8/16 Delårsrapport 2016, Inköp

DU-nämndens inköpsutskott PROTOKOLL D A T U M D I A R I E N R 2016-09-15 DU-UPP16-0020-8 8/16 Delårsrapport 2016, Inköp Diarienummer: DU-UPP16-0249 Behandlat av Mötesdatum Ärendenr 1 DU-nämndens inköpsutskott 2016-09-15 8/16 Inköpsutskottets förslag till DU-nämndens beslut 1. Inköps delårsrapport 2016 godkänns under förutsättning att det läggs till noter om indikatorer. 2. Inköpschefen får i uppdrag att arbeta för anpassning av systemet för framtagande av rapporter. Yrkanden Leif Lindström (S) yrkar att inköpsutskottets förslag till DU-nämndens beslut bör vara att Inköps delårsrapport 2016 godkänns under förutsättning att det läggs till noter om indikatorer. Vidare bör inköpschefen få i uppdrag att arbeta för anpassning av systemet för framtagande av rapporter. Proposition Ordföranden Carl Werner (MP) ställer yrkanden från Leif Lindström (S) under proposition och finner att de bifalls. Sammanfattning Inköps delårsrapport avser verksamheten för de första sex månaderna 2016 och bygger på Landstinget Sörmlands reglemente för planering och uppföljning. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande 2016-09-08 Delårsrapport 2016, Inköp Resultaträkning Inköp DU 8230 2016 Resultaträkning Inköp Sörmland 8481 2016 Intern kontrollplan Inköp, 2016 Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se

DU-nämndens inköpsutskott PROTOKOLL D A T U M D I A R I E N R 2016-09-15 DU-UPP16-0020-8 Beslutet expedieras till Johanna Öjert, budgetchef Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se

KALLELSE D A T U M D I A R I E N R 2016-09-08 DU-UPP16-0020-7 1 Delårsrapport 2016, Inköp Diarienummer: Dokument: Handläggare DU-UPP16-0249 DU-UPP16-0249-1 Teemu Lehtimäki Ärendegång Mötesdatum Ärendenr 1 DU-nämndens inköpsutskott 2016-09-15 1 2 DU-nämnden 2016-10-21 1 Tjänsteutlåtande: Förslag till beslut Inköpsutskottets förslag till DU-nämndens beslut Inköps delårsrapport 2016 godkänns. Sammanfattning Inköps delårsrapport avser verksamheten för de första sex månaderna 2016 och bygger på Landstinget Sörmlands reglemente för planering och uppföljning. Ärendets beredning Delårsrapporten har arbetats fram med stöd från verksamhets- och ledningsservice samt landstingets Ekonomistab (D). Beslutsunderlag Delårsrapport 2016, Inköp Resultaträkning Inköp DU 8230 2016 Resultaträkning Inköp Sörmland 8481 2016 Intern kontrollplan Inköp, 2016 Beslutet expedieras till Johanna Öjert, budgetchef Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se

Diarienummer: Delårsrapport 201 6 Inköp Delår 201 6 Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet

Innehållsförteckning Inledning... 3 Sammanfattande analys... 3 Medborgarperspektivet... 4 Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse... 4 Personalperspektivet... 4 Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse... 4 Process- och förnyelseperspektivet... 5 Process- och förnyelseperspektivet - Analys måluppfyllelse... 5 Miljöperspektivet... 6 Miljöperspektivet - Analys måluppfyllelse... 6 Ekonomiperspektivet... 7 Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse... 7 Ekonomiskt utfall... 7 Bilagor Bilaga 1: Inköp sörmland - resultatrapport juli (ansvar 84810) Bilaga 2: Resultaträkning Inköp DU 8230 2016 Bilaga 3: Resultaträkning Inköp Sörmland 8481 2016 Bilaga 4: Bilaga 2 Inköp Internkontrollplan 2016 Inköp, Delårsrapport 2016 2(7)

Inledning Sammanfattande analys Inköp har under perioden arbetat vidare med framåtskridande förbättringar inom våra fokusområden sänkta totalkostnader, rätt kvalité och nöjda kunder. En revision har genomförts av Ernst & Young under perioden avseende Inköpsverksamheten. Granskningen har gått ut på att svara på följande övergripande fråga: Bedrivs och följs inköpsverksamheten inom DU-nämnden upp enligt ett tydligt uppdrag? Resultatet var övergripande positivt med bedömningen att inköpsverksamheten bedrivs utifrån ett tydligt uppdrag. Uppdraget tydliggörs i övergripande styrdokument såsom verksamhetsplan, inköpspolicy och riktlinjer till inköpspolicyn. Verksamhetens mål knyter an till verksamhetens övergripande uppdrag och syfte med verksamheten. De utvecklingsområden som främst finns är uppföljning av avtalstrohet och förbättring av internkontrollplanen. Stora avtal som tecknats under perioden är bland annat; Medicinsk Radiologi för öppenvård i Västmanland, Bemanningstjänster läkare till sjukhus, Inkontinensprodukter Sörmland, Livsmedel Kolonial, Hissar Nyköping, ombyggnation Näckrosskolan och nybyggnation Spelhagen. Inköp anordnade i maj en Regionkonferens med deltagare från Inköpsenheterna inom Uppsala-Örebro sjukvårdsregion. Konferensen innehöll föreläsare inom områdena E- handel, Miljö, Nyckeltal samt Hållbar upphandling. Inköp genomförde i mars föranalyser för samtliga kategoriområden där genomlysning av spend, avtalssituation, kundnytta och antal leverantörer presenterades för ledningsgruppen. Som en följd av detta har Inköp lättare att identifiera inköpsbehovet och ett bättre utgångsläge vid planering och val av kommande kategoriarbete. En kundutbildning har tagits fram i arbetet med "En väg in" som presenterar Inköps tjänsteutbud. En kundinstruktion för hur man gör olika typer av inköp finns publicerad i Ellsa och på nya Insidan. Inköp har under perioden återbesatt ett antal vakanser och ramavtal avseende upphandlingskonsulter har upphandlats för att säkra personalförsörjningen samt sårbarheten vid personalomsättning. Se nedan övriga nyckeltal ackumulerat juli. Inköp kan under perioden januari-juli rapportera följande nyckeltal: Inköp har hanterat 226 upphandlingsuppdrag Inköp har hanterat ca 9200 inköpsordrar Inköp har under perioden tecknat kontrakt i 15 gemensamma upphandlingar Inköp har haft 34 avtal med särskilda miljökrav och 73 avtal med uppförandekoden Inköp har möjliggjort besparingar på 48,8 msek Inköp har hanterat 9 överprövningsmål varav 3 vunna, 1 avskriven, 3 förlorade och 2 ej avgjorda. Inköp, Delårsrapport 2016 3(7)

Medbo rgarperspektivet Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bidrar till god livskvalitet, en jämlik hälsa samt en livskraftig och levande region genom verksamheter med god kvalitet, tillgänglighet, öppenhet, respektfullhet o ch delaktighet Åtagande: Förvaltningen följer utvecklingen och bidrar till att skapa förutsättningar för öppenhet och tillgänglighet. Inget att rapportera. Åtagande: Förvaltningen bidrar till att skapa insikt och goda förutsättningar för mänskliga rättighe ter, samt god och jämlik hälsa hos länets innevånare. Inget att rapportera. Personalperspektivet Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare som deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Andelen engagerade medarbetare (HME index) 71,9 % 2015 års utfall är det senaste utfallet och åtgärderna i handlingsplan löper enligt plan. Åtagande: Förvaltningen har kundorienterade och stolta medarbetare, som deltar engagerat i arbetet med förvaltningens väl kommunicerade mål. I mars delgav Inköp resultatet för medarbetarenkäten på ett verksamhetsmöte och bearbetade föregående års handlingsplan. Ny handlingsplan för 2016 upprättades. Inköp deltar i landstinget Sörmlands kompetensförsörjningsprojekt. Åtagande: Förvaltningens föregår med gott exempel inom kompetensområdena och har chefer som visar vägen genom flexibelt och kompetent ledarskap. Inköp följer VLS planer ade ledarskapsutbildningar. Åtagande: Arbete med värdegrund genom att ta fram de mest prioriterade områdena och mindset Värdegrundsarbetet hanteras i handlingsplanen för medarbetarenkäten. Inköp, Delårsrapport 2016 4 ( 7 )

Process - och förnyelseperspektivet Process - och förnyelseperspektiv et - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål:landstinget levererar effektiva och säkra tjänster genom tydliga processer, ständiga förbättringar och samverkan Åtagande: Förvaltningen har arenor för effektiv kunddialog där lyhördhet, kontinuitet, kvalitet och hållbarhet är ledstjärnor som skapar tillförlitliga förutsättningar för ledning och styrning av landstingets verksamhet. Kategoristyrning Våren har präglats av arbetet med föranalyser för samtliga 23 kategorier. Inköp har i och med detta en bra bild av samtliga kategorier som ligger till grund för det fortsatta kategoristrategiarbetet. Spendanalys Arbetet med inköpsanalysstödsystemet har försvårats i och med bytet av ekonomisystem i Landstinget Sörmland. Under hösten så räknar Inköp med att filerna från ekonomisystemet ska vara i sin ordning. Investeringsverktyget Inköp har deltagit i arbetet med att införa ett investeringsverktyg för båda landstingen. Det kommer att påverka vårt arbetssätt framgent. Kunddialog Inköp arbetar aktivt med kunddialogen genom kundmöten, övergripande stabsmöten och kategoriledarmöten på strategisk, taktisk och operativ nivå. En väg in Arbetet med projektet "En väg in" är slutrapporterad och godkänd, Arbetet med "En väg in" ledde till fortsatt arbete med intern verksamhetsutveckl ing som pågår. Delar av arbetet har försenats på grund av lansering av Landstinget Sörmlands intranät. Arbetet beräknas vara klart vid årsskiftet. Avtalsdatabasen Arbetet pågår med att förbättra tillgängligheten för kunder och medborgare. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Kategoristyrning Inköp har ännu inte hittat något mätetal för att mäta framfarten i kategoristrategitäckning. Inköp, Delårsrapport 2016 5 ( 7 )

Åtagande: Förvaltningen skapar förutsättningar för en ändamålsenlig landstingsverksamhet. Arbetet med leverantörsstyrningsmodell pågår och pilotarbete har påbörjats inom ITområdet. E-handel Landstinget Västmanland har under perioden startat breddinförande. Inköp kommer att delta i projektet bland annat är en intressent-och påverkansanalys genomförd. Inköp har genom processledare och systemförvaltare aktivt arbetat med breddinförande i Landstinget Sörmland genom att ansluta leverantörer och utbildat användare. Andelen elektroniska fakturor var vid halvårsskiftet 47% och därmed bedöms målet på 50% för 2016 uppfyllas. Flera projekt inom Landstinget Sörmland såsom nytt ekonomisystem, nytt logistiksystem och plattformsbyte på Varuförsörjningen pågår. Detta har lett till att Inköp saknar tillräckliga resurser för att nå framfart i e-handel. Åtagande: Förvaltningen har en effektiv och kompetent samverkan med interna och externa aktörer för att skapa insikt och förutsättningar. Inköp har genomfört en Regionkonferens inom Uppsala-Örebro sjukvårdsregion. I mars skedde ett erfarenhetsutbyte med Region Gävleborg. Avtalsdirektör Petter Karlsson kom tillsammans med sina avtalsstrateger för att byta erfarenheter och lärdomar med oss. Miljöperspektivet Miljöperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver ett hållbart och effektivt miljöarbete fokuserat på att minimera miljöbelastning och förebygga föroreningar genom arbete med de betydande miljöaspekterna Åtagande: Förvaltningen följer utvecklingen och skapar förutsättningar för ledning och styrning inom miljöområdet. Samtliga enheter på Inköp håller sina enhetsmöten via Skype till allra största del. Åtagande: Förvaltningen skapar insikt och förutsättningar för landstingets verksamheter att uppnå miljöprogrammets mål. Landstinget Västmanland är Fairtrade certifierade som första landsting i Sverige. Inköp har medverkat i ett möte med miljöstrategen för att diskutera samband mellan nationella uppförandekoden och Fairtrade. Inköp deltar i Landstinget Västmanlands arbete. Inköp, Delårsrapport 2016 6(7)

Åtagande: Förvaltningen bedriver e tt effektivt miljöarbete genom att följa aktuellt miljöledningssystem Inget att rapportera. Ekonomiperspektivet Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget har en stark ekonomi i balans Åtagande: Förvaltningen levererar effekti v och kundorienterad service som bidrar till god ekonomistyrning. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Avvikelse mot budgeterat resultat i tkr 0 tkr Avvikelsen är noll eftersom kostnaderna fördelas ut till Sörmland och Västmanland. Åtagande: Förvaltningen arbetar förebyggande och långsiktigt med kostnadseffektiv utveckling. Inköp har som mål att under året uppvisa 50 msek i möjliggjorda besparingar. Inköp kan under perioden redovisa 48,8 msek i möjliggjorda besparingar och därmed förväntas Ink öp uppnå målet. 37 msek av de 48,8 härrör från kontrakt som slöts 2015. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Samordnade upphandlingar 15 st Inköp har uppnått 15 gemensamma upphandlingar och ser att målet på 30 st för helåret kommer att kunna nås. Ekonomiskt utfall Inköp följer den periodiserade budgeten men har lägre verksamhetskostnader än budgeterat som en följd av att alla vakanser inte är återbesatta samt att applikation - och förvaltningskostnader för Proceedo och övriga kostnader hittills unde rstiger budget. Inköp har justerat årsprognosen med 320 tkr som en följd av att en resurs från Samlad redovisning kommer att flyttas till Inköp under hösten. Inköp, Delårsrapport 2016 7 ( 7 )

DU-UPP16-0249-1 Resultaträkning Inköp DU 8230 2016 327880_1_0 Rapportering 2016 Spec resultaträkning RE80 Enhet: Period: Jan-Jul (tkr) Period Helår Utfall Utfall Budget Prognos Utfall 2016 2015 2016 2016 2015 Verksamhetens intäkter Landstingsbidrag 17 12 27 Övriga intäkter 17 722 15 430 33 785 34 105 28 774 Ökning 320 tkr Jenny Sikströms personalkostnader Summa verksamhetens intäkter 17 739 15 442 33 785 34 105 28 801 Verksamhetens kostnader Kostn för personal (kkl 4) -14 676-13 393-26 388-26 678-24 687 Ökning 290 tkr Jenny Sikströms perosnalkostnader Kostnader för köpt verksamhet m.m. (kkl 5) 0 0 0 0 0 Lokalkostnader -769-738 -1 625-1 625-1 330 Övriga kostnader (kkl 6-7, exkl kto gr 79) -2 294-1 286-5 770-5 800-2 769 Ökning 30 tkr Jenny Sikströms OH kostnader (resor, telefon, pc) Summa verksamhetens kostnader -17 739-15 417-33 783-34 103-28 786 Avskrivningar maskiner och inventarier (kto gr 79) Verksamhetens nettoresultat 0 25 2 2 15 Finansiella intäkter (kto gr 84) Finansiella kostnader (kto gr 85) -2-2 -2-2 Resultat efter finansnetto 0 23 0 0 13 Förändring av eget kapital 0 23 0 0 13 Intäkter per kundgrupp Landstinget Sörmland: Uppdragsersättning Landstinget Sörmland: Övriga Andra landsting Statliga myndigheter Primärkommuner Företag och organisationer Privatpersoner Summa 0 0 0 0 0 Diff kontroll intäkter -17 739-15 442-33 785-34 105-28 801

DU-UPP16-0249-1 Resultaträkning Inköp Sörmland 8481 2016 327881_1_0 Rapportering 2016 Spec resultaträkning RE80 Enhet: Period: Jan-Jul 8481 (tkr) Period Helår Utfall Utfall Budget Prognos Utfall 2016 2015 2016 2016 2015 Verksamhetens intäkter Landstingsbidrag 11 939 12 028 21 053 21 053 20 780 Övriga intäkter 0 0 2 385 2 385 0 Summa verksamhetens intäkter 11 939 12 028 23 438 23 438 20 780 Verksamhetens kostnader Kostn för personal (kkl 4) 0 0 0 0 0 Kostnader för köpt verksamhet m.m. (kkl 5) 0 0 0 0 0 Lokalkostnader 0 0 0 0 0 Övriga kostnader (kkl 6-7, exkl kto gr 79) -12 752-9 918-23 438-23 438-20 417 Summa verksamhetens kostnader -12 752-9 918-23 438-23 438-20 417 Avskrivningar maskiner och inventarier (kto gr 79) Verksamhetens nettoresultat -813 2 110 0 0 363 Finansiella intäkter (kto gr 84) Finansiella kostnader (kto gr 85) 0 0 0 0 Resultat efter finansnetto -813 2 110 0 0 363 Förändring av eget kapital -813 2 110 0 0 363 Intäkter per kundgrupp Landstinget Sörmland: Uppdragsersättning Landstinget Sörmland: Övriga Andra landsting Statliga myndigheter Primärkommuner Företag och organisationer Privatpersoner Summa 0 0 0 0 0 Diff kontroll intäkter -11 939-12 028-23 438-23 438-20 780

Intern kontrollplan 2016 Inköp Sörmland Västmanland Kontrollområde/ perspektiv Kontrollmål/ Kontrollmoment Avrapportering Delårsrapport januari-juli Utförare Personalperspektivet/Personalomsättni ng Kontrollmål Inköp ska genomföra aktiviteter för att minska personalomsättning samt att hantera den personalomsättning som råder. Kontrollmoment Mätning av framfart i aktiviteter i verksamhetsplanen som främjar låg personalomsättning. Mätning av framfart i aktiviteter i verksamhetsplanen som stärker Inköps möjligheter att hantera personalomsättning. Inköp har infört följande aktiviteter inom detta kontrollmoment som främjar låg personalomsättning; -Intern karriärsstege -Handlingsplan medarbetarenkät -Kompetensförsörjningsprojekt Inköp har arbetat med följande aktiviteter som stärker Inköps möjligheter att hantera personalomsättning; -Inköpshandbok, mallar, mentorer, definierade roller, minska sårbarhet genom kompetensöverföring, upphandling av ramavtal avseende upphandlingskonsulter. Inköp TL Process-och förnyelseperspektiv/gemensamma upphandlingar Kontrollmål Följer Inköp de rutiner som gäller Inköps ansvar att verka för samordnade upphandlingar. Kontrollmoment Kontroll av motiveringar på uppdragsblanketter. Ta fram rutin för kontroll av motiveringar. Ta fram rutin för hantering av vilka som eskaleras till Inköpsråd. Nedanstående rutin införs under hösten 2016 i nästa version av Inköpshandboken. Strategisk inköpare ska inför varje upphandling kontrollera om det finns förutsättningar för att samordna upphandlingen. Om samordning inte kan ske ska motiv för detta noteras på uppdragsblanketten eller på annat sätt i akten. Om motiven till att inte samordna inte är väl grundande ska dessa motiv skickas till närmsta chef som gör en bedömning om ärendet ska rapporteras till Inköpsrådet. Inköp TL Miljöperspektivet/CSR hållbar upphandling, ökade resurskrav Kontrollmål Inköp ska delta aktivt i det nationella arbetet och utse kontaktperson för Sörmland och Västmanland. Inköpsjurist Johanna Hallqvist är utsedd kontaktperson för det nationella arbetet för Sörmland och Västmanland. Inköp TL Kontrollmoment Följa hur många annonserade upphandlingar där uppförandekoden finns med. Följa utvecklingen av det nationella arbetet för hållbar upphandling under 2016 och se vilket/vilka riskområden som hamnar inom vår sjukvårdsregion. Inköp redovisar för perioden 73 upphandlingar med uppförandekoden. I det nationella arbetet har det under perioden anställts en till nationell resurs för att stödja landstingen i arbetet. Hållbarhetsstrategen är anställd av SLL. Inom vår sjukvårdsregion ser förslaget ut som att vi kommer att få riskområdena Livsmedel samt ett område inom medicinskt förbrukningsmateriel. Förslaget kommer att beslutas under hösten 2016.

Kontrollområde/ perspektiv Kontrollmål/ Kontrollmoment Avrapportering Delårsrapport januari-juli Utförare Ekonomiperspektivet/Brister i förhållningssätt gentemot leverantör Besparingar/ Ekonomiperspektiv Kontrollmål Att Inköp undviker onödiga överprövningar. Kontrollmoment Mäta och analysera överprövningarna. Kontrollmål: Att Inköp uppnår målet 50 mkr i möjliggjorda besparingar 2016. Förvaltningsrätten förordnade att Kollektivtrafikförvaltningens upphandling DU-UPP15-0160 skulle göras om då den innehöll ett krav på kollektivavtalsliknande villkor som inte var formulerat enligt gällande rätt eller rekommendation. I övrigt inga kommentarer. Inköp kan för perioden redovisa 48,8 msek i möjliggjorda besparingar och beräknas därmed uppnå målet. Inköp TL Inköp TL Kontrollmoment: Kontroll av att processen kring effektrapportering efterlevs. Processen kring effektrapportering efterlevs.