Grön IT policy Karlstads kommun 2013-09-13
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Bakgrund... 3 1.1 Strategisk plan... 3 1.2 Miljö- och Klimatstrategin... 3 2 Grön IT... 3 2.1 Syfte... 3 2.2 Tillämpning... 4 3 Förutsättningar för Karlstad... 4 3.1 Utgångspunkt... 4 3.2 Minskade utsläpp av CO2 (Energieffektivisering med hjälp av IT).. 4 3.3 Energieffektivisering av IT... 4 4 Vad har vi gjort... 5 5 Vad kan vi göra... 5 6 Rekommendationer... 5 6.1 Hur kan IT användas för att minska miljöpåverkan?... 5 6.2 Hållbar IT / Grönare IT... 5 7 Ansvar för genomförandet, uppföljning och utbildning... 6 7.1 Ansvar... 6 7.2 Ramverk för mätning, uppföljning och översyn... 6 7.3 Utbildning, uppföljning och visualisering... 6
1 Bakgrund 1.1 Strategisk plan I januari 2010 beslutade kommunstyrelsen att kommunskoncernens verksamhetsstyrning ska grundas på en strategiskt plan. Denna strategiska plan är ett verktyg för att nå upp till vår vision: Livskvalité Karlstad 100 000 och är kopplad till de tre hållbarhetsstrategier inom tillväxt, folkhälsa och miljö- och klimat. Den strategiska planen fastställer prioriterade, koncernövergripande, målområden för kommunen som alla verksamheter skall medverka till att förbättra. Den strategiska planen skall fungera som kommunledningens samlade styrdokument samt ligga till grund för budgetarbete och uppföljning i årsredovisningen. 1.2 Miljö- och Klimatstrategin En del i den strategiska planen är Miljö- och Klimatstrategin som bygger på de fem insatsområden där de nationella miljömål som har främsta påverkan ingår och där miljöpåverkan är som störst. 1. Klimat och luft 2. Vatten 3. Natur- och biologisk mångfald 4. Mark, byggande och boende 5. Internt miljöarbete Miljö- och klimatstrategin är ett samlat styrdokument inom miljöområdet och antogs av kommunfullmäktige i september 2011. Strategin bygger på miljömässig hållbarhet och i den bryts de övergripande målen ned i mer detaljerade mål och delmål som ett stöd i styrningen. Hur målen uppnås samt genomförande hanteras på respektive nämnd och ingår även i kommunens budgetprocess. Sektorsplaner som tas fram ska också utgå från strategins övergripande mål och delmål. Här kan nämnas att - Elanvändningen i kommunens lokaler ska minska med 10 procent från 2009 till och med 2015 och med 15 procent från 2009 till och med 2020 - Utsläpp av fossil koldioxid från bilresor i tjänsten ska minska med 40 procent till och med 2015 och med 80 procent till och med 2020 (jämfört med 2009) Som en del av det interna miljöarbetet finns målet att ta fram en policy om grön IT. 2 Grön IT 2.1 Syfte Karlstads ligger högt upp i miljörankingen över Sveriges kommuner. Karlstad är den goda gröna staden och här måste arbetet med att driva miljöarbetet framåt kontinuerligt gå framåt för att fortsätta vara det. Miljö- och informationsteknik är två områden som blir allt viktigare för att kunna nå det hållbara samhället och de miljömål som finns uppsatta på både nationell, regional och Postadress: Kommunledningskontoret, 651 84 Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 32 Tel: 054-540 00 00 Epost: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: 556153-1657 PlusGiro: 5695-7244 Bankgiro: 69 51 23-0
Grön IT Policy 4 (6) lokal nivå. För att vi ska ha en chans att uppnå de målen måste vi samverka. Kommunens medarbetare har en stor roll i framför allt det interna miljöarbetet men kan även ses som goda exempel och förebilder utåt i sitt arbete. Förändrade vanor och förhållningssätt kan göra stor skillnad på lokal nivå. Vi går allt mer åt ett samhälle där de flesta av oss använder IT dagligen och det finns stora möjligheter att minska vår miljöbelastning genom att till exempel spara energi. Med IT som hjälpmedel finns möjligheter att effektivisera användandet av energi både för transporter och uppvärmning men även för att spara på elförbrukningen. Men energieffektivisering handlar kanske mest om att öka medvetenheten hos medarbetare och om att tydliggöra hur mycket man sparar, i både pengar och miljö om man till exempel kommer ihåg att stänga av all elektronik innan man går hem för dagen. Ca 30% av alla datorer står på dygnet runt även om de varken används på kvällar/nätter eller helger. Energi är viktigt för hela samhället och bör användas sparsamt för miljöns och plånbokens skull. Energin som vi använder måste både användas och produceras på ett hållbart sätt för att vi ska kunna uppnå en hållbar utveckling. 2.2 Tillämpning Grön IT är ett samlingsbegrepp för åtgärder som minskar miljöbelastningen med hjälp av IT. Det handlar alltså både om att använda informationsteknik för att minska vår egen organisations miljöpåverkan och om att minska IT-sektorns egen energiförbrukning och miljöpåverkan. Grön IT kan göra det enklare att arbeta mer miljöanpassat med IT och samtidigt spara in energi, miljö och pengar. 3 Förutsättningar för Karlstad 3.1 Utgångspunkt IT används idag inom samtliga koncernens förvaltningar och bolag. Utöver rena IT-system används IT för t.ex. dörröppning, fastighets -automation och - övervakning, reseinformation, e-tjänster, utbildning, resefria möten m.m. Idag står omkring 35 % av datorerna står påslagna dygnet runt utan att användas. 3.2 Minskade utsläpp av CO2 (Energieffektivisering med hjälp av IT) Genom användandet av IT som möjliggörare, minskas koncernens CO2-avtryck. Detta kan göras genom nyttjande av till exempel Video- och webkonferenssystem som delvis idag finns tillgängliga inom koncernen. Fastighetsautomation Transportplanering Smart utskrift 3.3 Energieffektivisering av IT Datorer och bildskärmar står för mer än en tredjedel av användandet IT s egen förbrukning och koldioxidutsläpp. Detta kan minska framför allt genom kunskap och utbildning av personal för att ändra rutiner. 2013-10-07
Grön IT Policy 5 (6) Effektivisering genom nyttjande av frikyla, värmeåtervinning och likström bidrar till att vi även kan minskat effektuttag i koncernens datacenter. 4 Vad har vi gjort Smart utskrift är genomfört som pilot inom kommunledningskontoret, med dubbelsidig utskrift som standard. Papperslösa möten för Kommunstyrelsen genom applikation på deras ipad s. Tack vare den virtualisering kommunen gjort har 5,5ton servrar kunnat lämnas till återvinning. Idag är 75 % av koncernens servrar virtualiserade och genom de nya serverhallarna har energiförbrukningen minskat med 35 %. Vid upphandling av datorinköp är livscykelperspektivet viktigt. Aktiverat mindre strömslukande skärmsläckare. Etablerat nytt datacenter som använder sig av likström och frikyla. Videokonferensanläggning som är bokningsbar för hela koncernen. 5 Vad kan vi göra Resfria möten förespråkas och avseende videokonferens centret som är etablerad och planer för införande av ytterligare en anläggning finns. Vidareutveckla tekniken för resfria möten så att även webmöten inryms i begreppet Utbilda/informera koncernens användare så att det blir naturligt att stänga av dator och skärm när de inte används Införa Smart utskrift på övriga förvaltningar och bolag Papperslösa möten även i övrig verksamhet Uppdatera krav på leverantörer vid upphandling Samordna transporter inom och mellan förvaltningar/bolag 6 Rekommendationer 6.1 Hur kan IT användas för att minska miljöpåverkan? Resfria möten ska användas i större utsträckning Smart utskrift ska implementeras Tekniker för att automatisera avstängning av datorer och annan utrustning Avläsning av elförbrukning av vatten, el m.m Energieffektivisering med IT som stöd Innefatta grön utbildning vid anställning Öka krav på leverantörer vid upphandling. Minst ska Miljöstyrningsrådets baskrav följas. Dock ska varje avrop beakta möjligheten att höja kraven baserat på förväntat svarsutfall. Skapa mätbarhet avseende elförbrukning på enhets-, byggnads eller områdesnivå för att skapa synlighet över besparingarna. 6.2 Hållbar IT / Grönare IT För att nå ett grönare IT användande måste man se till hela livscykeln på produkterna som används. Vid inköp/upphandling måste man se till energiförbrukning, hur många farliga ämnen innehåller produkten, applicering och inget annat än ISO 14001 kan godtas. Det finns flertalet rent skadliga ämnen våra hem och arbetsplatser idag och elektronisk utrustning är inget undantag. Men det går att minimera antalet farliga ämnen och det finns bra alternativ som till exempel blyfritt Iod, flamskyddsmedel utan klor och brom samt kvicksilverfria bildskärmar. 2013-10-07
Grön IT Policy 6 (6) Miljöstyrningsrådets krav kommer att användas som hjälpmedel för detta vid inköp. Användningen av produkten kommer i nästa steg där man måste se till energiförbrukning och hur man kan förlänga livstiden på produkten. Över 70 % av det totala koldioxidutsläppet på en bärbar dator kommer ur användningen så det är allt viktigare att tänka på hur man använder eller när man inte använder den. Se till att alltid stänga av när det inte används och använd de energisparfunktioner som redan finns i din dator. Enligt en beräkning från miljökompassen står en genomsnittlig dator på 200 onödiga timmar per år. Detta orsakar ett utsläpp på 48 miljoner kg CO2 vilket motsvarar att köra bil 6300 varv runt jorden. Det är alltså även viktigt att tänka på vilken dator man köper in eftersom en dator idag kan dra allt mellan 35 och 480 watt. Varje år kastas mellan 20 och 50 ton miljoner elektroniskt avfall världen över och för att minska detta bör man se till varje produkts möjlighet att återbrukas och återvinnas. När produkten har gjort sitt hos en användare, bör ordningen vara: kan den återbrukas av någon annan och när det är helt förbrukad inom verksamheten till återvinning, vad kan utvinnas och användas igen? Det finns flera sätt som IT kan hjälpa miljön. Genom IT som hjälpmedel kan man använda sig av digitala möten dvs. resfria möten istället för att ta bilen till andra sidan kommunen, en annan stad eller land. Man kan även ha flexibla arbetsplatser med hjälp av IT vilket även det kan minska resor och möjligöra för medarbetare att bo kvar på landsbygden och slippa pendla in till arbetet varje dag. 7 Ansvar för genomförandet, uppföljning och utbildning 7.1 Ansvar Ansvar för följandet av denna policy ligger hos kommunledningskontoret. Policyn ska följas upp och revideras minst vart annat år. Ansvar för revidering ligger hos IT-enheten. Varje chef har ansvar för att medarbetare känner till policyn Varje medarbetare har ansvar för att följa intentionerna i policyn 7.2 Ramverk för mätning, uppföljning och översyn Uppföljning sker av ansvarig inom resp. område. 7.3 Utbildning, uppföljning och visualisering Information om Grön IT i Karlstads Kommun lämnas vid utbildning av nyanställda som anordnas av kommunledningskontoret. Varje chef och medarbetare ansvarar för uppföljning och visualisering inom sina respektive områden. 2013-10-07