Lanseringsmöte för personalsystem Information om ekonomi- och beslutsstödsystem. Presentation av Evry,SSC och Knowit. Systemvisning Primula 11 november 2014 1
2
Budgetpropositionen 2015 Ny regering Osäkert läge Fotograf: Magnus Hjalmarson Neideman 3
Vad rekommenderar ESV? Myndighetsledningens ansvar? Hinner vi få ett nytt system på plats innan avtalet med CGI går ut? Har Evry kapacitet att ta emot alla? Vad betyder obligatorisk anslutning till SSC för oss? Hur långt har vi kommit i våra förberedelser? Kan vi hoppas på att SSC fixar ett interimsavtal med CGI? Och vad kommer det kosta? Vad händer om vi avropar Primula nu? Hur kan vi behålla HR/personaladministration? 4
Agenda del 1 9:00-9:15 Inledning 9:15-9:45 Våra ramavtal 9:45-10:00 Avtalet för personalsystem 10:00-10:15 Frukt/Fika 10:15-10:55 Personalsystem fortsättning 10:55-11:00 Statens Servicecenter 11:00-11:20 EVRY HR Solutions 11:20-11:30 Knowit 11:30-12:00 Summering och frågor slut del 1 5
Praktiska detaljer 6
Vad ni kan förvänta er av dagens möte Information om vad personalsystemsavtalet innehåller Evry s erbjudande Inblick i hur ett avrop går till Överblick över ESV:s ramavtalsområden Träffa kolleger i en liknande situation Träffa Evry och Knowit 7
Inte bara nytt personalsystem ESV:s nya ramavtal för administrativa system Hur vi hanterar dagens avtal 8
Vi ser till att myndigheterna har bra administrativa system Stödja införande Upphandla Förvalta ramavtal 9
ESV bedriver ett aktivt ramavtalsägarskap Vi följer upp att ramavtalsparterna lever upp till gjorda åtaganden via strategiråd Vi har god och aktuell kunskap om myndigheternas behov via nätverk med avropande myndigheter och årliga kundenkäter Vi ger råd och stöd till myndigheterna myndigheten ansvarig Vi underlättar kompetensöverföring och informationsspridning inom den statliga sektorn. 10
De (nya) administrativa system vi tillhandahåller via statliga ramavtal 2 ramavtal, avropbara t o m september 2015 Personalsystem E-handelstjänst 1 ramavtal, avropbart till i mitten av november 2015 Beslutsstöd -system 3 ramavtal, avropbara t o m juni 2018 Ekonomisystem 1 ramavtal, avropbart t o m december 2018 (om förlängning) Oberoende konsulter 5 + 1 ramavtal, avropbara t o m september 2015
Kännetecken för våra ramavtal Funktionalitet Paketering Konkurrens Stöd Best-of-Breed Bas i grundsystemen Integrationer Möjlighet till driftservice One size fits all Förkonfigurering Servicecenter Oftast flera leverantörer Balans byteskostnad Framtidssäkrat Aktivt ramavtalsägarskap Leverantörsoberoende konsulter 12
BESLUTSSTÖDSYSTEM (BI-system) Elisabeth Perntz elisabeth.perntz@esv.se 13
Ramavtal för beslutsstödsystem Ramavtal tecknades den 8 juli 2014 med: * TRIMMA AB * Hypergene AB * CGI Sverige AB 14
Ramavtalen omfattar: Ett komplett åtagande kring beslutsstödsystem och datalager som helhet och levereras med standardkonfiguration och standardintegrationer. Avrop görs med förnyad konkurrensutsättning. Ett avrop kan omfatta tre olika alternativ: - Ett komplett beslutsstödsystem - Enbart Rapport- och analysverktyg - Enbart Budgetverktyg 15
Ramavtalen omfattar dessutom: Tjänster för: - Underhåll - Support - Utbildning - Konsulter - Olika optioner. Ramavtalen gäller 24 månader med möjlighet till förlängning om ytterligare 24 månader. Avropsavtalet gäller längst 4 år efter att ramavtalen har upphört. 16
Standardintegrationer och optioner Ekonomisystem -Agresso Ekonomisystem -Unit4 Agresso Personalsystem Standard Standard Ekonomisystem Option 5 Option 4 Personalsystem - EVRY Primula Standard Datalager Option 1 Befintligt Tid- och projektverktyg Personalsystem -Palasso -Agresso -Heroma Standard Standard Standard Option 2 Option 3 Befintligt budgetverktyg Rapport- & analysverktyg Budgetverktyg Ärende / Verksamhetssystem
EKONOMISYSTEM Anderz Petersson anderz.petersson@esv.se 18
Ramavtalet omarbetat sedan juli 2014 En leverantör UNIT4 Agresso Nytt avropsförfarande Sänkta priser Kortare ramavtalstid 19
Avrop av Ekonomisystem sker via samråd med leverantören Ger möjlighet till ett preliminärt avrop som beslutsunderlag för myndigheten
Takpriser Takpriserna är sänkta generellt med 5% - upp till 50% i vissa fall. Takpriserna kan UNIT4 Agresso sänka ytterligare i sitt anbud till myndigheten. 22
Ramavtalen omfattar 1.Licenser - Lättanvändare, fullanvändare 2.Egen drift Leverans, installation, validering, standardkonfigurering, integrationer, underhåll, support och utökad support 3.Driftservice - Leverans, installation, validering, standardkonfigurering, integrationer, underhåll, support och utökad support 4.Utbildning 5.Övriga tjänster (konsulttimmar) 23
Objektplanen vid standardkonfigurering En kodsträng (objektplan) turordningen kan se annorlunda ut Konto ORG VHT PROJ FIN MOTPART RESURS ÖVR Konton kopplade till S-koder Rapporter utgår från standardkonfigureringens uppsättning 25
Exempel på optioner Integration med andra system t.ex. personalsystem, beslutsstödsystem och e-handelstjänst Myndighetsspecifika anpassningar Tillkommande licenser och utbildningar 27
Agenda del 1 9:00-9:15 Inledning 9:15-9:45 Våra ramavtal och upphandlingar 9:45-10:00 Avtalet för personalsystem 10:00-10:15 Fika/frukt 10:15-10:55 Personalsystem fortsättning 10:55-11:00 Statens Servicecenter 11:00-11:20 EVRY HR Solutions 11:20-11:30 Knowit 11:30-12:00 Summering och frågor slut del 1 28
PERSONALSYSTEM Åsa Fröding asa.froding@esv.se 29
Statligt ramavtal för personalsystem Avtal är tecknat med EVRY HR Solutions AB Avropsbart december 2018
Vad innehåller avtalet? 31
Nytt i ramavtalet Extra timmar varje år för utveckling - snabb teknikutveckling Driftservice Evry gör er månadsproduktion Skyddad identitet på tre sätt Ärendehantering (även) via webb E-rekrytering (ReachMee) Bemanning 24/7 (BeSched) 32
Olika typer av ut-data Rapporter och redovisning - skatt och kontrolluppgifter - införsel och intresseavdrag - bokförings- och lönelistor - semester- och kompskuldslistor Bevakning av löneskulder och negativa löner Nyckeltal till årsredovisningen Sjukfrånvarokostnad Arbetsgivarintyg 33
Optioner Driftövergång Utbildning Konsulter Extra support 34
Optioner för integration Ekonomisystem BI-system Bemanningssystem Tid- och schemasystem Kompetenssystem Reseadministrativt system Rekryteringssystem System för kurs- och utbildningshantering System för förmåns- och sjukhantering 35
Priser Fasta priser på: Integrationer Migrering Priser baserade på antal anställda för: Införandeprojekt Systemkostnad Driftservice, underhåll, support Övergång mellan driftservice och egen drift 36
Fika-paus 37
Agenda del 1 9:00-9:15 Inledning 9:15-9:45 Våra ramavtal och upphandlingar 9:45-10:00 Avtalet för personalsystem 10:00-10:15 Fika 10:15-10:55 Personalsystem fortsättning 10:55-11:00 Statens Servicecenter 11:00-11:20 Evry HR Solutions 11:20-11:30 Knowit 11:30-12:00 Summering och frågor slut del 1 38
Viktiga steg på vägen 39
Nu-läge system och avtal Vilka system har ni idag? Integrationer mot personalsystem? Hur ser dagens driftsituation ut? Kostnad för drift? När går era avtal ut? Skapa en systemkarta! 40
Nu-läge resurser, verksamhet och innehåll Vilka jobbar med och i systemet? Resurskostnader? Vilka verksamheter stöttar personalsystemet? Vilken information finns i systemet? 41
Nu-läge krav och rutiner Saknar ni funktioner idag? Har verksamheten nya krav eller behov? Finns nya externa krav? Vilka rutiner/processer vill ni effektivisera eller förändra? Vad fungerar bra idag? Vad fungerar sämre? 42
Önskat ny-läge Verksamhetens utveckling/framtid Resursbehov framöver System- och IT-strategi inklusive förvaltning Vilken information är viktig? Vilket stöd behöver ni? Hur vill ni jobba? Framtida systemkarta med förvaltningsbehov! 43
Är Primula systemet ni behöver? Få en bild av Primula Kan Primula stötta er verksamhet? Passa på att fråga idag! 44
Besluta om er väg Att göra avrop från ramavtalet Successiv anslutning till SSC Att genomföra en egen upphandling 45
Att avropa ramavtalet 46
Samråd vad är det? I ett ramavtal med en leverantör finns möjlighet till skriftligt samråd (inte förhandling) med leverantören. Leverantören kan konkretisera och precisera tidigare lämnade uppgifter (inte ersätta). Myndigheten kan begära komplettering av lämnat anbud. 47
Stöd finns på esv.se Vägledning Avropsavtalsbilagor - 1 Omfattning och uppgifter - 2 Driftservice - 3 Egen drift - 4 Utbildning - 5 Projektplan - 6 Säkerhetsanvisningar Mall för avropsavtal Ha prislistan till hands! 48
Utforma er förfrågan Avropsavtalets giltighetstid (från till) Antal anställda (kategori A + B) Beskriv ert införandeprojekt Supportkontakt/er Önskad leveransdag Tydlig avropsförfrågan är viktigt för bra leverans! 49
Utforma fortsättning Optioner Integrationer specificera behov Migrering specificera behov Utbildning tre paket Konsulttjänster fyra konsultkategorier Driftservice eller Egen drift Driftövergång Tydlig avropsförfrågan är viktigt för bra leverans! 50
Förfrågan till avtal Skicka avropsförfrågan Evry svarar genom att ange priser Teckna avropsavtal 51
Förfrågan till avtal Skicka avropsförfrågan Evry svarar genom att ange priser Teckna avropsavtal Dags att börja jobba! 52
Att införa Primula Evry ansvarar för införande enligt tidplan att genomföra validering Myndigheten ansvarar för intern information leveransprov och provdrift utbildning förvaltning 53
Leverans och införande 54
Myndighetens ansvar - leveransprov, provdrift och godkännande Leveransprova realistiska händelser Efter leveransgodkännande provdrift Provdrift pågår i 90 dagar Verifiera innan ni godkänner! Tre dagar efter provdrift godkänns leveransen med automatik om inga anmälda fel kvarstår. 55
Ett lyckat införande av system Lägg tid och resurser på att informera och utbilda er personal! 56
Glöm inte att systemförvaltning är viktigt Planera för en bra förvaltning! Skapa en bra överlämning till förvaltning! 57
Tänk på att! Det är viktigt att era personal- och ekonomisystem kan användas tillsammans på ett effektivt sätt, så att ni kan följa upp era personalrelaterade kostnader. Se till att ha med personer med kunskap om interna redovisningskrav och om er ekonomimodell i arbetet. Tidig dialog och bra samarbete med ekonomifunktionen resulterar ofta i en bra modell. 58
Frågor och svar 59
Hans Tynelius från Statens Servicecenter Hur går arbetet med avrop och införande hos SSC? 60
Agenda del 1 9:00-9:15 Inledning 9:15-9:45 Våra ramavtal och upphandlingar 9:45-10:00 Avtalet för personalsystem 10:00-10:15 Fika 10:15-10:55 Personalsystem fortsättning 10:55-11:00 Statens Servicecenter 11:00-11:20 Evry HR Solutions 11:20-11:30 Knowit 11:30-12:00 Summering och frågor slut del 1 61
Presentation November 2014 EVRY & Primula
Stark ställning i Norden Unik lokal närvaro Större leveranskapacitet inom segment med tillväxtpotential: Bank & Finans Offentlig sektor SMB Omsättning 16 mrd SEK cirka 10 000 anställda Starkare konkurrenskraft och lönsamhet genom synergieffekter Finansiell styrka till att vidareutveckla företagets marknadsposition Noterat på Oslobörsen 100 orter i Sverige, Norge, Finland, Danmark Dessutom internationell närvaro genom global sourcing
Vår verksamhetsidé EVRY HR Solutions AB levererar IT-lösningar som genererar hög verksamhetsnytta inom Lön- och HR-området.
Leverans Nyttjanderätt, Underhåll/support/drift Nyttjanderätt, Underhåll/support Statens Service Center
Steg för steg mot ett avrop med EVRY ESV s hemsida: Vägledning Att avropa från statligt ramavtal personalsystem 1. Påbörja arbetet med att sammanställa Avropsavtalet inkl samtliga 6 bilagor. 2. Maila EVRY en sammanställning av avropsbilaga 1 som underlag till ett första möte. 3. Första möte för genomgång och avstämning av Avropsbilaga 1. 4. Kompletterande möten En preliminär tidplan tas fram. 5. Sammanställning av Avropsavtal inkl 6 bilagor. Påskrivet komplett Avropsavtal i 2 ex skickas till EVRY, överenskommen leveransdag fastställs. 6. Inbokning av uppstart samt allokering av resurser för införande sker. 7. Projektstart enligt av båda parter överenskommen tidpunkt. Detaljerad projekt- och aktivitetsplan tas fram inledningsvis i projektet.
Uppstartsmöte Integrationer Utbildningar Utbildningar Utbildningar Utbildningar Utbildningar Grundinstallation Migrering 1 och validering Leveransprov Migrering 2 (produktionsmiljö) Drift Godkännande av provdrift Justeringar Utrullning egenrapporterining Leveranstid: Servicecenter 12 månader efter avtal Myndighet 9 månader efter avtal Leveransprov 30 kalenderdagar Kundmyndighet 6 månader efter avtal 5-10 dagar Provdrift 90 kalenderdag ar
Primula själv- och chefsservice i fokus Rehab Bemanning/tid Rekrytering Lönerevision Lön Utdata/beslutsstöd Kompetens Kurs/utb Resor Pension
Tjänster Verksamhetskonsulting Underhåll Utveckling Införande Utbildning Användarsupport Kundunik utveckling Tekniskt konsultstöd
Knowit HRM AB
Vi är 15 konsulter med lång erfarenhet av offentlig sektor. Sedan 2004 har vi arbetat tillsammans med ett 40-tal myndigheter inom Personal- och löneområdet med att skapa en effektiv och verksamhetsstödjande administration. >40
Specialister inom Personal och Lön Masterdata Statistik/rapporter PA/anställning Tid och projekt Bemanning- och Personal-planering Performance management Learning management Löneadmin. Rekrytering Löner och förmåner Kompetensutveckling Successionsplanering
Som leverantörsoberoende Förstudie och analys Marknadsundersökning Processutveckling Business Case Behovsanalys och kravställning inför upphandling Avrop/Upphandling av system och tjänster Förhandlingsstöd gentemot olika systemleverantörer Utforma avtal och servicenivåöverenskommelser (SLA) Kvalitetssäkring av avtal & processer Uppföljning av leverans mot avtal/ramavtal Leda, driva & coacha förändrings- och genomförandeprocess Målanalys, uppföljning & utvärdering
Vi hjälper er genom hela processen Förbered, analysera och besluta Avropa Leverans och införande Definiera mål och förväntade effekter Beskriva processerna i nuoch nyläge Kostnads-/investeringskalkyl för vägval Beslutsunderlag Värde för myndigheten Underlag för att ta välgrundat beslut om vägval Utmanar invanda arbetssätt Hjälper till vid förberedelse och genomförande av avrop Dialogen med leverantören Förberedelser inför införandet Säkerställer att ramavtalet följs och att avropet är korrekt/komplett Stödjer myndigheten i beställarrollen och/eller projektledarrollen Följer upp mot definierade mål och förväntade effekter Följer upp leveransen Processerna och systemet/tjänsten i verksamheten Processer, system och organisation synkroniserade för bästa stöd till verksamheten och att nå förväntad effekt
Att utveckla Personal till en effektiv och verksamhetsstödjande funktion som bidrar till myndighetens framgång
Carin Strindmark carin.strindmark@knowit.se Tele: 070-3666717
Sammanfattningsvis De nya ramavtalen ger en paketlösning Lyckade avrop förutsätter goda förberedelser Nyttja stödet som erbjuds. Samarbeta med andra 82
Personalsystem Åsa Fröding admsystem@esv.se www.esv.se BI-system Elisabeth Perntz Ekonomisystem Anderz Petersson E-handelstjänst Eva Ringman Oberoende konsulter Birgitta Österman