Handbok för affärs- och konferenstolkning

Handbok för affärs- och konferenstolkning

Innehåll Varför använda tolk? 4 Välja leverantör 5 Olika typer av tolkning 7 Hur hanterar man tolkning mellan flera språk? 9 Vilken typ av tolkning är rätt för mitt möte? 10 Vad gör tolkförmedlingen? 12 Hur kan man säkra ett bra resultat? 14 Varför välja Semantix? 17 Inledning Det finns flera saker du bör tänka på när du ska anordna en konferens med deltagare som talar olika språk. I den här handboken har vi samlat information, tips och råd som vi hoppas kan vara till hjälp i ditt arbete. Semantix Handbok för användare av affärs- och konferenstolkning är skyddad enligt lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. 2 2 3

Varför använda tolk? Alla talar väl engelska? I professionella sammanhang till exempel vid en konferens där deltagarna talar en rad olika språk men är hänvisade till engelska som gemensamt konferensspråk kan det vara svårt att ta in information, lägga fram synpunkter på ett nyanserat sätt och påverka beslut, om man inte får använda sitt modersmål. Ofta har deltagarna varierande kunskaper i engelska. Då kan en professionellt utförd tolkning vara den avgörande faktorn för att alla verkligen ska förstå och minnas det som sägs. Tolkning kan i sådana sammanhang bli en god ekonomisk investering för att uppnå syftet med en konferens eller ett möte till exempel att presentera, påverka, utbilda, förhandla, nå överenskommelser eller fatta beslut. Välja leverantör Kvaliteten är avgörande Som beställare av affärs- och konferenstolkning upplever man kanske att priserna varierar en del. Man kan frestas att välja det lägsta priset, utan att utvärdera om kvaliteten är tillräcklig för att uppnå syftet. Men är det då så viktigt med kvalitet? Räcker det inte att det mesta kommer med? Kanske inte, om man tänker på vad en bristfällig eller felaktig tolkning kan betyda: viktig information som inte når fram, frågor som inte ställs, uteblivna diskussioner eller rentav felaktiga beslut när deltagarna inte kunnat förstå eller göra sig förstådda. Tolkning handlar inte om att översätta ord för ord, inte heller om att visa upp några stilistiska finesser, utan att i realtid förmedla ett budskap. Tolken måste kunna uppfatta talarens avsikter, inte bara de ord som faktiskt sägs. En bra tolkning är därför en tolkning där ingen information faller bort och där talarens budskap verkligen når fram till åhörarna: språkligt korrekt, precist, fullständigt och lyssnarvänligt. 4 5

Vad är det som kostar? Varje tolkuppdrag är unikt och kräver noggranna förberedelser både från tolkens och tolkförmedlingens sida för att uppnå önskat resultat. Några timmars tolkning kan kräva en dags arbete eller mer för tolkarna för att göra egen efterforskning, gå igenom dokumentationen de fått samt skapa ordlistor på flera språk. Den ansvariga projektledaren lägger ner omfattande arbete bland annat på att analysera uppdraget, lämna kostnadsförslag, sätta samman och rekrytera tolkteam, boka resor, ordna med teknik och att vara på plats inför mötesstarten när det gäller större uppdrag. Varje tolk måste för egen del ägna mycket tid utöver de faktiska uppdragen åt att upprätthålla sina språkkunskaper, följa med i den dagsaktuella utvecklingen inom politik, näringsliv, ekonomi och kultur inom sina språkområden, och hela tiden vidareutveckla sin egen språkbehandling. Utöver projektledningen av varje enskilt uppdrag, måste tolkförmedlingen fortlöpande arbeta med att säkra tillgången på tolkar och att kvalitetssäkra dessa, skaffa sig kunskap om olika konferensanläggningar, utveckla sina arbetsprocesser, finnas tillgänglig för rådfrågning och offerter och hålla sig à jour med utvecklingen inom branschen. Olika typer av tolkning Definitioner Följande beskrivningar följer SCIC:s (Europeiska kommissionens generaldirektorat för tolkning) definitioner av de vanligaste tolkningstyperna inom affärsoch konferenstolkning. Simultantolkning Tolkning samtidigt som en mötesdeltagare talar Tolken arbetar i en ljudisolerad kabin tillsammans med minst en annan tolk. I mötesrummet talar talaren i mikrofon, tolken lyssnar till talet i hörlurar och återger det fortlöpande under tiden i sin mikrofon på sitt språk. Mötesdeltagarna lyssnar i hörlurar och väljer kanal för att kunna lyssna på det språk de föredrar. Viskningstolkning Viskad simultantolkning Tolken tolkar simultant med hjälp av mikrofon till ett mindre antal deltagare som försetts med batteridrivna hörlurar. Denna form av tolkning förekommer vanligen när tolkkabiner inte kan användas, till exempel vid studiebesök, utbildningar eller när en utländsk gästtalare ska kunna följa med i en annars helsvensk konferens. Viskningstolkning lämpar sig bäst vid tolkning i bara en språkriktning och sparar mycket tid, eftersom allt inte måste sägas två gånger som vid konsekutivtolkning. 6 7

Konsekutivtolkning Talare och tolk alternerar. Tolken sitter tillsammans med mötesdeltagarna, alternativt står bredvid talaren, lyssnar till talaren och återger därefter talet på ett annat språk, oftast med hjälp av stödanteckningar. Konsekutivtolkning används vanligen vid affärsförhandlingar, bordssamtal, skiljedomsförfaranden och studiebesök. En utbildad och erfaren konferenstolk kan med god exakthet återge ett tal på 5 10 minuter. Denna metod kan endast användas för tolkning i högst två språkriktningar. Konsekutivtolkning Möten där ett litet antal deltagare ska diskutera fram och tillbaka och där det inte finns utrymme för simultantolkning i kabin. Exempel: Sammanträden Delegationsbesök Intervjuer Luncher/middagar Presskonferenser Affärsmöten Förhandlingar Utbildningar Vittnesdepositioner Certifieringar/inspektioner Hur hanterar man tolkning mellan flera språk? Vid konferenstolkning sätts ett team av tolkar samman på så vis att: tolkningen till alla språk håller samma kvalitet relätolkning* undviks i möjligaste mån tolkarna kan anlitas på så nära håll som möjligt Vid flerspråkiga möten finns det olika strategier för upplägget av tolkning. Om det på ett möte ska tolkas till exempel mellan svenska och engelska räcker det med en tolkkabin med två tolkar som arbetar i båda språkriktningarna. När det ska talas ett gemensamt konferensspråk, till exempel engelska, och erbjudas tolkning till flera andra språk, sker tolkningen i en enda språkriktning. Då behövs en tolkkabin per språk det ska tolkas till. Vid konferenser med många språkriktningar, kanske ett årsmöte där alla delegater deltar i diskussioner och beslutsfattandet, finns det olika alternativ att välja mellan. Tolkförmedlingen kan utifrån sin kunskap och erfarenhet erbjuda den fördelaktigaste lösningen. * t.ex. ett anförande på svenska tolkas till engelska och från engelska vidare till franska, spanska, osv. 8 9

Vilken typ av tolkning är rätt för mitt möte? Det finns som vi nämnt flera olika typer av tolkning och det är inte alltid lätt för den som behöver använda tolk att veta vilken som passar bäst. Här ger vi en översikt av de metoder som är att rekommendera i olika sammanhang. Simultantolkning Möten med många deltagare och/eller tolkning till flera språk. Exempel: Kongresser Konferenser Kick-offer Bolagsstämmor Koncernrådsmöten Lanseringar Viskningstolkning Möten där det endast behövs tolkning till ett språk och under kortare pass. Exempel: En utländsk gästtalare vill lyssna till andra, svenskspråkiga delar av ett seminarium. Vid studiebesök med rundvandring. Till workshoppar där deltagarna tillfälligt delas upp i flera mindre rum. Konsekutivtolkning Möten där ett litet antal deltagare ska diskutera fram och tillbaka och där det inte finns utrymme för simultantolkning i kabin. Exempel: Sammanträden Delegationsbesök Intervjuer Luncher/middagar Presskonferenser Affärsmöten Förhandlingar Utbildningar Vittnesdepositioner Certifieringar/inspektioner 10 11

Vad gör tolkförmedlingen? Säkrar tillgången på tolkar En professionell tolkförmedling arbetar hela tiden med att utvidga och förbättra sitt nätverk av tolkar och leverantörer av teknisk utrustning, i Sverige och internationellt. I vissa fall finns de rätta tolkarna inte lokalt, utan behöver resa till platsen för uppdraget. Professionella kvalitetssäkrade leverantörer Affärs- och konferenstolkning ställer höga krav på tolkarnas förmåga till språkhantering och realia- och kulturkunskaper. Grundläggande är att de har rätt yrkesutbildning, gedigen erfarenhet från relevanta uppdrag samt färdighet i olika tolkningstyper. De måste också fortlöpande arbeta med att upprätthålla sina kunskaper i de egna språken och inom en lång rad skilda ämnesområden. Professionella konferenstolkar är som regel EU-certifierade och/eller godkända medlemmar i det internationella konferenstolkförbundet, AIIC (International Association of Conference Interpreters) AIIC har tagit fram en internationellt erkänd klassificering av tolkarnas olika nivåer på språkkunskap: A-, B- och C-språk. A motsvarar modersmål, B ett språk som tolken fullständigt behärskar och C ett språk som tolken har full förståelse av. Tolken arbetar från B och C till A och från A till B, men aldrig till C. För affärstolkning gäller i första hand att tolken är auktoriserad av Kammarkollegiet. Vilken tolkningsmetod som efterfrågas är avgörande vid val av affärstolk. Ett grundläggande krav på tolkarna är att de uppträder professionellt och iakttar yrkesmässig tystnadsplikt och etik. Projektledning Projektledare som är specialiserade på affärs- och konferenstolkning kan genom sin kunskap och erfarenhet avgöra vad som krävs för olika typer av möten, olika lokalers möjligheter och begränsningar, hur uppdragsgivarnas önskemål och behov kan tillgodoses samt vilka tolkar och teknikleverantörer som bör anlitas. En erfaren projektledare vet också vilka förberedelser som mötesarrangörer och talare bör tänka på för att uppnå bästa möjliga resultat. Tolkutrustning Vid simultantolkning är tolkarnas arbete beroende av en väl fungerande teknisk utrustning som sköts av en professionell tolktekniker. Det finns därför en fördel med att låta tolkförmedlingen hålla även i denna leverans. Då har du som beställare en enda projektledare och en leverantör med totalansvar för hela paketet rörande tolkning. 12 13

Hur kan man säkra ett bra resultat? Vad ska man tänka på? Inför och under ett möte är det mycket att tänka på. Här följer en checklista som kan vara till nytta då du anordnar ett möte med tolkning. Checklista för möten med tolkning Före mötet Besluta vilka språk det behövs tolkning till och från. Bestäm vid vilka programpunkter tolkning behövs. Lista vilka som behöver mikrofoner (allt som ska tolkas måste sägas i mikrofon). Undersök bästa möjliga placering av tolkkabin(er). Informera alla berörda att tolkning erbjuds till/från angivna språk. Utse en ansvarig kontaktperson för dokumentation till tolkarna. Utse någon att vara kontaktperson på plats för tolkteamets chefstolk. Undersök eventuellt önskemål om inspelning och/ eller utsändning av tolkningen. Ta reda på om tolkning av filminslag önskas. Preliminärboka tolkning i så god tid som möjligt. Vid själva mötet Den utsedda kontaktpersonen gör en avstämning med tolkteamets chefstolk och med tolkteknikern. Den utsedda kontaktpersonen samlar in och lämnar över de presentationer och underlag som inte skickats till tolkarna i förväg. Ordna en avstämning mellan moderator och chefstolk om vad som är bra att tänka på när man leder ett möte med tolkning. Ordna bord och utse medarbetare för utdelning (och återlämning) av hörlurar. Utse medarbetare som kan bära runt mikrofoner för frågor och inlägg från publiken. Informera vid mötesstarten om att tolkning förekommer från och till angivna språk och hänvisa till utdelningen av hörlurar. Kontrollera att mottagare och hörlurar finns utlagda till moderator, talare och deltagare i paneldiskussioner. Gör gärna en tidig avstämning med deltagare som lyssnar till tolkningen för att säkerställa att den fungerar tillfredsställande. 14 15

Tips till talare Under ett möte som tolkas är det många deltagare som inte kommer att höra talaren, bara tolken. Det ligger således i talarens intresse att skapa de bästa möjliga förutsättningarna för tolkarna att återge anförandet på ett så fullständigt och korrekt sätt som möjligt. Här kommer några goda råd om detta. Tips till talare vid tolkade möten Skicka din presentation i förväg till den mötesansvariga, för vidarebefordran till berörda tolkar för deras förberedelser. Dela gärna med dig av länkar eller annat material som hjälper dem att skaffa sig så god förståelse som möjligt om ditt ämne. Ta gärna kontakt med tolkteamet på plats innan du ska hålla din presentation för att svara på eventuella frågor om specifika termer eller annat. Var särskilt tydlig när du nämner siffror, namn, förkortningar eller referenser. Tänk på att ordlekar och vitsar kan vara svåra att tolka till ett annat språk. Om tolkarna får läsa dem i förväg kan de översätta innehållet. Om du ska läsa upp någon text (poesi, citat, utdrag ur en rapport, osv.) är det särskilt viktigt att tolkarna får denna i förväg. Varför välja Semantix? Semantix är Nordens ledande språkföretag. Med vårt breda men ändå specialiserade utbud har vi de bästa förutsättningarna för att möta dina förväntningar och hjälpa dig att nå fram med din kommunikation. Vår unika kompetens Vi har branschens mest erfarna projektledare med tillsammans mer än 40 års erfarenhet av affärs- och konferenstolkning, både i Sverige och i utlandet. För oss är det viktigt att lämna snabba svar, vara tillgängliga och måna om det bästa för var och en av våra kunder. Utifrån våra uppdragsgivares önskemål och behov skräddarsyr vi kostnadseffektiva lösningar av hög kvalitet. Garanterad kvalitet Vi har ett ledningssystem för kvalitet som är certifierat enligt den internationella standarden ISO 9001:2008. En stor del av våra uppdrag gäller beställningar från återkommande kunder, vilket är vårt bästa betyg på genomförda projekt. Våra värderingar Våra värderingar utgör grunden för hur vi agerar mot varandra, våra kunder och våra samarbetspartner: engagerad, kundorienterad och professionell. 16 17

Semantix är Nordens ledande språkföretag. Vi hjälper människor att förstå varandra genom översättning, språkutbildning och tolkning. Boka affärs- och konferenstolkning konferens@semantix.se 08-506 119 10 www.semantix.se