Verksamhetsövergång. En praktisk vägledning från offentlig verksamhet till annan utförare

Verksamhetsövergång En praktisk vägledning från offentlig verksamhet till annan utförare

Förord 3 1. Verksamhetsövergång 4 1.1 Bakgrund 4 1.2 Vad är verksamhetsövergång? 4 1.3 Out- eller insourcing eller byte av uppdragstagare 5 1.4 Anställningen övergår med automatik 5 1.5 Uppsägningsförbud 6 1.6 Företrädesrätt hos ny arbetsgivare 6 1.7 Förhandlingsskyldighet 6 1.8 Kollektivavtal 6 2. Uppdragsgivaren 7 2.1 Förberedelser inför upphandling 7 2.2 Upphandlingsprocessen 7 2.3 Förberedelser inför överlåtandet 8 2.4 Personalfrågor 8 2.5 Överlåtandet 8 2.6 Information 8 2.7 Uppföljning 8 Bilaga kapitel 2 Processbeskrivning Från offentlig verksamhet till annan utförare ur ett uppdragsgivarperspektiv 9 2.1 Förberedelser inför upphandling 9 2.2 Upphandlingsprocessen 10 2.3 Förberedelser inför överlåtelsen 13 2.4 Personalfrågor 13 2.5 Överlåtandet 13 2.6 Information 13 2.7 Uppföljning 13 3. Uppdragstagaren 14 3.1 Anbudsförfarandet 14 3.2 Förberedelser inför övertagandet 14 3.3 Personalfrågor 14 3.4 Kunder och övriga intressenter 14 3.5 Information 14 3.6 Uppföljning 14 Bilaga kapitel 3 Processbeskrivning Uppdragstagaren 15 3.1 Anbudsförfarandet 15 3.2 Förberedelser inför övertagandet 15 3.3 Personalfrågor 15 3.4 Kunder och övriga intressenter 15 3.5 Information 15 3.6 Uppföljning 15

Förord Almega, Region Värmland och Karlstad kommun har i den här broschyren försökt att bringa klarhet i snårigheter som kan uppkomma i arbetet kring begreppet verksamhetsövergång, som sker allt oftare mellan offentlig och privat verksamhet. Vi har försökt att belysa tillvägagångssättet ur både arbetsrättslig och upphandlingsjuridisk aspekt. Innehållet har tagits fram i nära samarbete med landstinget i Värmland och övriga kommuner i Värmlands län. Det är vår förhoppning att materialet kan ge läsaren en manual och ett stöd i processen kring verksamhetsövergång oavsett om övergången sker mellan privat offentlig eller offentlig privat. Arbetsgruppen som bestod av Rose-Marie Andersson, Karlstad Kommun, Jerker Bäckström, Karlstad Kommun, Karin Frejsjö, Karlstad Kommun, Lena Jonsson, Karlstad Kommun och Lars Nilsson, Almega tar tacksamt emot synpunkter kring denna broschyr. 2008-02-01 REGION VÄRMLAND Jan Johansson Administrativ chef Förord 3

1. Verksamhetsövergång 1.1 Bakgrund Den 1 januari 1995 infördes nya regler rörande verksamhetsövergång i den svenska lagstiftningen vilket särskilt framgår i 6 b lagen om anställningsskydd (LAS) och 28 lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL). Bestämmelserna har sin bakgrund i EG:s överlåtelsedirektiv (77/187 EEG) och har anpassats till det nu gällande direktivet 2001/23/EG. Nedanstående genomgång berör främst situationen när offentlig verksamhet (uppdragsgivare) 1) övertas av annan anordnare (uppdragstagare) 2). 1.2 Vad är verksamhetsövergång? Med begreppet verksamhetsövergång avses främst rena företagsöverlåtelser. Det kan till exempel vara fråga om en fusion (sammanslagning) mellan två bolag eller en inkromsförsäljning av maskiner och inventarier. Även i andra fall kan det vara fråga om en verksamhetsövergång om det föreligger så kallad identitet mellan den tidigare och den nya verksamheten. Det måste emellertid alltid vara fråga om ett arbetsgivarbyte för att de särskilda reglerna om verksamhetsövergång i LAS ska vara tillämpliga. Om aktierna i ett bolag överlåts till en ny ägare är de anställda alltjämt anställda i samma bolag som tidigare. Det enda som skett är att bolaget bytt ägare och någon verksamhetsövergång i den mening som avses i LAS föreligger alltså inte. Enligt definitionen i LAS är det fråga om verksamhetsövergång när det handlar om en överlåtelse av en ekonomisk enhet, som behåller sin identitet, varmed förstås en organiserad gruppering av tillgångar vars syfte är att bedriva ekonomisk verksamhet, vare sig denna utgör huvud- eller sidoverksamhet. För att avgöra om det är fråga om en verksamhetsövergång måste en helhetsbedömning göras av samtliga omständigheter som är av betydelse. I första hand är följande kriterier avgörande: arten av företag eller verksamhet, om materiella 3) tillgångar, såsom byggnader och lösöre, har överlåtits eller inte, värdet av överlåtna immateriella 4) tillgångar vid överlåtelsetidpunkten, om majoriteten av de anställda har tagits över av den nya arbetsgivaren eller inte, om kunderna har tagits över eller inte, graden av likhet mellan verksamheten före och efter överlåtelsen, i förekommande fall den tidsperiod som verksamheten har legat nere. 1) Ge någon i uppgift att utför något 2) Utföra något åt annan 3) Sakvärden 4) Andra tillgångar än sakvärden 4 Verksamhetsövergång

Det ska göras en samlad bedömning av alla förhållanden kring den aktuella transaktionen och de olika kriterierna får alltså inte ses isolerade var för sig. Om det efter en bedömning av kriterierna skulle föreligga en identitet i LAS mening anses det ha skett en verksamhetsövergång från den gamla arbetsgivaren till den nya. Reglerna om verksamhetsövergång gäller för såväl privat som offentlig verksamhet. Däremot är de inte tillämpliga i samband med konkurser. 1.3 Out- eller insourcing eller byte av uppdragstagare Vid out- eller insourcing eller byte av uppdragstagare kan det vara svårt att avgöra om reglerna om verksamhetsövergång ska tillämpas eller inte. Självklart måste en helhetsbedömning göras i den specifika situationen men enligt domstolspraxis är det normalt inte verksamhetsövergång om inte uppdragstagaren antingen tar över merparten av de anställda hos uppdragsgivaren eller nödvändig materiell utrustning hos denne. Observera att tillgångar anses ha gått över till uppdragstagaren även om uppdragsgivaren aldrig själv har ägt dem. Låt säga att en uppdragsgivare lägger ut viss verksamhet på entreprenad och efter en tid träffar uppdragsgivaren avtal med en ny uppdragstagare. Det kan då vara fråga om en verksamhetsövergång mellan uppdragstagarna trots att dessa aldrig haft någon som helst relation. Förutsättningen är emellertid normalt att den nya uppdragstagaren antingen tar över merparten av de anställda hos den gamla uppdragstagaren eller nödvändig materiell utrustning hos uppdragsgivaren. 1.4 Anställningen övergår med automatik Vid verksamhetsövergång från en arbetsgivare till en annan övergår befintliga rättigheter och skyldigheter i enlighet med anställningsavtal och anställningsförhållanden som gäller vid tidpunkten för övergången till uppdragstagaren. De anställdas anställningstider medföljer även till den nya uppdragstagaren. De enda undantagen rör förmåner i anställningsavtal som avser ålders-, invaliditets- och efterlevandepensioner. Sådana förmåner kan alltså inte göras gällande mot uppdragstagaren. Reglerna om verksamhetsövergång innebär alltså att personal hos uppdragsgivaren automatiskt anses anställda hos uppdragstagaren efter en verksamhetsövergång. Arbetstagare har dock möjlighet att välja att vara kvar hos uppdragsgivaren. Han eller hon riskerar då att bli uppsagd på grund av arbetsbrist om uppdragsgivaren till följd av verksamhetsövergången inte har så stora delar av verksamheten kvar. Om endast en del av en verksamhet övergår följer bara de anställda som huvudsakligen arbetat inom den aktuella delen med till uppdragstagaren. Först måste alltså den aktuella delen av en verksamhet identifieras och avgränsas och därefter ska de som arbetar i den övertagna delen identifieras. Vad händer om arbetstagare i den övertagna delen har svårt att bestämma sig för om de vill följa med eller inte? En arbetsgivare som ska överlåta en verksamhet eller en del av en verksamhet kan ju plötsligt vid övergången stå med en stor övertalighet om arbetstagarna väljer att stanna kvar. Mot den bakgrunden kan en uppdragsgivare Verksamhetsövergång 5

när det står klart att det ska ske en övergång i god tid före övergången kräva ett svar från de aktuella arbetstagarna. Ett sådant besked bör kunna krävas så att de som väljer att vara kvar sägs upp i så god tid att deras uppsägningstider inte varar efter att verksamheten upphört. övergången med undantag för ålders-, invaliditets- och efterlevandepensioner. När det gäller villkoren i de individuella anställningsavtalen har uppdragstagaren varken bättre eller sämre rättsliga möjligheter att förändra dessa än vad uppdragsgivaren hade. 1.5 Uppsägningsförbud Enligt bestämmelserna i LAS finns det ett direkt förbud mot uppsägning av en anställning på grund av själva övergången. Den som säljer en rörelse kan alltså inte motivera en uppsägning enbart med att rörelsen ska säljas. Däremot förbjuds inte uppsägningar som beror på något annat än själva övergången till exempel organisationsförändringar eller ekonomi. Uppdragsgivaren får alltså i normala fall säga upp på grund av arbetsbrist om det sker innan kontakt med tilltänkt uppdragstagare tagits. Uppdragsgivaren får emellertid inte säga upp personal för uppdragstagarens räkning. Den nya och den gamla arbetsgivaren kan alltså inte göra upp om vem som ska hantera en eventuell övertalighet. I de fall då uppdragstagaren får problem med övertalighet efter övergången gäller vanliga turordningsregler. Personer som följt med från uppdragsgivaren och har lång anställningstid kan då slå ut uppdragstagarens egen personal. 1.6 Företrädesrätt hos ny arbetsgivare Om en verksamhetsövergång sker efter att uppdragsgivaren har sagt upp ett antal personer på grund av arbetsbrist övergår de uppsagdas anställning till uppdragstagaren under den resterande uppsägningstiden om de har arbetat i den övertagna delen. Därefter upphör anställningen. En uppsagd arbetstagare har sedan företrädesrätt till återanställning i den övertagna verksamheten hos uppdragstagaren i nio månader efter anställningens upphörande. Företrädesrätten gäller emellertid bara om arbetstagaren har kvalificerat sig för den. När en arbetstagare övergår till uppdragstagaren ansvarar uppdragsgivaren solidariskt med uppdragstagaren för förpliktelser som uppkommit före övergången. Arbetstagaren kan alltså välja om han vill rikta anspråk mot den nya eller gamla arbetsgivaren om han har anspråk från tiden före övergången. De anställda som följer med vid övergången omfattas automatiskt av alla anställningsvillkor som gällde före 1.7 Förhandlingsskyldighet Enligt 13 MBL måste en arbetsgivare som inte har kollektivavtal på eget initiativ påkalla förhandling enligt 11 MBL med alla berörda arbetstagarorganisationer i frågor som rör uppsägning på grund av arbetsbrist och verksamhetsövergång. Förhandling måste ske innan arbetsgivaren fattar beslut om att överlåta eller förvärva en verksamhet. Denna skyldighet gäller bara om arbetsgivaren inte är bunden av något kollektivavtal. De företag som exempelvis genom medlemskap i ett arbetsgivarförbund är bundna av kollektivavtal behöver alltså bara förhandla med sina vanliga avtalsmotparter i de aktuella situationerna. 1.8 Kollektivavtal Om uppdragsgivaren är bunden av kollektivavtal medan uppdragstagaren inte är det blir uppdragstagaren bunden av uppdragsgivarens kollektivavtal om inte uppdragsgivaren eller arbetstagarorganisationen säger upp kollektivavtalet före övergången. Skulle uppdragstagaren däremot redan vara bunden av ett kollektivavtal som kan tillämpas på den övertagna personalen måste uppdragstagaren ändå fortsätta att tilllämpa anställningsvillkoren i uppdragsgivarens kollektivavtal i tillämpliga delar under ett år från övergången till dess uppdragsgivarens kollektivavtal löper ut eller ett nytt kollektivavtal träffats hos uppdragstagaren. Med i tillämpliga delar avses att uppdragstagaren endast är skyldig att tillämpa regler som är förenliga med den verksamhet som han bedriver. För att undvika sådana villkor under ett år kan uppdragstagaren träffa ett nytt kollektivavtal för den övertagna personalen. Detta kan normalt ske i form av en enkel bekräftelse till den normala fackliga motparten om att uppdragstagarens vanliga kollektivavtal ska tillämpas fullt ut även på den övertagna personalen alternativt med en så kallad inrangeringsförhandling mellan berörda centrala parter. 6 Verksamhetsövergång

2. Uppdragsgivaren Från förberedelse av upphandling till uppföljning 2.1 Förberedelser inför upphandling En verksamhet som kommer att läggas ut på entreprenad ska innan dess ha följts upp och utvärderats under en längre tid. Resultatet från uppföljningarna och utvärderingarna kommer att ligga till grund dels för beslutet att verksamheten ska läggas ut på entreprenad dels som underlag till den kravspecifikation som medföljer förfrågningsunderlaget vid en upphandling. Inom offentlig verksamhet kan initiativet att lägga ut verksamheten på entreprenad komma både från politiker och tjänstemän. Beslutet att verksamheten ska läggas ut på entreprenad fattas då av den politiska organisationen. Inom både privat och offentlig verksamhet ska information och förhandlingar genomföras med de fackliga organisationerna och eventuella intresseorganisation innan beslut fattas. I samband med att det beslutas att en verksamhet ska läggas ut på entreprenad är det viktigt att informationen om detta förmedlas till berörda chefer och personal. En projektorganisation tillsätts med en styrgrupp och en projektgrupp för att genomföra upphandling av verksamhetsentreprenaden. 2.2 Upphandlingsprocessen En tidsplan upprättas för projektets genomförande med tider för när de olika delmomenten ska vara genomförda. Inledningsvis ska en beskrivning av uppdraget tas fram och de krav som ska ställas på den blivande uppdragstagaren. Därefter utformas övriga dokument som ingår i dokumentationen för upphandlingen (förfrågningsunderlaget). I ett tidigt skede upprättas en förteckning över till exempel lokaler, inventarier, larm, nycklar, telefoner, mobiler med pinkoder samt abonnemang för aktuella objekt. Förfrågningsunderlaget skickas ut på remiss till styrgrupp, fackliga organisationer samt i förekommande fall intresseorganisationer. Styrgruppen beslutar och fastställer det färdiga förfrågningsunderlaget som därefter förhandlas med de fackliga organisationerna. Upphandlingen annonseras i en offentlig allmänt tillgänglig elektronisk databas och eventuellt i andra medier. Annonseringstiden varierar beroende entreprenadens omfattning och inriktning 1). När annonseringstiden har gått ut öppnas och registreras de inkomna anbuden varefter en utvärderingsprocess startar. I vissa fall kan ett möte tillsammans med respektive anbudslämnare förekomma för förtydligande av lämnade anbud. När utvärderingen är genomförd remitteras resultatet till styrgrupp, fackliga organisationer och i förekommande fall intresseorganisationer. Efter remissomgången tas en tjänsteskrivelse fram med förslag till beslut. Detta förslag förhandlas därefter med de 1) Se vidare A-tjänster och B-tjänster i Lagen om offentliga upphandling (LOU) Uppdragsgivaren 7

fackliga organisationerna. När förhandlingarna är genomförda fattas beslut om vem som utses till uppdragstagare. Alla anbudsgivare har rätt att överpröva beslutet i Länsrätten. Överprövningstiden är tio dagar från den dagen beslutet om uppdragstagare är fattat. Avtal med den tilltänkta uppdragstagaren kan tecknas först efter dessa tio dagar om ingen har överprövat beslutet. I samband med avtalstecknande genomförs en revidering av tidigare genomförd inventarieförteckning och eventuell kostnadsfördelning mellan uppdragsgivare och uppdragstagare. 2.6 Information Under avtalstiden ska löpande information ske till de fackliga organisationerna och till eventuella intresseorganisationer utifrån ett fastställt tidsintervall. 2.7 Uppföljning Det ska ske regelbundna uppföljningsmöten enligt tidsintervall angivet i avtalet mellan uppdragsgivaren och uppdragstagaren. Större uppföljningsmöten bör ske två gånger per år. 2.3 Förberedelser inför överlåtandet Inför överlåtandet genomförs ett flertal möten internt hos uppdragsgivaren och ett flertal möten mellan uppdragsgivaren och uppdragstagaren där en mängd praktiska och avtalsmässiga frågor klargörs. Under denna period fastställs ett antal uppföljningsmöten efter överlåtandet. 2.4 Personalfrågor Arbetet med personalfrågor ser i stort sett lika ut för både uppdragsgivare och uppdragstagare. Uppdragsgivaren informerar samtlig personal så snart beslut fattas om verksamhetsövergång. När sedan beslut fattats om vilken uppdragstagare som är aktuell informeras personalen ytterligare av uppdragstagaren. Uppdragsgivaren har informationsmöten med personalen parallellt under hela processen. Personalen ges även möjlighet till enskilda samtal. Blanketter lämnas till personalen där de får ta ställning till om de vill stanna hos uppdragsgivaren eller följa med till uppdragstagaren. Det är av stor vikt för både uppdragsgivaren och uppdragstagaren att uppgifterna kommer in i god tid före övertagandet då båda måste planera verksamheten efter övertagandet. 2.5 Överlåtandet Överlåtandet sker vid en på förhand fastställd tidpunkt. Vid denna tidpunkt överlämnas nycklar till lokalerna, eventuellt mobiltelefoner med pinkoder, inventarier med mera. 8 Uppdragsgivaren

Bilaga kapitel 2 Processbeskrivning Från offentlig verksamhet till annan utförare ur ett uppdragsgivarperspektiv 2.1 Förberedelser inför upphandling Aktiviteter Processbeskrivning Ansvarig 2.1.1 Uppföljning/utvärdering Beslut om upphandling föregås Politiker av en upp följning/utvärdering för att veta mer om den verksamhet som läggs ut 2.1.2 Initiativ till upphandling Initiativ att lägga ut kommunal Politiker alternativt verksamhet i privat regi; förslag från tjänstemän att upphandla till nämnd 2.1.3 Tjänsteskrivelse Framtagande av ärende till Tjänsteman nämnd alternativt på delegation till tjänsteman 2.1.4 Information allmän a) Information och förhandling a) b) Ansvarig tjänsteman till fackliga organisationer enligt 19 och 11 MBL b) Information till eventuella intresseorganisationer 2.1.5 Beslut Beslut om upphandlingens Politiker alternativt genomförande enligt delegation 2.1.6 Information allmän Information till chefer och Förvaltningschef, verksampersonal/arbetslag hetschef/motsvarande 2.1.7 Beredskap för upp- Skapa en beredskap för eventu- Ledning och ansvarig märksamhet från media ella frågor från media alterna- chef gå ut med eventuell tivt med ett pressmeddelande pressansvarig 2.1.8 Styrgrupp tillsätts Ledningsfunktion, exempelvis Förvaltningschef eller förvaltningschef, personalchef, motsvarande ekonomichef/motsvarande Ansvarig tjänsteman utses Verksamhetsföreträdare Styrgrupp med samordningsansvar för uppdragets genomförande 2.1.9 Projektgrupp/delprojekt- Utse lämpliga representanter Styrgrupp med ansvarig grupper utses för projektets genomförande tjänsteman Uppdragsgivaren Processbeskrivning 9

2.2 Upphandlingsprocessen Aktiviteter Processbeskrivning Ansvarig 2.2.1 Tidsplan a) Tider för projektets a) b) Upphandlingsenhet genomförande tillsammans med tjänsteman b) Mötesplanering inom projektorganisationen 2.2.2 Kravspecifikation Beskrivning av uppdraget och Tjänsteman tillsammans kraven på blivande uppdrags- med upphandlingsenhet tagare och projektgrupp 2.2.3 Utvärderingskriterier Utarbeta kriterier för Tjänsteman tillsammans utvärdering av anbud med upphandlingsenhet och projektgrupp 2.2.4 Förfrågningsunderlag Uppdragsbeskrivning och kraven Upphandlingsenhet på uppdraget/uppdragstagaren tillsammans med kopplas ihop med administrativa tjänsteman föreskrifter, kommersiella villkor samt tillkommande bilagor 2.2.5 Inventarieförteckning Om möjligt upprätta förteckning Ansvarig tjänsteman upprättas över till exempel lokaler, inven- och projektgrupp tarier, larm, nycklar, telefoner, mobiltelefoner med pinkoder samt abonnemang för aktuellt objekt 2.2.6 Regelbundna uppföljnings- Avstämning med styrgrupp an- Ansvarig tjänsteman möten med styrgrupp gående förfrågningsunderlaget 2.2.7 Förfrågningsunderlag ut Förfrågningsunderlag går Tjänsteman på remiss ut på remiss till: a) Fackliga organisationer b) Intresseorganisationer c) Övriga intressenter 2.2.8 Beslut om slutgiltigt för- Styrgruppen beslutar om Styrgrupp frågningsunderlag slutligt förfrågningsunderlag 2.2.9 Information och förhandling a) Information och förhandling a) b) Ansvarig tjänsteman med fackliga organisationer enligt 19 och 11 MBL gällande förfrågningsunderlaget b) Eventuella intresseorganisationer informeras om färdigt förfrågningsunderlag 2.2.10 Annonsering Annonsering av upp- Upphandlingsenhet Lagen om offentlig handlingen i allmänt upphandling (LOU) tillgänglig databas A-tjänst 52 dagar B-tjänst skälig anbudstid cirka fyra veckor 2.2.11 Anbud inkommer Registrering och öppning Upphandlingsenhet av mottagna anbud på i förväg utsett datum 10 Uppdragsgivaren Processbeskrivning

Aktiviteter Processbeskrivning Ansvarig 2.2.12 Utvärdering av anbud a) En första gallring utifrån a) b) Upphandlingsenhet kvalificeringskrav och tjänsteman b) Genomgång av utvärderingskriterier c) Sammanställning av inkomna c) Upphandlingsenhet svar och jämförelse mot ställda tjänsteman och krav och kriterier projektgrupp Eventuell träff med anbuds- Möte med anbudslämnare Ansvarig tjänsteman lämnare/studiebesök för förtydligande av och upphandlingsenhet anbudslämnarnas anbud Sammanställning av En sammanställning görs Ansvarig tjänsteman utvärderingen av resultatet efter genom- och upphandlingsenhet förd utvärdering Avstämning Avstämning med styrgrupp Ansvarig tjänsteman angående utvärderingsresultatet Resultat av utvärdering Projektgruppens resultat Tjänsteman på remiss presenteras för: a) Fackliga organisationer b) Intresseorganisationer c) Övriga intressenter 2.2.13 Förslag till beslut Framtagande av tjänste- Tjänsteman skrivelse - förslag till beslut utifrån utvärderingsresultat 2.2.14 Förhandling Förslag till beslut förhandlas Tjänsteman enligt 11 och 38 MBL 2.2.15 Beslut Beslut om antagande av Politiskt tillsatt nämnd uppdragstagare eller tjänstemannanivå enligt delegation 2.2.16 Tilldelningsbeslut Utskick av tilldelningsbeslut Upphandlingsenhet till samtliga anbudslämnare 2.2.17 Information allmän Information till chefer och Förvaltningschef, verksampersonal/arbetslag hetschef/motsvarande 2.2.18 Information specifik a) Information till berörda chefer a) b) Förvaltningschef och ansvarig tjänsteman b) Information till berörd personal 2.2.19 Tillgänglighet Representanter från personal- Personalavdelning/ avdelning ska finnas tillgänglig motsvarande Enhetschef/motsvarande Enhetschef ska finnas tillgänglig 2.2.20 Avgående chef Planera för att eventuellt frigöra Förvaltningschef/ avgående chef i tid innan motsvarande övergången Uppdragsgivaren Processbeskrivning 11

Aktiviteter Processbeskrivning Ansvarig 2.2.21 Kontaktpersoner Kontaktpersoner på respektive Ansvarig tjänsteman myndighet/företag i specifika frågor om personal, ekonomi, löner med mera 2.2.22 Blanketter Ta fram blanketter för val av Personalavdelning/ arbetsgivare (planering för motsvarande arbetsgivarna) 2.2.23 Frågor och svar Ta fram lättläst dokument Personalavdelning/ där de vanligaste frågorna motsvarande och svaren finns - Dela ut till personalen - Måste uppdateras 2.2.24 Rutiner, policy Ta fram tydliga riktlinjer Personalavdelning/ för hur olika frågor hanteras, motsvarande exempelvis - Tjänstledighet - Provanställning - Ångervecka 2.2.25 Rutiner för övertalighet, Planering för praktisk Personalavdelning/ arbetsbrist hanteringen kring eventuell motsvarande turordning och varsel 2.2.26 Omplacering, ej arbetsbrist Planering för praktisk Personalavdelning/ hanteringen kring eventuell motsvarande turordning 2.2.27 Överprövningstid Inom tio dagar från det att Anbudslämnares tilldelningsbeslut skickats ut till överprövningsrätt samtliga anbudslämnare kan beslutet överprövas 2.2.28 Avtal a) Upprättande av avtal: a) Upphandlingsenhet, kommersiella villkor kompletteras projektledare och med priser och övriga villkor enligt eventuell jurist antaget anbud b) Undertecknande av avtal b) Utsedda avtalstecknare 2.2.29 Slutlig inventering och Revidering av tidigare genom- Ansvarig tjänsteman reglering av eventuella förd inventarieförteckning och kostnader eventuell kostnadsfördelning mellan uppdragsgivare och uppdragstagare 2.2.30 Avslut Upphandlingsprocessen är nu avslutad 12 Uppdragsgivaren Processbeskrivning

2.3 Förberedelser inför överlåtelsen Aktiviteter Processbeskrivning Ansvarig 2.3.1 Förberedelser inför Täta möten inför överlåtandet Ansvarig tjänsteman överlåtandet gällande verksamhet-, avtal-, och upphandlingsenhet personal- och ekonomifrågor 2.4 Personalfrågor Tänk på larm, nycklar, koder till mobiltelefoner, lokaler, larm med mera 2.4.1 Personalfrågor Se 2.1.4, 2.1.6, 2.2.9, 2.2.14, 2.2.17-2.2.26 2.5 Överlåtandet 2.5.1 Överlåtandet verkställs Sker vid fastställt datum Ansvarig tjänsteman 2.6 Information 2.6.1 Löpande information a) Information till fackliga a) b) Ansvarig tjänsteman organisationer enligt 19 MBL utifrån tidsintervall angivet i avtal 2.7 Uppföljning b) Information till eventuella intresseorganisationer 2.7.1 Uppföljning av entreprenaden a) Möten om a) Ansvarig tjänsteman verksamhetsuppföljning/kvalitets- och upphandlingsenhet frågor fyra gånger/år avtalsfrågor två gånger/år b) Regelbundna träffar för b) Ansvarig tjänsteman löpande verksamhetsfrågor Uppdragsgivaren Processbeskrivning 13

3. Uppdragstagaren Från kännedom om anbudsförfarande till övertagande av uppdrag 3.1 Anbudsförfarandet Verksamhet som ska läggas ut på entreprenad kommer till uppdragstagarens kännedom genom bevakningssida på Internet. Genomgång äger därefter rum av förfrågningsunderlaget. En del uppdragsgivare bjuder ibland in presumtiva uppdragstagare innan man sänder ut förfrågningsunderlaget för en djupare marknadsanalys. Detta upp levs som positivt av uppdragstagaren. Anbudsförfarandet är hårt uppstyrt från uppdragsgivarens sida vilket innebär att samtliga presumtiva uppdragstagare får samma information från uppdragsgivaren. Förfrågningsunderlag som är mer omfattande är inte alltid tydligare och enklare att hantera än de som är mindre omfattande. Uppdragsgivarens kontaktperson kan ibland kontaktas vid frågor. Det finns även ibland både skäl och möjlighet att besöka den verksamhet som ska läggas ut. Efter samråd med berörda personer lägger uppdragstagaren sitt anbud utifrån förfrågningsunderlaget. I förfrågningsunderlaget har uppdragsgivaren viktat utvärderingskriterier. Det är sällan som förhandlingar förs mellan parterna. Uppdragsgivaren beslutar efter utvärdering av inkomna anbud vem som erhåller uppdraget. Projektorganisation bildas inom företaget som ska hantera övertagandet av uppdraget. 3.2 Förberedelser inför övertagandet När uppdragstagaren fått uppdraget inleds arbetet med genomläsning av villkoren. Kontakter etableras med berörda personer hos uppdragsgivaren. En stor fördel är om uppdragstagaren i god tid har fått besked om att man fått uppdraget. Det finns då möjlighet att delta i och följa verksamheten i förväg samt lösa praktiska frågor. 3.3 Personalfrågor Arbetet inleds med att all berörd personal informeras av uppdragstagaren. Vid detta möte presenterar uppdragstagaren sin verksamhet och de anställda får tillfälle att ställa frågor. Detta möte följs upp med individuella samtal med alla anställda som så önskar. Blanketter lämnas till de anställda där de får ta ställning till om de ska gå över till uppdragstagaren eller stanna kvar hos uppdragsgivaren. Det är viktigt att detta besked kommer så fort som möjligt så att uppdragsgivaren kan hantera kvarvarande personal och uppdragstagaren kan hantera eventuella rekryteringsbehov. Se även kapitel 1 Verksamhetsövergång gällande anställningsförhållanden. Det kan vara en fördel för uppdragstagaren att redan från överlåtelsetidpunkten organisera verksamheten efter sina behov och efter den struktur man finner mest lämplig vad gäller ansvar, serviceanda, ekonomiska frågor, kvantitet och kvalitet i arbetet. 3.4 Kunder och övriga intressenter Kunderna ska alltid vara i centrum. Det är en fördel om kunderna och berörda intressenter till kunderna har fått muntlig och skriftlig information att tjänsten kommer att utföras av annan arbetsgivare och vad detta innebär för de berörda. 3.5 Information Fackliga organisationer samt i vissa fall media ska informeras. 3.6 Uppföljning Uppföljningsmöten mellan uppdragsgivaren och uppdragstagaren ska ske kontinuerligt. 14 Uppdragstagaren

Bilaga kapitel 3 Processbeskrivning Uppdragstagaren 3.1 Anbudsförfarandet Aktiviteter Processbeskrivning Ansvarig 3.1.1 Kännedom om anbud Anbudsansvarig Genomgång av förfrågningsunderlag Förfrågningar om anbudet och eventuellt besök i verksamheten Lämnande av anbud vad gäller pris och kvalitet Bildande av projektorganisation för övertagande av uppdraget 3.2 Förberedelser inför övertagandet 3.2.1 Genomläsning av villkoren för uppdraget Verksamhetsansvarig 3.3 Personalfrågor Kontakt etableras med berörda personer hos uppdragsgivaren Ordna praktiska saker som arbetskläder, IT, telefon, fax med mera 3.3.1 Information till alla anställda Verksamhetsansvarig Enskilda samtal med alla anställda som så önskar Blankett till de anställda om de önskar gå över till uppdragstagaren eller inte Bedömning av personalsituationen Rekrytering eller avveckling Eventuell inrangeringsförhandling gällande anställningsförhållanden Översyn av organisation och arbetssätt 3.4 Kunder och övriga intressenter 3.4.1 Skriftlig och muntlig information Verksamhetsansvarig 3.5 Information 3.5.1 Kontakter med fackliga organisationer och media Verksamhetsansvarig 3.6 Uppföljning 3.6.1 Fortlöpande kontakter med uppdragsgivaren Verksamhetsansvarig samt övriga berörda Uppdragstagaren Processbeskrivning 15