Stadsfullmäktige 110 16.09.2015 Biblioteksnätet Arbetsgruppen för organisation och servicenätverk 20.1.2015 23 Till Lojo stadsbibliotek hör huvudbiblioteket och sju närbibliotek: Karislojo, Tallbacka, Ojamo, Pusula, Sammatti, Saukkola och Virkby. Biblioteksnätet omfattar dessutom två bokbussar: Saima, som togs i bruk i början av 2014 i södra Lojo och Nuppu, som följde med kommunsammanslagningen 2013 och betjänar norra Lojo. Biblioteken i Saukkola, Pusula och Karislojo anslöts till stadsbiblioteket i och med kommunsammanslagningarna 2013. Stadsbiblioteket förfogar över totalt 38,6 årsverken, av vilka huvudbibliotekets andel är 22,3 årsverken. Ett flertal uppgifter sköts centraliserat på huvudbiblioteket, såsom materialanskaffningar och tillsyn över materialets ankomst, katalogisering, fakturahantering och kontering, indrivning och fakturering, statistikföring, administratörsuppgiften för bibliotekssystemet, underhåll av webbplatsen, information på sociala medier samt annan gemensam information. På inköpsavdelningen arbetar tre personer, som också i viss mån deltar i kundservicen. Antalen lån och besökare har ökat i och med att biblioteksnätet har utvidgats. År 2013 ökade utlåningen med 10,9 procent till 815 472 lån. Antalet besök på biblioteken ökade med 11,7 procent från året innan till 376 598. Antalet webbesök ökade med 37 procent till 284 612. Biblioteket ger också hemservice. År 2013 var antalet kunder 21 och antalet lån 2 744. Av stadens invånare var 34 procent eller 16 509 personer bibliotekskunder år 2013. Antalet inköpta medier var 18 300 st. och hela samlingen uppgick till 336 271 st. Biblioteket har engagerat sig i projektet Kulturvägen. Samarbetsplanen mellan biblioteket, småbarnsfostran och skolorna har fogats in i Kulturvägen. Ambitionen är att kunna ge undervisning i biblioteksanvändning och informationshantering vid alla biblioteksenheter. År 2013 gav biblioteken 153 timmar undervisning i biblioteksanvändning med sammanlagt 2 632 deltagare. Sagotimmar och annat program för barn arrangerades för 300 grupper med totalt 5 631 deltagare. Bokprat ordnades 44 gånger, och antalet deltagare var sammanlagt 874. Barngrupper från daghem och skolor gör också biblioteksbesök på egen hand, år 2013 totalt 1 191 gånger. På stadsbibliotekets olika enheter ordnas nuförtiden en hel del evenemang, författarbesök och utställningar. År 2013 arrangerades 368 evenemang med sammanlagt 7 492 deltagare. Antalet utställningar var 81. Under de senaste tiderna har man ordnat IT-undervisning i smågrupper för seniorer. På Virkby bibliotek samlas en läsecirkel månatligen. Lojo stadsbibliotek är ett av de tre Lukkibiblioteken; de övriga är Vichtis kommunbibliotek och Högfors stadsbibliotek. Invånarna i de tre kommunerna får fritt låna böcker på vilket bibliotek som helst och lämna
tillbaka lånen till vilket som helst av de tre kommunernas bibliotek. Biblioteken har ett gemensamt bibliotekssystem, Axiells Origo, samt ett gemensamt webbibliotek, Web-Origo. Biblioteken har också gemensamma register över samlingar, kunder och utlåning samt ett gemensamt bibliotekskort. Den regionala transportbilen cirkulerar två gånger i veckan mellan biblioteken. Materialanskaffningarna har upphandlats gemensamt. Lukkibiblioteken har fått betydande belopp i bidrag för sina gemensamma projekt från Närings-, trafik- och miljöcentralen i Nyland/regionförvaltningsverket i Södra Finland. År 2013 stod huvudbiblioteket för 58 procent av stadsbibliotekets utlåning. Virkby biblioteks andel var 10 procent. Biblioteken i Tallbacka och Ojamo stod för 7 procent av den totala utlåningen, medan biblioteken i Saukkola, Sammatti och Karislojo stod för ca 3 procent. Bokbussarnas andel var 5 procent (södra Lojo) respektive 1 procent (norra Lojo) av den totala utlåningen. Huvudbiblioteket besöktes år 2013 av i medeltal 73 kunder under en öppethållningstimme. Näst största antal besök hade södra bokbussen, 34 besök. Ojamo bibliotek hade i medeltal 25 besök och Tallbacka bibliotek 23 besök per öppethållningstimme. På Virkby bibliotek var antalet besök 19 och i norra bokbussen 18. I Karislojo besöktes biblioteket av 16 kunder per timme. Saukkola och Pusula bibliotek hade i medeltal 9 och Sammatti bibliotek 8 kunder per timme. Bibliotekens prestationer har också räknats ut så att antalet besökare och antalet lån per timme har adderats ihop. På det här sättet blir givetvis huvudbibliotekets prestation störst, 253. Prestationen stannade under 70 på Tallbacka, Ojamo och Virkby bibliotek samt södra bokbussen. På Sammatti, Saukkola och Pusula bibliotek var prestationen cirka 28 och på norra bokbussen och Karislojo bibliotek cirka 35. Karislojo bibliotek hade ett lägre antal lån än de övriga små biblioteken, men prestationen höjs av det stora antalet besök. Nyckeltalen för biblioteken i Lojo har också jämförts med siffrorna i Hyvinge, Träskända, Kervo, Kyrkslätt, Nurmijärvi, Borgå, Raseborg, Tusby och Vichtis. I jämförelsen ingår också motsvarande siffror för Södra Finlands län och statistiken för hela landet. Statistikuppgifterna härstammar från statistikdatabasen för Finlands allmänna bibliotek. Enligt statistiken har Lojo det tätaste biblioteksnätet bland jämförelsekommunerna. Raseborg har 5 närbibliotek, Borgå och Tusby 3, Hyvinge, Kyrkslätt och Nurmijärvi 2, Vichtis 1 och Kervo inte en enda. Endast Lojo har två bokbussar. Kyrkslätt, Nurmijärvi, Borgå, Raseborg, Tusby och Vichtis har alla en bokbuss. Verksamhetskostnaderna/invånare för Lojo bibliotek uppgick till 53,23 euro år 2013, medan motsvarande siffra för hela landet var 59 euro. Av jämförelsekommunerna hade Kervo, Nurmijärvi, Borgå och Vichtis bibliotek högre verksamhetskostnader än Lojo bibliotek. Bibliotekets personalkostnader var 32,77 euro/invånare, ett högre belopp än i jämförelsekommunerna. Av jämförelsekommunerna hade bara Borgå högre kostnader. Priset per lån var i Lojo 3,10 euro, lägre än genomsnittet för hela landet (3,43 euro) och bland jämförelsekommunerna lägre än i
Borgå, Raseborg och Tusby. Utlåningen per invånare var i Lojo 17,16 lån år 2013, mer än i Borgå, Raseborg och Tusby. Nyckeltalet för ekonomi (personalkostnader + materialkostnader/besök + lån) var 1,60 i Lojo, sämre än hela landets medeltal 1,47. Jämförelsekommunerna hade bättre nyckeltal för ekonomi med undantag av Borgå och Raseborg. Nyckeltalet påverkas i Lojo av personalkostnaderna, som är högre än i de andra kommunerna. Brukstalen för biblioteket är relativt bra i Lojo. De närmaste biblioteken i grannkommunerna är belägna som följer: Salo har 9 närbibliotek och Ingå 1. Högfors och Sjundeå saknar närbibliotek. Salo har 2 bokbussar. Ingå, Högfors och Sjundeå saknar bokbussar. De närmaste biblioteken i grannkommunerna är belägna som följer: Vichtis har ett huvudbibliotek och 1 närbibliotek, Högfors ett huvudbibliotek, Raseborg ett huvudbibliotek och 5 närbibliotek, Salo ett huvudbibliotek och 9 närbibliotek, Ingå ett huvudbibliotek och 1 närbibliotek och Sjundeå ett huvudbibliotek. Fastighetsservicens synvinkel I fråga om bibliotekslokalen i Ojamo har det förts diskussioner om behovet att få lokalen i skolbruk. Genom åtgärden kunde man eventuellt undgå att skaffa nya volymelement till Ojamo skolområde. Saukkola bibliotek ligger i en aktielokal, som ur förmögenhetsförvaltningens synvinkel kunde vara lätt att sälja, om biblioteksverksamheten flyttar t.ex. till Oinola skola. Separata handlingar: karta över biblioteken i Lojo Lojo stadsbiblioteks utredning över biblioteksnätet Förslag Arbetsgruppen för organisation och servicenätverk 1) antecknar Lojo stadsbiblioteks utredning över biblioteksnätet för kännedom 2) ger följande anvisningar för den fortsatta beredningen i kultur- och fritidsnämnden: Antalet bibliotek torde kunna hållas oförändrat, men bibliotekens ekonomiska nyckeltal måste förbättras och produktiviteten höjas genom utveckling av olika typer av bibliotek med olika servicenivåer. Nämnden bör komma med förslag i anknytning till detta. Dessutom måste man fortsätta med ett aktivt utvecklingsarbete för att biblioteken ska bli mångsidigare vardagsrum för invånarna och kommunala flerserviceställen och för att bokbussarna ska kunna utnyttjas mer allsidigt som mobila kommunala serviceställen. Nämnden bör komma med förslag också i anknytning till detta. Beslut Punkterna 1) och 2) godkändes och en punkt 3) lades till: Arbetsgruppen för organisation och servicenätverk förordar en fortsatt beredning enligt följande utvecklingsförslag:
Biblioteksnät med tre servicenivåer Bibliotek med mer omfattande service huvudbiblioteket och Virkby mångsidiga informationstjänster Serviceställen i glesbygdsområden Pusula, Saukkola, Sammatti, Karislojo Samarbete över sektorsgränserna Flyttning av Saukkola bibliotek till Nummi-Pusula-Oinola-campus Tillämpning av verksamhetsmodellen för öppet bibliotek Kombibibliotek Tallbacka, Ojamo, nya fleraktörshus Inriktade tjänster Tätt samarbete med skolor och daghem, uppfostran av barn till läsare Tillämpning av verksamhetsmodellen för öppet bibliotek Modell med en bokbuss Staden avstår från norra bokbussen Saima börjar köra i två skift Mobila tjänster ----------------------------------- Kultur- och fritidsnämnden 24.2.2015 19 Inom bildningssektorn bereddes under hösten 2014 utredningar över servicenät. Utredningen över biblioteksnätet blev färdig i slutet av december och behandlades av arbetsgruppen för organisation och servicenätverk den 20 januari 2015. Arbetsgruppen gav följande anvisningar för den fortsatta beredningen i kultur- och fritidsnämnden: Antalet bibliotek torde kunna hållas oförändrat, men bibliotekens ekonomiska nyckeltal måste förbättras och produktiviteten höjas genom utveckling av olika typer av bibliotek med olika servicenivåer. Nämnden bör komma med förslag i anknytning till detta. Dessutom måste man fortsätta med ett aktivt utvecklingsarbete för att biblioteken ska bli mångsidigare vardagsrum för invånarna och kommunala flerserviceställen och för att bokbussarna ska kunna utnyttjas mer allsidigt som mobila kommunala serviceställen. Nämnden bör komma med förslag också i anknytning till detta. Arbetsgruppen för organisation och servicenätverk förordar en fortsatt beredning enligt följande utvecklingsförslag: Biblioteksnät med tre servicenivåer Bibliotek med mer omfattande service huvudbiblioteket och Virkby mångsidiga informationstjänster Serviceställen i glesbygdsområden Pusula, Saukkola, Sammatti, Karislojo
Samarbete över sektorsgränserna Flyttning av Saukkola till Nummi-Pusula-Oinola-campus Tillämpning av verksamhetsmodellen för öppet bibliotek Kombibibliotek Tallbacka, Ojamo, nya fleraktörshus Inriktade tjänster Tätt samarbete med skolor och daghem, uppfostran av barn till läsare Tillämpning av verksamhetsmodellen för öppet bibliotek Modell med en bokbuss Staden avstår från norra bokbussen Saima börjar köra i två skift Mobila tjänster Projektrapporten över utvecklingsarbetet för Lojos bokbussar blev klar den 25 mars 2014 Huvudbiblioteket betjänar alla Lojobor, och dess verksamhet måste tryggas. Av stadsbibliotekets utlåning 2014 stod huvudbiblioteket för 57,4 procent. Huvudbiblioteket sköter centraliserat de administrativa uppgifterna, anskaffningen av biblioteksmaterial samt katalogiseringen och färdigställandet av medierna för utlåning. På huvudbiblioteket ordnas kulturevenemang och utställningar. Lokalerna används flitigt även av utomstående aktörer. Undervisningen av skolelever och studerande i informationssökning har ökat hela tiden. Datateknisk undervisning för vuxna har på sistone kunnat erbjudas i samarbete med stadens dataadministration. Även verksamhet som främjar läsintresset arrangeras berömligt. Huvudbibliotekets personalresurser har inte ökat trots att verksamheten har utvidgats. Virkby bibliotek är det största av Lojos närbibliotek I närheten av biblioteket finns ca 1500 skolelever och daghemsbarn med vilka biblioteket samarbetar aktivt. Biblioteket har hand om områdets svenskspråkiga bibliotekstjänster. Biblioteket ansvarar också för förvaltningen av bokbusstjänsterna. Södra bokbussen har sitt garage och båda bokbussarna sitt bokmagasin i anslutning till Virkby bibliotek. Ett projekt rubricerat Kommunens vardagsrum från bibliotek till serviceställe pågår som bäst. I projektet medverkar personer från centralförvaltningen och områdesdirektionen, kulturförvaltningen och biblioteket. Våren 2015 går åt till planering, och efter det kommer man med förslag till lösningar. Planeringsarbetsgruppen har till uppgift att utreda hur en del av tjänsterna vid kundservicekontoren kunde tas över av närbiblioteken. Sådana tjänster är bl.a. försäljning av matkuponger och gymbiljetter samt skapandet av videomötesförbindelser mellan närbiblioteken och stadens olika sakkunniga. Dessutom har man som mål att göra närbiblioteken till mötesplatser för invånare och organisationer samt ansluta en ny bokbuss till verksamheten. Till att börja med planeras nytt slags verksamhet på Karislojo och Saukkola bibliotek. Tallbacka bibliotek inledde sin verksamhet i september 2012 som kombibibliotek i anslutning till Tallbacka skolcenter. Det fungerar som både
allmänt bibliotek och skolbibliotek. Samarbetet med skolor är livligt, och biblioteket har även utvidgats till skolorna och daghemmen i närområdena. Efter att personalresurserna minskades 2013 har man velat trygga samarbetet med skolorna genom interna arbetsarrangemang i biblioteken. Därför har Ojamo bibliotek varit tvunget att ändra och Virkby bibliotek att förkorta öppettiderna. På Tallbacka bibliotek blev det nödvändigt att minska kvällsöppettiderna från tre till två kvällar fr.o.m. oktober 2014 för att arbetsarrangemangen skulle bli smidiga. Ojamo bibliotek är beläget i anslutning till Lojos största lågstadieskola, och samarbetet med skolan är mycket intensivt. Skolklasser besöker biblioteket på egen hand oftare där än på de övriga Lojobiblioteken, i fjol 327 gånger. Samarbetet utvecklas också i enlighet med modellen Kulturvägen genom att antalet handledda biblioteksbesök ökas. Ojamo bibliotek kan idag betraktas som ett kombibibliotek, som finns till för skolor samtidigt som det tjänar som ett allmänt bibliotek. Stadsbiblioteket har fått ett anslag för 2015 för att implementera verksamhetsmodellen för öppet bibliotek. Pilotprojektet inleds på Tallbacka bibliotek, som redan har behövliga automater för utlåning och retur samt larmportar. Det öppna biblioteket gör det möjligt att hålla öppet på kvällar och eventuellt veckoslut också när det inte finns personal på plats. Personal behövs för kundservice, informationssökning, hantering av returnerat material, organisering av material samt samarbete med skolor. Om implementeringen utfaller väl, kan verksamheten först utvidgas till Ojamo bibliotek och senare till Karislojo, Saukkola och Pusula bibliotek. Biblioteken utvecklas i riktning mot kombibibliotek. Att grunda bibliotek i de nya fleraktörshusen, Ojaniittuhuset och Routionmäki samt eventuellt Nummiområdets skolcentrum är att tillrådligt med tanke på synergieffekterna. De nya biblioteken kunde tillämpa modellen för öppet bibliotek genast från början. Man bör dock beakta de nya bibliotekens material- och personalkostnader utöver de nuvarande utgifterna. När resurserna inte utökas, betyder det sänkt servicenivå och ändringar i verksamheten på de övriga biblioteken samt bl.a. självbetjäning, automation och utrymmesarrangemang. Även fördelning av kostnaderna mellan skolorna och biblioteket måste övervägas. Biblioteket måste börja omplanera och omorganisera ledarskapssystemet och tjänsteproduktionen med tanke på bibliotekens utvidgade uppgifter, projektet med fleraktörhus och verksamhetsmodellen för öppet bibliotek. Det är nödvändigt med en pedagogisk informatiker, som är gemensam aktör mellan olika bibliotek och har till uppgift att stärka skolsamarbetet. Med bidrag från NTM-centralen och Regionförvaltningsverket i Södra Finland 2012 13 och 2014 15 har staden kunnat anställa en pedagogisk informatiker. Erfarenheten och responsen har varit synnerligen goda. I utredningen över biblioteksnätet föreslås att norra bokbussen dras in före slutet av 2016 och bokbusservicen för norra Lojo tas över av södra bokbussen. Det föreslås också att deltidsbefattningen som bokbussförare i norra Lojo ändras till heltidsbefattning från början av 2017. Bokbussens rutter bör planeras om med en två veckors period så att bilen cirkulerar
mellan skolor och daghem på förmiddagar och på alla håll i Lojo på kvällar. Genom att den ena bussen dras in sparar staden pengar på service-, material- och IT-kostnader och kan effektivera användningen av den nya bokbussen. Kultur- och fritidsnämnden kan godkänna den modell för biblioteksnät som arbetsgruppen för organisation och servicenätverk föreslår. Utredningen av servicenätverket för biblioteket, utvecklingsplanen för bokbussverksamheten och projektet Kommunens vardagsrum från bibliotek till serviceställe siktar på att utveckla biblioteksverksamheten enligt arbetsgruppens för servicenätverk förslag. Besökarantalen på närbiblioteken minskade år 2014 på alla andra än Saukkola bibliotek. Bokbussarna fick däremot fler besökare. En ny slags verksamhet skulle locka sådana nya besökare som också vill använda andra bibliotekstjänster. Separata handlingar: Utredning över biblioteksnätverket Projektrapport gällande utveckling av Lojos bokbussar Sammatti områdeskommittés ställningstagande till servicenätverket Förslag Bildningsdirektören Nämnden beslutar att 1) fortsätta utveckla biblioteksnätverket i enlighet med de synpunkter som arbetsgruppen för organisation och servicenätverk framfört 2) godkänna ett biblioteksnät med tre servicenivåer i enlighet med förslaget 3) föreslå anslag i budgeten för att kunna införa öppet bibliotek 2016 på Ojamo bibliotek och 2017 på Karislojo bibliotek 4) godkänna planen om en servicemodell med bara en bokbuss så att södra bokbussen kör i två skift fr.o.m. 2017 och norra bokbussen dras in i slutet av 2016. Nämnden föreslår att bokbussförarens befattning i norra Lojo (60 %) ändras till en heltidsbefattning fr.o.m. 2017 och att anslag för detta tas in i budgeten 2017. 5) föreslå att en befattning som pedagogisk informatiker inrättas i biblioteksväsendet från början av 2016 och att anslag för detta tas med i budgeten 2016 i syfte att stödja uppfostran av barn till läsare särskilt på närbibliotek, där servicenivån förändras i och med nya uppgifter. Ändringsförslag Omröstning Ordföranden Sami Tenkanen föreslog med stöd av ledamöterna Sari Zweygberg och Katri Piiparinen att ärendet skulle bordläggas. På ordförandens förslag förrättade nämnden omröstningen genom namnupprop så att de som stödde föredragandens beslutsförslag röstade JA och de som stödde ordförande Tenkanens beslutsförslag röstade NEJ. Ledamot Grönlund understödde föredragandens beslutsförslag. Ordförande Tenkanens förslag understöddes av ledamöterna Aittakumpu, Hillner, Kerisalo, Koskinen, Liimatainen, Mikkonen, Piiparinen, Puurunen,
Saarinen, Turunen och Zweygberg. Vid namnuppropet gavs 1 JA-röst och 12 NEJ-röster. Ordförandens förslag godkändes och ärendet bordlades. Beslut Kultur- och fritidsnämnden bordlade ärendet. ----------------------------------- Kultur- och fritidsnämnden 25.3.2015 26 Ett projekt rubricerat Kommunens vardagsrum från bibliotek till serviceställe pågår som bäst. I projektet medverkar personer från centralförvaltningen och områdesdirektionen, kulturförvaltningen och biblioteket. Våren 2015 går åt till planering, och efter det kommer man med förslag till lösningar. Planeringsarbetsgruppen har till uppgift att utreda hur en del av tjänsterna vid kundservicecentren kunde tas över av närbiblioteken. Sådana tjänster är bl.a. försäljning av matkuponger och gymbiljetter samt skapandet av videomötesförbindelser mellan närbiblioteken och stadens olika sakkunniga. Dessutom har man som mål att göra närbiblioteken till mötesplatser för invånare och organisationer samt ansluta en ny bokbuss till verksamheten. Till att börja med planeras nytt slags verksamhet på Karislojo och Saukkola bibliotek. Från början av juni 2015 flyttar verksamheten vid Karislojo och Nummi servicekontor till Karislojo respektive Saukkola bibliotek. Förutom försäljning av matkuponger och gymkort har man skaffat projektorer till biblioteken för utlåning till föreningar. Inrättandet av videomötesrum på biblioteken kräver planering och ändringsarbeten, som centralförvaltningen ansvarar för. Med centralförvaltningen förs under våren 2015 förhandlingar om hur personalresurserna ska fördelas när en del av kundservicekontorens uppgifter tas över av biblioteken. (Turunen, Tapiola) Förslag Bildningsdirektören Kultur- och fritidsnämnden föreslår för arbetsgruppen för organisation och servicenätverk att Beslut Godkändes. ----------------------------------- 1) staden fortsätter att upprätthålla och utveckla biblioteksnätet enligt modellen med tre servicenivåer; 2) investeringarna i biblioteksnätet riktas in på kombibibliotek i anslutning till fleraktörshus och på åtgärder som det öppna biblioteket förutsätter; 3) staden avstår från den ena bokbussen så att södra bokbussen kör i två skift fr.o.m. 2017 och norra bokbussen dras in i slutet av 2016; 4) personalresurser från centralförvaltningen tas över av biblioteken, då eventuella kundserviceuppgifter genom projektet Kommunens vardagsrum från bibliotek till serviceställe hänförs till bibliotek. Biblioteksdirektör Maritta Turunen avlägsnade sig från sammanträdet kl. 18.27 efter att detta ärende behandlats.
Arbetsgruppen för organisation och servicenätverk 9.4.2015 79 Projektet kring kommunens vardagsrum har beretts vidare, och arbetet har fortskridit i gott tväradministrativt samarbete mellan centralförvaltningen, fastighetsservicen och bildningssektorn. Karislojo bibliotek och Saukkola bibliotek har valts ut till pilotbibliotek. Enligt det uppgjorda tidsschemat flyttas Nummi servicekontor till Saukkola bibliotek och Karislojo servicekontor till Karislojo bibliotek i maj juni 2015. Med tanke på detta har arkivet i Nummi samt Karislojos arkiv i kommunhuset redan flyttats till de utrymmen som blivit lediga efter skatteförvaltningen på Larsgatan, där de nu utgör en del av Lojo stads slutarkiv. Den förskolegrupp som arbetar i övre våningen i Karislojos f.d. kommunhus flyttar i augusti 2015 till en lokal i anslutning till Karjalohjan koulu. Centralförvaltningens kundservicepersonal skolar in bibliotekspersonalen i de utvidgade arbetsuppgifterna i maj 2015. I inledningsfasen utökas arbetsuppgifterna i Nummi med bara försäljning av matkuponger och gymkort. I Karislojo kommer man att endast sälja matkuponger. Kostnaderna för videomötesutrustning täcks med medel ur centralförvaltningens budget. Centralförvaltningen planerar tillsammans med fastighetsservicen och biblioteksväsendet lämpliga ljudisolerade rum i biblioteken. De övriga närbiblioteken tas med i det här utvecklingsprojektet under hösten 2015. De existerande personalresurserna vid Nummi och Karislojo servicekontor flyttas över till centralförvaltningen (1 person) och miljösektorn (1 person). Genom denna åtgärd blir underhållskostnaderna för de tömda kommunhusen lägre. Om detta pilotprojekt genomförs, utgör det ett gott exempel på hur produktiviteten kan ökas genom tväradministrativt samarbete. Vid beredningen av projektet har man tillämpat god praxis som redan är i bruk i andra kommuner. (Grandell, Tapiola, Perämäki) Separata handlingar: Karta över biblioteksnätet Utredning om biblioteksnätet Projektrapport över utvecklingsarbetet gällande bokbussarna i Lojo Sammatti områdeskommittés ställningstagande Förslag Arbetsgruppen för organisation och servicenätverk beslutar att 1) staden fortsätter att upprätthålla och utveckla biblioteksnätet enligt modellen med tre servicenivåer; 2) investeringarna i biblioteksnätet riktas in på kombibibliotek i anslutning till fleraktörshus och på åtgärder som det öppna biblioteket förutsätter; 3) staden avstår från den ena bokbussen så att södra bokbussen kör i två skift fr.o.m. 2017 och norra bokbussen dras in i slutet av 2016; 4) anteckna för kännedom att pilotprojektet Kommunens vardagsrum från bibliotek till serviceställe genomförs samt konstatera att man under
projektets sex första månader ska utreda kundservicebehovet och sättet hur resurserna bör allokeras. Beslut Arbetsgruppen för organisation och servicenätverk beslutade att 1) staden fortsätter att upprätthålla och utveckla biblioteksnätet enligt modellen med tre servicenivåer; 2) investeringarna i biblioteksnätet riktas in på kombibibliotek i anslutning till fleraktörshus och på åtgärder som det öppna biblioteket förutsätter; 3) att staden avstår från den ena bokbussen så att verksamheten sker i två skift med en buss efter slutet av 2016; ----------------------------------- 4) anteckna för kännedom att pilotprojektet Kommunens vardagsrum från bibliotek till serviceställe genomförs samt konstatera att man under projektets sex första månader ska utreda kundservicebehovet och sättet hur resurserna bör allokeras. Kultur- och fritidsnämnden 26.8.2015 63 Arbetsgruppen för organisation och servicenätverk har i sina riktlinjer efter fullmäktigeseminariet konstaterat följande: För biblioteksnätets del bör man i den fortsatta beredningen undersöka den möjligheten att något/några bibliotek i Lojos sydligaste del, som har det tätaste biblioteksnätet, eventuellt stängs eller klassas ner. I den fortsatta beredningen bör man (i samarbete med centralförvaltningen) särskilt beskriva den innehållsliga förändringsprocess som leder till att biblioteken förvandlas till kommuninvånarnas vardagsrum. I den föreslagna modellen med tre servicenivåer hör Virkby bibliotek och huvudbiblioteket, som båda ligger i stadens sydligaste del, till de bibliotek som har mest omfattande service. Alltså bör man undersöka möjligheten att klassa ner eller stänga Ojamo bibliotek. Ojamo bibliotek är beläget i anslutning till Ojamo lågstadieskola, och i närheten finns också daghem och dagklubbar. Skolan har över 400 elever och är den största av lågstadieskolorna i Lojo. Samarbetet mellan skolan och biblioteket fungerar bra, och biblioteket besöks av fler skolgrupper än de övriga biblioteken i Lojo. År 2014 tog Ojamo bibliotek emot 404 gruppbesök i från daghem och skolor. Biblioteket utgör också en betydande offentlig tjänst i Ojamo, där antalet invånare är över 5 000. Dess utlåningssiffror är tredje störst av närbiblioteken efter Virkby och Tallbacka bibliotek. Förutom barn finns det en hel del äldre personer bland bibliotekskunderna. Speciellt för barn och äldre är bibliotekets närservice viktig. Från Ojamo är det cirka fyra kilometer till huvudbiblioteket. Ojamo bibliotek har en personalstyrka på 2,3 årsverken. Bibliotekets verksamhetskostnader i budgeten 2015 uppgår till 162 910 euro. Av kostnaderna står personalkostnaderna för 110 190, biblioteksmaterialet för 27 120 euro och hyrorna för 7 440 euro. År 2014 var antalet lån i Ojamo 51 675 och antalet besök 29 456. Bibliotekets samlingar består av 24 622
band. Om biblioteket stängs och ersätts med bokbusservice, försvagas skolans bibliotekstjänster avsevärt. Biblioteksväsendets utlåningssiffror skulle också sjunka betydligt, om Ojamo bibliotek stängdes. När staden som bäst planerar att grunda nya kombibibliotek i de nya fleraktörshusen, skulle stängning av Ojamo bibliotek i närheten av en stor skola vara oförenlig med detta projekt. Stängning av Ojamo bibliotek skulle ge inbesparingar i personalkostnaderna för den ena befattningens del, då befattningen blir vakant på grund av pensionering och kunde besättas internt. För den andra befattningens del kunde det årsverke som frigörs från Ojamo bibliotek utnyttjas inom biblioteksväsendet för de internt ökade uppgifter som uppstår på de nya biblioteken på fleraktörshusen samt i och med projektet Bibliotek som vardagsrum. En del av anslaget för bibliotekmaterial måste överföras till bokbussverksamheten. En nerklassning av Ojamo bibliotek kunde innebära att biblioteket verkar som kombibibliotek såsom Tallbacka bibliotek. Då betjänar biblioteket skolan samtidigt som det verkar som ett allmänt bibliotek. Genom att man tillämpar verksamhetsmodellen för öppet bibliotek och skaffar en utlåningsoch returautomat kunde biblioteket klara sig med endast en anställd. Det här förutsätter arrangemang inom biblioteksväsendet för att säkerställa undervisningstimmarna i biblioteksanvändning och informationssökning för skolklasser enligt kulturvägsmodellen. Biblioteket skulle hållas öppet kvällstid enligt självserviceprincipen och kanske vara bemannat en kväll i veckan. I samband med saneringen av Ojamon koulu kunde man planera en ny, lite mindre lokal för kombibiblioteket, varvid skolan skulle ta över de nuvarande utrymmena. Investeringskostnaderna för ett öppet bibliotek uppgår till totalt ca 40 000 euro. Årskostnaderna skulle vara ca 4 500 euro. En sänkning av servicenivån på Ojamo bibliotek skulle ge inbesparingar för den ena befattningens del så att det skulle gå att sköta den ökande servicen inom biblioteksväsendet med de nuvarande personalresurserna. Anslaget för biblioteksmateriel skulle stanna på ungefär nuvarande nivå även på kombibilioteket. I juni 2015 flyttades vissa tjänster från stadens kundservicekontor till Karislojo och Saukkola bibliotek. Biblioteken säljer matkuponger och gymkort, lånar ut videoprojektorer till föreningar och ger råd till kunderna i olika frågor eller hänvisar dem vidare till olika sakkunniga inom staden. På biblioteken kan man också betala räkningar via kundterminaler. Båda biblioteken har fått videomötesrum med behövlig utrustning. På hösten kommer man att besluta hur videomötesutrustningen kan utnyttjas. Målet är att kommuninvånare ska få kontakt med stadens sakkunniga via biblioteket och inte behöver åka till stadshuset för att sköta sina ärenden. Servicemöjligheterna kan kartläggas tvärsektoriellt från byggnadstillsynen till hälso- och sjukvården. Invånarnas önskemål kartläggs genom enkäter och via organisationen för områdesdemokrati. Under hösten torde biblioteken också börja sälja teater- och konsertbiljetter med programmet NetTicket. De erfarenheter man fått uppmuntrar till en utvidgning av verksamheten till andra bibliotek och bokbussar i tillämpliga delar.
Projektet "Kommunens vardagsrum innebär att biblioteken utöver de nya kundserviceuppgifterna utnyttjas i högre grad än idag. Biblioteken önskas i allt större utsträckning bli centraler för de omgivande samhällena. På dem kan man ordna möten utan ersättning. Förhandlingar om möten utanför öppettiderna förs med fastighetsservicen under hösten 2015, efter vilket man börjar marknadsföra möteslokalerna. Om biblioteken fick långa öppettider på kvällar och veckoslut enligt modellen för öppet bibliotek, skulle användningen av biblioteken öka. Kunderna får då tillträde till biblioteket med sina lånekort under vissa tider utan att det finns personal på plats. Tallbacka bibliotek planeras bli det första öppna biblioteket i Lojo. På basis av erfarenheterna kan verksamhetsmodellen utvidgas till andra närbibliotek. (Kalske, Ahtela, Turunen, Tapiola) Separata handlingar: Utredning om biblioteksnätet Karta över biblioteksnätet Projektrapport över utvecklingsarbetet gällande bokbussarna i Lojo: Kirjastoautot perinteitä vaalien uutta kohti ( Bokbussarna mot nya tider med respekt för traditionerna Tidsschema för arbetet med biblioteksnätet Sammatti områdeskommittés ställningstagande till utredningen över biblioteksnätet Nummi och Pusula områdeskommittés utlåtande om biblioteket i Nummi Förslag Bildningsdirektören Kultur- och fritidsnämnden beslutar att Beslut Godkändes. ----------------------------------- 1. staden fortsätter att upprätthålla och utveckla biblioteksnätet enligt modellen med tre servicenivåer; För biblioteksverksamheten utarbetas en utvecklingsplan utgående från tre servicenivåer. Ojamo bibliotek läggs inte ner, men dess servicenivå sänks. Biblioteket ändras till ett kombibiliotek som fungerar enligt modellen för öppet bibliotek och har bara en anställd. 2. investeringarna i biblioteksnätet riktas in på kombibibliotek i anslutning till fleraktörshus och på åtgärder som det öppna biblioteket förutsätter; 3. staden avstår från den ena bokbussen så att verksamheten sker i två skift med en buss efter slutet av 2016; 4. anteckna för kännedom att pilotprojektet Kommunens vardagsrum från bibliotek till serviceställe genomförs samt konstatera att man under projektets sex första månader ska utreda kundservicebehovet och sättet hur resurserna bör allokeras. Stadsstyrelsen 7.9.2015 316 Separata handlingar: Utredning över biblioteksnätet Karta över biblioteksnätet
Projektrapport över utvecklingsarbetet gällande bokbussarna i Lojo: Kirjastoautot perinteitä vaalien uutta kohti ( Bokbussarna mot nya tider med respekt för traditionerna ) Tidsschema för arbetet med biblioteksnätet Sammatti områdeskommittés ställningstagande till utredningen över biblioteksnätet Nummi och Pusula områdeskommittés utlåtande om biblioteket i Nummi Förslag Stadsdirektören Stadsstyrelsen beslutar lägga fram följande beslutsförslag för stadsfullmäktige: Beslut Godkändes. ----------------------------------- F u l l m ä k t i g e b e s l u t a r a t t 1. staden fortsätter att upprätthålla och utveckla biblioteksnätet enligt modellen med tre servicenivåer; För biblioteksverksamheten utarbetas en utvecklingsplan utgående från tre servicenivåer. Ojamo bibliotek läggs inte ner, men dess servicenivå sänks. Biblioteket ändras till ett kombibiliotek som fungerar enligt modellen för öppet bibliotek och har bara en anställd. 2. investeringarna i biblioteksnätet riktas in på kombibibliotek i anslutning till fleraktörshus och på åtgärder som det öppna biblioteket förutsätter; 3. staden avstår från den ena bokbussen så att verksamheten sker i två skift med en buss efter slutet av 2016; 4. anteckna för kännedom att pilotprojektet Kommunens vardagsrum från bibliotek till serviceställe genomförs samt konstatera att man under projektets sex första månader ska utreda kundservicebehovet och sättet hur resurserna bör allokeras. 5. anteckna för kännedom att projektet Från bibliotek till kommunens vardagsrum utgående från erfarenheterna utvidgas till andra närbibliotek och bokbussar i den mån resurserna tillåter det. SFM 110 Förslag Separata handlingar: Utredning över biblioteksnätet Karta över biblioteksnätet Projektrapport över utvecklingsarbetet gällande bokbussarna i Lojo: Kirjastoautot perinteitä vaalien uutta kohti ( Bokbussarna mot nya tider med respekt för traditionerna ) Tidsschema för arbetet med biblioteksnätet Sammatti områdeskommittés ställningstagande till utredningen över biblioteksnätet Nummi och Pusula områdeskommittés utlåtande om biblioteket i Nummi F u l l m ä k t i g e b e s l u t a r a t t 1. staden fortsätter att upprätthålla och utveckla biblioteksnätet enligt
Beslut Godkändes. ----------------------------------- modellen med tre servicenivåer; För biblioteksverksamheten utarbetas en utvecklingsplan utgående från tre servicenivåer. Ojamo bibliotek läggs inte ner, men dess servicenivå sänks. Biblioteket ändras till ett kombibiliotek som fungerar enligt modellen för öppet bibliotek och har bara en anställd. 2. investeringarna i biblioteksnätet riktas in på kombibibliotek i anslutning till fleraktörshus och på åtgärder som det öppna biblioteket förutsätter; 3. staden avstår från den ena bokbussen så att verksamheten sker i två skift med en buss efter slutet av 2016; 4. anteckna för kännedom att pilotprojektet Kommunens vardagsrum från bibliotek till serviceställe genomförs samt konstatera att man under projektets sex första månader ska utreda kundservicebehovet och sättet hur resurserna bör allokeras. 5. anteckna för kännedom att projektet Från bibliotek till kommunens vardagsrum utgående från erfarenheterna utvidgas till andra närbibliotek och bokbussar i den mån resurserna tillåter det.