Socialnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-04-14 45 Arkivbeskrivning för socialnämnden SN-2016/94 Arbetsutskottets förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta Arkivbeskrivning för socialnämnden. Ärende Tjänsteskrivelse, 2016-04-05 och arkivbeskrivning för socialnämnden, 2016-04-07 har varit utsända.
Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Anna Eriksson 2016-04-05 SN-2016/94 Socialnämnden Arkivbeskrivning socialnämnden SN-2016/94 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta Arkivbeskrivning för socialnämnden. Sammanfattning Enligt arkivlagen bildas en myndighets arkiv av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Arkivet är en del av det nationella kulturarvet och skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv och ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. I arkivvården ingår att myndigheten skall organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Myndigheten ska också bland annat upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat. Mary Nilsson socialchef
Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej x Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Förvaltningen anser att barn inte påverkas av beslutet. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.
2016-04-07 Arkivbeskrivning socialnämnden SN-2016/94 Antagen av socialnämnden 2016-??
INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 1. INLEDNING... 2 2. MYNDIGHETENS NAMN OCH TILLKOMST... 2 3. ORGANISATION, VERKSAMHET OCH HISTORIK... 2 4. BESTÄMMELSER FÖR MYNDIGHETENS VERKSAMHET... 3 5. MYNDIGHETENS HUVUDSAKLIGA VERKSAMHET OCH HANDLINGAR... 3 6. PLANERING OCH STYRNING AV ARKIVBILDNINGEN... 3 7. REGISTER, FÖRTECKNINGAR, SÖKMEDEL OCH TEKNISKA HJÄLPMEDEL... 3 8. BEVARANDE OCH GALLRING... 4 9. INSKRÄNKNINGAR I TILLGÄNGLIGHETEN GENOM SEKRETESS... 4 10. UPPGIFTER SOM REGELBUNDET HÄMTAS ELLER LÄMNAS TILL ANDRA... 4 11. MYNDIGHETENS RÄTT TILL FÖRSÄLJNING AV PERSONUPPGIFTER... 4 12. ARKIV SOM MYNDIGHETEN FÖRVARAR... 5 13. ARKIV SOM ÖVERLÄMNATS TILL ARKIVMYNDIGHET (ELLER TILL ANNAN MYNDIGHET)... 5 14. ARKIVVERKSAMHETENS ORGANISATION OCH ANSVAR... 5 15. UPPLYSNINGAR OM MYNDIGHETENS ALLMÄNNA HANDLINGAR... 5 1
1. Inledning För att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar har denna arkivbeskrivning upprättats, enligt 6 arkivlagen. Arkivbeskrivningen uppfyller kraven i 4 kap. 2 offentlighets och sekretesslagen (2009:400) och ersätter tidigare arkivbeskrivning daterad 2007-04-27. Arkivbeskrivningen har upprättats av registrator för socialnämnden i Knivsta kommun och antagits av socialnämnden 2016-?. 2. Myndighetens namn och tillkomst Socialnämnden (i Knivsta kommun) bildades 1 januari 2007. 3. Organisation, verksamhet och historik Kommunkontoret utgör en gemensam förvaltning som består av åtta kontor, där Vård- och omsorgskontoret utgör socialnämndens förvaltning. Vård- och omsorgskontoret leds av socialchef och består av en ledningsgrupp med två områdeschefer, medicinskt ansvarig sjuksköterska, medicinskt rehabiliteringsansvarig, utvecklingsledare och systemansvarig samt tio enheter, se organisationsskiss nedan. Då Knivsta kommun grundades 2003 var individ- och familjeomsorg, äldreomsorg, kommunal hälso- och sjukvård samt omsorg om funktionshindrade organiserad under samma nämnd som hade hand om grundskole- och förskoleverksamheten; Skol-, kultur- och socialnämnden. Den 1 januari 2007 inrättades dock socialnämnden som en egen nämnd och organiserar sedan dess även arbetsmarknadsfrågorna, åtgärder för arbetslösa, färdtjänst och det kommunala flyktingmottagandet. 2014 flyttades ansvaret för den kommunala vuxenutbildningen samt utbildningen i svenska för vuxna invandrare från socialnämnden till utbildningsnämnden och budget- och skuldrådgivning till kommunstyrelsen. 2
4. Bestämmelser för myndighetens verksamhet Socialnämnden styrs av det gemensamma reglementet för kommunstyrelse och nämnder i Knivsta kommun om antagits av Knivstas kommunfullmäktige, samt av ramar m.m. i övergripande styrdokument såsom budgetbeslut. Utöver reglementet styrs nämndens verksamhet bl.a. av kommunallagen, förvaltningslagen, och personuppgiftslagen. Socialnämndens verksamhet regleras även i socialtjänstlagen (SoL), hälso- och sjukvårdslagen (HSL), lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU), lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), föräldrabalken, m.fl. samt av Socialstyrelsens föreskrifter. Nämndens allmänna handlingar och arkiv sköts i enlighet med tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen. 5. Myndighetens huvudsakliga verksamhet och handlingar Socialnämndens handlingar består till exempel av handlingar som utgör underlag inför beslut i nämnd eller på delegation, t.ex. utredningar, tjänsteskrivelser kallelser och protokoll från utskott och nämnd strategiska dokument, t.ex. planeringsdokument, processplaner dokument och avtal inom inköp och upphandling information, beslut, remisser och yttranden till och från myndigheter som Socialstyrelsen, Migrationsverket och Inspektionen för vård och Omsorg tillämpningsföreskrifter och regler för beräkning av avgifter inom vård och omsorg allmänna dokument från allmänhet m.m. 6. Planering och styrning av arkivbildningen Styrande dokument för arkivbildningen är socialnämndens dokumenthanteringsplan. Det finns också anvisningar för arkivering av journaler för hälso- och sjukvård samt rutiner och anvisningar för hantering av allmänna handlingar. 7. Register, förteckningar, sökmedel och tekniska hjälpmedel Nämndens handlingar diarieförs i ärendehanteringsystemet Public 360. Utöver de allmänna handlingar som diarieförs, förvaras även vissa handlingar inom respektive enhet. Det handlar då om allmänna offentliga handlingar som hålls ordnade på särskilda sätt. Nämnden använder verksamhetssystemen Procapita och Siebel för individärenden. Alla nämndens diarieförda handlingar, protokoll och delegationsbeslut förvaras i närarkiv antingen i akter eller i digital form, utom de handlingar som förvaras endast digitalt i mappsystem. Vård- och omsorgskontorets handlingar förvaras i närarkivet eller vid respektive enhet. Protokoll förvaras i arkivkapslar i närarkiv, senare i kommunarkiv, i kronologisk ordning. 3
Nämndens diariesystem publiceras inte på webben och det finns inga IT-lösningar som kan användas av allmänheten för att söka och ta del av myndighetens handlingar. Men kallelse till nämndens sammanträden med handlingar samt protokoll från de ärenden som inte är sekretessbelagda publiceras på kommunens hemsida. 8. Bevarande och gallring Nämnden har inte tagit något generellt gallringsbeslut men tvingande gallring sker enligt lag. Oreglerad gallring har förekommit av handlingar som bedömts vara av ringa betydelse, inaktuella, alternativt för vilka gallringsbeslut funnits enligt tidigare dokumenthanteringsplaner för verksamheten. 9. Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess Handlingar som kan misstänkas eller helt klart innehåller sekretessbelagda uppgifter kan få en sekretessmarkering i diariet. Oavsett sekretessmarkering görs alltid en sekretessprövning vid utlämnandet av allmänna handlingar, enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). En stor del av socialnämndens handlingar omfattas av sekretess. Personakter är sekretessbelagda i 70 år och detta gäller även sådana protokoll eller uppgifter i protokoll som har individanknytning. De sekretessregler som oftast kommer i fråga är bestämmelserna i; - 21 kap OSL om en enskilds personliga förhållanden om det inte står klart att uppgifterna kan röjas utan att den enskildes eller någon närstående till denne lider men. - 25 kap. OSL om sekretess till skydd för enskild i verksamhet som avser hälso- och sjukvård - 26 kap. OSL om sekretess till skydd för enskild inom socialtjänst m.m. 10. Uppgifter som regelbundet hämtas eller lämnas till andra För arbetets behöriga gång hämtar socialnämnden in de offentliga uppgifter från andra myndigheter som behövs för handläggningen, ibland även uppgifter som normalt sett är sekretessbelagda. Socialnämnden lämnar på begäran från allmänheten ut allmänna handlingar efter sekretessprövning. Vård- och omsorgskontoret hämtar och lämnar uppgifter till andra kommuner, Arbetsförmedlingen, Boverket, Försäkringskassan, Inspektionen för vård och omsorg (IVO), Kronofogden, landstinget i Uppsala län, Länsstyrelsen, Skatteverket, Socialstyrelsen och Statistiska centralbyrån. 11. Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Myndigheten har ingen rätt att sälja personuppgifter. 4
12. Arkiv som myndigheten förvarar I nämndens närarkiv förvaras enbart nämndens egna handlingar. Kommunstyrelsen förvarar skol-, kultur- och socialnämndens avställda socialtjänstakter (personakter) av följande kategorier: A: akter som bevaras för framtida forskning (födda dag 5, 15 och 25). B: akter som bevaras av rättssäkerhetsskäl (adoption, faderskap och placering). Nämndens närarkiv och kommunarkivet finns i Knivsta kommunhus, Centralvägen 18, 741 75 Knivsta. 13. Arkiv som överlämnats till arkivmyndighet (eller till annan myndighet) Kommunstyrelsen är arkivmyndighet för Knivsta kommun. Handlingar som ska bevaras ska föras till kommunstyrelsens centralarkiv, kommunarkivet, för slutarkivering. Inga handlingar har överlämnats till kommunarkivet. 14. Arkivverksamhetens organisation och ansvar Hos varje myndighet i kommunen ska det finnas en arkivorganisation med en arkivansvarig, en arkivhandläggare och en eller flera arkivredogörare. Arkivansvarig har det övergripande ansvaret för myndighetens informationsförvaltning och utser arkivhandläggare samt arkivredogörare. Arkivhandläggaren ska ha den samlade kunskapen om myndighetens arkivvård och är myndighetens kontaktperson gentemot kommunarkivet. Arkivredogörarna ska ha den samlade kunskapen om arkivhanteringen inom sina specifika verksamhetsområden och verkställer för sina respektive enheter gallring och sköter leveranser till kommunarkivet enligt gällande dokumenthanteringsplan. Arkivansvarig: Arkivhandläggare: Arkivredogörare: Socialchef Knivsta kommun Nämndsekreterare/registrator Enhetschefer på Vård- och omsorgskontoret. 15. Upplysningar om myndighetens allmänna handlingar För upplysningar om nämndens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter kontaktas i första hand nämndsekreteraren, som även är registrator. 5