsansökan). mäss- och utställningskostnader Förutsättningar för att dessa kostnader skall vara stödberättigande är att Europeiska unionens del i projektfinansieringen nämns och att åtgärden finns med i projektplanen. EU-flaggan, hänvisning till Europeiska regionala utvecklingsfonden och uttalandet En investering för 14

framtiden bör finnas med i informations- och marknadsföringsmaterial som projektet producerar. Se mer om detta i kap 5.4 Information. Kostnaderna budgeteras i finansieringsansökan och redovisas i utbetalningsansökan under kostnadsslag Varor, material och vissa köpta tjänster. 6.2.8. Investeringar Läs mer om stödberättigande kostnader för investeringar i landskapsregeringens principer för handläggning och beviljande av stöd till näringslivet avseende näringsavdelningens allmänna byrås moment i landskapets budget. Här gäller att kostnadseffektivitet skall efterstävas i alla led. Varje anskaffning bör göras så förmånligt som möjligt och skall kunna motiveras av stödmottagaren (se kap. 5.1 Konkurrensutsättning) Kostnaderna budgeteras i finansieringsansökan och redovisas i utbetalningsansökan under kostnadsslag Investeringar. 6.2.9. Avskrivningar Kostnader för avskrivningar av fastigheter eller utrustning som bedöms som projektrelaterade och nödvändiga kan vara stödberättigande under vissa förutsättningar och under förutsättning att ett investeringsstöd inte beviljats för samma ändamål. Läs mer om detta i landskapsregeringens principbeslut om stödberättigande utgifter som medfinansieras av Europeiska regionala utvecklingsfonden. Observera att: En avskrivningsplan bör göras för avskrivningen Avskrivningen endast är stödberättigande under projektperioden Anskaffningen bör framgå i projektplanen Kostnaderna budgeteras i finansieringsansökan och redovisas i utbetalningsansökan under kostnadsslag Varor, material och vissa köpta tjänster. 6.2.10. Indirekta kostnader Ifall den egna organisationen har kostnader som hänför sig till projektet, t.ex. för användning av datorer, ekonomiförvaltning och andra interna tjänster måste dessa vara tilläggskostnader förorsakade av projektets verksamhet. Beräkningsgrunderna skall alltid anges och baseras på ett godtagbart preciserat enhetspris. Kostnader som angivits som procentandelar godkänns inte. Kostnaderna budgeteras i finansieringsansökan och redovisas i utbetalningsansökan under kostnadsslag Administrativa kostnader. Om projektet använder den egna organisationens utrymmen kan drifts- och underhållskostnaderna i förhållande till använda kvadratmeter godkännas som projektkostnad (belysnings-, värme-, vatten- och elavgifter samt städning och underhåll av utrymmena). Grunderna för hyran skall alltid kunna beräknas. 15

Kostnaderna budgeteras i finansieringsansökan och redovisas i utbetalningsansökan under kostnadsslag Hyror. 6.2.11 In-natura In natura-bidrag kan utgöra en stödberättigande utgift. Dessa begränsar sig till kostnadsfritt tillhandahållande av mark eller fastighet, utrustning eller material, forskning, förvärvsarbete eller obetalt frivilligarbete. Värdet skall kunna uppskattas och revideras på ett oberoende sätt. Värdet av mark eller fastighet skall styrkas av en oberoende behörig värderingsman eller behörigt officiellt organ. Värdet av obetalt frivilligt arbete kan uppgå till maximalt 10 per timme och skall bedömas i samband med beslutsfattandet i det enskilda fallet. Antalet arbetade timmar skall verifieras av en i förhållande till projektet oberoende person. In natura- bidrag kan endast användas som motfinansiering till regionalfondens bidrag. För att in natura-bidrag skall få godkännas som stödberättigad utgift skall dessa anges i ansökan samt i kostnadsbudgeten och godkännas i samband med stödbeslutet. I beslutet kan även uppställas ytterligare villkor för redovisningen och hanteringen av in natura-bidrag. Regionalfondens samt landskapets medfinansiering av en insats (projekt) får inte överstiga summan av de stödberättigande utgifterna när projektet avslutas, exklusive in natura-bidrag. 6.2.12 Mervärdesskatt Mervärdesskatten är stödberättigande endast i de fall den blir en slutlig kostnad för projektägaren och är godkänd i finansieringsbeslutet. Projektägaren skall själv via skattemyndigheterna utreda huruvida mervärdesskatten inom projektverksamheten är avdragsgill eller inte. Om organisationen har avdragsrätt men inte använder denna rätt inom projektet är momsen ändå inte en stödberättigande kostnad. Om mervärdesskatten är en slutlig kostnad för projektägaren och kostnaderna anges i huvudboken inklusive moms kan kostnaderna ingå i summorna angivna under respektive kostnadsslag. 6.2.13 Intäkter Intäkter som t.ex. deltagaravgifter eller försäljning av producerade varor och tjänster bör rapporteras skilt under Projektintäkter. 7. Utanordningar Huvudregeln är att beviljad finansiering utbetalas i efterskott mot redovisning av förverkligade kostnader i enlighet med en i beslutet fastställd utbetalningsplan. I vissa fall kan en förskottsbetalning vara motiverad. Detta förutsätter ett beslut på basen av en motiverad ansökan om förskott. Projektägare som kan komma ifråga gällande förskott är i första hand föreningar och organisationer som inte har ett vinstdrivande syfte och vilka saknar likviditet för drivande av ett projekt. Den sista utbetalningen sker efter att slutrapport inlämnats och godkänts av landskapsregeringen. 16

Innan godkännandet av utbetalning kontrollerar landskapsregeringen att: Projektet och dess kostnader följer reglerna för stödberättigande kostnader Kostnaderna är projektrelaterade och i enlighet med beslut för projektets verksamhet Projektet framskrider enligt planerna Ålands landskapsregering kan avbryta utbetalningen av stöd om oklarheter eller missbruk framkommer i fråga om projektets verksamhet och ekonomi eller om projektägaren inte lämnar in begärda rapporter inom utsatt tid. Ett beviljat stöd jämte ränta kan helt eller delvis återkrävas om: Stödmottagaren använt bidragsmedlen på annat sätt än för avsett ändamål, Stödmottagaren i sin ansökan om stöd eller utbetalning på någon väsentlig punkt lämnat felaktiga uppgifter eller hemlighållit uppgifter som i väsentlig grad skulle inverkat på beviljandet eller på utbetalningen av stödet, Stödmottagaren inte iakttagit eventuella villkor i beslutet beträffande det beviljade bidraget, Stödmottagaren vägrat lämna uppgifter, handlingar eller annat material som behövs för övervakningen eller vägrat att i tillräcklig utsträckning hjälpa till med granskningen, Förutsättningarna för beviljandet av stödet väsentligt har förändrats Vid investeringsstöd: om stödmottagaren inom fem år efter att stödet betalats ut utan vägande skäl inställt eller i väsentlig grad inskränkt den verksamhet som ligger till grund för stödet. 7.1. Ansökan om utbetalning Medfinansieringen från ERUF och Ålands landskapsregering betalas ut i efterskott på basis av de faktiska stödberättigade kostnaderna i projektet. Ansökan om betalning görs två till fyra gånger per år om inte annat beslutats. Utbetalningsansökan skall vara ifylld enligt anvisningarna och skall till denna bifogas obligatorisk bilagor. Tilläggsinformation och utredningar kan inbegäras per e-post eller per telefon. 7.2. Bilagor till utbetalningsansökan Till utbetalningsansökan bifogas dokument och övriga bilagor som klargör kostnadernas stödberättigande. Nedan räknas de bilagor upp som är nödvändiga för projektägaren att skicka in: huvudbok kopior på verifikat samt bevis på att de är utbetalda (kontoutdrag) utredning över projektpersonalens arbetstid och betalda löner uppföljning av arbetstid grunderna för indirekta kostnader avskrivningsplan över inköpta inventarier sammandrag över projektverksamheten (se blankett på hemsidan) kopior på annonser och provexemplar av marknadsföringsmaterial utredningar gällande övriga utgifter 17

8. Övervakning och granskning ERUF-finansierade projekt övervakas och kan granskas av EU-kommissionen, revisionsbyrån samt näringsavdelningen i egenskap av förvaltande myndighet. Varje finansieringsbeslut innehåller information gällande administrationen av projektet samt övriga villkor för förverkligandet av projektet. Granskning och övervakning kan ske i olika skeden under och efter projektets genomförande. Vid besök på plats kontrolleras närmast hur projektets mål uppfylls, vilka metoder som använts samt hur projektadministrationen sköts. De dokument som är viktiga för projektet att bevara är: finansieringsbeslut beslutsbilagor och särskilda anvisningar samarbetsavtal o dyl. som beslut om deltagande i projektet handlingar för konkurrensutsättning och upphandling kopior på betalningar och deras bakgrundskalkyler bokföringsmaterial med verifikat och redovisningar korrespondens 18