NYBILDNINGSGUIDE Guide till att starta er Vi Unga-förening
Hur startar vi en Vi Unga-förening? Vill du starta en egen förening eller kanske hjälpa andra att starta sin förening? Här finns all information du behöver för det! För att kunna starta en Vi Unga-förening så måste ni ha ett nybildningsmöte. Det är på ett sådant möte som ni formellt startar föreningen. Checklista inför mötet Kolla med ert distrikt om de kan vara med och hjälpa till. Kontaktuppgifter finns på viunga.se/distrikt Se till att alla vet tid och plats för möte, och varför ni ska ha mötet. Se till att ni har en lokal för mötet (det går bra att vara hemma hos någon, om ni får plats där) Finns allt ni behöver på plats? Har ni fixat fika och någon rolig aktivitet så att mötet blir så skoj som möjligt? Försök att få någon som kan ställa upp som revisor och tillfråga den personen redan innan mötet. Revisorn måste vara minst 18 år gammal. Läs mer på sida 5 om vad en revisor har för uppdrag. Två saker ni bör ta med er till mötet, bägge finns på viunga.se under materialbanken. Mall för nybildningsprotokoll. Finns i både redigerbar wordfil och i PDF för utskrift. Stadgarna (minst sidorna 1-6), de som närvarar på mötet ska anta stadgarna och därför bör stadgarna finnas på plats. Checklista under mötet Se till att nybildningsprotokollet fylls i. Utgå ifrån mötesdeltagarnas behov och önskemål. Försök att avdramatisera det formella, det viktigaste är att ni har roligt! Förklara konstiga ord på ett lätt sätt (använd förklaringar till föredragningslistan som finns på sidorna 4-5) Avsluta gärna mötet med en rolig aktivitet. Den nya föreningsstyrelsen bör bestämma tid och plats för en föreningsstyrelseutbildning och ett första styrelsemöte. Meddela Vi Unga-distriktet och be dem komma ut och hålla i utbildningen. Checklista efter mötet Samla den nyvalda styrelsen. Se till att alla känner sig delaktiga och viktiga från början Skriv upp namn och adress på alla på nybildningsrapporten Bestäm vem som ska ta kontakt med distriktet och berätta om er nya förening (om ingen från distriktet var med på nybildningsmötet) Efter att protokollet är färdigskrivet och påskrivet av nybildningsmötets sekreterare, ordförande och justerare så ska ni kopiera det i två exemplar. Ett exemplar skickar ni till distriktet. Det andra exemplaret använder ni när ni ska öppna konto på banken. Originalet behåller ni i föreningen, se till att ni sparar det på ett bra ställe så att det inte försvinner. 2.
Föredragningslista till nybildningsmötet Här finns ett förslag till föredragningslista, det vill säga ett förslag på saker som ni kan ta upp under mötet. Förslaget täcker in både de saker som ni måste ta upp och de saker som det är bra om ni tar upp. Det går naturligtvis bra att lägga till saker som ni själva vill ta upp också. På sidorna 4-5 ges en förklaring till vad varje punkt betyder. Det är viktigt att protokoll skrivs under nybildningsmötet, en mall för detta finns på viunga.se under materialbanken 1. Mötets öppnande 2. Val av funktionärer för mötet a) Mötesordförande b) Mötessekreterare c) Justerare 3. Fastställande av föredragningslista 4. Beslut om antagande av Förbundet Vi Ungas stadgar och bildandet av en Vi Unga-förening 5. Beslut om föreningens namn 6. Fastställande av antal ledamöter i föreningsstyrelsen 7. Val av styrelse a) Ordförande b) Vice ordförande c) Sekreterare d) Kassör e) Övriga ledamöter 8. Beslut om att öppna något av följande alternativ a) Bankkonto b) Bankgiro c) Plusgiro 9. Beslut om teckningsrätt 10. Beslut om firmatecknare 11. Val av en myndig revisor och en ersättare 12. Fastställande av medlemsavgiften 13. Förslag på verksamhet 14. Övriga frågor 15. Mötet avslutas 3.
Förklaringar till föredragningslistan 1. Mötets öppnande Man öppnar mötet för att markera att nu sätter vi igång. Det kan göras av vem som helst. Den som tagit initiativ till nybildningsmötet kan vara lämplig. 2. Val av funktionärer till mötet Under den här punkten är det funktionärer för mötet som ska väljas, inte för föreningen framöver, vilket är bra att vara tydlig med. Mötesordföranden ska leda mötet och se till så att alla punkter gås igenom och att alla som vill får prata under mötet. Det är bra om sekreteraren har lätt för att skriva, eftersom denne måste färdigställa protokollet så fort som möjligt. Protokoll kan exempelvis skrivas genom att fylla i den mall som finns i nästa avsnitt. Justerarens uppgift är att skriva under protokollet som bevis på att sekreteraren har skrivit rätt. 3. Fastställande av föredragningslistan Här går man igenom föredragningslistan, den lista där alla saker står med som ska tas upp under mötes. Förklara kort om varje punkt, en mer utförlig förklaring är bättre att ta när ni kommer till respektive punkt. Om det är någon som vill ta upp någonting som inte står med på listan så talar den personen om det här. 4. Beslut om att bilda föreningen Här frågar ordförande mötets deltagare om de vill bilda en Vi Unga- förening. Samtidigt antar man Förbundet Vi Ungas stadgar för föreningar. (Aktuella stadgar kan ni få från ert distrikt eller ladda ner från www.viunga.se.) 5. Beslut om föreningens namn Förening kan heta vad som helst. Enda kravet är att organisationsnamnet Vi Unga ska ingå i namnet, t.ex. Gäddorna Vi Unga. Många föreningar har namn efter den ort de finns på. Det viktigaste är att de flesta känner för föreningens namn. Ta god tid på er när ni beslutar om föreningsnamnet. Det går bra att byta namn på föreningen sedan. Det gör man genom beslut på årsmötet, men då får man inte glömma bort att meddela kommunen och Vi Unga-distriktet. 6. Fastställande av antal ledamöter i styrelsen Man bör först föreslå hur många som ska sitta i styrelsen innan man börjar föreslå namn. Styrelsen ska bestå av minst tre personer. Ta först reda på hur många som är intresserade innan ni beslutar om antal ledamöter. Styrelsen bör inte vara alltför stor 7. Val av styrelse Förklara varför det är så viktigt att hjälpas åt i en styrelse. Man kan fördela arbetsuppgifterna som man vill, men bör ändå välja olika uppdrag. Man behöver dock inte välja just de poster som står här. Ordförande och kassör rekommenderas dock att ni utser. Ersättare bör vara på styrelsemötena, men har bara rösträtt om någon ordinarie ledamot är borta. Man behöver inte välja ersättare om man inte vill. Rösträtt är bara viktigt när man inte kommer helt överens utan måste rösta på mötena. Det brukar inte hända så ofta. 8. Beslut om att öppna konton a) Alla föreningar bör ha ett bankkonto. Det är valfritt för föreningen att välja vilken bank man vill öppna ett konto hos. b) Bankgiro är kopplat till bankkontot. Bankgiro har man för att dels kunna få in pengar och dels för att kunna betala räkningar. Fördelen med bankgiro är att man kan betala in både till plusgiro- och bankgirokonton. c) Plusgiro fungerar likadant som bankgiro, men de tar inte emot bankgiro och är inte kopplat till ett bankkonto. 4.
9. Beslut om teckningsrätt De personer som har teckningsrätt har rätten att ta ut pengar från föreningens konto. Det vanligaste är att kassören och någon mer har teckningsrätt. Det gäller att tänka ut vad som är praktiskt; vem har möjlighet att göra bankärenden osv. Ofta är föreningsledaren eller ordföranden den andra personen. När man beslutar om teckningsrätt kan man göra det: - VAR FÖR SIG = det räcker att en med teckningsrätt skriver på när man tar ut pengar och betala räkningar - TILLSAMMANS = två (eller flera) av dem som har teckningsrätt måste skriva på för att kunna ta ut pengar och betala räkningar. Välj den variant som passar er förening bäst. Många bankkontor anser att en person som inte är myndig inte heller skall ha rätt att sköta en förenings ekonomi. Därför kan det vara klokt att kolla upp hur reglerna är på ditt bankkontor innan mötet. 10. Beslut om firmatecknare Firmatecknare är de personer som har rätt att skriva under med föreningens namn. Det kan till exempel gälla ett avtal. Det är vanligt att ordförande är firmatecknare. Det kan vara fler än en person. 11. Val av revisorer Föreningen ska ha minst en revisor som kollar att föreningens styrelse och kassör sköter sitt uppdrag på rätt sätt. Revisorn ska vara myndig (över 18 år) och bör inte vara släkt med någon i styrelsen. Man väljer även ersättare som får rycka in om den ordinarie skulle få förhinder. 12. Fastställande av medlemsavgift Nu skall ni bestämma vilken medlemsavgift föreningen skall ha. Alla Vi Unga- föreningar måste ta ut en medlemsavgift på minst 20 kronor. Kolla med ert distrikt hur stor avgift per medlem de har. Lägg sedan ihop föreningens avgift och distriktets och ni får fram den totala medlemsavgiften. Exempel: Föreningen bestämmer att sin del av avgiften skall vara 40 kronor. Distriktet där föreningen ligger har en avgift på 15 kronor/ medlem. Den totala medlemsavgiften blir då 55 kronor. 13. Förslag på verksamhet Under den här punkten diskuterar ni vad ni vill ha för verksamhet i er förening. Det går bra att bestämma detta vid ett senare tillfälle om ni föredrar det. 14. Övriga frågor Här kan man ta upp vad som helst, t ex information om kurser och läger som distriktet anordnar. 15. Mötet avslutas Mötesordföranden avslutar mötet. 5.
www.viunga.se